Förslag till avtal om samverkan mellan Bygg- och miljönämnden i Åstorps kommun och Bygg- och Miljönämnden i Bjuvs kommun
Mellan Bygg- och miljönämnden i Åstorps kommun (organisationsnummer 212000-0936) och Bygg- och Miljönämnden i Bjuvs kommun (organisationsnummer 212000-1041) har följande avtal träffats.
Som följd av detta avtal och beroende på de aktuella förutsättningarna i varje enskilt fall kan parterna ha olika roller. I detta avtal benämns dessa roller ”den part som begär biträde” respektive ”den part som ger biträde”.
Detta avtal ger möjlighet för parterna att få biträde med inspektörskompetens av varandra, inom miljöbalksområdet och livsmedelsområdet. Inspektörskompetens ingår i det kommuner får träffa avtal med varandra om enligt 9 kap. 37 § kommunallagen. Biträde med inspektörskompetens kan till exempel behövas på grund av jäv i den egna organisationen, avsaknad av specialistkompetens eller arbetsanhopning.
2.1. Uppgifter som kan ingå
Avtalet omfattar företrädesvis tillsyns- och kontrolluppgifter inom miljöbalksområdet och livsmedelsområdet. Avtalet omfattar både situationer där biträde ges genom att ett ärende eller ett objekt överlämnas till den andra parten för handläggning vilket är vanligt vid jäv, och att biträde ges utan överlämning av ärende eller objekt vilket kan förekomma vid behov av specialistkompetens.
Exempel på uppgifter som kan ingå i begreppet biträde vid överlämning är handläggning av klagomål, anmälningar, ansökningar, dispenser, remisser från andra myndigheter samt övriga uppgifter som följer av aktuellt regelverk. Såväl genomförande av inspektioner som författande av handlingar som rapporter inkluderas. Om beslutsfattande ska ingå måste en person utses.
Exempel på uppgifter som kan ingå i begreppet biträde utan överlämning är konsultation och dialog om ärende och sakfrågor, biträde vid inspektion och framtagande av skrivelser.
Biträde kan gälla ett enstaka ärende, eller alla liknande ärenden under en viss tidsperiod.
2.2. Avgränsning i varje enskilt fall
Den närmare avgränsningen av omfattningen avgörs i varje enskilt fall. När en part har behov av biträde ska därför följande ske:
• Den part som begär biträde ska ta kontakt med den andra parten och redogöra för förutsättningarna för aktuellt ärende.
• Den part som ger biträde måste bekräfta att den har möjlighet att biträda i aktuellt ärende.
• Den part som begär biträde ska fatta beslut om att anlita den andra parten för biträde. Av beslutet ska framgå:
- referens till detta avtal,
- orsak såsom jäv, behov av specialistkompetens eller arbetsanhopning,
- om det gäller biträde genom överlämning av ärende eller objekt eller biträde utan överlämning av ärende eller objekt,
- om det gäller ett enstaka ärende eller alla liknande ärenden under en viss tidsfrist.
Vid överlämning av ärende eller objekt ska det även av beslutet framgå:
- eventuellt ärendenummer,
- uppgifter om verksamhetsutövare (namn, organisationsnummer/personnummer, adress, fastighetsbeteckning) samt
- om en person utses för att fatta beslut, i så fall ska den personen namnges. Om rätt till vidaredelegering av beslutfattande ingår ska det framgå.
Vid tillämpning av avtalet för biträde genom överlämnande av ärende eller objekt gäller nedan anvisningar för det praktiska genomförandet. Vid tillämpning av avtalet för biträde utan överlämning finns inga fasta anvisningar utan hanteringen görs upp mellan parterna.
3.1. Överlämning
I samband med överlämningen ska den part som begär biträde förse den andra parten med de handlingar och den bakgrundsinformation som behövs för att handläggningen ska kunna genomföras.
3.2. Hantering av handlingar
Det ankommer på den part som ger biträde att sköta hantering och utlämnande av handlingar i ärendet eller för objekten, detta sker digitalt. Parten ska ansvara för handlingarna under hela avtalsperioden eller tills det att varje ärende avslutas. När ett ärende avslutas ska handlingarna överlämnas till den andra parten genom att pdf-filer skickas via e-post.
3.3. Underrättelse av verksamhetsutövare
Den part som begärt biträde ska underrätta verksamhetsutövaren om överlämningen av tillsynen.
3.4. Anmälan
När den part som ger biträde fattar delegeringsbeslut rörande verksamhetsutövaren ska dessa anmälas till den andra parten för att uppfylla 6 kap. 40 § kommunlagen. Anmälan ska ske genom att en kopia på delegeringsbeslutet i samband med expediering av besluten skickas via e-post till den andra parten.
Den part som begär biträde får delegera beslutanderätt till en anställd hos den part som ger biträde (s.k. extern delegation), med de begränsningar om delegationsförbud som följer av 6 kap. 38 § kommunallagen och andra bestämmelser i speciallagstiftning.
Ansvarig nämnd hos den part som begär biträde beslutar i vilken omfattning delegation ska ske och om de villkor som ska gälla för delegationen.
Beslutanderätt får inte delegeras i ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt.
Med anledning av detta avtal ska följande ersättning utgå.
5.1. Vid biträde genom överlåtelse av ärende eller objekt
När den part som ger biträde har genomfört tillsyn eller kontroll ska den debitera den parten som begärt biträde för de faktiska kostnaderna enligt sin aktuella timtaxa. Vissa kostnader som normalt debiteras verksamhetsutövaren till fullo kommer på grund av denna avtalssamverkan att bli förhöjda, exempelvis längre inställelsetid vid inspektion och körersättning. Dessa merkostnader ska bäras av den part som begärt biträde.
I samband med att den part som begär biträde debiteras får den parten de uppgifter om tidsåtgång med mera som behövs för att i sin tur debitera verksamhetsutövaren. Den part som begär biträde ansvarar för att debitera verksamhetsutövaren och alla åtgärder som föranleds av att en faktura inte betalas av objektet.
Fakturering ska ske löpande. Betalning ska ske senast på angiven förfallodag.
5.2. Vid biträde utan överlämning av ärende eller objekt
Den part som lämnat biträde timdebiterar den andra för den faktiska tid som går åt till biträdet. Aktuell timavgift framgår av beslut från kommunfullmäktige samt nämndens beslut om justering enligt PKV.
I begreppet ”faktisk tid” ingår tid som åtgått till förberedelser, inläsning, konsultation och resor i samband med konsultation.
Förutom timavgifter tillkommer eventuella faktiska kostnader för resor, hotell och merkostnader i form av OB-tillägg eller liknande.
Fakturering kommer att ske löpande. Betalning ska ske senast på angiven förfallodag.
6. Behandling av personuppgifter
Parterna ansvarar för att behandling av personuppgifter sker i enlighet med gällande lagstiftning inom dataskyddsområdet.
Respektive kommun är ansvarig för den behandling av personuppgifter som handläggare utför i respektive kommuns ärenden som omfattas av uppdrag enligt detta avtal. Avtalet innebär att handläggare, när det gäller behandling av
personuppgifter, anses ingå i den ansvariga nämndens verksamhet och uppdrag enligt avtalet medför inte att den kommun där handläggaren är anställd är personuppgiftsbiträde.
Om någon part råkar ut för omfattande sjukskrivning av relevant personal eller annat plötsligt personalbortfall som menligt påverkar möjligheten att uppfylla detta avtal, ska förpliktelserna omförhandlas alternativt avtalet upplösas med omedelbar verkan utan att någon part behöver ersätta den andre.
Detta avtal är upprättat i två exemplar varav parterna tagit vars ett. Ändringar och tillägg ska göras skriftligt och undertecknas av behörig företrädare.
Åstorp den / Bjuv den /
Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx
Miljöchef Xxxxxxxxx