HANDLEDNING
HANDLEDNING
Hyreskontrakt för coworking
Fastighetsägarnas formulär 12E
Handledning Fastighetsägarna Sveriges formulär 12E, Hyreskontrakt för fasta arbetsplatser/kontorsrum i coworking-lokal
Februari 2023 Omslagsfoto: Maskot Illustration: Xxxxxx Xxxxxx
”Nya affärsmodeller som till exempel coworking innebär nya frågeställningar
vad gäller lagar och andra regelverk.”
Inledning
Kontraktsformuläret 12E är tänkt att användas vid uthyrning av kontor eller fasta arbetsplatser i en coworkinglokal eller på ett kontorshotell. Coworking är en verksamhet som blivit vanligare de senaste åren och kan i korthet beskrivas som uthyrningsverksamhet som syftar till att erbjuda tillgång
till arbetsplatser med högre servicegrad än vanligt. Blandningen av hyresgäster kan leda till ett utbyte mellan hyresgästerna och kan också ses som
en del i erbjudandet. Utöver tjänster kopplade till kontorsverksamheten som till exempel gemensam reception
kan olika evenemang anordnas av coworkingoperatören (hyresvärden) eller av hyresgäster.
Nya affärsmodeller som till exempel coworking innebär nya frågeställningar vad gäller lagar och andra regelverk. Fastighetsägarnas hyreskontrakt för fasta arbetsplatser/
kontorsrum i coworking-lokal är främst tänkt att användas för upplåtelser som civilrättsligt är att betrakta som hyresavtal. Det innebär bland annat att formuläret inte är anpassat för
olika typer av medlemskap eller liknande som inte innebär rätt att nyttja en bestämd arbetsplats eller yta i lokalen.
Det förekommer att coworkingoperatören, det vill säga den som tillhandahåller arbetsplatser i coworkinglokalen inte är fastighetsägaren. Detta avtalsformulär är inte tänkt att användas för upplåtelsen mellan fastighetsägare och en sådan coworkingoperatör. I dessa fall kan istället hyreskontrakt för lokal (12B.3) användas.
3
Att teckna ett coworkingavtal
Innan coworkingavtalet ingås bör hyresvärden ta ställning till huruvida upplåtelsen är att betrakta som ett hyresavtal eller inte. För hyresavtal gäller jordabalkens 12:e kapitel (”hyreslagen”). Hyreslagen är en skyddslagstiftning och tvingande till hyresgästens fördel. Det innebär att avtals-
villkor som strider mot lagen blir ogiltiga. För hyresavtal finns särskilda regler om såväl uppsägningstid, villkorsändring och upphörande av hyresavtalet.
Om upplåtelsen inte är att betrakta som ett hyresav- tal är avtalsformen en annan, till exempel ett tjänsteavtal. För denna typ av avtal gäller normalt sett ett större mått av avtalsfrihet, det vill säga att det är upp till parterna
att bestämma villkoren. Formulär 12E är främst tänkt att användas för upplåtelser som är att betrakta som hyra. Det innebär att formuläret är utformat med hänsyn till att det finns andra bestämmelser som gäller enligt hyreslagen även om dessa inte är upptagna i hyresavtalet.
En annan viktig fråga som upplåtaren behöver ta ställning till är hur upplåtelsen bedöms vad gäller momsskyldighet.
Denna fråga beskrivs närmare nedan under avsnittet för mervärdesskatt. Det är viktigt att notera att en uthyrning kan betraktas på olika sätt beroende på om bedömningen
”Hyreslagen är
en skyddslagstiftning och tvingande till hyresgästens fördel.”
är civilrättslig eller skatterättslig. En uthyrning som betraktas som lokalhyra enligt hyreslagen som reglerar till exempel uppsägningstid och besittningsskydd behöver inte nödvän- digtvis betraktas som en momsfri upplåtelse av fastighet enligt reglerna om mervärdesskatt.
Alla tjänster och utrymmen som anges i avtalet blir en del av avtalet vilket bland annat innebär att reglerna för villkorsändring av hyresavtal gäller. Ibland förekommer det att separata avtal till exempel för parkeringsplatser eller dylikt. I det fall separata tillhandahållanden erbjuds som inte är en del av hyresavtalet behöver detta regleras separat.
Foto: Lycs/Unsplash
Beskrivning av och information om respektive avsnitt i hyreskontrakt för coworking
1. Hyresvärd, 2. Hyresgäst
Parterna i ett hyresförhållande är hyresvärden, den som upplåter lokalen, respektive hyresgästen, det vill säga den som får lokalen upplåten till sig. Vid uthyrning av arbets- platser eller kontorsrum i en coworking-lokal förekommer det att hyresvärden inte är fastighetsägaren utan en operatör, det vill säga en aktör som hyr hela lokalen och
i den bedriver uthyrning av coworking-platser. I sådant fall anges coworkingoperatören som hyresvärd i detta avtal.
Normalt bör den som angetts som hyresvärd också underteckna kontraktet. För en juridisk person ska kontrak- tet undertecknas med firmanamn och av behörig firma- tecknare. Kontraktet kan för hyresvärdens del även under- tecknas av förvaltare eller annat ombud som har fullmakt. Det bör vid undertecknandet framgå i vilken egenskap man undertecknar kontraktet, som firmatecknare, när det gäller juridisk person, eller som ombud.
Hyresgästen kan vara en fysisk eller en juridisk person. Är det flera hyresgäster som hyr lokalen tillsammans, måste alla anges med namn och person- eller organisationsnummer.
Av utrymmesskäl kan i sådant fall samtliga hyresgäster anges i en särskild bilaga.
Samma person som anges som hyresgäst ska också underteckna kontraktet. Det händer ibland att en fysisk person anges som hyresgäst medan undertecknandet görs
av hyresgästens bolag eller tvärtom. Tvist kan då uppstå om vem som är hyresgäst.
Är hyresgästen en juridisk person, ska undertecknandet ske med firmanamn och av behörig firmatecknare. Kontroll- era att kontraktet undertecknas av rätt personer. Är det ett ombud som ska underteckna kontraktet för hyresgästens räkning, bör denne uppvisa fullmakt och under sin signatur ange att undertecknandet sker enligt fullmakt. Plats för underskrift finns på sista sidan. Dessutom bör personerna som undertecknar hyreskontraktet på varje sida sätta sina initialer på avsedd plats längst ner i högra hörnet. Det
kan vara lämpligt att den som undertecknar avtalet också legitimerar sig och att en kopia av id-kort eller dylikt biläggs kontraktet i de fall undertecknandet inte sker med hjälp av BankID.
3. Lokalens adress med mera
Den förhyrda lokalen identifieras genom att vissa upp- gifter markeras eller skrivs in under rubrikerna Lokalens adress med mera samt Lokalens storlek och omfattning. Vid uppgiften Trappor/Hus kan parterna ange antalet trappor till lokalen och/eller i vilket hus lokalen är belägen, vilket
är av betydelse om det finns flera hus (kanske med samma adress) på fastigheten.
4. Hyrestid och uppsägning/ förlängningstid
Ett hyreskontrakt kan löpa på bestämd tid med eller utan automatisk förlängning vid utebliven uppsägning. Kontraktet kan också löpa på obestämd tid, det vill säga tills vidare.
Parterna brukar i regel komma överens om ett kontrakt på bestämd tid för lokaler. För att rörliga tillägg till exempel en indexklausul eller fastighetsskatteklausul ska få tillämpas måste hyrestiden vara bestämd till minst tre år.
I ett coworking-avtal är det emellertid vanligt att avtalet ingås för kortare tid eller tills vidare. Uppsägningstiden anges i kontraktet men beror på avtalstiden längd. I 4 § hyreslagen finns det vissa minimigränser för uppsägningstiden. Om ett hyresavtal för lokal löper tills vidare eller för längre tid än
nio månader är uppsägningstiden minst nio månader. Om kortare uppsägningstid avtalas gäller den inte vid hyres- värdens uppsägning men däremot om hyresgästen säger upp avtalet. Uppsägningstiden kan anges i år, månader eller dagar.
Om avtalet inte ska löpa tills vidare bör villkoret om förlängning kryssas och fyllas i. Om avtalet löper tills vidare är det inte nödvändigt.
Hyrestiden kan påverka hur uthyrningen betraktas momsmässigt, se mer under avsnittet om moms.
5. Lokalens omfattning
Eftersom lokalen, det vill säga det utrymme som hyrs ut för exklusivt nyttjande många gånger inte är tydligt avgränsat
i en coworking-lokal är det viktigt att beskriva vad som
ingår i lokalen. Avtalet är anpassat antingen för fasta arbets- platser i ett gemensamt kontor eller för egna låsbara rum, alternativt en kombination av dessa. Det kan vara lämpligt att särskilt peka ut vilka arbetsplatser/rum som hyresgästen exklusivt har rätt att nyttja på till exempel en ritning som biläggs avtalet.
Gemensamma utrymmen
Utöver de förhyrda arbetsplatserna ingår i allmänhet tillgång till gemensamma utrymmen. Dessa beskrivs i avsnittet. Om det finns särskilda villkor för användningen av utrymmena bör dessa anges i en särskild bilaga. Det kan handla om
att särskilda regler gäller för bokning av konferensrum eller att dessa endast får nyttjas ett visst antal timmar per månad. Det kan också handla om att användningen debiteras särskilt.
6. Användning och tillgång
I ett hyreskontrakt är det viktigt att precisera vad lokalen ska användas till. Hyresgästen får nämligen inte utan hyresvärdens medgivande använda lokalen till annat än det avtalade ändamålet. Skulle hyresgästen göra detta riskerar hyresgästen att hyresrätten förverkas. I kontraktet anges
att lokalen hyrs ut i befintligt skick och får användas som kontor. I avsnittet kan närmare preciseras villkor för använd- ningen, till exempel öppettider och antal personer som
får använda lokalen och gemensamma utrymmen. Det går även att hänvisa till en bilaga med särskilda villkor för användningen.
7. Utrustning
I en coworking-lokal kan det ingå en del utrustning som hyresvärden tillhandahåller. Detta skiljer sig från traditionell uthyrning av kontor då hyresgästen normalt sett har egen utrustning. I avsnittet kan sådan utrustning anges.
8. Tjänster
Utöver tillgången till lokalen och gemensamma utrymmen kan det i avtalet ingå tjänster, exempelvis städning, tillgång till kopiator och reception. Villkoren för dessa tjänster bör
Foto: Maskot
anges i en särskild bilaga. Utbudet av tjänster kan påverka hur uthyrningen betraktas momsmässigt, se mer under avsnittet om moms.
9. Hyra
Parterna kan fritt avtala om hyrans storlek när hyresförhål- landet inleds. I hyreslagens mening utgörs hyran både av det belopp som angetts och av de tillägg parterna kan ha enats om att hyresgästen ska betala därutöver. ”Hyran” är all den ersättning som hyresgästen betalar till hyresvärden med anledning av hyresförhållandet.
Om hyresavtalet sägs upp för villkorsändring när hyres- förhållandet varat längre än nio månader och hyresvärden för en förlängning av hyresavtalet begär en hyra som överstiger marknadshyran, kan hyresvärden bli skade- ståndsskyldig i det fall hyresförhållande upphör.
Marknadshyra definieras i 57 a § hyreslagen som den hyra som lokalen vid hyrestidens utgång kan antas betinga på öppna marknaden. Marknadshyran är i princip frikopp- lad från hyresvärdens kostnader, men de nyttigheter som hyresvärden tillhandahåller i sig kan ha påverkan på lokalens marknadshyra.
10. Ändring av hyra
Det kan ibland finnas anledning att avtala om årliga jus- teringar av hyresnivån. Det är särskilt vanligt för längre hyresavtal eftersom hyresvärden inte kan kräva att förhandla om hyran under löpande hyrestid. Vid uthyrning av lokaler
är det vanligt med indextillägg vilket innebär att hyran, eller en andel av denna, räknas upp med ett index, vanligtvis Konsumentprisindex (KPI). Denna typ av indextillägg ses dock som ett rörligt hyrestillägg vilket enligt 19 § hyreslagen kräver att avtalet löper med bestämd tid om minst tre år. Vid kortare avtalstid eller tillsvidareavtal kan rörliga hyrestillägg inte utgå. Därför förekommer det att man avtalar om en fast höjning, vanligtvis uttryckt i procent.
11. Hyrestillägg
Huvudregeln enligt 19 § hyreslagen är att hyran för lokaler ska vara till beloppet bestämd. Hyresvärden kan emellertid ändå – oavsett hyrestidens längd – ta ut rörliga hyrestillägg för el, va (kallvatten och avlopp), värme, varmvatten och kyla. Även omsättningshyra kan debiteras. För att hyres- värden däremot ska kunna ta ut andra rörliga hyrestillägg såsom indextillägg, tillägg för fastighetsskatt och oförut- sedda kostnader måste dock hyrestiden vara minst tre
år. Om hyrestillägg ska utgå kan detta regleras i en bilaga. Hänvisning sker i så fall i avsnittet.
12. Mervärdesskatt (moms)
Momspliktig tjänst vid coworking i lokal Mervärdesskattelagen (1994:200) utgår från att all om- sättning av varor och tjänster är momspliktig, men vissa undantag finns. Upplåtelse/uthyrning av fastighet är som huvudregel en tjänst som är undantagen från moms. När flera hyresgäster delar på en kontorslokal med arbetsplat- ser och kontorsrum, och det även ingår fler andra andra tjänster såsom reception, mötesrum, kopieringsmöjlighe- ter, med mera kan tjänsten som fastighetsägaren eller en mellanliggande operatör tillhandahåller få en annan karaktär än tjänsten lokalhyra, det kan bedömas som att tjänsten huvudsakligen är någon annan tjänst som inte är undantagen från moms.
Högsta förvaltningsdomstolen HFD har tagit ställning till coworking och momsplikt i målet HFD 2021 Ref 6 I och
II. Domstolen tog ställning till olika slags prenumerationer och medlemskap för tillträde till gemensamma kontorsytor.
Domstolen anser att följande talar för att det är en annan [skattepliktig] tjänst än upplåtelse av fastighet:
– Att kunden inte har någon exklusiv förfoganderätt till lokalytan, och
– att det ingår en rad olika tilläggstjänster i tillhandahållandet.
Om hyresgästen har tillgång till bestämda skrivbord och det också ingår en rad olika tilläggstjänster blir det en skatte- pliktig tjänst. När det gäller tillgång till låsbart kontorsrum utgör detta däremot uthyrning av fastighet. Villkoren för att det ska vara fråga om uthyrning av fastighet är bland annat att hyresgästen ges rätt att ta en plats eller yta i besittning och utestänga andra från motsvarande rätt. Så är fallet när hyresgästen ges tillgång till ett eget kontorsrum.
Skatteverket har den 17 juni 2022 utfärdat ett ställnings- tagande med sin syn på domen.
När rutan för tillhandahållande av momspliktig tjänst kryssas i bedömer man att det tillhandahålls en momspliktig
Foto: Cowomen/Unsplash
tjänst och inte en momsfri lokaluthyrning. De tjänster som kan ingå i tillträdet till lokalerna och som gör att tillhanda- hållandet till hyresgästen huvudsakligen inte anses vara en momsfri uthyrningstjänst utan en annan [momspliktig] tjänst kan till exempel vara lounge/reception, rätt att disponera viss arbetsstation, konferens/möteslokaler, kopierings- tjänster, med mera. Ju fler tjänster som ingår i upplåtelsen desto större sannolikhet att tjänsten huvudsakligen anses utgöra någon annan tjänst än upplåtelse av fastighet i momshänseende.
Xxxxxxxxx skattskyldighet
När rutan för frivillig skattskyldighet kryssas i har man bedömt att det föreligger uthyrning av fastighet i moms- hänseende. I detta fall ska också en hänvisning ske till en bilaga. För ändamålet kan formulär 94 momsklausul för lokalhyreskontrakt användas. Enligt huvudregeln i mer- värdesskattelagen (1994:200) är uthyrning av fastighet undantaget från moms. Det finns emellertid en möjlighet
att frivilligt bli skattskyldig till mervärdesskatt vid uthyrning av lokaler. Villkoret är att lokalen används stadigvarande i en verksamhet som medför skattskyldighet till moms, det vill säga att hyresgästen måste bedriva en verksamhet som är momspliktig, helt eller delvis. Det är till exempel inte möjligt att beskatta lokalhyra med moms om den som hyr är en privat vårdcentral som inte är skattskyldig till moms. Enligt Skatteverket krävs också att hyran avser en bestämd yta och att avtalet gäller en viss tid. Det kan vara svårt att bedöma om frivillig skattskyldighet är möjligt, det finns mycket
praxis och uttalanden från Skatteverket. En momsexpert kan behöva rådfrågas eftersom en felaktig bedömning kan leda till krav på återbetalning av felaktigt avdragen moms. Skatteverket har information om frivillig skattskyldighet för uthyrning av fastighet på hemsidan med rättslig vägledning.
Den som kan bli frivilligt skattskyldig är: fastighetsägare, bostadsrättshavare, förstahands- eller andrahandshyresgäst.
Vid frivillig skattskyldighet för uthyrning ska 25 pro- cent moms tas ut i hyresavin/fakturan. För att bli frivilligt skattskyldig ska fakturan med moms ha utfärdats senast sex månader från den första dagen i den hyresperiod som fakturan avser. Dessutom krävs registrering till moms hos Skatteverket. Om du inte redan är momsregistrerad ska du göra en anmälan om momsregistrering.
13. Hyrans betalning
Enligt hyreslagen har parterna full frihet att avtala om hyrans betalning. Om ingen överenskommelse finns ska hyran beta- las månadsvis i förskott.
Hyran ska betalas utan anfordran, det vill säga även om hyresgästen inte har fått någon hyresavi. Observera att om moms utgår på hyran, måste hyresvärden avisera hyran för att uppfylla mervärdesskattelagens fakturakrav. Om så inte sker, föreligger vare sig rätt för hyresvärden att debitera moms eller hyresgästen att lyfta den ingående momsen.
Avin/fakturan ska innehålla vissa uppgifter som följer av 11 kap. mervärdesskattelagen.
Dröjer hyresgästen mer än två vardagar efter förfal- lodagen med att betala hyran, är detta en grund för att säga upp avtalet till omedelbart upphörande (förverkande). Har hyresgästen förverkat hyresrätten på grund av för sen hyresbetalning, kan hyresrätten återvinnas om hyresskulden betalas inom två veckor från det att hyresgästen fått en särskilt utformad underrättelse från hyresvärden, som upplyser om möjligheten att återvinna hyresrätten.
Hyresgästen kan betala hyra jämte tillägg månadsvis i förskott, även om parterna har avtalat om till exempel
kvartalsvis betalning, utan att hyresrätten förverkas. Denna regel omfattar dock inte moms eftersom momsen inte torde utgöra hyra.
14. Ränta, betalningspåminnelse
Enligt kontraktet ska hyresgästen vid försenad hyresbe- talning betala ersättning för skriftlig betalningspåminnelse enligt lagen om ersättning för inkassokostnader med mera.
Möjligheten till räntekompensation vid sen betalning är i och för sig oberoende av avtal, men har ändå tagits med.
Högre ränteersättning än vad som följer av räntelagen kan endast tillämpas om parterna har kommit överens om detta.
15. Nedsättning av hyra
När hyresvärden utför underhållsarbeten i lokalen eller på fastigheten i övrigt kan hyresgästen ibland inte nyttja lokalen fullt ut på det sätt som kontraktet förutsätter. Att
hyresvärden utför underhållsarbeten under hyrestiden kan således innebära en brist som medför rätt för hyresgästen till reducering av hyran så länge bristen föreligger.
Av kontraktet följer att hyresgästen inte har rätt till nedsättning av hyran för tid då hyresvärden låter utföra arbete för att sätta lokalen i avtalat skick eller annat arbete som särskilt anges i hyreskontraktet. Under förutsättning att arbetet i tillräcklig grad preciserats i vad avser tid och
omfattning får hyresgästen tåla de arbeten som hyresvärden utför.
Hyresgästen har inte heller rätt till nedsättning av hyran när hyresvärden utför sedvanligt underhåll av lokalen, coworking-lokalen eller fastigheten i övrigt. Med sedvanligt underhåll avses exempelvis målningsarbeten, fasadunderhåll och andra arbeten som hyresvärden behöver utföra för fastighetens goda bestånd.
Det är viktigt att hyresvärden i god tid informerar hyres- gästerna om när hyresvärden avser att utföra sedvanligt underhåll av lokalen eller fastigheten i övrigt.
16. Säkerhet
En hyresvärd kan begära att hyresgästen ställer säkerhet för sina förpliktelser som följer av kontraktet och hyres- lagen. Sådan säkerhet omfattar såväl hyra som ersättning för skador på lokalen och liknande och kan således begäras av hyresvärden om det finns risk för att hyresgästen inte kommer att kunna fullgöra förpliktelserna. Vid en upplåtelse som inte är så ekonomiskt betungande, till exempel av en
arbetsplats är behovet av säkerhet normalt sett relativt litet. Hyresvärden behöver dock beakta risken att drabbas av skada på grund av att hyresgästen inte fullgör sina åtag- anden. Detta kan påverka beslutet om ifall säkerhet behövs eller ej.
17. Försäkringar
I kontraktet anges att hyresgästen ska teckna och vidmakt- hålla en företagsförsäkring för hyresgästens egendom och verksamhet i lokalen. För att inte tappa möjligheten till
försäkringsersättning vid skada behöver en skada anmälas till försäkringsbolaget inom den tidsperiod som framgår av försäkringsvillkoren.
18. Ansvar för skador
Hyresgästen är skyldig att väl vårda lokalen med allt vad därtill hör och är skyldig att ersätta all skada som uppkom- mer genom hyresgästens vållande eller genom vårdslöshet (24 § hyreslagen). Dock kan hyresgästens ansvar utsträckas genom avtal.
I kontraktet åläggs hyresgästen ett utökat ansvar för all skada som uppstår i lokalen och på sådant som hör till
lokalen. Kontraktet lägger ansvaret på hyresgästen oavsett om skadan har orsakats genom vållande och oavsett vem som har orsakat den. Detta innebär bland annat att det inte har någon betydelse om skadan har uppstått på grund av olyckshändelse eller vårdslöshet.
Om hyresgästen kan bevisa att den skada som har inträffat inte beror på någon vårdslöshet så är hyresgästen bara ersättningsskyldig för skada som orsakats av:
a) hyresgästens agerande eller verksamheten i lokalen,
eller
b) brottsligt angrepp mot lokalen, hyresgästen eller verksamheten i lokalen, eller
c) egendom som hyresgästen har installerat i eller tillfört lokalen eller fastigheten i övrigt.
Således är hyresgästen inte ersättningsskyldig för skada som uppkommer exempelvis genom ett inbrott i coworking- lokalen som riktats mot hela lokalen.
Av avsnittet framgår vidare att hyresgästen är skyldig att ersätta skada i övriga delar av coworking-lokalen men då endast om skadan vållats av hyresgästen eller någon som hyresgästen svarar för. Det framgår även att hyresvärden inte ansvarar för skador som orsakas av andra hyresgäster, däremot kan dessa hyresgäster bli skyldiga att ersätta den drabbade hyresgästen enligt skadeståndslagens regler.
19. Force majeure
Under denna rubrik anges att hyresvärden inte är skyldig att fullgöra sin del av kontraktet vid krig, upplopp, arbets- inställelse med mera som hyresvärden varken råder över eller har kunnat förutse.
20. Ordningsföreskrifter och övriga avtalsvillkor Ordningsföreskrifter kan vara av särskild vikt i en lokal där flera hyresgäster befinner sig samtidigt. I avsnittet tydlig- görs att särskilda krav ställs på hyresgästens användning av lokalen och gemensamma utrymmen vad gäller bland annat uppträdande, ljud och ordning. Utöver de ordningsföre-
skrifter som anges i avsnittet kan hyresvärden bilägga egna ordningsföreskrifter till avtalet.
21. Avflyttning
I kontraktet anges att hyresgästen ska bortföra sin egendom och återlämna lokalen inklusive inventarier och utrustning
i godtagbart skick. Med det menas inte ursprungligt skick, utan normalt slitage får tålas. Vad som är normalt slitage får avgöras från fall till fall. I det fall lokalen inte återlämnas i godtagbart skick har hyresvärden rätt att utföra åtgärderna på hyresgästens bekostnad och även bortföra egendom som hyresgästen har lämnat kvar.
22. Användning av hyresgästens företagsnamn i marknadsföring
Ibland förekommer det att hyresvärden i sin marknads- föring vill ange att vissa företag hyr i coworking-lokalen. Om parterna är överens om det kan rutan kryssas i.
23. Hantering av personuppgifter
Genom ett hyresförhållande behandlar fastighetsägaren i allmänhet personuppgifter. Vid lokalhyresavtal handlar
det vanligtvis om namn och kontaktuppgifter för kontakt- personer hos hyresgästen. I coworkingsammanhang kan det dessutom handla om uppgifter om alla anställda om det behövs till exempel för inpassering. Uppgifter om hur hyresvärden behandlar personuppgifter kan läggas som en bilaga till avtalet.
24. Särskilda bestämmelser
Under särskilda bestämmelser kan parterna skriva in ytterligare klausuler eller hänvisningar till ytterligare bilagor. Ibland används även detta utrymme till en förteckning över samtliga bilagor som hör till kontraktet.
25. Underskrift
Samma person som anges som hyresgäst ska också underteckna kontraktet. Är hyresgästen en juridisk person, ska undertecknandet ske med firmanamn och av behörig firmatecknare. Kontrollera att kontraktet undertecknas av rätt personer. Är det ett ombud som ska underteckna kontraktet för hyresgästens räkning, bör denne uppvisa fullmakt och under sin signatur ange att undertecknandet sker enligt fullmakt.
Plats för underskrift finns på sista sidan. Dessutom bör personerna som undertecknar hyreskontraktet på varje sida sätta sina initialer på avsedd plats längst ner i högra hörnet. För det fall att kontraktet ska undertecknas med e-signe- ring kan rutan för detta kryssas i. Detta för att tydliggöra att någon fysisk underskrift inte kommer finnas på kontraktet.
Bilaga
Formulär 12E Hyreskontrakt för för fasta arbetsplatser/kontorsrum i coworking-lokal
HYRESKONTRAKT
FÖR FASTA ARBETSPLATSER/ Nr
KONTORSRUM I COWORKING-LOKAL
1 (3)
Undertecknande parter har denna dag träffat följande hyresavtal. Kryss i ruta innebär att den därefter följande texten gäller.
Definitioner
Med coworking-lokal avses lokal för coworking-verksamhet vilken innefattar upplåtelse av arbetsplatser till olika hyresgäster.
Med lokal avses i detta kontrakt den area som hyrs ut för hyresgästens exklusiva nyttjande. Lokalen kan utgöras av ett eller flera rum eller en bestämd arbetsplats i coworking-lokalen eller gemensamt kontorslandskap.
Personnr/orgnr
Namn
Personnr/orgnr
Namn
1. Hyresvärd
2. Hyresgäst
Aviseringsadress
Kommun | Fastighetsbeteckning | |
Gata | Trappor/hus | |
3. Lokalens adress m.m
4. Hyrestid, uppsägningstid och förlängningstid
till och med den
tills vidare
Från och med den
Uppsägning av detta kontrakt ska ske skriftligen minst
månader dagar före den avtalade hyrestidens utgång.
I annat fall är kontraktet för varje gång förlängt med år
månader
dagar
5. Lokalens omfattning
Lokalen hyrs ut med ensamrätt och utgörs av följande delar i coworking-lokal/gemensamt kontor
Visningsex
st fasta arbetsplatser arbetsplatsernas nr
st låsbara rum om totalt
m² innehållandes
st arbetsplatser rummens nr
Omfattningen av lokalen framgår av bifogade ritning(ar). Bilaga
Gemensamma utrymmen
Utöver lokalen har hyresgästen, på de villkor som framgår av bilaga, rätt att nyttja följande gemensamma utrymmen Bilaga lounge konferens-/mötesrum samtalsrum lunch-/fikarum
cykelparkering
parkeringsplats för
bilar
gym
omklädningsrum
6. Användning och tillgång
Lokalen hyrs ut i befintligt skick för att användas som kontor.
Lokalen och gemensamma utrymmen får användas av st person(er). namngivna personer enligt xxxxxx:
Lokalen och gemensamma utrymmen får användas följande dagar och tider
Särskilda villkor för användning och tillgång till lokalen och gemensamma utrymmen framgår av bilaga. Bilaga
Hyresgästen har möjlighet att i coworking-lokalen anordna evenemang och andra aktiviteter enligt villkor i bilaga. Bilaga
7. Utrustning
Lokalen är utrustad med
skrivbord stol låsbar låda datorskärm
tangentbord och mus
Ytterligare utrustning och specifikationer framgår av inventarielista. Bilaga
8. Tjänster
Tillgång till följande tjänster/nyttigheter ingår i upplåtelsen på de villkor som framgår av bilaga Bilaga
gemensam reception
städning
kopiator/skrivare
datakommunikationslösning
posthantering
förvaringsskåp
kaffe/te
9. Hyra
Kronor
per månad
per år per år exklusive nedan markerade tillägg.
Sign
Sign
Fastighetsägarna Sveriges formulär 12E upprättat 2023. Eftertryck förbjuds.
HYRESKONTRAKT
FÖR FASTA ARBETSPLATSER/ Nr
KONTORSRUM I COWORKING-LOKAL
2 (3)
10. Ändring av hyra
Höjning av ovan angiven hyra sker
per den 1 januari varje år fr.o.m. med procent, beräknat på föregående års hyra.
i enlighet med bifogad indexklausul. Bilaga
11. Hyrestillägg
12. Mervärdesskatt (moms)
Utöver ovan angiven hyra utgår tillägg enligt bilaga. Bilaga
Momspliktig tjänst
Hyresgästen ska utöver hyran erlägga vid varje tillfälle gällande moms. Xxxxxx beräknas på angivet hyresbelopp inklusive enligt kontraktet tillkommande tillägg och andra ersättningar, i enlighet med gällande regler för mervärdesskatt. Momsen betalas samtidigt som hyran.
Xxxxxxxxx skattskyldighet
Särskilda villkor för mervärdesskatt gäller, se bilaga. Bilaga
13. Hyrans betalning
14. Ränta, betalnings- påminnelse
15. Nedsättning av hyra
16. Säkerhet
Visningsex
17. Försäkringar
18. Ansvar för skador
19. Force majeure
20. Ordningsregler och övriga avtalsvillkor
Hyran betalas utan anfordran i förskott senast sista vardagen före varje kalendermånads början kalenderkvartals början genom insättning på
BankGiro nr
PlusGiro nr
Vid försenad hyresbetalning ska hyresgästen betala dels ränta enligt räntelagen, dels ersättning för skriftlig betalningspåminnelse eller förseningsersättning enligt lagstiftningen om ersättning för inkassokostnader m.m.
Hyresgästen har inte rätt till nedsättning av hyran för hinder eller men i nyttjanderätten till följd av att hyresvärden låter utföra arbete för att sätta lokalen i avtalat skick eller annat arbete som särskilt anges i detta kontrakt. Hyresgästen har inte heller rätt till nedsättning av hyra för hinder och men i nyttjanderätten till följd av att hyresvärden låter utföra sedvanligt underhåll av lokalen, coworking-lokalen eller fastigheten i övrigt.
Hyresgästen ska till hyresvärden senast den
lämna säkerhet för sina förpliktelser enligt detta kontrakt genom
borgen bankgaranti om kr deposition om kr Bilaga
Om avtalad säkerhet inte lämnats senast vid föreskriven tidpunkt är detta kontrakt förfallet, om hyresvärden före tillträdet så påfordrar.
Hyresgästen är skyldig att teckna och vidmakthålla en företagsförsäkring som innehåller egendomsskydd, avbrottsskydd och ansvar för den egna verksamheten.
Hyresgästen är skyldig att ersätta hyresvärden för all skada som uppkommer i lokalen och på inredning som hör till lokalen. Hyresgästens ansvar gäller oavsett vållande och oavsett vem eller vad som har orsakat skadan.
Om hyresgästen visar att skadan inte har orsakats av vållande är hyresgästen dock enbart ersättningsskyldig för skadan om den har orsakats av:
a) hyresgästens agerande eller verksamheten i lokalen, eller
b) brottsligt angrepp mot lokalen, hyresgästen eller verksamheten i lokalen, eller
c) egendom som hyresgästen har installerat i eller tillfört lokalen eller fastigheten i övrigt.
Hyresgästen är vidare skyldig att ersätta hyresvärden för skada på egendom utanför lokalen i den mån hyresgästen eller någon hyresgästen svarar för vållat skadan. Hyresvärden är inte skyldig att ersätta hyresgästen för skada som orsakas av annan hyresgäst.
Hyresvärden fritar sig från skyldighet att fullgöra sin del av avtalet och från skyldighet att betala skadestånd om hyresvärdens åtaganden inte alls eller endast till onormalt hög kostnad kan fullgöras på grund av krig eller upplopp eller på grund av sådan arbetsinställelse, blockad, eldsvåda, explosion eller ingrepp av offentlig myndighet som hyresvärden inte råder över och inte heller kunnat förutse.
Eftersom lokalen är belägen inom en coworking-lokal / ett gemensamt kontor ställs det särskilda krav på hyresgästens användning av lokalen och gemensamma utrymmen vad gäller bland annat uppträdande, ljud och ordning.
Hyresgästen förbinder sig att:
visa särskild hänsyn till andra som vistas i det gemensamma kontoret och i förekommande fall följa särskilda ordningsregler vad gäller till exempel ljudnivå, besökare och städning.
inte låna ut eventuell nyckel/passerbricka till annan eller på annat sätt medverka till att obehörig person får tillträde till låsta utrymmen inom lokalerna.
följa hyresvärdens anvisningar i fråga om källsortering och hantering av avfall och returmaterial.
inte utan hyresvärdens godkännande flytta eller förändra inredning eller utrustning inom lokalen eller gemensamma utrymmen som hyresgästen har tillgång till. Hyresgästen får inte utföra ombyggnads- eller ändringsarbeten inom lokalen.
xxxxx särskilda säkerhetsföreskrifter för användningen av utrustning i lokalen samt att inte medföra brandfarligt, explosivt eller på annat sätt skadligt material till lokalen.
inte ansluta eller på annat sätt använda teknisk utrustning som kan orsaka skada på- eller underlätta intrång i- teknisk utrustning som tillhör hyresvärden, annan hyresgäst eller besökare i lokalen.
21. Avflyttning
Särskilda ordningsregler enligt bilaga Bilaga
Senast vid hyresförhållandets upphörande ska hyresgästen, om inte annan överenskommelse har träffats, ha bortfört sin egendom från lokalen och i övrigt ha återlämnat lokalen inklusive inventarier och utrustning i godtagbart skick.
Hyresgästen ska vid hyresförhållandets upphörande överlämna eventuella port- och dörrnycklar eller motsvarande till hyresvärden. Om lokalen vid återlämnandet inte är i godtagbart skick eller på annat sätt avviker från vad som avtalats, har hyresvärden rätt att på hyresgästens bekostnad vidta de åtgärder som behövs för att återställa och rengöra lokalen m.m. Om egendom som tillhör hyresgästen lämnats kvar, utan hyresvärdens medgivande, har hyresvärden rätt att bortföra egendomen på hyresgästens bekostnad.
22. Användning av hyresgästens företagsnamn i marknadsföring
Hyresvärden har rätt att använda hyresgästens namn och varumärke i marknadsföring. Bilaga
Sign
Sign
Fastighetsägarna Sveriges formulär 12E upprättat 2023. Eftertryck förbjuds.
HYRESKONTRAKT
FÖR FASTA ARBETSPLATSER/ Nr
KONTORSRUM I COWORKING-LOKAL
3 (3)
23.Hantering av personuppgifter
24. Särskilda bestämmelser
25. Underskrift
Information till hyresgäst om behandling av personuppgifter, se bilaga. Bilaga
Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga | ||
Visningsex
Detta kontrakt, som inte utan särskilt medgivande får inskrivas, har upprättats i två likalydande exemplar, av vilka parterna tagit var sitt. Tidigare kontrakt mellan parterna avseende denna lokal upphör att gälla fr.o.m. detta kontrakts ikraftträdande.
Ort/datum Ort/datum
Hyresvärdens namn Hyresgästens namn
Namnteckning(firmatecknare/ombud)
Firmatecknare
Namnteckning(firmatecknare/ombud)
Firmatecknare
Ombud enligt fullmakt
Ombud enligt fullmakt
Namnförtydligande
Namnförtydligande
Kontraktet har undertecknats med elektronisk underskrift. Datum för undertecknande framgår av den elektroniska underskriften. Parterna har erhållit en digital kopia av hyreskontraktet med tillhörande signaturcertifikat.
Fastighetsägarna Sveriges formulär 12E upprättat 2023. Eftertryck förbjuds.
2303261523
Fastighetsägarna är branschorganisationen som arbetar för en väl fungerande fastighetsmarknad. Våra 15 000 medlemmar äger och hyr ut bostäder och lokaler över hela landet. Vi representerar såväl de största börsnoterade fastighetsbolagen, kommunägda bostadsbolag som privata fastighetsföretag och bostadsrättsföreningar.