INTEGRITETSPOLICY
INTEGRITETSPOLICY
Skånemejerier-gruppen
Om denna integritetspolicy
Inom Skånemejerier-gruppen, som består av Skånemejerier AB, xxx.xx 556820-8317, och dess dotterbolag (nedan benämnt ”Skånemejerier” eller ”vi”), behandlas personuppgifter om bl a kunder, leverantörer och konsumenter av våra produkter. Den här policyn gäller för samtliga bolag inom Skånemejerier-gruppen.
Det bolag som är din kontakt- eller avtalspart i respektive fall är personuppgiftsansvarig i förhållande till dig och ansvarar för att behandla dina personuppgifter i enlighet med den här policyn.
Vi är måna om att skydda dina personuppgifter och följer tillämpliga lagar som finns för att skydda privatpersoners integritet. Det är viktigt för oss att du känner dig trygg med vilka personuppgifter vi samlar in och behandlar. Den här integritetspolicyn ger dig nödvändig information om vår hantering av dina personuppgifter. För information om hantering av personuppgifter i rekryteringsförfaranden som hanteras via online-tjänsten Teamtailor hänvisar vi till vår rekryteringspolicy som finns i anslutning till att man skickar in sin jobbansökan.
Vi uppmuntrar dig att läsa denna policy noga så att du förstår hur vi behandlar, använder och lämnar ut dina personuppgifter. Om det ändå skulle uppstå frågor får du gärna höra av dig till oss på följandekontaktuppgifter:
Vilka personuppgifter samlar vi in och varför?
De kategorier av personuppgifter som Skånemejerier samlar in omfattar följande:
• namn och kontaktinformation, inklusive adress, mobil- och telefonnummer och e- postadress samt, i förekommande fall, chaufförsnummer samt personnummer (vid t ex enskild firma);
• beteendedata baserat på användning av våra Webbplatser. Våra Webbplatser är bl a xxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xx, xxxxxxxxxxxxx.xx; xxxxxxxxxxxxxx.xx; lindahlskvarg,se; xxxxxxx.xx; xxxxxxxxxx.xx; xxxxxx.xx och xxxxx.xx;
• lämnad information i kontaktformulär, kundportal och liknande;
• CV och personligt brev;
• leverans- och faktureringsinformation samt betalningsinformation;
• lösenord till Webbplatser;
• bilder och filmer från event och arrangemang;
• bilder och filmer från övervakningskameror på Skånemejeriers verksamhetsställen; samt
• telefoninspelningar vid konsumentkontakt och kundservice;
• användarnamn i sociala medier.
Ver. 1.3 – maj 2023
Insamling av dina personuppgifter kan ske från följande källor:
• via någon av våra Webbplatser, antingen genom att du själv anger informationen i t ex ”Fråga oss” eller ”Kundportalen”, eller genom att någon annan anger information om dig;
• när du kontaktar oss via e-post, brev, telefon eller sociala medier;
• när du anmäler dig till eller deltar vid våra events, arrangemang eller tävlingar/kampanjer;
• när du besöker någon av våra anläggningar;
• genom avtal eller annan affärskontakt, om du är kontaktperson för någon av våra avtals- eller samarbetspartners eller potentiella avtals- och samarbetspartners;
• från våra transportörer, om du arbetar som chaufför hos någon av dem; samt
• Skånemejerier EF:s medlemsregister, eftersom Skånemejerier EF säljer sin mjölk fritt gård till Skånemejerier AB, innebär detta ett utbyte av information om Skånemejeriers kunder, se även nedan under ”Överföring av personuppgifter”.
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Skånemejerier kan komma att använda dina personuppgifter för följande ändamål och med stöd av följande rättsliga grunder:
• Fullgörande av avtal: För att hantera köp, reklamationer, kundkontakter och betalningar.
• Uppfylla rättslig skyldighet: Vi sparar underlag enligt gällande bokföringsregler.
• Berättigat intresse: För att kunna svara vid kontakt, t ex kommunicera med dig via telefon, post eller e-post samt för att kunna följa upp våra transporter och behandla uppgifter under rekryteringsförfarande.
• Samtycke: För att kunna skicka ut marknadsföring och nyhetsbrev.
Lagring av personuppgifter
Skånemejerier vidtar lämpliga åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas och lagras säkert. Dina personuppgifter sparas aldrig längre än vad som är tillåtet enligt gällande lag och för att uppnå de syften som anges ovan. Nedan angivna personuppgifter behandlas av oss under tidsperiod som anges. Därefter raderar vi dina personuppgifter.
• Kontaktperson för företag: Dina uppgifter sparas så länge du är angiven som kontaktperson för ett företag som har en affärsrelation med Skånemejerier.
• Registrerad kund: Om du registrerat dig som kund hos Skånemejerier via Skånemejeriers kundportal sparas dina personuppgifter (namn, vilket företag du företräder, lösenord, kundnummer, telefonnummer och e-post samt i vissa fall personnummer) till dess att du avregistrerar dig men senast ett år efter ditt senaste köp. Detta gäller inte om vi behöver spara dina personuppgifter längre med anledning av någon av punkterna nedan.
• Fullgörelse av avtal: Personuppgifter (namn, adress, telefonnummer, e-post och betal- och leveransinformation samt i vissa fall personnummer) som lämnas i samband med
2
beställning av varor sparas så länge som krävs för att Skånemejerier eller någon av våra samarbetspartners ska kunna fullgöra avtalet med dig. Detta inkluderar bl.a. att uppfylla leverans- eller garantiåtaganden.
• Kommunikation: Om du har kontakt med Skånemejerier via exempelvis e-post lagras dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att fullfölja kontakten.
• Deltagande i event, arrangemang och tävlingar: I den mån du har lämnat personuppgifter till oss i samband med deltagande i event, butiksutställningar eller tävlingar, raderas dessa personuppgifter som utgångspunkt efter det att eventet eller tävlingen har ägt rum om vi inte har anledning att spara uppgifterna längre med anledning av någon av de övriga punkterna i detta avsnitt.
• Jobbsökanden: Skånemejerier sparar dina ansökningshandlingar inklusive ditt CV, personliga brev och foto, under rekryteringsprocessen samt under en period om 6 månader därefter om du lämnar ditt samtycker.
• Rättslig skyldighet: Skånemejerier sparar sådant underlag som utgör räkenskapsinformation enligt gällande bokföringsregler.
• Samtycke: I de fall vi behandlar dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke sparar vi endast dina personuppgifter så länge vi har ditt samtycke till det. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke. Det påverkar inte lagligheten i vår behandling för tiden innan du återkallade ditt samtycke.
• Direktmarknadsföring: Vi kan komma att behandla dina personuppgifter för direktmarknadsföring under tiden vi har ditt samtycke till det, alternativt under tiden du är registrerad som kund hos Skånemejerier, inklusive en tid om ett år därefter. Om du inte vill att vi behandlar dina uppgifter för direktmarknadsföring kan du alltid invända mot behandlingen.
Överföring av personuppgifter
För att Skånemejerier ska kunna genomföra de åtaganden som Skånemejerier har gentemot dig, som är t ex kund, leverantör eller konsument, kan uppgifter komma att överföras till andra bolag inom Skånemejerier eller Lactalis-gruppen (den koncern som Skånemejerier ingår). Uppgifter kan även komma att överföras till Skånemejerier ekonomisk förening. Skånemejerier iakttar stor försiktighet vid överföring av dina personuppgifter och dina personuppgifter vidarebefordras aldrig utan att vi har stöd i den här integritetspolicyn och att lämpliga säkerhetsåtgärder vidtas. Vi överför personuppgifter till våra affärspartners, inklusive marknadsbyråer (för t ex utskick av nyhetsbrev), transportörer (logistikföretag och speditörer), IT-leverantörer (som hanterar drift, teknisk support och underhåll av våra IT-tjänster och därmed lagrar och behandlar personuppgifter för vår räkning). Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut för att Skånemejerier ska kunna uppfylla vissa rättsliga skyldigheter och kan komma att överlämnas till relevanta myndigheter när så är tillåtet och krävs enligt lag.
För det fall Skånemejerier skulle överföra personuppgifter till länder utanför EU/EES säkerställer Skånemejerier att överföring enbart sker om det kan ske på ett säkert sätt. Om detta blir aktuellt strävar vi efter att enbart överföra och behandla personuppgifter i länder som har bedömts ha en adekvat skyddsnivå. Detta innebär att det rättsliga ramverket i det tredje landet tillhandahåller samma nivå av rättsligt skydd som ett land inom EU/EES. För mer information om vilka länder som har ett beslut om adekvat skyddsnivå, vänligen se Integritetsskyddsmyndighetens hemsida. Det kan finnas tillfällen då vi måste föra över personuppgifter utanför ett sådant land. I dessa
3
situationer har vi genomfört en konsekvensbedömning och en riskbedömning av överföringen för att identifiera lämpliga ytterligare åtgärder att implementera, innan vi upprättar ett personuppgiftsbiträdesavtal inkluderande godkända standardavtalsklausuler.
Uppgifter som lämnas till tredje parter används endast för att Skånemejerier ska kunna bedriva vår verksamhet och för sådana ändamål som anges i denna integritetspolicy.
Cookies
Skånemejerier använder s.k. cookies på våra webbplatser. En cookie är en liten textfil som skickas från en webbplats till din webbläsare. Cookien kan inte identifiera dig personligen utan endast den webbläsare som finns installerad på din dator och som du använder vid besöket på den aktuella webbsidan. Olika cookies finns alltså på olika datorer för det fall du använder olika datorer för att nå våra webbplatser. Cookies är inte bärare av virus och kan inte förstöra annan information som finns lagrad på din dator.
Cookies brukar normalt kategoriseras dels baserat på dess ursprung, dels baserat på huruvida de lagras i din webläsare eller inte. Till att börja med kan cookies antingen skickas till dig från den webbplats du besöker (s.k. förstapartscookie) eller från en annan organisation som levererar tjänster till den aktuella webbplatsen, såsom ett analys- och statistikföretag (s.k. tredjepartscookie). Cookies kan vidare delas in i sessionscookies och varaktiga cookies. En sessionscookie skickas till din dator för att webbsidorna ska fungera korrekt under ditt besök och lagras inte på din dator utan raderas och försvinner när du stänger din webbläsare. Funktionen av en sessionscookie är exempelvis att den aktiveras när du återvänder till en tidigare besökt del av hemsidan och underlättar på så vis din navigering på hemsidan. En varaktig cookie lagras däremot i din webbläsare och medför således att en webbsida kan känna igen din dators IP-adress även om du stänger av din dator eller loggar ut mellan besöken.
Skånemejerier använder cookies på Webbplatserna för att underlätta ditt besök på dessa sidor. Cookies används för att besökare på Webbplatserna ska kunna utföra grundläggande uppgifter på dessa, t ex att navigera. För att kunna navigera på Webbplatsen behöver du alltså tillåta s.k. sessions cookies, som används under ett pågående besök på Webbplatsen men som försvinner när du stänger din webbläsare.
Vi använder också tredjepartscookies i första hand för analyser såsom Google Analytics från Google. Vi har även Facebookpixel inlagd.
De flesta webbläsare har en standardinställning som accepterar användningen av cookies. Du har möjlighet att som besökare på våra sidor se vilka cookies vi använder och själv ställa in vilka du accepterar. Du kan även enkelt avstå från att låta Webbsidorna lagra cookies i din dator genom att göra en inställning i din webbläsare, inklusive att blockera cookies eller radera de cookies som finns lagrade på datorn. Vänligen notera att om du väljer att inte tillåta cookies kan vissa funktionaliteter på våra webbplatser upphöra att fungera säkert och korrekt och vissa tjänster kan inte tillhandahållas. Hur du raderar eller ändrar inställningarna för cookies anges i instruktionerna till din webbläsare eller i den hjälpfunktion som normalt finns att tillgå i webbläsaren.
4
Dina rättigheter
Rätt till tillgång
Du har rätt att be oss om kopia av de personuppgifter vi behandlar om dig. Genom denna kopia kommer du att kunna förstå vilka av dina personuppgifter vi har och behandlar. Rätten till tillgång är tillämplig när en handling innehåller information där du kan identifieras och informationen handlar om dig. Detta innebär att register, som vi gör tillgängliga för dig, kommer att få personuppgifter om andra personer raderade där så är lämpligt för att skydda deras rätt till integritet. Det finns dock rättsliga undantag vad gäller rätten till tillgång.
Rätt till information
Du har rätt att få information om hur vi behandlar dina personuppgifter. Denna policy utgör vår information till dig om behandlingen av dina personuppgifter. Ytterligare sätt för att hålla dig informerad inkluderar andra policydokument, utbildningar och avtal.
Rätt till rättelse
Du har rätt att be oss rätta information som du anser är felaktig, missvisande eller inkorrekt. Du har också rätt att be oss att komplettera information som du anser är ofullständig. Varje begäran om att rätta dina personuppgifter kommer att vidarebefordras och åtgärdas av de personuppgiftsbiträden som dina personuppgifter har delats med.
Rätt till radering
Du har rätt att be oss radera dina personuppgifter när informationen inte längre är nödvändig för att uppfylla syftet med behandlingen eller om du återkallat ditt samtycke. Notera att uppgifter inte kommer att raderas om du har ett pågående reklamations- eller betalningsärende. Vi raderar inte heller uppgifter som vi enligt lag måste spara t ex i bokföringssyfte. I de fall vi inte kan radera alla personuppgifter som behandlas om dig kommer detta dock att förklaras och motiveras om/när det blir relevant.
Rätt till begränsning av behandling
Du har rätt att be oss att begränsa behandlingen av dina personuppgifter under vissa förutsättningar, såsom om du anser att personuppgifterna inte är nödvändiga för att uppfylla
Rätt till invändning
Du har rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter. Rätten kan åberopas när den rättsliga grunden är berättigat intresse, såsom vid fotografering. Om en invändning görs, måste Skånemejerier visa tvingande berättigade skäl för att få fortsätta behandla uppgifterna för det specifika ändamålet.
Rätt att flytta personuppgifter
Du har rätt att begära att vi överför information som du gett oss till en annan organisation. Detta gör att du kan överföra den i ett maskinläsbart format till en annan mottagare. Rätten till dataportabilitet gäller personuppgifter som behandlas med stöd av ditt samtycke eller för att fullgöra ett avtal. Det gäller endast sådana personuppgifter som du själv har lämnat till oss.
Rätt att återkalla samtycke
Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke för en behandling som vi genomför som baseras på ditt samtycke. Vad gäller samtycke lämnade för mottagande av reklam, nyhetsbrev
5
och liknande, kan du när som helst återkalla detta eller avböja vidare reklam. Vid elektroniska nyhetsbrev kan du enkelt göra detta i själva utskicket.
För mer allmän information om ovanstående rättigheter, vänligen se hemsidan för den svenska dataskyddsmyndigheten, IMY. Om du har en fråga om hur vi behandlar dina personuppgifter eller utöva dina rättigheter kan du kontakta oss genom att skriva till xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx. För att skydda din integritet och dina personuppgifter kan vi komma att kräva att du identifierar dig i anslutning till din begäran. För att vi ska kunna hitta dina personuppgifter i bl a våra databaser kommer vi också att behöva veta ditt namn, adress, e- postadress, telefonnummer och personnummer. Vi kan också behöva be dig att ange vilket eller vilka av bolagen inom Skånemejerier-gruppen som din fråga avser.
Du kan ge in klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, som är relevant dataskyddsmyndighet för Skånemejerier, om du anser att Skånemejeriers behandling av dina personuppgifter inte sker i enlighet med gällande rätt. Integritetsskyddsmyndigheten kan nås på nedan uppgifter:
Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) Xxx 0000, 000 00 Xxxxxxxxx
0046 (0)0-000 00 00
xxx@xxx.xx.
Om detta inte också är din lokala dataskyddsmyndighet kan du kontakta din lokala dataskyddsmyndighet, som kommer ge råd om hur du bäst går vidare. I vissa fall, som inom EES, kan du rapportera till din lokala dataskyddsmyndighet utan ytterligare behov av att kommunicera med IMY.
Ändringar i integritetspolicyn
Vi uppmuntrar dig att läsa igenom integritetspolicyn med jämna mellanrum då vi kan behöva uppdatera och ändra villkoren i policyn. Den senaste versionen av integritetspolicyn finns alltid publicerad på xxxxxxxxxxxxx.xx. Vid ändringar av materiell betydelse, såsom ändring av syftet med användning av dina personuppgifter, kommer vi dock via e-post (om du angivit e-postadress) att uppmärksamma dig på att ändringar har skett.
Kontakta oss
Vi tar skydd av personuppgifter på stort allvar och du är alltid välkommen att kontakta oss med anledning av denna integritetspolicy eller vår behandling av dina personuppgifter genom att skicka ett e-post till:
För att skydda din integritet kan vi komma att kräva att du identifierar dig i anslutning till att du kontaktar oss med frågor kring hantering av dina personuppgifter. För att vi ska kunna hitta dina personuppgifter i bl a våra databaser kommer vi också att behöva veta ditt namn, adress, e- postadress, telefonnummer och personnummer. Vi kan också behöva be dig att ange vilket eller vilka av bolagen inom Skånemejerier-gruppen som din fråga avser. Om du gör en begäran har vi som huvudregel en månad på oss att återkomma till dig.
6