Upphandling (ramavtal) av digitaliseringstjänster för Stadsarkivet och anslutande förvaltningar och bolag i staden
[Datum:2016-11-04]
Handläggare | Till |
Xxxxxxx Xxxxxxxx Telefon: 00 00000000 | Kulturnämnden |
Upphandling (ramavtal) av digitaliseringstjänster för Stadsarkivet och anslutande förvaltningar och bolag i staden
Förvaltningens förslag till beslut Förslag till beslut
Kulturnämnden föreslås besluta:
att godkänna att förvaltningen upphandlar digitaliseringstjänster i enlighet med detta tjänsteutlåtande
att ge förvaltningschefen uppdrag att teckna nödvändiga avtal
att omedelbart justera ärendet
Xxxxxxx Xxxxx |
Stadsarkivarie |
Stadsarkivet
Xxxxxxx Xxxxxxxx
Kungsklippan 6
Box 22063
10422 Stockholm
Telefon 0000000000
Växel 0850828300
Sammanfattning
Stadsarkivet är stadens arkiv och landsarkiv för Stockholms län. I Stadsarkivets magasin finns handlingar från både stadens verksamheter och från de lokala och regionala statliga myndigheterna i länet.
Stockholms stadsarkiv (SSA) upphandlar sedan 2009 digitaliseringstjänster - skanning, indexering och registrering – hos externa leverantörer. Befintligt ramavtal för digitaliseringstjänster löper ut i mars 2017. Inför en ny upphandling har Stadsarkivet
förvaltningar och bolag att kunna avropa digitaliseringstjänster från ett ramavtal. Mot denna bakgrund förbereder nu Stadsarkivet en ny upphandling med målet att sluta ett ramavtal som stadens förvaltningar och bolag, kan avropa från. De förvaltningar och bolag som vill ansluta sig till ramavtalet har lämnat vidaredelegation/fullmakt till stadsarkivarien att teckna avtal för deras räkning. Anslutna förvaltningar och bolag redovisas i bilaga 1.
Upphandlingen läggs upp i fem kategorier, där anbud kan lämnas på var och en av kategorierna. Det anbud som uppfyller alla ska- och kvalitetskrav samt lämnar lägst pris vinner kategorin.
De kategorier som ska ingå i upphandlingen är:
• REGISTRERING/INDEXERING/ OCR-tolkning (Bearbetning)
• BOK- OCH LÖSBLADSSKANNING SAMT MIKROFILM
• STORFORMAT (ritningsskanning)
• DIGITALISERING AV LJUD & RÖRLIG BILD (film)
• DIGITALISERING AV FOTO
Avtalstiden för upphandlingen ska vara 2017-04-01 till 2020-03-31 med möjlighet att förlänga med 1 år, dock längst t.o.m. 2021-03-31. Stadsarkivet avser förvalta ramavtalet och i anslutning till detta erbjuda stadens verksamheter stöd i kravställning, beställning och uppföljning.
Stadsarkivet kommer också att vid behov utföra digitalisering på uppdrag av Riksarkivet, i rollen som landsarkiv och inom ramen för denna upphandling.
Bakgrund
Sedan 2009 utför Stadsarkivet digitaliseringstjänster - skanning, indexering och registrering – genom upphandling hos externa leverantörer. Senaste upphandling genomfördes under 2012 med ikraftträdande av ett avtal 1 april 2013. Avtalet var ett ramavtal, där 11 av stadens förvaltningar och bolag hade anslutit sig. Avtalet löper ut i mars 2017, efter förlängning på 1 år. Avtalet kan inte förlängas ytterligare. Stadsarkivet avser fullfölja konkurrensutsättningen
Syftet är att genomföra en så heltäckande och kostnadseffektiv upphandling för digitaliseringstjänster som möjligt, där Stadsarkivet och stadens olika verksamheter kan avropa digitaliseringstjänster efter behov till ett i förväg fastställt pris.
Ärendet
Ärendet handlar om att Stockholms stadsarkiv (SSA) avser fullfölja den konkurrensutsättning avseende digitaliseringstjänster som har gjorts sedan 2009 genom ny upphandling.
Syftet är att genomföra en så heltäckande och kostnadseffektiv upphandling för digitaliseringstjänster som möjligt, där Stadsarkivet och stadens olika verksamheter kan avropa digitaliseringstjänster efter behov till ett i förväg fastställt pris från följande digitaliseringsområden:
• Registrering/indexering och OCR-tolkning (bearbetning)
• Bok- och lösbladsskanning samt digitalisering av mikrofilm (fiche)
• Skanning av storformat (ritningar och kartor)
• Digitalisering av ljud och rörlig bild (film)
• Digitalisering av foto
Anbud kommer att kunna lämnas för varje delområde för sig, detta för att bredda möjligheterna att få flera leverantörer som kan leverera kvalitativa resultat. Avtal kommer därmed att slutas för varje område för sig.
Stadsarkivet kommer också att, inom ramen för avtalet mellan Stadsarkivet och Riksarkivet, utföra uppdrag för Riksarkivet.
Ärendets beredning
Ärendet har beretts inom Utvecklingsstaben och avdelningen Publicera.
Förvaltningens synpunkter och förslag
Digitaliseringens syfte är att arkivinformationens användning ska förenklas och underlätta publicering till nytta för allmänheten men också framtidssäkra ett bevarande. Vidare att underlätta handläggning och göra informationen tillgänglig för utveckling och framtagning av andra tjänster, både internt och externt. Ett ytterligare syfte är att leverera arkivinformation till e-arkiv Stockholm för bevarande för framtiden.
Utifrån vår erfarenhet av nuvarande avtal kan vi dra slutsatsen att en
både analoga och semianaloga (ljud och bild/rörlig bild). Vårt syfte är att inom ett brett utvalt område upphandla ett ramavtal med möjlighet för alla stadens verksamheter att avropa mot. Ett ramavtal skulle öka flexibiliteten i ett beställningsförfarande, ge bättre priser samtidigt som stadens verksamheter lättare skulle kunna kravställa och följa upp utförda tjänster. Vidare att anslutande förvaltningar och bolag kan beställa efter eget behov och inte vara styrda till ett i förväg bestämt volymmängd.
Med föreslagen upphandling om digitaliseringstjänster uppfylls, i stort, kulturnämndens inriktningsmål för verksamheten om att öppna arkiven. Genom volymskanning och registrering som förenklar publiceringen kommer informationen användarna tillhanda enklare och snabbare.
SLUT
Bilagor
1. Anslutna förvaltningar och bolag