Instruktioner och regler för konkurrensutsättning
Instruktioner och regler för konkurrensutsättning
antagna av kommunfullmäktige 2007-10-10, § 138 Gäller från 2007-11-01
1. Inledning
För att en kommunal verksamhet ska kunna konkurrensutsättas helt eller delvis krävs ett grundligt förberedelsearbete. Dessa instruktioner och regler beskriver vilka moment som är nödvändiga för att konkurrensutsättningen ska bli lyckad.
2. Förberedelser för konkurrensutsättning
Övergripande beskrivning
Innan ett förslag till konkurrensutsättning kan lämnas ska en beskrivning av vilka verksamheter eller delar av verksamheter som kan vara aktuella för konkurrensutsättning göras. Av beskrivningen ska framgå motivet för ställningstagande. Initiativet kan komma från både politik och verksamhet och ska lyftas in i anslutning till utskottens arbete med budgeten
Vid ställningstagandet ska beaktas de obligatoriska verksamheter som enligt speciallagstiftningen anses som obligatoriska egenregiverksamheter. Dessa är kommunen skyldig enligt lag att fullgöra med egen personal och kan således inte konkurrensutsätta (bortsett från vissa stödfunktioner).
Beslutsunderlag
När en beskrivning är klar ska en diskussion inom verksamheten leda fram till ett beslutsunderlag. I beslutsunderlaget ska framgå förslag till konkurrensutsättning inom verksamhetsområdet för gällande tre års period (budgetperioden).
Förslagen från respektive utskott samordnas och prioriteras ur ett helhetsperspektiv av ekonomiutskot- tet och överlämnas för fortsatt politisk behandling i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Till underlag för beslut om upphandling bör finnas en redovisning om att en fungerande marknad finns med ett visst antal aktörer. Om det är speciellt angeläget att konkurrensutsätta det aktuella området kan kommunen också påskynda uppkomsten av en marknad genom att uppmuntra entreprenörer.
Politisk behandling
Förslaget överlämnas för politiskt ställningstagande och slutligt avgörande i kommunfullmäktige.
När fullmäktige beslutat om vilka konkurrensutsättningar som ska ske ska en förberedelse för anbudsupphandling ske. Följande uppgifter ska lämnas
Principer för övertagande av personal, lokaler och inventarier
Här ska klarläggas vilka principer som ska gälla för övertagande av personal, lokaler och inventarier.
Kalkyler
Vid upphandling i konkurrens ska en kalkyl upprättas för verksamhet i egen regi. Kalkylen skall redovisa samtliga kostnader. Uppföljning skall ske genom en efterkalkyl.
Kommunledningen svarar för att en kalkyl och efterkalkyl upprättas.
Kommunstyrelsen får förkasta samtliga anbud i de fall anbuden inte kan matcha fortsatt drift i egenregi. I de fall kommunstyrelsen väljer att förkasta anbuden skall detta skriftligen motiveras.
Jäv
I samband med konkurrensutsättning av egenregiverksamhet kan frågan om jäv och opartisk hand- läggning aktualiseras. Frågor om jäv behandlas i kommunallagen och förvaltningslagen.
Utöver vad som anges i dessa bestämmelser ska den som har anknytning till ett kommunalt företag som lämnar anbud, inte deltaga i handläggningen av upphandlingsärendet. Den som deltar i beredning- en av ett upphandlingsärende ska inte heller på annat sätt förfara så att förtroendet till hans/hennes eller kommunens opartiskhet rubbas.
Anbudsmöjligheter
Vid utformning av anbudsunderlag ska hänsyn tas till små och medelstora företags möjlighet att lämna anbud. En förutsättning för detta är att förfarandet inte strider mot lagen om offentlig upphandling (LOU) eller lagen om ingripande mot otillbörligt beteende avseende offentlig upphandling eller annan lag.
Kvalitetsfrågor
Att tydliga kvalitetsmål har utvecklats och är väl kända av den egna verksamheten är en förutsättning dels för att egenregi ska öka sitt kvalitetsmedvetande och sin konkurrensförmåga, dels för att vi i en anbudsupphandling ska kunna ställa frågor på rätt kvalitet.
Personalfrågor
I anbudsunderlaget ska framgå att verksamhetsövergång gäller som förutsättning för att reglerna i lagen om anställningsskydd (LAS) ska var tillämpliga. Detta innebär att antagen entreprenör är skyldig att erbjuda samtliga berörd personal anställning.
Det är respektive verksamhets skyldighet att samråd sker med berörda arbetstagare inför en konkur- rensutsättning
Information ska ges till anställda som eventuellt vill bilda egna företag i den verksamhet som är föremål för konkurrensutsättning
Beställarkompetens
Det är viktigt att kommunen upprätthåller en gedigen beställarkompetens. Det är därför motiverat att behålla en del av en verksamhet i egen regi. Kommunen måste också ha beredskap för att ta över i det fall en entreprenör inte kan fullgöra sina åtaganden
4. Upphandlingsprocess
Allmänt
När förberedelseprocessen är avklarad inleds själva upphandlingsförfarandet. Det mesta av upphand- lingsförfarandet regleras genom bestämmelser i Lagen om offentlig upphandling (LOU) och kommu- nen interna Inköpspolicy.
Utformning av förfrågningsunderlag
Om kommunfullmäktige har godkänt att en konkurrensutsättning kan ske finns också förutsättningar för att påbörja själva upphandlingsprocessen. Förfrågningsunderlaget ska innehålla alla de handlingar som en anbudsgivare behöver för att lämna anbud. I förfrågningsunderlaget bör alla krav, som kommunen avser ställa på en tänkt entreprenör, finnas med. Kraven ska vara så tydliga och mätbara som möjligt för att en entreprenör ska kunna göra en bra kalkyl över vilka resurser som krävs för att utföra uppdraget. Det kan röra sig om:
- kvantitet (antal platser, timmar etc)
- kvalitet (kvalitetsmål enligt uppdragsbeskrivning eller kvalitetsindikatorer utformade med utgångspunkt från lagstiftning, sakkunnigas kunskaper och erfarenheter, minst tänkbar kvalitet)
- tid (avtalstidens längd)
- kostnad
Anbudsinfordran
När anbud infordras och anbudstiden gått ut inleds en urvalsprocess, Utgångspunkten är att de åtgärder som vidtas ska vara affärsmässigt motiverade och präglas av konkurrensneutralitet. Kunskap om sakområdet är en förutsättning för ett lyckat resultat av upphandlingen.
Antagande av entreprenör
Förslag till antagande av entreprenör redovisas för kommunstyrelsen som beslutar i ärendet. När beslut föreligger kan avtal och kontrakt utformas. Underlag för avtal och kontrakt är beslutsprotokoll och eventuella förhandlingar samt anbud och förfrågningsunderlag. Entreprenör vars anbud antas skall följa kollektivavtalsliknande villkor.
Kommunstyrelsen får förkasta samtliga anbud i de fall anbuden inte kan matcha fortsatt drift i egenregi. I de fall kommunstyrelsen väljer att förkasta anbuden skall detta skriftligen motiveras.