PERSONUPPGIFTSPOLICY
PERSONUPPGIFTSPOLICY
1. Bakgrund
XXXXX Xxxxxxxx AB (benämns xxxxx XXXXX) behandlar personuppgifter i sin dagliga verksamhet. Personuppgiftspolicyn gäller generellt för personuppgifts- behandlingen inom OHANA och finns till för att förklara vilken sorts data OHANA behandlar, varför och hur. Personuppgifter behandlas i OHANAs administrations- och bokningssystem. Personuppgifter behandlas också i OHANAs applikationer, plattformar i sociala medier och på hemsidorna xxxxxxxxxxxxxxx.xx och xxxxxxxxxxxxxx.xx (”Digitala kanaler”). Personuppgiftspolicyn är tillämpbar på anställda, leverantörer och gäster.
2. Personuppgifter och personuppgiftsbehandling
Personuppgifter är all information som direkt, eller indirekt tillsammans med andra uppgifter, kan kopplas till en levande fysisk person. Namn, telefonnummer, bilder och IP-adresser kan vara personuppgifter. Bokningar, beteenden och beställningar kan också vara personuppgifter om de tillsammans med andra uppgifter kan kopplas till en person. Åtgärder som vidtas med personuppgifter är personuppgifts- behandling, exempelvis lagring, insamling, ändring, radering och spridning.
2.1. Särskilda kategorier av personuppgifter
OHANA behandlar ibland särskilda kategorier av personuppgifter. Bland annat uppgifter om hälsa, fackförening och religiös åskådning anses tillhöra särskilda kategorier och vara extra skyddsvärda. Att hantera en bokning där någon är allergisk kräver behandling av uppgifter om någons hälsa. Sådan behandling sker endast efter samtycke. Även facktillhörighet kan behandlas i anställnings- förhållanden, om det är nödvändigt inom arbetsrätten.
3. Personuppgiftsansvarig
OHANA är i de flesta fall den som är personuppgiftsansvarig är den som är ansvarig för personuppgiftsbehandlingen och bestämmer varför och hur personuppgifter behandlas. I vissa fall bestämmer en annan part vilka personuppgifter som behandlas och varför. OHANA är då personuppgiftsbiträde och behandlar personuppgifter å dennes vägnar. Det är också möjligt att OHANA tillsammans med en tredje part är ansvarig för behandlingen.
4. Personuppgiftsbiträden
För att kunna leverera sina tjänster använder sig OHANA av personuppgifts- biträden. Det innebär att OHANA är personuppgiftsansvarig och bestämmer vilka personuppgifter som behandlas och varför, men att vi outsourcar delar av behandlingen. Det rör sig exempelvis om IT-lösningar såsom system för lagring och bokning. OHANA bestämmer då över behandlingen och ansvarar för den, men tar hjälp av andra leverantörer för att kunna leverera sina tjänster. OHANA ingår alltid personuppgiftsbiträdesavtal med personuppgiftsbiträden för att värna om en hög skyddsnivå för all data.
5. OHANAs personuppgiftsbehandling
OHANA och våra personuppgiftsbiträden har alltid en laglig grund för behandling av personuppgifter. Oftast är det nödvändigt för att fullgöra avtal eller men det kan även ske efter samtycke, om det krävs för att tillvarata rättsliga anspråk eller på grund av lagkrav. OHANA kan också behandla personuppgifter om det finns ett berättigat intresse. Det berättigade intresset väger då tyngre än den registrerades intresse av att OHANA inte behandlar dennes personuppgifter. Marknadsföring till gäster vi tidigare varit i kontakt med sker exempelvis efter en intresseavvägning.
Som registrerade är det däremot alltid möjligt att på ett enkelt sätt motsätta sig sådan personuppgiftsbehandling.
Nedan följer en överblick av OHANAs personuppgiftsbehandling. OHANA strävar efter att behandla så lite personuppgifter som möjligt. Alla kategorier av personuppgifter behandlas därför inte vid varje tillfälle. Exempelvis behandlas adresser och e-postadresser inte alltid vid bokningar även om det förekommer.
5.1. Kommunikation och administration
OHANA behandlar personuppgifter för administration och kommunikation med gäster, anställda och leverantörer. Syftet är att hantera bokningar, anställningar och administrera verksamheten.
1. Personuppgifter: namn, e-postadress, adress, telefonnummer, bokningar, matpreferenser, allergier.
2. Laglig grund: behandlingen är nödvändig för att kunna uppfylla avtalen och tillhandahålla våra tjänster.
3. Uppgifternas ursprung: uppgifterna kommer från den registrerade själv som lämnas till oss vid bokningar och avtalsingående.
5.2. Anställningsförhållanden
För att sköta administration och utbetalningen av löner och kontakt med anställda måste OHANA behandla anställdas personuppgifter.
1. Personuppgifter
1. Namn, e-postadress, adress, telefonnummer, eventuella anhöriga, kontonummer, arbetsgivarintyg, lönespecifikationer, frånvaro.
2. Kontrolluppgifter, inkomstuppgifter.
2. Laglig grund
1. Behandlingen är nödvändig för at kunna uppfylla anställningsavtal och att administrera och betala ut lön.
2. OHANA har som arbetsgivare en rättslig förpliktelse att tillhandahålla Skatteverket med anställdas kontrolluppgifter.
3. Uppgifternas ursprung
1. Uppgifterna kommer från den registrerade själv och lämnas till oss vid avtalsingående eller under avtalsförhållandet. Lönespecifikationer genereras i OHANAs lönesystem och arbetsgivarintyg upprättas med grund i lönesystemet.
2. Uppgifterna kommer från lönesystemet och är baserade på vad som är registrerat mot bakgrund av den anställdes lön och arbetsgrad.
5.3. Marknadsföring
OHANA använder personuppgifter för att marknadsföra sina tjänster i Digitala kanaler och genom utskick med erbjudanden och information.
1. Personuppgifter: namn, e-postadresser, i vissa fall bilder.
2. Laglig grund: behandlingen sker efter samtycke eller en intresseavvägning.
3. Uppgifternas ursprung: från de registrerade själva genom anmälan till nyhetsbrev eller via e-post. Bilder tas ibland av OHANAs fotografer eller av fotografer som OHANA anlitat.
5.4. Betalningar
För att hantera betalningar behandlar OHANA personuppgifter.
1. Personuppgifter: kortnummer, fakturanummer, namn, e-postadress, telefonnummer, belopp, försäljningsställe, tid för transaktionen, detaljer om beställningen.
2. Laglig grund: för att handla med tjänster och varor och leva upp till avtal genom att få betalt eller försäkra sin egen betalning behöver OHANA hantera personuppgifter kopplade till betalningar.
3. Uppgifternas ursprung: uppgifterna kommer från de registrerade själva vid betalning eller bokning.
5.5. Gästundersökningar
För att förbättra sina tjänster skickar OHANA ut förfrågningar om deltagande i gästundersökningar.
1. Personuppgifter: namn, e-postadress, svarsresultat.
2. Laglig grund: behandlingen sker efter en intresseavvägning.
3. Uppgifternas ursprung: uppgifterna för utskick kommer från de registrerade själva som lämnat dem till OHANA. Svaren på undersökningarna kommer direkt från den registrerade.
5.6. Medlemskap i medlemsklubb
OHANA använder personuppgifter för att administrera medlemmarna i sin medlemsklubb. Uppgifterna används för att kunna rikta marknadsföring och erbjudanden till våra gäster och uppmärksamma deras födelsedagar. Uppgifter om favoritdrinkar och favoritsnacks används för att kunna utveckla vårt koncept och erbjuda en så bra service som möjligt. Telefonnummer används för att kunna marknadsföra och bland annat kommunicera öppettider via SMS. Om medlemskap inte beviljas raderas samtliga personuppgifter.
1. Personuppgifter: namn, e-mail, adress, telefonnummer, yrke, favoritdrink, favoritsnacks.
2. Laglig grund: behandlingen sker på grund av avtal eller efter en intresseavvägning.
3. Uppgifternas ursprung: uppgifterna kommer från de registrerade själva i och med ansökan om medlemskap.
5.7. OHANAs app
Via OHANAs app är det bland annat möjligt att skriva upp sig på listor och boka bord. För att göra det behandlar OHANA personuppgifter.
1. Personuppgifter: namn, Facebook-konto, profilbilder, e-postadress, telefonnummer, kön, ålder.
2. Laglig grund: beroende på personuppgifterna sker behandlingen på grund av avtal med den registrerade eller efter en intresseavvägning.
3. Uppgifternas ursprung: de registrerade själva vid avtals ingående eller från Facebook.
5.8. Hantera anspråk
För att hantera eventuella rättsliga anspråk såsom klagomål, reklamationer eller rättsprocesser, kan OHANA behöva behandla personuppgifter.
1. Personuppgifter: namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer, kontonummer, händelseförlopp, platsinformation.
2. Laglig grund: behandlingen är nödvändigt för att tillgodose Stureplansgruppens berättigade intresse av att fastställa, göra gällande och utöva rättsliga anspråk.
3. Uppgifternas ursprung: uppgifterna kan komma från registrerade själva men även myndigheter eller andra aktörer som försäkringsbolag.
5.9. Cookies m.m.
För att förbättra användarupplevelsen i de Digitala kanalerna kan OHANA komma att samla in teknisk data.
1. Personuppgifter: IP-adresser, cookies, webbläsarinformation, enhets-ID:n.
2. Laglig grund: beroende på vilken sorts teknisk data som samlas in sker behandlingen antingen efter en intresseavvägning eller samtycke.
3. Uppgifternas ursprung: de registrerade själva vid användning av de Digitala kanalerna.
6. Mottagare som OHANA kan dela information med
6.1. Tjänsteleverantörer
För kunna tillhandahålla sina tjänster tar OHANA hjälp av olika leverantörer för bland annat IT-lösningar som nätverk, lagringstjänster, e-posttjänster samt administrativa tjänster som redovisningstjänster och löneadministration.
Leverantörerna får endast behandla personuppgifterna enligt XXXXXx uttryckliga instruktioner och får inte behandla uppgifterna för egna ändamål. Samtliga är också bundna av lag och avtal att skydda personuppgifter.
6.2. Betalningsmottagare och leverantörer för betaltjänster
Vid betalningar kan personuppgifter delas med betaltjänstleverantören, betalningsmottagaren samt båda parters banker.
6.3. Xxxxxx xxxxxxxxx
OHANA kan i vissa fall också dela med sig av uppgifter till andra mottagare, främst myndigheter på grund av lagkrav eller i samband med rättsliga processer. Personuppgifter kan också komma att delas med potentiella köpare och säljare till hela eller delar av verksamheten.
7. Tekniska och organisatoriska åtgärder
OHANA är mån om gästers och anställdas integritet och vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter från obehörig åtkomst, ändring, spridning eller förstörelse. Bland annat finns rutiner och behörighetsbegränsningar som hindrar obehörig åtkomst.
8. Var behandlar OHANA personuppgifter?
OHANAs mål är att samtliga personuppgifter behandlas inom EU/EES-området. Vissa leverantörer kan dock komma att behandla personuppgifter utan EU/EES- området. I sådana fall säkerställer vi alltid att uppgifterna är skyddade och att det finns skyddsåtgärder på plats, genom avtal som kräver ställer samma krav som reglerna EU:s dataskyddsregler.
9. Hur länge sparas personuppgifter?
OHANA behandlar personuppgifter så länge det finns ett förhållande med den registrerade och en tid därefter, så länge det finns en laglig grund. Om det inte längre finns en anledning att behandla personuppgifter raderas dem.
10. Rättigheter
OHANA vill påminna om rättigheterna i GDPR som ger personer som får sina personuppgifter behandlade.
10.1. Tillgång till personuppgifter
Som registrerad har du rätt att begära bekräftelse på om vi behandlar personuppgifter om dig eller inte. Om vi gör det har du rätt att få se vilka uppgifter vi behandlar om dig genom ett registerutdrag.
10.2. Rättelse
Om en uppgift är fel eller ofullständig har du rätt att begära att den rättas.
10.3. Återkalla samtycke
Om vi behandlar dina personuppgifter med samtycke som laglig grund för behandlingen, har du rätt att närsomhelst återkalla samtycket med framtida verkan.
10.4. Motsätta sig behandling för direktmarknadsföring
Registrerade har rätt att motsätta sig att personuppgiftsbehandling sker för direktmarknadsföring. Detta görs lättast genom att avregistrera sig från utskick genom att klicka på avregistreringslänken i utskicket eller kontakta oss.
10.5. Rätt att klaga till tillsynsmyndighet
Den registrerade har också rätt att vända sig direkt till tillsynsmyndigheten för att klaga. Tillsynsmyndigheten ska då utreda det som skett.
10.6. Motsätta sig behandling som stöder sig på OHANAs berättigade intresse
Som registrerad har du rätt att motsätta dig behandling som stödjer sig på ett berättigat intresse om det finns skäl i ditt specifika fall som talar emot behandlingen. Om du motsätter dig behandlingen och det finns tvingande berättigade skäl som väger tyngre får vi dock fortsätta behandlingen.
10.7. Radering
Registrerade har rätt att begära och under vissa omständigheter få sina personuppgifter raderade. Ett undantag är om vi enligt lag är skyldiga att bevara uppgifterna.
10.8. Begränsning av behandling
Registrerade har rätt att begära att behandlingen av dennes personuppgifter begränsas.
10.9. Dataportabilitet
Registrerade har också rätt att få kopior på sina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Denna rätt omfattar endast personuppgifter som den registrerade själv tillhandahållit oss och den lagliga grunden antingen är samtycke eller att det finns ett avtal.