FÖRFATTNINGSSAMLING
Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller fr. o m: 2021-04-15
Beslut: KF § 53, 2009-04-06
Reviderad: KF § 38, 2021-03-22
FÖRFATTNINGSSAMLING
Ägardirektiv för Västblekinge Miljö AB och Sydostkemi AB
Ägardirektiv för Västblekinge Miljö AB
Detta ägardirektiv avser Västblekinge Miljö AB, (xxx.xx: 556198-1480), och har fastställts på bolagsstämma 2021-05-
1. Bolaget som en del av den kommunala organisationen
Bolaget ägs av Karlshamns, Sölvesborgs och Olofströms kommuner (nedan kallade kommunerna). Bolaget är en del av kommunernas verksamhet. Bolaget ska i sin verksamhet beakta detta. Bolagets verksamhet regleras, utöver av miljöbalken, annan lagstiftning och av bolagsordningen, av direktiv utfärdade av kommunernas respektive kommunfullmäktige eller kommunstyrelse, fastställda av bolagsstämma.
2. Kommunens direktivrätt
Bolagets styrelse och verkställande direktör har att följa utfärdade direktiv, såvida dessa inte strider mot bolagsordningen, mot tvingande bestämmelser i lag eller annan författning, exempelvis aktiebolagslagen och offentlighets- och sekretesslagen, eller strider mot bolagets intresse.
Detta ägardirektiv är ett komplement till bolagsordningen.
Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet och bolagets förhållande till respektive kommun genom:
a) bolagsordning,
b) ägardirektiv,
c) förekommande avtal mellan respektive kommun och bolaget samt
d) särskilt beslut överlämnat som ägardirektiv att tillämpas inom bolaget.
3. Kommunens ledningsfunktion
Bolaget står enligt 6 kap. 1 § kommunallagen under uppsikt av kommunstyrelserna i kommunerna. Kommunernas kommunstyrelser utövar kommunernas ledningsfunktion över bolaget i enlighet med vad som anges i kommunstyrelsernas reglementen.
Bolaget erinras om att kommunstyrelsen enligt 6 kap. 9 § kommunallagen har att fatta årliga beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.
Bolagen översända följande handlingar till kommunstyrelsen i respektive kommun ska så snart de färdigbehandlats:
- protokoll från bolagsstämma,
- protokoll från styrelsesammanträde,
- bolagets årsredovisning,
- revisionsberättelse och granskningsrapport,
- budget samt affärsplan över en treårsperiod,
- övriga handlingar av vikt för kommunstyrelsen i respektive kommun.
4. Bolagets verksamhet
Föremålet för bolagets verksamhet anges i bolagsordningen för bolaget. Bolaget får ej bedriva verksamhet som inte är förenlig med bolagsordningen.
Bolaget får ej heller bedriva verksamhet som inte är förenlig med den kommunala kompetensen.
Bolaget har i uppdrag att genomföra vad som ankommer på kommunerna enligt 15 kap. miljöbalken. Detta innebär bland annat ansvar för insamling, mottagande, sortering, omhändertagande och kompostering av olika slag av hushållsavfall, för att idka handel och transport med avfall och återvinningsprodukter, för att utvinna kompostprodukter samt gas från bolagets anläggning även som för att äga aktier och andelar i företag i avfallsbranschen. Bolaget är sålunda vårdare av kommunala angelägenheter och i denna egenskap organ för verksamheten i var och en av dessa kommuner.
Bolagens syfte är att med iakttagande av kommunal likställighets- och självkostnadsprincip fullgöra det ansvar som – till den del detta ej innefattar myndighetsutövning - åvilar kommunerna enligt miljöbalken och annan lagstiftning.
Bolaget har till uppgift att
- aktivt genomföra ägarkommunernas renhållningsordningar samt initiera erforderliga förändringar och uppdateringar av renhållningsföreskrifterna och avfallsplanerna för kommunerna;
- utforma förslag till renhållningstaxa;
- aktivt arbeta för att bidra till att uppnå EU:s nationella och lokala miljömål;
- aktivt informera allmänheten, företag, skolor, bostadsföretag m.fl. om miljöfrågor relaterade till avfallsområdet, ägarkommunernas avfallsplan och bolagets egen verksamhet;
- i dialog med hushållskunder tillhandahålla optimala lösningar för hållbar, kretsloppsanpassad återvinning så att kunden på ett enkelt och miljöriktigt sätt kan hantera sitt avfall.
Syftet och målsättningen för bolagets verksamhet är, utöver vad som anges i bolagsordningen,
- att minimera de negativa effekterna på människors hälsa och miljön vid generering och hantering av avfall,
- att minska resursanvändningen och främja en praktisk tillämpning av avfallshierarkin, i enlighet med direktiv 2008/98/EG,
- att även i övrigt uppfylla de mål som anges i art. 191 – 193 i EUF-fördraget, avfallsdirektivet 2008/98/EG och i svensk miljölagstiftning.
6. Fullmäktiges ställningstagande
Bolaget ansvarar för att kommunfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas.
Kommunfullmäktige ska således beredas tillfälle att ta ställning ibland annat följande ärenden:
- planer som gäller förändrad inriktning av bolagets verksamhet,
- förvärv eller bildande av dotterbolag eller annat företagsengagemang,
- kapitaltillskott till bolaget,
- frivillig likvidation av bolaget,
- fusion av företag,
- försäljning eller förvärv av företag, del av företag eller företagets rörelse,
- start av ny rörelsegren eller nedläggning av befintlig sådan,
- större investeringar som väsentligt påverkar ägarnas ekonomi och/eller medför risk för ägarna,
- förvärv eller försäljning av fast egendom i de fall köpeskillingen överstiger 10 prisbasbelopp.
Av bolagsordningen framgår att vissa beslut i bolaget fattas av bolagsstämman. En fråga som faller utanför uppräkningen i bolagsordningen kan trots detta vara en sådan fråga som kräver ställnings- tagande enligt denna punkt. Uppstår tveksamhet huruvida ställningstagande krävs, ska bolaget samråda med kommunstyrelserna i ägarkommunerna.
7. Förvaltningsberättelsen
Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen och dessa direktiv angivna syftet och ramarna med densamma.
Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för kommunstyrelsernas uppsikt och beslut enligt 6 kap. 1 och 9 §§ kommunallagen samt till lekmannarevisorns granskning.
8. Granskningsrapporten
Bolagets lekmannarevisorer ska årligen i sin granskningsrapport yttra sig om huruvida bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som angivits i bolagsordningen och i detta ägardirektiv samt de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten.
Granskningsrapporten ska tillställas kommunerna i så god tid att tidsmässigt utrymme finns för såväl beslut om stämmoombudsinstruktion hos respektive kommun som genomförande av ägarsamråd mellan kommunerna innan bolagsstämman.
Om lekmannarevisorerna inom ramen för sin granskning finner brister i de avseenden som anges i första stycket ska lekmannarevisorerna löpande kommunicera sina iakttagelser med kommunstyrelsen.
9. Ekonomiska mål
Bolaget ska sträva efter att uppnå värdebeständighet på insatt kapital. Bolaget ska fastställa finansiella mål.
10. Ekonomisk uppföljning
Vid ekonomisk uppföljning och rapportering ska taxefinansierad verksamhet redovisas skild från annan verksamhet.
11. Finansiering
Bolagets verksamhet finansieras delvis via taxor. Denna del av verksamheten ska bedrivas med
tillämpning av kommunala självkostnads- och likställighetsprinciper.
Långsiktiga investeringar kan finansieras med lån för vilka kommunerna kan lämna borgen. Borgensavgift utgår i dessa fall.
Kommunfullmäktige i respektive kommun ska besluta om renhållningstaxa.
12. Information och ägardialog
Ägaren ska fortlöpande hållas informerad av bolaget om dess verksamhet. Bolaget ska initiera möten med kommunerna om omständigheterna så påkallar.
Bolaget ska till kommunstyrelserna redovisa bolagets ställning och resultat per den 30/4 och 31/8. Bolaget ska därvid uppmärksamma ägarkommunerna på viktigare omständigheter och förändringar som kan inverka på bolagets verksamhet.
Kommunstyrelserna ska utan dröjsmål få del av
- protokoll från bolagsstämma
- protokoll från styrelsesammanträde
- bolagets årsredovisning med revisionsberättelse och granskningsrapport från lekmannarevisor.
Bolagets styrelse, VD och andra nyckelpersoner i bolaget ska delta vid möte med företrädare för kommunerna minst en gång per år (ägardialog).
13. Budget och verksamhetsplan
Bolaget ska årligen fastställa verksamhetsplan med strategiska mål för de närmaste tre (3) räkenskapsåren, varav det nästkommande detaljplaneras och budgeteras. Verksamhetsplan, budget och förslag till renhållningstaxa, ska överlämnas till kommunerna senast den 30 oktober året före budgetåret.
Samråd med respektive kommun om renhållningstaxa, och i förekommande fall renhållnings- ordning, ska dessförinnan äga rum.
14. Kommunal koncernredovisning och budget
Bolaget ska till kommunerna lämna de uppgifter som av kommunerna bedöms nödvändiga för upprättande av årsredovisning och delårsrapport enligt lag (2018:597) om kommunal bokföring och redovisning. Underlag avseende koncernbokslut ska överlämnas till respektive kommuns kommunstyrelse, senast den 10 februari året efter bokslutsåret. Med underlag avses här enbart det siffermaterial från årsredovisningen (under framtagande) som behövs för resp ägare att upprätta koncernbokslut.
Bolaget ska till kommunerna lämna de uppgifter som av kommunen bedöms nödvändiga för upprättande av kommunens budget.
15. Suppleanter
Suppleant ska kallas till styrelsens sammanträden. Xxxx tjänstgörande suppleant har närvaro- och yttranderätt vid styrelsens sammanträden.
Suppleant som ej tjänstgör ska åläggas att iaktta samma tystnads- och lojalitetsplikt som ledamot.
16. Arbetsordning för bolagets styrelse
Styrelsen ska årligen upprätta en arbetsordning för styrelsearbetet.
17. Arvoden
Grunderna för arvode och andra ersättningar som ska betalas till ordföranden, övriga styrelseledamöter samt lekmannarevisor i bolagen framgår av Karlshamns kommuns bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda.
18. Upphandling
Bolaget är ett organ för kommunal verksamhet och ska därför i sin upphandling tillämpa Lagen om offentlig upphandling (LOU) och övrig upphandlingslagstiftning.
19. Taxa för utlämnande av allmänna handlingar
Allmänheten har rätt att ta del av handlingar hos bolaget enligt de grunder som gäller för allmänna handlingars offentlighet i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen.
Bolaget ska tillämpa den för Karlshamns kommun vid var tid gällande taxan för utlämnande av allmänna handlingar, vilket ska konfirmeras via styrelsebeslut.
20.Arkivreglemente
Karlshamns kommuns arkivreglemente ska tillämpas i bolaget. Arkivmyndighet är kommunstyrelsen i Karlshamns kommun.
20. Bolagsstämma
Bolaget ska årligen senast före utgången av maj månad hålla bolagsstämma/årsstämma.
Vid bestämmande av tidpunkten för bolagsstämman ska beaktas vad som stadgas i punkt 8 om tidsmässiga utrymmen för kommunernas respektive beslut om stämmoombudsinstruktioner och motsvarande utrymme för kommunerna att genomföra ägarsamråd innan stämman.
Av bolagsordningen framgår hur kallelse till bolagsstämma ska ske. Information om bolagsstämman med angivande av tid och plats samt dagordning ska publiceras på bolagets hemsida senast två veckor i förväg. Samma information ska inom samma tid tillställas kommunen för möjliggörande av publicering på kommunernas hemsida.