ÄGARDIREKTIV FÖR LAHOLMSBUKTENS VA AB

ÄGARDIREKTIV FÖR LAHOLMSBUKTENS VA AB

Detta ägardirektiv avser Laholmsbuktens VA AB (xxx.xx 559227-1752), antaget av kommunfullmäktige i Halmstads kommun 2019-11-21 § 86 och kommunfullmäktige i Laholms kommun 2019-11-26 § 144, fastställt på bolagsstämma 2020-xx-xx.

Bolaget som en del av kommunernas organisation

Bolaget ägs av Halmstads kommun och Laholms kommun till lika delar. Bolaget utgör en del av kommunernas verksamhet. Bolagets verksamhet regleras, utöver av lag och av bolagsordningen, av direktiv utfärdade av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen, fastställda av bolagsstämman.

Kommunerna har sedan år 2011 kommit överens om att samverka angående dricks- spill-, och dagvattenverksamhet (va-verksamhet). Den gemensamma nämnden omvandlas år 2020 till ett gemensamt driftbolag med samma inriktning.

Kommunernas direktivrätt

Bolagets styrelse och verkställande direktör (VD) har att följa utfärdade direktiv, såvida dessa inte strider mot bolagsordning, mot tvingande bestämmelser i lag eller annan författning, exempelvis aktiebolagslagen och offentlighets- och sekretesslagen, eller strider mot bolagets intresse. Bolagets verksamhet ska bedrivas enligt det mellan kommunerna gällande aktieägaravtalet.

Detta ägardirektiv är ett komplement till bolagsordningen.

Kommunernas ledningsfunktion

Bolaget står enligt kommunallagen under uppsikt av respektive ägarkommuns kommunstyrelse. Kommunstyrelserna utövar kommunernas ledningsfunktion över bolaget.

Kommunstyrelsen och kommunrevisionen i ägarkommunerna har rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Detta gäller dock endast i den mån hinder inte möter på grund av författningsreglerad sekretess.

Ägarkommunernas fullmäktige har rätt att ställa interpellation eller fråga till ordförande i bolaget.

Bolaget erinras om att kommunstyrelsen i respektive ägarkommun har att fatta årligt beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det kommunala ändamålet och utförts inom ramen för den kommunala kompetensen.

Bolagsstyrelsen

Enligt Aktiebolagslagen är det bolagsstyrelsen som ansvarar för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter. Bolagsstyrelsen har i uppdrag att se till så att ägardirektivet uppfylls och arbetas in i bolagets affärsplan och strategi.

Bolagsstyrelsen ska årligen fatta beslut om

• arbetsordning för sitt arbete

• VD-instruktion

• rapportinstruktion

Bolagsstyrelsen ska dessutom årligen utvärdera VD och sitt styrelsearbete.

Om bolaget enligt lag har rätt att utse arbetstagarrepresentanter i styrelsen ska dessa ha närvaro- och yttranderätt men inte beslutanderätt. Dessa är inte styrelseledamöter i aktiebolagslagens mening. Det betyder att de inte svarar för ansvars- och lojalitetsregler. Bolaget ska ta hänsyn till detta i kollektivavtal. Bolaget ska även skriva sekretessavtal med utsedda arbetstagarrepresentanter.

Styrelsens tillsättande och avsättande av VD ska föregås av samråd med respektive ägarkommuns kommunstyrelses presidium.

Bolagets verksamhet

Bolaget ska ansvara för förvaltning och drift av ägarkommunernas allmänna va-anläggningar, vilket anges i bolagsordning.

Bolagets ändamål

Det kommunala ändamålet med bolagets verksamhet är att långsiktigt ansvara för drift och underhåll samt förnyelse och utveckling av delägarnas allmänna va-anläggningar, vilket anges i bolagsordning.

Bolaget ska

- leverera hållbara vattentjänster och planera verksamheten med utgångspunkt i Agenda 2030 i syfte att bidra till en långsiktig hållbar samhällsutveckling av Halmstads och Laholms kommuner.

- stimulera och underlätta för intressenter att minska negativ miljöpåverkan och bidra till en bättre miljö.

- driva verksamheten på ett effektivt sätt med hög kvalitet och professionellt bemötande av kunder utan negativ påverkan på människors hälsa eller/och miljö.

- vara en attraktiv arbetsgivare genom att erbjuda bolagets personal kompetensutveckling i en hälsosam arbetsmiljö.

- aktivt delta och samverka med berörda kommunala nämnder och bolag, myndigheter, företag och organisationer i samhällsplaneringens alla faser, dvs planering, genomförande och drift.

- vara aktiv i omvärldsbevakning, samverka med högskolor och bidra till teknikutveckling samt hållbar tillväxt i regionen.

- kännetecknas av öppenhet och ett serviceinriktat arbetssätt, där dialog med medborgarna och media är en naturlig och väsentlig del av verksamheten.

I verksamheten ska bolaget iaktta livscykelperspektivet och verka för en ekonomisk, social och ekologisk hållbar samhällsutveckling.

De styrdokument som gäller för ägarkommunerna ska i tillämpliga delar användas av bolaget vid framtagande av egna styrdokument. Halmstads kommuns styrdokument är vägledande vid motsägelser.

Bolaget ska utöva de rättigheter och fullgöra de skyldigheter gentemot fastighetsägare och andra användare som tillkommer respektive åvilar ägarkommunerna i egenskap av huvudmän för den allmänna va-anläggningen i respektive kommun enligt LAV.

Kommunfullmäktige ska, i respektive kommun, fatta beslut om fastställande av taxor inom bolagets ansvarsområde, allmänna bestämmelser för brukande av respektive kommuns allmänna vatten- och avloppsanläggning (ABVA) och verksamhetsområden enligt LAV.

Samverkan ägarkommunerna

Bolaget ska

- samverka och biträda ägarkommunerna vid samhällsplanering och svara för utbyggnad av allmänna va-anläggningar samt följa de plandokument och föreskrifter som respektive ägarkommun fastställt

- arbeta fram erforderligt underlag för ägarkommunernas beslut som huvudmän för va- verksamheten avseende bl a taxor, ABVA, verksamhetsområde och investeringsbudget

- bereda ärenden och genomföra de utredningar inom va-området som ägarkommunernas fullmäktige eller kommunstyrelser anser behövs

- biträda ägarkommunerna vid frågor om skadeståndsansvar enligt XXX eller som vilar på annan rättslig grund

- delta i ägarkommunernas kris- och beredskapsverksamhet

Bolaget äger rätt att för verksamhetens bedrivande träffa avtal på båda kommunernas vägnar inom sitt ansvarsområde. Vidare äger bolaget rätt att företräda kommunerna vid rättsinstanser och andra myndigheter inom sitt verksamhetsområde.

Bolaget äger rätt att föra båda kommunernas talan i mål enligt miljöbalken och livsmedelslagen för att tillvarata kommunernas intressen i egenskap av verksamhetsutövare vad gäller vatten- och avloppsanläggningar.

Säkerhet och krisberedskap

Bolaget anses som samhällsviktig verksamhet enligt Lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap.

Bolaget ansvarar för strategisk och operativ förmåga avseende säkerhetskyddslagstiftningen samt att kontinuerligt bedriva samhällsviktig verksamhet och hantera extraordinära händelser, i samverkan med Halmstads och Laholms kommuner. Bolaget ska medverka i kommunernas verksamhet avseende totalförsvar, i samverkan med Halmstads och Laholms kommuner.

Ekonomiska mål och finansiering

Bolaget ska, inom ramen för aktiebolagslagen, kommunallagen och LAV, bedrivas utifrån långsiktigt ekonomiskt hållbara principer och i enlighet med vad som stadgas i bolagsordningen och aktieägaravtalet.

Bolaget ska bedriva sin verksamhet på ett sådant sätt att kostnaderna för verksamheten täcks genom taxor och på såväl kort som lång sikt sträva efter en balanserad ekonomisk utveckling enligt självkostnadsprincipen.

Bolaget är ett driftbolag och de allmänna va-anläggningarna ägs därmed av respektive kommun. Soliditeten ska hållas stabil över tiden. Bolagets redovisade resultat ska balanseras i ny räkning och i princip värdesäkra det egna kapitalet.

Redovisning av intäkter och kostnader

Bolaget ska upprätta en redovisningsmodell i överensstämmelse med gällande va-lagstiftning som fördelar utgifter och inkomster tillhörande respektive ägarkommun. Ägarkommunerna ska, som huvudman för respektive va-verksamhet, enligt XXX upprätta särskilda resultat- och balansräkningar för va-verksamheten.

Ärenden av principiell beskaffenhet

Bolaget ska bereda kommunfullmäktige i ägarkommunerna möjlighet att ta ställning innan beslut fattas i verksamheten som är av principiell betydelse eller annars av större vikt.

Av bolagsordning framgår att vissa beslut i bolaget fattas av bolagsstämman. Dessa beslut ska även tas upp av kommunfullmäktige i respektive ägarkommun. Uppräkningen i bolagsordningen är dock inte fullständig och uppstår tveksamhet huruvida ställningstagande krävs, ska bolaget samråda med kommunstyrelsen i ägarkommunerna.

Förvaltningsberättelse

I bolagets förvaltningsberättelse ska uppgifter lämnas hur styrelsen och VD anser att, det kommunala ändamålet med bolagets verksamhet inom ramen för de kommunala befogenheterna, enligt kommunallagen, har utförts och ägardirektiven förverkligats under året.

Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorernas granskning liksom för kommunstyrelsernas uppsikt.

Lekmannarevision

Bolagets lekmannarevisorer ska årligen i sin granskningsrapport yttra sig om huruvida bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det som angivits i bolagsordningen och detta ägardirektiv, liksom de kommunala befogenheterna som utgör ram för verksamheten.

Om lekmannarevisorerna inom ramen för sin granskning finner brister i de avseenden som anges i första stycket ska lekmannarevisorerna löpande kommunicera sina iakttagelser med ägarnas kommunstyrelser.

Information och ägardialog

Bolaget ska fortlöpande hålla ägarkommunerna väl informerade om sin verksamhet.

Bolaget ska till kommunstyrelserna redovisa prognos samt ställning och resultat enligt respektive kommuns styrningsprinciper. Bolaget ska därvid uppmärksamma ägarkommunerna på väsentliga omständigheter och förändringar som kan inverka på bolagets verksamhet.

Bolaget ska även översända följande handlingar:

a) Protokoll från bolagsstämma

b) Protokoll från styrelsemöte

c) Delårsrapporter per 30 april och 31 augusti

d) Årsredovisning, revisionsberättelse och granskningsrapport från lekmannarevisorer

e) Underlag till sammanställd redovisning för kommunerna

f) Övrig information som ägarkommunerna önskar ta del av

Bolagets styrelse ska i sin planering beakta ägarkommunernas tidsplan för rapportering av bokslut, delårsrapporter, prognoser och övrig information som ska lämnas.

Bolagets ledning ska löpande och minst en gång per år kalla kommunstyrelsens presidium och kommundirektör i ägarkommunerna samt bolagets ägarombud till samråd där ledningen informerar om bolagets verksamhetsmässiga utveckling samt redovisar väsentligheter och ärenden som eventuellt kan bli föremål för ställningstagande i ägarkommunernas fullmäktige. Vidare ska uppföljning och utvärdering av ägardirektiv ske.

Bolagets ledning ska löpande och minst en gång per år kalla ägarkommunerna till ekonomiskt samråd inför styrelsens beslut om årlig budget och ekonomisk plan för de närmaste fem åren. Bolagets ledning är därutöver skyldig att på ägarkommunernas begäran informera om bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga utveckling.

Budget och verksamhetsplan

Bolaget ska årligen fastställa verksamhetsplan med ekonomisk plan för de närmaste fem räkenskapsåren och budget för nästkommande räkenskapsår. Fastställd verksamhetsplan och budget ska tillställas ägarkommunerna enligt respektive kommuns styrningsprinciper.

Kommunal koncernredovisning

Bolaget ska till ägarkommunerna lämna de uppgifter som av kommunerna bedöms nödvändiga för upprättande av årsredovisning och delårsrapport.

Bolaget ska dessutom inlämna underlag till ägarkommunerna för beredning av respektive fullmäktiges planeringsdirektiv med budget/kommunplan enligt av respektive ägares utfärdade instruktioner.

Taxa vid utlämnande av allmänna handlingar

Bolaget ska tillämpa den för Halmstads kommun gällande taxa vid utlämnande av allmänna handlingar.

Bolagsstämma

Av bolagsordningen framgår hur kallelse till bolagsstämma ska ske. Information om bolagsstämman med angivande av tid och plats samt dagordning ska publiceras på bolagets hemsida. Samma information ska även tillställas ägarkommunerna för möjliggörande av publicering på respektive kommuns hemsida.

Arkivmyndighet

Halmstads kommuns arkivreglemente ska tillämpas i bolaget. Halmstads kommuns kommunstyrelse ska vara arkivmyndighet.

Beslut om ägardirektiv

Detta ägardirektiv ska efter fullmäktiges godkännande antas på bolagstämma i bolaget.