Personuppgiftspolicy

Personuppgiftspolicy

Här finner ni New Terms AB:s (”Jappas”) Personuppgiftspolicy

New Terms AB, org. nr 556986-8606 möjliggör för juridiska personer (” Uppdragsgivare ”) att hitta och anlita konsulter (” Uppdragstagare ”) för olika typer av timbaserade uppdrag. För att göra detta behöver vi samla in och behandla en del personuppgifter.

Xxxxx samlar in personuppgifter från dig som uppdragstagare/ uppdragsgivare via webbplatsen, mobilapplikationer, mail eller telefonsamtal. Vi behandlar därefter dina uppgifter genom att, med ett urval av dessa personuppgifter som bas, skapa din personliga profil vilken görs sökbar för de uppdragsgivare som söker lämpliga uppdragstagare.

Denna personuppgiftspolicy förklarar hur vi samlar in och behandlar dina personuppgifter när du använder vår tjänst (“ Tjänsten ”), på xxx.xxxxx.xxxx eller mobilapplikationen JAPPA. Den beskriver också dina rättigheter gentemot oss och hur du kan göra dina rättigheter gällande.

Genom att använda Tjänsten, accepterar du denna personuppgiftspolicy och att dina personuppgifter samlas in och behandlas på det sätt som beskrivs häri. Det är viktigt att du läser och förstår denna policy innan du använder Tjänsten.

Denna policy kan ibland behöva ändras eller uppdateras, till exempel om funktioner ändras eller läggs till i Tjänsten. Du kommer i så fall informeras om detta i Tjänsten, eller på annat lämpligt sätt, för att ge dig möjlighet att ta ställning till ändringen innan den börjar gälla.

1. JAPPA TAR BRA HAND OM DINA UPPGIFTER

Xxxxx är personuppgiftsansvariga för dina personuppgifter som behandlas i Tjänsten, enligt denna policy. Du kan alltid förvänta dig att dina personuppgifter behandlas på ett tryggt och schysst sätt hos oss.

Du kan när som helst kontakta oss om du har frågor kring dina personuppgifter, genom att maila oss på xxxx@xxxxx.xxxx eller genom att ringa oss på 070-37 422 46.

2. PERSONUPPGIFTER SOM SAMLAS IN OM DIG

Jappa samlar in olika typer av uppgifter om dig när du använder Tjänsten, delvis beroende på om du är en Uppdragsgivare eller Uppdragstagare. Det är alltså inte nödvändigtvis så att vi kommer att behandla alla dessa typer av personuppgifter i just ditt fall.

• Användarkontouppgifter. När du som Uppdragsgivare skapar ett användarkonto i Tjänsten behöver du uppge ditt namn, telefonnummer, födelsedatum, epost samt ange ett lösenord. Du behöver även uppge företagsuppgifter för det företag genom vilket du har mandat/ fullmakt att ingå avtal inom personal och konsultuppdrag. Om du istället skapar ett användarkonto som Uppdragstagare, behöver du dessutom skapa en personlig profil där du lägger in en beskrivning om dig själv med dina tidigare erfarenheter, kompetenser, utbildningar, certifikat, körkort/ truckkort mm. Du styr själv innehållet i din beskrivning. Tänk på att inte inkludera känsliga personuppgifter eller annan personlig information som du inte önskar göra offentlig. När ett uppdrag har förmedlats kommer du som uppdragstagare att behöva uppge dina bankuppgifter, detta för att vi ska kunna utbetala din lön.

• Kvalifikationer. Jappa står för kvalitet och säkerhet. När du ansöker om att bli en Uppdragstagare kan du komma att ombedas att berätta om dig själv, genom en telefonintervju eller i person. Inga intervjuer kommer att spelas in.

• Uppdragsinformation. När du som uppdragsgivare skapar en pool med lämplig personal för särskilda arbetsuppgifter behöver du lägga in en kort uppdragsbeskrivning. Du behöver även ange den adress där uppdraget ska utföras. Du måste också ange den lön som erbjuds uppdragstagare för den specifika arbetsuppgiften. Du anger därefter under vilka tider som arbetsuppgifterna ska utföras samt bjuder in vald/valda uppdragstagare till det/de specificerade arbetspasset/arbetspassen.

• Meddelanden. Du kan kommunicera med andra i Tjänsten, bland annat genom funktionen för mötesförfrågningar samt genom chatt. Du kan även kommunicera med Jappas support genom en chattfunktion. Du bestämmer själv vilka uppgifter du vill dela med dig av i meddelanden till supporten och andra. Tänk på att inte inkludera känsliga uppgifter eller annan personlig information.

• Platsinformation. Om du aktiverar funktionen “Lokalisera mig” i Tjänsten, kommer uppgifter

om din aktuella geografiska position att samlas in.

• Betyg och omdömen. Efter att en Uppdragstagare har utfört ett uppdrag måste Uppdragsgivaren lämna ett betyg i Tjänsten, i form av en stjärnrating. Uppdragsgivaren och anställda på Jappa har även möjlighet att ge ett omdöme om Uppdragstagaren. Betyg och omdömen är synliga för alla Uppdragsgivare i Tjänsten, så tänk på att inte inkludera känsliga uppgifter i omdömen.

• Attestering av tidrapporter. Som uppdragstagare kommer vi även att be dig attestera eller neka de tidrapporter som uppdragstagare fyller i samt spara information om detta.

• Enhetsinformation När du använder Tjänsten samlas enhetsinformation in från din dator (eller mobila enhet), till exempel IP-adress, språk, webbläsare, operativsystem och skärmupplösning samt datum och tid för ditt besök i Tjänsten. Denna information samlas in med hjälp av cookies samt genom tjänstens administratörspanel

3. HUR DINA UPPGIFTER SAMLAS IN

• Information som du ger till oss. Merparten av alla uppgifter lämnar du själv till oss, till exempel när du registrerar ditt konto, lägger upp ett uppdrag eller interagerar med andra i Tjänsten. Det är frivilligt att lämna uppgifter i Tjänsten. En del uppgifter måste du dock lämna för att kunna använda Tjänsten. Till exempel behöver du som Uppdragstagare bland annat uppge ditt namn, kontaktuppgifter och andra uppgifter när du registrerar dig i Tjänsten.

• Information som samlas in på andra sätt. Ibland kan uppgifter även samlas in från andra än dig. Till exempel kan en Uppdragsgivare publicera uppgifter i omdömen om en

Uppdragstagare. Om du aktiverar funktionen “Lokalisera mig” i Tjänsten kommer även din platsinformation inhämtas från Google. Information som bedöms relevant för att få matchning av uppdrag till stånd kan komma att insamlas och delas mellan New Terms interna personal.

4. SÅ HÄR ANVÄNDS DINA UPPGIFTER

Dina personuppgifter används huvudsakligen för att tillhandahålla, utföra och förbättra Tjänsten. Jappa behandlar dina personuppgifter för följande syften baserat på följande lagliga grunder:

• För att tillhandahålla Tjänsten. Dina personuppgifter kommer framförallt att behandlas för att kunna tillhandahålla dig Tjänsten. Till exempel används dina personuppgifter för att koppla samman dig med andra användare i Tjänsten, för att du ska kunna anlita en Uppdragstagare eller åta dig uppdrag för en Uppdragsgivare. Dina personuppgifter används även för att bekräfta din identitet när du loggar in i Tjänsten, samt enhetsinformation för att säkerställa att Tjänsten presenteras på bästa sätt för dig och din enhet.

• När du gått vidare till eventuell intervju. Utöver ovan nämnda information kommer vi även efterfråga mer ingående information avseende de uppgifter du lämna i din profil.

• När du blir anställd av oss. Utöver nu nämnda information kommer vi även att begära in all information som krävs för att anställningsavtal ska kunna ingås, såsom anhörighetsuppgifter, ev. utdrag ur brottsregister, styrkande av identitet, certifikat, diplom, utbildningar, skattetabell, kontonummer mm.

• För att utvärdera dig som Uppdragstagare. Om du ansöker om att bli en Uppdragstagare, kommer dina användarkontouppgifter och uppgifter om dina kvalifikationer att användas för att utvärdera din lämplighet som Uppdragstagare. För att kunna utföra uppdrag som Uppdragstagare måste du även ha fyllt 18 år och ha rätt att arbeta i Sverige. Ditt personnummer (eller samordningsnummer) och dina legitimations- och passuppgifter kommer användas för att säkerställa detta. Denna behandling behövs för att avgöra om du ska få lov att utföra uppdrag som Uppdragstagare genom Tjänsten samt för andra berättigade intressen, bland annat Jappas och Uppdragsgivares intressen av att du är lämplig och kvalificerad för uppdrag som Uppdragstagare.

• För att kommunicera med dig. Dina kontaktuppgifter (bl.a. epost och telefonnummer) kan komma att användas för att skicka notifieringar, pushnotiser och meddelanden till dig, till exempel om nya uppdrag som passar dig, om att du fått ett nytt bud eller kommentar och annan information om Tjänsten. Detta görs för att tillhandahålla dig Tjänsten och för andra berättigade intressen, bland annat Xxxxxx intressen av att förmedla uppdrag genom Tjänsten. Du kan stänga av och på olika typer notifieringar i dina inställningar i Tjänsten, samt i din telefon.

• För att lokalisera dig. Platsinformation används för att lokalisera dig, bland annat för att systeminställningarna ska vara korrekta för där du befinner dig. När du aktiverar funktionen ”Lokalisera mig” i Tjänsten samtycker du till att platsinformation samlas in och delas om dig. Denna funktion är helt frivillig att använda och du kan när som helst stänga av den igen i din webbläsare eller telefon.

• För att tillhandahålla support. Dina personuppgifter kan behöva användas för att undersöka, svara på och lösa klagomål och problem med Tjänsten eller ett uppdrag. Detta görs för att kunna tillhandahålla dig Tjänsten och för andra berättigade intressen, bland annat Xxxxxx intressen av att Tjänsten fungerar felfritt för att kunna förmedla uppdrag mellan Uppdragstagares och Uppdragsgivare.

• För att hantera försäkringsärenden. Dina personuppgifter kan behöva användas för hanteringen försäkringsärenden, till exempel i det fall du som Uppdragstagare eller Uppdragsgivare orsakat eller lidit skada.

• För att skapa samlad statistik. Dina personuppgifter kan komma att användas för att skapa statistik i aggregerad form, där uppgifterna inte är identifierbara. Statistik kan till exempel röra återkommande typer av uppdrag, genomsnittliga priser, samt åldersfördelning och geografisk spridning på användarna i Tjänsten. Detta sker med stöd av berättigade intressen, bland annat Jappas intressen av att utveckla och förbättra Tjänsten och användningen av den.

• För att utveckla och förbättra Tjänsten. Enhetsinformation och samlad statistik kan komma att användas som underlag för att fortsätta utveckla och förbättra Tjänsten och användarupplevelsen. Detta sker med stöd av berättigade intressen, bland annat Jappas intressen av att utveckla och effektivisera Tjänsten.

5. SÅ LÄNGE SPARAS DINA UPPGIFTER

Dina personuppgifter sparas bara så länge uppgifterna behövs för att uppfylla syftet med behandlingen. Tyvärr går det inte att på förhand ange exakt hur länge detta är för alla uppgifter. Generellt sett sparas dina personuppgifter i Tjänsten så länge som du har kvar ditt användarkonto.

Personuppgifter som behandlas på basis av ditt samtycke (t.ex. platsinformation) raderas i Tjänsten om du återkallar ditt samtycke. Notera att detta inte påverkar Xxxxxx rätt att behandla uppgifterna innan återkallelsen.

Dina personuppgifter kan dock ibland behöva sparas en längre tid, om det krävs för att uppfylla rättsliga skyldigheter. Dessa skyldigheter kommer bland annat från bokförings- och skattelagstiftning. Om dina uppgifter måste sparas på grund av legala skyldigheter, kommer uppgifterna bara användas för att uppfylla dessa skyldigheter och inget annat.

6. DINA UPPGIFTER DELAS MED ANDRA

Dina personuppgifter kan ibland behöva överföras till eller delas med andra. Till exempel kan dina personuppgifter delas med:

• Personer som arbetar hos oss. Dina personuppgifter kommer att delas med personer som arbetar hos Xxxxx, men bara personer som behöver tillgång till dem för att kunna utföra sina jobb.

• Uppdragstagares, Uppdragsgivare och andra besökare. Delar av dina personuppgifter kommer att synas för andra användare och besökare i Tjänsten, bland annat ditt förnamn och efternamn, önskad plats för uppdrag, din profilbild och eventuell beskrivning. Däremot kommer inga privata eller känsliga uppgifter (t.ex. personnummer) att synas för andra i Tjänsten. Om någon har lämnat ett omdöme om dig kommer även det synas för andra Uppdragsgivare i Tjänsten. Notera att inga delar av Tjänsten där dina personuppgifter kan framgå syns öppet på nätet, alltså kan dina personuppgifter som uppdragstagare enbart ses av personer som arbetar på Jappa samt av Uppdragsgivare.

• Leverantörer och underleverantörer. Dina personuppgifter kan behöva överföras till eller delas med utvalda företag som levererar olika typer av tjänster till oss. Dessa företag får bara behandla dina personuppgifter enligt instruktioner från oss. Till exempel lagras och tillhandahålls Jappas fakturering av Fortnox, vilket innebär att du som har utfört uppdrag åt Xxxxx kommer att få dina personuppgifter sparade på fakturor i Fortnox.

• SEB är vår bank som administrerar löneutbetalningar. De får därmed information om uppdragstagares bankuppgifter.

• Vonage är vår leverantör av SMS-utskick. De kommer att få tillgång till ditt telefonnummer för att kunna skicka dig påminnelser mm.

• Tawkto är vår leverantör av kundsupport/chatt i tjänsten och får tillgång till dina personuppgifter om du anger dem i en chatt. I inloggat läge kan Tawkto komma att få tillgång till ditt namn och emailadress om du väljer att starta en chatt.

• Digitalocean är vår externa leverantör för uppgiftslagring ("Lagrings-Ansvarig"). Den Lagrings-Ansvariga har inte tillåtelse att använda dina personuppgifter på något sätt.

• Sparkpost / Mailgun. Hanterar våra mailutskick från tjänsten.

• Mailchimp. Hanterar vissa mailutskick av kampanjkaraktär.

• Avanza. Är vår leverantör av pensionslösning. För att kunna göra detta får de information från oss om berörda uppdragstagares namn, personnummer och pensionssumma.

• Cloudflare. Hanterar trafik till och från Jappa och får därmed tillgång till användares IP- adresser.

• Microsoft. Microsoft Clarity använder cookies och annan teknik för att samla in data om användares beteende och deras enheter. Detta inkluderar en enhets IP-adress (som behandlas under din session och lagras i avidentifierad form), enhetens skärmstorlek, enhetstyp (unika enhetsidentifierare), webbläsarinformation, geografiskt läge (endast land) och det språk som föredras för att visa vår webbplats. Microsoft Clarity lagrar denna information å våra vägnar i en pseudonymiserad användarprofil.

• TrackJS. Används för att detektera eventuella felaktigheter i tjänstens källkod. Kan därmed få tillgång till användares profilid, IP-adress och information om webbläsarens egenskaper.

• OpenAI. Leverantör av artificiell intelligens och vi kan dela dina personuppgifter i den mån det behövs. Om du väljer att importera ditt CV så delas ditt CV med OpenAI för att vi ska kunna importera det. OpenAI lagrar data i max 30 dagar och använder inte datan för att träna sina AI modeller.

• Dropbox är leverantör av fillagring. Vi lagrar filer relaterat till konsulter, t.ex CV och andra dokument du väljer att dela med oss.

• Alphabet

• Google Tag Manager. Används för att hantera och spåra olika typer av webbanalys- och marknadsföringskod på vår företagswebbplats. När det gäller de personuppgifter som lämnas in av kandidater och anställda på vår webbplats kan vissa av dessa uppgifter komma att behandlas och användas av Google Tag Manager. Detta kan inkludera information som namn, kontaktuppgifter, användarpreferenser och andra relevanta uppgifter som tillhandahålls genom inlämningsformulär eller interaktioner på webbplatsen.

• Google Cloud. E-posthantering, vilket innebär att vissa personuppgifter kan behandlas av Google Cloud. Detta kan inkludera information som skickas via e-post, såsom avsändarens och mottagarens e-postadresser samt innehållet i e- postmeddelanden.

• Youtube. Om du väljer att ladda upp en video på din profil så använder vi Youtube som lagring av denna samt som inbäddad spelare.

• Albacross. Används för vår marknadsföring, vilket kan innebära att vissa personuppgifter behandlas av Albacross. Detta kan inkludera information som IP-adresser och webbplatsaktivitet i syfte att identifiera besökare och erbjuda relevant marknadsföringsinnehåll.

• Slack. Används som intern kommunikationslösning mellan New Terms internt anställda. Tjänsten kan få tillgång till namn och vissa personuppgifter som bedöms viktiga för att möjliggöra en god matchning mellan uppdragstagare och uppdragsgivare.

• Hetzner. Vår externa leverantör av cloudlösningar för uppgiftslagring ("Lagrings-Ansvarig") och server infrastruktur. Hetzner har inte tillåtelse att använda dina personuppgifter på något sätt.

• Linkedin. Vi använder LinkedIn-pixeln för vår marknadsföring, vilket kan innebära att vissa personuppgifter behandlas av LinkedIn. Detta kan inkludera information som IP-adresser, webbplatsaktivitet och interaktioner med LinkedIn-innehåll i syfte att spåra konverteringar och skapa riktade annonser.

• Twilio. Vi använder Twilio för att tillhandahålla en videostreamingtjänst för intervjuer mellan kunder och konsulter på vår plattform. I samband med detta kan vissa personuppgifter behandlas av Twilio. Detta kan inkludera information som användarnas videokommunikation, IP-adresser och teknisk metadata för att möjliggöra en smidig och säker videokonferensupplevelse.

• Facebook. Vi använder Facebook för vår marknadsföring, vilket kan innebära att vissa personuppgifter behandlas av Facebook. Detta kan inkludera information som webbplatsaktivitet, interaktioner med Facebook-innehåll och användarpreferenser i syfte att skapa riktade annonser och analysera marknadsföringsresultat.

• Myndigheter. Jappa kan komma att lämna nödvändig information till myndigheter såsom Polisen, Skatteverket eller andra myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller om du har godkänt att vi gör det.

• Försäljning. Jappa kan komma att komma att dela dina personuppgifter till en potentiell köpare av Jappas verksamhet eller tillgångar. Givetvis kommer vi däremot aldrig att sälja dina personuppgifter separat till en tredje part, om du inte godkänt det.

7. DINA UPPGIFTER KAN BEHANDLAS UTANFÖR EU/EES

Jappa strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES. Dina personuppgifter kommer dock i några fall behöva att överföras till företag utanför EU/EES. Till exempel kommer dina personuppgifter överföras till Stripe och Alphabet/Google, som bland annat kommer att behandla dina uppgifter i USA.

Du bör känna till att andra regler kan gälla för din personuppgifter utanför EU/EES, som ibland kan innebära ett sämre skydd. Xxxxx kommer dock se till att alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder finns på plats för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå (t.ex. Privacy Shield).

8. COOKIES

Som många andra, använder Jappa cookies och liknande tekniker i Tjänsten för att samla in enhetsinformation. Du kan läsa mer om detta i vår cookiepolicy . Du kan kontrollera inställningarna för cookies i din webbläsares inställningar.

9. DINA RÄTTIGHETER

Det är dina personuppgifter. Du har därför rätt att få information om och påverka hur dina personuppgifter behandlas av oss . Här följer en kort sammanfattning av dina rättigheter.

• Rätt att invända mot behandling. Du har rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas för berättigade intressen. I så fall måste vi antingen bevisa att det finns berättigade skäl för behandlingen, som överväger dina intressen, eller sluta med behandlingen. Du kan alltid kontakta oss för att få mer information om den intresseavvägning som har gjorts.

• Rätt att få tillgång till och flytta din data. Du kan när som helst begära en kopia av dina personuppgifter och information om hur dessa har inhämtats, används, delas m.m. Den första kopian är gratis. För ytterligare kopior kan vi komma att ta ut en rimlig avgift. Du har även rätt att överföra dina personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

• Rätt att radera uppgifter. Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas om dessa inte längre är nödvändiga för syftet som uppgifterna samlades in för, eller om det saknas laglig grund för att behandla uppgifterna.

• Rätt att rätta felaktiga uppgifter. Du har rätt att begära att felaktiga personuppgifter rättas. Du har även rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter. Många av dina uppgifter kan du själv ändra direkt i Tjänsten.

• Rätt till begränsning. Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas tills felaktiga uppgifter har rättats eller en invändning från dig har utretts.

Du bör känna till att det kan finnas ytterligare krav eller bestämmelser som begränsar, eller utökar, dina rättigheter. Till exempel kan legala skyldigheter hindra oss från att lämna ut eller flytta delar av dina uppgifter, eller från att omedelbart radera dina uppgifter.

10. KLAGOMÅL

Du har rätt att kontakta och klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter har hanterats felaktigt av oss. Läs mer på xxxxx://xxx.xxx.xx.