Handläggningsordning för exportkontroll
Handläggningsordning för exportkontroll
Typ av dokument | Handläggningsordning |
Beslutad av | Universitetsdirektör |
Beslutsdatum | 2023-09-07 |
Dnr | SU FV-2841-23 |
Giltighetstid | Tillsvidare |
Ersätter tidigare dokument | Handläggningsordning för exportkontroll (SU FV-3034-21) beslutad 2022-05-05 |
Ansvarig förvaltningsavdelning | Fastighetsavdelningen |
Ansvarig handläggare | Xxxx Xxxxxx, exportkontrollhandläggare |
Denna handläggningsordning är ett komplement till gällande exportkontrollregler med syfte att beskriva hur Stockholms universitet ska hantera export av högteknologiska produkter och teknik. Handläggningsordningen beskriver lagefterlevnad, stödfunktioner, utbildning, ansvar och delegation.
Innehållsförteckning
Handläggningsordning för exportkontroll 1
Produkter med dubbla användningsområden, PDA 5
Organisation och stödfunktioner 8
Kontaktpersoner för exportkontroll 8
Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd 9
Deklaration av intäkter samt export och import 10
Fortbildning och information 10
Fysisk säkerhet och informationssäkerhet 11
Bilaga 2. Information om kontrollistan 13
Bilaga 3. Exportkontroll vid expeditioner 14
Bilaga 4. Flödesschema över tillståndskrav för export av PDA 15
Inledning
Exportkontroll innebär kontroll för att förhindra att strategiskt känsliga produkter hamnar i orätta händer. Myndigheten Inspektionen för strategiska produkter (ISP) har i uppdrag att utreda svenska myndigheters arbete kring exportkontroll. ISP gjorde under våren 2019 ett tillsynsbesök och konstaterade att Stockholms universitet måste förbättra sin kunskap och sina rutiner kring hantering av produkter med dubbla användningsområden (PDA) och krigsmateriel (KM) eftersom Stockholms universitet hanterar både produkter och teknik som kan vara föremål för exportkontroll. På universitet måste det finnas kännedom om exportkontrollagstiftning samt att det finns straffrättsliga påföljder för brott mot dessa regler. God kännedom om exportkontroll ligger också i linje med universitetets policy att värna och främja god forskningssed (SU FV-1.2.1-4285-20).
Även om vetenskaplig frihet är central för forskning och forskare ofta har starka incitament att samarbeta internationellt är det viktigt att känna till att det finns aktörer som utnyttjar europeiska lärosätens öppenhet och erbjuder samverkansforskning, inbjudningar till konferenser etcetera för att tillförskaffa sig känslig teknik eller produkter. Forskare och forskningsorganisationer måste vara uppmärksamma för att inte oavsiktligt bryta mot exportbestämmelser (se bilaga 1, Varningsflaggor).
Exportkontrollagstiftning finns för att skydda Sveriges och EU:s säkerhet och utrikespolitiska intressen. Förordning (EU) 2021/821 och lag (2000:1064) om kontroll av produkter med dubbla användningsområden och av tekniskt bistånd reglerar överföring, förmedling och transitering av produkter med dubbla användningsområden (PDA) samt tekniskt bistånd.
Övriga lagar som är grund för denna handläggningsordning är lagen (1992:1300) om krigsmateriel, förordningen (1992:1303) om krigsmateriel samt förordningen (2000:1217) om kontroll av PDA-produkter samt tekniskt bistånd.
Syfte
Syftet med handläggningsordningen är att säkerställa att Stockholms universitet följer gällande exportkontrollagstiftning. Handläggningsordning riktar sig till lärare, forskare och annan personal som kan komma att exportera produkter eller teknik som regleras av exportkontrollagstiftningen.
Universitetet har tagit fram handläggningsordningen som ett tillägg till gällande exportkontrollregler för att beskriva hur universitetet ska hantera produkter med dubbla användningsområden (PDA) samt ge mer kunskap om lagefterlevnad, stödfunktioner, utbildning, ansvar och delegation.
Produkter med dubbla användningsområden, PDA
I artikel 2 av EU-förordning nr 2021/821 definieras PDA enligt nedan:
"Produkter, inbegripet programvara och teknik, som kan användas för både civila och militära ändamål, och inbegriper produkter som kan användas för utformning, utveckling, produktion eller användning av kärnvapen, kemiska vapen eller biologiska vapen eller bärare av dessa, inbegripet alla varor som kan användas både för icke-explosiva ändamål och för att på något sätt bidra vid tillverkning av kärnvapen eller andra kärnladdningar."
Det innebär att produkter som normalt används för civila ändamål men som även kan användas inom militärsektorn kan vara kontrollerade. Eftersom de berörda föremålen huvudsakligen används för civila ändamål är deras potential för missbruk ibland inte uppenbar.
Tillståndskraven för PDA är objektrelaterade, d.v.s. de objekt som är föremål för kontroll listas i kontrollistor ((EU) 2021/821, bilaga I). Listan är uppdelad i tio huvudkategorier samt fem underkategorier och uppdateras regelbundet. För varje produkt i listan finns en exportkontrollkod (EKK). De olika koderna beskriver vilken kategori produkten tillhör samt orsaken (kontrollregimen) för att produkten är kontrollerad. Mer information om kontrollistan finns i bilaga 2 till denna handläggningsordning.
Viktigt att ta hänsyn till för universitetet är att även teknik kan vara kontrollerat. Teknik definieras i förordningen som specifik information nödvändig för utveckling, produktion eller användning av produkter. Alltså kan instruktioner till en kollega som arbetar utomlands utgöra tekniskt bistånd om biståndet uppfyller tekniktrösklarna i bilaga I till förordning (EU) 2021/821.
Det finns undantag från krav om tillstånd vid export av listad teknik. Teknik som är resultat av antingen grundforskning, eller som redan finns ”allmänt tillgänglig”, eller som är ett minimum för patentansökan är undantagna från tillståndskrav.
Med ”allmänt tillgänglig” teknik avses teknik eller programvara som har gjorts tillgänglig utan begränsningar för vidare spridning (upphovsrättsbegränsningar tar inte bort teknik eller programvara från att vara offentligt tillgänglig).
En vetenskaplig klassificering av ett projekt som ”grundforskning” innebär inte nödvändigtvis att det uppfyller definitionen av ”grundforskning” i EU-förordningen om PDA. För att avgöra om kontrollundantaget ”grundforskning” är relevant beaktas den tekniska mognadsgraden samt om forskningen är finansierad av näringslivet.
Forskning som delfinansieras av industripartner är ofta närmare färdig produkt och faller därmed sällan under kontrollundantag för ”grundforskning”.
I undantagsfall kan också produkter utanför listorna vara kontrollerade med hänvisning till en generalklausul i lagstiftningen som brukar benämnas ”Catch-all”. Klausulen innebär att om en exportör eller tillståndsmyndighet har information om att produkten kan vara avsedd för militär användning eller i samband med massförstörelsevapen kan produkten behöva exporttillstånd även om de inte är upptagna på kontrollistan.
Vid en inventering som genomfördes 2020 konstaterades att PDA finns vid flera av universitetets institutioner. Att inneha PDA är inte tillståndspliktigt, men om PDA ska förflyttas utanför Sverige, oavsett om det gäller en överföring till ett land inom EU eller exporteras till ett tredje land, måste universitetet utreda om ett tillstånd från tillståndsmyndighet (Inspektionen för strategiska produkter, ISP, eller Strålsäkerhetsmyndigheten, SSM - för kärntekniska produkter) ska sökas innan en överföring/export kan genomföras.
Rutiner vid klassificering
Eftersom forskarna är de som känner sin forskning bäst måste klassificering av produkter/teknik göras av dem. Till stöd finns institutionens kontaktperson för exportkontroll samt exportkontrollhandläggaren. Om en produkt eller teknik som ska exporteras misstänks vara föremål för exportkontroll, ska institutionens kontaktperson för exportkontroll och exportkontrollhandläggaren informeras. Om tillstånd behövs för export hanterar exportkontrollhandläggare ansökan till ISP (eller SSM).
Figur 1Övergripande beskrivning av exportkontrolhantering vid universitetet. Identifiering och klassificering av produkter som ska exporteras sker på institutionen med stöd av exportkontrollkontaktperson och exportkontrollhandläggare. Om varan som ska exporteras bedöms vara PDA söker exportkontrollhandläggaren tillstånd från myndighet.
Klassificering
Klassificeringen av en PDA-produkt bygger på tekniska kriterier. Produkter klassificeras med hjälp av kontrollistan (bilaga I) till EU-förordning (EU) 2021/821. Listan är lång och full med tekniska definitioner och anmärkningar vilket gör att det inte finns någon enkel metod att snabbt hitta det produktområde som eftersöks. Vid klassificering är det viktigt att noggrant genomsöker bilaga I för att hitta den mest relevanta kontrollposten för produkten. Ta hjälp av exportkontrollhandläggaren om det är svårt att avgöra om produkten behöver tillstånd innan export.
Det är fördelaktigt att vid klassificering använda stöddokumentet, Checklista för klassificering av produkter med dubbla användningsområden (PDA) som tagits fram för ändamålet.
Checklistan hjälper till att besvara de viktigaste frågorna vid klassificering. En ifylld checklista dokumenterar hur universitetet kommit fram till sitt klassificeringsbeslut.
Rutiner vid export
Vid export av PDA listade i bilaga I till EU-förordning (EU) 2021/821 ut ur EU behövs exporttillstånd. För överföringar inom EU behövs i regel inte exporttillstånd. Endast för överföring av särskilt känsliga produkter, upptagna i bilaga IV till förordning (EU) 2021/821, behövs tillstånd inom EU.
Bilaga 4 till denna handläggningsordning visar med ett flödesschema vid vilka situationer exporttillstånd behövs.
Oavsett om det gäller överföring inom EU eller export ut ur EU, måste exportören informera mottagaren om att de exporterade produkterna är klassade som PDA. Exportören behöver även deklarera att exporten gäller PDA i tullen senast 48 timmar innan exporten ska ske. Även om universitetet får stöd från upphandlade transportörer med tullhanteringen ligger ansvaret om korrekt hantering av export samt skyldighet att upplysa mottagaren om att produkten är klassificerad alltid kvar på universitetet.
I regelverket för PDA klassas all utförsel av den kontrollerade produkten som export, oavsett om varan som förs ut, säljs, lånas ut, ges bort eller är temporärt utanför Sveriges landsgräns (att den exporterade produkten återförs till universitetet).
Export av PDA kan för universitetet ske under flera olika omständigheter som t.ex.
• vid konferenser, utlandsresor
• vid försäljning och överlåtelse av t.ex. överblivna produkter eller kemikalier
• vid expeditioner där t.ex. avancerade instrument eller kemikalier medtas
• samverkansprojekt med externa parter och finansiärer
• delande av forskningsdata via t.ex. molntjänster.
Vid expeditioner ska exportkontrollhandläggare involveras redan vid planeringsmöten (se bilaga 3, Exportkontroll vid expeditioner).
Organisation och stödfunktioner
Ansvar och delegation är beslutat i exportkontrollregler. Denna handläggningsordning förtydligar vad reglerna innebär för forskare, lärare och annan personal i sin yrkesutövning.
Ytterst ansvarig för verksamhet kopplad till exportkontroll är rektor. Rektor har utsett universitetsdirektören som huvudansvarig för exportkontrollhanteringen.
Säkerhetsorganisationen
Säkerhetschefen ansvarar för bevakning, samordning, uppföljning, rapportering till tillståndsmyndighet och deklaration av PDA och kemikalier. Säkerhetsorganisationen ansvarar för att ta fram styr- och stöddokument samt genomföra utbildningsinsatser. Till stöd för säkerhetschef finns en exportkontrollhandläggare. Exportkontrollhandläggaren är stöd till ledning, forskare och övriga anställda vid klassificering och andra frågor gällande exportkontroll.
Exportkontrollhandläggaren utbildar även vid behov kontaktpersoner för exportkontroll vid institutionerna samt söker erforderliga tillstånd för överföring/export hos tillståndsmyndighet (ISP eller SSM).
Exportkontrollhandläggare skickar in deklaration till ISP angående export av PDA samt deklaration av import/export av vissa kontrollerade kemikalier.
Vid institutionen
Prefekt
Prefekten har ett övergripande ansvar för att skapa förståelse och rutiner för regelefterlevnad vid institution gällande exportkontroll. Om institutionen hanterar PDA ska en kontaktperson för exportkontroll med särskilt uppdrag utses. Om det finns behov av fortbildning vid institutionen eller rådgivning inför export ska stöd sökas från exportkontrollhandläggaren.
Kontaktpersoner för exportkontroll
Kontaktpersoner för exportkontroll ska finnas utsedda vid institutioner som hanterar PDA. Kontaktpersonerna är stöd till forskare vid klassificering av produkter samt fungerar som länk för informationsspridning och utbildning tillsammans med exportkontrollhandläggaren.
Ska rådgöra med kontaktperson för exportkontroll vid exporter som kan vara föremål för exportkontroll.
Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd
I samband med stöd vid projektansökningar och samverkansprojekt uppmärksammar avdelningen forskare om exportkontrollagstiftningen. Om forskare inom projektet behöver söka exporttillstånd eller om exportkontroll behöver utredas ytterligare hänvisar handläggare till befintlig information på medarbetarwebben, checklistor samt exportkontrollhandläggaren.
Avtalsansvariga
Avtalstecknare har ansvar för att bedöma om avtalet innebär export av PDA eller annan känslig teknik eller material. Den som har delegation att signera avtal ansvarar för att avtalet inte innebär att universitetet förbinder sig att genomföra otillbörlig export av PDA.
Rättssekretariatet
Rättssekretariatet ger råd gällande lagar som påverkar export av PDA och krigsmateriel i kontrakt och forskningsavtal.
Krigsmateriel
Med krigsmateriel avses enligt lag (1992:1300) om krigsmateriel ”materiel som är utformad för militärt bruk och som enligt regeringens föreskrifter utgör krigsmateriel samt tekniskt stöd avseende krigsmateriel som enligt regeringens föreskrifter utgör tekniskt bistånd”.
Lagstiftningen kring krigsmateriel är mer strikt än lagstiftningen kring PDA och riktar in sig på produkter och teknik som är specifikt anpassade för militärt bruk. Även forskning kring spridning, detektering av kemiska vapen eller strålning från kärnvapen kan klassificeras som tekniskt bistånd för militärt bruk och därmed behöva tillstånd. Tillstånd behövs även för att tillverka, forska kring eller på annat sätt tillhandahålla krigsmateriel. Exporttillstånd behövs för överföringar inom EU och inga avtal kring samarbete om krigsmateriel får ingås med utländsk part utan tillstånd från ISP.
Denna handläggningsordning beskriver inte i detalj hantering av export av krigsmateriel eftersom universitetet inte rutinmässigt forskar om krigsmateriel. Om en forskare vill forska kring material för militärt bruk eller deltar i forskarsamarbeten tillsammans med militära parter (t.ex. Försvarets materielverk eller Totalförsvarets forskningsinstitut) ska ansvarig forskare informera prefekt, institutionens kontaktperson för exportkontroll samt exportkontrollhandläggaren vid säkerhetsorganisationen .
Sanktioner
Sanktioner mot enskilda länder är inte en del av regelverken för krigsmateriel och PDA, men är ändå något som universitetet måste förhålla sig till. Sverige följer sanktioner som är införda av FN, EU eller Organisationen för säkerhet och samarbete i Europa (OSSE) för att trygga fred och säkerhet samt främja demokrati. Restriktioner och sanktioner kan också vara utfärdade mot personer och företag. USA har egna sanktioner som universitetet bör känna till och förstå innebörden av vid samarbeten med amerikanska företag eller lärosäten. Att som forskare känna till alla sanktionsbestämmelser mot länder, företag och personer är svårt, därför uppmanas forskare att kontakta exportkontrollhandläggaren om stöd behövs.
Deklaration av intäkter samt export och import
Stockholms universitet måste varje år deklarera intäkter från försäljning av produkter med dubbla användningsområden. Universitetet måste även deklarera export och import av vissa kemikalier i enlighet med Kemvapenkonventionen. Deklarationen görs av säkerhetsorganisationen samt vid behov med stöd av institutionernas exportkontrollkontaktpersoner, universitetets lokala KLARA-administratörer, och forskargrupper. För verksamheten betyder det att förvaltningen kan komma att efterfråga kompletterande information av vissa produkter som identifierats som deklarationspliktiga.
Fortbildning och information
Exportkontrollhandläggaren ska kontinuerligt ge information och utbildning till relevant personal vid universitetet om hantering av PDA. Prefekter eller andra chefsbefattningar bör bjuda in exportkontrollhandläggare till sin verksamhet om de upptäcker ett behov av fortbildning. Övergripande information om rutiner och stöd kring hantering av exportkontroll finns på Medarbetarwebben xxxxx://xxx.xx.xx/xxxxxxxxxxx/x%X0%X0x- st%C3%B6d/s%C3%A4kerhet-krishantering/s%C3%A4kerhet/exportkontroll-1.463142.
Sveriges Exportkontrollförening ger återkommande utbildningar till företag och lärosäten om exportkontroll.
Uppföljning och arkivering
Vid exportkontrollärenden ska institutionen arkivera dokumentation och beslut enligt gängse rutiner. Vid klassificeringsbeslut på institutionen ska en kopia av beslutet skickas till exportkontrollhandläggaren vid säkerhetsorganisationen.
Vid ärenden där det tidigt konstateras att det inte finns något krav på exporttillstånd kan en förenklad dokumentation av ärendet vara tillräcklig. Förenklad dokumentation kan vara att spara mejl och dokument som förklarar beslutet.
Både vid export av PDA ut ur EU samt vid överföringar inom EU ska dokument och underlag som t.ex. följesedlar, orderbekräftelser, tulldeklaration arkiveras. Import av PDA och signerade slutanvändarintyg bör registreras för att förhindra att forskare oavsiktligt vidareexporterar PDA och därmed gör sig skyldiga till otillåten export.
Fysisk säkerhet och informationssäkerhet
PDA, inkluderat programvara och teknik måste skyddas med lämpliga åtgärder för att förhindra stöld eller spridning av känslig teknik. Prefekter och forskare som i sin verksamhet hanterar PDA behöver bedöma vilka fysiska och digitala säkerhetsåtgärder som är lämpliga. Åtgärder kan vara att begränsa åtkomsten till vissa lokaler samt åtgärder för säker lagring av programvara, till exempel filkryptering och brandväggar.
Bilaga 1. Varningsflaggor
Forskare inom områden där resultat och produkter kan vara kontrollerade bör vara uppmärksamma på eventuella varningssignaler, speciellt vid förfrågningar av leverans av föremål eller teknisk assistans samt gemensamma forskningsansökningar från tidigare okända parter.
Här finns listat några varningsflaggor som bör ge upphov till försiktighet.
• Personer, lärosäten eller företag vars identitet är oklar och som inte har tydliga och spårbara referenser finns med i samarbetet.
• Samarbete med länder eller organisationer mot vilka sanktioner föreligger.
• Gästforskare vill delta i projekt men har en oklar bild om vad samarbetet ska leda till och vilken slutanvändning förvärvad teknik och/eller produkter ska ha.
• Samarbetsparten har få eller inga tidigare samarbeten med universitet, företag eller myndigheter.
• Personer från militärsektorn eller försvarsmyndigheter eller personer med kända affärskontakter med vapenindustrin eller kärnkraftsanläggningar finns med i samarbetet.
• Potentiella (samarbets-) partners påstår att projekten är grundforskning även om detta inte är fallet.
• Ovanligt gynnsamma betalningsvillkor, e. g. överdriven avgift eller förskottsbetalning kontant.
• Begäran om högsta konfidentialitet med avseende på detaljerna i innehållet i tjänsterna och kontraktet.
• En gästprofessor eller postdok besöker en forskargrupp för att lära sig metoder eller få tillgång till specifika material eller programvara kopplat till PDA.
Bilaga 2. Information om kontrollistan
De regler som styr vilka produkter som ska klassificeras som PDA finns i bilaga I till förordning (EU) 2021/821 av den 20 maj 2021. Exportkontrollkoden (EKK) för varje produkt i kontrollistan pekar på den kategori samt egenskap och funktion som produkten har.
De olika kategorierna är:
0. Kärnmaterial, anläggningar och utrustning,
1. Särskilda material och därtill hörande utrustning
2. Materialbearbetning
3. Elektronik
4. Datorer
5. Telekommunikation och informationssäkerhet
6. Sensorer och lasrar
7. Navigation och avionik
8. Marint
9. Rymd och framdrivning
Den andra positionen i koden beskriver de 5 olika underkategorierna:
A. System, utrustning och komponenter
B. Test-, inspektions- och provutrustning
C. Material
D. Programvara
E. Teknik
De sista siffrorna i exportkontrollkoden beskriver vilken kontrollregim (regelverk) som är grund för exportkontrollen. De olika regimerna är:
0 WA (Wassenaar Arrangement)
1 Missilteknologiregimen (MTCR)
2 NSG (Nuclear Supplier Group)
3 Australiengruppen
4 Kemvapenkonventionen
9 Nationella tillägg
Exempel: 1C350 är beteckningen för kemikalier som kan användas som prekursorer för giftiga kemiska agenser. Ettan visar att det rör sig om ett material, C visar att produkten tillhör underkategorin material och den första siffran i 350 (3) visar att produkten regleras av det internationella exportkontrollforumet australiengruppen. De sista siffrorna är löpnummer.
Bilaga 3. Exportkontroll vid expeditioner
I planeringsstadiet av en expedition som sker utanför EU (inklusive på internationellt vatten, Arktis eller Antarktis) ska exportkontrollhandläggare kontaktas och bjudas in till ett planeringsmöte. Mötets syfte är att informera om exportkontroll och för se till att inga otillåtna exporter sker i samband med expeditionen.
Innan en expedition genomförs ska man:
• vid planeringsmötet gå igenom frågor relevanta för exportkontroll
• gå igenom material och utrustning med avseende på exportkontroll med stöd av institutionens kontaktperson för exportkontroll. Finns det klassificerade produkter eller teknik med på expeditionen?
• vid behov ta kontakt med exportkontrollhandläggare vid säkerhetsorganisationen angående PDA-utrustning.
• upprätta ett register på kemikalier som ska tas med och samt gå igenom registret med avseende på exportkontroll.
• vid behov ta hjälp av kemikaliesamordnare vid Fastighetsavdelningen.
Bilaga 4. Flödesschema över tillståndskrav för export av PDA
Flödesschemat beskriver när ett tillstånd för export ska sökas från ISP eller SSM. ”Förtecknad” innebär att produkten är upptagen i bilaga I till förordning (EU) 2021/821.
Bilaga IV till förordning (EU) 2021/821 beskriver de mest kontrollerade produkterna i bilaga I. Produkter upptagna i bilaga IV behöver tillstånd för överföring inom EU.