Upphandling enligt LOV
Upphandling enligt LOV
Förfra˚ gningsunderlag gällande Hemtjänst i ordinärt boende
Fastställd av Omsorgsnämnden 2021-06-03
Innehåll
1.4 Den upphandlande myndigheten 3
1.7 Skyldighet att ta emot uppdrag 4
1.9 Information om godkända utförare, den enskildes val och omval 5
3.1 Uteslutning av sökande enligt 7 kap. LOV 9
3.3 Krav på verksamhetsansvarig och ledning 10
3.7 Lagar, förordning och föreskrifter 12
3.8 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 13
4.1 Självbestämmande och integritet 13
4.2 Helhetssyn och samordning 14
5.1 Allmänna kontraktsvillkor 19
5.3 Ansvar och villkor för samarbete mellan parterna 23
1.1 Inbjudan
Sotenäs kommun har beslutat att konkurrensutsätta hemtjänsten enligt lag (2008:962) om valfrihetssystem, LOV. Valfrihetssystemet innebär att invånare i Sotenäs kommun som har beviljats hemtjänst har rätt att välja bland de utförare som Sotenäs kommun har tecknat kontrakt med eller Sotenäs kommuns hemtjänst. Syftet med valfrihetssystemet är att öka den enskildes inflytande genom att få välja utförare av sin hemtjänst.
Välkommen att inkomma med ansökan enligt LOV avseende utförande av hemtjänst i form av service och omvårdnad enligt socialtjänstlagen (2001:453).
1.2 Referensnummer
Alla ansökningar som kommer in till Sotenäs kommun får ett referensnummer och kommunen diarieför ansökan.
1.3 Upphandlingsform
Konkurrensutsättningen genomförs enligt lag (2008:962) om valfrihetssystem, LOV. Konkurrensutsättningen enligt LOV har ingen given sluttid och pågår så länge förfrågningsunderlaget annonseras på Upphandlingsmyndighetens webbplats (valfrihetswebben). Ansökningar kan lämnas löpande.
Sotenäs kommun godkänner och tecknar kontrakt med utförare som uppfyller de krav som fastställts i detta förfrågningsunderlag. Sotenäs kommuns hemtjänst följs upp på samma sätt som privata utförare.
Sotenäs kommun kan komma att avbryta konkurrensutsättningen vid ändrade förutsättningar till följd av politiska beslut.
1.4 Den upphandlande myndigheten
Upphandlande myndighet är Sotenäs kommun, organisationsnummer 212000–1322. För information om Sotenäs kommun, besök xxx.xxxxxxx.xx
1.5 Beskrivning av tjänsten
Valfrihetssystemet gäller den som beviljats bistånd enligt socialtjänstlagen i form av hemtjänst, inklusive ledsagning och/eller avlösning.
Utföraren ska enligt uppdrag från Sotenäs kommuns handläggare utföra hemtjänst året runt, måndag till söndag mellan kl. 07.00-22:00. Sotenäs kommun ansvarar för åtgärder av trygghetslarm och nattinsatser.
Utföraren ska i enlighet med uppdrag från Sotenäs kommuns legitimerade personal utföra hälso- och sjukvårdsåtgärder. Hälso- och sjukvårdsåtgärder delegeras eller ordineras av Sotenäs kommuns legitimerade hälso- och sjukvårdspersonal till
medarbetare hos den utförare som den enskilde valt för att utföra hemtjänst. Delegerade/ordinerade hälso- och sjukvårdsåtgärder ska i möjligaste mån samordnas med socialtjänstinsats.
1.6 Kapacitetstak
Utförare ska i ansökan om godkännande uppge ett tak för hur många timmar insatser som maximalt kan utföras. Utföraren ska uppge kapacitetstak i form av antal ersättningstimmar per månad.
Om en utförare som angivit visst kapacitetstak och senare under avtalstiden vill höja eller sänka taket kan det ske genom att utföraren anmäler ett nytt kapacitetstak till kommunen.
Vid utökningar av kapaciteten träder det nya kapacitetstaket i kraft snarast.
Vid sänkning av kapaciteten träder det nya kapacitetstaket i kraft vid första månadsskifte 90 dagar efter anmälan. Vid sänkning av kapacitetstak ska dock utföraren genomföra de pågående beställda insatserna tills dess annan godkänd lösning kan ordnas.
Utföraren ska vara beredd att utöver sitt kapacitetstak ta emot tillfälliga utökningar under max 14 dagar av insatser, om detta skulle behövas för att upprätthålla kontinuiteten för den enskilde vid exempelvis sjukdom och tillfälligt utökat omsorgsbehov.
1.7 Skyldighet att ta emot uppdrag
Utföraren kan inte tacka nej till att utföra uppdrag så länge som utföraren inte har nått sitt kapacitetstak.
Utföraren ska i regel påbörja nya uppdrag senast 48 timmar efter det att uppdraget skickats från handläggaren om det krävs för att tillgodose den enskildes behov.
Undantag från ovan är vid utskrivning från sjukhus. Då ska vald utförare kunna utföra insatser omgående. Om utförare inte kan påbörja insatser från det att den enskilde är utskrivningsklar, dvs. innan kommunens betalningsansvar träder i kraft, är utföraren skyldig att ersätta kommunen för de av regionen fakturerade kostnaderna för betalningsansvaret.
När utföraren får uppdrag som inte behöver tillgodoses inom 48 timmar ska utföraren ta kontakt med den enskilde nästkommande helgfria vardag. Utföraren ska då informera den enskilde om att utföraren fått uppdraget och komma överens om en tidpunkt för det första besöket.
Med nya uppdrag avses uppdrag för enskild som inte redan är aktuell hos utföraren.
1.8 Befolkningsunderlag
Sotenäs kommun hade 9 100 invånare 2020-12-21. Sotenäs kommun har en relativt stor äldre befolkning i jämförelse med riket. Nedan visas en prognos för antalet hemtjänstkunder 2021–2028.
Diagram 1. Befolkningsantal med framskrivning (Källa: RKA)
Antal 65+ år i Hemtjänst Sotenäs
245
240
241
238
235
235
233
230
231
229
227
225
224
220
215
2021
2022
2023
2024
2025
2026
2027
2028
1.9 Information om godkända utförare, den enskildes val och omval
1.9.1 Utförarens presentation av verksamheten
Godkända utförare som har tecknat kontrakt med Sotenäs kommun har rätt att marknadsföra sin verksamhet i enlighet med god marknadsföringssed. Marknadsföring ska ske med respekt för brukare och övriga utförare.
All marknadsföring ska utformas så att den inte upplevs som påträngande. Direktriktad marknadsföring av hemtjänst specifikt till brukare med hemtjänst är därför inte tillåtet.
Utförarens marknadsföringsmaterial får inte distribueras med hjälp av Sotenäs kommuns medarbetare.
Privata utförare får i sin marknadsföring inte använda Sotenäs kommuns logotyp. Däremot ska utförare i text i anslutning till avsändaren tydligt ange att de är godkända att utföra hemtjänst i Sotenäs kommun.
Utförare har rätt att tillhandahålla tilläggstjänster för insatser som inte är biståndsbedömda. Eventuella tilläggstjänster ska beskrivas i informationen om utförarens verksamhet och vara kända av Sotenäs kommun. Det ska tydligt framgå att eventuella tilläggstjänster inte ingår i valfrihetssystemet utan är en separat affärstransaktion mellan utföraren och den enskilde.
1.9.2 Sotenäs kommuns information till enskilda om valbara utförare
Sotenäs kommun informerar om utförarens verksamhet på kommunens hemsida samt i pappersform. Handläggaren kommer också att informera muntligt om vilka utförare som finns att välja bland i samband med den enskildes val.
Inför kontraktsskrivning ska utföraren fylla i den blankett som kommer att ligga till grund för informationen om företaget på kommunens hemsida.
1.9.3 Ickevalsalternativ
Valet av utförare är en möjlighet för den enskilde. Den som inte vill, saknar förmåga, eller där anhöriga/företrädare inte kan stödja i valet av utförare, kan avstå att välja utförare. Kommunen erbjuder ett icke-vals alternativ; kommunens egen hemtjänst.
1.9.4 Val av ny utförare/omval
Den enskilde har möjlighet att när som helst byta utförare om denne så önskar, och behöver inte uppge något skäl för byte. Kommunen ska handlägga byte av utförare snarast, dock senast 5 arbetsdagar efter det att den enskilde har kontaktat handläggaren. Den enskilde som önskar välja en annan utförare ska kontakta biståndshandläggare.
Biståndshandläggaren samordnar tidpunkt för bytet.
Vid byte ska utföraren samverka och medverka till att övergången sker med minsta möjliga olägenhet för den enskilde, kommunen och berörd personal.
Den enskilde kan välja/ byta utförare under sjukhusvistelse. Den enskilde kan även vänta med att välja utförare tills efter hemkomst, och då ska sedvanlig information ges för att den enskilde ska kunna göra ett aktivt val. Om den enskilde väljer att vänta med valet till denne är hemma i sin bostad, träder icke-vals alternativet in tills vidare.
1.10 Möten och utbildningar
För godkända utförare bjuder Sotenäs kommun in till möten och utbildningar. Vissa av dessa träffar är obligatoriska för utföraren att delta i. Det framgår av inbjudan om det är obligatorisk närvaro samt vilken funktion som utföraren ska representeras av.
1.11 Tilläggstjänster
Utöver de biståndsbeslutade insatserna har en utförare, som tecknat avtal med kommunen, rätt att inom vissa ramar erbjuda så kallade tilläggstjänster till de enskilda.
Med tilläggstjänster avses dels sådana tjänster som ingår i biståndsbeslutet men där den enskilde vill utöka volymen eller antalet tillfällen som insatsen utförs jämfört med biståndsbeslutet, dels sådana tjänster som inte ingår i biståndsbeslutet.
Tilläggstjänster betalas inte av kommunen, utan av den enskilde som beställer dem. Utförarna har möjlighet att erbjuda tilläggstjänster om följande förutsättningar är uppfyllda:
• Tilläggstjänsterna får inte vara en del av biståndsbeslutet. Däremot kan den enskilde välja att utöka volymen eller antalet tillfällen som insatsen utförs på jämfört med biståndsbeslutet.
• Tilläggstjänster får inte vara obligatoriska för den enskilde för att denne ska kunna välja en utförare.
• Tilläggstjänster faktureras av utföraren direkt till den enskilde.
1.12 Avgifter
Sotenäs kommun beslutar om och fakturerar den enskildes avgift enligt SoL och Sotenäs kommuns taxa. Utföraren får inte ta ut avgift av den enskilde för insatser som omfattas av biståndsbeslut. Om den enskilde köper tilläggstjänster av utföraren fakturerar utföraren kostnaden direkt till den enskilde.
2.1 Handläggning av ansökan
2.1.1 Ansökan
Elektronisk ansökan
Ansökan ska lämnas elektroniskt via TendSign, vilket innebär att ansökan inte kan lämnas i pappersformat, via fax eller e-post. För att kunna lämna ansökan krävs att behörig person för utföraren registrerar ett användarkonto på xxx.xxxxxxxx.xxx. Den e-postadress som utföraren använt för inloggning i systemet, är den som gäller för all kommunikation gällande ansökan. Utförarens kontaktperson anges i TendSign.
Registrering av uppgifter i TendSign
Ansökan registreras för den utförare som ansökan avser. För utförare som sedan tidigare har registrerat konto i TendSign är det viktigt att kontrollera att registrerade uppgifter stämmer avseende företagsnamn, organisationsnummer, kontaktuppgifter mm.
Uppgifter som inte stämmer ska ändras innan ansökan skickas in.
TendSigns support
Tekniska frågor om systemet ställs till Visma TendSign support. TendSign support har öppet vardagar 07.00-17.00. e-post: xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx. Manual, instruktionsfilm och vanliga frågor och svar finns på xxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxxxx
2.1.2 Frågor om förfrågningsunderlaget
Alla frågor ska ställas via Frågor och svar-funktionen i TendSign. Svar på eventuella frågor samt kompletteringar publiceras och görs då tillgängliga via TendSign för att säkerställa att samtliga registrerade leverantörer får tillgång till den nya informationen vid samma tillfälle.
Leverantör kan endast åberopa svar på frågor och kompletteringar som upphandlande myndighets kontaktperson gjort skriftligt enligt ovan.
2.1.3 Ansökans giltighet
Utföraren är bunden av sin ansökan till dess att Sotenäs kommun fattat beslut om godkännande och kontrakt har tecknats.
2.1.4 Rättelse av fel, förtydligande och komplettering
Sotenäs kommun kan tillåta att utföraren rättar en uppenbar felskrivning eller något annat uppenbart fel i ansökan. Sotenäs kommun kan också ge möjlighet till att en ansökan förtydligas eller kompletteras. Sotenäs kommun är dock inte skyldig att medge rättelse, förtydligande eller komplettering.
2.1.5 Ansökningsprocessen
l handläggning av ansökan ingår kontroll av att:
- ansökan är korrekt och komplett
- utföraren uppfyller de krav som anges i förfrågningsunderlaget
- utföraren accepterar samtliga krav
Om utföraren uppfyller samtliga krav i förfrågningsunderlaget godkänns ansökan.
2.1.6 Handläggningstid
Godkännande av utförare | Inom 6 veckor efter komplett mottagen ansökan* |
Tecknande av avtal | Snarast efter beslut |
Utförare är i full drift | Senast 90 dagar efter tecknande av avtal |
*Godkännande kan ta längre tid under semesterperioder.
2.1.7 Underrättelse om beslut och kontrakt
För att tilldelas kontrakt krävs att samtliga villkor uppfylls. Snarast efter det att beslut fattats kommer utföraren att skriftligen informeras om beslutet. Information om beslut sker via TendSign. Beslutet utgör inte ett bindande avtal. Ett civilrättsligt bindande kontrakt mellan Sotenäs kommun och utföraren sluts genom att ett kontrakt undertecknas elektroniskt av båda parter.
Ett godkännande upphör att gälla om inte avtal tecknas inom 30 dagar och dröjsmålet beror på utföraren.
Om kommunen har beslutat att inte godkänna en sökande kan denne lämna in ny ansökan. Den nya ansökan prövas enligt det vid den aktuella tidpunkten gällande förfrågningsunderlag.
Utförare som önskar klaga på avslaget på ansökan om godkännande kan begära rättelse hos Förvaltningsrätten i Göteborg inom tre veckor från det att underrättelsen om beslutet skickats.
2.1.8 Elektronisk underskrift av kontrakt
Sotenäs kommun undertecknar kontrakt elektroniskt (e-signering).
När det är dags att signera avtalet kontaktas utföraren med instruktioner för hur signeringen går till.
För att kunna utföra e-signering behövs ett Bank-ID/Mobilt Bank-ID.
2.2 Upphandlingssekretess
Som offentlig organisation omfattas Sotenäs kommun av offentlighetsprincipen. Det innebär bland annat att innehållet i allmänna handlingar normalt ska vara tillgängligt för den person som önskar ta del av den. För att en uppgift i en allmän handling ska kunna sekretessbeläggas måste stöd för detta finnas i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL.
Inkommen ansökan om deltagande i valfrihetssystemet är enligt huvudregel offentlig handling. Av 31 kap 16 § OSL framgår dock att sekretess gäller för uppgifter i ansökan som rör utförarens affärs- eller driftsförhållanden om det av särskild anledning kan antas att företaget lider skada om uppgiften röjs.
Utföraren kan begära att delar av ansökan ska omfattas av sekretess. Utföraren ska då precisera vilka delar som avses och skälen till att sekretess ska gälla samt skaderekvisit. Sotenäs kommun beslutar, i egenskap av offentlig myndighet, om en uppgift kan sekretessbeläggas. Det görs endast om en begäran om utlämnande av allmän handling inkommer till Sotenäs kommun. Beslut om sekretess kan upphävas av domstol.
2.3 Insyn
Enligt kommunallagen (2017:725) ska Sotenäs kommun tillförsäkra sig information som gör det möjligt för allmänheten att få insyn i hur verksamheten utförs. Utföraren är därför skyldig att lämna sådan information så att rätten till insyn för allmänheten säkras.
Den information som Sotenäs kommun hämtar in från utföraren, med undantag för uppgifter om enskilda brukare, betraktas som offentliga handlingar. Sotenäs kommun informerar regelbundet sina kommuninvånare, via hemsidan eller annat informationsmaterial, om stadens verksamheter och ansvarsområde i form av protokoll, årsredovisningar, rapporter, kvalitetsredovisningar mm.
3.1 Uteslutning av sökande enligt 7 kap. LOV
En sökande kan komma att uteslutas från att delta i upphandlingen om denne är i konkurs, likvidation, under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller underkastats näringsförbud. Syftet är att säkerställa att inte några oseriösa sökande deltar i upphandlingen. Den sökande kan även uteslutas om denne är föremål för utredning av ovanstående.
En sökande kan komma att uteslutas från att delta i upphandlingen om denne genom en lagakraftvunnen dom har dömts för brott avseende yrkesutövning eller gjort sig skyldig till ett allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlade myndigheten kan visa detta. En sökande kan komma att uteslutas från att delta i upphandlingen om denne inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkring eller skatt.
En sökande kan komma att uteslutas från att delta i upphandlingen om denne i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av bestämmelserna i 7 kap. LOV.
3.2 IVO-tillstånd
Utföraren ska ha giltigt tillstånd från IVO för att bedriva hemtjänst enligt socialtjänstlagen (2001:453). Tillståndet ska bifogas vid ansökan.
3.3 Krav på verksamhetsansvarig och ledning
Det ska senast när verksamheten startar finnas personal i sådan omfattning och med relevant utbildning och erfarenhet att statliga och/eller kommunala mål för verksamheten kan nås. Utförare med anställd personal ska tillämpa villkor för anställda motsvarande kollektivavtalsvillkor som gäller inom branschen.
Om utföraren under avtalstiden har för avsikt att byta arbetsledare/enhetschef eller motsvarande som ansvarar för den dagliga driften ska detta meddelas till kommunen som då ska pröva om arbetsledaren uppfyller krav för godkännande.
Verksamhetschefen bör ha organisations- och struktureringsförmåga, förmåga att kunna fatta beslut och kunna uppdra åt annan att fullgöra enskilda ledningsuppgifter i de fall han/hon som chef inte har den sakkompetens som krävs för att leda en sådan verksamhet. Andra viktiga chefsegenskaper är samarbetsförmåga, initiativförmåga, förmåga att motivera och entusiasmera sina medarbetare samt att kunna hantera stressituationer.
Den operativa ledningen av verksamheten som har det direkta ansvaret för personal, ekonomi och verksamhet ska ha verifierad:
• Högskoleutbildning; social omsorg, socionomprogram eller annan likvärdig högskoleutbildning.
• Erfarenhet av omsorgsverksamhet inom äldreomsorg eller handikappomsorg.
• Ingående kunskaper om tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd.
• Relevant datorkompetens för att utföra tjänsten.
3.4 Omsorgspersonalen
Minst 60 procent av medarbetarna ska ha godkänd omvårdnadsutbildning. Undantag kan medges för semestervikarier under juni till augusti.
Samtliga medarbetare ska behärska svenska språket i tal och skrift. Det innebär kunskaper i svenska motsvarande lägst årskurs nio eller svenska som andraspråk på grundläggande nivå. Medarbetare som är utländska medborgare måste ha svenskt samordningsnummer, vilket krävs för att få tillgång kommunens verksamhetssystem.
Utföraren ansvarar för att nyanställda medarbetare får introduktion och ska ha skriftlig rutin för introduktion av nyanställda.
Utföraren ansvarar för att medarbetarna kontinuerligt får utbildning, fortbildning och handledning.
Utföraren ska ha skriftliga generella och individuella kompetensutvecklingsplaner för medarbetarna.
Sotenäs kommun ansvarar för utbildning av utförarens medarbetare när det gäller ordinerade HSL insatser (inför delegering) samt hantering av medicintekniska produkter. Utförare ska anmäla behov av utbildningsinsats till beställaren snarast, dock senast 10 arbetsdagar efter beställning där ordinerade uppdrag ingår. Utbildning i förflyttning ingår inte i de utbildningar kommunen ansvarar över då förflyttning bedöms vara ett arbetsmiljöansvar.
Utföraren ansvarar för att ställa medarbetare till förfogande för utbildning i den omfattning som den legitimerade personalen bedömer. Den legitimerade personalen kallar till utbildning och anger plats och tid i inbjudan.
Om en privat utförare inte kan utföra uppdraget på grund av att medarbetare inte gått kravställd läkemedelsutbildning, är Sotenäs kommuns hemtjänst ansvarig för att den enskilde får ordinerad insats tills uppdraget övergår till utförare. Ersättningen för dessa insatser övergår då till Sotenäs kommuns hemtjänst.
3.5 Kontor och utrustning
Utföraren ska senast när utföraren blir valbar ha kontor och utrustning som är tillgänglig och anpassad till verksamhet och medarbetare. Kontoret ska vara utrustat så att det motsvarar aktuella arbetsmiljökrav. Det ska ge förutsättningar för att utföra administrativt arbete kopplat till uppdraget, genomföra möten, pauser och luncher. På kontoret ska det finnas ett låsbart och brandsäkert dokumentskåp. På kontoret ska utföraren även ha ett låsbart skåp för eventuell förvaring av brukarnas läkemedel.
Endast behöriga medarbetare med läkemedelsdelegering ska ha tillgång till detta skåp.
Utföraren ska tillhandahålla och bekosta arbetstekniska hjälpmedel, till exempel hjälpmedel vid tunga lyft.
3.6 IT och verksamhetsstöd
Utföraren ska använda Sotenäs kommuns olika verksamhetsstöd för att dokumentera, rapportera och kommunicera. Utföraren ska använda verksamhetsstödets applikationer för mobil dokumentation. Utföraren hyr mobiler från kommunen för att installera dessa applikationer på. Hyran fastställs 1 april varje år och räknas upp utifrån KPI, med mars 2021som basmånad.
Utföraren bekostar reparationskostnader efter garantitidens utgång eller reparationskostnader som inte täcks av garantin. Utförare ska anskaffa, bekosta och förse sin verksamhet med övrig nödvändig hårdvara, programvara, anslutning och de tillbehör som krävs för åtkomst till Sotenäs kommuns verksamhetsstöd.
Se Bilaga 1 för separat avtal gällande hyra av xxxxxxxxxxxxxx.
3.6.1 IT-kontaktperson
Utföraren ska utse minst en IT-kontaktperson. IT-kontaktpersoner har ansvar att: tilldela och avsluta behörigheter i verksamhetsstöd till användarna i sin organisation, fungera som första linjens support i den egna verksamheten, utbilda användare i sin organisation delta i informationsmöten som anordnas av Sotenäs kommun och sprida informationen/kunskapen vidare i sin organisation. IT-kontaktpersonen ska även ta emot information exempelvis via e-post och sprida informationen/kunskapen vidare i sin organisation. De IT-utbildningar som Sotenäs kommun kallar till är obligatoriska för IT- kontaktpersoner.
3.7 Lagar, förordning och föreskrifter
Utföraren ska vara väl förtrogen med och följa alla inom området gällande lagar, förordningar, föreskrifter direktiv och bestämmelser. Det är utförarens ansvar att självständigt bevaka och hålla sig uppdaterad, följa utvecklingen och implementera gällande lagstiftning, föreskrifter samt förordningar. Utföraren ska kontinuerligt säkerställa att medarbetarna är uppdaterade och utbildade kring nya lagar, föreskrifter och förordningar.
Utföraren ska arbeta enligt de mål och styrande dokument som Sotenäs kommun fastställer och ansvarar för att medarbetarna har kunskap och är uppdaterade på aktuella mål och styrande dokument rörande hemtjänst.
Utföraren ska tillse att samtliga medarbetare har kunskap om de rutiner som Sotenäs kommun ställer krav på att utföraren ska ha. Utföraren är ansvarig för att rutinerna följs.
Utföraren ska arbeta enligt vetenskap och beprövade erfarenheter.
3.8 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete
Utföraren ska ha ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete som motsvarar kraven i Socialstyrelsens föreskrift, SOSFS 2011:9. Den som bedriver verksamhet enligt SoL och HSL ska med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera samt förbättra verksamheten. Kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras.
3.9 Miljökrav
Sotenäs kommun har skrivit under Klimat 2030 där Kommunstyrelsen har ställt sig bakom 15 av de 20 målen. Utifrån detta ställs krav på hemtjänstutförare att sträva efter en fossilfri fordonsflotta och att minska inköpen av fossilbaserade engångsprodukter.
Utföraren ska även följa Sotenäs kommuns resepolicy som anger att transport i första hand ska ske gåendes, med cykel eller kollektivt, därefter bil. Digitala möten ska genomföras när det är möjligt.
4.1 Självbestämmande och integritet
4.1.1 Värdegrund och värdighetsgarantier
Socialtjänstens verksamhet ska bygga på respekt för människors självbestämmanderätt och integritet. Biståndet ska utformas så att det stärker hans eller hennes möjligheter att leva ett självständigt liv. Insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet.
Socialtjänstens verksamhet för äldre ska enligt SoL kännetecknas av respekt för den enskildes självbestämmande, integritet, trygghet och värdighet. Insatser ska utformas utifrån individanpassning, självbestämmande och delaktighet.
Utföraren ska bedriva ett aktivt värdegrundsarbete. Värdegrundsarbetet ska spegla den nationella värdegrunden i 5 kap 4 § SoL.
Sotenäs kommun erbjuder sina medborgare Kvalitets- och värdighetsgarantier för en mängd olika tjänster. En av dessa tjänster är Hemtjänst. Utförare av Hemtjänst förväntas uppfylla denna garanti till medborgaren. Garantin återfinns på Sotenäs kommuns hemsida.
4.1.2 Bemötande
Utföraren ska säkerställa att den enskildes och hens anhöriga bemöts med värdighet och hänsyn till integritet.
4.1.3 Genomförandeplan
Upprättande av genomförandeplan är en viktig del av den enskildes möjlighet till inflytande, självbestämmande och rättssäkerhet. Vid upprättandet av genomförandeplan ska den enskilde tillfrågas gällande kontinuitet och vad som är viktigt för att den enskilde ska uppleva en god kontinuitet. För vissa brukare innebär det att hjälpen utförs
på bestämda tider medan det för andra brukare innebär att stöd och hjälp utförs av så få medarbetare som möjligt.
Handläggaren ska ta del av upprättad och/eller reviderad genomförandeplan.
4.2 Helhetssyn och samordning
Utifrån den enskildes behov och önskemål ska utföraren samverka med anhöriga, legala företrädare, vårdgivare, myndigheter, organisationer och föreningar med flera.
Utföraren ska säkerställa att det finns samtycke från den enskilde avseende samverkan och informationsöverföring.
För att brukarna ska få trygg och säker vård och omsorg i hemmet och vid in- och utskrivning från sjukhus krävs att alla professioner samverkar och samordnar sina insatser. Utföraren ska arbeta i enlighet med de riktlinjer, föreskrifter och överenskommelser som Sotenäs kommun träffar med andra vårdgivare.
När den enskildes handläggare och/eller legitimerad personal kallar till samverkans- och samordningsmöte rörande den enskilde, tex vårdplanering, möten för samordnad individuell plan och andra uppföljningsmöten, är utföraren skyldig att delta. Vid behov kallar utföraren den enskildes handläggare och/eller legitimerad personal till samverkans- och samordningsmöten.
4.3 Trygghet och säkerhet
4.3.1 Hantering av personuppgifter
Sotenäs kommun är personuppgiftsansvarig och utföraren är personuppgiftsbiträde. Vid tecknande av kontrakt förbinder sig utföraren att följa samtliga de krav som ställs för hantering av personuppgifter i tillämplig lagstiftning. Det är utföraren som ansvarar för att inneha adekvat kunskap om lagstiftningen.
Utföraren åtar sig att behandla personuppgifter endast enligt den personuppgiftsansvariges instruktioner och ändamål.
Utföraren får ej utge personuppgifter till tredje man.
Utföraren ska i enlighet med tillämplig lagstiftning vidta lämplig teknisk och organisatorisk säkerhet för att säkerställa skyddet för personuppgifter samt ge den personuppgiftsansvarige möjligheter att på alla adekvata sätt kontrollera säkerheten.
Utföraren ska omedelbart vid upphörande av uppdraget för en brukare överlämna samtliga personuppgifter om brukaren till den personuppgiftsansvarige. Om kontrakt med Sotenäs kommun upphör ska samtliga personuppgifter omedelbart överlämnas till den personuppgiftsansvarige.
4.3.2 Social dokumentation
Utföraren ska följa lagstiftning och föreskrifter om social dokumentation. All dokumentation ska föras i enlighet med Socialstyrelsens modell Individens Behov i Centrum (IBIC). Utföraren ansvarar för att medarbetarna fullgör sin dokumentationsskyldighet. Utföraren ansvarar för att all dokumentation som rör den enskilde förvaras på ett säkert sätt, så att obehöriga inte kan få tillgång till uppgifterna.
Utföraren ska utse ett dokumentationsombud som har särskilt ansvar för att se till att dokumentationen följer kraven. Ombudet deltar på kommunens gemensamma träffar och utbildningar för dokumentationsombud.
4.3.3 Arkivering
Personakter inom hemtjänsten ska levereras till biståndshandläggare efter avslutad insats. Akten ska då vara rensad. I händelse av konkurs, nedläggning eller avyttring ska den enskildes personakt skickas till kommunens biståndshandläggare.
4.3.4 Dokumentation enligt hälso- och sjukvårdslagen
Hälso- och sjukvårdsdokumentation består av tre delar: signering av utförd delegerad ordination, dokumentation vid händelse av betydelse i journalsystemet och avvikelserapportering. Se rutin gällande delegation, dokumentation och avvikelsehantering.
4.3.5 Förändrad situation för utförarens brukare
Om den enskildes omvårdnadsbehov förändras i sådan grad att behov av insatser kan behöva omprövas, ska utföraren omgående kontakta biståndshandläggare.
Vid förändrade behov av vårdinsatser ska utföraren omgående kontakta ansvarig sjuksköterska eller för rehab-insatser; fysioterapeut eller arbetsterapeut. Förändringen av behovet ska framgå av dokumentation.
Det ingår också i utförarens uppdrag att omgående meddela biståndshandläggaren, eller i förekommande fall sjuksköterskan, om en enskild blir inlagd på/utskriven från sjukhus eller har avlidit.
Betalningsansvar
Utföraren har ansvar för att den enskilde som vårdats på sjukhus ska kunna återvända till sin bostad när läkare bedömt att den enskilde är utskrivningsklar. Om utföraren inte kan utföra de insatser som den enskilde blivit beviljad av handläggare för att kunna återvända hem med hemtjänst uppstår ett betalningsansvar till Region Västra Götaland. Sotenäs kommun fakturerar utföraren för de kostnader som uppstår enligt gällande lagstiftning och överenskommelser.
4.3.6 Tillfälligt utökade behov
En enskild kan tillfälligt ha utökade behov av insatser. Det kan till exempel röra sig om tillfälligt uppkommen sjukdom. Även ledsagning till sjukvårdsinrättning kan betecknas
som tillfälligt utökat behov av insats vid sjukdomsfall. Utföraren ansvarar för att akuta omsorgsbehov hos den enskilde, omedelbart åtgärdas. Utförare kan själv ta ställning till en utökning av insatser upp till 14 dagar och få ersättning för det utifrån underlag inlämnat till och bedömt av kommunen.
Information om tillfälligt utökade insatser ska dokumenteras. Om det utökade behovet blir långvarigt ska biståndshandläggare informeras.
4.3.7 Kontaktperson
Personalkontinuiteten är en viktig faktor för att skapa trygghet i hemtjänsten. Utföraren ska arbeta för att säkerställa att den enskildes vård och omsorg utförs av samma personal så långt det är möjligt.
Utföraren ska garantera att den enskilde får en namngiven kontaktperson. Kontaktperson ska ha ett övergripande ansvar för planeringen av den enskildes insatser och upprättande av genomförandeplan samt i första hand vara den som utför stödet till den enskilde. Det ska finnas möjlighet för den enskilde att byta kontaktperson.
4.3.8 Lås och nycklar
Sotenäs kommun beslutar om vilken lösning som ska användas för att låsa upp hemtjänstbrukares dörrar. Lösningen ska vara enhetlig för samtliga utförare av hemtjänst för att underlätta för brukare och personalgrupper.
Sotenäs kommun ombesörjer installation och service av det valda systemet. Utföraren ska följa kommunens rutin för lås och nyckelhantering.
4.3.9 Privata medel
Utföraren ska inte hantera den enskildes kontanta medel eller betalkort.
4.3.10 Xxxx, gåva, testamente
Enligt 10 kap 5 § Brottsbalken kan arbetstagare eller den som utövar uppdrag dömas för tagande av muta om denna tar emot gåva, löfte om gåva eller begär en otillbörlig förmån för att utföra sitt arbete. Det gäller också efter det att anställningen har upphört, som till exempel mottagande av förmåner genom testamente.
Det ställs särskilt höga krav inom omsorgsområdet, där utrymmet för att ta emot gåvor är mycket litet. Utföraren ska informera samtliga medarbetare om förbudet att ta emot gåvor och förmåner samt att medarbetare inte ska hjälpa den enskilde med juridiska åtaganden som att bevittna eller skriva under handlingar.
4.3.11 Tystnadsplikt
Utföraren och dess eventuella underleverantörer ska följa lagstiftningen gällande tystnadsplikt vilken regleras i 15 kap 1 § SoL, dvs. den som är eller har varit verksam
inom yrkesmässigt bedriven enskild verksamhet enligt SoL eller LSS får inte obehörigen röja vad man fått veta om enskildas personliga förhållanden.
Utföraren ansvarar för att samtliga medarbetare undertecknar förbindelse om tystnadsplikt i enlighet med aktuell lagstiftning vilket även innefattar eventuella underleverantörer, volontärer, studenter och praktikanter.
4.3.12 Samtycke
För utlämnande av uppgifter från utföraren till exempelvis anhörig eller annan vårdgivare krävs samtycke från den enskilde. Samtycket ska dokumenteras.
4.3.13 Klagomål och synpunkter
Utföraren ska informera den enskilde muntligt och skriftligt om hur han/hon kan anmäla eventuella fel och brister till utföraren alternativt till kommunen.
4.3.14 Avvikelser
Utföraren ansvarar för att rapportera, utreda, avhjälpa och undanröja avvikelser på ett systematiskt sätt.
I samband med uppföljning av utföraren kommer Sotenäs kommun att kunna inhämta information om bland annat avvikelserapporter samt redogörelse och analys över vidtagna åtgärder
4.3.15 Rapporteringsskyldighet – Xxx Xxxxx
Utföraren ska ha god kännedom om skyldigheten att rapportera enligt Xxx Xxxxx samt att anmäla enligt Xxx Xxxxx till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Personalen ska alltid informeras om skyldigheten i samband med anställning och efter det skriftligt minst en gång per år. Vid anmälan om Xxx Xxxxx till XXX ska denna även skickas som kopia till LOV-handläggaren på omsorgsförvaltningen.
4.3.16 Skyddsåtgärder
Utföraren ska följa Socialstyrelsens rekommendationer om skyddsåtgärder samt Fyrbodals Rutin för Skydds- och frihetsbegränsande åtgärder vid kognitiv svikt.
4.3.17 När den enskilde inte är anträffbar
Utföraren ska ha skriftlig rutin för hur utföraren ska agera om den enskilde inte är anträffbar på överenskommen tid.
4.3.18 Dödsfall
Utföraren ska ha skriftlig rutin för hur utföraren ska agera om personalen i samband med en insats finner den enskilde avliden.
4.3.19 Hygienrutiner, arbetskläder och skyddsutrustning
Utföraren ska följa Socialstyrelsens riktlinjer för basal vårdhygien. Utföraren ska ansvara för att all personal har god kännedom om rutinerna och att dessa följs.
Utföraren ska ansvara för att genomföra egenkontroll minst en gång per år enligt Socialstyrelsens direktiv. Tillkommer det nya vårdprogram eller direktiv som berör hygienrutiner i det personnära omsorgsarbetet ska tillämpliga delar följas av utföraren.
Utföraren ska enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om smittrisker, AFS 2018:4 tillhandahålla arbetskläder för sina medarbetare och ombesörja tvätt av dessa utan att kostnader ska belasta medarbetaren. Med arbetskläder menas underdel samt kortärmad överdel exempelvis t-shirt eller tunika. Utförare ansvarar i sin roll som arbetsgivare för att medarbetare tar av arbetskläderna vid arbetsdagens slut, att de hålls åtskilda från andra kläder och tvättas i minst 60 grader.
Utföraren ska tillhandahålla skyddsutrustning bestående av engångshandskar, plastförkläde, munskydd, handsprit eller liknande för sina medarbetare.
4.3.20 Identifikation
Utförarens anställda (och underleverantörer) ska alltid bära identifikation på ett sådant sätt att den är synlig för den enskilde. Av identifikationen ska det framgå; personalens namn, utföraren han/hon är anställd av, samt foto.
4.3.21 Egenvård
Hemtjänstpersonalen ska hjälpa den enskilde med egenvård utifrån aktuellt biståndsbeslut.
4.3.22 Munhälsa
Utföraren ska ansvara för att det finns personal på plats hos den enskilde vid besök för årlig munhälsobedömning.
4.3.23 Hjälpmedel
Utföraren ansvarar för att medarbetarna har den kunskap och information som behövs för att kunna hjälpa den enskilde att använda personligt förskrivna hjälpmedel på ett säkert sätt.
Utföraren ansvarar för att medarbetarna vet vart man vänder sig då personligt hjälpmedel inte fungerar.
Utföraren ansvarar för att kontakta legitimerad personal då det finns behov av utbildning gällande personligt förskrivet hjälpmedel.
4.3.24 Mat
Utföraren ska leverera måltidslådor till den enskilde från kommunens Måltidsenhet. Uppdrag om matdistribution skickas i verksamhetssystemet. Utföraren ska vara den enskilde behjälplig i kontakt med matleverantören.
Utföraren ska ansvara för att förvara måltidslådorna i kylskåp till dess att måltidslådan distribueras till den enskilde. Utföraren ska ha kylväskor för att säkerställa att kylkedjan
hålls intakt. Hanteringen av måltidslådorna ska följa miljö- och hälsoskyddsnämndens krav.
Utföraren ska ansvara för att personalen får utbildning i hur måltidslådorna ska handhas.
De utförare som ska distribuera måltidslådor till den enskilde inom hemtjänsten ska registreras hos miljö- och hälsoskyddskontoret i den kommun som verksamheten har sin lokal.
5.1 Allmänna kontraktsvillkor
5.1.1 Allmänna bestämmelser
De obligatoriska krav som ställts på utföraren i konkurrensutsättningen är utföraren skyldig att upprätthålla under hela kontraktstiden. De särskilda kontraktsvillkoren ska vara uppfyllda inom den tidsperiod som anges för respektive villkor.
Avgifter som inte överenskommits skriftligen godtas inte oavsett benämning.
Utföraren samtycker till att personuppgifter får lagras, sparas, bearbetas och behandlas i Sotenäs kommuns register enligt dataskyddsförordningen. Utföraren ska följa gällande lagar, förordningar, föreskrifter, direktiv och bestämmelser.
5.1.2 Kontraktsparter
Kontraktet gäller mellan Sotenäs kommun och godkänd utförare.
Utföraren förbinder sig att utifrån uppdrag utföra insatser i den omfattning och på de villkor som anges i kontraktet.
5.1.3 Kontraktshandlingar
Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheter uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning:
1. Skriftliga ändringar och tillägg till kontraktshandlingarna
2. Kontraktet
3. Förfrågningsunderlaget, inkl. bilagor
4. Ansökan inkl. bilagor
5.1.4 Kontraktsperiod
Kontraktet gäller tills vidare. Om utföraren önskar avbryta avtalet har utföraren rätt till detta. Uppsägningstiden är sex månader. Om utföraren inte har några kunder eller överflyttandet av dessa till andra utförare kan göras fortare, så kan avtalstiden förkortas, dock inte kortare än 2 månader.
5.1.5 Ändringar och tillägg till kontraktet
Ändrade förhållande kan innebära att skrivningar i förfrågningsunderlaget måste revideras. Om dessa är av större vikt kommer ett nytt förfrågningsunderlag att publiceras. Senast publicerat förfrågningsunderlag gäller för samtliga utförare.
Såväl införande som avveckling av ett valfrihetssystem kräver ett politiskt beslut. I händelse av att kommunen beslutar att avveckla valfrihetssystem så är uppsägningstiden 12 månader, kommunen säger då upp avtal med samtliga utförare. Om kommunen ännu inte godkänt sökanden kommer dessa att få information om att systemet avbrutits.
5.1.6 Sekretess
Parterna ska se till att uppdraget utförs med hänsyn till gällande författningar om sekretess, tystnadsplikt och informationssäkerhet.
Parterna förbinder sig att hemlighålla konfidentiellt material och konfidentiell information som de får av varandra, om de enligt lag kan omfattas av sekretess, och att inte använda dem för andra ändamål än de som avses i kontraktet.
5.1.7 Underleverantör
Utförare som avser använda underleverantör ska lämna uppgifter om detta vid ansökningstillfället.
Utföraren ansvarar för att underleverantören uppfyller samtliga kvalitetskrav för uppdraget.
Utföraren ska kontrollera att underleverantören fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal.
Utföraren ska fortlöpande informera LOV-handläggare om förändringar i uppgifter angående underleverantörens namn och organisationsnummer. Omsorgsnämnden kan begära uppgifter om underleverantörer när som helst under avtalstiden och utföraren är skyldig att snarast lämna dessa upplysningar.
Vid byte av underleverantör under avtalstiden ska utföraren informera alla berörda, inklusive de enskilda, om den nye underleverantören. Byte av underleverantör kan göras först efter godkännande av kommunen.
5.2 Kommersiella villkor
5.2.1 Ersättning
I fastställd timersättning ingår samtliga kostnader för tjänsternas utförande för att bedriva hemtjänst så som:
- Personalkostnader
- Transport till och ifrån den enskilde
- Administration och personalmöten
- Kompetensutveckling
- Lokaler
- Inventarier och material
- Arbetstekniska hjälpmedel och inköp samt skötsel av arbetskläder
- Introduktion av nyanställda, inklusive utbildning i förflyttning och delegation
- Utvärdering av verksamheten
Ersättningen avser gällande års löneläge och prisjusteras årligen enligt OPI från och med den 1 april. Kommunen har rätt att justera timpriset under avtalsperioden.
Ersättning till utförare betalas ut för beställd tid, utifrån schablontider, inklusive momskompensation.
Ersättningsnivåer 2021
Kommunal regi | Privat regi | |
Ersättning för insats enl SoL och HSL | 418 kronor | 435 kronor |
5.2.2 Ersättning vid frånvaro eller vid undantagstillfällen
Ersättning kan ges för oförutsedda tillfälliga behov eller akuta situationer. Dessa tillfällen grundar sig på uppkommen sjukdom eller fara för enskildes liv. Vid akuta situationer kan utföraren få ersättning för den tid utföraren haft fram till undsättning av sjuksköterska, ambulans, räddningstjänst med flera.
Utföraren ansvarar för att akuta omsorgsbehov hos den enskilde
omedelbart åtgärdas. Utförare kan själv ta ställning till en utökning av insatser upp till 14 dagar och få ersättning för det.
Dokumentation ska ske enligt kommunens regler, vid fakturering ska hänvisning ske till verifierad dokumentation.
Typ av frånvaro | Ersättning |
Planerad frånvaro (meddelas 5 dagar innan planerad insats) | Ingen ersättning lämnas |
Oförutsedda tillfälliga behov | Ersättning lämnas upp till 14 dagar |
Akut situation, fara för den enskildes liv | Ersättning lämnas |
Den enskilde uppsägning/byte av utförare | Ersättning lämnas för 5 dagar för planerade insatser, från den dagen skriftlig information getts till utföraren |
Dödsfall | Ersättning lämnas för 2 dagar för planerade insatser |
Sjukhusvistelse | Ersättning lämnas för 2 dagar för planerade insatser |
Den enskilde avsäger sig tillfälligt hjälp | Ersättning för 2 dagar |
Den enskilde öppnar inte, är inte i sin bostad så kallad ”bomtid”. Ex. bortrest, oplanerad sjukhusvistelse | Ersättning lämnas |
Fördröjningstid utanför den enskildes och utförarens kontroll, ex. fördröjd sjuktransport. | Ersättning lämnas |
Om den enskilde återkommande avsäger sig insatser eller om utföraren uppmärksammar behov av utökade insatser ska utföraren rapportera detta till ansvarig biståndshandläggaren omgående.
Ersättning som inte har överenskommits skriftligt kommer inte ersättas oavsett benämning.
5.2.3 Fakturering
Efter avstämning om ersättning faktureras kommunen med en e-faktura, enligt lag 2018:1277 om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling. Det finns flera alternativ att skicka e.-faktura på:
- Peppol BIS Billing
- Svefaktura
- SFTI fulltextfaktura
- eller via registrering i leverantörsfakturaportal
För mer information om elektronisk fakturering se kommunens hemsida.
Referens ska alltid anges på fakturan. I Sotenäs kommun är det en sifferkod som anges av kommunens LOV-handläggare.
Inga personuppgifter på enskilda får anges på fakturan. System för identifiering av vad fakturan avser utarbetas tillsammans med kommunens LOV-handläggare.
Fakturan ska uppfylla Skatteverkets krav på fakturering/fakturans innehåll.
5.2.4 Betalning
Betalning sker mot faktura. Betalning sker trettio dagar efter fakturans ankomstdag, detta förutsätter att utfört uppdrag har skett.
Administrativa avgifter; Order-, expeditions-, faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter accepteras inte.
Dröjsmålsränta (referensränta) i enlighet med svensk lag (räntelagen).
5.3 Ansvar och villkor för samarbete mellan parterna
5.3.1 Meddelarfrihet
Personal som är anställd i verksamheten ska beträffande verksamhet som omfattas av avtalet ha i huvudsak samma meddelarfrihet som råder för motsvarande offentligt anställd personal. Det innebär förbud mot efterforskning och repressalier om den anställde utnyttjar sin meddelarfrihet. Denna meddelarfrihet ska dock inte omfatta uppgifter som avser företagshemligheter.
Vidare råder det inte meddelarfrihet för uppgifter om enskildas personliga och privata ekonomiska förhållanden eller som rör säkerhet. I meddelarfriheten innefattas inte heller information som gäller pågående förhandlingar rörande löne- eller andra anställningsvillkor eller som är sekretessbelagd enligt lag. Personer i ledande ställning i företaget till exempel VD eller därmed jämförlig ställning omfattas inte av den här angivna meddelarfriheten. Det åligger utföraren att informera berörd personal om den meddelarfrihet som ska råda i verksamheten.
5.3.2 Arbetsgivaransvar
Utföraren ska se till att arbetet bedrivs i enlighet med författningsföreskrifter, myndighetsbeslut, verksamhetsföreskrifter samt branschregler som syftar till att säkerställa att verksamheten är tillförlitlig ur säkerhetssynpunkt.
Utföraren är ansvarig för att;
• alla kostnader till exempel löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga eller lagstadgade löneomkostnader betalas. Utföraren är ensam arbetsgivare för den egna personalen och är ensam bärare av arbetsgivaransvar i förhållande till dennes personal.
• leva upp till att tillämpliga åtaganden när det gäller miljömässiga, sociala och arbetsmarknadsmässiga lagar så som de fastställs i EU-rätt, svensk lagstiftning och kollektivavtal eller motsvarande villkor följs.
• omedelbart vidta åtgärder mot personal som misstänks för att ha begått brott riktade mot enskilda personer inom verksamheten.
• personalen är väl förtrogen med verksamhetens inriktning och mål.
• personalen är informerad i innehållet i det kontrakt som utföraren ingått medkommunen.
• vid behov tillhandahålla krishantering och liknande insatser för personal.
5.3.3 Arbetsmiljöansvar
Utföraren ska följa arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter och bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Samordningsansvaret regleras av arbetsmiljölagen (AML). Överenskommelse om samordningsansvar ska träffas när två eller flera arbetsgivare samtidigt bedriver verksamhet på ett gemensamt arbetsställe. Detsamma gäller vid anlitande av underleverantör. Oberoende av detta har varje utförare arbetsmiljöansvar för sina egna medarbetare.
5.3.4 Xxxx och beredskap
Kommunen har en lokal kris- och beredskapsplan som träder i kraft vid större olyckor eller krissituationer, exempel kan vara långvariga elavbrott, omfattande utebliven vattenförsörjning, eller vädersituationer som påverkar verksamheten negativt. Om planen aktiveras ska utföraren medverka i den del som berör hemtjänsten. Utföraren ska på begäran delta i kommunens utbildningsinsatser och övningar. Utföraren ansvarar för att upprätta kris- och beredskapsplan för den egna verksamheten som stämmer överens med kommunens plan.
5.3.5 Byte av juridisk person och förändring av företrädare/styrelse
Kontrakt tecknas med en utförare som ansöker om godkännande och som uppfyller samtliga ställda krav. Om utföraren byter juridisk person ska ny ansökan lämnas, nytt godkännande prövas och nytt kontrakt tecknas. Utföraren bör meddela förändringar i god tid så att ansökan hinner prövas och nytt kontrakt tecknas innan förändringarna träder i kraft. Vid förändringar gällande utförarens företrädare och styrelse ska förändringen snarast skriftligen rapporteras till Sotenäs kommun.
5.3.6 Ansvar för skada
Utföraren ansvarar för skada på person eller egendom som utföraren eller utförarens leverantörer orsakar vid fullgörandet av detta kontrakt oavsett om utföraren eller dennes leverantörer förfarit oaktsamt eller inte.
5.3.7 Försäkringar
Det åvilar leverantören att teckna och vidmakthålla erforderliga försäkringar under avtalstiden. På anmodan ska leverantören tillställa köparen bevis om försäkringsskydd.
5.4 Kontraktsuppföljning
Sotenäs kommun har, i form av vårdgivare, det övergripande ansvaret för att följa upp den hemtjänst som kommunens brukare beviljats, oavsett utförare. Kommunen ska därför säkerställa att verksamheterna bedrivs i enlighet med gällande lagar, riktlinjer, mål och krav.
5.4.1 Uppföljning av den utförda tjänsten
Uppföljning av godkända företag att utföra hemtjänst enligt LOV ska följas upp av ansvarig LOV-handläggare årligen eller på förekommen anledning.
Utföraren ska lämna uppgifter som efterfrågas av till exempel Sveriges kommuner och landsting, Statistiska centralbyrån, Socialstyrelsen och till de kvalitetsregister som Sotenäs kommun lämnar uppgifter till.
Sotenäs kommuns MAS ansvarar för att följa upp hur hälso- och sjukvårdsåtgärder utförs. Utföraren ska se till så att MAS kan utöva tillsyn över hälso- och sjukvården.
Utföraren ska hålla Sotenäs kommun informerad om händelser i organisationen som kan påverka utförandet av tjänsten, samarbetet och vad som avtalats. Utföraren ska på eget initiativ meddela om eventuell kritik från IVO, Arbetsmiljöverket eller annan myndighet lämnats angående verksamheten. Kopia på eventuella tillsynsrapporter och eventuella föreläggande ska omgående skickas till LOV-handläggaren.
Utföraren ska lämna:
• uppgifter till LOV-handläggarens årliga uppföljningsrapporter, på begäran
• en årlig årsrapport, ekonomisk redovisning. Denna ska vara ekonom på omsorgsförvaltningen tillhanda senast den 31 mars påföljande år.
• en årlig verksamhetsberättelse. Denna ska lämnas till LOV-handläggaren i kommunen senast 1 december nästkommande år.
• underlag till Sotenäs kommuns patientsäkerhetsarbete, på begäran
5.4.2 Metoder för uppföljning
Sotenäs kommun använder de metoder för uppföljning som är nödvändiga för att säkerställa god och säker vård och omsorg utifrån de krav som ställs i förfrågningsunderlaget. De olika formerna av uppföljning är
- uppföljning av ny utförare ett antal månader efter verksamhetsstart
- regelbunden uppföljning
- riktad uppföljning utifrån fokusområden
- händelsestyrd uppföljning utifrån indikatorer
Utföraren ska medverka i uppföljningen och tillhandahålla sådana uppgifter om verksamheten som Sotenäs kommun anser vara nödvändiga.
5.4.3 Vid bristande kvalitet
Sotenäs kommun använder sig av Kammarkollegiets vägledning och sanktionstrappa vid behov av åtgärder när bristande kvalitet uppmärksammas i utförarens verksamhet. Följande ordning gäller:
1. Dialog/varning
Xxxxxxxxx ska dokumenteras med datum, ansvarig för insatsen, kort beskrivning av orsak/händelse, hur och när den ska åtgärdas samt undertecknas.
Detta dokument lämnas till förvaltningschef.
2. Prisavdrag
Enligt ersättningsmodell och gällande ersättningsnivå.
Görs av ansvarig chef, redovisning sker till förvaltningschef samt LOV-handläggare. Förvaltningschef avgör omfattningen av prisavdrag som är skäligt i varje enskilt fall. T.ex. prisavdrag med 50 % av timpriset om insatsen inte är verkställd inom 10 dagar.
3. Uppsägning av avtal
Uppdragsgivaren äger rätt att, helt eller delvis, säga upp avtalet då:
- utförare, eller dess underleverantör/er, inte fullgör villkoren i avtalet och dessa kan anses utgöra väsentligt avtalsbrott.
- utförare, eller dess underleverantör/er, i väsentligt hänseende brister i sina åligganden och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig erinran från uppdragsgivaren.
- utförare, eller dess underleverantör/er, har lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med upphandlingen och dessa uppgifter har varit av väsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av kontrakt.
4. Hävning av avtal
Innan hävning görs ska avtalsbrottet skriftligen påtalas för utföraren och denne ska få skälig tid att vidta rättelse inom trettio (30) dagar.
Uppdragsgivaren äger rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om utföraren, eller dess underleverantör/er;
- är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud,
- är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord, eller annat liknande förfarande,
- genom lagakraftvunnen dom som är dömd för brott avseende yrkesutövningen,
- har gjord sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen,
- inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt
- förlorat sitt tillstånd av XXX
- i väsentligt hänseende inte utför sina åtaganden enligt avtalet och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig erinran.
- överlåter sin verksamhet till annan och kommunen inte har lämnat skriftligt medgivande till överlåtandet
Uppdragsgivaren äger utöver hävning, rätt att kräva skadestånd.
Utföraren äger rätt att häva avtalet med en uppsägningstid om sex (6) månader, då uppdragsgivaren underlåter att i rätt tid fullgöra sin betalningsskyldighet eller de åtaganden som följer av detta avtal i övrigt och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig erinran. Underlåtenheten ska vara av väsentlig betydelse.
5.4.5 Tvist
Tvist angående tolkning eller tillämpning av tecknat avtal och därmed sammanhängande rättsfrågor ska i första hand lösas mellan parterna. Om parterna inte når uppgörelse ska tvist avgöras i den tingsrätts domsaga som Köparen tillhör, med tillämpning av svensk rätt. Den omständighet att tvist hänskjuts till rättsligt avgörande berättigar inte Leverantören att avbryta sitt uppdrag.
5.4.6 Force Majeure
Arbetsinställelse, blockad eller annan händelse utom parternas kontroll såsom krig, eldsvåda, explosion eller explosionsfara eller ingripande från offentlig myndighet som medför att parterna inte, eller endast till onormalt höga kostnader kan fullfölja sina skyldigheter enligt detta avtal, fritar parterna under den tid förfarandet råder från fullgörande av dessa skyldigheter.
5.5 E-signering av xxxxx
Vid avtalstecknande används e-signering. Ange kontaktuppgifter för den som ska signera avtalet
- Namn
- Titel
- e-postadress
Avtal avseende hyra av mobiltelefoner för privata utförare inom omsorgen.
Avtalets längd
• Avtalet gäller från och med undertecknandet av avtalet i samband med utlämnandet av mobiltelefonen till dess att avtal avseende utförande av hemtjänstinsatser via LOV, lag om valfrihet, upphör.
• Antal telefoner regleras efter behov i verksamheten. Vid förändringar sker förändring i avtalet.
• Mobiltelefonen med tillhörande tillbehör ska vid återlämnandet vara i samma skick som vid utlämnandet, exempelvis inga klistermärken. Normal förslitning godtas.
Kostnader
• Hyra för varje mobiltelefon samt abonnemang tas ut månadsvis enligt angiven taxa. För 2021 uppgår kostanden till 103kr + moms /månad.
Förvaring och hantering
• LOV utföraren ansvarar för mobiltelefonen och dess utrustning och ska förvara och hantera denna på ett säkert sätt.
• Mobiltelefonen är stöldbegärlig egendom och får aldrig lämnas utan uppsikt eller hanteras ovarsamt.
• Mobiltelefonen hanterar sekretessbelagda uppgifter och får ej förvaras så att annan obehörig får tillgång till uppgifterna.
Kostnad vid skada eller förlust
• Vid skada eller förlust blir företaget ersättningsskyldig för skadan/förlusten. Detta avgörs i varje specifikt fall av SML-IT telefoni. Beloppet regleras med hänsyn till det mobiltelefonens ålder och skadans omfattning.
• Vid stöld ska händelsen polisanmälas.
Antal mobiltelefoner
Avtalet gäller st mobiltelefoner.
Datum: Underskrift:
Bakgrund
Utveckling av verksamhetssystem och digitala verktyg inom omsorgen medför säkerhetsrisker som måste hanteras. De verktyg som används inom omsorgen hanterar stora mängder sekretessbelagda uppgifter där säkerhetstänkande är av stor vikt. För att hantera dessa uppgifter har SML-IT (Sotenäs, Munkedal och Lysekils IT- avdelning) rutin för handhavande av digitala verktyg. Enligt denna rutin är det inte tillåtet att installera applikationer som krävs i arbetet på en privat enhet. Till privat enhet räknas enheter utanför den kommunala verksamheten. SML-IT behöver kunna styra de digitala verktyg som används för att kunna spärra användare och ta bort information om enheten skulle försvinna/bli stulen.
Äganderätt
Sotenäs kommun äger det digitala verktyget och hyr i sin tur ut den till LOV-utföraren. SML-IT äger mjukvaran som är installerad på det digitala verktyget. LOV-utföraren får inte låna ut, hyra ut, sälja, pantsätta eller på annat sätt överlåta eller förfoga över det digitala verktyget eller dess innehåll (hård- och mjukvara) som på något sätt kan äventyra Sotenäs kommuns äganderätt.
Support vid fråga, skada eller fel
För support ska kontakt tas med systemadministratör för den applikation det gäller. Vid problem med enheten kontaktas SML-IT telefoni.