PERSONUPPGIFTSPOLICY
Reviderad och fastställd på styrelsemöte 2024-08-28
PERSONUPPGIFTSPOLICY
1. Syfte med personuppgiftspolicyn
Syftet med denna personuppgiftspolicy är att ange regler och rutiner för all behandling av personuppgifter inom Sveriges Fiskevattenägareförbund och Fiskevattenägarnas Service AB. Detta för att svara upp mot de principer som anges i EU:s Dataskyddsförordning (Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679). I personuppgiftspolicyn anges:
• Om Sveriges Fiskevattenägareförbund och Fiskevattenägarnas Service AB
• Personuppgiftsansvarig
• Ändamål för behandling av personuppgifter och personregister
• Rättslig grund för behandling av personuppgifter och personregister
• Rutiner för tillägg, sparande, ändring och radering av personuppgifter
• Rutiner för hur registrerade personer kan begära ut lagrade personuppgifter, ändra och radera uppgifter.
• Information på hemsida
• Säkerhet
• Personuppgiftsbiträden
• Personuppgiftsbiträdesavtal
• Rapportering och utvärdering
• Uppdatering av personuppgiftspolicyn
2. Om Sveriges Fiskevattenägareförbund och Fiskevattenägarnas Service AB
Sveriges Fiskevattenägareförbund, 802010–8588, är rikstäckande intresseorganisation för landets ägare och förvaltare av enskilda fiskevatten. Sveriges Fiskevattenägareförbund har direktanslutna medlemmar på lika villkor i hela landet. Förbundets medlemskategorier utgörs av fiskevårdsområdesföreningar/samfällighetsföreningar, kommuner, bolag, enskilda näringsidkare och organisationer. Dessutom finns kategorin stödjande medlem.
På regional nivå finns 9 operativa länsförbund och 9 distrikt till vilka medlemmarna är geografiskt associerade.
Fiskevattenägarnas Service AB, 556303–7711, ägs till 100 % av Sveriges Fiskevattenägareförbund. Bolagets huvudsakliga uppgift är att vara ett serviceorgan för Sveriges Fiskevattenägareförbund. Verksamheten består i huvudsak av service till moderföreningen genom upprätthållande av ett webbaserat medlemssystem, administration av förbundets verksamhet, försäljning och produktion av litteratur samt konsultverksamhet inom fiskevård och fiskeutveckling.
3. Personuppgiftsansvarig
Styrelsen för Sveriges Fiskevattenägareförbund är personuppgiftsansvarig enligt Dataskyddsförordningen för förbundets behandling av personuppgifter. Styrelsen ledamöter är: Xxxx Xxxxxxx (ordf.), Xxxxx Xxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxxx, Xxxx Xxxxxxxx, Xxxx Xxxxxxxx, Xxxxxxx Xxxxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxxx och Xxxx Xxxxxxxx. Xxxxx Xxxxxxxx, förbundets kanslist och Xxxxxx Xxxxxxx, bitr förbundsdirektör adjungeras vid behov. Sveriges Fiskevattenägareförbunds hemsida (xxx.xxxxxxxxxxxx.xx) innehåller kontaktuppgifter till styrelsen
Styrelsen för Fiskevattenägarnas Service AB är personuppgiftsansvarig enligt Dataskyddsförordningen för bolagets behandling av personuppgifter. Styrelsen ledamöter är: Xxxx Xxxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxx, Xxxxxxx Xxxxxxxx och Xxxx Xxxxxxxx.
Suppleanter är Xxxx Xxxxxxxx, Xxxxx Xxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxxx och Xxxxx Xxxxxxxxx. Xxxxx Xxxxxxxx, förbundets kanslist och Xxxxxx Xxxxxxx, bitr förbundsdirektör, adjungeras vid behov. Sveriges Fiskevattenägareförbunds hemsida (xxx.xxxxxxxxxxxx.xx) innehåller kontaktuppgifter till styrelsen
Xxxx Xxxxxxxx är förbundsdirektör och förbundets verkställande tjänsteman.
4. Ändamål för behandling av personuppgifter och personregister
Sveriges Fiskevattenägareförbund och Fiskevattenägarnas Service AB behandlar personuppgifter och personregister i följande syften:
• Registrering av medlemskap (namn, postadress och e-postadress samt i vissa fall Telefonnummer) för utskick av medlemsavgiftsfaktura, medlemsförsäkringsfaktura och prenumerationsfaktura, nyhetsbrev och övrig medlemsinformation, kallelser till medlemsmöten samt för ekonomiadministration och information om medlemmarna på förbundets hemsida xxx.xxxxxxxxxxxx.xx
• Registrering av medlemsförsäkringar (namn)
• Prenumerationsregister för tidskriften Våra Fiskevatten (namn och postadress för utskick av prenumerationsfaktura och för distribution av tidskriften).
• Kontaktuppgifter till resurspersoner, styrelseledamöter och länsförbund på förbundets hemsida.
Sveriges Fiskevattenägareförbund och Fiskevattenägarnas Service AB personuppgiftsbehandling sker i registersystemet Upright Medlemssystem. Avtal för servicedrift är upprättat med företaget Upright Consulting AB. Genom Uprights medlemstjänst görs driften av systemet i företaget Upright,s molntjänst ”UprightOnline”. Följande personer har licens och befogenhet att behandla personuppgifter i registersystemet: Xxxx Xxxxxxxx och Xxxxx Xxxxxxxx.
Under 2024 kommer Sveriges Fiskevattenägarförbund byta till en ny hemsideplattform med ett driftsavtal med Alvega & Co AB. Driftsavtalet med Jighead AB är avslutat per den sista december 2023, och Alvega & Co AB driftar den gamla hemsidan tillochmed att den nya hemsidan är uppstartad. På den nya hemsidan kommer allt att skötas från Sveriges Fiskevattenägareförbunds egna hemsida och med stöd av Alvega & Co AB. Medlemssidorna administreras via Jigheads hemsida (xxx.xXxxxx.xx) med speglingsscript så att informationen visas både på Sveriges Fiskevattenägareförbunds och Jigheads hemsida. Följande personer har administrationslogin och befogenhet att behandla samtliga personuppgifter på hemsidan: Xxxx Xxxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxxxxx och Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx, Alvega & Co AB. Medlemsföreningar samt Länsförbund kommer ej att ha egna login på den nya hemsidan, utan allt hanteras av Sveriges Fiskevattenägareförbund.
Sveriges Fiskevattenägareförbund äger och ger ut den periodiska tidskriften Våra Fiskevatten
med 4 nr per år - utgivningsbevis nr: 30 935.
Sveriges Fiskevattenägareförbund har ett avtal med Länsförsäkringar och erbjuder medlemmarna möjlighet att teckna ansvars- och olycksfallsförsäkringar. Olycksfallsförsäkringarna är individuella och namnet på försäkrade personer lagras i vårt registersystem.
5. Rättslig grund för behandling av personuppgifter och personregister
Den rättsliga grunden för Sveriges Fiskevattenägareförbunds och Fiskevattenägarnas Service AB:s behandling av personuppgifter enligt angivna ändamål under punkt 4 är för att fullgöra ett avtal med den registrerade. Medlemskapet är ett avtal i enlighet med förbundets stadgar och för att fullgöra detta avtal krävs det att medlemsavgift faktureras och administreras, att utlovad medlemsinformation och medlemstidskrift skickas ut, att kallelse till olika medlemsmöten förmedlas och att utlovad informationsplats på förbundets hemsida tillhandahålls.
Dessutom erbjuds enskilda prenumerationer och grupprenumerationer av tidskriften Våra Fiskevatten även till föreningar och personer som ej är medlemmar i Sveriges Fiskevattenägareförbund. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter för dessa ändamål är också den att fullgöra ett avtal med den registrerade.
Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter gällande medlemmar och personer som har tecknat ansvars- och olycksfallsförsäkringar är även den att fullgöra ett avtal med den registrerade.
Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter avseende resurspersoner, styrelseledamöter och länsförbund på förbundets hemsida är inhämtat samtycke.
6. Rutiner för tillägg, sparande, ändring, gallring och radering av personuppgifter
Tillägg och sparande
Tillägg och sparande av personuppgifter är aktuellt i följande fall:
• En ny medlem ansluter till Sveriges Fiskevattenägareförbund
• En befintlig medlem tecknar grupprenumeration av tidskriften Våra Fiskevatten
• En befintlig medlem tecknar ansvars- och/eller olycksfallsförsäkringar
• En befintlig medlem anmäler epostadress för att få ta del av nyhetsbrev
• En icke-medlem tecknar prenumeration eller grupprenumeration av tidskriften Våra Fiskevatten
Följande rutiner tillämpas vid tillägg och sparande av personuppgifter enligt ovan:
• Erforderliga uppgifter om namn, postadress, epostadress och telefonnummer inhämtas per mejl eller telefon.
• Vederbörande informeras att uppgifterna kommer att registreras i förbundets registersystem för att fullgöra avtalet.
• Uppgifterna läggs in i registersystemet.
• Uppgifterna sparas i registersystemet tills avtalet upphör att gälla.
Ändring
Ändring av personuppgifter är aktuellt i följande fall:
• En befintlig medlem anmäler adressändring eller ändring av kontaktpersoner för fakturering, gratisprenumerationer, hemsida eller nyhetsbrev.
• En befintlig medlem anmäler adressändring för grupprenumeration av tidskriften Våra Fiskevatten
• En befintlig medlem anmäler adressändring för tecknade ansvars- och/eller olycksfallsförsäkringar
• En icke-medlem anmäler adressändring för prenumeration eller grupprenumeration av tidskriften Våra Fiskevatten
Följande rutiner tillämpas vid ändring av personuppgifter enligt ovan:
• Erforderliga ändringar av namn, postadress, e-postadress och telefonnummer inhämtas per mejl eller telefon.
• Vederbörande informeras att uppgifterna kommer att ändras i förbundets registersystem för att fullgöra avtalet.
• De nya uppgifterna läggs in i registersystemet samtidigt som de gamla uppgifterna raderas.
• Uppgifterna sparas i registersystemet tills avtalet upphör att gälla.
Gallring
Detta innebär rent praktiskt att uppgifter gallras ut då de inte längre är aktuella eller nödvändiga för de ändamål som de har samlats in för. Viss information kan behållas längre då det krävs så p g a andra lagkrav, som exempelvis bokföringslagen. Vid all hantering av personuppgifter iakttas dock alltid hög säkerhet och sekretess.
Radering
Radering av personuppgifter är aktuellt i följande fall:
• En medlem begär utträde ur Sveriges Fiskevattenägareförbund
• En medlem begär uppsägning av grupprenumeration av tidskriften Våra Fiskevatten
• En medlem begär uppsägning av ansvars- och/eller olycksfallsförsäkringar
• En medlem begär att e-postadress för att få ta del av nyhetsbrev tas bort
• En medlem begär att kontaktuppgifter på hemsidan tas bort
• En icke-medlem begär uppsägning av prenumeration eller grupprenumeration av tidskriften
Våra Fiskevatten
Följande rutiner tillämpas vid radering av personuppgifter enligt ovan:
• Erforderliga uppgifter om namn, postadress, e-postadress och telefonnummer raderas ur registersystemet.
• Vederbörande informeras per mejl eller telefon att uppgifterna kommer att tas bort ur förbundets registersystem.
7. Rutiner för hur registrerade personer kan begära ut lagrade personuppgifter, ändra och radera uppgifter.
Begära ut uppgifter
Personer som är registrerade vårt registersystem har rätt att när som helst begära att få ta del av de egna personuppgifter som är lagrade. Uppgifterna kan begäras ut skriftligt, per mejl eller telefon. Sveriges Fiskevattenägareförbunds hemsida (xxx.xxxxxxxxxxxx.xx) innehåller kontaktuppgifter till förbundet. Uppgifterna kan endast lämnas ut av personuppgiftsbiträden som enligt avtal har denna rättighet. Den som begär ut personuppgift ska kunna bekräfta sin identitet.
Följande rutiner tillämpas vid utlämning av personuppgifter enligt ovan:
• En begäran inkommer till Sveriges Fiskevattenägareförbund
• Begäran förmedlas vidare till personuppgiftsbiträde som enligt avtal har rätt att lämna ut personuppgift i detta sammanhang.
• Personuppgiftsbiträdet bekräftar identitet på den som begärt ut uppgiften och förmedlar lagrade personuppgifter per telefon eller mejl.
Ändra och radera uppgifter
Personer som är registrerade vårt registersystem har rätt att när som helst begära att få ändra eller radera egna personuppgifter som är lagrade. Rutinerna för ändring och radering beskrivs under punkt 6 i denna policy.
8. Information på förbundets hemsida
Denna personuppgiftspolicy är utlagd på och kan laddas ned från Sveriges Fiskevattenägareförbunds hemsida (xxx.xxxxxxxxxxxx.xx). Genom detta vill vi på ett transparent sätt upplysa om hur förbundet behandlar personuppgifter och rättigheten för registrerade personer att få ta del av sina lagrade personuppgifter.
9. Säkerhet
Personuppgifter får endast behandlas av förbundets personuppgiftsbiträden och i enlighet med de individuella avtal som förbundets och servicebolagets styrelser har upprättat med respektive biträde.
I det driftsavtal för registersystemet Upright Medlemssystem som Sveriges Fiskevattenägareförbund har tecknat med Upright Consulting AB ingår att företaget svarar för datasäkerheten.
I det driftsavtal för hemsidan som Sveriges Fiskevattenägareförbund har tecknat med Almega AB ingår att företaget svarar för datasäkerheten.
10. Personuppgiftsbiträden
Personuppgifter får endast behandlas av särskilt utsedda personuppgiftsbiträden och i enlighet med individuella avtal som förbundets och servicebolagets styrelser i egenskap av personuppgiftsansvarig har upprättat med respektive biträde. Styrelserna har delegerat rätten att teckna personuppgiftsbiträdesavtal till förbundsdirektör Xxxx Xxxxxxxx.
11. Personuppgiftsbiträdesavtal
I avtalen med utsedda personuppgiftsbiträden ska följande regleras:
• Vem som är uppdragsgivare och personuppgiftsansvarig
• Vilka personuppgifter som får behandlas.
• För vilka ändamål personuppgifterna får behandlas
• Hur aktuella personuppgifter får behandlas
• Allmänt om säkerhet och sekretess
• Hänvisning till att personuppgiftsbehandlingen ska svara upp mot denna policy (bilägges) och mot de krav Dataskyddsförordningen ställer.
Personuppgiftsbiträdesavtal har träffats med följande interna och externa personer
/underleverantörer:
Internt
Personuppgiftsbiträde Uppdrag
Xxxx Xxxxxxxx All behandling av personuppgifter i registersystem och på hemsida i enlighet med denna policy
Xxxxxx Xxxxxxxxxxx All behandling av personuppgifter i registersystem och på hemsida i enlighet med denna policy
Xxxxx Xxxxxxxx All behandling av personuppgifter i registersystem i enlighet med denna policy
Xxxxx Xxxxxxxxxx All behandling av personuppgifter i registersystem i enlighet med denna policy, gäller ej det nya registersystemet från Upright när det är i drift.
Jämtlands läns Behandling av personuppgifter för medlemmar hemmahörande i Fiskevattenägareförbund Jämtlands län i syfte att skicka ut medlemsrelaterad information
och kalla till lokala medlemsmöten
Västernorrlands läns Behandling av personuppgifter för medlemmar hemmahörande i Fiskerättsägareförbund Västernorrlands län i syfte att skicka ut medlemsrelaterad
information och kalla till lokala medlemsmöten
Örebro läns Behandling av personuppgifter för medlemmar hemmahörande i Fiskevattenägareförbund Örebro län i syfte att skicka ut medlemsrelaterad information och
kalla till lokala medlemsmöten
Värmlands Behandling av personuppgifter för medlemmar hemmahörande i Fiskevattenägareförbund Värmlands län i syfte att skicka ut medlemsrelaterad information
och kalla till lokala medlemsmöten
Södra Älvsborgs Behandling av personuppgifter för medlemmar hemmahörande i Fiskevattenägareförbund Södra Älvsborg i syfte att skicka ut medlemsrelaterad information
och kalla till lokala medlemsmöten
Fiskevattenägarna i Behandling av personuppgifter för medlemmar hemmahörande i Västra Sverige region Västra Sverige i syfte att skicka ut medlemsrelaterad
information och kalla till lokala medlemsmöten
Kronobergs läns Behandling av personuppgifter för medlemmar hemmahörande i Fiskevattenägareförbund Kronobergs län i syfte att skicka ut medlemsrelaterad information
och kalla till lokala medlemsmöten
Jönköpings läns Behandling av personuppgifter för medlemmar hemmahörande i Fiskevattenägareförbund Jönköpings län i syfte att skicka ut medlemsrelaterad information
och kalla till lokala medlemsmöten
Externt
Personuppgiftsbiträde Uppdrag
Upright Consulting AB Datavärd och driftsansvar för förbundets registersystem, all behandling av personuppgifter i registersystem för service och support i samråd med förbundets interna personuppgiftsbiträden.
Alvega & Co AB Datavärd och driftansvar för förbundets hemsida, all behandling av personuppgifter på hemsidan för service och support i samråd med förbundets personuppgiftsbiträde Xxxx Xxxxxxxx
DAUS Tryckeri Tryckning och adressering av förbundets tidskrift Våra Fiskevatten, behandling av personuppgifter utifrån adressfil som tillhandahålls av förbundets interna personuppgiftsbiträden i syfte att adressera aktuell tidskrift.
12. Rapportering och utvärdering
Förbundsdirektören ansvarar för att vid varje styrelsemöte, under en särskild punkt
personuppgiftsbehandling, avrapportera hur verksamheten lever upp till denna policy.
13. Uppdatering av personuppgiftspolicy
Denna personuppgiftspolicy ska löpande hållas uppdaterad, med hänsyn till aktuella förhållanden. Personuppgiftspolicyn ska fastställas årligen.
14. Beslut
Denna personuppgiftspolicy ska gälla från och med 2024-08-28 och till dess nytt beslut tas av styrelserna.