Tillbörlig aktsamhet för hållbara leveranskedjor (Särskilda kontraktsvillkor)
Beslutats av | Beslutsdatum |
Regionstyrelsen, Region Örebro län | 2024-01-30 |
Tillbörlig aktsamhet för hållbara leveranskedjor (Särskilda kontraktsvillkor)
Avtalsvillkoren om tillbörlig aktsamhet för hållbara leveranskedjor syftar till att säkerställa att upphandlade leverantörer har policyer och processer på plats för att identifiera, förhindra, begränsa och gottgöra negativ påverkan på människor, miljö och samhälle i den egna verksamheten och i leveranskedjorna.
1 Leverantörens åtaganden i Uppförandekod för leverantörer
1.1 Leverantören ska fullgöra kontraktet i enlighet med åtagandena i bilaga/avsnitt Uppförandekod för leverantörer avseende mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljön och affärsetik samt vidta de åtgärder som anges i detta kapitel/avtalsavsnitt.
1.2 Åtagandena gäller för all verksamhet med anknytning till det som anskaffas.
Postadress Region Örebro län Regionkansliet
Box 1613, 701 16 Örebro E-post: xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx
Besöksadress Xxxxxxxxxxxx 0, Xxxxxx
Tel: 000-000 00 00
Organisationsnummer: 232100-0164
2. Leverantörens process för tillbörlig aktsamhet
2.1 För att säkerställa efterlevnaden av åtagandena i bilaga/avsnitt Uppförandekod för leverantörer i punkt 1 ska leverantören ha en process för tillbörlig aktsamhet enligt punkt 2.2- 2.8. Processen ska vara dokumenterad och tillämpas från kontraktsstart/annan tid som bestäms av Regionen. Genom denna process ska leverantören identifiera, förhindra, begränsa och gottgöra negativ påverkan på människor, miljö och samhälle i den egna verksamheten och i leveranskedjorna. Detta betyder att:
2.2 Leverantören ska integrera åtagandena i bilaga/avsnitt Uppförandekod för leverantörer i policyer och fördela ansvaret för policyer och tillbörlig aktsamhet genom att
a) säkerställa att relevanta policyer, fastställda på högsta ledningsnivå, antas
eller revideras så att de överensstämmer med åtagandena i bilaga/avsnitt
Uppförandekod för leverantörer,
b) offentliggöra policyerna och kommunicera dem till rättighetshavare som berörs av den egna verksamheten,
c) säkerställa att styrelsen tar hänsyn till policyerna när den fattar beslut,
d) utse en eller flera personer i ledningsfunktion som ansvariga för processen för tillbörlig aktsamhet samt
e) tilldela ansvar för implementeringen av policyerna till anställda vars beslut mest sannolikt ökar eller minskar riskerna för negativ påverkan.
2.3 Leverantören ska identifiera och bedöma faktisk och potentiell negativ påverkan genom att
a) identifiera riskleverantörer,
b) kartlägga leveranskedjorna för riskleverantörer,
c) regelbundet undersöka riskerna för negativ påverkan i den egna verksamheten och i leveranskedjorna för riskleverantörer,
d) samråda på ett meningsfullt sätt med rättighetshavare eller deras företrädare och hämta information från trovärdiga och oberoende källor om samråd inte är möjligt i leveranskedjorna för riskleverantörer,
e) uppmärksamma negativ påverkan på individer från grupper och befolkningar som har en ökad risk för sårbarhet eller marginalisering, inklusive miljö- och människorättsförsvarare samt
f) prioritera de mest betydande riskerna utifrån sannolikhet och allvarlighet.
2.4 Leverantören ska förhindra och begränsa faktisk och potentiell negativ påverkan som leverantören orsakar eller bidrar till genom att
a) upphöra med aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan i den
egna verksamheten eller i leveranskedjorna,
b) upprätta åtgärdsplaner i meningsfulla samråd med berörda rättighetshavare eller deras företrädare, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats, samt
c) främja inköpsmetoder som inte försvårar för underleverantörer att efterleva åtagandena i bilaga/avsnitt Uppförandekod för leverantörer.
2.5 Leverantören ska använda sitt inflytande för att förhindra och begränsa faktisk och potentiell negativ påverkan kopplad till leverantörens verksamhet genom att
a) bedöma riskleverantörer utifrån åtagandena i bilaga/avsnitt Uppförandekod
för leverantörer och processen för tillbörlig aktsamhet med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats,
b) upprätta åtgärdsplaner för riskleverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats,
c) skriftligen vidareförmedla åtagandena i bilaga/avsnitt Uppförandekod för leverantörer (punkt 1) och processen för tillbörlig aktsamhet (punkt 2) till riskleverantörer,
d) ålägga riskleverantörer att redogöra för leveranskedjorna i enlighet med kravet på transparens i leveranskedjorna (punkt 4.3) samt
e) säkerställa möjligheten att tillfälligt stoppa leveranser från en underleverantör medan förebyggande och begränsande åtgärder vidtas samt, vid allvarliga avvikelser som inte åtgärdas, möjligheten att säga upp avtal med berörd underleverantör.
2.6 Leverantören ska följa upp åtgärderna för att förhindra och begränsa faktisk och potentiell negativ påverkan genom att
a) följa upp upprättade åtgärdsplaner för den egna verksamheten och för
riskleverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats,
b) samråda på ett meningsfullt sätt med rättighetshavare som berörs av den egna verksamheten, eller deras företrädare, och i den mån det går i leveranskedjorna för riskleverantörer, samt
c) hantera avvikelser.
2.7 Leverantören ska möjliggöra för intressenter såsom rättighetshavare, deras företrädare och miljö- och människorättsförsvarare att framföra klagomål om de har farhågor om faktisk eller potentiell negativ påverkan i leverantörens verksamhet eller i leveranskedjorna. Leverantören ska hantera de klagomål som framförs.
2.8 Leverantören ska, om leverantören har orsakat eller bidragit till faktisk negativ påverkan, tillhandahålla gottgörelse genom att
a) i den mån det går återställa drabbade rättighetshavare till den situation de
skulle befinna sig i om den negativa påverkan inte hade inträffat och möjliggöra en gottgörelse som står i proportion till betydelsen och omfattningen av den negativa påverkan,
b) samråda på ett meningsfullt sätt med drabbade rättighetshavare eller deras företrädare om lämplig gottgörelse samt
c) utvärdera om drabbade rättighetshavare är tillfredsställda med processen och resultatet.
3. Leverantörens rapporteringsskyldighet
3.1 Om leverantören har skälig anledning att anta att det förekommer eller har förekommit en allvarlig avvikelse i den egna verksamheten eller i leveranskedjorna ska leverantören inom två (2) veckor rapportera de faktiska omständigheterna samt de genomförda och planerade åtgärderna i enlighet med punkt 2.2-2.8 till Regionen.
3.2 Allvarliga avvikelser avser tvångsarbete, barnarbete, arbetsförhållanden som medför fara för liv, allvarlig miljöskada, storskalig korruption och attacker på miljö- och människorättsförsvarare. De allvarliga avvikelserna definieras i bilaga/avsnitt Uppförandekod för leverantörer.
4. Uppföljning av de särskilda kontraktsvillkoren
4.1 Leverantören ska delta i och samarbeta med den upphandlande organisationens uppföljning av åtagandena i bilaga/avsnitt Uppförandekod för leverantörer (punkt 1) och processen för tillbörlig aktsamhet (punkt 2). Uppföljningen kan komma att genomföras genom olika metoder såsom dialog, egenrapportering, transparens i leveranskedjorna och revision.
Leverantören ska inom två (2) veckor från Regionens begäran delta i dialog om hur leverantören efterlever sina åtaganden och processen för tillbörlig aktsamhet.
Leverantören ska inom fyra (4) veckor från Regionen begäran skriftligen redogöra för sin process för tillbörlig aktsamhet.
4.4 Transparens i leveranskedjorna
Leverantören ska inom fyra (4) veckor från den upphandlande organisationens begäran skriftligen redogöra för vilka underleverantörer leverantören använder för att fullgöra kontraktet. Detta inkluderar de juridiska namnen och fysiska adresserna för:
• sluttillverkningsanläggningar för produkten/produkterna/sortimentet
• tillverkningsanläggningar ett (1) led bortom sluttillverkning av produkten/produkterna/sortimentet
• tillverkningsanläggningar för komponenten/komponenterna i produkten/produkterna/sortimentet
• smältverk/raffinörer för det tenn, volfram, tantal och guld (3TG), kobolt och glimmer som används i produkten/produkterna/sortimentet
• ursprunget för råvaran som används i produkten/produkterna/sortimentet
• utvinningsanläggningar för råvaran som används i produkten/produkterna/sortimentet
Regionen har rätt att dela resultat av genomförd uppföljning med andra regioner inom regionernas nationella samarbete för hållbar upphandling (Nationella kansliet för hållbar upphandling) i de fall mottagande region redan har ett avtal med leverantören, som innehåller motsvarande villkor för hållbara leveranskedjor.
5. Hantering av avvikelser från kontraktsvillkoret
5.1 Leverantören ska åtgärda avvikelser från åtagandena i bilaga/avsnitt Uppförandekod för leverantörer (punkt 1) och processen för tillbörlig aktsamhet (punkt 2). Fokus ska vara på förbättringar i leverantörens verksamhet och i leveranskedjorna.
5.2 Åtgärdsplan
Vid avvikelse från åtagandena i bilaga/avsnitt Uppförandekod för leverantörer (punkt 1) eller processen för tillbörlig aktsamhet (punkt 2) ska leverantören upprätta en tidsatt åtgärdsplan som ska godkännas av Regionen. Leverantören ska upprätta åtgärdsplanen senast två (2) veckor från Regionens meddelande om avvikelsen.
Åtgärdsplanen ska stå i proportion till avvikelsernas allvarlighet och ska beskriva hur avvikelserna ska åtgärdas inom tidsramen.
5.3 Vite
Om leverantören inte rapporterar i enlighet med punkt 3, inte medverkar till uppföljning i enlighet med punkt 4, underlåter att vidta åtgärder enligt punkterna 5.1 –
5.2 eller inte hanterar avvikelser i enlighet med upprättad åtgärdsplan har regionen rätt att begära vite från leverantören. Vite utgår med 10 000 SEK, exklusive mervärdesskatt per påbörjad vecka som omständigheterna består. Vitet kan högst utgå under 12 veckor.
Observera att vitesnivåerna kan behöva justeras utifrån upphandlingens art, omfång eller andra relevanta omständigheter.
5.4 Avropsstopp (används endast vid ramavtal annars tas texten bort)
Om leverantören inte rapporterar i enlighet med punkt 3, inte medverkar till uppföljning i enlighet med punkt 4, underlåter att vidta åtgärder enligt punkterna 5.1 –
5.2 eller inte hanterar avvikelser i enlighet med upprättad åtgärdsplan har regionen rätt att undanta leverantören från avrop så länge omständigheterna består. Detsamma gäller under den tid regionen utreder en potentiell grund för avropsstopp. Under den tid avropsstoppet består har Regionen rätt att avropa från annan ramavtalsleverantör eller, om sådan inte finns, upphandla ramavtalsföremålet från annan leverantör.
5.5 Uppsägning av kontraktet
Om leverantören inte rapporterar i enlighet med punkt 3, inte medverkar till uppföljning i enlighet med punkt 4, underlåter att vidta åtgärder enligt punkterna 5.1–
5.2 eller inte hanterar avvikelser i enlighet med upprättad åtgärdsplan har Regionen rätt att säga upp kontraktet/ramavtalet med skälig uppsägningstid.
Om Regionen har rätt till maximalt vite eller om avropsstopp har förelegat i 3 månader har Regionen rätt att säga upp kontraktet/ramavtalet med omedelbar verkan.
Oaktat någon annan bestämmelse i kontraktet/ramavtalet har Regionen rätt att säga upp kontraktet/ramavtalet med omedelbar verkan om Regionen har gjort sannolikt att en allvarlig avvikelse förekommer i leverantörens verksamhet eller i leveranskedjorna och den som orsakar den allvarliga avvikelsen inte vidtar omedelbara åtgärder för att förhindra och begränsa den.