BILAGA III – FINANSIELLA BESTÄMMELSER OCH AVTALSBESTÄMMELSER
BILAGA III – FINANSIELLA BESTÄMMELSER OCH AVTALSBESTÄMMELSER
för bidragsavtal med flera bidragsmottagare inom programområde 2
Innehållsförteckning
I. TILLÄMPLIGA REGLER FÖR VERKSAMHET PÅ GRUNDVAL AV ENGÅNGSBELOPP 2
II. BIDRAGSBERÄTTIGANDE VILLKOR FÖR PROJEKTVERKSAMHET 2
IV. NEDSÄTTNING AV BIDRAG VID BRISTFÄLLIGT, PARTIELLT ELLER SENT GENOMFÖRANDE 3
V. KONTROLLER AV BIDRAGSMOTTAGARNA OCH TILLHANDAHÅLLANDE AV STYRKANDE HANDLINGAR 4
I. TILLÄMPLIGA REGLER FÖR VERKSAMHET PÅ GRUNDVAL AV ENGÅNGSBELOPP
Bidraget utgörs av det engångsbelopp som anges i bilaga II.
Det fasta bidraget täcker alla kostnader som är direkt kopplade till genomförandet av projektverksamheten.
De styrkande handlingar som krävs i det slutliga rapporteringsskedet anges i avsnitt VII punkt a i denna bilaga. Skriftliga bevis för uppkomna kostnader (t.ex. fakturor) krävs inte i det slutliga rapporteringsskedet. Bidragsmottagarna ska, i enlighet med avsnitt VII i denna bilaga och artikel II.27 i de allmänna villkoren, på begäran av programkontoret, kommissionen eller ett revisionsorgan kunna tillhandahålla bevis på att den verksamhet för vilken bidrag sökts faktiskt har genomförts.
II. BIDRAGSBERÄTTIGANDE VILLKOR FÖR PROJEKTVERKSAMHET
a) Bidragsmottagarna ska säkerställa att den projektverksamhet som beviljats bidrag är bidragsberättigande i enlighet med reglerna i Erasmus+ programhandledning för varje programområde och varje område.
b) Genomförd verksamhet som inte följer reglerna i programhandledningen för Erasmus+ och de kompletterande reglerna i denna bilaga ska förklaras som icke bidragsberättigande utgifter av programkontoret, och motsvarande bidragsbelopp för den berörda verksamheten ska återbetalas i sin helhet. Återbetalningen ska täcka alla budgetkategorier för vilka bidrag beviljades i samband med den verksamhet som förklarats som icke bidragsberättigande.
III. SLUTRAPPORT
Slutrapporten utvärderas på grundval av kvalitetskriterier och betygsätts enligt en skala upp till 100 poäng. Om slutrapporten får mindre än 60 poäng totalt kan programkontoret sänka det slutliga bidragsbeloppet på grund av bristfälligt, partiellt eller sent genomförande av projektet, även om alla rapporterade aktiviteter var bidragsberättigade och faktiskt genomfördes. Programkontoret bedömer slutrapporten och projektresultaten med hjälp av en gemensam uppsättning kvalitetskriterier som inriktas på följande:
• I vilken utsträckning projektet genomfördes enligt den godkända bidragsansökan.
• De genomförda aktiviteternas kvalitet och deras överensstämmelse med projektmålen.
• De framtagna produkternas och resultatens kvalitet.
• Läranderesultaten och deras inverkan på deltagarna.
• I vilken utsträckning projektet var innovativt/kompletterade andra initiativ.
• I vilken utsträckning projektet tillförde mervärde på EU-nivå.
• I vilken utsträckning effektiva kvalitetsåtgärder samt åtgärder för att bedöma resultaten genomfördes inom ramen för projektet.
• Inverkan på de deltagande organisationerna.
• Den genomförda spridningsverksamhetens kvalitet och omfattning.
• Projektets eventuella övergripande inverkan på enskilda personer och organisationer, utöver bidragsmottagarna.
IV. NEDSÄTTNING AV BIDRAG VID BRISTFÄLLIGT, PARTIELLT ELLER SENT GENOMFÖRANDE
Programkontoret kan fastställa att ett projekt har genomförts bristfälligt, partiellt eller sent på grundval av den slutrapport som lämnas in av samordnaren (inklusive rapporter från enskilda deltagare i mobilitetsaktiviteterna) och på grundval av projektresultaten.
Programkontoret kan även beakta information från andra relevanta källor som visar att projektet inte genomförs enligt avtalsbestämmelserna. Andra informationskällor kan omfatta övervakningsbesök, delrapporter som rör ackreditering, skrivbordskontroller eller kontroller på plats som utförs av programkontoret.
Om slutrapporten får mindre än 60 poäng totalt kan programkontoret sänka det slutliga bidragsbeloppet på grund av bristfälligt, partiellt eller sent genomförande av verksamheten, även om alla rapporterade aktiviteter var bidragsberättigade och faktiskt genomfördes. I så fall kan bidraget komma att sänkas med
- 10 % om slutrapporten får minst 50 poäng men under 60 poäng,
- 25 % om slutrapporten får minst 40 poäng men under 50 poäng,
- 50 % om slutrapporten får minst 25 poäng men under 40 poäng,
- 75 % om slutrapporten får under 25 poäng.
Om en planerad projektaktivitet inte genomförs och inte ersätts med någon likvärdig aktivitet ska programkontoret sänka bidraget med det belopp som avsatts till den berörda aktiviteten enligt vad som anges i bilaga II till bidragsavtalet.
V. KONTROLLER AV BIDRAGSMOTTAGARNA OCH TILLHANDAHÅLLANDE AV STYRKANDE HANDLINGAR
Bidragsmottagarna kan i enlighet med artikel II.27 i bilaga I till avtalet bli föremål för kontroller och revisioner i samband med avtalet. Syftet med kontrollerna och revisionerna är att undersöka om bidragsmottagarna har förvaltat bidragen enligt bestämmelserna i avtalet för att fastställa det slutliga bidragsbelopp som bidragsmottagarna har rätt till.
En kontroll av slutrapporten ska utföras för alla projekt. Dessutom kan projekten bli föremål för ytterligare skrivbordskontroll eller kontroll på plats om bidragsavtalet ingår i det urval som EU-kommissionen kräver att programkontoret ska göra eller om programkontoret har valt ut avtalet för en riktad kontroll på grundval av sin riskbedömning.
För kontrollen av slutrapporten och skrivbordskontrollen ska samordnaren lämna in kopior på de styrkande handlingar som anges i avsnitt I.2 (inklusive styrkande handlingar från övriga bidragsmottagare) till programkontoret, om programkontoret inte kräver att handlingarna ska lämnas in i original. Efter granskning av de styrkande handlingarna ska programkontoret återlämna originalen av handlingarna till bidragsmottagaren. Om bidragsmottagaren enligt lag inte får skicka originalhandlingar för slutrapporten eller skrivbordskontroller får i stället en papperskopia eller elektronisk kopia av de styrkande handlingarna skickas.
Programkontoret kan för alla typer av kontroller begära att bidragsmottagarna enligt artikel
II.27 i de allmänna villkoren lämnar in ytterligare styrkande handlingar eller bevis som normalt krävs för andra kontroller.
De olika kontrollerna ska omfatta följande:
a) Kontroll av slutrapporten
Kontrollen av slutrapporten görs hos programkontoret i det slutliga rapporteringsskedet för att fastställa det slutliga bidragsbelopp som bidragsmottagarna har rätt till.
Bidragsmottagarens slutrapport ska innehålla följande information:
• Detaljerad beskrivning av varje genomförd aktivitet.
• Kvantitativ och kvalitativ information som visar i vilken utsträckning projektmålen enligt ansökan har uppnåtts.
• Projektresultat, genom att ladda upp dem på Erasmus+ plattform för projektresultat.
• Egen bedömning, med uppgift om i vilken utsträckning (i procent) projektmålen har uppnåtts.
b) Skrivbordskontroll
Skrivbordskontrollen är en grundlig kontroll av styrkande handlingar och bevisen för att projektet faktiskt har genomförts som utförs hos programkontoret. Den kan göras i samband med eller efter det slutliga rapporteringsskedet.
Samordnaren ska på begäran av programkontoret lämna in styrkande handlingar och bevis som styrker projektresultatens kvalitet.
c) Kontroller på plats
Kontroller på plats utförs av programkontoret i bidragsmottagarnas lokaler eller i andra lokaler av betydelse för genomförandet av projektet. Vid kontrollerna på plats ska bidragsmottagarna göra de styrkande handlingarna i original tillgängliga för programkontorets granskning och ge programkontoret tillgång till redovisade projektutgifter i bidragsmottagarnas räkenskaper.
Kontrollerna på plats kan bestå av följande:
- Kontroll på plats under projektets genomförande: denna kontroll görs under projektets genomförande för att programkontoret direkt ska kunna kontrollera kvalitet, faktiska förhållanden och bidragsberättigande. Den avser all projektverksamhet och alla deltagare.
- Kontroll på plats efter projektets slutförande: denna kontroll görs efter att projektet har slutförts, normalt sett efter kontrollen av slutrapporten.