ETISKA REGLER FÖR LEVERANTÖRER

Etiska regler för leverantörer

§

ETISKA REGLER FÖR LEVERANTÖRER

INLEDNING

Det är ett led i Nordzuckers hållbarhetsstrategi att samarbeta med våra leverantörer om att följa de specifika standarder för god affärssed, mänskliga rättigheter och roll som samhällsmedborgare, som de tillkännages i dessa Etiska regler för leverantörer (”regler”)*.

Nordzuckers överordnade Etiska regler utgör grunden för detta dokument.

* Hänvisningar till Nordzucker i dessa Etiska regler för leverantörer avser Nordzuckerkoncernen, Nordzucker AG och/eller något av koncernens dotterbolag.

SYFTE

Syftet med dessa Etiska regler för leverantörer är att säkerställa att Nordzuckers leverantörer handlar i överensstämmelse med internationellt erkända minimistandarder för att göra affärer. Nordzucker följer principerna i dessa regler och förväntar sig att företagets leverantörer gör detsamma.

Efterlevnad av reglerna är ett villkor för varje avtal eller kontrakt mellan Nordzucker och en leverantör.

Villkoren i dessa regler omfattar alla anställda, oavsett deras ställning eller relation till en leverantör.

Det är den enskilde leverantörens ansvar att säkerställa att dennes underleverantörer följer stan- darderna i dessa regler.

För Nordzuckers leverantörer av lantbruksprodukter gäller ytterligare krav, rörande miljöskydd- och odlingsmetoder. Som leverantör av lantbruksprodukter räknas leverantörer vars produkter är baserade på råvaror från lantbruket. Dessa ytterligare krav anges i bilaga 1.

GOD AFFÄRSSED

EFTERLEVNAD AV REGLER

Nordzucker förväntar att leverantörer driver sin verksamhet i enlighet med alla gällande lagar och förordningar. Det betyder nationella och tillämpbara internationella lagar och förordningar, däribland även sådana inom ramen för den internationella handeln (därtill hör bl.a. sanktioner, exportkontroller och anmälningsplikter), dataskydd och kartell-/konkurrensrätt. Om nationell lagstiftning eller andra gällande avtal (t.ex. kollektivavtal) sätter en högre standard än den som anges i dessa regler, gäller sådan lagstiftning eller avtal. Om det konstateras en oöverensstäm- melse mellan bestämmelserna i dessa regler och nationell lagstiftning eller andra gällande avtal, förväntas leverantören att omedelbart informera Nordzucker om detta.

MUTOR OCH KORRUPTION

Leverantörer ska konkurrera på lika villkor om affärer med Nordzucker, utan att erbjuda, ge el- ler ta emot mutor eller otillbörliga betalningar, eller delta i någon form av korrupt aktivitet, vare sig direkt eller via tredje man.

GÅVOR OCH REPRESENTATION

Leverantörer ska säkerställa att arbetsrelaterade gåvor, måltider och representation är rimliga och inte påverkar affärsbeslut på ett olämpligt sätt, eller skadar mottagarens oberoende ställning eller omdöme. Leverantörer får i synnerhet inte erbjuda en medarbetare hos Nordzucker gåvor eller representation, göra donationer på vägnar av någon eller till förmån för en medarbetare hos Nordzucker, såvida inte Nordzucker uttryckligen tillåter detta.

Alla måltider som en leverantör bjuder en medarbetare hos Nordzucker på ska ha ett rimligt värde och får endast bjudas i samband med leverantörens affärer med Nordzucker.

INTRESSEKONFLIKTER

Leverantörer måste upplysa om förhållanden som kan synas utgöra en intressekonflikt. Den enskilde leverantören måste på samma sätt upplysa om medarbetare hos Nordzucker eller dennes familjemedlemmar kan ha intresse i eller någon form av ekonomisk koppling till leverantören.

KONKURRENS

Leverantörer förpliktar sig att konkurrera på grundval av pris, kvalitet och service och att endast söka konkurrensfördelar med lagliga medel.

KOMMUNIKATION OCH RAPPORTERING

Leverantörer ska rättidigt och korrekt förmedla information som är relevant för Nordzucker. Leverantörers ekonomiska rapporter och andra dokument ska vara kompletta och korrekta i överensstämmelse med rättsliga krav.

SEKRETESSBELAGD INFORMATION

Leverantörer ska vidta lämpliga åtgärder för att skydda och bevara sekretessbelagd och företagsrelaterad information och endast använda sådan information för ändamål som har godkänts av Nordzucker.

MÄNNISKOR

MÅNGFALD, RÄTTVIS BEHANDLING OCH ARBETSTAGARRÄTTIGHETER

Vi förväntar att leverantörer behandlar alla lika och respekterar olikheter. Vi förväntar att leve- rantörer respekterar arbetstagarrättigheter och organisationsrätten.

Diskriminering och rättvis behandling

Leverantörer får inte delta i eller stödja diskriminering på grund av ras, hudfärg, kön, språk, religion, politiska eller andra åsikter, kast, nationellt eller socialt ursprung, egendom, födelseplats, fackföreningstillhörighet, sexuell läggning, hälsotillstånd, familjeansvar, ålder och funktionshinder eller andra särskiljande egenskaper. Anställning, lön, förmåner, utbildning, befordran, disciplinära åtgärder, uppsägning, pensionering och andra anställningsrelaterade beslut ska baseras på objektiva kriterier.

Trakasserier

Vi förväntar att leverantörer inte tolererar någon form av trakasserier eller diskriminering av någon anställd eller samarbetspartner. Leverantörer måste skydda sina medarbetare mot varje form av trakasseri, utnyttjande eller hot på arbetsplatsen, oavsett om en sådan kränkning är direkt eller indirekt, fysisk eller psykisk, verbal eller icke-verbal och oavsett om de begås av överordnade eller arbetskamrater. Detta gäller även när det fastställs och genomförs disciplinära åtgärder.

Föreningsfrihet och kollektivförhandlingar

Leverantörer ska respektera arbetstagarnas rätt till föreningsfrihet och organisationsrätt samt rätten till kollektivförhandlingar i enlighet med gällande lagar. Arbetstagarrepresentanter får inte bli föremål för diskriminering och ska ges tillträde till de anställda på arbetsplatsen. Om fackföreningar inte tillåts på verksamhetsområdet eller om endast statligt erkända organisationer tillåts, ska leverantören bidra till att etablera, och inte förhindra sådana alternativa åtgärder, som möjliggör för anställda att samlas självständigt för att diskutera arbetsrelaterade förhållanden, och ett forum för att lägga fram arbetsrelaterade frågor för ledningen.

Lön

Leverantörer ska följa den högsta av antingen de lagstadgad minimistandard eller branschens tongivande standard för löner och förmåner. Lönerna ska alltid vara tillräckligt höga för att täcka de grundläggande behoven. Övertidsarbete ska vara frivilligt och betalas med lönetillägg. Löner ska betalas ut regelbundet och i form av lagliga betalningsmedel. Avdrag på lönen ska vara tydligt och får aldrig användas som disciplinär åtgärd. Alla typer av anställningsförhållanden ska baseras på juridiskt bindande avtal. Leverantörer får inte använda sig av anställningsavtal som medvetet motverkar det egentliga syftet med överenskommelsen, detta inkluderar använ- dandet av säsongsarbete eller tidsbegränsat arbete för att underminera arbetstagarnas säkerhet eller för att undvika att ge dem sociala förmåner.

Arbetstid och övertid

Leverantörer ska säkerställa att deras anställdas arbetstider överensstämmer med gällande lagstiftning och obligatoriska branschstandarder rörande antalet arbetade timmar och dagar. I händelse av oöverensstämmelse mellan en lag och en obligatorisk branschstandard ska leve- rantörer följa den nationella lagstiftningen.

MÄNSKLIGA RÄTTIGHETER

Vi förväntar att leverantörer respekterar och skyddar de mänskliga rättigheterna, inte tolererar tvångsarbete och är emot barnarbete.

Tvångsarbete

Leverantörer ska behandla sina anställda rättvist, med respekt och värdighet samt främja en ar- betsmiljö som är fri från varje form av tvångsarbete, kroppsbestraffning eller andra former av fysiskt tvång, bland annat livegenskap, tvångsarbete, straffarbete, slaveri och människohandel. Nordzucker motsätter sig all form av förmedlingsavgift som åläggs arbetstagare. Vi förväntar att våra leverantörer också är emot sådana och aktivt arbetar för att avskaffa förmedlingsavgif- ter som åläggs arbetstagare.

Barnarbete

Leverantörer får inte delta i eller dra nytta av användning av barnarbete. Med barnarbete avses arbete som är psykiskt, fysiskt, socialt eller moraliskt skadligt för barn eller hindrar deras skol- gång. Ett barn definieras som en person under 15 år såvida inte lokala lagar anger en högre ålder i samband med arbete eller obligatorisk skolgång, i sådant fall är det den högre åldern som gäller. Om däremot den lokala lagstiftningen föreskriver en minimiålder på 14 år, som i

u-ländernas undantag enligt den internationella arbetsorganisationen ILO, gäller den lägre åldern.

I kapitlet Övervakning anges de nödvändiga åtgärderna som vidtas om barnarbete konstateras.

Unga arbetstagare

Unga arbetare mellan minimiåldern för anställning och 18 år kan anställas under förutsättning att det vidtagits passande åtgärder för att skydda dem. Om det inte finns några födelsedoku- ment måste den anställdes ålder fastställas genom andra lämpliga och tillförlitliga metoder.

Leverantörer måste säkerställa efterlevnad av lokala krav för anställning av unga arbetare. Leve- rantörer måste göra riskbedömningar för att identifiera eventuella farliga arbetsförhållanden för unga arbetare. Leverantörer måste även säkerställa att unga arbetare inte arbetar nattskift eller utför någon form av riskfyllda arbeten.

PERSONUPPLYSNINGAR

Vi förväntar att leverantörer respekterar och värnar privatlivets helgd och följer dataskydds-och sekretesslagar.

ARBETSMILJÖ

Vi förväntar att leverantörer prioriterar varje anställds och samarbetspartners hälsa och säkerhet.

Leverantörer ska säkerställa att de anställda har en säker och hälsosam arbetsmiljö och, när det är relevant, säkra bostadsförhållanden. Detta omfattar bland annat skydd mot brand, olycks- händelser och giftiga ämnen. Det ska upprättas en adekvat arbetsmiljöpolicy och lämpliga arbetsrutiner och dessa ska följas.

Leverantörer måste tillhandahålla personlig skyddsutrustning och nödvändig utbildning för medarbetarna så att de kan utföra sina arbetsuppgifter på ett säkert sätt.

Leverantörer ska tillhandahålla lämpliga, rena och hygieniska förhållanden, inklusive tillgång till toaletter och dricksvatten som motsvarar antalet anställda och deras behov. Om inkvartering tillhandahålls, ska denna uppfylla samma krav.

ROLL I SAMHÄLLET

MILJÖ

Vi förväntar att leverantörer värnar miljön och tar sitt ansvar för att kontinuerligt förbättra sin miljöinsats.

Leverantörer ska sträva efter att minimera den negativa miljöpåverkan av sina aktiviteter, produkter och tjänster – bland annat emballage – med ett proaktivt tillvägagångssätt och en ansvarsfull hantering av miljöaspekter, i synnerhet rörande vattenanvändning, energianvändning, koldioxid- och andra utsläpp, avfallshantering och biologisk mångfald.

Energi- och miljöinsatser är en del i vårt urvalsförfarande vid upphandling.

Ytterligare krav på miljöskydd för leverantörer av lantbruksprodukter finns angivna i bilaga 1.

KVALITET, LIVSMEDELS- OCH FODERSÄKERHET

Vi förväntar att leverantörer följer höga kvalitets- och produktsäkerhetsstandarder.

Leverantörer ska förse Nordzucker med produkter, ingredienser och tjänster av högsta kvalitet, som uppfyller våra specifikationer och är i enlighet med all gällande lagstiftning.

Leverantörer av råvaror, processhjälpmedel, ingredienser, emballage med direkt livsmedelskontakt och produkter för direktkonsumtion ska visa att de använder effektiva livsmedelssäkerhets- och kvalitetshanteringssystem, som är baserade på HACCP-principerna och att de har ett välfungerande spårbarhets- och återkallningssystem.

Vi förväntar att leverantörer omedelbart rapporterar eventuella problem rörande produktsäkerhet till Nordzucker.

LOKALSAMHÄLLE

Vi förväntar oss att leverantörer respekterar det omgivande samhället, uppvisar socialt ansvars- tagande och deltar aktivt i lokalsamhället.

Vi förväntar att våra leverantörer erkänner och värnar de rättigheter som samhällen och traditionella folk har, så att de garanteras tillgång till mark och naturresurser. Vi förväntar att våra leverantörer inte profiterar genom intrång på enskilda personers eller samhällens landrättigheter.

Vi förväntar att våra leverantörer tillämpar principen om frivilligt, i förväg informerat samtycke när de förvärvar mark av de berörda lokalsamhällena inklusive urinnevånarna.

GENOMFÖRANDE

Vi förväntar att leverantörer utvecklar, inför och dokumenterar en lämplig intern företagspraxis som säkerställer kännedom om och efterlevnad av dessa Etiska regler. Leverantörer ansvarar för att se till att deras respektive underleverantörer efterlever villkoren och standarderna i dessa regler. Detta omfattar underleverantörer som klassificeras som hemmaarbetande eller mindre lantbruk. Leveran- törer ansvarar i enlighet med detta för utbildning av sina anställda, agenter och underleverantörer.

ÖVERVAKNING

Nordzucker förbehåller sig rätten att kontrollera att enskilda leverantörer följer dessa etiska regler för leverantörer genom revisioner, som utförs av Nordzucker och/eller en tredje man. Leverantörer måste acceptera sådana revisioner, ställa fast anställda och tillfälligt anställda till förfogande vid besöken och inte diskriminera eller utöva repressalier mot dessa medarbetare för deras kommen- tarer till revisorerna. Om en leverantör inte följer dessa etiska regler förväntas det att leverantören inför korrigerande åtgärder. Vid väsentliga brott mot villkoren i dessa regler förbehåller sig Nord- zucker rätten att säga upp leverantörsavtalet.

Om Nordzucker vid en revision upptäcker någon form av kränkning av mänskliga rättigheter, kommer vi att undersöka detta fall närmare, utvärdera det, vidta lämpliga åtgärder samt starta en aktiv förändringsprocess i samarbete med leverantören.

Nordzucker kommer att avsluta sin relation med leverantören i följande fall: brott mot grundläg- gande mänskliga rättigheter eller något av liknande allvarlig natur, som gjorts väl vetande; om leverantören inte är beredd att diskutera frågor om mänskliga rättigheter med Nordzucker, antingen genom att vägra besvara frågor eller genom att förvägra access; om leverantören inte är beredd eller har förmåga att förbättra sig efter det att Nordzucker har diskuterat frågan med denne.

Om barnarbete konstateras kommer Nordzucker tillsammans med leverantören att inleda åtgärder för att hjälpa barnet. Barnet avlägsnas omedelbart från produktionsplatsen. Vi förväntar att leve- rantören samarbetar med oss. Nordzucker kommer inte att avsluta sin relation till leverantören under tiden stödåtgärderna pågår.

Stödåtgärderna ska inrikta sig på att ordna utbildningsmöjligheter för barnet samt långvariga, stabila inkomstkällor för barnets familj.

Om Nordzucker-medarbetare överträder de Etiska reglerna för leverantörer, kan detta anmälas till Nordzuckers etiska kommitté via Speak-Up-systemet på Nordzuckers webbsida.

ANNEX 1

För Nordzuckers leverantörer av lantbruksprodukter gäller ytterligare krav rörande miljöskydd- och odlingsmetoder.

LANTBRUKSMETODER

Nordzucker stödjer hållbara lantbruksmetoder, som möjliggör att odlarna kan förbättra produk- tens värde genom att maximera det önskade utfallet i lantbrukssystemet och reducera avfallet och samtidigt minimera det nödvändiga insatsmaterialet och undvika negativ påverkan på gården och omgivningen.

Skörd och åtgärder efter skörd

Vi förväntar att leverantörer av lantbruksprodukter hanterar skörd och åtgärder efter skörd på ett effektivt sätt för att minimera förluster och säkerställa lantbruksprodukternas kvalitet och säkerhet. Vi förväntar att leverantörerna av lantbruksprodukter omedelbart meddelar Nordzucker om de har misstankar att kvaliteten eller säkerheten på deras produkter inte motsvarar kraven.

Tillväxtbetingelser och odlingsmaterial

Vi förväntar att våra leverantörer av lantbruksprodukter säkerställer att deras grödor är anpassade till lokala odlingsbetingelser (klimat, vattentillgång, skadedjur osv) så att långsiktigt hållbara skör- dar säkerställs. Vi förväntar att leverantörerna använder odlingsmaterial från välrenommerade pro- ducenter.

Ledningssystem och affärsrelationer

Vi förväntar att våra leverantörer av lantbruksprodukter uppfyller alla tillämpliga regler och rättsliga krav och eventuellt inför ett ledningssystem som sörjer för en stabil och effektiv framtidsplanering.

Kvalitet och säkerhet

Leverantörer av råvaror eller produkter från lantbruk för direkt konsumtion måste kunna visa att de förfogar över säkra livsmedelssäkerhets- och kvalitetssystem baserade på HACCP-principerna samt att de har infört ett väl fungerande spårbarhets- och återkallelsesystem.

MILJÖ

Vi förväntar att leverantörer av lantbruksprodukter värnar om miljön och att de är medvetna om sitt ansvar för att kontinuerligt förbättra sin miljöprestation.

Vattenförbrukning

Vi förväntar att leverantörer av lantbruksprodukter säkerställer en långsiktig hållbar hantering av vattenresurser, genom att maximera effektiviteten i sin vattenanvändning och minimera effekterna från spillvatten på vattenkvaliteten. Vi förväntar att leverantörerna i största möjliga omfattning be- gränsar förbrukningen av dricksvatten.

Energi och klimat

Vi förväntar att leverantörer av lantbruksprodukter maximerar effektiviteten i sin energianvändning samt minimerar utsläppet av växthusgaser från sin produktion och lantbruksaktiviteter. Vi förväntar att leverantörerna använder sig av förnybar energi såvida det är möjligt.

Biologisk mångfald

Vi förväntar att leverantörer av lantbruksprodukter främjar biologisk mångfald genom att skydda den naturliga floran och faunan och värna de viktiga ekosystemen, bland annat genom naturlig skadedjurs- och sjukdomsbekämpning, pollinering och sötvattenflöden. Vi förväntar att leverantö- rerna inte är inblandade i avskogning av primärskogar eller illegal skördning.

Energi- och miljöprestation ingår i våra urvalsprocesser när vi gör våra upphandlingar.