Tjänstebeställningar Proceedo - Haninge/Nynäshamns kommun
Tjänstebeställningar Proceedo - Haninge/Nynäshamns kommun
Beställning
Det som görs i Proceedo är den formella beställningen. Förarbeten, så som avrops/ offertförfrågningar görs utanför Proceedo. Olika ramavtal/ avrop kräver olika typer av ”förarbete”. Varje avtal har en liten informationstext i Proceedo där du kan läsa om vilka förutsättningar som gäller för det avtalet du ska beställa på. Avtalen har även olika typer av formulär att fylla i, alla ser inte likadana ut
Logga in i Proceedo och gå till Inköpsfliken.
Sök upp leverantören/avtalet via Kategorierna till vänster, 1, eller genom att skriva vilket avtal du ska söker (t.ex Spolning eller Sortera), i sökrutan, 2.
Sök upp din valda leverantör. Har avtalet flera leverantörer, så kontrollera att det är rätt typ av avrop: rangordning eller förnyad konkurrensutsättning.
Klicka på ”Fyll i” längst till höger
Nu får du upp ett beställningsformulär som ska fyllas i, obligatoriska fält är markerade med *, klicka sedan på Köp.,
Din beställning hamnar nu i ”kundvagnen”, uppe till höger. Klicka på ”Kundvagnen” och sen på Fortsätt.
Fyll i korrekt kontering/ kontosträng, och klicka sen på ”Fortsätt”
• Ge beställningen ett namn, förslagsvis samma som avropat projekt. Detta gör det enkelt för dig att hålla reda på beställningarna när fakturorna kommer.
• Att ange Leveransadress i denna bild är obligatoriskt i systemet trots att du kanske angett en annan adress i formuläret. Sök upp din och lägg till Förvalt värde så kommer den att vara förifylld i fortsättningen.
Vill du skriva en kommentar kan du göra det. Den kommer bara att synas internt. När du är klar, klicka på ”Skicka beställning” nere till höger
Nu kommer beställningen gå igenom systemet enligt kommunens delegationsordning, och den vidare till avropad entreprenör.
• I beställningen syns då inköpsordernumret som de ska ange vid fakturering. En kopia kommer även att gå till dig, samtidigt som beställning går till entreprenören.
Leveranskvittens
När fakturan kommer så hamnar den hos beställaren som då ska kvittera av beloppet (under förutsättning att fakturan är korrekt).
OBS att om det ligger fler fakturor från samma order i din inkorg behöver du kvittera dem direkt efter varandra, dvs att du kontrollerar fakturorna först och sedan kvitterar dem. Detta eftersom systemet inte förstår vilken faktura du kvitterar utan kan ordermatcha fel faktura om du inte är uppmärksam.
Gå till ”Kvittera leverans” antingen via menylisten eller via fakturan genom att klicka på ”Bekräfta inleverans”
Klicka på ”Hämta information från beställningen” så fylls det i automatiska från beställningen, men du måste ändra beloppet i ”Pris per enhet” till fakturans belopp exkl. moms då det är det som du har mottagit. Klicka sedan på ”Bekräfta leverans”.
Eventuella tidigare kvittenser ser du under Leveranskvittens bilden alternativt om du söker på din beställning.
Du kan vara tvungen att klicka i ”Tillhör fakturan” för att fakturan ska ordermatcha och du ska kunna klicka på ”Godkänn”
I historiken på beställningen kan du också se när faktura kopplad till order inkom:
Om du har problem med att få fakturan vidare i flödet, vänligen kontakta xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx och ange vilken faktura och ordernr ni har problem med så hjälper vi till.