TJÄNSTEFORDON POLICY

TJÄNSTEFORDON POLICY

Fastställt av: Kommunfullmäktige Datum: 2021-04-29

För revidering ansvarar: Kommunledningskontoret

För eventuell uppföljning och tidplan ansvarar: Teknik- och fastighetsförvaltningen Dokumentet gäller för: Kommunen

Dokumentet gäller till och med: Tills vidare

TJÄNSTEFORDONSPOLICY

Allmänna regler för anskaffning och innehav för samtliga förvaltningar inom Höganäs kommun.

OMFATTNING OCH SYFTE

Syftet med denna policy är att tillgodose behovet av fordon, samt reglera fordonsinnehavet för förvaltningarna inom Höganäs kommun. Denna policy gäller vid samtliga inköp och leasing av bilar som får framföras med B-körkort (under 3,5 ton).

REGLER FÖR TJÄNSTEFORDON

Grundreglerna för tjänstefordonsupplägget kan sammanfattas som följer:

• Teknik- och fastighetsförvaltningen hyr ut fordon till förvaltningarna.

• Teknik- och fastighetsförvaltningen svarar för samtliga kostnader exklusive drivmedel och självrisk. I hyran ingår försäkring, skatt, besiktning, körjournal, däckservice, märkesservice, driftservice och administration vid köp/försäljning och skadehantering.

• Detta styrs via ett internt avtal. Fakturering sker månadsvis.

Detta innebär att samtliga fakturor angående bilen går till teknik- och fastighetsförvaltningen, fordonsansvarig.

ANSKAFFNING

Alla inköp och kontakter handhas av teknik- och fastighetsförvaltningen, fordonsansvarig.

Höganäs kommun har i enlighet med ambitionen att ha en miljöprofil på sin bilpark krav rörande miljöpåverkan. Teknik- och fastighetsförvaltningen har för detta ändamål tecknat avtal med SKR, Kommentus.

Teknik- och fastighetsförvaltningen föreslår lämpligt fordon som uppfyller brukarens behov och kommunens riktlinjer. Upphandlingen ska dessutom uppfylla av Höganäs kommun uppställda kriterier för miljö och säkerhet.

VEM BESLUTAR

Det är alltid chef med delegation som beslutar om den anställde är berättigad till tjänstefordon eller inte. Den anställde ska alltid inhämta beslut om tjänstefordon innan denne går vidare i processen med anskaffande av fordon.

KRAV PÅ FORDON

Följande krav ska tillämpas på samtliga fordon.

• Bilar ska ha trepunktsbälte på alla platser.

• ABS- bromsar ska finnas.

• Antisladdsystem typ (ESP) ska finnas.

• Luftkonditionering (ACC) ska finnas.

• Alkolås i alla bilar.

• Airbag på förarplats.

• Friktionsdäck under vinterhalvåret.

• Höganäs kommuns fordon ska vara ljusa (silver eller vit).

• Höganäs kommuns fordon ska utrustas med kommunens logotyp.

Grundregeln är att kommunens fordon ska använda friktionsdäck under vinterhalvåret. Dubbdäck får användas i undantagsfall. Sådana undantag är vissa av räddningstjänstens bilar, beredskapsbilar och hemtjänstens nattpatrull som behöver nå alla delar av kommunen även i extremväder.

MILJÖKRAV

Sverige har ett ambitiöst klimatmål för transporter. Utsläppen ska reduceras med 70 procent till år 2030 och vi ska uppnå klimatneutralitet till år 2045. För att detta ska vara möjligt är det viktigt att den offentliga sektorn går före och ställer krav vid upphandling och leasing av fordon.

Senast 2025 ska 90 % av kommunens transporter ske med förnybara bränslen.

VAL AV FORDON

Miljöbilar enligt den statliga definitionen ska väljas vid nyanskaffning av fordon i Höganäs kommun.

Med miljöbil menas fordon som uppfyller krav enligt den statliga miljöbilsdefinitionen. Enligt miljöbilsdefinitionen från 2020 ska fordon släppa ut mindre än 70 gram koldioxid per körkilometer och miljöbilar är därför elbilar, biogasbilar och laddhybrider.

Skulle den statliga definitionen förändras är det alltid den senaste som ska tillämpas.

Xxxxxx som inte uppfyller den statliga miljöbilsdefinitionen får endast väljas när miljöbilsalternativ saknas. Till exempel vid behov av 8-sitsiga fordon, fordon med behov av fyrhjulsdrift eller fordon med andra specialkrav och fordon för samshällnyttiga funktioner. I de fallen ska lägst baskraven i upphandlingsmyndighetens hållbarhetskriterier för fordon tillämpas.

DRIVMEDEL

Gas tankas på Preem i Lerberget. Kort beställs och administreras av fordonsansvarig på teknik- och fastighetsförvaltningen via Orange/Preem. Varje bil ska ha ett eget tankkort för att uppföljning av bränsleförbrukning ska vara möjlig. De diesel- och bensinbilar som finns kvar i fordonsflottan ska i första hand tankas på kommunens tankstation. Drivmedelskort beställs av fordonsansvarig. Alternativa tankställen anvisas av fordonsansvarig.

ANVISNING FÖR ANVÄNDNING AV TJÄNSTEFORDON

Föraren ansvarar för att bilen hålls ren och proper samt att den är i trafiksäkert och miljömässigt gott skick. Hyrbilen är att betrakta som kommunens egendom.

Innehavaren ska tillse att bilen befinner sig i ett sådant yttre och inre skick att någon negativ uppmärksamhet inte kan riktas mot Höganäs kommun. Detta gäller även framförandet av fordonet.

Första gången en anställd lånar ett kommunägt fordon ska hen lämna in ett körkortsutdrag till sin chef och skriva under att hen omedelbart ska meddela arbetsgivaren om körkortsvillkoren ändras.

Innehavaren är ansvarig för att bilen servas och sköts i enlighet med teknik- och fastighetsförvaltningens anvisningar samt att service utförs vid fastställda intervaller.

Vid skada eller stöld fyll i skadeanmälan snarast, kontakter med försäkringsbolag ska ske via teknik- och fastighetsförvaltningen, fordonsansvarig.

När det är dags att besiktiga tjänstebilen får innehavaren en besiktningstid av fordonsansvarig. Tjänstefordonsinnehavaren ansvarar och ombesörjer själv besiktning av fordonet.

Tjänstefordon får endast användas i tjänsten.

detta är att kommunen har ett underlag vid en eventuell skattekontroll om hur fordonet framförs.

UPPFÖLJNING/ ANSVAR

I Höganäs kommun ska det finnas en fordonsansvarig som står för alla inköp och försäljning. Fordonsansvarig initierar fordonsutbyte för att säkerställa fordonets miljö och kostnadseffektivitet. Den fordonsansvarige har därmed en komplett sammanställning av kommunens fordonspark.

Ansvarig för denna policy är kommunstyrelsen, genom teknik- och fastighetsförvaltningen. Operativt ansvarig är fordonsansvarig.