Contract

Dessa allmänna villkor gäller under förutsättning att de bilagts bekräftelsen av beställningen eller det på annat sätt överenskommits mellan parterna att dessa allmänna villkor skall gälla.

1. Definitioner

Ett arrangemang är när lokaler tillhandahållits med eller utan förtäring, t ex för konferens, eller vid grupp- och festvåningsbeställning.

Beställare är den person – juridisk eller fysisk – som är betalningsskyldig för arrangemanget. Med CCC avses Stockholm City Conference Centre, som levererar arrangemanget. En beställnings värde är avtalat pris för hela beställningen eller summan av beställt antal deltagare multiplicerat med avtalat pris per deltagare per dag, och priset för särskilt beställda tjänster.

2. Beställning

Beställning kan ske muntligt eller skriftligt. Leverantören skall bekräfta mottagandet av en beställning med digital signatur alternativt skriftlig. Först när beställaren returnerat den signerade bekräftelsen i sin helhet (inkl. arrangemangslista) föreligger ett för båda parter bindande avtal.

a) Beställaren har tillträde till lokalen under den tid som framgår av bokningsbekräftelsen. Har beställaren särskilda önskemål gällande till exempel säkerhetsarrangemang, musik/underhållning, eller djur skall det framföras redan vid beställningstillfället så att detta tydligt framgår av bekräftelsen.

b) CCC har rätt att flytta beställarens arrangemang till annan likvärdig lokal. Beställaren har i dessa fall inte rätt till ersättning. Däremot skall CCC ersätta beställaren om särskilda kostnader uppkommer pga. flytt till annan lokal.

c) Beställning av förtäring skall göras senast 30 dagar innan evenemangets genomförande. Vid beställning av meny gäller en och samma meny till hela sällskapet. För allergier och avvikande kost, se separat bilaga, Riktlinjer kostavvikelser CCC.

d) Vid ökning av beställning av förtäring med fler än 10 personer senare än 3 arbetsdagar innan ankomst debiteras 100 % påslag på beställda varor. Ökning kan göras under förutsättning att CCC har kapacitet och möjlighet att leverera.

e) I priset för hyrd lokal ingår viss utrustning, enligt offert. All övrig teknisk utrustning samt konferenstjänster debiteras enligt gällande prislista eller offert.

f) För utställnings-verksamhet gäller specifika regler och anvisningar. Det är beställarens ansvar att informera samt tillse att utställare följer CCC:s villkor gällande utställningar.

g) Beställaren förbinder sig att följa myndigheternas och/eller CCC:s krav att inte belasta hyrda utrymmen med mer besökare eller material än vad utrymningsvägar och säkerhetsföreskrifter medger.

h) Beställaren äger rätt att under sitt arrangemang fotografera, filma etc. under förutsättning att det sker under den tid beställaren hyrt lokalerna samt att syftet är för internt bruk alt. för den egna marknadsföringen. CCC har också efter särskild överenskommelse med beställaren rätt att fotografera, samt filma för eget bruk, samt publicera i sin egen marknadsföring.

3. Restaurangservice

All servering och försäljning av mat, inklusive frukt och dryck, tillhandahålls av CCC. Beställaren äger inte rätt att anlita annan leverantör eller själv ombesörja eller hantera livsmedel/drycker inom leverantörens byggnader eller markområde. Dessa regler följer gällande lagstiftning rörande livsmedel och alkohol och är avsedda för att garantera hög kvalitet och god säkerhet för gästerna.

4. Deposition/Förskottsbetalning

För att bekräfta bokningen förbehåller sig CCC rätten att begära en deposition som bokningsgaranti, vilken inte är återbetalningsbar. CCC förbehåller sig även rätten att inhämta kreditupplysning samt att begära förskottsbetalning av det totala beställningsvärdet. Deposition eller faktura på förskottsbeloppet sänds efter bekräftad bokning.

Förskottsbetalning kan även begäras mellan bekräftelsedagen och genomförandet om CCC anser att skäl finns. I det fall förskottet ej betalas inom angiven tid är beställningen inte bindande för CCC.

5. Ansvar för egendom

CCC har inget ansvar för egendom som förvaras i dess konferenslokaler och övriga allmänna utrymmen. Om CCC eller någon av dess anställda handlat vårdslöst eller oaktsamt och därigenom orsakat att beställarens egendom eller egendom som tillhör deltagare i arrangemanget skadats eller förkommit svarar CCC härför gentemot beställaren.

CCC ansvarar för egendom som förvaras av CCC låsta förvaringsutrymmen. Om beställaren avser förvara egendom värd mer än ett halvt basbelopp i CCC:s förvaringsutrymmen, bagagerum eller värdeskåp skall beställaren upplysa CCC om detta. CCC ansvarar för sådan egendom endast om CCC skriftligen åtagit sig att ansvara för egendomen. CCC tar inte ansvar för betalning av fraktkostnader för levererat gods.

6. Beställarens ansvar för skada

Beställaren är ansvarig för skada som denne själv eller deltagare i arrangemanget orsakar CCC oavsett om det sker uppsåtligt, av vårdslöshet eller oaktsamhet.

7. Betalningsvillkor

Beställaren är ansvarig för samtliga enligt beställningen och arrangemanget uppkomna kostnader. Betalning skall ske enligt överenskommelse. Har avtal träffats om betalning mot faktura skall beställaren erlägga full likvid inom 20 dagar från fakturans datum. Om betalningsfristen överskrids har CCC rätt att debitera dröjsmålsränta från förfallodagen med 8 %. Samtliga priser är presenterade exklusive moms. Moms tillkommer enligt gällande skatteregler.

För mer information se: xxx.xxxxxxxxxxxx.xx

8. Reservation för prisändringar

a) Om kostnader för leverans enligt beställningen ökar till följd av höjda skatter, devalvering, myndigheters beslut eller därmed jämförbara omständigheter är CCC berättigad att debitera pristillägg som motsvarar kostnadsökningen.

b) Om CCC vill reservera sig för prishöjningar av andra skäl än vad som anges ovan, skall CCC vid bokningstillfället tydligt informera om att prisförändringar kan komma att ske.

c) CCC skall omgående informera beställaren när pristillägg sker.

9. Avbeställningsregler konferenslokaler

Vid beställningar som omfattar flera lokaler i olika kategorier gäller ersättningsreglerna för den största av de bokade lokalerna.

Kongresshallen, Aulan, Pelarsalen

a) 100 % av lokalpriset kan avbokas fram till 6 månader innan bokat evenemang, 0 % av lokalpriset debiteras.

b) 75 % av lokalpriset kan avbokas fram till 3 månader innan bokat evenemang, 25 % av lokalpriset debiteras.

c) 50 % av lokalpriset kan avbokas fram till 1 månad innan bokat evenemang. 50 % av lokalpriset debiteras.

d) Avbeställning som sker senare än en (1) månad innan bokat evenemang debiteras med 100 %.

Övriga Konferenslokaler

100 % av beställningens värde debiteras vid avbokning senare än en (1) månad före arrangemangets start.

Utställningsytor

a) 100 % kostnadsfri avbeställning som sker tidigare än en (1) månad innan bokat evenemang.

b) 50 % av beställningens värde kan avbokas fram till en (1) månad innan bokat evenemang. 50 % av beställningens värde debiteras.

c) Avbeställning som sker senare än tre (3) veckor innan bokat evenemang debiteras med 100 %.

10. Avbeställningsregler teknik

Vid justering/ avbeställning av bekräftad teknik kan minskning göras med nedan % av beställningens bekräftelsevärde utan kostnad senast antal arbetsdagar innan ankomst enligt nedan:

a) 100 % kostnadsfri avbeställning fram till tre (3) månader innan arrangemanget start.

b) 75 % av avbeställningens värde kan avbokas fram till en (1) månad innan arrangemanget start 25 % av värdet för avbeställningen debiteras.

c) 50 % av avbeställningens värde kan avbokas fram till två (2) veckor innan arrangemangets start. 50 % av värdet för avbeställningen debiteras.

d) Avbeställning som sker senare än två (2) veckor innan arrangemangets start debiteras med 100 %.

121-499 deltagare

a) 100 % kostnadsfri avbeställning fram till två (2) månader innan arrangemangets start.

b) 50 % av avbeställningens värde kan avbokas kostnadsfritt fram till

(1) månad innan arrangemangets start. 50 % av värdet för avbeställningen debiteras.

c) 25 % av avbeställningens värde kan avbokas kostnadsfritt fram till tre (3) veckor innan arrangemangets start. 75 % av värdet för avbeställningen debiteras.

d) 5 % av avbeställningens värde kan avbokas kostnadsfritt fram till två (2) veckor innan arrangemangets start. 95 % av värdet för avbeställningen debiteras.

e) Avbeställning som sker senare än två (2) veckor innan arrangemangets start debiteras med 100 %.

500 deltagare eller fler

a) 100 % kostnadsfri avbeställning fram till tre (3) månader innan arrangemangets start.

b) 50 % av avbeställningens värde kan avbokas kan kostnadsfritt fram till två (2) månader innan arrangemangets start. 50 % av värdet för avbeställningen debiteras.

c) 25 % av avbeställningens värde kan avbokas kan kostnadsfritt fram till en (1) månader innan arrangemangets start. 75 % av värdet för avbeställningen debiteras.

d) 5 % av avbeställningens värde kan avbokas kostnadsfritt fram till två (2) veckor innan arrangemangets start. . 95 % av värdet för avbeställningen debiteras.

e) Avbeställning som sker senare än två (2) veckor innan arrangemangets start debiteras med 100 %.

12. Force majeure

Strejk, lockout, eldsvåda, explosion, krig eller liknande krigstillstånd, väsentliga inskränkningar i leveranser eller andra omständigheter utanför CCC:s kontroll, berättigar CCC att häva avtalet utan skyldighet att utge skadestånd.

13. Tvister

För att lösa tvister eller oklarheter vid konferenser och övriga arrangemang, står Visita:s (Sveriges Besöksnäring) ansvarsnämnd kostnadsfritt till parternas förfogande. Visita:s medlemsföretag har förbundit sig att följa ansvarsnämndens beslut. CCC är medlem i Visita.

11. Avbeställningsregler mat & dryck  

Tidpunkt för avbeställning eller hur stor justering som kan göras baseras på beställningens totala värde vid bekräftelsetillfället samt hur lång tid i förväg avbeställningen görs.

120 deltagare eller färre

a) 100 % kostnadsfri avbeställning fram till en (1) månad innan arrangemangets start.

b) 50 % av avbeställningens värde kan avbokas kostnadsfritt fram till tre (3) veckor innan arrangemangets start. 50 % av värdet för avbeställningen debiteras.

c) 25 % av avbeställningens värde kan avbokas kostnadsfritt fram till två (2) veckor innan arrangemangets start. 75 % av värdet för avbeställningen debiteras.

d) 5 % av avbeställningens värde kan avbokas kostnadsfritt fram till tre (3) arbetsdagar innan arrangemangets start. 95 % av värdet för avbeställningen debiteras.

e) Avbeställning som sker senare än tre (3) dagar innan arrangemangets start debiteras med 100 %.

Dessa villkor gäller från och med 2020-01-01 och tills vidare.