Koncerndirektiv för Kronoby kommun

En kommunkoncern är en sammanslutning av olika organisationer som helt eller delvis ägs eller styrs av en kommun. Denna sammanslutning kan inkludera kommunens egna bolag (dotterbolag) och deras dotterbolag.

Koncerndirektiv

Koncerndirektivet är ett styrdokument vars syfte är att förenhetliga förfarandena så att förutsättningar skapas för kommunkoncernen och kommunens övriga verksamhet att som en helhet ledas genom enhetliga principer och med beaktande av kommunens övergripande intresse.

Ägarpolitik

Ägarstyrning

Ägarpolitiken är en del av den kommunstrategi som avses i 37 § i kommunallagen och som godkänns av kommunfullmäktige. Inom ägarpolitiken fastställs i vilka sammanhang det är motiverat för kommunen att vara ägare och placerare. I ägarpolitiken fastslås också kriterier för bedömning av vilka effekter ägandet ger och hur kostnadseffektivt det är. Ägarpolitiken anger riktlinjer för innehållet i ägarstyrningen och den konkretiseras i form av mål för koncernsammanslutningarna i kommunens budget.

Principerna för ägarstyrning i Kronoby kommun har godkänts av kommunfullmäktige. Ägarstyrning avser åtgärder genom vilka kommunen som ägare eller medlem medverkar i förvaltningen och verksamheten i ett bolag eller annan sammanslutning. Åtgärderna kan gälla avtal om bolagsbildning, bestämmelser i bolagsordningen, andra avtal, personval, anvisningar till personer som företräder kommunen i olika sammanslutningar samt annat utövande av kommunens bestämmande inflytande.

2 Koncerndirektivets syfte och mål

Syftet med koncerndirektivet är att förenhetliga de arbetssätt som används inom kommunkoncernen för att denna som helhet ska kunna jobba med att uppfylla gemensamma och övergripande målsättningar. Koncerndirektivet iakttas i tillämpliga delar också i ägarstyrningen för intressesammanslutningar och samkommuner.

För hela kommunkoncernen finns det gemensamma mål som inkluderats i kommunens strategi. Två centrala mål som har definierats är ”Kommunens ägarpolitik är öppen och tydlig” samt ”Vi koncentrerar ytterligare vårt ägande”. Kommunens egentliga interna bestämmelser om befogenheter ges i kommunens förvaltningsstadga. Figuren nedan visar de styrdokument som är av särskild vikt när det kommer till kommunens ägarpolitik.

Principer för ägarstyrning

Koncern- direktiv

Rapportering, uppföljning och bokslut

Kommunens strategi

Budget och Förvaltnings- ekonomiplan stadgan

Figur 1 Kommunkoncernens viktigaste styrdokument

Målsättningarna med koncerndirektivet är att förenhetliga styrningen av sammanslutningarna, öka verksamhetens transparens, främja likabehandling, effektivera informationen samt att tillräckliga och riktiga uppgifter redovisas för att säkerställa uppgörandet av kommunens koncernbokslut. Avsikten med koncerndirektivet är att stöda kommunkoncernens ledningsförutsättningar och ägarstyrningen så att koncernen kan ledas och styras genom enhetliga direktiv och verksamhetsprinciper så att koncernens fördel som helhet beaktas.

I enlighet med 47 § i kommunallagen bör det i koncerndirektivet meddelas behövliga bestämmelser åtminstone om

1) planeringen och styrningen av kommunkoncernens ekonomi och investeringar,

2) ordnandet av koncernövervakningen, rapporteringen och riskhanteringen,

3) informationen och tryggad rätt för kommunens förtroendevalda att få upplysningar,

4) skyldigheten att inhämta kommunens åsikt före beslutsfattandet,

5) koncernens interna tjänster,

6) sammansättningen och utnämningen av styrelserna för kommunens dottersammanslutningar,

7) en god förvaltnings- och ledningspraxis i kommunens dottersammanslutningar.

3 Koncerndirektivets tillämpningsområde

Kommunkoncernen består av kommunen, dess dottersammanslutningar och deras dottersammanslutningar. En dottersammanslutning är en sammanslutning där kommunen har bestämmande inflytande enligt 5 § i bokföringslagen. Också stiftelser som kommunen har bestämmande inflytande över hör till kommunkoncernen.

Kommunen har i enlighet med 5 § i bokföringslagen bestämmande inflytande i en sammanslutning när den:

- innehar mer än hälften av rösterna för samtliga aktier eller andelar i sammanslutningen och denna röstmajoritet grundar sig på ägande, medlemskap, bolagsordningen, bolagsavtalet eller därmed jämförbara stadgar eller något annat avtal,

- har rätt att utse eller avsätta flertalet av medlemmarna i sammanslutningens styrelse eller motsvarande organ eller i ett organ som har denna rätt och rätten grundar sig på samma omständigheter som den röstmajoritet som avses i 1 punkten, eller

- i övrigt har faktiskt bestämmande inflytande i sammanslutningen.

Koncernbilden per 1.1.2024 kan ses i nedanstående figur.

Kronoby elverk Ab (100 %)

Kronoby Vatten och Avlopp Ab

(100 %)

Fastighets Ab Kronoby bostäder

(100 %)

Fastighets Ab Heimsjöliden (100 %)

Ab Terjärv Vatten och Avlopp

(92,50 %)

Dotter- sammanslutningar

Kvarnen samkommun (57,14 %)

Optima samkommun (9,83 %)

Österbottens förbund (3,34 %)

Svenska Österbottens Förbund för Utbildning och Kultur

(2,59 %)

Mellersta Österbottens Förbund

(0,37 %)

Mellersta Österbottens utbildningskoncern (0,31 %)

Samkommuner

Fastighets Ab Sparbankshuset (49,80 %)

Kronoby Energiandelslag (44,00 %)

Ab Kronoby Konstis Oy (22,84 %)

Intresse- sammanslutningar

Figur 2 Koncernbild per 1.1.2024

4 Behandling av koncerndirektivet och dess bindande karaktär

Koncerndirektivet behandlas och godkänns av kommunfullmäktige och blir då bindande för kommunens interna verksamhets del. I sin ägarstyrning beaktar kommunen den princip om jämbördigt bemötande av sammanslutningarnas ägare som ingår i lagstiftningen för respektive sammanslutning. Ägarstyrningen får inte skötas så att beslut eller åtgärder av sammanslutningen är ägnade att ge en enskild ägare eller någon annan part obefogad fördel på bekostnad av sammanslutningen eller andra ägare.

Koncerndirektivet behandlas av styrelsen för de dottersammanslutningar där kommunen har bestämmande inflytande – direktivet blir bolagsrättsligt bindande först då dottersammanslutningens styrelser har godkänt direktivet som bindande för sammanslutningen. Det koncerndirektiv som godkänts i kommunkoncernen ska följas i koncernens dottersammanslutningar om inget annat följer av gällande lagstiftning som gäller dottersammanslutningarna eller av deras bolagsordning, aktieägaravtal eller stadgor.

Om enskilda anvisningar som baserar sig på koncerndirektivet står i konflikt med lagstiftning som gäller sammanslutningen, iakttas den tvingande lagstiftningen. Sammanslutningens ledning ska utan dröjsmål ge en skriftlig redogörelse om en konflikt till koncernledningen.

5 Uppgiftsfördelning och befogenheter

5.1 Koncernledningen

Till kommunens koncernledning hör kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, affärs- och riskhanteringssektionen, kommundirektören, ekonomi- och personalchefen samt tekniska chefen. Ifall denna definition avviker från den som ingår i förvaltningsstadgan har den sistnämnda företräde. Även koncernledningens uppgifter och befogenheter fastställs i förvaltningsstadgan. Koncernledningen svarar i kommunen för att ägarstyrningen genomförs och att koncernövervakningen ordnas i enlighet med kommunfullmäktiges beslut.

5.2 Kommunfullmäktige

- fastställer ägarpolitiken, godkänner de allmänna målen och verksamhetsprinciperna för ledning av kommunkoncernen och har den högsta kontrollen över kommunkoncernens verksamhet

- beslutar om grundandet av nya koncernsammanslutningar: Samtidigt fastställs på vilket sätt sammanslutningen förverkligar kommunens verksamhetsidé och bidrar till att uppfylla kommunens mål

- godkänner de centrala målen för kommunkoncernens verksamhet samt för dottersammanslutningarna

- utser kommunens representanter till samkommunernas högsta organ, undantaget samkommunsstämmor där kommunstyrelsen utser kommunens representant

- godkänner principerna för ägarstyrning samt koncerndirektivet.

De sammanslutningar som hör till koncernen medverkar för sin del till att de mål som fullmäktige har ställt upp nås. Kommunens företrädare i dotterssammanslutningens förvaltningsorgan ska verka för att de mål som fullmäktige har ställt uppnås.

5.3 Kommunstyrelsen

- leder kommunkoncernen

- svarar för utvecklingen av ägarpolitiken, principerna för ägarstyrningen och koncerndirektivet samt beredningen av ärendena för fullmäktige

- svarar för att ägarstyrningen genomförs samt organiserar koncernledningen och koncernövervakningen

- ger, på beredning av affärs- och riskhanteringssektionen, fullmäktige halvårsvis en rapport om hur dottersammanslutningarnas mål har uppnåtts och deras ekonomiska ställning utvecklats

- utvärderar, på beredning av affärs- och riskhanteringssektionen, årligen hur ägarsystemet lyckats med tanke på kommunkoncernens fördel som helhet, riskhanteringen och förfarandena och för utvärderingen till fullmäktige som en del av bokslutsbehandlingen

- utser kommunens representanter till samkommunernas samkommunsstämmor och ger dem de anvisningar som ägarstyrningen förutsätter.

Kommunstyrelsen utvärderar innehållet, det vill säga hur kommunstyrelsen anser sig ha lyckats med ägarstyrningen. Revisorn utvärderar om koncernövervakningen har ordnats på behörigt sätt.

5.4 Affärs- och riskhanteringssektionen

- bereder beslut om förvärv och överlåtelse av strategiska aktieinnehav samt godkänner aktieägaravtal, bolagsordningar och övriga handlingar

- lägger fram förslag till kommunstyrelsen om riktlinjer för ägarpolitiken och principer för koncernstyrningen

- följer och utvärderar hur sammanslutningarnas mål uppfyllts och deras ekonomiska ställning utvecklats samt framställer vid behov förslag för kommunstyrelsen utifrån uppföljningen och utvärderingen

- uttalar kommunens förhandsuppfattning och åsikt före beslutsfattandet i de ärenden som koncerndirektivet kräver

- svarar för utnämningen av ledamöterna i dottersammanslutningarnas styrelser

- utser kommunens kandidater till dottersammanslutningarnas styrelser

- utser ombud till bolagsstämmorna och ger dem de anvisningar som ägarstyrningen förutsätter

- bestämmer arbetsfördelningen mellan tjänsteinnehavarna inom koncernledningen i fråga om varje dottersammanslutning och intressesammanslutning,

- svarar för att den interna kontrollen organiseras och samordnas på ett sätt som tryggar en laglig och resultatrik verksamhet i kommunen

- godkänner en plan för utvärdering av riskhanterings-, kontroll-, lednings- och förvaltningsprocesserna

- svarar för att riskhanteringen organiseras så att de väsentliga riskerna i kommunens verksamhet identifieras och beskrivs och så att konsekvenserna av att en risk realiseras, sannolikheten att en risk realiseras och möjligheterna att ha kontroll över risken bedöms

- bereder för kommunstyrelsen en beskrivning av den interna kontrollen och riskhanteringen, vilken införs i verksamhetsberättelsen

- ger anvisningar till de personer som företräder kommunen i koncernsammanslutningarnas förvaltningsorgan om hur kommunen ställer sig till de frågor som behandlas

- utser årligen årets företag, årets unga företagare samt årets ensamföretagare i Kronoby kommun.

5.5 Nämnderna

Nämnderna övervakar de koncernsammanslutningar som hör till nämndens kompetens och meddelar kommunstyrelsen om väsentliga händelser och eventuella missförhållanden de observerar.

5.6 Kommundirektören

- leder koncernen och genom aktiv ägarstyrning bidrar till förvaltningen och verksamheten i de sammanslutningar som hen ska styra

- följer regelbundet upp hur ägarstyrningen fullföljs och meddelar affärs- och riskhanteringssektionen och vid behov kommunstyrelsen om väsentliga händelser och eventuella missförhållanden som observerats

- utser vid behov kommunens företrädare till andra än dotter- och intressesammanslutningarnas bolagsstämmor eller årsmöten och ger vid behov anvisningar gällande val av styrelsemedlemmar

- anordnar måldiskussioner med koncernsammanslutningens ledning.

5.7 Sektorcheferna

- sköter uppföljningen av koncernsammanslutningarnas verksamhet och ekonomi

- meddelar affärs- och riskhanteringssektionen och vid behov kommunstyrelsen de väsentliga händelser och eventuella missförhållanden som observerats.

5.8 Revisionsnämnden och revisorn

Enligt 121 § i kommunallagen ska kommunens revisionsnämnd se till att granskningen av kommunen och dess dottersammanslutning samordnas. Revisionsnämnden ska granska om koncerntillsynen ordnats på behörigt sätt och revisorn ska särskilt granska om skyldigheten att upprätta ett fullständigt koncernbokslut uppfyllts.

6 Dottersammanslutningarnas styrelsesammansättning

Sammansättningen av dottersammanslutningarnas styrelser ska reflektera olika bakgrunder, perspektiv och specialexpertisområden. Detta, för att varje sammanslutnings styrelse i enlighet med verksamhetsområdets omfattning har tillräcklig expertis i ekonomi, affärsverksamhet samt

förmåga att styra och stöda ifrågavarande sammanslutnings operativa ledning i utvecklingen av sammanslutningen och uppnåendet av de uppställda målen.

Styrelsemedlemmarna har i uppdrag att främja sammanslutningens och alla aktieägares intresse oavsett vilken part som har utsett dem som kandidat till styrelsen. Den som väljs till kandidat till sammanslutningens styrelse ska ha den behörighet som uppdraget förutsätter och möjlighet att använda tillräckligt med tid för att sköta uppdraget. Styrelsemedlemmarna ska verka för att uppfylla de mål som kommunfullmäktige ställt upp.

Om en person som är anställd av Kronoby kommun blir tilldelad rollen som styrelsemedlem, ordförande eller verkställande direktör i en dottersammanslutning, en intressesammanslutning eller en annan sammanslutning där kommunen har intressen, är det viktigt att säkerställa tydliga gränser mellan dessa roller för att undvika sammanblandning under ägarstyrningen.

Styrelsen för varje sammanslutning ska som kollektiv ha tillräckliga kunskaper och kompetens åtminstone i;

- ärenden som hänför sig till sammanslutningens verksamhetsområde och affärsverksamhet

- ledning av en sammanslutning av motsvarande storlek

- koncern- och ekonomiförvaltning

- strategi

- intern kontroll och riskhantering

- god förvaltningspraxis

- kommunkoncernens verksamhet och mål och kommunens etiska värden

- företagsansvar (inklusive personalärenden)

Vid valet av kommunens representanter till sammanslutningarnas styrelser bör reglerna om jäv iakttas. En person som är 1) tjänsteinnehavare eller 2) förtroendevald och samtidigt är styrelsemedlem eller verkställande direktör för en sammanslutning där kommunen har intressen, är jävig att som tjänsteinnehavare eller förtroendevald delta i beredningen av eller beslutsfattandet i ärenden där sammanslutningen är part eller där detta kan medföra oetisk nytta eller allvarlig skada för sammanslutningen.

Styrelsens mötesarvode bestäms i regel enligt kommunstyrelsens mötesarvode i kommunens förvaltningsstadga. Om avvikelser överenskommes med koncernledningen.

7 Inhämtande av ägarens förhandsuppfattning

Ägarens – i praktiken affärs- och riskhanteringssektionens – skriftliga förhandsuppfattning ska inhämtas redan i beredningsskedet, då beslutet kan ha en betydande inverkan på koncernens, kommunens eller dottersammanslutningens ekonomiska ställning eller ansvar. Dottersammanslutningens styrelse/styrelseordförande/vd ska redan i beredningsskedet be affärs- och riskhanteringssektionen skriftligt ta ställning till följande åtgärder och ansvarar för att den antecknas i protokollet:

- grundande och upplösning av dottersammanslutningar

- väsentlig ändring av sammanslutningens bolagsordning, verksamhetsidé, verksamhetsområde eller juridiska struktur

- ärenden som till väsentliga delar avviker från de mål som uppställts för dottersammanslutningarna i kommunstrategi eller budget

- en ändring av sammanslutningens verksamhet som innebär att sammanslutningen kan gå miste om sin ställning som anknuten enhet i förhållande till kommunen enligt upphandlingslagstiftning eller rättspraxis

- betydande anskaffning, försäljning, överlåtelse eller pantsättning av egendom eller rättigheter (även immateriella)

- betydande upplåning och utlåning samt givande av säkerheter, borgensförbindelser eller andra betydande finansiella skyldigheter som är bindande för sammanslutningen eller ändring av villkoren för dem

- aktieemission eller annan ändring av kapitalstrukturen

- fastighets- och företagsaffärer

- teckning av aktier, om förvärv eller ägande av aktier inte särskilt har getts i uppdrag till samfundet

- användning av derivatinstrument

- annan omständighet som avsevärt påverkar sammanslutningens resultat och risker

- överlåtelse av sammanslutningens egendom eller försättande av sammanslutningen i konkurs eller likvidation eller saneringsförfarande

- inledande av rättsprocess med betydande verkan

- avtal som inte hör till sammanslutningens normala verksamhet eller avtal med ovanliga villkor mellan sammanslutningen och en aktieägare eller styrelseledamot, ändring av sådana avtal samt avstående från avtalsbaserade rättigheter

- betydande personalpolitiska avgöranden, val och anställning av verkställande direktör, direktörens lönesystem och ändringar i det eller motsvarande samt införande och ändring av resultatbonussystem

- belöningssystem för sammanslutningens personal och förändringar i systemet

- val eller byte av kollektivavtal som iakttas i sammanslutningen

- val och byte av pensionsbolag

- förslag till vinstutdelning som läggs fram till bolagsstämman, om det avviker från sammanslutningens normala vinstutdelningspraxis.

Kommunens representant har möjlighet att av affärs- och riskhanteringssektionen begära kommunens ställningstagande i ett ärende, som gäller sammanslutningen, ifall hen anser det vara nödvändigt.

Sammanslutningens vd, eller styrelseordförande om sammanslutningen saknar vd, ska redan när ärendet bereds informera koncernledningen om följande åtgärder:

- val av vd

- ändring av kapitalstrukturen

- val eller byte av arbetskollektivavtal för sammanslutningen.

Om ett ärende som förutsätter förhandsutredning av kommunens ståndpunkt avgörs på bolagstämman, ska kommunens ståndpunkt inkluderas i det protokollsutdrag, med vilket en person befullmäktigas att representera kommunen på bolagsstämman.

Inhämtande av ägarens förhandsuppfattning ändrar inte den juridiska ställningen eller det juridiska ansvaret för dottersammanslutningens ledning. Andra än dottersammanslutningar ska informera koncernledningen om ovan nämnda frågor. Kommunens representant i respektive sammanslutning ansvarar för att koncernledningen informeras.

8 Planering och styrning av kommunkoncernens ekonomi samt finansiering

Kommunkoncernens ekonomi planeras och sköts utgående från en gemensam ekonomisk helhet. Kommunfullmäktige sätter i budgeten upp mål för dottersammanslutningarnas verksamhet och ekonomi, vilka är härledda ur kommunstrategin och den anknytande ägarpolitiken samt sammanslutningens affärsverksamhet. Koncernledningen förhandlar med dottersammanslutningarna om de mål som sätts upp, innan målen godkänns.

Syftet med målen som satts upp genom samarbete är att trygga att dottersammanslutningarnas verksamhet är förenlig med kommunkoncernens övergripande intresse som helhet. Dottersammanslutningarnas ekonomiplaner bör basera sig på de mål som kommunfullmäktige satt upp för dem. Dottersammanslutningarnas styrelser ansvarar för att ekonomin sköts på ändamålsenligt sätt. Koncernledningen strävar till att stöda uppnåendet av de uppställda målen.

Kommunkoncernens ekonomiska ansvar och skyldigheter bör beaktas i kommunens budget och ekonomiplan. Därför ska dottersammanslutningarnas styrelser tillställa kommunen de uppgifter som kommunen förutsätter om dottersammanslutningarnas resultat- och finansieringsplaner och investeringsprogram samt om väsentliga risker och osäkerhetsfaktorer i sammanslutningarnas verksamhet. Finansierings- och placeringsverksamheten bör vara kostnadsmedveten och ge avkastning, men ändå vara riskfri. Uppgifter ska också ges om bland annat kommande koncern- och sammanslutnings-arrangemang, om stora förändringar i sammanslutningarnas affärsverksamhet och verksamhetsområde och om betydande förbindelser, på det sätt som koncernledningen bestämmer närmare.

9 Koncernrapportering och bokslut

I budgeten fastställer kommunfullmäktige mål som gäller kommunen och kommunkoncernen. Vid planeringen av investeringar och affärsmodeller ska dottersammanslutningarnas ledning och styrelse se till att ägaren – i praktiken affärs- och riskhanteringssektionen – har tillräckliga uppgifter (t.ex. kalkyler och alternativa modeller) för att kunna ge sin åsikt före beslutsfattandet.

Kommunens dottersammanslutningar ska delge kommunen sammanslutningens uppföljningsrapporter, bokslut, revisionsberättelser och eventuella mellanbokslut. För uppgörande av koncernbokslut ska dottersammanslutningarna lämna in bokslutsuppgifterna till ekonomiavdelningen före utgången av februari månad.

Koncernsammanslutningen bör inlämna följande:

- uppgifter som behövs för att göra upp koncernbalansräkningen

- budgetjämförelser

- uppgifter om investeringar

- uppgifter om låneupptagning

- bokslutsprognoser

- verksamhetsöversikter

- uppföljning av nyckeltal

- miljöaspekter

- riskanalys

- rapporter enligt skild överenskommelse vid behov

Koncernsamfunden ska ha en räkenskapsperiod som motsvarar kalenderåret. En skriftlig rapport per 30.6 gällande utvecklingen av samfundets verksamhet och ekonomi inlämnas till kommunen på det sätt som koncernledningen meddelar. Dottersamfunden ska dessutom rapportera skilt ifall verksamheten inte utvecklas enligt förväntningarna.

Sammanslutningarna ska före räkenskapsårets början även lämna in budget för det räkenskapsår som börjar till koncernledningen. Väsentliga förändringar som görs i budgeten under räkenskapsåret ska rapporteras till koncernledningen. En årsklocka över rapporteringen hittas i nedanstående figur.

Januari–Februari

• Bokslutsberedning

• Sammanslutningarnas uppgifter till koncern- bokslutet

November–December

• Budgeten (dottersamman- slutningarnas budgetar inkl. investeringsplan lämnas in till kommunen)

Mars–April

• Bokslut (sammanslutningarnas bokslut lämnas in till kommunen)

September–Oktober

• Budgeten (dotter- sammanslutningarnas budgettexter till kommunens budget)

Maj–Juni

• Dottersammanslutningarnas halvårsrapporter

• Bokslut, revisionsberättelse och utvärderingsberättelse

Figur 3 Årsklocka för planeringen och rapporteringen om kommunkoncernens ekonomi

10 Sammanslutningars avkastning

Om inte annat överenskommits särskilt så fastställs dividenden från Kronoby Elverk Ab till 25 % av vinsten, dock minst 100 000 euro årligen. Dividenden kan aldrig vara högre än resultatet. Kommunen räknar inte med avkastning av kommunens fastighetsbolag och för övriga dottersammanslutningar fastställs en nominell dividend årligen.

11 Information och kommunikation

God förvaltning förutsätter en tillförlitlig och tillräcklig informationsverksamhet. Enligt 29 § i kommunallagen ska kommunen informera sammanslutningarna om kommunens verksamhet. Samtidigt är det av stor vikt att kommunikationen sker i båda riktningarna för att kommunkoncernen som helhet ska kunna jobba med att uppfylla gemensamma och övergripande målsättningar. Sammanslutningarnas styrelser och verkställande direktörer samt

för kommunens del affärs- och riskhanteringssektionen och kommundirektören svarar för att informationen om sammanslutningarna ordnas på ett ändamålsenligt sätt.

Utifrån de uppgifter som sammanslutningen lämnar in till kommunen och andra aktieägare kan dessa bedöma sammanslutningens verksamhet och fatta beslut om sitt ägande. I kommunens årliga bokslut framgår koncernbilden, koncernbokslutets olika delar samt noter. Dottersammanslutningarna avgör i enlighet med sina egna behov och utgångspunkter hur och i vilken omfattning de informerar om sina tjänster, verksamhet och ekonomi till övriga intressentgrupper. Sammanslutningens styrelse ska se till att informationen är lagenlig och tillräcklig och att den i tillämpliga delar följer kommunens informationsstrategi. Sammanslutningarna bestämmer själva om frågor som gäller sammanslutningens visuella uttryck och varumärke.

Dottersammanslutningarna är därtill skyldiga att informera koncernledningen separat innan ett betydande ärende blir offentligt. Sammanslutningens styrelseordförande ansvarar för att informationsskyldigheten förverkligas.

Sammanslutningens information bör stöda koncernens övergripande mål. Dottersammanslutningarna har möjlighet att använda sig av kommunens informationskanaler enligt överenskommelse med kommunledningen.

11.1 Upplysningar och sekretess

Enligt 83 § i kommunallagen har förtroendevalda rätt att av kommunens koncernledning få upplysningar rörande dottersammanslutningarnas verksamhet, om inte något annat följer av sekretessbestämmelserna. För sammanslutningens del ansvarar sammanslutningarnas styrelser och vd:n för informationen om sammanslutningen och ordnandet av informationen. Vid ärenden rörande kommunikation och lämnande av upplysningar ska kommunens allmänna informationsprinciper samt offentlighets- och sekretessbestämmelser iakttas.

I fråga om sekretessbelagd information har de förtroendevalda sekretess- och tystnadsplikt, och enligt strafflagen är det straffbart att bryta mot denna plikt. Begäran om upplysningar framförs skriftligt till koncernledningen.

Innan uppgifterna lämnas ut ska sammanslutningen bedöma huruvida uppgifterna kan ges ut utan att detta medför skada för sammanslutningen. Den förtroendevalda får inte överlåta upplysningar som hen fått tillgång till utifrån rätten till upplysningar, eftersom upplysningarna är avsedda endast för hen personligen för skötandet av förtroendeuppdraget.

De handlingar som sammanslutningen sänder till kommunen är offentliga på det sätt som föreskrivs i lagen om offentlighet i myndigheters verksamhet. Av handlingar ska framgå om de är sekretessbelagda.

11.2 Samarbete

Kommunens representanter ska agera så att koncernens verksamhet är förenlig med kommunens mål och att modersammanslutningen och dottersammanslutningarna samarbetar då det är till nytta med tanke på hela koncernen. Samarbete kan bedrivas bl.a. i följande ärenden:

- finansiering

- riskhantering

- personalpolitik

- olika slags stödservice

- upphandlingsfrågor

11.3 Avtalshantering

Avtalsbaserad ledning är central när det kommer till ledning av kommunen och kommunkoncernen. Ägarstyrningen bygger då på förhandlingar med avtalsparterna, avtalsberedning, uppgjorda avtal och avtalsövervakning. För att kommunens intressen ska kunna tryggas, krävs det att avtalsvillkoren bereds omsorgsfullt. Beredningen och övervakningen gäller

i synnerhet riskhantering kring avtalen och tryggande av de kommunala beslutsfattarnas tillgång till information.

Om det finns brister i personalens avtalskompetens, i beredningen av avtalsvillkoren eller i avtalsövervakningen utgör detta avsevärda risker för kommunen. Också brister i riskkart- läggningen, avtalsprocesserna, tillsättandet av ansvariga personer och informationsförmedlingen kan leda till ekonomisk skada och ge en dålig bild av kommunen.

12 Revision

Kommunens revisionssammanslutning ska väljas som revisor för kommunens dottersammanslutningar om det inte i anslutning till ordnandet av granskningen finns grundad anledning att avvika från detta. En revisor ska väljas till kommunens alla dottersammanslutningar, även om de bestämmelser som gäller sammanslutningen skulle tillåta val av en verksamhetsgranskare. Ärendet bör tas upp i bolagsordningen.

Revisionsnämnden har rätt att begära uppgifter av dottersammanslutningarna för utvärderingen av huruvida de mål som fullmäktige satt upp har nåtts och huruvida kommunkoncernens verksamhet är ordnad på ett resultatrikt sätt. Revisionsnämnden kan kalla en medlem i ett organ i en dottersammanslutning eller en anställd i sammanslutningen till nämndens möte för att bli hörd.

En medlem i revisionsnämnden får inte för utomstående röja sekretessbelagda uppgifter som hen fått kännedom om.

13 Intern kontroll, riskhantering, förberedelser inför störningssituationer och undantagsförhållanden

Sammanslutningens styrelse ska se till att det finns ett fungerande ledningssystem och en regelbunden rapportering som står i proportion till affärsverksamhetens art och omfattning.

Sammanslutningens styrelse sköter om att det finns fastställda verksamhetsprinciper för intern kontroll och att det inom sammanslutningen följs med hur övervakningen fungerar. Sammanslutningens styrelse bör regelbundet utvärdera hur sammanslutningens interna kontroll och riskhanteringssystem fungerar.

Sammanslutningens styrelse ska se till att riskerna i sammanslutningens verksamhet identifieras, bedöms och följs upp samt att det finns fastställda principer för riskhantering. Helhetsansvaret för sammanslutningens riskhantering hör till dess styrelse. Revisorn bedömer de processer i organisationen där det säkerställs att de betydande riskerna har förståtts och hanterats korrekt.

Kommunkoncernens dottersammanslutningar bör förbereda sig för eventuella störningssituationer genom att uppgöra en beredskapsplan som uppfyller de krav som ställs i lag. Ansvaret för uppgörande av beredskapsplanen, samt därtill även räddningsplanen, bör även beaktas i dottersammanslutningarnas eventuella underleverantörsavtal och avtal om köptjänster.

14 Personalpolitik

De olika sammanslutningarna i koncernen ska i tillämpliga delar följa kommunens personalstrategi och kommunstrategi. Dessa finns tillgängliga på kommunens webbplats.

Sammanslutningens styrelse beslutar om organisationsmodellen för sammanslutningen efter att ha förhandlat om den med koncernledningen. Dottersammanslutningarna har rätt att anställa personal och avsluta personalens anställningsförhållanden i enlighet med affärsekonomiska principer. Vid anställning av ny personal ska dottersammanslutningarna ändå ta hänsyn till eventuella behov av intern överföring av personal i koncernen. Personalresurserna utnyttjas så flexibelt som möjligt inom hela koncernen. Sammanslutningens personal kan delta i koncernens interna arbetsrotation.

Koncernen har enhetliga principer i lönefrågor, för personalutveckling och deltagande i utbildning. Sammanslutningarnas personal kan delta i utbildningar som kommunen ordnar.

Personalförmånerna och arbetsgivarens stöd för personalens arbetshälso- och rekreationsverksamhet ligger på samma nivå inom hela koncernen. Det samma gäller användningen av arbetstid för arbetshälsoverksamhet av rekreationsnatur. Beslut om innehållet i personaltjänsterna omfattas av samarbetsförfarandet. Varje sammanslutning svarar för personaltjänsternas kostnader.

En förtroendeman som är anställd av kommunen kan inom ramen för ett avtal som ingåtts med kommunen företräda även organisationsmedlemmar som är anställda av en sammanslutning.

15 Centraliserade koncernfunktioner och anskaffningar

Mellan kommunen och sammanslutningarna ska sådana upphandlingar samt sådana köp och försäljning av tjänster eftersträvas att de ur totalekonomisk synpunkt blir så fördelaktiga som möjligt. I sin upphandlingsverksamhet lyder koncernsammanslutningarna under bestämmelserna om offentlig upphandling, iakttar kommunens upphandlingsdirektiv och deltar i beslutade upphandlingssystem.

Kommunen och dottersammanslutningarna samarbetar kring ordnandet av stödfunktioner då det är till nytta med tanke på hela koncernen. Samarbete kan bedrivas bl.a. i följande ärenden:

- Finansiering

- Försäkring

- Personalanvändning

- Personalservice

- Upphandling

- Användning av fordon och maskiner

Koncernens samarbete i ovanstående frågor koordineras av kommunens ekonomi- och personalchef.

16 God förvaltnings- och ledningssed samt förfarande vid bolagsstämmor

Syftet med god lednings- och förvaltningssed är att harmonisera ledningen och förvaltningen i de dottersammanslutningar som ingår i kommunkoncernen samt att säkerställa att goda affärsprinciper, öppenhet, korrekt resultatinformation, revision samt riskhantering förverkligas och att kommunens innehav förvaltas på ett produktivt och tillförlitligt sätt. Ett effektivt lednings- och förvaltningssystem förutsätter växelverkan mellan sammanslutningsstyrelse, ledning och revisorer. I verksamheten iakttas aktiebolagslagen och övriga bestämmelser och sammanslutningens organ sköter de uppdrag som föreskrivits för dem.

Bolagsstämmans tidpunkt och de ärenden som ska behandlas på bolagsstämman meddelas den av kommunen utnämnda representanten senast två veckor före stämmotidpunkten. I samband med stämmokallelse ska behövligt mötesmaterial skickas. Om det av praktiska skäl inte är möjligt att iaktta ovan nämnda tidtabell, ska det skilt överenskommas om avvikande förfarande.

Sammanslutningens styrelseordförande samt vd ska närvara vid bolagsstämman.

17 Godkännande av koncerndirektivet

Dessa koncerndirektiv har godkänts i kommunfullmäktige, 10.6.2024 § 25, samt i följande organ:

- Fastighets Ab Kronoby bostäders styrelse, x.x.2024 § x

- Fastighets Ab Heimsjölidens styrelse, x.x.2024 § x

- Kronoby Elverks styrelse, x.x.2024 § x

- Kronoby Vatten och Avlopps styrelse, x.x.2024 § x

- Terjärv Vatten och Avlopps styrelse, x.x.2024 § x

Document Metadata

Table of Contents

Koncerndirektiv för Kronoby kommun

Document Metadata