Gallringsbeslut 2019-1

Gallringsbeslut 2019-1

Uppsala universitets tillämpningsbeslut av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2018:3) om återlämnande och gallring av handlingar vid upphandling

Uppsala universitet får med stöd av RA-FS 2018:3 gallra eller återlämna nedanstående handlingar som utgörs av eller hör till ej antagna anbud eller anbudsansökningar som har avslagits. Gallringsfristerna gäller under förutsättning att uppgifter om kvalificering och utvärdering av inkomna anbud och anbudsansökningar framgår av den dokumentation som bevaras, samt att annan reglering för den specifika upphandlingen, t ex EU-rättsakter, annan föreskriven redovisning, kontroll eller revision samt att myndighetens åtaganden i övrigt inte innehåller mer långtgående krav på bevarande.

Upphandling enligt förfaranden i lagar enligt 1 kap. 1§ med undantag av lagen (2008:962) om valfrihetssystem.

Handlingstyp	Bevara/Gallra	Anmärkning	Exempel
Avtal.	Bevaras.
Antagna anbud inklusive bilagor.	Bevaras.
Bilagor till antagna anbud som utgörs av föremål som Uppsala universitet bedömt inte är allmänna handlingar	Bevaras i originalform eller på annat sätt dokumenteras i ärendet exempelvis genom avbildning.	Avser till exempel modeller och arbetsprover.
Anbud inklusive bilagor som inte antagits.	Får gallras 4 år från den dag avtalet slöts eller upphandling avbröts För ramavtal ska fristen börja räknas från det att det inte är längre är möjligt att utnyttja avtalet.
Bilagor till anbud som inte har antagits och utgörs av föremål som inte är allmän handling.	Bör bevaras i originalform eller på annat sätt dokumenteras i ärendet. Exempelvis genom avbildning i 4 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts.

Anbudsansökningar eller prekvalificeringshandlingar tillhörande antagna anbud.	Bevaras.
Övriga anbudsansökningar eller prekvalificeringshandlingar.	Får gallras 4 år från d en dag avtalet slöts eller upphandling avbröts.
Intyg, eller bevis eller motsvarande som inhämtats för kontroll av leverantören.	Bevaras.	Avser anbudsgivare som antagits.
Intyg, eller bevis eller motsvarande som inhämtats för kontroll av leverantören.	Får gallras 4 år från d en dag avtalet slöts eller upphandling avbröts.	Avser anbudsgivare som inte antagits.
Förtydliganden och kompletteringar av anbud och anbudsansökningar.	Bevaras.	Avser anbudsgivare som antagits.
Förtydliganden och kompletteringar av anbud och anbudsansökningar.	Får gallras 4 år från d en dag avtalet slöts eller upphandling avbröts.	Avser anbudsgivare som inte antagits.
Handlingar vid direktupphandling vars värde överstiger som anges i 19 kap. 30 § andra stycket lagen (2016:1145).	Bevaras.	Avser anbudsgivare som antagits.
Handlingar vid direktupphandling vars värde inte överstiger som anges i 19 kap. 30 § andra stycket lagen (2016:1145).	Får gallras när de inte längre behövs för redovisning, kontroll, revision eller för styrkande av fodringar eller andra rättigheter eller skyldigheter.		Avser anbudsgivare som antagits. 17 år EU-medel

Handlingar vid avrop från ramavtal, rangordnade eller med annan fördelningsnyckel.	Beställning där värdet av det beställda överstiger det som anges i 19 kap. 30 § andra stycket i lagen (2016: 1145) om offentlig upphandling bevaras.
Handlingar vid avrop från ramavtal, förnyad konkurrensutsättning.	1. Antagna anbud med bilagor bevaras. 2. Anbud som inte antagits får gallras 4 år från den dag avropsavtalet slöts eller den förnyade konkurrensutsättningen avbröts.		Alla handlingar från anbudsförfarande ska bevaras.

Säkerhetsskyddad upphandling.

Handlingstyp	Bevara/Gallra	Anmärkning	Exempel
Säkerhetsanalyser och särskilda säkerhetsanalyser	Bevaras.	Avser inför ett anbud eller upphandling göra en särskild säkerhetsanalys avseende det aktuella uppdraget aktuella uppdraget
Säkerhetsplaner	Bevaras.	Avser säkerhetsplaner inom säkerhetsskyddad upphandling
Kontrollplaner	Bevaras	Avser tidsplaner för genomförande av intern kontroll, inklusive SAU- företag, av säkerhetsskyddet.

Kravspecifikationer med specificerade säkerhetsskyddskrav	Bevaras.	Ingår i upphandlingens förfrågningsunderlag.
Säkerhetsskyddsavtal	Bevaras.
Handlingar från förstagångsbesök och uppföljningskontroll.	Får gallras 5 år efter utfört besök eller kontroll. Undantag från gallring: Protokoll samt beslut om åtgärder som ska vidtas vid konstaterade brister bevaras.	Avser PM och rapporter över kontroll av företags lokaler och övriga förhållanden.
Säkerhetskyddsinstruktioner	Bevaras
Grunduppgifter vid säkerhetsprövning	Xxxxxxx	Xxxxx säkerhetsprövning av företagsledningen och företagets säkerhetschef samt för dem som anlitas. Även en allmän bedömning av företagets lämplighet kan ingå i grunduppgifterna.
Samtycken	Bevaras	Kan ingå i grunduppgifter vid säkerhetsprövning
Framställningar om registerkontroll för person eller personer som anlitats	Får gallras vid förnyad framställan eller efter avslutat uppdrag.	Med person eller personer avses även ledningen för ett företag. Företaget ska bifoga ett registreringsbevis från bolagsverket tillsammans med underlaget för registerkontroll.
Framställningar om registerkontroll för person eller personer som inte anlitats	Får gallras 5 år efter senaste införda uppgift eller efter avanmälan till Säkerhetspolisen	Med person eller personer avses även ledningen för ett företag. Företaget ska bifoga ett registreringsbevis från bolagsverket

		tillsammans med underlaget för registerkontroll.
Beslut om godkännande av leverantörens säkerhetsskydd.	Bevaras.
Underlag till Säkerhetspolisen om säkerhetsavtal som träffats eller upphört	Får gallras 5 år efter att säkerhetsskyddsavtalet upphört.
Sekretessbevis	Får gallras 25 år efter uppdragets slut.
Anmälningar om överlåtelse av verksamhet.	Bevaras.	Avser anmälningar till försvarsmakten eller Säkerhetspolisen.