Nämndbudget 2023, nämnden för Service

TJÄNSTESKRIVELSE

Datum

2022-11-02

Diarienummer

SE 2022-00245

Förslag till beslut i nämnden för Service

Nämnden för Service godkänner Nämndbudget 2023.

Nämnden för Service ger tillförordnad förvaltningschef, i enlighet med nämnden för Service delegeringsförteckning 2022-04-28 § 44 punkt 2.2.9, uppdrag att upprätta förvaltningsbudget med fördelning på verksamhetsnivå.

Sammanfattning av ärendet

Kommunfullmäktige beslutade 2022-06-15 § 96 att fastställa kommunövergripande mål med tillhörande fokusområden som utgångspunkt för nämndens arbete med verksamhetsplanering. I nämndbudgeten ingår bland annat,

• Nämndens övergripande inriktning för arbetet i förvaltningen

• Nämndens omvärldsanalys

• Nämndens Målbild 2023

• Driftbudget

• Investeringsbudget

Nämndens Målbild 2023 gäller fram tills dess att en ny målbild är beslutad av nämnden för Service.

Förvaltningen för Service ser i nuläget två mycket stora ekonomiska driftutmaningar inför år 2023 i de rådande priserna för livsmedel samt el. Därutöver finns även en rejäl utmaning på investeringssidan med anledning av rådande priser på byggnation. Enligt Kungsbacka kommuns styrmodell ska nämnder och styrelser i arbetet med nämndbudget fatta beslut om verksamhetsplan och ramfördelning.

Förvaltningen för Service Xxxxxx Xxxxxxxxx

0300 83 46 58

Nämndsekreterare

1 (2)

Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka

Besöksadress Stadshuset, Xxxxxxxxx 00

Telefon 0000-00 00 00 xxx.xxxxxxxxxx.xx

KUNGSBACKA KOMMUN

2 (2)

Konsekvenser ur barnrätts- och barnperspektiv

Prövningen av barnets bästa ska utgöra underlag för beslut i frågor som direkt rör barn eller som indirekt berör barn. Nämndbudget 2023 innehåller flera delar som direkt och/eller indirekt kommer att påverka barn. Nämndbudgeten anger den ram som förvaltningen har att förhålla sig till. Inom den ramen ska förvaltningen säkerställa att leverans till berörda sker, utveckling av uppdraget är kontinuerlig samt att relevant lagstiftning följs såsom Barnrättslagen. Detta innebär att förvaltningen och dess verksamheter kontinuerlig ska säkerställa att beslut som fattas inom ramen given av Nämndbudgeten följer bestämmelserna i Barnrättslagen.

Vid större beslut ska förvaltningen och dess verksamheter genomföra en prövning av barnets bästa samt dokumentera konsekvenserna av barnrättslagen. Nämndbudgeten kan beröra samtliga grundprinciper i barnrättslagen, vilka är artikel 2, 3, 6 och 12 samt artiklarna 23 och 31. Det har ej varit aktuellt att föra dialog med barn inför beslut av men kommer på samma sätt som prövning av barnets bästa samt konsekvensbeskrivningar, enligt ovan, att aktualiseras inför beslut i verksamheten.

Beslutsunderlag

Förvaltningen för Services tjänsteskrivelse, 2022-11-02 Nämndbudget 2023, nämnden för Service

Beslutet skickas till

Kommunstyrelsen

Xxxxxx Xxxx Xxxxx Xxxxxx

Tillförordnad förvaltningschef Ekonomichef

Xxxxx Xxxxxx

Tillförordnad biträdande förvaltningschef

Nämndbudget 2023

Nämnden för Service

Innehållsförteckning

1 Översiktlig beskrivning av nämnden 3

1.1 Nämndens uppdrag 3

1.2 Verksamhetens omfattning 3

1.3 Nämnd/styrelse 3

1.4 Förvaltningens organisation 3

2 Så styrs Kungsbacka 4

3 Visionen visar vart vi vill 7

4 Kommunens omvärldsanalys - Omvärld i förändring 8

5 Nämndens omvärldsanalys 10

6 Vår värdegrund 13

7 Mål 14

7.1 En attraktiv kommun att bo, verka och vistas i 14

7.2 En hållbar utveckling och en hälsosam miljö 15

7.3 Bästa företagsklimatet i Västsverige 18

7.4 I Kungsbacka utvecklas vi hela livet 19

7.5 Ett medskapande samhälle och öppen attityd 20

8 Direktiv 21

8.1 Direktiv från kommunfullmäktige 21

9 Nämndens målbild 22

9.1 Målbild 2023. 22

9.2 Ledning och styrning 23

9.3 Uppföljning 24

10 Personalfrågor med kommentarer 25

10.1 Kompetensförsörjning 25

10.2 Personalmått 26

11 Ekonomi med kommentarer 28

11.1 Driftbudget 28

11.2 Investeringsbudget 30

12 Policys, planer och program 31

12.1 Styrdokument beslutade av kommunfullmäktige 31

12.2 Styrdokument beslutade av kommunstyrelsen 31

12.3 Styrdokument beslutade av nämnden för Service 32

13 Avgifter och taxor 33

1 Översiktlig beskrivning av nämnden

1.1 Nämndens uppdrag

Nämnden för Service ska utveckla och leverera tjänster med hög servicegrad till nytta för förvaltningar och för kommunen som helhet.

Nämnden ansvarar för kommunens lokalförsörjning med uppdrag att bygga, förvalta och hyra ut lokaler till kommunens samtliga verksamheter. Nämnden ansvarar också för lokalvård i kommunens lokaler och måltidsverksamhet i förskolor, skolor och på boenden.

Nämnden levererar dessutom tjänster utifrån flera samordningsperspektiv och ansvarar för kommunens kundcenter Kungsbacka direkt, den interna supportfunktionen Service direkt, utveckling, drift och support inom IT-området, rådgivningstjänster, fordonshantering, rekryteringsstöd samt kommunens inköpsfunktion.

1.2 Verksamhetens omfattning

Förvaltningen har närmare 800 medarbetare och omsätter cirka 1,3 miljarder kronor.

1.3 Nämnd/styrelse

Nämnden för Service består av de antalet ledamöter och ersättare som bestäms av kommunfullmäktige i samband med att val av ledamöter och ersättare sker. Mandatperioden för ledamöterna och ersättarna är fyra år, räknat från och med den 1 januari efter det år då val av kommunfullmäktige har ägt rum.

För närvarande är det sju ledamöter och sex ersättare i nämnden för Service, varav åtta är män och fem är kvinnor. Nämndens sammanträden bereds av ett presidium bestående av ordförande och vice ordförande.

Nämnden för Service sammanträder vanligtvis elva gånger per år.

1.4 Förvaltningens organisation

2 Så styrs Kungsbacka

Styr- och ledningsmodellen är ett verktyg för att utveckla, följa upp och säkra kvaliteten i verksamheten i enlighet med de politiska besluten. Tydlig riktning, kultur och struktur är viktiga delar i modellen.

Principer

Kommunens styrning utgår ifrån grundprinciperna långsiktighet, helhet och förnyelse. Långsiktighet innebär att det vi skapar och levererar ska ha en lång hållbarhet för nuvarande och kommande generationer. Det säkerställs genom att agenda 2030 genomsyrar beslut och vår verksamhet. Genom omvärldsanalys och scenarier spanar vi på kommande behov, utmaningar och möjligheter. Helhet eller som vi ofta brukar säga, Ett Kungsbacka, betyder att vi gör det bästa vi kan tillsammans med alla som bor, verkar och vistas i kommunen med de gemensamma resurser vi har. När vi agerar som Ett Kungsbacka blir helheten större än delarna och vi möter utmaningar utan vi och dom. Vi har hela kommunen i fokus inte bara enskilda verksamheter. Det innebär inte att det kommer vara lika överallt men likvärdigt. Förnyelse handlar om att lösa uppdraget på ett innovativt sätt.

Förmågan att ställa om, hitta nya lösningar och använda tekniska lösningar är helt avgörande för att nå målen om välfärd och god livsmiljö för invånarna såväl på kort som lång sikt. Det kan handla om nya tjänster eller nya sätt att erbjuda tjänster, förändrade förhållnings- och arbetssätt, hitta andra organisatoriska lösningar och samarbetsformer som effektiviserar hur vi löser uppdraget.

Uppdraget för kommunal verksamhet består av tre delar: att verka för demokrati, samhällsutveckling och god kommunal service.

Riktningen för uppdraget kommer från kommunal och statlig styrning, från vision, mål och direktiv och hur resurstilldelningen ser ut:

Kommunal och statlig styrning

Politikerna i riksdag och regering styr oss genom att stifta lagar och förordningar – statlig styrning - exempelvis Socialtjänstlagen. Det kan också vara genom att ingå överenskommelser med EU, FN eller andra institutioner, såsom Agenda 2030. Politikerna styr oss också lokalt i Kungsbacka - kommunal styrning - genom att fatta beslut, fördela pengar och sätta mål för verksamheten. Den kommunala styrningen sker både från kommunfullmäktige, från nämnderna och kommunstyrelsen. Kommunens politiker beslutar bland annat om styrande dokument. Dessa är underordnade visionen och kommunbudgeten och uttrycker fullmäktiges ambitioner inom ett antal sakområden. Exempel på styrande dokument som riktar sig till fler än en nämnd är översiktsplan, klimatstrategi och näringslivsstrategi.

Vision 2030

I visionen har politikerna beskrivit de olika delarna som ingår i den långsiktiga utvecklingen av kommunen. Den handlar om hur kommunen ska möta invånarnas behov av arbete, boende, trygghet, utbildning och upplevelser, om hur vi får företag att etablera sig i kommunen och hur Kungsbacka stad ska växa.

Mål och direktiv

Med visionen som utgångspunkt beslutar kommunfullmäktige om långsiktiga kommunövergripande mål som gäller under mandatperioden. För varje mål finns några fokusområden där det behövs kraftsamling. Målen och fokusområdena omprövas vid nytt budgetår. Politikerna i kommunfullmäktige beslutar om direktiv som gäller under budgetåret. Direktiv gäller för särskilt, utpekat område där det krävs förändring. Varje nämnd ansvarar för att bidra till att de kommunövergripande målen nås. Eftersom målen gäller hela mandatperioden kan omfattningen av nämndernas arbete med de olika målen variera mellan åren.

Ekonomistyrning och resurstilldelning

Ekonomi betyder att hushålla med begränsade resurser. Fullmäktige beslutar hur pengarna ska fördelas till olika nämnder exempelvis utifrån förväntad befolkningsutveckling. Politikerna i nämnden styr hur pengarna fördelas inom nämnden.

Kultur

Arbetsplatskulturen, utvecklande ledarskap och medarbetarskap samt tillitbaserad styrning och ledning ger vägledning i det dagliga arbetets beslut och handlingar.

Arbetsplatskultur

Medarbetarna har gemensamt formulerat en arbetsplatskultur med hörnstenarna – vi välkomnar, vi tänker nytt, vi samarbetar och vi levererar utifrån visionens: här jobbar människor som vill, vågar och kan. När vi agerar utifrån arbetsplatskulturen har vi kundens fokus, litar på varandra och drar åt samma åt. Det hjälper oss att uppnå hög kvalitet och effektivitet i verksamheterna. Då får de som bor, verkar och vistas i kommunen ett gott bemötande, vi är tillgängliga och möjliggör för inflytande och medskapande, vilket skapar trygghet för dem vi är till för.

Tillitsbaserad styrning och ledning

Vår styrning och ledning är tillitsfull för att vi ska kunna möta invånarnas behov på bästa sätt och skapa en bättre arbetsmiljö för våra medarbetare med ökad frihet och eget ansvar inom bestämda ramar. Styrningen bygger på ett förtroendefullt samspel mellan politiker och tjänstepersoner, mellan chef och medarbetare och mellan kommunen, invånare, företag och organisationer. Vi litar på att alla gör sitt jobb och gör sitt bästa. Vi samarbetar och är ödmjuka för varandras arbetsområden och kompetens.

Utvecklande ledarskap och medarbetarskap

Ledare i Kungsbacka kommun förväntas agera föredöme, inspirera och motivera samt visa personlig omtanke, liksom ha mod och förmåga att driva utvecklings- och förändringsarbete var och en för sig och tillsammans.

Genom ett utvecklande medarbetarskap nås ökad motivation, arbetsglädje, engagemang, välmående och personlig utveckling.

Struktur och arbetssätt bidrar till utveckling och kvalitetssäkring av verksamheterna och kan påverkas av oss själva.

Genom utvecklingsinitiativ och ständiga förbättringar utvecklar vi verksamheten löpande för att fortsätta vara relevanta för de vi är till för. Förnyelse och innovationsarbete handlar om att labba, testa och experimentera och på så sätt skapa nya lösningar och värden i nära samarbete med dem vi är till för.

Genom kvalitetssäkring av uppdraget säkerställer vi en godtagbar lägstanivå. Ett aktivt arbete med intern kontroll ökar förutsättningarna att målen nås och lagstiftning efterlevs.

Vi verkar i ett större sammanhang och är beroende av vad som sker i omvärlden och av att involvera fler i vårt arbete.

Omvärldsanalys

Uppdraget påverkas hela tiden av händelser och förändringar i omvärlden samt av invånarnas förändrade behov. Att förstå och förhålla oss till hur trender och omvärldsfaktorer påverkar Kungsbacka är därför avgörande för att vi ska kunna förbereda oss för framtiden.

Medskapande

Vi hittar nya lösningar och hanterar utmaningar tillsammans med dem vi är till för. Genom medskapande får vi ny kunskap genom att lära av och med olika aktörer.

Planering och uppföljning Kommunbudget och plan

Enligt kommunallagen ska kommunen varje år upprätta en budget för nästa kalenderår med en plan för de två efterföljande åren. I Kungsbacka kallar vi detta för Kommunbudget och den beslutas av kommunfullmäktige i juni. Förslaget till kommunbudget och plan arbetas fram av kommunstyrelsens arbetsutskott varje år.

Förvaltningarnas, nämndernas och kommunens samlade uppföljning och analys ligger tillsammans med visionen och omvärldsanalysen till grund för budgeten och planen. Senast i december ska nämnderna fastställa sina nämndbudgetar och beskriva hur de ska uppnå målen. Ledningsdialogen är en del i det kommungemensamma planeringsarbetet och en förutsättning för att nå resultat och ta oss i riktning mot

visionen. Politiker och tjänstepersoner på ledningsnivå samlas exempelvis i samband med Budgetdagen som hålls i början av året och Framtidsdagen på hösten.

Förvaltningarnas arbete med kommungemensamma prioinitiativ

Förvaltningarna tar hand om de kommunövergripande målen och nämndmålen och skapar genomförandeplaner för sina verksamheter. Det finns också en kommungemensam genomförandeplan med prioriterade initiativ som förvaltningarna tillsammans har identifierat och kraftsamlar kring, för att nå resultat inom komplexa områden.

Uppföljning

Uppföljningen är viktig för att utvärdera resultatet och för att återföra erfarenheter och kunskap in i planeringen framåt. Varje år följer förvaltningarna, verksamheterna och enheterna upp vad invånarna tycker om servicen och om målen förverkligats. Förutom den kvalitativa uppföljningen av verksamheten och hur omvärlden har påverkat arbetet bedöms måluppfyllelsen kvantitativt genom indikatorer där jämförelse görs över tid. Varje förvaltnings uppföljning går vidare till nämnden, där politikerna analyserar, diskuterar och sammanställer till nämndens årsredovisning. Nämnderna följer även upp nyckeltalen de beslutat om för att analysera grunduppdraget. Kommunledningskontoret och kommunstyrelsen gör en analys av kommunens samlade resultat och sammanställer med nämndernas årsredovisning som grund kommunens gemensamma årsredovisning.

Förutom den skriftliga uppföljningen i samband med delårs- och årsbokslut hålls dialoger, så kallade checkpoints på våren och hösten för att följa upp de prioriterade initiativen.

3 Visionen visar vart vi vill

Visionen är en ledstjärna för kommunens långsiktiga utveckling. Den beskriver hur vi vill att det ska vara i Kungsbacka kommun år 2030, och lyfter fram viktiga utvecklingsområden för framtiden.

I Kungsbacka växer framtiden

I Kungsbacka skapar vi det goda livet tillsammans. Vi är öppna, trygga och nytänkande. Varje människas potential tas till vara och näringslivet blomstrar. Här växer du hela livet.

Kungsbacka är en naturskön och dynamisk tillväxtkommun. Hit är alla lika välkomna, och möjligheterna till utveckling är goda för både individen, gruppen, föreningen och företaget.

Den valfrihet, mångfald och livskvalitet som präglar vardagen här lockar ständigt nya invånare. Växtkraften ger oss mer resurser till den gemensamma välfärden – så att alla kan utvecklas och leva det goda livet, hela livet.

Vi växer i regionen genom att planera och bygga strategiskt. Samhället utvecklas på ett hållbart sätt: socialt, ekologiskt och ekonomiskt. Vi lever inte över naturens tillgångar.

Mångfald, puls och nära till naturen

Kungsbacka är en sammanhållen, grönskande och lättillgänglig stad med tydlig profil och egen identitet. Staden växer och blir ett mer framträdande nav i kommunen. Här finns attraktiva bostäder för alla smaker, som möter behoven hos olika generationer och livsstilar. Mångfalden speglas i den inspirerande byggnadsmiljön där tradition möter innovation och där mötesplatserna är många. Utbudet av affärer, kultur och nöjen är stort.

Staden är lättillgänglig och har goda kommunikationer med kommunens orter och omvärld. Välplanerad infrastruktur och lättillgänglig kollektivtrafik minimerar transporternas miljöpåverkan.

Hav, öppna landskap och skogsbygd – vi förvaltar våra fantastiska naturmiljöer så att även kommande generationer ska kunna njuta av den välgörande naturen, mitt i vardagen.

Staden, landet, handeln, kulturlivet och naturen lockar turister och besökare till hela kommunen.

Västsveriges bästa företagsklimat

Kungsbacka kommun är känd för sitt goda värdskap och är det självklara valet för företag som vill etablera sig i Västsverige. Vi har det bästa klimatet för entreprenörer.

Här är det lika naturligt att starta företag som att vara anställd. Entreprenörslusten väcks till liv redan i skolan, och samarbetet mellan skola, akademi och näringsliv utvecklar företagsamheten i hela kommunen.

Vi utvecklas hela livet

I våra skolor utvecklar var och en sin fulla kapacitet i en kreativ miljö där alla tar ansvar, visar respekt och bryr sig om varandra. Alla elever lämnar skolan med god kompetens, god självkänsla och stark framtidstro.

Livslångt lärande är en självklarhet. När vi växer som människor utvecklas både näringslivet och samhället i stort.

Aktiviteter som engagerar, inspirerar och berikar livet

Här har alla ett rikt fritids- och kulturliv med både bredd och spets. Mångfalden av aktiviteter, upplevelser och gemenskaper främjar hälsa, välmående och kreativitet. Framåtanda, mångfald och öppenhet spirar i nätverk och föreningar.

Vi är delaktiga i samhällets utveckling och får spännande saker att hända.

Den nytänkande kvalitetskommunen

Kungsbacka kommun möter utmaningar med mod, nytänkande och samarbete. Vi löser vårt uppdrag på ett innovativt sätt som överträffar invånarnas förväntningar, och är en förebild för andra. Här jobbar människor som vill, vågar och kan.

4 Kommunens omvärldsanalys - Omvärld i förändring

Omvärld i förändring

Världen förändras fortare än någonsin. På global nivå håller klimatet på att förändras dramatiskt och trycket på omställningar i hållbar riktning ökar. Andelen äldre i Sverige och Kungsbacka växer, vilket kommer att öka trycket på våra verksamheter. Världen över försvagas demokratin och nationellt ökar många klyftor mellan invånarna. Digitaliseringen, som förändrar hela samhället, accelererade ytterligare under coronapandemin.

Xxxxxxxx visade att vi behöver vara ständigt beredda på att plötsligt ställa om utifrån nya förutsättningar. Efter en djup nedgång har den svenska ekonomin återhämtat sig snabbare än väntat, även om de långsiktiga effekterna av vård- och utbildningsskuld är svåra att överblicka. Men knappt har pandemin hunnit lägga sig innan en helt annan internationell kris har börjat få stor påverkan på det svenska samhället.

Kriget i Ukraina Rysslands anfallskrig mot Ukraina i februari 2022 har förändrat både Sveriges säkerhetspolitiska läge och många svenskars världsbild. Kriget ledde fort till höjd beredskap, mer fokus på säkerhetsfrågor, och prisökningar på varor som livsmedel och drivmedel.

Klimatförändringar FN:s klimatpanel IPCC har fastslagit att klimatet förändras med en hastighet som saknar motstycke i historien. Inom forskarvärlden är en överväldigande majoritet enig om att detta beror på människans utsläpp av växthusgaser. Enligt IPCC är det fortfarande möjligt att vända den negativa utvecklingen, men det förutsätter en snabb och kraftig minskning av utsläppen. Vår klimatpåverkan är ett skäl till att extrema väderhändelser nu blir allt vanligare. Förra året såg vi en chockerande utveckling med dussintals stora skogsbränder i USA, regnkaos i Kina och översvämningar i Tyskland och Belgien med hundratals döda. Sverige har inte alls drabbats i samma grad, men även här har stora ekonomiska värden gått förlorade och samhällsviktig verksamhet påverkats. Kungsbacka såg under året flera kraftiga lokala skyfall, men effekten var lyckligtvis begränsad. Vårt kustnära läge gör att kommunen särskilt kan drabbas vid framtida extremväder.

Demografiska förändringar En tydlig trend i västvärlden är en åldrande befolkning. Det beror på ökad livslängd och lägre födelsetal. Halland har redan Sveriges högsta medellivslängd och Kungsbacka ligger högst i regionen. Det är framför allt män som har ökat sin livslängd de senaste 15 åren. Tillsammans med de stora årskullarna födda under 1940-talet gör det att Kungsbackas befolkning kommer att bli allt äldre i framtiden.

Åldersgruppen över 80 år beräknas öka med 64 procent fram till 2030. De demografiska förändringarna leder till att kostnader för omsorg kommer att öka medan skatteintäkterna minskar. Ökat behov av hemtjänst och nya boenden för vård och omsorg måste på något vis finansieras.

Förändrade värderingar Många undersökningar visar att demokratin i världen försvagas. Enligt EIU:s demokratiindex blev 2021 ännu ett bottenår, där det globala snittbetyget sjönk till den lägsta nivå som har uppmätts. Delvis kan det förklaras av de begränsningar av medborgerliga friheter som infördes på grund av coronapandemin, ofta betydligt hårdare än i Sverige. Men trenden med försvagad demokrati föregick pandemin. Fria val, opartiskt rättsväsende och pressfrihet står under hot i allt fler länder. Bara 6,4 procent av världens befolkning bor nu i vad indexet betraktas som fullvärdiga demokratier, medan över en tredjedel lever under auktoritära regimer.

SCB:s medborgarundersökning visar att den upplevda tryggheten sjunker. Det gäller både Sverige och Kungsbacka, även om vi fortfarande ligger över medelvärdet. Det finns en ökad oro för brottslighet i samhället. Totalt sett har landets brottslighet minskat i många år, men vissa typer av allvarliga brott har ökat. Framför allt handlar det om ökad gängkriminalitet, med skjutningar i tätbebyggda områden. Kungsbackas grad av brottslighet är genomgående lägre än i närliggande kommuner.

Förändrad teknik IT genomsyrar idag hela vårt samhälle och i framtiden väntas utvecklingen av artificiell intelligens (AI) och Internet of Tings (IoT) att leda till ännu större förändringar. Invånarnas ständigt ökande användning av digitala tjänster ökar förväntan på att kommuner erbjuder enkla, snabba och individanpassade lösningar. EU-kommissionen har presenterat en strategi och vision för digital omställning av ekonomi och samhälle fram till 2030. Den kommer att ge upphov till många initiativ, däribland en ny förordning om dataförvaltning i Europa och en AI-strategi. När det gäller digitalisering av offentlig service fastslås att alla viktiga offentliga tjänster bör vara tillgängliga online senast 2030. Inom många kommunala

verksamhetsområden kan teknikutvecklingen skapa möjligheter till effektiviseringar. Förhoppningen är att digitaliseringen ska hjälpa till att lindra den resursbrist som kommer att råda inom olika yrkesgrupper.

Kungsbacka i världen 2022 De stora förändringarna i vår omvärld leder till flera stora omställningar de kommande åren. För att klara välfärden, för att lindra effekterna av klimatförändringarna och för att leva upp till dagens och morgondagens krav på digitala tjänster. Att förstå och kunna förhålla sig till hur olika trender och omvärldsfaktorer påverkar Kungsbacka kommun är avgörande för att vi ska kunna förbereda oss för framtiden.

5 Nämndens omvärldsanalys

Förvaltningen för Service stödjer samtliga kommunens förvaltningar, varför Services omvärldsanalys utgår från den kommunövergripande omvärldsanalysen.

Kraven på konkurrenskraftiga och anpassningsbara interna tjänster kommer att öka för att balansera minskade skatteunderlag och förändringar i omvärlden. Utmaningen för Service blir att stödja, vara följsamma och vara möjliggörare för andra arbetssätt och samtidigt balansera behovet hos enskilda förvaltningar och behovet för kommunen i stort.

Service kan konstatera att förändringarna i omvärlden har varit kraftiga och fått stora konsekvenser globalt, men även lokalt och där har vissa områden på Service påverkats mer än andra. Nedan lyfts ytterligare aspekter fram i omvärlden som specifikt påverkar förvaltningen för Service.

Kraftigt ökade livsmedelspriser

Kombinationen av pandemin och kriget i Ukraina har drivit upp inflation och kostnader inom flera branscher samt skapat komponent- och varubrist och i vissa fall brist även på livsmedel. Den globala livsmedelsproduktionen är till stor del beroende av det ukrainska jordbruket. Livsmedelsbranschen uppskattar att kostnaderna för livsmedel kommer att öka med minst 40 procent under 2022 vilket får en stor påverkan på måltidsproduktionen. Kraven ökar på klimatsmarta val och ökad kvalitet på livsmedel. Det medför det en stor utmaning för måltidsverksamheten att producera måltider med rätt kvalitet inom befintliga ekonomiska ramar. Det framförs också generellt många åsikter och synpunkter i samhället kring en måltids innehåll och utformning samt kring livsmedlens ursprung, och det är en utmaning för den kommunala verksamheten att leva upp till dessa förväntningar inom befintliga ramar. För att kunna hantera situationen så bra som möjligt är bland annat arbetet med ett minskat matsvinn och ett genomtänkt arbete med specialkost viktiga frågor.

Behov av rådgivning ökar

Allt fler invånare oroar sig för sin privatekonomi i och med kraftigt höjda priser på bland annat livsmedel, drivmedel och energi, samt höjda räntenivåer. Under 2022 har antalet som kontaktar kommunens energi- och klimatrådgivare för att få hjälp ökat kraftigt, och den trender kommer sannolikt hålla i sig under kommande år. Många villaägare, speciellt de med direktverkande el, inser idag att energikostnaderna inte längre är försumbara och att de måste agera på något vis. Redan idag är det en stor belastning på leverantörerna, vilket ibland leder till dålig kvalitet i tjänsten, långa leveranstider, högre priser och ibland även oseriösa säljare som dyker upp på marknaden. Det gör att såväl företags som invånares behov av stöd sannolikt kommer att öka ytterligare framöver. Höjda priser överlag, och ett kraftigt minskat privatekonomiskt utrymme, kommer sannolikt öka behovet även av ekonomisk rådgivning framöver.

Höjda material- och elpriser skapar osäker marknad

Under 2022 har kostnaderna för material vid byggnation ökat, i vissa fall så mycket som en dubblering av tidigare kostnad. Det har medfört en mer osäker marknad vid nybyggnation. Entreprenörer är avvaktande till att lägga anbud då det finns en stor osäkerhet kring priser på material. Osäkerheten på marknaden skapar hinder för kommunens nybyggnation då kostnaderna kan överstiga budget och tidsplaner för byggnation skjuts framåt.

Utöver detta har energikostnaden (prisnivå på el) hittills gått upp med 8,7 procent under 2022, och utifrån prognoser kommer den ökningen att fortsätta. Dessa förändringar leder till att Service, tillsammans med övriga förvaltningar, behöver arbeta för ett effektivt resursutnyttjande i stort och där energieffektiviseringar och utforskandet av nya möjligheter att lagra energi, blir allt viktigare.

Anpassningen till marknaden och omställningen till förnybar energi kräver att fastigheter och verksamheter både bidrar till energiförsörjningen och nyttjar tillgänglig energi smart, genom till exempel isolering och en effektiv ventilation, för att inte vara kvar i samma behov av förbrukning av energi som idag.

Smart fastighetsförvaltning och samnyttjande av lokaler

Utvecklingsområdet Smarta fastigheter/Smarta städer - fastighetsförvaltning i kombination med Internet of Things (IoT), stödjer arbetet med energieffektivisering. Utvecklingsområdet är dock i stort fortfarande under utveckling, men det går snabbt och det är av vikt att förvaltningen följer framstegen samt är medskapare och testar nya lösningar. Ett optimalt resursutnyttjande handlar också om att balanser behovet av nya fastigheter med befintligt fastighetsbestånd. Lokaler som kan nyttjas av fler verksamheter, över fler timmar och över flera år gör att kostnaderna minskar.

Digitalisering, IT-säkerhet och utveckling

Digitaliseringen har sedan länge gjort det möjligt att utföra vissa arbetsuppgifter hemifrån, men det dröjde till pandemin innan möjligheten togs tillvara i stor skala. Informationsteknologi genomsyrar idag hela vårt samhälle och i framtiden väntas utvecklingen av nya tjänster baserade på artificiell intelligens (AI) och Internet of Tings (IoT) att leda till ännu större förändringar. Den tekniska utvecklingen i Sverige sker i ett högt tempo som för med sig ökade förväntningar men även ökade risker. Implementering av ny teknik samtidigt som en ökad digital närvaro som en konsekvens av pandemin medför ökad risk för IT-attacker. Dessa risker har ökat än mer i och med kriget i Ukraina och Rysslands ändrade beteende, men även Kinas och Irans agerande. Under våren har Kungsbacka kommun utsatts för allt fler cyberattacker, särskilt försök till nätfiske. Det antas vara direkt kopplat till det säkerhetspolitiska läget. Tillsammans med ett mer digitalt arbetssätt kräver det att kommunen säkerställer ett fullgott skydd mot angrepp och intrång i kommunens IT-miljöer.

De ökade riskerna mot den digitala infrastrukturen ställer höjda krav på att organisationer arbetar med säkerhet gällande tillgång till information, behörigheter samt motverkar manipulation av data och information. Om kommunen brister i sina säkerhetsåtgärder kan det få stora konsekvenser, till exempel att stora delar av kommunens verksamhetssystem kan slås ut, att medarbetare inte kommer åt digitala journaler, medicinlistor med mera eller att skolan får problem med undervisningen för att de digitala verktygen inte fungerar. Samtidigt så måste säkerhetsperspektivet balanseras med den verksamhetsutveckling som kan ske genom digitalisering, så att verksamheternas behov av utveckling inte bromsas upp. En grundförutsättning för mycket av den utveckling som behöver ske är att organisationer utvecklar de fördelar som digitaliseringen och öppna data ger. Digitala arbetssätt och lösningar ökar i omfattning. En följd av att fler nyttjar digitala möjligheter är att organisationer behöver arbeta med tillgängligheten för användarna och att skapa digitala miljöer som möjliggör effektiva arbetssätt.

Teknik, juridik och behov av samsyn inom den digitala utvecklingen

Teknikutvecklingen i världen går snabbare än utvecklingen inom den europeiska eller svenska juridiken. Ett tydligt exempel är frågan kring tredjelandsöverföring. När en arbetsgivare överför uppgifter om anställda till ett land utanför EU/EES, så kallat tredje land, så krävs det att arbetsgivaren har ett särskilt stöd för detta. Den 16 juli 2020 slog EU-domstolen fast att Privacy Shield-avtalet mellan EU och USA inte gav ett tillräckligt skydd för personuppgifter när dessa förs över till USA. Ogiltigförklarandet av Privacy Shield innebär att det inte längre är tillåtet för personuppgiftsansvariga i EU att med Privacy Shield som grund överföra personuppgifter till mottagare i USA. För Kungsbacka innebär det att alla system och dess hantering av data i samtliga delar av organisationen började att ses över och att åtgärder i många fall behöver ske. Många myndigheter och kommuner står inför samma situation eftersom många av leverantörerna är gemensamma, vilket innebär att det finns stora vinster i att samarbeta med andra kommuner när det gäller både kortsiktiga och långsiktiga åtgärder. Det kan kräva allt från direkta förändringar i system och hantering av data, till att göra konsekvensbedömningar, ställa gemensamma krav på leverantörer och även att utforma mer långsiktiga åtgärdsplaner. Förutsättningarna att hantera konsekvenser som denna underlättas om det finns en samsyn kring hur offentliga verksamheter ska agera. Tyvärr finns inte detta vilket har lett till att kommuner och regioner gör olika tolkningar, ibland även inom samma organisation, och därmed agerar olika.

Det finns flera myndigheter som arbetar med digitalisering men det saknas samordning. Det finns ett stort behov av ett paraplytänk för dessa frågor likt som det görs i länder som Estland och Danmark. På samma sätt behöver kommunen ha ett gemensamt förhållningssätt kring teknik och verksamhetsutveckling genom digitalisering.

Samlat innebär det att det behöver finnas en robusthet över tid i organisationers förmåga att behålla nödvändig

kompetens, upprätta en säker digital infrastruktur och samtidigt erbjuda användarvänliga tjänster till medborgare och medarbetare.

Det ökande behovet av IT-säkerhet, verksamhetsutveckling genom digitalisering och av nya eller uppdaterade IT-system medför kostnader i form av både system och personal. På kort sikt blir kostnaderna högre, och den effektvinst i form av smartare arbetssätt som görs, innebär minskade kostnader först på sikt.

Svårrekryterad IT-kompetens

Det är en utmaning att få teknik och juridik att följa varandra vilket kommer kräva mer tid från verksamheterna och medarbetare som arbetar med teknik och verksamhetsutveckling genom digitalisering. Det är en brist på IT- kompetens både nationellt och internationellt och det påverkar kommunens möjligheter att genomföra den utveckling som krävs inom IT-säkerhet och inom verksamheterna. Arbetsgivare konkurrerar idag om IT- kompetens och verksamheterna behöver säkerställa att medarbetarna verkligen arbetar med det som är deras profession, har goda utvecklingsmöjligheter och konkurrenskraftiga löner. Nya sätt att rekrytera och locka medarbetare behöver skapas, vilket kan handla om nära samarbete med utbildningar, ökat antal praktikanter men också att organisationen själv behöver ansvara för kompetensöverföring och utbildning. Samtidigt är det viktigt att arbeta med den interna rörligheten och utveckla medarbetare internt genom att dela erfarenheter.

Strategisk kompetensförsörjning

En ytterligare aspekt av välfärdsutmaningen är att lyckas med kompetensförsörjning inom alla kommunens verksamheter, gällande såväl rekrytering av medarbetare, chefer som vikarier. Denna utmaning har kommunen stått inför länge och den kommer finnas med framöver. Services uppdrag att stödja förvaltningarna i att hitta rätt medarbetare oavsett om det är ett tillfälligt eller permanent behov behöver fortsatt utvecklas tillsammans med systerförvaltningarna.

Omvärldsanalys HR-perspektiv

Arbetsmarknaden blir allt mer rörlig, både geografiskt, mellan sektorer och mellan enskilda arbetsgivare, och konkurrensen från den privata arbetsmarknaden inom vissa yrkesgrupper är tydlig. Konkurrensen om arbetskraft kommer sannolikt fortsätta att öka, vilket innebär behov av att tänka nytt inom kompetensförsörjning, personalplanering, digitalisering samt att nyttja resurser på ett klokt sätt. För Service del är fler heltidstjänster ett sätt att tillse kompetensförsörjningsbehov och samtidigt verka för ett jämställt arbetsliv.

Inom Service har framför allt Lokalförsörjning, Inköp och Digitalt Center identifierats som verksamheter med svårrekryterade grupper. Kompetensbristen inom dessa verksamheter är påtaglig och visar sig genom få sökande till vakanta tjänster, eller sökande som inte når upp till kravprofilen i annonserna. Så utöver arbete med kompetensförsörjning i allmänhet finns det behov av riktade insatser till dessa grupper i synnerhet.

Arbetsmiljön är en central del när det gäller att attrahera, behålla och utveckla medarbetare, eftersom arbetsmiljön ses som en framgångsfaktor och konkurrensmedel. Därför är det viktigt att anamma ett hälsofrämjande perspektiv i processer, med ett fokus på friskfaktorer, som till exempel att medarbetare ska kunna påverka och ta ansvar för sin arbetssituation och verksamhetens utveckling. Samtidigt finns ett fortsatt behov av att aktivt arbeta med förebyggande och rehabiliterande aktiviteter och åtgärder.

Att kunna erbjuda medarbetare möjligheter att i större utsträckning än tidigare arbeta från hemmet kommer sannolikt att utgöra en konkurrensfaktor om framtidens arbetskraft. Inom Service har ungefär 30 % av medarbetarna möjligheter att utföra del av sin arbetstid på distans. En enkätundersökning som Kungsbacka kommun har genomfört visar att distansarbetet till största del varit positivt för förvaltningens medarbetare i form av ökad effektivitet och större balans mellan arbetet och privatlivet. På minussidan har det visat sig att distansarbetet har minskat medarbetarnas fysiska aktivitet och upplevelse av sammanhållning.

I framtiden kommer efterfrågan öka även på chefer, och för att behålla duktiga medarbetare med chefspotential är det viktigt att tidigt fånga upp dessa och till exempel erbjuda mentorskap eller chefsaspirantprogram. Med generationsskiftet följer också nya värderingar, som kommer att ställa krav på framtidens ledarskap. För att behålla och utveckla nästa generations medarbetare behöver ledarskapet utvecklas och anpassas till de nya förutsättningarna och förväntningarna.

6 Vår värdegrund

Arbetsplatskultur

7 Mål

Kommunens främsta styrdokument är visionen. Där har kommunfullmäktige gett uttryck för hur politikerna vill se kommunens långsiktiga utveckling.

Med visionen som bas, en utblick i omvärlden och analys av tidigare års uppföljningar beslutar fullmäktige om kommunövergripande mål. De kommunövergripande målen har sin utgångspunkt i utvecklingsområdena som visionen lyfter fram samt de utmaningar som kommunen står inför. Målen är ett tydligt riktmärke för utvecklingen av kommunen som helhet och beskriver vad nämnderna och dess verksamheter ska uppnå.

Varje mål har några fokusområden där det behövs kraftsamling. Målen gäller för alla nämnder förutom Valnämnden, Överförmyndare i samverkan och Revisionen. Nämnden ska planera sin verksamhet utifrån de kommunövergripande målen, vilket görs genom att sätta nämndmål utifrån fokusområdena. Nämnden kan också utgå direkt ifrån de kommunövergripande målen i sitt arbete. Måluppfyllelse följs upp i delårsrapporten och årsredovisningen. Eftersom målen gäller hela mandatperioden kan omfattningen av nämndernas arbete med de olika målen variera mellan åren.

Förvaltningen ansvarar för att ta fram en genomförandeplan med aktiviteter för att nå målen samt följa upp den och redovisa till nämnden. Förvaltningarna också en kommungemensam genomförandeplan med prioriterade initiativ som syftar till att nå resultat inom komplexa områden som förvaltningarna inte kan lösa på egen hand.

Samordning

Kommunstyrelsen har en samordnande roll med ett särskilt ansvar för de kommunövergripande målen. Övriga nämnder arbetar aktivt för att bidra till måluppfyllelse. Samordningsansvaret innebär att kommunstyrelsen tar fram underlag för utveckling och förbättring av målen. Kommunledningskontoret ansvarar för att sammanställa vad nämnderna gör för att bidra till måluppfyllelse samt att följa upp arbetet och göra en samlad analys.

7.1 En attraktiv kommun att bo, verka och vistas i

Beslutats av

Kommunfullmäktige

Fokusområden

- I Kungsbacka finns attraktiva bostäder för olika behov, generationer och livsstilar.

- Kungsbacka har välkomnande och trygga miljöer.

- I Kungsbacka finns mötesplatser för samvaro, rekreation, upplevelser och kreativa utbyten.

- I Kungsbacka är man trygg och får en god omsorg när man behöver stöd för att få livet att fungera

Indikator	Utfall 2019	Utfall 2020	Utfall 2021	Målsättning 2023
Bäst att leva, Kungsbackas placering i ranking av Sveriges kommuner enligt Tidningen Fokus.	15	5	3
Xxxxx påbörjade bostäder	501	234	216
Antal färdigställda bostäder	418	248	430
Anmälda brott per invånare (antal/100 000 invånare)	4 338	5 075	5 321

Indikator	Utfall 2019	Utfall 2020	Utfall 2021	Målsättning 2023
Brukarbedömning hemtjänst äldreomsorg, helhetssyn	89%	88%
Brukarbedömning särskilt boende äldreomsorg, helhetssyn	83%	81%
Brukarbedömning individ- och familjeomsorg totalt - helhetssyn	96%	76%

7.2 En hållbar utveckling och en hälsosam miljö

Beslutats av

Kommunfullmäktige

Fokusområden

- Kungsbacka växer med en långsiktigt hållbar ekonomi.

- Kungsbacka ska verka för ett fossilfritt och cirkulärt samhälle som också skyddar och främjar biologisk mångfald.

- Kungsbacka ska verka för ett socialt hållbart samhälle.

- Unga i Kungsbacka mår bra såväl fysiskt som psykiskt.

Indikator

Utfall 2019

Utfall 2020

Utfall 2021

Målsättning 2023

Andelen elever som skattat sin egen livstillfredsställelse som god eller mycket god under elevhälsosamtalet, ÅK 4 i %

- Flickor.(Elevhälsan i Kungsbacka utvecklar metod utifrån hälsosamtal med elever.)

89%

85%

88%

Andelen elever som skattat sin egen livstillfredsställelse som god eller mycket god under elevhälsosamtalet, ÅK 4 i % - Pojkar. (Elevhälsan i Kungsbacka utvecklar metod utifrån hälsosamtal med elever.)

90%

88%

93%

Indikator

Utfall 2019

Utfall 2020

Utfall 2021

Målsättning 2023

Andelen elever som skattat sin egen livstillfredsställelse som god eller mycket god under elevhälsosamtalet, ÅK 8 i %

- Flickor.(Elevhälsan i Kungsbacka utvecklar metod utifrån hälsosamtal med elever.)

73%

70%

77%

Andelen elever som skattat sin egen livstillfredsställelse som god eller mycket god under elevhälsosamtalet, ÅK 8 i %

- Pojkar.(Elevhälsan i Kungsbacka utvecklar metod utifrån hälsosamtal med elever.)

81%

84%

92%

Andelen elever som har skattat sin egen livstillfredsställelse som god eller mycket god under elevhälsosamtalet, Gymnasiet ÅK 1 i%

- flickor.

58%

70%

68%

Andelen elever som har skattat sin egen livstillfredsställelse som god eller mycket god under elevhälsosamtalet, Gymnasiet ÅK 1 i%

- pojkar.

61%

80%

88%

Avfall från hushåll ska minska med 30% per invånare från 2020 till 2030. Startvärde 100,

målvärde 2030 är 70.

100

Avfall från kommunens verksamheter ska minska med 40 % per heltidsanställd.

Startvärde 100,

målvärde 2030 är 60.

100

Indikator	Utfall 2019	Utfall 2020	Utfall 2021	Målsättning 2023
Energiförbrukning i kommuns lokaler per kvadratmeter	156	153	157	144
Utsläpp till luft av växthusgaser totalt, ton CO2-ekv/inv (Kolada)
Miljöbilar, andel av totalt antal bilar i det geografiska området, (Kolada)
Slutanvändning av el inom det geografiska området, MWh/inv (Kolada)
Matens klimatpåverkan från de offentliga måltiderna ska minska räknat i kg CO2-ekv/kg livsmedel. Målsättningen är 1,0 år 2030.	2	1,93	1,79	1,7
Ekologisk status i Kungsbackafjorden (VISS)
Skyddad natur totalt, andel (Kolada)
Vattendrag med god ekologisk status, andel (Kolada)

7.3 Bästa företagsklimatet i Västsverige

Beslutats av

Kommunfullmäktige

Fokusområden

- Kommunen är en möjliggörare för entreprenörer och företagsamma människor.

- I Kungsbacka får vi nya arbetstillfällen och snabb etablering både för individer och företag genom samverkan mellan näringsliv och utbildning.

Indikator	Utfall 2019	Utfall 2020	Utfall 2021	Målsättning 2023
Insikt, SKRs servicemätning av kommunernas myndighetsutövning för företag. Nöjd- kund-index utifrån sammanvägt betygsindex 0-100, för hur företag i kommunen bedömer Kungsbacka kommuns myndighetsutövning, vilket är en viktig del av företagsklimatet.	62	66	66
Svenskt Näringslivs attitydundersökning av kommuners företagsklimat. Medelvärde utifrån skala 1-6, där företag bedömer företagsklimatet i Kungsbacka kommun.	3,4	3,3	3,5
Sysselsatt dagbefolkning, antal	27 610	27 384
Andel av sysselsatt dagbefolkning inom Göteborgsregionen	5%	5,1%
Företagsamhet, andel av invånare 16–74 år
Antal nystartade företag per 1 000 invånare 16–64 år (etableringsfrekvens)

7.4 I Kungsbacka utvecklas vi hela livet

Beslutats av

Kommunfullmäktige

Fokusområden

- Barn och ungdomar utvecklas för att nå sin fulla kapacitet och god självkänsla.

- I Kungsbacka stärks individens och familjens egen förmåga att ta hand om sitt liv.

Indikator	Utfall 2019	Utfall 2020	Utfall 2021	Målsättning 2023
Genomsnittligt meritvärde i årskurs 9. Meritvärdet utgörs av summan av de 17 bästa betygen i elevens slutbetyg och kan max vara 340.	238	246	239
Arbetslöshet för ungdomar 16–24 år i kommunen. (Källa: Arbetsförmedlingen och SCB)	2,2%	2,8%	2,6%
Självkänsla och framtidstro för gymnasieelever år 2, index med skala 0–10 enligt Skolenkäten som genomförs enligt Skolinspektionens skolenkät. Enkäten genomförs vartannat år.	7,3		7,8
Genomsnittligt betygspoäng för gymnasiets avgångselevers betygspoäng som kan vara max 20.	13,8	14	14,3
Andel vuxna personer som inte återkommit till försörjningsstöd inom ett år efter avslutat försörjningsstöd (%)	78%	82%	67%

7.5 Ett medskapande samhälle och öppen attityd

Beslutats av

Kommunfullmäktige

Fokusområden

- I Kungsbacka skapar vi förutsättningar för invånare, kunder och företag att vara medskapande i att utforma det goda livet.

- Invånare, företag och besökare känner sig alltid välkomna, sedda och korrekt bemötta i kontakt med kommunen.

- Digitaliseringen gör att vi hittar smartare tjänster och effektivare arbetssätt.

- Kungsbacka kommun är en attraktiv arbetsgivare med modiga och medskapande medarbetare och ledare.

Indikator	Utfall 2019	Utfall 2020	Utfall 2021	Målsättning 2023
Hållbart medarbetarengagemang, ett index för medarbetarnas samlade uppfattning om områdena motivation, ledarskap och styrning, skala 1-100 enligt Medarbetarenkäten. Mätningen görs vartannat år.		78	78
Jämställdhetsindex, Jämix. Antal poäng av max 180. Jämix beräknas utifrån nio nyckeltal med skala 1– 20.	91	91	103
Andel innovationsprojekt som drivits under året
Andel av bruttokostnaden som avsätts för verksamhetsutveckling och innovation

8 Direktiv

8.1 Direktiv från kommunfullmäktige

8.1.1 DIREKTIV - INNOVATION OCH OMSTÄLLNING TILL NYA ARBETSSÄTT

Beslutats av

Kommunfullmäktige

Kommunfullmäktiges formulering

Kungsbacka kommun står inför stora utmaningar kommande decennier. Bland annat handlar det om hur välfärden ska bevaras trots kostnadsökningar och kompetensbrist, men också om klimatanpassning och omställning av energi- och transportsystem. Innovationskraften och förmågan att nyttja nya tekniska lösningar är avgörande för möjligheten att lösa åtskilliga samhällsutmaningar, för att fortsatt vara relevant och möta förväntningar från invånare och företagare. För att bygga förmåga till innovationsarbete och digital transformation krävs nya kompetenser och arbetssätt, men också en kultur som tillåter experimenterande och risktagande. Vi behöver utmana nuvarande arbetssätt och testa saker som vi aldrig testat förut, fast vi

kommer misslyckas många gånger innan vi träffar rätt.

Nämnderna och kommunstyrelsen får i uppdrag att öka tempot i att bygga kultur och förmåga och skapa tekniska förutsättningar för verksamhetsutveckling genom digitalisering genom fokusområdena:

• Kompetensutveckling och förstärkning med nya kompetenser

• Utveckling och spridning av nya arbetssätt

• Bygga en kultur som inspirerar och tillåter experimenterande och testande, utforskande och medskapande

• Möjlighet att genomföra fler utvecklingsinitiativ

• Skapa ändamålsenliga tekniska förutsättningar

SERVICE - INNOVATION OCH OMSTÄLLNING TILL NYA ARBETSSÄTT

I arbetet med att öka tempot i att bygga kultur och förmåga och skapa tekniska förutsättningar för verksamhetsutveckling genom digitalisering kommer satsningar behövas både för att stärka oss i attityd, verktyg och kompetens. I förvaltningens digitaliseringsplan har ett önskat läge för 2023 beslutats:

Vi har förutsättningar som möjliggör fortsatt digital utveckling. Vi tar tillvara på de möjligheter våra verktyg och system erbjuder. Genom analys av data kan vi fatta välgrundade beslut. Vi använder smart teknik som optimerar vardagen för kommunens verksamheter och vi är synkroniserade med deras behov och fokus på invånaren.

• Vi fortsätter förbättra och förverkliga våra processer enligt Kungsbackas processmodell. Vi ser till hela processen snarare än till våra verksamheters gränser. Processerna är en naturlig plattform för vidare utveckling, till exempel i automatisering och utveckling av e-tjänster.

• Alla verksamheter har minst en automatiserad process eller en identifierad process som är lämplig och kan beskriva vinsterna av detta.

• Vi har bidragit till att etablera det nya kommungemensamma arbetssättet för verksamhetsutveckling genom digitalisering. Inköp och Digitalt center är nödvändiga möjliggörare för förändringen. Vi är snabba att ta till oss det nya arbetssättet och är aktiva i att utvärdera och utveckla det.

9 Nämndens målbild

9.1 Målbild 2023

Visionen visar vägen

Kungsbacka kommuns Vision 2030 är en ledstjärna för kommunens långsiktiga utveckling. Den beskriver hur vi vill att det ska vara i Kungsbacka år 2030 och lyfter fram olika utvecklingsområden som vi behöver fokusera på för att nå dit. Tillsammans med övergripande mål, kommunens värdegrund och arbetsplatskultur, utgör visionen vår plattform såväl på ett kommunövergripande plan som för nämnden för Service.

Gemensam riktning framåt

Vi skapar värde på flera plan

Förvaltningen för Service utvecklar och levererar tjänster med en hög serviceanda och till rätt kvalitet. Vi tar ett samlat grepp och tillhandahåller stödtjänster för att på bästa sätt hushålla med kommunens resurser och ge bästa möjliga service till invånare, företag och föreningar.

Vi eftersträvar partnerskap med övriga delar i kommunens organisation, liksom med leverantörer och andra aktörer, genom att i dialog bygga relationer, förståelse och engagemang. Vi delar generöst med oss av information och erfarenheter och strävar efter att kommunicera proaktivt och transparent.

Samtliga verksamheter bidrar på olika sätt för ett hållbart Kungsbacka och vi fokuserar på hållbarhet i flera perspektiv, såväl socialt som ekologiskt och ekonomiskt.

En omtänksam arbetsplats med motiverade medarbetare

Genom att vara en omtänksam arbetsplats med fokus på både den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön skapar vi engagerade och motiverade medarbetare som vill stanna kvar och utvecklas, som tar ansvar och bidrar till att nå verksamhetens mål, samt är goda ambassadörer för vår verksamhet.

Vi arbetar strategiskt och långsiktig med kompetensförsörjning för att möta framtidens utmaningar. Det gör vi bland annat genom utbyte mellan oss och skola för att fånga ny evidensbaserad kunskap och marknadsföra våra yrken samt kommunen som attraktiv arbetsgivare.

Strategisk inköpsprocess ger högre måluppfyllelse

Strategiskt inköp är en stor möjliggörare för utveckling, ökad kvalitet, effektivitet och minskade kostnader. Inköpsprocessen är känd för hela organisationen så att förvaltningarna får ut den nytta som strategiskt inköpsarbete innebär.

Vi upphandlar efterfrågade varor och tjänster med minsta möjliga miljöpåverkan, med hänsyn tagen till rätt kvalitet, rätt totalpris och rätt plats, i nära samarbete med övriga förvaltningar och leverantörer. Det är enkelt att beställa rätt produkt av rätt leverantör till rätt pris och alla fakturor hanteras helt elektroniskt.

Strategisk lokalplanering och alternativa energikällor

Vi arbetar effektivt och strategiskt med lokalplanering för kommunens samlade lokalbehov vilket ger en tydlig bild och samsyn. Vi säkerställer att kommunens lokaler är ändamålsenliga och dessutom planerar vi och bygger för möjlighet till ökat samnyttjande av lokalerna, vilket är till nytta för förvaltningar, invånare och föreningar.

Vi eftersträvar kostnadseffektiva byggnader med så liten miljöpåverkan som möjligt, vilket gäller såväl val av material som en effektiv energianvändning. Dessutom ökar användandet av egenproducerad energi.

Underhållsåtgärder är optimala ur ett långsiktigt perspektiv.

IT-miljön förenklar vårt arbete

Vi bidrar till en gemensam och förankrad långsiktig plan för digital transformation, med fokusområden som inkluderar samtliga förvaltningar. Vi arbetar proaktivt med säkerhet för vår IT-infrastruktur.

Utifrån kriterierna ekonomi, nytta och miljö väljer vi bästa tänkbara driftform för kommunens verksamhetssystem.

Lokalvård på nytt sätt

Vi testar nya arbetssätt med ny teknik och nya metoder för att på ett enklare och smartare sätt utföra vårt uppdrag med fortsatt hög ambition att minska verksamhetens miljöbelastning.

Goda måltider med minskad klimatpåverkan

Måltidsverksamheten kännetecknas av utveckling och nytänkande, en välkomnande miljö och goda måltider. Genom årstidsanpassade menyer samt valda råvaror får vi en minskad miljö- och klimatpåverkan.

I ett ytterligare steg mot god hushållning arbetar vi med att minska mängden avfall från både produktion (köket) och servering (matsalen).

Effektiv och miljösmart fordonshantering

Vår gemensamma fordonshantering levererar rätt kvalitet med hållbarhet i fokus i nära samarbete med övriga förvaltningar. Genom samarbetet anpassar kommunens verksamheter sina val av transportmedel på ett effektivt och miljösmart sätt, vilket leder till bättre resursutnyttjande, sänkta driftkostnader och minskad miljöpåverkan.

9.2 Ledning och styrning

Förvaltningen har utifrån kommunens vision och nämndens målbild 2023 arbetat fram tre övergripande fokusområden för att gå i målbildens riktning:

• Partnerskap

• Mer för pengarna

• Engagerade och motiverade medarbetare.

I en övergripande handlingsplan för hela Service och i verksamhetsplaner genomförs åtgärder utifrån de tre fokusområdena så att målbilden nås.

Styrkort och utvecklingsprojekt tas fram för att följa att verksamhetsplaner ger den effekt som efterfrågas.

9.3 Uppföljning

Verksamhetsplaner samt styrkorten (med mått och mål) beslutas av förvaltningen och uppföljning sker för att följa utvecklingen och att effekter nås. I samband med bokslut (apriluppföljning, delårsrapport, årsredovisning) lämnar förvaltningen kommentarer, utifrån verksamhetsplan och styrkort, till nämnden. Om betydande avvikelser uppkommer redovisas detta för nämnden.

10 Personalfrågor med kommentarer

10.1 Kompetensförsörjning

10.1.1 Attrahera/rekrytera

För förvaltningen för Service är det viktigt att kunna attrahera och rekrytera rätt kompetens, och förvaltningen strävar efter att vara en attraktiv arbetsgivare. Till hjälp i det arbetet finns nu såväl en förvaltningsövergripande kompetensförsörjningsplan, som verksamhetsspecifika planer, med åtgärder på flera nivåer.

Ett av de områden vi kommer fortsätta arbeta med under 2023 är att ta emot praktikanter. Vi kommer även arbeta för att emot studenter för examensarbete, samt sträva efter att ta emot fler personer som står långt från arbetsmarknaden. De som tar emot och handleder praktikanter ska ha genomgått en anpassad handledarutbildning.

Service har en stor bredd av olika yrkesgrupper, och det finns både befattningar som är relativt enkla att rekrytera till, och svårrekryterade grupper. Till de senare hör exempelvis projektledare bygg, lokalplanerare, erfarna upphandlare och IT-specialister. Vi behöver genomföra riktade insatser för att attrahera och rekrytera nya medarbetare inom dessa grupper, och samtidigt verka för att utveckla och behålla de medarbetare vi redan har. Exempel på aktiviteter kan vara seniora roller, validerings- och utbildningsinsatser, samt ett utökat samarbete med högskolan.

Rekryteringscenter och vikariecenter har ett helhetsansvar för att attrahera och rekrytera nya medarbetare till hela Kungsbacka kommun. Båda verksamheterna strävar efter att vid rekrytering signalera välkomnande och mångfald, synliggöra en stark arbetsplatskultur och lyfta den specifika verksamhetens styrkor i de kanaler som bäst lämpar sig för att nå den målgrupp vi söker.

Verksamheterna har påbörjat nya grepp i sin kommunikation med arbetssökande genom att använda sig av film och digitala plattformar i större utsträckning än tidigare. Det ökar möjligheterna att ge en välkomnande, verklighetsnära bild av våra verksamheter samtidigt som det bidrar till ökat medarbetardeltagande i arbetet med att attrahera framtida kollegor. Genom att våga visa vilka vi är, kan vi bygga ett autentiskt och hållbart arbetsgivarvarumärke som gör oss attraktiva som arbetsgivare.

Det är också viktigt att utgå från att branschen ibland är liten, och att kontakter sker mellan kollegor inom yrkesgrupperna. Beskrivningar av arbetsplatser och arbetsgivare sprids. Det medför att förutsättningarna för att rekrytera nya medarbetare är bättre om de befintliga medarbetarna trivs. Det är därför viktigt att fortsätta arbeta med exempelvis arbetsmiljö och ledarskap, medarbetarskap, utvecklingsmöjligheter, delaktighet, kultur och klimat, samt verka för en god samverkan mellan arbetsgivare och fackliga organisationer.

10.1.2 Utveckla/behålla

En förutsättning för att vi ska lyckas i vårt uppdrag att utveckla och leverera tjänster med hög servicegrad till nytta för kommunen är att vi har engagerade och motiverade medarbetare - vilket också är ett av förvaltningens fokusområden. En betydelsefull del i att nå dit är att vi har ett utvecklat medarbetarskap. Det innebär att medarbetare ska ges förutsättningar att vara delaktiga och ansvarstagande. Under 2023 kommer arbetet med medarbetarskap fortgå med fokus på att skapa förutsättningar för medarbetare att få reflektera och öva på det personliga medarbetarskapet såväl som medarbetarskapet i relation till arbetsgruppen och organisationen.

Vidare kommer vi att fokusera på kopplingen mellan utvecklande medarbetarskap och utvecklande ledarskap, eftersom ledarskap och medarbetarskap utövas bäst i ett samspel och skapar förutsättningar för varandra. Att arbeta med vårt medarbetarskap och ledarskap stärker även en kultur som inspirerar till innovation, experimenterande och att våga göra saker på andra sätt än vad vi gjort tidigare.

Vidare är en god och hälsofrämjande arbetsmiljö en grundläggande förutsättning för att våra medarbetare ska vara en attraktiv arbetsgivare. Medarbetare som har en god fysisk och en bra psykisk, social och digital arbetsmiljö trivs bättre på arbetet och kan lägga mer av sina resurser på rätt saker och levererar därmed än bättre

service till våra kunder. Vi arbetar systematiskt med att förbättra arbetsmiljön för våra medarbetare med stort fokus på anpassning till verksamheters unika förutsättningar, arbetsgruppers behov och individers förmågor. Vi strävar efter att tidigt identifiera risker, kontinuerligt uppmärksamma friskfaktorer och att lära av våra brister. Verksamhetssystem, företagshälsovård, chef, HR, skyddsombud och medarbetare verkar tillsammans för att minska ohälsan i förvaltningen. Sedan ett par år tillbaka har Service exempelvis arbetat med kontinuerliga arbetsmiljöenkäter, så kallade pulsmätningar. Pulsmätningarna har många fördelar och ger förutsättningar för medarbetare att ta en aktiv roll i arbetsmiljöarbetet. Under 2023 kommer förvaltningen arbeta för att fortsätta utveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Förutsättningarna för att arbeta proaktivt med personalfrågor och fatta bättre beslut har förbättrats tack vare att kommunen påbörjat en datadriven och evidensbaserad resa. Inom förvaltningen övar vi upp vår förmåga att ta vara på pulsmätningar, medarbetarenkät och BI för att arbeta fram skarpare analyser som kan bistå chefer i beslutsfattande om prioriterad riktning och satsningar för ökad motivation, medarbetarengagemang och välmående. KIA, vårt stödsystem för rapportering av riskobservationer, tillbud, olycksfall och ohälsa har även underlättat rapporteringen. Det har även bidragit till ökad kvalitet i underlag till skyddskommittén. Den digitala utvecklingen och därtill nya möjligheter inom personalområdet kommer att fortsätta under 2023. Vi kommer fortsatt arbeta med att se till att våra medarbetare har tillgång till digitala verktyg och nödvändig kompetens för att kunna hantera dem i vardagen.

10.1.3 Avsluta

Som en del i förvaltningens kompetensförsörjningsplan ingår det att beakta kompetensförsörjningsperspektivet i samband med att medarbetare avslutar sin anställning.

Att avveckla medarbetare på ett klokt sätt, såväl i förhållande till den medarbetare som slutar, som i förhållande till verksamhetens kontinuitet och behov, handlar om att vara förberedd och att ha en planering. Som organisation ska vi verka för att varje medarbetare får ett bra avslut i samband med att han eller hon lämnar organisationen, samt att följa upp anledningen och ta med sig lärdomar inför framtiden.

I samband med att medarbetare väljer att avsluta sin tjänst ska närmaste chef erbjuda ett strukturerat samtal för att ge medarbetaren möjlighet att reflektera kring sin anställning och dela med sig av sådant som upplevts positivt och sådant som kan förbättras. Resultaten av samtalen ska utgöra en grund för ett löpande arbete med att utveckla organisationen och skapa förutsättningar för att vara en attraktiv arbetsgivare.

Medelåldern på Services medarbetare är 48 år, vilket är något högre än kommungenomsnittet. Förvaltningen har stora pensionsavgångar framåt och bristfällig systematik för hur vi tar tillvara lång och bred erfarenhet och säkerställer att kunskap blir kvar i organisationen i samband med att medarbetare slutar. Det är därför viktigt att Service arbetar fram ett systematiskt arbetssätt för hur kompetensöverföring ska gå till. Under hösten 2022 ska utvecklingsenheten tillsammans med HR-enheten ta fram en struktur för att underlätta systematisk kompetensöverföring. Denna förväntas implementeras under 2023.

10.2 Personalmått

Nyckeltal	Utfall 2019	Utfall 2020	Utfall 2021	Budget 2022	Budget 2023
Anställda totalt	799	790	787
Anställda andel kvinnor	72%	71%	69%
Anställda andel män	28%	29%	31%
Medelålder	47	48	48
Andel heltid	70%	72%	82%
Andel kvinnor som har heltid	62%	65%	77%

Nyckeltal	Utfall 2019	Utfall 2020	Utfall 2021	Budget 2022	Budget 2023
Andel män som har heltid	89%	89%	93%
Xxxxx medarbetare per enhetschef	18	17	17
Sjukfrånvaro Totalt	6,1%	6,4%	6,5%
Sjukfrånvaro Kvinnor	7%	7,1%	7,1%
Sjukfrånvaro Män	3,8%	4,7%	5,1%
Korttidssjukfrånvaro	2,7%	3,6%	3,3%
Långtidssjukfrånvaro	3,4%	2,8%	3,2%
Sjukfrånvaro, andel av sjukfrånvaro 60 dagar eller mer	38,5%	27,8%	34,7%
Frisknärvaro	52%	47,8%	52%
Personalomsättning	10,8%	14,2%	8%

11 Ekonomi med kommentarer

Kommunfullmäktige beslutade 15 juni 2022 om kommunbudget 2023 och plan 2024-2025.

Följande avsnitt behandlar ramfördelning av driftbudget 2023 och sammandrag investeringsbudget 2023-2027.

11.1 Driftbudget

Ramfördelning driftbudget

Ramfördelning/ anslagsbindningsnivå	Bokslut 2021	Budget 2022	Budget 2023
Service ram	47,7	47,8	52,0
Service intäkter	440,2	443,2	460,3
Service kostnader	-476,2	-491,0	-512,3
Fastigheter ramjusteringar	22,5	0	0
Fastigheter intäkter	733,9	739,8	760,1
Fastigheter kostnader	-752,0	-739,8	-760,1
Summa	16,1	0,0	0,0

Kommentar till ramfördelning driftbudget

Förvaltningen för Service ser i nuläget två mycket stora driftutmaningar inför år 2023, kopplat till rådande priser för el och livsmedel. Dessa utmaningar beskrivs mer detaljerat senare i kapitlet.

Kommunfullmäktige har i kommunbudget för år 2023 tilldelat nämnden för Service en total driftram på 52,0 miljoner kronor (mkr). Utöver grundbeloppet från föregående års nämndbudget är det ett antal förändringar i ramtilldelning. I summan för nämndbudget 2023 ingår en utökning med 0,8 mkr som avser den generella prisuppräkningen av grundbeloppet samt en nivåhöjning på 0,7 mkr avseende Ekonomisk rådgivning. Därutöver tillkommer ytterligare 2,7 mkr i utökad ram för kapitalkostnader samt en minskning på 0,3 mkr för ramjusteringar. Services tjänster som finansieras genom ram är Samordnad varudistribution, Samlingslokaler, Kungsbacka direkt, Rekryteringscenter, Ekonomisk rådgivning och Konsumentrådgivningen. En av Services tjänster finansieras externt och det är Bostadsförmedlingen.

Kommunfullmäktige har beslutat om direktiv avseende innovation och omställning till nya arbetssätt. Direktivet innebär bland annat att nämnderna och kommunstyrelsen får i uppdrag att öka tempot i att bygga kultur samt förmåga och skapa tekniska förutsättningar för verksamhetsutveckling genom digitalisering. För att möta direktivet kommer satsningar inom framför allt IT-området och det kommer resultera i nödvändiga ökningar av driftkostnader hos Digitalt center.

Främsta finansieringen består av interna intäkter

Nämnden för Service finansieras till klart största delen av interna intäkter. De tjänster som genererar de interna intäkterna omfattar verksamheterna Fastighet, Lokalvård, Måltider, Digitalt Center, Inköp och Personalförsörjning. Nämndbudgeten för 2023 är beräknad utifrån prognosen i augusti 2022 avseende de interna intäkterna, då det är den senaste information vi har om efterfrågan på Services tjänster för år 2023. För att komma fram till budget är prognosen också uppräknad med besluten om ramtilldelning samt pris- och hyresuppräkning för nästkommande år. Uppräkningar som är gjorda enligt beslut i kommunbudgeten för år 2023 och återges mer i detalj nedan.

Kommunbudgetens direktiv som grund för prisuppräkning

Priser och hyror räknas upp i enlighet med de direktiv som det beslutats om i kommunbudgeten. För år 2023 beslutades att lönehanteringen får en uppräkning på internpriset med 1,0 procent. Måltider tilldelades ökningar avseende portionspris och serveringsavgift på 3,0 procent. Samtliga övriga tjänster (hyror, Lokalvård, Inköp och Digitalt Center) får en uppräkning på 2,5 procent. För Fastighets verksamhet beslutades även att beräkningen av hyror görs med en internränta på 1,25 procent som utgångspunkt.

Statistiska centralbyrån anger en årlig inflationstakt på konsumentprisindex som uppgår till 9,8 procent i augusti år 2022. Den inflationstakten ger förvaltningen för Service kraftiga utmaningar i att nå en budget i balans eftersom intäktspriserna enbart får höjas med ovan nämnda och betydligt lägre procentsiffror. Service behöver därmed hantera skillnaden mellan inflationspåverkade kostnader och prisuppräkningen på intäkterna som är betydligt lägre. De kraftigaste utmaningarna finns inom Fastigheter med kraftigt ökade elpriser och en oförutsägbar elmarknad samt inom Måltider vars utmaningar främst består i kraftiga ökningar av livsmedelspriser.

Ökade elpriser och energieffektivisering

Fastigheter har och kommer fortlöpande att agera för att hålla nere energianvändningen i kommunens fastigheter samt att fortsätta öka andelen egengenererad energi genom solcellsinstallationer. Det är inte en ökad elanvändning som ökar kostnaderna, utan det är elpriserna som är orsaken. Hur elprisnivån utvecklas år 2023 är mycket osäkert och påverkas av många olika omvärldsfaktorer som gasflöden, vind, torka samt vattenflöden.

Osäkerheten i prisnivåerna år 2023 gör naturligtvis att elkostnaderna i budgeten också blir osäkrare än de skulle vara vid en stabil elmarknad. Kungsbacka kommuns fastighetsbestånd ökar för varje år och det ställs höga krav på hållbarhet både vid nyproduktion och inhyrning. Att hålla verksamheterna i drift kräver en viss mängd energi och ökade kostnader utifrån rådande elpriser är att räkna med närmaste framtiden. Service kommer framöver att prioritera energieffektiviseringsarbetet än mer utifrån rådande situation. Eventuella åtgärder kan komma att innebära viss påverkan på inomhusmiljön men i allt som görs är vi noga med att följa myndigheters riktlinjer, till exempel bestämmelser om arbetsmiljö. Utöver detta kommer det fortlöpande arbetet för energieffektiva investeringar att fortsätta och inför år 2023 finns också en särskild investeringssatsning avseende solceller på 3,0 mkr. Kungsbacka kommun har under åren lyckats binda en hög andel av elförbrukningen till ett bra pris vid en jämförelse med liknande organisationer. Kommande år är osäkerheten större och en mindre mängd är bundet till fast pris allteftersom avtal löpt ut och kostnaden för att binda upp priset på nytt har stigit oerhört mycket.

Förvaltningen följer utvecklingen av elpriserna noggrant och i samråd med upphandlad portföljförvaltare analyseras när prisbilden är rätt för ytterligare säkrade priser.

Ökade livsmedelspriser

I september hade livsmedelskostnaderna för år 2022 ökat med cirka 12 procent och hur prisnivåerna utvecklas framåt är svårt att förutse. Måltid arbetar kontinuerligt med att anpassa menyer och välja livsmedel utifrån rådande kostnadsbild, ett arbete som intensifieras nu med rådande prisnivåer. Arbetet med att minska matsvinnet fortsätter. Tillsammans med beställande förvaltningar utvecklas samt optimeras arbetssätt i syfte att effektivisera och därigenom minska kostnaderna. Analyser görs kontinuerligt av vilka aktiviteter som kan genomföras och vilka effekter samt konsekvenser de i så fall kommer medföra, dels naturligtvis på ekonomin men även på andra parametrar som exempelvis kvalitén. Rådande el- och livsmedelspriser orsakar de klart största utmaningarna inför år 2023 men även andra kostnadsposter som exempelvis transporter och förbrukningsmaterial har prisökningar som är betydligt högre än beslutade uppräkningar för intäkterna.

Verksamhetschefernas budgetansvar

Verksamhetscheferna inom förvaltningen är budgetansvariga för sina respektive verksamheter. Resultatet av budgetarbetet under hösten sammanställs i en förvaltningsbudget som återrapporteras till nämnden. Budget gällande förvaltningen för Services verksamheter baseras på resultatet av de överenskommelser som slutits med kommunens övriga förvaltningar. Dessa överenskommelser bildar underlag för förvaltningens intäkts- och kostnadsbudget som återrapporteras till nämnden.

Nämnden ger även förvaltningen i uppdrag att se över om det finns verksamhetsområden där beslutad pris- eller hyresuppräkning inte fullt ut behöver nyttjas trots rådande inflationstakt. Det kan till exempel ske genom

löpande effektiviseringsarbete och presenteras i uppkomna fall i samband med återredovisningen av förvaltningsbudgeten. Varje möjlighet till besparing under rådande läge kommer att ses över.

11.2 Investeringsbudget

Investeringar (belopp i tkr)

Investeringar	Bokslut 2021	Budget 2022	Budget 2023	Plan 2024	Plan 2025- 2027
Fastigheter
Verksamhetsanpassningar	4 960	5 000	5 000	5 000	15 000
Reinvesteringar	41 416	45 000	45 000	45 000	135 000
Solcellsinvestering, särskild satsning			3 000
Service
Löpande investeringar	11 727	19 360	28 930	27 485	61 285
Övriga investeringar			3 000	2 000	4 000
Summa	58 103	69 360	84 930	79 485	215 285

Kommentarer investeringsbudget Resultatområde Fastigheter

Fastigheter ansvar för underhåll av ungefär 210 olika kommunägda objekt med en sammanlagd lokalyta på cirka 365 000 kvadratmeter. Därutöver hyr Fastigheter in cirka 154 000 kvadratmeter lokaler där de delvis ansvarar för underhåll och anpassningar. I takt med att de kommunägda fastigheterna över tid blir äldre uppstår behov av större underhålls- och byggnadsåtgärder för att bibehålla eller förbättra fastighetens skick. Den här typen av åtgärder benämns som reinvesteringar i kommunägda fastigheter. Därutöver uppstår ibland behov av större anpassningar i lokalen från verksamhet som hyr lokalen, så att den bättre stödjer verksamheten. Denna typ av åtgärder har benämningen verksamhetsanpassningar. År 2023 har Fastigheter även tilldelats 3,0 miljoner kronor i budgetmedel för särskilda satsningar på solcellsinvesteringar.

I övrigt ligger investeringsnivån hos Fastigheter kvar på samma nivåer som de historiskt haft under några år. Att nivåerna ligger kvar på tidigare års nivåer kommer att innebära stora utmaningar under nästkommande år på grund av de kraftiga byggprisökningarna som skett under det senaste året. Statistiska centralbyrån anger för augusti 2022 att Byggkostnadsindex ökat med 13,8 procent på årsbasis. I nuläget ses särskilt att reinvesteringsåtgärder i tak, fasad och golv har mer än dubblerats i offererat pris mot ursprungliga beräkningar. Den ökade prisnivån förväntas följa med in i nästkommande år och skapar därmed stora utmaningar för verksamheten att kunna utföra tilltänkta åtgärder inom de budgetmedel som tilldelats.

Resultatområde Services övriga verksamheter

I Services löpande investeringar ingår investeringar i måltidsmaskiner, IT-infrastruktur, skrivare, städmaskiner samt även inventarier i lokaler där Service Management bedrivs. Investeringar i Måltids verksamhet innebär oftast utbyte av vitvaror som exempelvis diskmaskiner och ugnar eller byte av köldmedier (ett ämne som ingår i alla kylar och frysar). Digitalt center ansvarar för investeringarna gällande IT-infrastruktur och kommunens samtliga skrivare. Lokalvård ansvarar för investeringar avseende utbyte av gamla städmaskiner och inköp av robotdammsugare som används i utvalda lokaler.

Det ökade investeringsbeloppet jämfört med tidigare år härleds i huvudsak till Digitalt Centers verksamhet där utbyte av coreswitchar och uppgraderingar i nätverksmiljö samt säkerhet planeras att genomföras. En del av det utökade investeringsbehovet hos Digitalt Center klassificeras som övrig investering.

12 Policys, planer och program

12.1 Styrdokument beslutade av kommunfullmäktige

Styrdokument	Beslutande paragraf/År
Attestreglemente	KF 2015-01-10 § 30
Kvalitet	KF 2013-08-13 § 101
Barnkonventionen - policy	KF 2014-11-11 §
Konkurrensprövning	KF 2011-02-01 § 8
Vision 2030	KF 2017-06-16 § 94
Kommunikation	KF 2019-12-10 § 194
Fordon	KF 2014-10-13 § 114
Reglemente nämnden för Service	KF 2020-10-06 § 124
Upphandling, policy	KF § 2021-03-09 § 30
Upphandling- tillämpningsanvisningar till policy	KF § 164/09
Konkurrensprövning - tillämpningsanvisningar	KF 2011-02-01 § 8
Integritetspolicy	KF 2021-11-09 § 142
Omställningsstöd och pension för förtroendevalda (OPF-KL18)	KF 2018-12-13 § 26
Allmän handling, taxa för kopior	KF 2021-04-13 § 65
Lokala ordningsföreskrifter	KF 2020-02-02 § 8
Attestreglemente - tillämpningsanvisningar	Ekonomichef 2015-05-01
Klimatstrategi	KF 2018-12-13 § 257
Invånardialog	KF 2014 § 119
Privata utförare	KF 2016-10-11 § 144
Upphandling; Direktupphandling, riktlinjer	KF 2022-10-18 § 160
Reglemente, gemensamt för kommunstyrelsen och nämnder	KF 2021-11-09 § 142
Arbetsgivarpolicy	KF 2019-06-11 § 86
Tjänsteresor, regler	Xxx-Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx 2019-08-20
Arbetsmiljömål	KF 2020-10-06 § 119
Lokalpolicy och internhyra	KF § 153/2014
Kemikalieplan för Kungsbacka kommun	2017-03-07 § 32

12.2 Styrdokument beslutade av kommunstyrelsen

Styrdokument	Beslutande paragraf/År
Styrande dokument, riktlinjer	KS 2017-06-20 § 163
Integration, riktlinjer	KS 2019-11-26 § 275
Personuppgifter - riktlinjer	KS 2021-10-19 § 278

Styrdokument	Beslutande paragraf/År
Informationssäkerhet, riktlinjer	KS 2020-04-21 § 81
Flaggning	KS 2020-09-22 § 207
Personuppgifter; Regler för interna personuppgiftsbiträdesförhållanden	KS 2021-10-19 § 278
Varumärkesarkitektur och särprofilering	Kommundirektören 2021- 12-01

12.3 Styrdokument beslutade av nämnden för Service

Styrdokument	Beslutande paragraf/År
Arkvinbeskrivning nämnden för Service 2021	NSE 2021-04-29 § 35
Delegeringsförteckning nämnden för Service 2022	NSE 2022-04-28 § 44
Intern kontrollplan 2022	NSE 2021-11-18 § 108
Investeringsplan Service 2023-2027	NSE 2022-01-20 § 5
Klassificeringsstruktur Service	NSE 2020-03-19 § 24
Konceptlokal BmSS	NSE 2021-05-20 § 47
Koncept för utbildningslokaler	NSE 2018-01-24 § 4
Koncept för vård-och omsorgsboende	NSE 2018-01-24 § 5
Målbild 2023	NSE 2019-09-12 § 80
Nämndbudget 2022	NSE 2021-10-28 § 92
Policy och riktlinjer för inköpsverksamheten i Kungsbacka kommun	NSE 2020-12-21 § 116
Reglemente för Nämnden för Service	NSE 2020-04-29 § 33
Revidering riktlinjer för internhyra av lokaler	NSE 2019-10-10 § 92
Riktlinjer för inköp av livsmedel	NSE 2020-04-29 § 32
Service Dokumenthanteringsplan	NSE 2022-09-22 § 84
Service Lokalbehov 2023-2027, Nämnden för Service	NSE 2021-10-28 § 95

13 Avgifter och taxor

Tabell taxor och avgifter

Taxa, Avgift

Giltig fr o m

Beslutad av, datum

Anmärkning

Taxa för Bostadsförmedlingen

2013-03-01

KF, 2013-02-

TJÄNSTESKRIVELSE

Datum

2022-10-26

Diarienummer

SE 2022-00281

Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från nämnd till tillförordnad förvaltningschef

Förslag till beslut i nämnden för Service

Nämnden för Service fördelar uppgifter inom arbetsmiljöområdet till tillförordnad förvaltningschef för Service.

Nämnden fördelar arbetsmiljöuppgifter till tillförordnad förvaltningschef genom att ordförande och tillförordnad förvaltningschef undertecknar uppgiftsfördelningen i dokumentet ”Fördelning av arbetsmiljöuppgifter enligt Kungsbacka kommuns riktlinjer för ansvar och uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter.”

Nämnden för Service beslutar att tillförordnad förvaltningschef får fördela arbetsmiljöuppgifter vidare i förvaltningen.

Sammanfattning av ärendet

Nämnderna är i egenskap av arbetsgivare huvudansvariga för respektive förvaltnings arbetsmiljö. Arbetsmiljöansvaret kan inte delegeras, men nämnden kan genom förvaltningschef fördela arbetsmiljöuppgifter. Med anledning av att förvaltningen fick en ny tillförordnad förvaltningschef 2022-10-15 behöver nämnden fördela arbetsmiljöuppgifter till den nya förvaltningschefen.

Konsekvenser ur barnrätts- och barnperspektivet

Prövningen av barnets bästa ska utgöra underlag för beslut i frågor som direkt- eller indirekt berör barn. Vår bedömning är att detta beslut inte påverkar barn.

Beslutsunderlag

Förvaltningen för Services tjänsteskrivelse, 2022-11-01

Riktlinjer för ansvar och uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter, KF 2020-02-18 § 32

Förvaltningen för Service Xxxxxx Xxxxxxxxx

0300 83 46 58

Nämndsekreterare

1 (2)

Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka

Besöksadress Stadshuset, Xxxxxxxxx 00

Telefon 0000-00 00 00 xxx.xxxxxxxxxx.xx

KUNGSBACKA KOMMUN

2 (2)

Beskrivning av ärendet

Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) ska arbetsgivaren fördela arbetsmiljöuppgifterna på ett lämpligt sätt i organisationen. Det är lämpligt att fördela uppgifterna så att chefer och andra får till uppgift att sköta arbetsmiljöfrågor som hänger nära samman med deras övriga arbete. Syftet med uppgiftsfördelningen är att det ska vara tydligt vem som gör vad för att undvika att arbetsmiljöuppgifter förbises eller glöms bort.

Uppgiftsfördelningen syftar också till att förebygga arbetsmiljörisker inom verksamheten, samt skapa en god och tillfredsställande arbetsmiljö.

Xxxxxx Xxxx

Tillförordnad förvaltningschef

I kommunerna är de förtroendevalda arbetsgivare och därigenom även huvudansvariga för en god arbetsmiljö. För att kunna uppfylla sitt ansvar är det viktigt att arbetsgivaren fördelar uppgifter i arbetsmiljöarbetet på andra personer i verksamheten. Uppgifterna bör läggas på den som har de bästa förutsättningarna att utföra uppgifterna eller kan se till att de blir utförda.

Kommunfullmäktige är högsta företrädare för arbetsgivaren Kungsbacka kommun, och har därmed uppgiften att fördela arbetsmiljöuppgifterna till respektive nämnd, samt att föra in uppgifterna i reglementet för nämndernas verksamhet. Nämnderna ansvarar i sin tur för förvaltningen och den löpande verksamheten och ska verkställa fullmäktiges beslut. Detta sker på det sätt som anges i dessa riktlinjer.

En förutsättning för att kunna genomföra uppgiftsfördelningen på ett bra sätt är att det finns resurser som gör det möjligt att arbeta med arbetsmiljöfrågor. Resurser handlar om kunskaper, kompetens, men även tid, pengar och lokaler, samt befogenhet att fatta beslut. När en person som har tilldelats uppgifter i arbetsmiljöarbetet inte kan utföra dem på ett bra sätt ska hen signalera det uppåt i organisationen. Det kan handla om att hen behöver större beslutsbefogenheter, mer tid, ekonomiska resurser eller ytterligare kunskaper på något område.

Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ett helhetsansvar för att leda, samordna och följa kommunens verksamheter.

Kommunstyrelsen har samordningsansvar för arbetsmiljöfrågor i kommunen och har via Kommunledningskontoret en strategisk övergripande funktion att styra, leda och samordna samt följa upp det systematiska hälso- och arbetsmiljöarbetet i kommunen.

Även om uppgifterna i arbetsmiljöarbetet är tydligt fördelade från nämnden till chefer i verksamheten har nämnden fortfarande ett övergripande ansvar. De beslut som fattas i nämnden, till exempel när det gäller resurstilldelning, kan få konsekvenser för tjänstemännens möjligheter att utföra sina arbetsmiljöuppgifter och därmed leva upp till lagstiftningen.

Uppgifter och ansvar som rör arbetsmiljöarbetet ska fördelas genom varje förvaltnings nämnd till chefer på olika nivåer. Den som inte kan utföra sina arbetsmiljöuppgifter på ett sätt som säkerställer en god arbetsmiljö, ska returnera uppgiften uppåt i organisationen. På nästa sida följer en beskrivning över vad respektive nivå ansvarar för och har rätt att fördela i arbetsmiljöuppgifter.

Kommunfullmäktige

• Fördelar arbetsmiljöuppgifter till kommunstyrelsen och nämnderna.

• Tar in arbetsmiljöarbetet i reglementet för nämndernas verksamhet.

Nämnd

• Fördelar uppgifter till förvaltningschef

• Ger förvaltningschefen rätt att fördela uppgifter vidare

• Beslutanderätten inom området ska framgå i förvaltningens delegationsordning

Förvaltningschef

• Fördelar uppgifter till verksamhetschef/motsvarande

• Ger verksamhetschef/motsvarande rätt att fördela de mera verksamhetsnära arbetsmiljöuppgifterna vidare till underordnad chef

Verksamhetschef/motsvarande

• Fördelar de verksamhetsnära uppgifterna till underordnad chef. Ger enhetschef/rektor/motsvarande rätt att fördela de verksamhetsnära arbetsmiljöuppgifterna vidare.

• Om underordnad chef saknas finns möjlighet att tilldela konkreta uppgifter till.

• Har verksamhets, ekonomi och personalansvar, samt ett övergripande ansvar inom sitt område.

Enhetschef/rektor/motsvarande

• Är i första linjens chef som har verksamhets, ekonomi och personalansvar, samt ett övergripande ansvar inom sitt ansvarsområde

• Har möjlighet att tilldela konkreta arbetsmiljöuppgifter vidare till medarbetare.

Arbetsledare/biträdande rektor/motsvarande

• Kan vara första linjens chef med verksamhets, ekonomi och personalansvar.

• Kan vara stöd till första linjens chef utan

verksamhets, ekonomi och personalansvar

• Har möjlighet att tilldela konkreta arbetsmiljöuppgifter vidare till medarbetare.

Medarbetare/medarbetare med specifika uppdrag inom arbetsmiljö

• Alla medarbetare ska medverka, delta och följa föreskrifter i arbetet, använda skyddsanordningar och hjälpmedel, samt bidra till en god arbetsmiljö.

• Medverka till att förebygga ohälsa och olycksfall

• Medarbetare med specifika uppdrag inom arbetsmiljö ansvarar för uppgifter som tilldelats av den närmaste chefen.

Kommunfullmäktige ska ‌

• Fastställa en skriftlig arbetsmiljöpolicy.

• Fördela arbetsmiljöuppgifter till nämnderna och ta in uppgifter i reglementen för nämndernas verksamhet och arbetsformer.

• Se till att ingen arbetsmiljöfråga hamnar mellan stolarna och glöms bort.

• Följa upp att nämnderna driver verksamheten i enlighet med arbetsgivarpolicyn.

• Ge nämnderna ekonomiska resurser för arbetsmiljöarbetet.

Ur kommunstyrelsens reglemente:

Kommunstyrelsens reglemente antaget 2015-09-08 § 111, anger att nämnderna inom sina respektive verksamhetsområden ska följa vad som anges i lag eller annan författning. Nämnderna ska se till att verksamhetens drivs i enlighet med gällande arbetsmiljölagstiftning och föreskrifterna för arbetsmiljön.

Ansvaret förtydligas i kommunstyrelsens reglemente i uppgifter om ”Personal”. Här framgår att nämnden har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt respektive verksamhetsområde.

Nämnden är I egenskap av arbetsgivare huvudansvarig för respektive förvaltnings arbetsmiljö. Arbetsmiljöansvaret kan inte delegeras, men nämnden kan genom förvaltningschef fördela arbetsmiljöuppgifter enligt tidigare ordning.

Nämnden ska:

• Se till att verksamheten drivs i enlighet med arbetsmiljölagen och föreskrifterna för arbetsmiljö.

• Verkställa fullmäktiges beslut och bland annat se till att konkreta arbetsmiljömål tas fram.

• Se till att förvaltningschefen får uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet.

• Se till att förvaltningschefen har befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens för att kunna driva arbetsmiljöarbetet.

• Ge förvaltningschefen rätt att fördela uppgifter så långt ut i organisationen att SAM kan drivas ute på arbetsplatserna, och att tillräckliga befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens följer med.

• Se till att konsekvenserna för arbetsmiljön bedöms vid förändringar.

• Se till att förebyggande åtgärder kan vidtas genom att ta upp arbetsmiljöinvesteringar i det årliga budgetförslaget.

• Se till att SAM följs upp och fungerar både på förvaltningsnivå och förvaltningsorganisationen i stort.

• Se till att nämnden får återkoppling på förvaltningens arbetsmiljöarbete.

Förvaltningschefen har ansvar att skaffa sig kunskap om Kungsbacka kommuns policydokument och övriga regler som har betydelse för arbetsmiljön samt om Kungsbacka kommuns samverkansavtal.

Förvaltningschefen ska:

- Se till att det finns mål för arbetsmiljöarbetet och att dessa följs upp.

- Se till att arbetsmiljöarbetet organiseras på lämpligt sätt inom förvaltningen.

- Se till att det av uppgiftsfördelningen framgår vad som gäller vid chefers sjukfrånvaro eller semester.

- Se till att gällande uppgiftsfördelning tydligt visar vem i organisationen som har ansvaret för varje typ av fråga.

- Se till att samverkan sker i förvaltningens samverkansorganisation kring vissa arbetsmiljöfrågor.

- Se till att det inom förvaltningen finns en organiserad arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamhet.

- Se till att handlingsplaner för arbetsmiljöarbetet upprättas och att insatserna för arbetsmiljön dokumenteras.

- Se till att det finns ekonomiska och personella förutsättningar för ett i praktiken fungerande arbetsmiljöarbete.

- Stimulera initiativ på arbetsmiljöområdet.

- Åtgärda brister i arbetsmiljön inom den givna fördelningen av arbetsmiljöarbetsuppgifter, eller returnera frågan till nämnden.

- Se till att det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp årligen.

- Gentemot direkt underställda medarbetare uppfylla de krav som ställs på enhetschef/rektor/motsvarande. Se punkt 6.5.

Verksamhetschef eller motsvarande har ansvar för att skaffa sig ingående kunskap om Kungsbacka Kommuns policydokument och övriga regler som har betydelse för arbetsmiljöområdet, samt om Kungsbacka kommuns samverkansavtal.

Verksamhetschef ska:

- Bedriva hälso- och arbetsmiljöarbetet enligt rutinerna i systematiskt arbetsmiljöarbete

- Se till att medarbetares rehabiliteringsbehov klarläggs, samt att rehabiliteringsåtgärder genomförs i enlighet med Kungsbacka kommuns rehabiliteringsprocess.

- Se till att underställda chefer har kunskap om arbetsmiljöområdet, samt fortlöpande får den information och de instruktioner som är nödvändiga för att förebygga ohälsa och olycksfall.

- Se till att underställda chefer har de kunskaper som behövs i syfte att motverka ohälsosam arbetsbelastning.

- Fortlöpande åtgärda akuta brister i arbetsmiljön eller returnera frågan till förvaltningschefen.

- Se till att arbetsmiljön och arbetsmiljöarbetet dokumenteras, samt att riskanalyser genomförs i enlighet med gällande riktlinjer.

- Begära budgetmedel för nödvändiga arbetsmiljöförbättringar, samt arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamhet inom verksamhetsområdet.

- Se till att bestämmelserna i arbetsmiljölagen och andra lagar, författningar, regler och avtal inom arbetsmiljöområdet följs och att information om reglerna ges.

- Stimulera till att arbetsmiljöarbetet ingår som en del i den ordinarie verksamheten.

- Se till att målen för arbetsmiljöarbetet är kända och åtgärdas.

- Se till att eventuella ingripanden (förbud eller förelägganden) från Arbetsmiljöverket respekteras och efterlevs.

- Gentemot direkt underställda medarbetare ska verksamhetschef uppfylla de krav som ställs på enhetschef/rektor/motsvarande, se punkt 6.5.

Arbetsmiljöarbetet bedrivs av enhetschef/rektor tillsammans med medarbetarna som en naturlig del i den dagliga verksamheten. Enhetschef/rektor/motsvarande har ansvar för att skaffa sig kunskaper om Kungsbacka kommuns policydokument och övriga regler som har betydelse för arbetsmiljöarbetet samt om Kungsbacka kommuns samverkansavtal.

Chefen ska:

- På lokal nivå arbeta med att verkställa arbetsmiljömålen utifrån genomförandeplanen.

- Samverka med lokala skyddsombud i aktuella arbetsmiljöfrågor.

- Stimulera arbetsmiljöverksamheten bland medarbetare bland annat genom att regelbundet ha dialog om arbetsmiljöfrågor vid arbetsplatsträffar.

- Se till att det är balans mellan krav och resurser på individnivå, och att arbetsuppgifterna inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning.

- Planera och genomföra de förändringar som har betydelse för att förbättra arbetsmiljön.

- Se till att undersökningar av arbetsmiljön kontinuerligt genomförs utifrån de undersökningsmetoder som lämpar sig bäst inom verksamheten.

- Fortlöpande göra riskanalyser av arbetsmiljön på enheten.

- Fortlöpande utarbeta handlingsplaner för arbetsmiljöåtgärder på enheten, samt dokumentera arbetsmiljöarbetet.

- Fortlöpande åtgärda brister i arbetsmiljön eller returnera frågan till verksamhetschef.

- Framföra behov av arbetsmiljöinvesteringar till verksamhetschef inför budgetarbetet.

- Se till att medarbetarna känner till kommunens rutiner som gäller i samband med olycksfall, ohälsa och tillbud. Chefen ska också omedelbart rapportera allvarligare olycka eller tillbud till Arbetsmiljöverket.

- Se till att medarbetarna känner till kommunens rutiner som gäller vid anmälan om kränkande särbehandling.

- Se till att utredning av olyckor och tillbud genomförs för att förhindra att skadan upprepas, samt se till att medarbetarna fortlöpande får instruktioner om arbetsmetoder och arbetsmiljörisker för att förebygga ohälsa och olycksfall.

- Genomföra introduktion av nyanställda, medarbetare som har varit borta från arbetet en längre period, samt personal som fått nya arbetsuppgifter.

- Se till att befintliga hjälpmedel används på anvisat sätt.

- Se till att medarbetarna använder den personliga skyddsutrustning som behövs.

- Se till att den anställdes rehabiliteringsbehov klarläggs och att arbetslivsinriktade rehabiliteringsåtgärder vidtas i enlighet med Kungsbacka kommuns rehabiliteringsprocess.

- Returnera varje arbetsmiljöuppgift för vilken chefen saknar befogenhet, kompetens eller resurser till den chef som har fördelat uppgiften.

Arbetsmiljöarbetet ska ske tillsammans mellan chefen på denna nivån och medarbetarna som en naturlig del i den dagliga verksamheten. För att detta ska vara möjligt har chefen ansvar för att skaffa sig kunskaper om Kungsbacka kommuns policydokument och övriga regler som har betydelse för arbetsmiljöarbetet, samt om Kungsbacka kommuns samverkansavtal.

Chefen ska:

- På lokal nivå arbeta med att verkställa arbetsmiljömålen utifrån genomförandeplanen.

- Samverka med lokala skyddsombud i aktuella arbetsmiljöfrågor.

- Stimulera arbetsmiljöverksamheten bland medarbetare, bland annat genom att regelbundet ha dialog om arbetsmiljöfrågor vid arbetsplatsträffar.

- Se till att det är balans mellan krav och resurser på individnivå, och att arbetsuppgifterna inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning.

- Planera och genomföra de förändringar som har betydelse för att förbättra arbetsmiljön.

- Se till att undersökningar av arbetsmiljön kontinuerligt genomförs utifrån de undersökningsmetoder som lämpar sig bäst inom verksamheten.

- Fortlöpande göra riskanalyser av arbetsmiljön på enheten.

- Fortlöpande utarbeta handlingsplaner för arbetsmiljöåtgärder på enheten, samt dokumentera arbetsmiljöarbetet.

- Fortlöpande åtgärda brister i arbetsmiljön eller returnera frågan till chefen.

- Framföra behov av arbetsmiljöinvesteringar till chefen inför budgetarbetet.

- Se till att medarbetarna känner till kommunens rutiner som gäller vid anmälan om kränkande särbehandling.

- Genomföra introduktion av nyanställda, medarbetare som har varit borta från arbetet en längre period samt personal som fått nya arbetsuppgifter.

- Se till att befintliga hjälpmedel används på anvisat sätt.

- Se till att medarbetarna använder den personliga skyddsutrustning som behövs.

- Se till att den anställdes rehabiliteringsbehov klarläggs och att arbetslivsinriktade rehabiliteringsåtgärder vidtas i enlighet med Kungsbacka kommuns rehabiliteringsprocess.

- Returnera varje arbetsmiljöuppgift för vilken chefen saknar befogenhet, kompetens eller resurser till den chef som har fördelat uppgiften.

Alla medarbetare har skyldigheter enligt arbetsmiljölagen att delta i det arbete som krävs för att skapa en bra hälsa och arbetsmiljö för ett hållbart arbetsliv.

Det innebär att alla medarbetare ska:

- Medverka i det dagliga hälso- och arbetsmiljöarbetet.

- Rapportera brister och risker.

- Föreslå åtgärder för förbättring.

- Delta i genomförandet av de åtgärder som behövs för att åstadkomma en god hälsa och arbetsmiljö.

- Följa föreskrifter och rutiner.

- Använda skyddsanordningar och personlig skyddsutrustning.

- Agera och vara försiktiga där det krävs för att förebygga ohälsa och olycksfall.

I samband med vissa arbetsmiljöfrågor kan det vara lämpligt att tilldela uppgiften till en medarbetare istället för en chef. Detta bör ske då det finns en risk att chefen inom verksamheten inte har möjlighet att överblicka arbetet. I dessa fall är det viktigt att medarbetaren/medarbetarna ifråga har avsatt tid för att utföra uppgiften, samt att de regelbundet får möjligheten att stärka sin kunskap kring eventuella risker kopplade till arbetsmiljöarbetet.

Kommunstyrelsen antar riktlinjer för ansvar och uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter.

Intern kontrollplan 2023, nämnden för Service

Förslag till beslut i nämnden för Service

Nämnden för Service godkänner Intern kontrollplan 2023.

TJÄNSTESKRIVELSE

Datum

2022-11-02

Diarienummer

SE 2022-00280

Sammanfattning av ärendet

Enligt Kungsbackas kommuns process för intern styrning och kontroll ska nämnderna årligen anta en Intern kontrollplan för kommande år som baseras på riskanalyser. Riskanalyserna innehåller riskidentifiering, riskvärdering och riskhantering. Riskidentifieringen ska avse hela nämndens verksamhetsområde samt några centralt förutbestämda områden inom HR, ekonomi och administration/information/it.

I planen ingår också ett antal kommungemensamma granskningsaktiviteter som beslutats av kommunstyrelsen. Kommande årsplan för Intern kontroll ska godkännas av nämnderna senast i november och resultatet av granskningen ska följas upp och återrapporteras till nämnderna och kommunstyrelsen i samband med nämndernas årsredovisning.

Sammanlagt är 17 risker identifierade i nämndens interna kontrollplan för 2023. Nio är kommunövergripande och åtta är verksamhetsspecifika för Service.

Konsekvenser ur barnrätts- och barnperspektivet

Prövningen av barnets bästa ska utgöra underlag för beslut i frågor som direkt- eller indirekt berör barn. Vår bedömning är att detta beslut inte påverkar barn.

Beslutsunderlag

Förvaltningen för Services tjänsteskrivelse, 2022-11-02 Intern kontrollplan 2023

Förvaltningen för Service Xxxxxx Xxxxxxxxx

0300 83 46 58

Nämndsekreterare

1 (2)

Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka

Besöksadress Stadshuset, Xxxxxxxxx 00

Telefon 0000-00 00 00 xxx.xxxxxxxxxx.xx

KUNGSBACKA KOMMUN

2 (2)

Beslutet skickas till

Kommunstyrelsen

Beskrivning av ärendet

En god intern kontroll ska bidra till att verksamheten bedrivs effektivt och säkert med invånarnas bästa som utgångspunkt. Det handlar om att säkra att det som ska göras blir gjort, på det sätt som det är tänkt. Detta innebär konkret att lagar, föreskrifter, policys och riktlinjer följs samt att verksamheten följer mål och riktlinjer på ett kostnadseffektiv sätt. Vidare innebär det att den finansiella rapporteringen och informationen om verksamheten är pålitlig och att verksamheten skyddar kommunens tillgångar mot förluster eller förstörelse. Slutligen innebär kontrollen att allvarliga fel upptäcks och förhindras.

Ansvaret för arbetet med intern kontroll är reglerat av Kommunallagen samt av reglementet för kommunstyrelser och nämnder och av våra ekonomiska styrprinciper.

Xxxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxx

Tillförordnad förvaltningschef Utvecklings- och kvalitetschef

Intern kontrollplan 2023

Nämnden för Service

Innehållsförteckning

1 Inledning 3

2 Sammanfattning 5

3 Omvärldsanalys 6

4 Arbetet med intern kontroll 2023 9

5 Riskanalys 2023 10

5.1 Risker - Till plan 10

5.2 Risker - Ej till plan 12

6 Planerade granskningar 2023 15

6.1 Planerade granskningar 15

6.2 Uppföljning av granskning och åtgärder 15

6.3 Granskning av privata utförare 2023 15

6.4 Granskning av avtalssamverkan 2023 16

6.5 Annan granskning 16

1 Inledning ‌

I Kungsbacka kommun arbetar vi med intern kontroll i en årlig process som utgår från riskanalys för den verksamhet som nämnderna ansvarar för. För varje kommande år antas en intern kontrollplan och i slutet av varje år sammanfattas årets arbete med intern kontroll i en rapport. Nämndernas rapport sammanställs i en kommunrapport som går till kommunfullmäktige.

Att kommunerna ska ha ”en tillräcklig intern kontroll” styrs av kommunallagen. Enligt reglementet har nämnderna ansvaret för den interna kontroll inom sitt verksamhetsområde.

Intern kontroll är en del av våra ekonomistyrprinciper (se Kommunbudget).

Intern kontroll handlar om att ha ordning och reda, veta att det som ska göras blir gjort och att det sker på ett bra och säkert sätt. Sveriges kommuner och regioner beskriver arbetet med intern kontroll som en sammantagen process som kan beskrivas med fyra byggstenar:

En robust organisation. Omfattar organisationsstruktur, reglementen, rutiner, verksamhetssystem, kvalitetskontroller, avtal, information, kommunikation, arbetsplatskultur etc.

Riskanalyser som riktar arbetet. Ett reflekterande och framåtsyftande förhållningssätt. Omvärldsanalys och faktainsamling inom och utom den egna organisationen.

Planerade åtgärder och kontroller. Utgår från riskanalysen och prioriterar och planerar uppföljande kontroller.

Uppföljning. Den interna kontrollen behöver följas upp och analyseras. Resultatet återkopplas till ansvarig nämnd.

Internkontrollen kan förenklat sägas hjälpa till att ha ”koll på kollen”.

Varje nämnd tar utifrån sitt uppdrag fram sin egen riskanalys och intern kontrollplan. I Kommunstyrelsens riskanalys och plan för intern kontroll ingår ett antal gemensamma kommunövergripande risker med tillhörande granskningar som också återkommer i nämndernas planer.

Intern kontrollplanens granskningar innebär en uppföljning av att vardagens kontroller fungerar som avsett. till exempel attester, granskning av bidragsutbetalningar, granskning av direktupphandlingar.

Nämndens arbete med intern kontroll

Service spänner över en stor bredd av verksamheter och hanterar många kommunövergripande processer. Hantering av ekonomiska transaktioner såsom fakturahantering inom Inköp och löneutbetalningar inom Personalförsörjning ställer krav på väl uppsatta rutiner och kontroller. Digitalt Center har ett viktigt uppdrag med att säkerställa en trygg IT-miljö. Kommunens fastigheter ska byggas och förvaltas vilket omfattar ett stort regelverk att följa. Måltidshanteringen ska se till att vi tillagar och serverar näringsriktig mat till kommunens verksamheter.

En del av verksamheterna lyder under myndigheters granskning och dessa verksamheterna gör egenkontroller för att säkerställa att aktuella lagar och regler efterlevs. Eftersom verksamheterna inom Service ser olika ut är utgångspunkten för den interna kontrollen en riskanalys, utifrån varje verksamhets uppdrag och förutsättningar. I riskanalyserna identifieras risker som är kopplade till vardagens rutiner, dvs att vi gör det vi ska göra.

Utöver de kommunövergripande risker som ingår för alla nämnder har Service identifierat risker kopplade till Service verksamheter. Några risker följer med från tidigare år, då karaktären av dem är att det alltid utgör en risk, medan ett par risker är avslutade och några nya har tillkommit. De nya riskerna har identifierats antingen för ett intresse att mäta för att veta eller att det finns ett behov att stärka upp en rutin. Beroende på utfallet av granskningen kan sedan denna risk avslutas till nästa år.

Granskningen för 2021 visade att rutiner och kontroller för att minimera de identifierade riskerna till stor del fungerar väl i förvaltningen. Service hade då totalt 15 risker att granska, sju var kommunövergripande och åtta var verksamhetsspecifika. För två av riskerna har åtgärder vidtagits för att nå bättre resultat i kommande granskningar.

I interna kontrollplanen för 2022 fanns ett antal kommunövergripande risker inom personal, ekonomi samt informationssäkerhet, administration och inköp. Därutöver hade Service kompletterat planen med fem verksamhetsspecifika risker med tillhörande kontrollmoment som var värda att granska. Utfallet av denna granskning presenteras i början av 2023. Till interna kontrollplanen 2023 är antalet risker utökade till att innefatta nio kommunövergripande risker och åtta verksamhetsspecifika för Service.

2 Sammanfattning ‌

De kommunövergripande och Service verksamhetsspecifika risker utgör nämndens internkontrollplan. Ett grundläggande syfte med internkontrollplanen är att arbeta systematiskt med riskbedömning kring verksamhetens rutiner, kontrollmoment och granskningspunkter.

Internkontrollplanen består av kommunövergripande risker inom kategorierna personal, ekonomi och informationssäkerhet, administration & inköp. Majoriteten av de kommunövergripande riskerna kvarstår från föregående år. Några av dessa risker är formulerade kommunövergripande som valfria. Det innebär att risken ska med till nämndens internkontrollplan om risken anses vara relevant för den nämnden. Här väljer Service att fortsätta granska risken för bristande efterlevnad av semesterlagen. Däremot inte ta med risken om kontanthantering, eftersom Service inte hanterar kontanter. Inte heller risken för bristande styrning av förändring av verksamhetsprocesser eftersom den omhändertas på annat sätt. Två kommunövergripande risker har tillkommit till 2023; risk för korruption och risk inom informationssäkerhet; skydd av information mot obehörig tillgång.

Inom kategorin Verksamhet finns en kommunövergripande risk och åtta verksamhetsspecifika risker på Service som ingår i internkontrollplanen för 2023. Några av riskerna kvarstår från tidigare år. Två risker från föregående år har tagits bort eftersom riskerna är omhändertagna och därmed inte längre relevanta. Fem nya risker har identifierats. För dessa risker granskar nämnden att befintliga kontroller fungerar på ett tillfredställande sätt.

Planens omfattning har tagits fram med hänsyn till ett rimligt antal granskningspunkter som är möjliga att följa upp och som är betydande för förvaltningens verksamhet. Eftersom Service levererar tjänster till alla förvaltningar på ett eller annat sätt berör riskerna och granskningar också andra förvaltningar.

Sammanlagt är 17 risker identifierade i nämndens Intern kontrollplan för 2023. Nio är kommunövergripande och åtta är verksamhetsspecifika för Service.

3 Omvärldsanalys ‌

Förvaltningen för Service stödjer samtliga kommunens förvaltningar, varför Services omvärldsanalys utgår från den kommunövergripande omvärldsanalysen. Omvärldsanalysen för intern kontrollplan 2023 är samma som för nämndbudgeten 2023.

Kraftigt ökade livsmedelspriser

Behov av rådgivning ökar

Höjda material- och elpriser skapar osäker marknad

Smart fastighetsförvaltning och samnyttjande av lokaler

Digitalisering, IT-säkerhet och utveckling

Teknik, juridik och behov av samsyn inom den digitala utvecklingen

kommunen ha ett gemensamt förhållningssätt kring teknik och verksamhetsutveckling genom digitalisering.

Samlat innebär det att det behöver finnas en robusthet över tid i organisationers förmåga att behålla nödvändig kompetens, upprätta en säker digital infrastruktur och samtidigterbjuda användarvänliga tjänster till medborgare och medarbetare.

Svårrekryterad IT-kompetens

Strategisk kompetensförsörjning

4 Arbetet med intern kontroll 2023 ‌

I arbetet med intern kontroll ska vi skilja på problem och risker. Problem är sådant som vi redan känner till, och sådant som måste hanteras idag. Risker är osäkerheter och potentiella problem som kan behöva hanteras i framtiden.

Av det som finns beskrivet i omvärldsanalysen så är det en avvägning vad som ska tas upp som en risk och vad som redan idag hanteras som ett problem. Redan i dag hanterar verksamheterna problem med stigande matpriser och ökade kostnader för materiel. Exempel på en sådan hantering är Lokalförsörjning som har gjort en prioritering över lokalprojekten och kommunicerar löpande till berörda förvaltningar om hur projekten ligger till.

Ett annat exempel är den ökade risken för IT-attacker som hanterats bland annat genom att införa en molntjänst som filtrerar all internettrafik oavsett var medarbetaren befinner dig. Det är en utökning till att även omfatta hemarbetsplatsen eller annat ställe utanför kommunens nätverk eller VPN-klient.

Riskanalysen har gjorts utifrån perspektivet att identifiera oönskade händelser inom den dagliga verksamheten inom dessa områden:

Risker som drivs av yttre omständigheter t ex ändrad lagstiftning Risker inom verksamhetens organisation, ledning och kompetens Risker i verksamhetens processer, rutiner/system

Risker i att inte följa lagar, regler, riktlinjer

En annan avvägning att göra är att skilja mellan risker i den dagliga verksamheten och risker kopplade till extraordinära händelser. Givet omvärldsläget har det varit en utmaning att skilja på risker som redan hanteras i risk - och sårbarhetsanalysen kopplade till extraordinära händelser (i händelse av krig och kris) och de risker som ska identifieras inom ramen för intern kontroll. Där är fokus att hålla sig till händelser i den dagliga verksamheten och således har inte risker inom exempelvis elförsörjning eller matbrist berörts i riskanalysen för intern kontroll.

Granskningen av vissa kontroller görs löpande medan andra granskas och utvärderas i slutskedet av planperioden (nov 2023). Till varje risk finns en ansvarig person och det är hens uppgift att se till att granskningen sker. Resultatet av granskningen redovisas till nämnden senast i samband med årsredovisningen 2023 vilket är planerat att redovisas i februari 2024.

Enheten för Utveckling & Administration är ansvarig för samordningen av internkontroll. Verksamhetscheferna genomför sina riskanalyser tillsammans med berörda medarbetare inom respektive verksamhet.

Fördelningen av ansvaret mellan tjänstemannaorganisationen och nämnden för Service är att tjänstemannaorganisationen genomför riskanalys, framtagning av plan och utförande av granskning och nämnden beslutar och fastställer intern kontrollplan och intern kontrollrapport.

5 Riskanalys 2023 ‌

Riskanalysen utgår från en inventering av samtliga risker som kopplar till mål, uppdrag, bestämmelser etc, men också risker för fusk, oegentligheter, korruption. Analysen mynnar ut i en bruttolista och en nettolista, dvs vilka risker kan accepteras eller är omhändertagna på annat sätt och vilka risker tas till plan för granskning och uppföljning. Såväl brutto- som nettolistan ska finnas med i internkontrollplanen. I enlighet med ekonomistyrprinciperna är det nämnden som ansvarar för att prioritera riskerna

5.1 Risker - Till plan ‌

4	8	12	16
3	6 13	9 3	12
2	4 1	6 2 4 5 6 7 15	8 8 10 11 12 16
1	2	3 14	4 9 17

I matrisen visas riskerna i en löpnummerserie (svarta cirklar) och återfinns med beskrivning i tabellen nedan. Siffrorna 1-16 längst ner i varje ruta indikerar riskvärde = sannolikhet x konsekvens.

Sannolikhet

1 2 3 4

Konsekvens

1 Hög 15 Medel 1 Låg

Totalt: 17

Låg

Medel

Hög

Kritisk

	Sannolikhet	Konsekvens
4	Mycket vanligt - exempelvis 1 gång per vecka	Allvarlig/stor inverkan (så stor att den inte får inträffa)
3	Vanligt - exempelvis 1 gång per månad	Kännbar (uppfattas som besvärande för berörda intressenter och kommunen)
2	Ganska vanligt - exempelvis 1 gång per år	Lindrig (uppfattas som liten av berörda intressenter och kommunen)
1	Osannolik (risken är praktiskt taget obefintlig) - exempelvis 1 gång per 10 år	Försumbar (obetydlig för berörda intressenter och kommunen)

Kategorier	Risker	Sannolikhet	Konsekvens	Till plan
Personal	1 Kommunövergripande risk: Bristande efterlevnad av semesterlagen	2. Mindre vanligt	2. Lindrig (uppfattas som liten av berörda intressenter och kommunen)	Ja
Personal	2 Kommunövergripande risk: Processen för avslut av anställning säkerställer inte att alla behörigheter till system, lokaler och andra tillgångar avslutas.	2. Mindre vanligt	3. Kännbar (uppfattas som besvärande för berörda intressenter och kommunen)	Ja
Ekonomi	3 Kommunövergripande risk: Redovisning av representation	3. Vanligt	3. Kännbar (uppfattas som besvärande för berörda intressenter och kommunen)	Ja
Ekonomi	4 Kommunövergripande risk: Debiteringsrutiner	2. Mindre vanligt	3. Kännbar (uppfattas som besvärande för berörda intressenter och kommunen)	Ja
Information ssäkerhet, administrati on, inköp...	5 Kommunövergripande risk: Inköp (granskning begränsas till belopp över 100.000:-)	2. Mindre vanligt	3. Kännbar (uppfattas som besvärande för berörda intressenter och kommunen)	Ja
	6 Kommunövergripande risk: Bristande hantering av delegationsbeslut	2. Mindre vanligt	3. Kännbar (uppfattas som besvärande för berörda intressenter och kommunen)	Ja
	7 Kommunövergripande risk: Informationsöverföring till tredje land	2. Mindre vanligt	3. Kännbar (uppfattas som besvärande för berörda intressenter och kommunen)	Ja
	8 Kommunövergripande risk: informationssäkerhet; skydd av information mot obehörig tillgång	2. Mindre vanligt	4. Allvarlig/stor inverkan (så stor att den inte får inträffa)	Ja

Kategorier	Risker	Sannolikhet	Konsekvens	Till plan
Verksamhet	9 Obevakad kemikaliehantering på	1. Osannolik (risken är praktiskt taget	4. Allvarlig/stor inverkan (så stor att den inte får	Ja
	förskolor och skolor	obefintlig)	inträffa)
	10 Intrång i kommunens	2. Mindre vanligt	4. Allvarlig/stor inverkan	Ja
	nätverk och		(så stor att den inte får
	programvaror		inträffa)
	11 Allergisk reaktion vid	2. Mindre vanligt	4. Allvarlig/stor inverkan	Ja
	intagande av specialkost		(så stor att den inte får
	som tillagats och		inträffa)
	serverats av kommunens
	måltidsverksamhet
	12	2. Mindre vanligt	4. Allvarlig/stor inverkan	Ja
	Kommunövergripande		(så stor att den inte får
	risk - Risk för korruption		inträffa)
	13 Externa personers	3. Vanligt	2. Xxxxxxx (uppfattas som	Ja
	AD-konto avslutas inte		liten av berörda
			intressenter och
			kommunen)
	14 Att utdrag från	1. Osannolik (risken är	3. Kännbar (uppfattas	Ja
	belastningsregister inte	praktiskt taget	som besvärande för
	tas före anställning	obefintlig)	berörda intressenter och
			kommunen)
	15 Att anställda bokar	2. Mindre vanligt	3. Kännbar (uppfattas	Ja
	och brukar fordon i		som besvärande för
	privat bruk via		berörda intressenter och
	kommunens		kommunen)
	bilbokningssystem
	16 Att anställda med	2. Mindre vanligt	4. Allvarlig/stor inverkan	Ja
	skyddad indentitet röjs.		(så stor att den inte får
			inträffa)
	17 Att hot och våld	1. Osannolik (risken är	4. Allvarlig/stor inverkan	Ja
	situationer ska uppstå i	praktiskt taget	(så stor att den inte får
	möte med	obefintlig)	inträffa)
	arbetssökande

5.2 Risker - Ej till plan ‌

Kategorier	Risker	Sannolikhet	Konsekvens	Anledning till att risk ej tas till plan
Ekonomi	Kontanthantering			Det förekommer inte längre någon kontanthantering på förvaltningen.

Kategorier	Risker	Sannolikhet	Konsekvens	Anledning till att risk ej tas till plan
Informationssäke rhet, administration, inköp...	Kommunövergrip ande risk: Bristande styrning av förändring av verksamhetsproc esser och system	3. Vanligt	3. Kännbar (uppfattas som besvärande för berörda intressenter och kommunen)	Planerade förändringar följs redan upp i förvaltningens utvecklingsportfölj vilket täcker behovet av granskning.
Verksamhet	Att vi inte tillräckligt har beaktat barnrättsperspekt ivet i alla delar av lokalplanering och projekt			Rutinen är införd. Åtgärden är att perspektivet blir en del checklistan i både planering och genomförande av projekt.
	Behovet av upphandlare är högre än tillgång. När vi anlitar konsulter för att genomföra viktiga affärer finns risk att vissa aktiviteter enligt vår egna process inte genomförs.			Xxxxxxx för att följa upp externa konsulter är införd.
	Att fördelning av arbetsmiljöuppgif ter inte görs			Rutin för kontroll finns redan. I januari varje år går HR igenom alla fördelningar av arbetsmiljöuppgifte r på förvaltningen. Påminnelser går ut 1-2 ggr per år via chefsbrevet att se till att arbetsmiljöuppgifte r är korrekta i Xxxxxxx.
		2. Mindre vanligt	3. Kännbar (uppfattas som besvärande för berörda intressenter och kommunen)
	Att inte få vikarier med rätt kompetens vid korttidsfrånvaro inom måltidsverksamh eten	2. Mindre vanligt	3. Kännbar (uppfattas som besvärande för berörda intressenter och kommunen)	Risken följs upp genom egenkontroller samt inrapportering av tillbud och olyckor i KIA.

Kategorier

Risker

Sannolikhet

Konsekvens

Anledning till att risk ej tas till plan

Corona

Kommunövergrip ande risk: Risk för anhopning/brista nde leveranser avseende nämndernas uppdrag med anledning av Coronapandemin

Verksamheterna har inte identifierat några risker för anhopning av eller bristande leveranser med anledning av coronapandemin.

2. Mindre vanligt

3. Kännbar (uppfattas som besvärande för

berörda intressenter och kommunen)

6 Planerade granskningar 2023 ‌

6.1 Planerade granskningar ‌

Sammanlagt ska 17 granskningar genomföras under 2023.

För de kommunövergripande risker som ska granskas planerar kommunledningskontorets specialister hur granskningen ska utföras och motsvarande funktioner på Service tar ansvar för att granskningen blir utförd.

För de verksamhetsspecifika riskerna genomförs granskningen i enlighet med planen. Granskningarna genomförs av de verksamheter där risken har identifierats.

Självskattningen planeras att genomföras slutet av maj månad. Det är förvaltningschef, biträdande förvaltningschef samt enhetschef och utvecklingsledare på enheten för Utveckling & Administration som genomför självskattningen. När självskattningen är genomförd visas den upp för förvaltningsledningen så att de kan komma med eventuella synpunkter.

6.2 Uppföljning av granskning och åtgärder ‌

För flera av granskningarna handlar det om att gå igenom dokumenterade kontroller och rutiner. För övriga granskningar handlar det om att ta ut statistik från ett stödsystem och att analysera och granska utfallet. Det kan både vara från kommunens gemensamma eller verksamheternas egna stödsystem. Granskningen kommer att ske i olika former - både löpande, i intervaller eller som slututvärdering.

Utfallet av varje granskning rapporteras i Stratsys. Arbetet med att rapportera genomförs av respektive ansvarig för granskningsområdet och stöds av den samordnande rollen inom förvaltningen.

Resultatet av granskningen samt förslag till åtgärder stäms av med förvaltningschef och verksamhetschefer i Service ledningsgrupp. En sammanfattande rapport redovisas sedan till nämnden för beslut.

6.3 Granskning av privata utförare 2023 ‌

Privata utförare, eller externa utförare som det benämns i andra sammanhang är enligt kommunallagen en juridisk person eller enskild (utan kommunalt ägande) som ”har hand om vården av en kommunal angelägenhet”.

Service anlitar privata utförare inom flera områden. Fastighet anlitar privata utförare för underhållsåtgärder och reparationer vilket kan vara el, VVS eller annat. Inom nämnda områden finns ramavtalsleverantörer och leveransuppföljning sker efter utförande och via avtalsuppföljningar. För specialuppdrag kan det bli aktuellt med direktupphandling och då sker leveransuppföljning efter utförande.

Det finns två privata utförare som utför lokalvård i verksamheter som kommunen äger. En gång per år följs de privata utförarna upp utefter de kriterier som finns i avtalen. En gång i kvartalet utförs kvalitetsuppföljningar och varje vecka följs driftsfrågor upp. Service utför dessutom lokalvård på två äldreboenden som drivs av privata utförare. Tidigare var det fyra äldreboenden men under 2022 går två äldreboenden över till kommunal regi. Det är Vård- och omsorg som äger dessa avtal och som initierar uppföljningar av dessa.

Kommunen har privat utförare av IT- jouren inom området nätverk och serverdrift. Avtalet innefattar viss användarsupport, exempelvis lösenordsbyten och eskalering av större incidenter enligt en eskaleringsmatris. Uppföljningsmöten hålls med leverantören kvartalsvis.

Inom måltidsverksamheten finns det numera en privat utförare för tillagning och servering av måltider på Kolla

Vård & Omsorgsboende. Uppföljning sker minst en gång i månaden. Även transporter av tillagade måltider mellan köken (tillagningskök och mottagningskök) utförs av privata utförare. Leverantören granskas genom avtalsuppföljningar där kommentarer och synpunkter tas upp i dialog.

6.4 Granskning av avtalssamverkan 2023 ‌

Avtalssamverkan innebär att en kommun eller en region ingår avtal om att någon av dess uppgifter helt eller delvis ska utföras av en annan kommun eller en annan region.

Det finns en avtalssamverkan med Region Halland som gäller utfärdande av SITHS-kort som görs av kortkontoret på Region Halland. Kommunens SITHS-organisation gör internrevision årligen som innefattar både kommunens och kortkontorens arbete.

Det finns en annan avtalssamverkan som är värd att nämna, där Service utför uppgifter för andra kommuner, och således är Service dem som ska bli granskade. Det gäller energirådgivning där Service har ett avtal med Hylte kommun och konsumentrådgivning där vi har avtal med Lerums kommun och Varbergs kommun.

6.5 Annan granskning ‌

Under 2023 kommer Lokalvård att granskas genom den miljödiplomering de genomgår årligen.

Måltidsverksamheten har ett egenkontrollprogram där det finns rutiner om rengöring, hantering och förvaring av livsmedel. Detta för att säkerställa att lokalen och hanteringen av livsmedel uppfyller de lagkrav som finns.

Egenkontrollen följs i sin tur upp av förvaltningen för Bygg & Miljö. Kontrollen som görs är riskbaserad vilket innebär att inspektören kontrollerar om det finns några risker för att någon kan bli sjuk av maten.

Inom verksamheten Måltid görs också årligen en tryckprovning av kokkärl och inspektion av köldmedia. Dessa granskningar är lagstadgade och utförs av extern part.

Årligen genomförs besiktningar (ex. inom ventilation, hissar, brandlarm, lekplatser) och varje år genomför Miljö & Hälsa och Räddningstjänsten kontroller i kommunens fastigheter.

Redovisning av inkomna skrivelser november 2022

TJÄNSTESKRIVELSE

Datum

2022-11-01

Diarienummer

SE 2022-00285

Förslag till beslut i nämnden för Service

Nämnden för Service noterar redovisningen av inkomna skrivelser november 2022 till protokollet.

Sammanfattning av ärendet

Under perioden 2022-10-21 till 2022-11-16 har följande skrivelser inkommit till nämnden för Service:

Beskrivning	Inkom	Tillhör ärende	Ärendemening
(Nämnden för Individ & Familjeomsorg) (Beslut § 12) (Uppdrag från nämnden Utse kontaktperson samt sakkunniga för upphandling)	2022-10-21	2019-00097	Granskning av inköp och upphandling samt leverantörs- och avtalsuppföljning
(Nämnden för Kultur & Fritid) (Beslut § 58) Lokalbehov 2024 - 2028	2022-10-24	2022-00277	Kultur & Fritid Lokalbehov 2024-2028
(Förvaltningen för Kultur & Fritid) Tjänsteskrivelse - Lokalbehov 2024 - 2028	2022-10-24	2022-00277	Kultur & Fritid Lokalbehov 2024-2028
(Nämnden för Kultur & Fritid) Lokalbehov 2024-2028, Utblicksår 2029-2033	2022-10-24	2022-00277	Kultur & Fritid Lokalbehov 2024-2028
(Nämnden för Förskola & Grundskola) (Beslut § 137) Trafiksäkerhet Ölmevallaskolan	2022-10-25	2022-00278	Trafiksäkerhet Ölmevallaskolan

Förvaltningen för Service Xxxxxx Xxxxxxxxx

0300 83 46 58

Nämndsekreterare

1 (4)

Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka

Besöksadress Stadshuset, Xxxxxxxxx 00

Telefon 0000-00 00 00

KUNGSBACKA KOMMUN

2 (4)

(Kommunfullmäktige) (Beslut § 167) Svar på motion från Xxxxx Xxxxxx (MP) om havet, skolmat och näringslivsutveckling i Kungsbacka.	2022-10-27	2022-00282	Kommunfullmäktige - Svar på motion från Xxxxx Xxxxxx (MP) om havet, skolmat och näringslivsutveckling i Kungsbacka
(Kommunledningskontoret) (Tjänsteskrivelse) Svar på motion från Xxxxx Xxxxxx (MP) om havet, skolmat och näringslivsutveckling i Kungsbacka	2022-10-27	2022-00282	Kommunfullmäktige - Svar på motion från Xxxxx Xxxxxx (MP) om havet, skolmat och näringslivsutveckling i Kungsbacka
(Kommunstyrelsen) (Beslut § 234) Uppstart av projekt i lokalplan Fjärås Må förskola	2022-10-27	2022-00283	Uppstart av projekt i lokalplan Fjärås Må förskola
(Kommunledningskontoret) (Tjänsteskrivelse) Uppstart av projekt i lokalplan Fjärås Må förskola	2022-10-27	2022-00283	Uppstart av projekt i lokalplan Fjärås Må förskola
Kommunbudget 2023 lokalplan för perioden 2023-2027 s. 44-51	2022-10-27	2022-00283	Uppstart av projekt i lokalplan Fjärås Må förskola
(Kommunfullmäktige) (Beslut § 160) Uppdaterade riktlinjer för direktupphandling	2022-10-27	2022-00038	Uppdaterade riktlinjer för direktupphandling
(Kommunledningskontoret) (Tjänsteskrivelse) Uppdaterade riktlinjer för direktupphandling	2022-10-27	2022-00038	Uppdaterade riktlinjer för direktupphandling

KUNGSBACKA KOMMUN

3 (4)

Riktlinjer för direktupphandling Beslutade av Kommunfullmäktige 2022-10-18, § 160	2022-10-27	2022-00038	Uppdaterade riktlinjer för direktupphandling
(Kommunfullmäktige) (Beslut § 178) Delårsrapport 2022 för Kungsbacka kommun	2022-11-16	2022-00293	Delårsrapport 2022 för Kungsbacka kommun
Kommunledningskontorets Tjänsteskrivelse - Delårsrapport 2022 för Kungsbacka kommun	2022-11-16	2022-00293	Delårsrapport 2022 för Kungsbacka kommun
Delårsbokslut Kungsbacka kommun 2022	2022-11-16	2022-00293	Delårsrapport 2022 för Kungsbacka kommun
(Kommunfullmäktige) (Beslut § 179) Fastställande av skattesats och kommunbudget 2023, plan 2024–2025 med anledning av valår	2022-11-16	2022-00294	Fastställande av skattesats och kommunbudget 2023, plan 2024–2025 med anledning av valår
(Kommunledningskontorets Tjänsteskrivelse) - Fastställande av skattesats och kommunbudget för 2023 med anledning av valår	2022-11-16	2022-00294	Fastställande av skattesats och kommunbudget 2023, plan 2024–2025 med anledning av valår
Kommunbudget 2023, plan 2024-2025	2022-11-16	2022-00294	Fastställande av skattesats och kommunbudget 2023, plan 2024–2025 med anledning av valår

Beslutsunderlag

Förvaltningen för Services tjänsteskrivelse, 2022-11-01

KUNGSBACKA KOMMUN

4 (4)

Xxxxxx Xxxx

Tillförordnad förvaltningschef

Anmälan av delegeringsbeslut november 2022

Förslag till beslut i nämnden för Service

Nämnden för Service godkänner anmälan av delegeringsbeslut november 2022.

Sammanfattning av ärendet

Nämnden för Service har överlåtit sin beslutanderätt till ordförande och tjänstemän i enlighet med nämnden för Service delegeringsförteckning, beslutad 2022-04-28 § 44. Beslut får endast fattas inom nämndens verksamhetsområde, i ärenden där nämnden har befogenhet att fatta beslut enligt författning eller kommunfullmäktiges beslut. Redovisningen innebär inte att nämnden för Service omprövar eller fastställer delegeringsbesluten. Däremot får nämnden för Service återta lämnad delegering eller föregripa ett beslut i ett enskilt ärende av den som fått beslutanderätten genom att själv ta över ärendet och fatta beslut.

Beslut fattade i enlighet med nämnden för Service delegeringsförteckning återrapporteras till nämnden genom bilaga sammanställning av delegeringsbeslut.

Beslutsunderlag

Förvaltningen för Services tjänsteskrivelse, 2022-11-01 Sammanställning av delegeringsbeslut november 2022

Xxxxxx Xxxx

Tillförordnad förvaltningschef

Förvaltningen för Service Xxxxxx Xxxxxxxxx

0300 83 46 58

Nämndsekreterare

1 (1)

Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka

Besöksadress Stadshuset, Xxxxxxxxx 00

Telefon 0000-00 00 00

Sammanställning av delegeringsbeslut november 2022

Upplysning

Xxxxx att redovisa avseende beslut fattade med stöd av nämnden för Service delegeringsförteckning 2022-04-28 § 44 sedan nämnden för Service sammanträde 2022-10-20.

Xxxxxx Xxxx

Tillförordnad förvaltningschef Service

1 (1)

Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka

Besöksadress Stadshuset, Xxxxxxxxx 00

Telefon 0000-00 00 00

Document Metadata

Table of Contents

Nämndbudget 2023, nämnden för Service

Document Metadata