IFS kundreferens
IFS kundreferens
S Å A N V Ä N D E R A N T I C I M E X I F S A P P L I C A T I O N S
Säker avtalshantering och bättre service hos Anticimex
Rent hus hos Anticimex
– nya rutiner krävde nytt IT-stöd
I mångt och mycket arbetar Anticimex som ett försäkringsbolag med löpande kundavtal, där man tar ett helhetsansvar för hälsosamma inomhusmiljöer för både privatpersoner och företag. Ständiga avtalsför- ändringar och många olika uppdragsgivare ställer då höga krav på ett välfungerande IT-stöd. Efter ett omfattande effektiviseringsprojekt, där verksamhetens nyckelrutiner kartlades, stod det klart att Anticimex behövde förändra sitt systemstöd. Valet föll på IFS Applications 2004.
Serviceföretaget Anticimex har sedan starten 1934 gått från att vara ett litet, svenskt familjeföretag till ett internationellt storföretag med över 1 400 anställda. De har använt IFS Applications sedan 1998. Trots att Anticimex har kunnat dra nytta av att ha all data samlad i ett enda gemensamt system, befann de sig i en slags gråzon. Problemet var att de aldrig kände sig riktigt färdiga med det första införandeprojektet och inte lämnade över det till för- valtning. Dessutom hade Anticimex förändrats som företag under årens gång och behovet av ett system som var starkt inom avtalshantering hade vuxit.
– Vi hade växt som företag och visser- ligen hade systemet också växt och förändrats, men inte riktigt på
rätt sätt, säger Anticimex IT-chef
Xxx Xxxxxxx. Vi satt med många olika anpassningar och fann att systemet inte längre motsvarade våra behov.
Omfattande kartläggning
I mitten av 2003 satte sig Anticimex ned och började det omfattande arbetet med att kartlägga sina arbetsprocesser. Att tydliggöra hur flödena såg ut var nödvändigt för att kunna förändra och effektivisera arbetsrutinerna, samt för att höja kvaliteten i arbetet.
En projektgrupp på ett tiotal personer sattes samman. Medlem- marna i gruppen kom från olika berörda avdelningar på Anticimex och delades upp i delprojekten sälj, leverans, ekonomi, produktion/ distribution och data/teknik, som motsvarade huvudfunktionerna
”Det finns helt enkelt inga
IT-projekt – bara verksamhetsprojekt.”
i företaget. Nyckelpersonerna i gruppen avsatte del- eller heltid för att verkligen kunna fokusera på sin uppgift.
Processerna först
Under över ett år kartlade projekt- gruppen rutiner och utformade nya arbetsprocesser. Först därefter var det dags att titta på vilket system- stöd som krävdes för att stödja de nya processerna. Avtalshantering identifierades som ett högprioriterat område – här insåg man att det inte skulle räcka med enbart en standard- lösning.
– Med 400 000 aktiva avtal, som det dessutom är stor rotation på, och 700 000 arbetsordrar per år, krävdes det en skräddarsydd lösning, säger Xxx Xxxxxxx. Vi behövde ett
IT-stöd som kunde hjälpa oss att
effektivt hantera planeringen och uppföljningen av våra många olika typer av serviceavtal.
Dessutom behövdes stöd för planeringsarbetet för att kunna uppnå en så jämn beläggning som möjligt över året genom att balan- sera planerade och oplanerade utryckningar.
Val av leverantör
Efter att ha vänt sig till flera olika affärssystemsleverantörer, föll valet på IFS Applications 2004. IFS system motsvarade Anticimex krav
på funktionalitet, samtidigt som det redan fanns en etablerad relation med IFS och en kunskap om IFS system inom Anticimex. Dessutom är IFS Applications ett komponent- baserat standardsystem, vilket
gör det enklare att exempelvis upp-
gradera och lägga till funktionalitet. Till skillnad mot IFS Applications 99, hade den nya systemversionen också en mer utvecklad Service Management-lösning med stöd för distribution, produktion, försälj- ning och ekonomi.
Säkerheten viktig
Innan arbetet med implementeringen av det nya IT-stödet påbörjades, fattade Anticimex beslutet att säkra miljön för den dåvarande applika- tionen IFS Applications 99. I oktober 2004 flyttade Anticimex därför över driften av hela systemet till Ergo Integration. Hos Ergo finns helt andra resurser för att ha en hög drifttillgänglighet och -säkerhet.
Dessutom är Ergo experter på att drifta IFS system och kan därigenom ta hand om databasadministration och prestandaoptimering i systemet.
Om Anticimex
Bland Anticimex uppdrag finns att säkra indu- striers matproduktion, skydda restauranger mot bakterier, förebygga fuktskador i bostäder och hjälpa villaägare att spara energi. Verk- samheten finns i Danmark, Finland, Holland, Norge, Tyskland och Sverige, samt i Ungern genom delägarskap i Anticimex-Hungària KFT. Moderbolag i koncernen är Anticimex Europe AB vars huvudkontor ligger i Stockholm.
Antalet medarbetare i Sverige, inklusive franchisetagare, är cirka 950.
FÖRDELAR
• IFS lösning för Service Management kan hantera Anticimex ständiga och många avtalsförändringar.
• All data finns samlad i ett enda gemensamt system, vilket ger kontroll och överblick över verksamheten.
• Det komponentbaserade IFS Appli- cations gör det enklare att göra framtida uppgraderingar och lägga till funktionalitet i takt med att verksamheten förändras.
– Genom att flytta ut driften av vårt mest centrala verksamhetssystem till Ergo, kan vi internt fokusera på de IT-relaterade processer som ligger närmare vår egen kärnverksamhet. Dessutom levererar Ergo en lösning med en miljö som är mycket säkrare än den som vi själva kan sätta upp på ett kostnadseffektivt sätt, säger Xxx Xxxxxxx.
Samma gränssnitt, nya flöden
I januari 2005 påbörjades implementeringen av IFS Applications 2004 och i början av mars 2006 drog det igång skarpt på Anticimex drygt 40 kontor i Sverige. Omkring 400 användare berörs och det är mycket nytt att hålla reda på, även om de flesta känner igen sig i gränssnittet. Anticimex har själva hållit i användar- utbildningen.
– Användarna börjar se förbättringar nu, särskilt efter olika systemtillägg vi gjort efter hand, säger Xxx Xxxxxxx. Det tar ju lite tid innan lösningen sätter sig och man ser vad som fungerar och vad som saknas.
I rätt ände
Tanken på att rulla ut det nya systemet i övriga Norden finns där, även om några konkreta planer inte formule- rats än. Klart står dock att Anticimex verkligen började i rätt ände med sitt affärssystemsinförande.
– Att bara byta ut ett system mot ett annat ger inte samma vinster som om man verkligen ser över hela verksamheten och förändrar sina arbetsrutiner först. Det finns helt enkelt inga IT-projekt – bara verksam- hetsprojekt, avslutar Xxx Xxxxxxx.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Om IFS och IFS Applications
IFS utvecklar och levererar komponentbaserade affärssystem för medelstora till stora företag och organisationer. IFS Applications, som implementeras steg för steg, är baserad på webb- och portaltek- nologi. Lösningen innehåller mer än 60 komponenter för tillverk- ning, företagets värdekedja (SCM), kundrelationer (CRM), service- och tjänsteproduktion, ekonomi, produktutveckling, underhåll och personaladministration. IFS erbjuder sina kunder ett enklare och öppnare alternativ. IFS är en av de stora affärssystemsleverantörerna i världen, har 3 000 anställda, försäljning i 45 länder och mer än
350 000 användare världen över. Företagets aktier är noterade på Stockholmsbörsens O-lista (XSSE: IFS).
Om du behöver ytterligare information kan du skicka e-post till xxxx@xxxxxxxx.xxx, ta kontakt med närmaste IFS-kontor eller besöka vår webbplats.