Frågor och svar

Frågor och svar

Köpare Upphandling

Köpare:

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet

Namn:

Kaffe- och vattenautomater 2023

Handläggare: Telefon:

E-post:

Xxxxxxx Xxxx

x00 000 000 000

xxxxxxx.xxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx

Referensnr: 23.3-6642-2023

Beskrivning: Upphandling av statligt ramavtal för kaffe- och

vattenautomater med tillhörande varor och

Publikt informationsmeddelande

Datum:

2023-11-21 15:17

Från:

Xxxxxxx Xxxx/Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet

Till:

Alla

För att förtydliga när anmält fel ska vara åtgärdat av teknisk support görs nedanstående ändring. Sista stycket i avsnitt 10.12.1 "Teknisk support" som tidigare hade följande lydelse:

"Om anmält fel inte åtgärdats inom lösningstiden ska, om Avropsberättigad så önskar, ersättningsautomat med motsvarande funktioner finnas på plats inom ytterligare en (1) Arbetsdag. Kostnad för teknisk support ska inkluderas i offererade kostnader för service och ska inte debiteras extra."

ändras till följande lydelse:

"Om anmält fel inte åtgärdats i samband med att den tekniska supporten utförts fysiskt på plats hos Avropsberättigad enligt stycke tre och fyra ovan ska, om Avropsberättigad så önskar, ersättningsautomat med motsvarande funktioner finnas på plats inom ytterligare en (1) Arbetsdag. Kostnad för teknisk support ska inkluderas i offererade kostnader för service och ska inte debiteras extra."

Publikt informationsmeddelande

Datum:

2023-11-21 15:17

Från:

Xxxxxxx Xxxx/Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet

Till:

Alla

Angående Prisbilaga anbudsområde 1.

Kammarkollegiet vill uppmärksamma att texten "0,00 kr" har fallit bort i cell E54 under fliken "Hyra kaffeautomater". Vänligen notera att anbudspris ska anges även i denna cell.

1 Publik fråga

Datum:

2023-11-10 16:42

Från:

Dold

Till:

Alla

7.2.1.21 Övriga kaffeautomater

I vilka situationer kan era beställare avropa ”för hemmabruk”? Är det kopplat till att erbjuda lösningar för medarbetare som arbetar hemma?

Publikt svar

Datum:

2023-11-13 09:35

Från:

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet

Till:

Alla

Formuleringen "för hemmabruk" avser att beskriva vilken typ av kaffeautomat det handlar om. Det är inte tänkt att dessa kaffeautomater ska användas av medarbetare som arbetar hemma. Detta gäller även motsvarande avsnitt i kapitel 5, se avsnitt 5.1.2.21 Övriga kaffeautomater.

2 Publik fråga

Datum:

2023-11-10 16:45

Från:

Dold

Till:

Alla

Prisbilaga Anbudsområde 1 Flik hyra av kaffeautomater.

Enligt instruktionerna i filen ska utvärdering ske av energiförbrukning enligt en specifik formel. Vi hittar inte denna utvärdering i fliken i bilagan och ber er förtydliga hur ni avser att utvärdera energiförbrukningen som är en viktig faktor för er att ta hänsyn till.

Publikt svar

Datum:

2023-11-13 09:35

Från:

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet

Till:

Alla

Överst till höger i fliken "Hyra kaffeautomater" i Prisbilaga anbudsområde 1 finns en textruta med en förklaring till hur en konstant har tagits fram för att få fram en ungefärlig kostnad för energiförbrukningen under fyra år. Konstanten (6,6456) anges i den formel som används för att beräkna viktat pris för hyra av kaffeautomater per automat, se kolumn J i "Tabell 1 - Hyra kaffeautomater" som finns i samma flik.

3 Publik fråga

Datum:

2023-11-10 16:47

Från:

Dold

Till:

Alla

Prisbilaga Anbudsområde 3 Flik hyra och köp av kaffeautomater.

Enligt instruktionerna ska utvärdering ske av energiförbrukning enligt en specifik formel. Vi hittar inte denna utvärdering i fliken i bilagan och ber er förtydliga hur ni avser att utvärdera energiförbrukningen som är en viktig faktor för er att ta hänsyn till.

Publikt svar

Datum:

2023-11-13 09:35

Från:

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet

Till:

Alla

Överst till höger i fliken "Hyra och köp kaffeautomater" i Prisbilaga anbudsområde 3 finns en textruta med en förklaring till hur en konstant har tagits fram för att få fram en ungefärlig kostnad för energiförbrukningen under fyra år. Konstanten (6,6456) anges i den formel som används för att beräkna viktat takpris för hyra av kaffeautomater per automat, se kolumn K i "Tabell 1 - Hyra och köp kaffeautomater" som finns i samma flik.

4 Publik fråga

Datum:

2023-11-10 16:45

Från:

Dold

Till:

Alla

Prisbilaga Anbudsområde 2 Flik hyra vattenautomater samt underskåp.

Stämmer det att vi för fristående vattenautomater ska ange underskåp i flik ”hyra” och eventuella underskåp för övriga modeller under fliken ”underskåp”?

Kan vi ange alla underskåp i fliken ”underskåp” som angivits i instruktionerna, dvs att ni tar bort rad 59,61 och 63 i fliken hyra? Vänligen förtydliga.

Publikt svar

Datum:

2023-11-13 09:35

Från:

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet

Till:

Alla

Anbudsgivare anger samtliga offererade underskåp under fliken "Underskåp".

Underskåp på raderna 59, 61 och 63 i fliken "Hyra vattenautomater" anges enbart i de fall underskåp ingår i offererad fristående vattenautomat. Eventuellt offererade underskåp på raderna 59, 61 och 63 offereras även under fliken "Underskåp".

5 Publik fråga

Datum:

2023-11-10 16:46

Från:

Dold

Till:

Alla

Prisbilaga anbudsområde 3 Flik hyra och underskåp vattenautomater

Stämmer det att vi för fristående vattenautomater ska ange underskåp i flik ”hyra” och eventuella underskåp för övriga modeller under fliken ”underskåp”?

Kan vi ange alla underskåp i fliken ”underskåp” som angivits i instruktionerna, dvs att ni tar bort rad 57, 59 och 61 i fliken hyra? Vänligen förtydliga.

Publikt svar

Datum:

2023-11-13 09:35

Från:

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet

Till:

Alla

Anbudsgivare anger samtliga offererade underskåp under fliken "Underskåp vattenautomater".

Underskåp på raderna 57, 59 och 61 i fliken "Hyra och köp vattenautomater" anges enbart i de fall underskåp ingår i offererad fristående vattenautomat. Eventuellt offererade underskåp på raderna 57, 59 och 61 offereras även under fliken "Underskåp vattenautomater".

6 Publik fråga

Datum:

2023-11-13 16:58

Från:

Dold

Till:

Alla

5.1.3.3 och 7.2.2.3 Fullservice

Ni anger att fullservice ska erbjudas 1-2 gånger per vecka, och att vid fler tillfällen ska särskild överenskommelse göras. För att motverka frågeställningar på ett ev. kommande avtal samt kunna göra en prisberäkning i anbudet önskar vi redan nu ett förtydligande med vad som avses med skälig utifrån månadsavgiften.

Publikt svar

Datum:

2023-11-16 10:44

Från:

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet

Till:

Alla

Ersättningen för extra service som utförs ska vara skälig utifrån den månadsavgift som erläggs för fullservice enligt första stycket i avsnitt 5.1.3.3 och 7.2.2.3. Prissättningen i det specifika fallet bestäms efter överenskommelse mellan parterna och specificeras utifrån omständigheterna i det enskilda avropet, såsom hur ofta fullservice ska utföras. Eftersom varje avrop har olika förutsättningar krävs en dialog mellan parterna.

7 Publik fråga

Datum:

2023-11-13 17:00

Från:

Dold

Till:

Alla

9.9 (2) Metod för Avrop och tilldelning av Kontrakt.

Vi ber om ett förtydligande om vad som kan avses med ett ”godtagbart skäl” till att avböja ett avrop.

Publikt svar

Datum:

2023-11-16 10:44

Från:

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet

Till:

Alla

Ett exempel på ett godtagbart skäl att avböja avrop är när det av avropsförfrågan framgår att den omfattar fullservice i ett län i vilket ramavtalsleverantören inte erbjuder fullservice.

8 Publik fråga

Datum:

2023-11-13 17:00

Från:

Dold

Till:

Alla

9.11.2 Prisjusteringar automater och varor (exklusive kaffe)

Utifrån den omvärldsbild som råder med krig, missväxt, stora förändringar i leverantörsled och ibland svårighet att få fram produkter anser vi att produkter som t ex kakao, te och mjölkprodukter även bör omfattas av 9.11.3 och kunna justeras prismässigt med skriftlig motivering. Vi ber er överväga att även omfatta kakao, te och mjölkprodukter i punkten då inköp av dessa är oerhört beroende av ovanstående faktorer som vi som leverantör inte kan påverka.

Publikt svar

Datum:

2023-11-16 10:44

Från:

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet

Till:

Alla

Tack för förslaget, men texten kvarstår.

9 Publik fråga

Datum:

2023-11-16 08:46

Från:

Dold

Till:

Alla

Av kravet under punkten 8.2 ”Åberopande av andra företags kapacitet” och rubriken ”Samarbetsformer” framgår att en anbudsgivare inte får åberopas som underleverantör till annan anbudsgivare inom samma anbudsområde vilket är tydligt. Under punkten 9.13 (stycke 7) anges emellertid att en Ramavtalsleverantör inte får vara Underleverantör till en Ramavtalsleverantör, vilket skapar lite frågor om två leverantörer lämnar skilda anbud på anbudsområdet 1 och 2 (skilda geografiska områden) men sen vill lämna ett anbud på anbudsområde 3 (förnyad konkurrensutsättning) där den ena leverantören är underleverantör åt den andra för att kunna erbjuda ett rikstäckande geografiskt anbud. Som vi tolkar detta är det inte ett problem då det inte avser samma anbudsområde enligt punkten 8.2 men samtidigt kan båda anbudsgivarna potentiellt vara Ramavtalsleverantörer inom den aktuella upphandlingen och det skulle därmed enligt punkten 9.13 kunna vara otillåtet. Vi skulle vilja ha ett förtydligande i att bedömningen gällande samarbeten enligt punkten 8.2 och nyttjande av underleverantör enligt 9.13 enbart ska ske inom samma anbudsområde och inte mellan anbudsområdena.

Publikt svar

Datum:

2023-11-17 14:17

Från:

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet

Till:

Alla

Det stämmer att bedömningen gällande samarbeten i avsnitt 8.2 "Åberopande av andra företags kapacitet" och avsnitt 9.13 "Underleverantör" enbart avser samarbeten inom samma ramavtalsområde (anbudsområde). Nedanstående text i avsnitt 9.13 "Underleverantör" avser således samarbeten inom ett ramavtalsområde (anbudsområde).

"En Ramavtalsleverantör (inklusive konsortiedeltagare) får inte vara Underleverantör till en annan Ramavtalsleverantör."

10 Publik fråga

Datum:

2023-11-16 08:50

Från:

Dold

Till:

Alla

Punkt 2.4c, 5.1.1 och 5.1.3.1 gällande Fullservice

Utifrån punkt 2.4c uppfattar vi det som att det går att exkludera fullservice som tjänst eftersom ni ger oss anbudsgivare möjligheten att inte tillhandahålla fullservice. Anbudsgivaren kan här välja att inte erbjuda fullservice i någon del av landet utifrån vår tolkning.

I upphandlingsunderlaget punkt 5.1.1 och 5.1.3.1 anger ni dock som skall-krav att anbudsgivaren ska erbjuda serviceavtal innefattande hygienisk service och fullservice. Vi uppfattar det som att det inte överensstämmer med ert krav under punkt 2.4c.

Om det är möjligt att INTE lämna anbud på fullservice får det också konsekvenser för anbudsutvärderingen som inte kan ske på ett rättvisande sätt. En anbudsgivare som inte lämnar anbud på fullservice kan lämna ett pris på 0 kronor i prisbilagan för anbudsområde 1 och därmed få det lägsta anbudspriset. I praktiken innebär det att anbudsgivare som inte kan tillhandahålla tjänsten premieras och de anbudsgivare som kan erbjuda fullservice missgynnas. Ni har också lagt den högsta utvärderingsfaktorn (60 %) på fullservice så det bör vara rimligt att anta att det är en viktig servicenivå för era avropande enheter.

Om det är riktigt uppfattat att man ska få exkludera fullservice bör ni åsätta anbudsgivare som inte lämnar anbud på fullservice ett belastningspris med förslagsvis högsta lämnade anbudspris med ett påslag på t ex 20 % för att ni ska kunna behandla och utvärdera alla anbudsgivare på ett rättvist sätt.

Vi anser också att en leverantör i vår bransch ska kunna erbjuda avropande myndigheter denna, som det får förstås, omtyckta servicenivå.

Vi ber om ert förtydligande med tydliga förutsättningar för en korrekt och rättvisande utvärdering.

Publikt svar

Datum:

2023-11-17 14:17

Från:

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet

Till:

Alla

Följande gäller enbart för anbudsområde 1.

Det är möjligt att för anbudsområde 1 exkludera fullservice som tjänst i enskilda län, men inte i anbudet som helhet. Anbudsgivaren ska således erbjuda fullservice i minst ett (1) län. Vänligen observera att en avropsberättigad myndighet har rätt att gå vidare till nästkommande ramavtalsleverantör i rangordningen om den högre rangordnade ramavtalsleverantören inte kan erbjuda fullservice i det aktuella länet/länen.

11 Publik fråga

Datum:

2023-11-17 11:48

Från:

Dold

Till:

Alla

5.1.3.3 och 7.2.2.3 Fullservice

För att kunna beräkna en fullserviceavgift och lämna ett konkurrenskraftigt anbud saknas utifrån vår erfarenhet en väsentlig parameter i fullserviceupplägget. Transport- och personalkostnad är en väsentlig del av månadsavgiften och det skiljer sig mycket i kostnader beroende på vart i Sverige en fullservicekund befinner sig. Vi önskar att ni förtydligar om det går att debitera extra om en fullservicekund befinner sig utanför t ex 5 mils radie från leverantörens lokaliteter. Alternativt vilket geografiskt avstånd som ger möjlighet att debitera extra då det blir en extra kostnad för antagen leverantör.

Publikt svar

Datum:

2023-11-21 15:17

Från:

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet

Till:

Alla

Avsnitt 5.1.3.3 "Fullservice" och avsnitt 7.2.2.3 "Fullservice kaffeautomater" ändras genom att nedanstående stycke läggs till sist i respektive avsnitt.

"Anbudsgivare har rätt att debitera en tilläggsavgift för transport- och personalkostnader vid utförande av fullservice i de fall Avropsberättigads lokaler, där fullservicen ska utföras, är geografiskt lokaliserade mer än 50 km från anbudsgivarens lokaler, tur och retur. Tilläggsavgiften får avse kostnader för transport och personal för den sträcka som överskrider 50 km. Sådan tilläggsavgift ska vara skälig och marknadsmässig."

12 Publik fråga

Datum:

2023-11-21 13:55

Från:

Dold

Till:

Alla

Punkt 4.1.3.4 Anslutning till dricksvatten - branschregler Säker vatteninstallation

Ni hänvisar till branschregler som vendingbranschen inte omfattas av utifrån vår erfarenhet. Dessa regler gäller för VVS-företag m.m. Mer info på deras hemsida.

Automater installeras (på avropande myndighets ansvar) i branschen mot befintlig vattenanslutning och elnät. (vilket ni anger i punkt 5.1.2.11, 6.1.2.3 samt 7.2.1.11)

Vi önskar ett förtydligande att ni med behörig installatör menar erfaren och van personal hos anbudsgivaren för installationer, och inte VVS-certifierad personal då vi inte ser relevansen i att åberopa Säker Vatteninstallation (2021:1).

Publikt svar

Datum:

2023-11-22 15:08

Från:

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet

Till:

Alla

Sista stycket i avsnitt 4.1.3.4 "Anslutning till dricksvatten - branschregler Säker vatteninstallation" som tidigare hade följande lydelse:

"Automaterna ska kopplas in mot kallvattenledning (inte från vatten i tank) via befintlig avstängning samt ska installeras av behörig installatör och i enlighet med senaste versionen av branschregler ”Säker vatteninstallation”, för närvarande 2021:1."

ändras till följande lydelse:

"Automaterna ska kopplas in mot kallvattenledning (inte från vatten i tank) via befintlig avstängning samt ska installeras av behörig installatör och i enlighet med senaste versionen av branschregler ”Säker vatteninstallation”, för närvarande 2021:1. Med behörig installatör avses personal som har kunskap och erfarenhet gällande anslutning av automater och kunskap om branschreglerna "Säker vatteninstallation"."

13 Publik fråga

Datum:

2023-11-21 13:28

Från:

Fråga 1:

Dold

Till:

Alla

Kapaciteter:

Önskar ändring tillbaka till minst 100L/h som var satt ursprungligen. Ett av de marknadsledande företagen som hyr ut och säljer vattenautomater har köpt ett svenskt företag (2009) som tillverkar vattenautomater, samma VD på båda bolagen, och deras högsta kylkapacitet är 85-95L/h. Detta kommer därmed vara en konkurrensfördel för dom då de kan hålla sina inköpspriser lägre än vad övriga kan.

Ändringen till 80L/h (Kylkapacitet) gjordes under förra upphandlingen som lades ned. Fråga 2:

Anbudsområde 3 - Kaffe och vattenautomater

Hyra av kaffe- och vattenautomat med tillhörande varor och tjänster

Hyra av minst sju (7) automater sammantaget, oaktat om det gäller enbart kaffeautomater, enbart vattenautomater eller en kombination av dessa.

Fråga:

Kan man enbart lämna anbud på vattendelen på anbudsområde 3?

Om inte finner vi det fel att vissa leverantörer spärras till en maxgräns och stängs ute från större organisationer som behöver minst sju (7) vattenautomater eller kaffeautomater.

Publikt svar

Datum:

2023-11-22 15:08

Från:

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet

Till:

Alla

Svar på fråga 1:

Krav gällande kylkapacitet kvarstår.

Svar på fråga 2:

Anbudsområde 3 omfattar både kaffe- och vattenautomater, det går således inte att enbart offerera vattenautomater för detta anbudsområde. Anbudsgivare som inte på egen hand har möjlighet att erbjuda både kaffe- och vattenautomater har möjlighet att använda sig av underleverantörer, se avsnitt 9.13 "Underleverantör".

Kan en anbudsgivare enbart erbjuda vattenautomater har denne möjlighet att lämna anbud gällande anbudsområde 2 (vattenautomater med tillhörande varor och tjänster).

14 Publik fråga

Datum:

2023-11-22 12:56

Från:

Dold

Till:

Alla

Punkt 4.1.2.1 Vattenkvalitet (Gemensamma krav för alla anbudsområden)

Ni anger en hänvisning till teststandard DIN-10531. Denna standard är för varma drycker ur automat. Vi ber er förtydliga att detta krav inte omfattar vattenautomater då dessa inte innehåller varmt vatten som DIN-10531 reglerar.

Publikt svar

Datum:

2023-11-23 10:56

Från:

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet

Till:

Alla

Avsnitt 4.1.2.1 "Vattenkvalitet" som tidigare hade följande lydelse:

"Skillnaden mellan in- och utgående vatten ur automat ska mätas enligt teststandard DIN-10531. Automaterna får ej tillföra bly så att gränsvärdet 10 ppb (miljarddelar) bly överskrids."

ändras till följande lydelse:

"Skillnaden mellan in- och utgående vatten ur kaffeautomat ska mätas enligt teststandard DIN-10531. Kaffeautomaterna får ej tillföra bly så att gränsvärdet 10 ppb (miljarddelar) bly överskrids.

Anbudsgivare som enbart avser lämna anbud på anbudsområde 2 (Vattenautomater med tillhörande varor och tjänster) kommer behöva svara "Ja" på frågan som är kopplad till detta avsnitt. Anledningen till detta är att avsnittet är kopplat till de generella kraven som är obligatoriska att besvara."

15 Publik fråga

Datum:

2023-11-23 17:17

Från:

Dold

Till:

Alla

Förlängd tid för att ställa frågor (och därmed förlängd anbudstid)

För att bereda ett korrekt och konkurrenskraftigt anbud ser vi ett behov att få möjlighet att eventuellt ställa fler frågor och sista dag för frågor är i morgon. Vi behöver analysera inkomna frågor och svar utifrån de senaste ändringarna och för att kunna göra detta ber vi ödmjukt om att få förlängd tid för frågeställning en

vecka. Vi är alla angelägna om att få ett bra och hållbart avtal för era myndigheter men vill gärna hinna bereda vårt anbud ordentligt utan tidspress då det är komplexa frågor och förfrågan ankom under höstlovet så det har varit svårt att få alla krav verifierade i upphandlingen.

Publikt svar

Datum:

2023-11-24 09:12

Från:

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet

Till:

Alla

Kammarkollegiet förlänger inte anbudstiden eller fristen för att ställa frågor.

16 Publik fråga

Datum:

2023-11-24 07:46

Från:

Dold

Till:

Alla

9.11.3 Prisjustering Kaffe.

Ska vi tolka punkten såsom att leverantören har möjlighet att kompensera sig för prisförändringar i mellantiden tills avtalet träder i kraft vid en eventuell senarelagd avtalsstart?

Publikt svar

Datum:

2023-11-24 09:12

Från:

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet

Till:

Alla

Ja, det stämmer.

17 Publik fråga

Datum:

2023-11-24 13:20

Från:

Dold

Till:

Alla

Anbudsområden och max antal

Behovsställning

1 - Hur bedömer ni denna behovsställning/kravställning med upp till 6 maskiner och från 7 maskiner? Varför inte upp till 15 och sedan 16 och över?

Lika behandling för alla

2 - 2-3 stora vattenleverantörer blir ekonomiskt lidande om de förlorar kunder då flertalet har statliga organisationer med 7 maskiner och uppåt - detta är risken med anbudsområde 3 och därför ser vi också det nödvändigt att öppna upp eller ta bort anbudsområde 3 för att det ska bli rättvist för alla anbudslämnare.

Lika behandling för alla

3 - Om en leverantör som är godkänd på ekonomiska och organisatoriska grunder på anbudsområde 1 eller 2 så borde dom vara inbjudna att lämna anbud på respektive del inom anbudsområde 3. Det är ingen skillnad i att leverera 5st maskiner eller 15st maskiner.

Priser

4 - Är inte risken stor att staten inte får bästa möjliga pris / produkt om inte alla företag får lämna anbud? Då upphandlingens huvuduppdrag

Återigen ser vi helst att någon ändring görs så att leverantörer inte blir undanskuffade i anbudsområde 3.

Publikt svar

Datum:

2023-11-28 11:16

Från:

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet

Till:

Alla

Avgränsningen är satt utifrån att mindre beställningar ska kunna utföras på ett enklare sätt medan större beställningar ska kunna anpassas utifrån de behov som avropsberättigad har.

Vad gäller möjligheten att lämna anbud på anbudsområde 3 hänvisas till svar på fråga 13. Kammarkollegiet gör ingen ändring av utformningen av anbudsområdena.