INSTRUKTION:

Mall för avtalsskrivning: Forskningsprojekt med extern finansiering - flera lärosäten/parter

INSTRUKTION:

- Rubriker nyttjas/tas bort enligt vad som är lämpligt för specifikt projekt.

- Rubrikerna märka med * bör inte tas bort.

- Röd text = guide. Tas bort i slutlig version.

Avtal om projektsamarbete:

[PROJEKTNAMN]

Parter*

Avtalet avser samarbete mellan X och X…(härefter beskrivna som ”parterna”).

[Här definierar ni vilka parter som ingår avtalet. Vanligtvis är det de organisationer/juridiska personer som deltar i planeringen av projektet, genomför projektet och delar på resultaten och riskerna med anledning av projektet.

Parterna ska anges med korrekt firmanamn (svenska juridiska personer finns ofta registrerade hos Bolagsverket). Även organisationsnumret bör finnas med då det utgör en säker identitetsbeteckning för juridiska personer.]

Syfte*

Projektet syftar till att…

[Här beskriver ni syftet med samarbetet eller bakgrunden till detsamma. Avtalet sätts då i ett sammanhang och om det i framtiden skulle finnas olika tolkningar av avtalets innebörd så kan ett angivet syfte eller en bakgrundsbeskrivning vara till hjälp.]

Definitioner

[Här definierar ni begrepp som är viktiga för avtalet och som skulle kunna vantolkas eller tolkas på olika sett beroende på parternas utgångspunkt. Att ta in definitioner avseende t.ex. resultat, bakgrundsinformation, egen verksamhet m.m. underlättar ofta läsningen av avtalet, särskilt om det finns många begrepp som behöver definieras. Definitioner kan även läggas in i den löpande avtalstexten. Att ha definitioner i ett avtal är inte alltid nödvändigt men i avtal som reglerar FoU-samarbeten fyller de ofta en funktion då många begrepp behöver preciseras och anpassas i förhållande till projektet och andra förutsättningar. Är ett begrepp eller ord entydigt och självklart behöver det normalt sett inte definieras. Det händer dock att begrepp används på ett sätt inom en organisation/bransch men att det används på annat sätt i annan organisation/bransch, så att gemensamt definiera centrala begrepp i avtalet förebygger framtida meningsskiljaktigheter.]

Omfattning*

Inom projektet ska…

[Här klargör ni vad som ska göras inom ramen för projektet och vad respektive part ska göra. Det behöver exempelvis framgå vem som ska göra vad, när det ska göras, om underleverantör ska upphandlas, vad som ska levereras (till vem), vad resultatet ska bli, och vad som ska göras med resultatet. Ofta går det bra att bifoga projektbeskrivningen/projekt-planen till avtalet under förutsättning att den tillräckligt tydligt anger parternas åtaganden i dessa avseenden.]

Finansiering - fördelning av forskningsmedel *

De finansiella medel som tilldelats projektet ska fördelas och utbetalas till partnerna enligt följande…

[Här anges kontraktsbeloppet och vilka kostnader som varje part beräknas ha för att genomföra sin del av projektet (exklusive moms). Ni kan med fördel hänvisa till projektets fullkostnadskalkyl och bilägga denna till avtalet.

Här ska ni också ange hur tilldelade projektmedel ska fördelas mellan partnerna, när utbetalningar ska göras, och vilka belopp som ska utbetalas vid varje utbetalningstillfälle (exklusive moms).

Klargör hur parterna ska hantera eventuella krav på återbetalning från finansiären.

Klargör hur ni ska hantera finansieringen om en part i avtalet beslutar sig för att lämna projektet, eller om en individ inom projektet byter lärosäte/organisation.]

Faktureringsuppgifter*

Följande faktureringsuppgifter gäller för utbetalningar inom projektet:

→ Kontakta ekonomiansvarig för rätt uppgifter (XXX).

Betalningsställe: XXX
Fakturareferens: [ange den som ska godkänna fakturan, kortnamn i versaler]
Kontaktperson: [ange person]
Projektnummer: XXX

Fakturor skickas i första hand elektroniskt via nätverket Peppol eller VAN-operatör, i andra hand mejlas som pdf.

Vid betalning via Peppol anges PeppolID: XXX
Vid betalning via VAN används operatör Opus Capita
Om PDF mejlas fakturan till: XXX

[Informationen om faktureringsuppgifter är viktig för att ekonomiavdelningarna hos respektive part ska ha fullständig information om vilka betalningar som ska göras. Vilka faktureringsuppgifter som är aktuella att inkludera beror givetvis på vilken avtalspart som har pengarna och vilken avtalspart som ska fakturera medel.]

Avtalstid*

Projektet löper från och med datum för avtalets signering till….

[Här anger ni datum när avtalet börjar gälla och den dag då projektet ska anses vara fullgjort.]

Rapportering

[Klargör vilka krav som finansiären ställer gällande ekonomisk rapportering och att/hur varje part i avtalet ska uppfylla dessa. Klargör att respektive part i avtalet ska särredovisa kostnaderna i projektet och kunna leverera utdrag ur huvudbok vid behov för projektuppföljning.

Projektfinansiären/bidragsgivare utser vanligen en part att vara koordinator vari ingår att rapportera löpande om projektet till finansiären (exempelvis om ekonomi). Ni bör här klargöra att övriga parter i projektet ansvarar för att tillhandahålla underlag eller annan information så att koordinatorn kan fullgöra sina skyldigheter i förhållande till finansiären.]

Projektorganisation och styrning

[Ett projektavtal bör reglera hur projektet ska styras och ledas, särskilt om det är mer än två parter som deltar. Ofta finns det någon form av tilltänkt struktur eller organisation för detta. Om den framgår av projektbeskrivningen kan en hänvisning göras till den, men annars bör parterna reglera detta i ett avtalsvillkor. Hur detaljerat ett sådant villkor görs varierar men det är bra om det framgår vilka funktioner såsom styrgrupp, projektgrupp, projektledare och referensgrupper m.m. som finns, och vad de har för uppgifter och befogenheter. I vissa avtal regleras även i generella termer när och var möten ska äga rum.]

IPR-reglering

→ För förslag till skrivningar i frågor som gäller IPR kontakta jurister.

[Det kanske viktigaste villkoret och frågan att hantera i FoU-samarbeten gäller hur äganderätten till projektresultat fördelas och hur parterna får använda gemensamt ägt och andra parters resultat. Detta villkor är även det som ofta tar längst tid att komma överens om. Med fördel kan parterna påbörja denna diskussion redan när projektet planeras.

Utgångspunkter i FoU-samarbeten är att den part som tar fram ett resultat är den som blir ägare till detsamma. Om det är flera parter som tar fram något tillsammans ägs resultatet gemensamt av de parterna. Dessa utgångspunkter behöver preciseras och kompletteras i flera avseenden. Om finansiären är ett statligt organ är det i denna del viktigt att ta hänsyn till Europeiska kommissionens rambestämmelser för statligt stöd till forskning, utveckling och innovation så att det inte blir fråga om indirekt statligt stöd.

Exempel på frågeställningar som parterna behöver beakta i IPR-regleringen är:

• Fördelning av äganderätten till resultat

• Hantering av det s.k. lärarundantaget om en eller flera av parterna i avtalet är ett universitet eller en högskola

• Frågor som relaterar till samägt resultat;

Hur äganderätten till resultatet fördelas
I vilka proportioner äganderätten till resultatet fördelas mellan delägarna
Hur varje delägare av resultat får använda det
Om delägares koncernföretag får använda resultatet
Om och hur licensiering av resultat får ske
Fördelning av eventuella licensintäkter
Vem som söker och administrerar patent eller andra registrerbara rättigheter samt process för det
Fördelning av kostnader för t.ex. patent och eventuella intrång
Möjlighet och skyldighet att påtala immaterialrättsliga intrång
Överlåtelse av andelar
Hur samägandet kan upphöra

• Parts användning av annan parts resultat

Hur resultatet får användas
Får hela koncernen använda resultatet
Om och hur underlicensiering av resultatet får ske
Ersättning för att använda annan parts resultat
Licenstid
Process för att hantera licensieringen och kompletterade licensvillkor

• Överlåtelse av resultat – Optionsrätt-/förköpsrätt för avtalsparter

Hur ersättningen bestäms
Förbehåll av nyttjanderätter till det resultat som överlåts

• Hantering av s.k. bakgrundsinformation – Vilken bakgrundsinformation som ingår i projektet

Bakgrundsinformation som undantas från annans nyttjanderätt
Hur Bakgrundsinformation får användas
Får hela koncernen använda Bakgrundsinformationen
Om och hur underlicensiering av Bakgrundsinformation får ske
Ersättning för att använda annan parts Bakgrundsinformation
Licenstid
Process för att hantera licensieringen och kompletterade licensvillkor

• Ansvar för resultat och bakgrundsinformation, t.ex. vad som händer om det som levereras gör intrång i tredje parts rätt, vad som händer om en ensamrätt upphör

• Öppen källkod – om öppen källkod avses användas eller används i projektet, (i bakgrundsinformation eller resultat) är det bra att ta in en skyldighet att informera de andra parterna om det eftersom den som använder en öppen källkod alltid behöver beakta licensvillkoren för just den källkoden.

• Rätten till förbättringar eller utveckling av resultat]

Publicering

[Här klargör ni om det finns särskilda restriktioner för vad som får publiceras i fråga om resultat inom projektet. Detta kan exempelvis handla om att ett företag vill hemlighålla eller begränsa spridning av företagshemligheter eller resultat som ligger till grund för kommande patentansökningar. Det är viktigt att reglera vad som får och inte får publiceras eller på annat sätt offentliggöras. Att reglera och hantera publicering är särskilt viktigt när resultat tas fram tillsammans eller när någon annan parts resultat eller bakgrundsinformation kan bli en del av det resultat som ska publiceras.]

Sekretess

→ För förslag till skrivningar i frågor som gäller sekretess kontakta jurister.

[Samtliga bolag inom Stiftelsen Högskolan i Jönköping lyder under offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Det är viktigt att avtalet är i enlighet med vad som följer av offentlighets- och sekretesslagen.

Ofta är frågor om sekretess reglerade i samarbeten om forskning, utveckling och innovation. Även om parterna inte tror att konfidentiell information – som företagshemligheter, källkoder, känsliga uppgifter, eller ritningar – kommer att visas eller utbytas inom ramen för projektet är det ändå bra att ha en sekretessreglering på plats om så skulle bli aktuellt. Det finns ganska standardiserade sekretessvillkor. Det är bra att i avtalet klargöra hur parterna under projektet ska markera information som eventuellt är belagd med sekretess, lämna över och förvara hemlig information, samt hur informationen får användas.]

Ansvar och ansvarsbegränsningar

[Normalt sett ansvarar alla parter för att fullgöra sin del av avtalet. Beroende av vad samarbetet går ut på, vilka som är med i projektet, vilken roller respektive avtalspart har, och vad som ska göras med resultatet, kan det vara bra att uttryckligen reglera vad parterna ansvarar för och vad parterna inte ansvarar för i förhållande till varandra i andra avseenden. Här kan man klargöra om och i vilka situationer respektive part har ett begränsat ansvar, exempelvis i fråga om ekonomisk skada på annan part.

Garantier förekommer sällan i samverkansprojekt.

Xxxxxx och ansvarsbegränsningar hänger nära samman med begränsningar av skadeståndsskyldigheten och det förekommer ofta att ansvarsbegränsningar avhandlas tillsammans med skadeståndsskyldigheten i avtalet.]

Skadestånd

[Enligt huvudregeln är avtalsparterna ansvariga mot varandra om de handlar med uppsåt eller är vårdslösa. Den som bryter mot ett villkor i avtalet, dvs. begår avtalsbrott, anses normalt sett vara vårdslös. Villkor om skadestånd hänger följaktligen nära samman med parternas förpliktelser och ansvar.

Förenklat sett är den som begår avtalsbrott skyldig att ersätta de andra parterna för den skada de orsakas av avtalsbrottet. I svensk rätt är huvudregeln att en part blir skyldig att ersätta hela skadan oavsett hur stor den är. Eftersom detta kan bli ganska dyrt men framförallt är svårt att förutsäga förekommer det att parterna avtalar om begränsningar avseende skadeståndsskyldighet. Det är rimligt att en part vill begränsa sin skadestånds-skyldighet. Sådana begränsningar kan t.ex. bestå i takbelopp, stå i relation till kostnader eller avse viss typ av kostnad. Olika begränsningar kan också kombineras med varandra.

Från beloppsbegränsningar undantas ibland skada som orsakas av brott mot sekretessvillkor.]

Avtalsbrott

[Här klargör ni vad som händer om en part i projektet inte lever upp till det som avtalats. Det är lämpligt att reglera frågor om när och hur avtalet kan sägas upp vid någons avtalsbrott, vad som händer med resten av samarbetet om en part begår avtalsbrott samt hur och vem som kan påtala avtalsbrott. Detta är särskilt viktigt med tanke på att finansiärens förutsättning för finansieringen vanligtvis är att projektet genomförs i enlighet med projektbeskrivningen.]

Avtalsperiod

[I de flesta avtal anges en tidsperiod för hur länge avtalet gäller mellan parterna. Vanligt är att avtalsperioden kopplas till tiden det tar för parterna att genomföra projektet. Vissa villkor brukar ”överleva” avtalsperioden/projekttiden och det är villkor som t.ex. gäller rätt till bakgrundsinformation och resultat, sekretess och tvistelösning.]

Tillämplig lag*

Eventuella tvister inom projektet hanteras i enlighet med svensk lagstiftning.

[Tillämplig lag eller s.k. lagvalsklausul innebär att parterna väljer vilket lands lag/rätt som är tillämpligt på avtalet. Om alla projektparter är svenska och projektet genomförs i Sverige är det så klart lämpligt att svensk rätt ska gälla. Om det finns utländska parter med i projektet är det bra att uttryckligen välja lag/rätt. Normalt sett är det lämpligt att välja det lands lag där projektet genomförs, där finansiären finns eller där de flesta parter eller koordinatorn har sitt säte.]

→ Kontakta jurist om diskussioner uppstår i fråga om tillämplig lag.

Tvistelösning*

[En tvistelösningsklausul kan innehålla villkor om behörig domstol, skiljeförfarande och medling. Det är inte något villkor som måste finnas med i Projektavtalet men om parterna vill avvika från dispositiv rätt behöver det anges vad som ska gälla istället.]

→ Kontakta jurist om diskussioner uppstår i fråga om tvistelösning.

Efterföljande avtalsverkningar

[Ibland regleras vad som händer efter att avtalet har upphört. T.ex. är villkor om nyttjanderätt till resultat och bakgrundsinformation, sekretess och tvistelösning relevanta även efter att projektet har genomförts och avtalet har upphört och ibland förtydligas detta i projektavtalet.]

Ändringar och tillägg*

Eventuella ändringar och tillägg till avtalet ska upprättas skriftligen och undertecknas av behöriga företrädare för samtliga parter för att vara gällande.

[Utgångspunkten är att en part inte ensidigt kan ändra innehållet i ett avtal utan att samtliga avtalsparter måste vara överens om en ändring. I avtal är det vanligt att skriva in ett villkor som reglerar hur avtalet kan ändras. Ett vanligt innehåll i sådant villkor är att ändringar och tillägg till avtalet ska upprättas skriftligen och undertecknas av behöriga företrädare för samtliga parter för att vara gällande.]

Undertecknas

Stad… - Datum…

Projektnamn: _____________________________

Part: _________________________________ [Här ska partens hela firma skrivas. Dvs. det namn på parten som används i första stycket: ”Parter”]

Organisationsnummer: ________________________________________

Namn: _______________________________________

Namnförtydligande: _____________________________