Contract
Vård- och omsorgsförvaltningen Xxxxxxxx Xxxxxxxx | TJÄNSTEUTLÅTANDE | Sida 1 (1) |
Datum 2022-11-14 | Diarienr AN 2022/01347- 2.6.1 | |
Kopia till Kooperativet Hjärtpunkt Skiljebo | Äldrenämnden |
Tjänsteutlåtande - Avtalsförlängning - Mötesplats Skiljebo, Kooperativet Hjärtpunkt Skiljebo
Äldrenämnden beslutar att förlänga avtalet (2019/00203-2.6.1) omfattande driften av Skiljebo Mötesplats med två år för tiden 2024-01-01-2025-12-31.
Kooperativet Hjärtpunkt Skiljebo ansvarar för driften av Skiljebo Mötesplats efter en upphandling enligt Lag (2016:1145) om offentlig upphandling.
Den primära målgruppen på mötesplatsen är seniorer 65 år och äldre, boende på Skiljebo med omnejd.
Mötesplatsen har en social hållbar inriktning.
De övergripande målen för mötesplatsen är att verksamheten ska bidra till att enskilda och samverkanspartners ges förutsättningar att skapa goda livsvillkor samt att verka för demokrati, delaktighet och medskapande.
En beställare/utvecklare från enheten för beställning, upphandling och avtalsuppföljning har tillsammans med en strateg ifrån utvecklingsenheten genomfört en avtalsuppföljning inför nämndens beslut om eventuell förlängning av avtalet.
Efter en förlängning kvarstår en möjlig förlängning med två (2) år utifrån grundavtalet.
Bedömningen är att verksamheten bedrivs i enlighet med avtalet.
Vård- och omsorgsförvaltningen har till äldrenämnden lämnat följande förslag till beslut:
Äldrenämnden beslutar att förlänga avtalet (2019/00203-2.6.1) omfattande driften av Skiljebo Mötesplats med två år för tiden 2024-01-01-2025-12-31.
Avtalsuppföljning Skiljebo Mötesplats, Kooperativet Hjärtpunkt Skiljebo
Bakgrund
Avtalet med Kooperativet Hjärtpunkt Skiljebo löper från 2020-01-01 i fyra (4) år med möjlighet till förlängning med två (2) + två (2) år, maximal avtalstid åtta (8) år. Upphandlingen genomfördes i enlighet med Lag (2016:1145) om offentlig upphandling.
Den primära målgruppen för mötesplatsen är seniorer 65 år och äldre, boende på Skiljebo med omnejd.
Mötesplatsen har en socialt hållbar inriktning där de övergripande målen ska vara att mötesplatsens verksamhet bidrar till att enskilda och samverkanspartners ges förutsättningar att skapa sig goda livsvillkor samt att verka för demokrati, delaktighet och medskapande.
Den 21/10 2022 genomförde en beställare/utvecklare från enheten för beställning, upphandling och avtalsuppföljning (BUA) samt strateg från utvecklingsenheten ett verksamhetsbesök. Dialog kring de olika avtalsområdena har förts med ansvarig verksamhetschef samt de två medarbetare som finns på mötesplatsen. Verksamhetschefen har redogjort för verksamheten utifrån ledning och styrning och medarbetarna har beskrivit sina arbetsmetoder inom de olika avtalsområdena. Deltagande tjänstepersoner fick en rundvandring i lokalerna; mötesplatsen, café, bibliotek, förskola och fritidsgård. Samtal fördes med några besökare. Ekonom på vård- och omsorgsförvaltningen har gjort en kontroll av utföraren enligt fastställda ekonomiska kriterier.
Socialt hållbar mötesplats
Avtalet mellan äldrenämnden och Kooperativet Hjärtpunkt Skiljebo reglerar att mötesplatsen är en socialt hållbar mötesplats och bygger på delar av stadens program för social hållbarhet. Några målformuleringar är därför att mötesplatsen ska bidra till goda livsvillkor, stärkt hälsa, livslångt lärande och meningsfull sysselsättning. Mål är även att mötesplatsen präglas av demokrati, delaktighet, inkludering, trygghet och en levande stadsdel. Utföraren bedöms följa avtalets alla delar vad gäller social hållbarhet.
Styrning och ledning
Verksamhetschefen uppfyller ställda kompetenskrav samt är fysiskt tillgänglig i verksamheten på heltid. Avtalet är känt av verksamhetschefen och är till viss del känt av deltagande medarbetare. Medarbetarna beskriver en arbetsmetod i linje med avtalet.
Lokaler:
I enlighet med avtalet är mötesplatsen och tillhörande café belägen i en trevlig och lättillgänglig väl anpassad lokal. Verksamheten förhåller sig till avtalsvillkoren vad gäller öppettider, dag och helg. Ett fåtal aktiviteter anordnas kvällstid. Värt att notera är att verksamheten uppger ett svagt intresse från målgruppen vad gäller aktiviteter kvällstid, framförallt höst/vinter då det är mörkt utomhus.
Besökarna upplever en större otrygghet vid dessa tider. Öppettiderna bedöms därmed stå i relation till behovet.
Systematiskt brandskyddsarbete
Ledningen redogör för sitt systematiska brandskyddsarbete vars ansvar delas mellan utföraren och HSB. Arbetet bedöms vara strukturerat och med tydliga ansvarsfördelningar.
Systematiskt kvalitetsarbete
Verksamhetschef beskriver ett till stora delar systematiskt kvalitetsarbete, med ansvarig ledningsgrupp och en årsplanering där mötesplatsen är en del. Bland annat beskrivs att verksamhetens rutiner gås igenom under februari månad och att man arbetar med att ta tillvara synpunkter och klagomål, framförallt i det dagliga arbetet.
Ett förbättringsområde är att stärka dokumentationen och framförallt systematiken för att fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitét. Främst vad gäller att på en mer övergripande nivå analysera och utvärdera genomförda insatser i enlighet med avtal och givet anbud.
Medarbetare redogör för hur man hanterat och löst ett klagomål under året, men anger också att det, till antalet, inkommer få klagomål. Det som främst inkommer gäller önskemål om aktiviteter. En gång/termin sätts en förslagslåda upp vid entrén och finns där under en viss tidsperiod. Där kan både synpunkter och klagomål lämnas.
Välfärdsteknik
En medarbetare på mötesplatsen plus en medarbetare från biblioteket samverkar med olika idéer kring aktiviteter. Besökare till mötesplatsen har en dag i veckan möjlighet att få stöd med sina telefoner och Xxxxx.
Biblioteket har även VR-glasögon som varit populärt hos besökarna. Ett exempel delges vad gäller en besökare som alltid haft en dröm att kunna åka till Afrika och se vilda djur. Detta möjliggjordes med stöd av tekniken.
Socialt hållbar mötesplats Samverkan
Verksamheten beskriver en god samverkan i enlighet med avtalsvillkoren. Man beskriver olika generationsöverskridande aktiviteter som genomförts under året tillsammans med förskolan. Exempelvis pysslar yngre och äldre i cafét.
Lokalen inbjuder till möten mellan generationer till exempel via pingisturnering tillsammans med fritidsgården.
Olika former av högtidsrelaterade tillställningar anordnas i samverkan med övriga i lokalerna, nu närmast adventsfirande och lucia.
Kooperativet och dess verksamheter möjliggör många naturliga kontakter och utföraren menar att det är viktigt att människor känner att de är delaktiga i kooperativet. God samverkan och engagemang gör att många av de aktiviteter som finns på mötesplatsen leds av besökare.
Man anordnar större arrangemang med olika samverkanspartners; PRO, andra mötesplatser i staden och stadsdelsarrangemang som syftar till att bidra till en levande stadsdel. Här finns samverkan med lokala näringsidkare, blomsterbutik, ICA Skiljebo och Thomaskyrkan för att nämna några.
Arbetsmetoder – Utvecklingsplanen
I och med upphandlingsmodellen som låg till grund för avtalet mellan staden och Kooperativet Hjärtpunkt Skiljebo har regelbundna avstämningar genomförts med utföraren och tjänstepersoner från Vård- och omsorgsförvaltningen. Syftet med detta har varit att skapa en kvalitetskultur där beställare och utförare utvecklar och förbättrar verksamheten för målgruppen, under hela avtalsperioden
Utföraren har med detta som utgångspunkt och grunden i avtalet gällande Social hållbarhet, tagit fram en utvecklingsplan där man identifierat fyra namngivna fokusområden: ”Satsningar på stärkt hälsa, satsningar vad gäller ökad framtidstro, satsningar vad gäller intellektuell stimulans, satsningar vad gäller fysisk stimulans.”
”Stärkt hälsa” och ”fysisk stimulans”. Varje vecka anordnas: Gymnastik, balansträning, Qi Gong, cirkelträning och bangolf. Verksamhetschef beskriver en plan om att anordna föreläsare på temat ”stärkt hälsa” till våren.
Ökad framtidstro: Mötesplatsen har bjudit in olika föreläsare på temat. Bland annat har man haft biståndshandläggare på mötesplatsen i flera omgångar och anhörigstödjare. Polisen är inbjudna till att föreläsa i november, vilket varit ett specifikt önskemål från besökarna.
”Intellektuell stimulans”: Medarbetare från biblioteket har anordnat ”Fika med böcker” ute i caféet för besökare på mötesplatsen. Det består av kort information om författare till olika böcker samt högläsning och dialog. ”Korsordsträff” består av en grupp som varit stabil och återkommande under lång tid på mötesplatsen. ”Tipspromenad” och ”Frågesport” arrangeras varje månad. ”Gastronomisk temadag” arrangeras tillsammans med förskolan och biblioteket. Där syftet är att man ska promenera en sträcka och besöka olika stationer med utmaningar. Deltagarna får använda sina sinnen (lukt, smak, känsel) för att identifiera olika saker. Konstcirkel och handarbete är annat som arrangeras.
Då flera av aktiviteterna som anordnas under fokusområdet för ”stärkt hälsa” och ”fysisk stimulans” numer är stående aktiviteter kommer verksamhetschefen att ta in ett nytt fokusområde till våren i form av ”sunda kostvanor” också i linje med avtalet och Social hållbarhets ”Goda livsvillkor”.