NOT TILL HANDLINGARNA

Bryssel, 01-0452

NOT TILL HANDLINGARNA

Ärende: Begäran om upphävande av styrekonomens nekande av godkännande nr 01/05 om förslaget till åtagande nr 7101 angående ramavtalet för papperskorgar med sorteringsfack

I enlighet med artikel 21 i de interna bestämmelserna om genomförandet av Europaparlamentets budget bifogas utanordnarens skäl till att inleda ett förfarande om att upphäva nekandet av godkännande.

1. Allmänna anmärkningar angående ramavtal

1. Avdelningen för inköp och restauranger förvaltar olika typer av ramavtal

1.1 Det rör sig dels om ramavtal som, så snart de undertecknats, ger upphov till utgifter som belastar budgeten enligt artikel 36 i budgetförordningen, exempelvis avtal för underhåll av teknisk utrustning, hyra av kopiatorer och försäkringar. Själva avtalet innehåller samtliga delar som behövs för dess genomförande. För dessa avtal behöver man inte upprätta någon ordersedel. Innan ett sådant avtal undertecknas skall styrekonomen föreläggas ett åtagande av utgifter. Avtalet undertecknas inte förrän styrekonomen godkänt åtagandet av utgifter.

1.2 Det finns också avtal som inte, ens efter att de undertecknats av båda parter, belastar budgeten enligt ovan nämnda artikel 36. Det är bara en ordersedel som kan ge upphov till några utgifter. Exempel på sådana avtal är ramavtal för tjänster såsom flyttning och persontransport, och leveranser av exempelvis möbler, tjänstekläder, papper och toner.

För denna typ av ramavtal tillämpar utanordnaren följande förfarande:

- När det gäller avtal där utanordnaren förutspår regelbundna utgifter upprättar han åtaganden av utgifter och anger fordringsägaren. Detta gäller framför allt tjänsteavtal.

DV\447716SV.doc PE 305.378/PRES./A3

SV SV

- När det gäller avtal där utanordnaren förutspår oregelbundna utgifter och/eller utgifter som är svåra att förutspå, det vill säga i första hand leveransavtal, beror förfarandet på om det är brådskande eller inte.

- Om beställningarna inte brådskar utarbetas avtalet i enlighet med ett yttrande från rådgivande kommittén för upphandling och avtal, varpå avtalet undertecknas och föreläggs styrekonomen innan någon beställning görs i enlighet med avtalet, så att styrekonomen först kan ge sitt godkännande för ett därtill hörande åtagande av utgifter. Utanordnaren anser att ordersedeln utgör den handling som ger upphov till en utgift som belastar budgeten i enlighet med artikel 36 i budgetförordningen, och som gör att utanordnaren på förhand måste utarbeta ett förslag till åtagande. Det är inte förrän styrekonomen gett sitt godkännande som utanordnaren går vidare med att utfärda en ordersedel som därmed utgör ett rättsligt åtagande gentemot leverantören.

- Om inköpet däremot brådskar, upprättar utanordnaren ett åtagande av utgifter och en därtill hörande ordersedel, där en hänvisning till ett positivt yttrande från rådgivande kommittén för upphandling och avtal utgör den enda motiveringen till åtagandet av utgifter.

Dessa olika förfaranden, som tillämpats nyligen, visar att styrekonomens åtgärd inte utgör någon riktlinje för utanordnarna.

2. Bakgrund

Avdelningen för inköp och restauranger offentliggjorde i EGT S 224 av den 22 november 2000 ett meddelande om upphandling av papperskorgar, detta efter att den 29 september 2000 ha fått ett positivt yttrande från rådgivande kommittén för upphandling och avtal om de framlagda handlingarna.

Inom ramen för det interinstitutionella samarbetet inbjöds de övriga institutionerna att delta i denna upphandling. Tre institutioner meddelade sitt intresse: domstolen och de gemensamma avdelningarna för Ekonomiska och sociala kommittén och Regionkommittén.

Resultatet av anbudsinfordran presenterades för rådgivande kommittén för upphandling och avtal, som avgav ett positivt yttrande den 22 mars 2001.

Därefter uppmanade utanordnaren det företag som tilldelats kontraktet efter anbudsinfordran som förelagts rådgivande kommittén för upphandling och avtal två gånger, att underteckna avtalet. Utanordnaren undertecknade i sin tur avtalet och en kopia av avtalet förelades styrekonomen för information.

Den 26 april 2001 skickade styrekonomen handling nr 01/491 till utanordnaren, där utanordnaren uppmanades att bifoga en kopia på det åtagande av utgifter som godkänts av styrekonomen och som avser undertecknandet av ramavtalet.

Efter ett samtal med styrekonomen den 27 april 2001 skickades ett meddelande av den

30 april 2001 till styrekonomen tillsammans med två förslag till åtaganden av utgifter. Ett förslag, nr 7084, uppgick till 39 000 euro, och ett förslag, nr 7085, uppgick till 58 500 euro.

PE 305.378/PRES./A3 2/5 DV\447716SV.doc

SV

Den 27 april 2001 skickade utanordnaren också ett meddelande till Publikationskontoret, om att i EGT publicera ett meddelande om tilldelning av ett upphandlingskontrakt. Detta meddelande publicerades den 16 maj 2001.

Styrekonomen skickade därefter anmärkning nr 01/27 till utanordnaren.

Utanordnaren ville då klargöra situationen och förklara sin ståndpunkt för styrekonomen, och bad därför styrekonomen att få träffa honom. Detta möte ägde rum den 13 juni 2001 och vid detta tillfälle fick styrekonomen ett sammandrag.

Efter detta möte annulerades de två tidigare nämnda förslagen till åtagande och utanordnaren skickade den 21 juni 2001 ett svar på anmärkning nr 01/27 till styrekonomen, och bifogade åtagandet av utgifter nr 7101 som uppgår till 1 euro.

Detta åtagande på 1 euro besvarades sedan med nekandet av godkännande nr 01/05.

3. Argument

3.1 Ramavtal för papperskorgar med sorteringsfack

Det skall påpekas att avtalet om papperskorgar är speciellt i det att dess artikel 1.3 tydligt anger följande: ”Detta avtal ger inte uppdragstagaren någon exklusiv rättighet till leverans av inventarierna i fråga och medför under inga omständigheter något köptvång för Europaparlamentet”.

Det ansågs inte nödvändigt att förelägga något åtagande av utgifter med ett nominellt belopp i enlighet med artikel 23 i de interna bestämmelserna, eftersom det rör sig om ett ramavtal som inte ålägger Europaparlamentet att anlita uppdragstagaren vare sig under det innevarande året eller de följande åren (se artikel 1.2). Därför är det inte någon åtgärd som ger upphov till någon utgift som belastar Europaparlamentets budget i enlighet med artikel 36.1 i budgetförordningen.

Det aktuella ärendet har tagits upp hos den rådgivande kommittén för upphandling och avtal två gånger. En gång för att få ett yttrande om de handlingar som ingick i anbudsinfordran innan den offentliggjordes (yttrande från rådgivande kommittén för upphandling och avtal 00/25 av

den 29 september 2000) och en gång för att redogöra för resultatet av anbudsinfordran (yttrande från rådgivande kommittén för upphandling och avtal 01/059 av den 22 mars 2001). I det andra yttrandet föreslogs en ändring av avtalets formulering, vilken beaktades av utanordnaren då han utarbetade det slutliga avtalet.

Han kunde därmed med rätta anta att avdelningen för ekonomistyrning, som ingår som observatör i rådgivande kommittén för upphandling och avtal och som var företrädd i kommittén vid de två ovannämnda tillfällena, inte hade några ytterligare anmärkningar angående förslaget

till avtal.

DV\447716SV.doc 3/5 PE 305.378/PRES./A3

SV

3.2 Förfarande som tillämpats för andra ramavtal

Samma förfarande tillämpades för ramavtal PE MOB – 99/01 för stående klädhängare, som tecknades med företaget GENEXCO utan någon som helst invändning från avdelningen för ekonomistyrning. Avtalet undertecknades den 12 november 1999 och det var inte förrän efter att avtalet undertecknades som de första åtagandena av utgifter förelades styrekonomen. De godkändes den 15 november 1999 och ordersedlarna undertecknades av utanordnaren den

16 november 1999.

Ett annat exempel är avtalet MOB 95-04/02 med företaget HUND, som undertecknades den 11 mars 1996, där det första åtagandet av utgifter godkändes den 12 april 1996 och den första ordersedeln upprättades den 22 april 1996.

3.3 Motivering till nekandet av godkännande

Nekandet av godkännande motiveras i första hand med dels det faktum att styrekonomen inte kunnat avgöra avtalets lagenlighet innan det undertecknades, dels den hänvisning som görs i revisionsrättens särskilda rapport nr 5/95 (EGT C 27 av den 31 januari 1996) angående ett rättsligt åtagande som direkt ledde till att avtalet om IPE 4 undertecknades. Men i det aktuella fallet kände styrekonomen för det första redan till det avtal som ligger till grund för nekandet av godkännande nr 01/05, och för det andra innebar det inget rättsligt åtagande för Europaparlamentet innan en ordersedel skickats. Under dessa förhållanden ter sig de

två argumenten som ren formalism utan att ha något med skyddet av institutionens ekonomiska intressen att göra.

Vad gäller artikel 23 i de interna bestämmelserna framgår det klart och tydligt av dess andra stycke att den avser ramavtal som kommer att belasta budgeten, dock inte nödvändigtvis under innevarande år, vilket inte är fallet då ett avtal uttryckligen anger att uppdragstagaren inte har någon som helst rättighet till leverans enbart på grundval av avtalet, utan att leverans endast kan grunda sig på en ordersedel.

3.4 Annullering av kontraktet

Xxx annullera kontraktet verkar inte vara försvarbart gentemot uppdragstagaren med tanke på att upphandlingen genomförts på ett korrekt sätt och att valet av leverantör inte ifrågasatts. Om kontraktet annulleras måste utanordnaren ta om hela förfarandet från början för att komma fram till samma resultat, vilket med tanke på de kostnader som en anbudsinfordran medför, skulle stå i klar strid mot den princip om sund ekonomisk förvaltning som ligger till grund för budgetförordningen.

Dessutom har andra institutioner slutit sig till Europaparlamentets anbudsinfordran, nämligen domstolen som vill beställa 1 000 papperskorgar och de gemensamma avdelningarna för Ekonomiska och sociala kommittén och Regionkommittén som också vill beställa

1 000 papperskorgar. En ogiltigförklaring av upphandlingen av rent formella skäl skulle dels påverka dessa institutioner, som inte längre skulle kunna köpa papperskorgar enligt ett avtal som slutits efter ett gemensamt upphandlingsförfarande, vilket inte ifrågasatts, dels skulle det påverka det interinstitutionella samarbetet i allmänhet, som uppskattas av myndigheterna och mycket ofta tillämpas av avdelningen för inköp och restauranger.

PE 305.378/PRES./A3 4/5 DV\447716SV.doc

SV

Av dessa skäl anser utanordnaren att nekandet av godkännande är ogrundat.

4. Förslag till förbättrade rutiner för att undvika liknande problem i framtiden

Detta ärende visar klart och tydligt att utanordnaren inte har någon tydlig definition av begreppet ”ramavtal” och inte heller något tydligt förfarande som skall tillämpas för ramavtal som i sig inte ger upphov till utgifter som belastar budgeten.

Det finns inget som hindrar att artikel 23 i de interna bestämmelserna ändras så att tvetydigheten åtgärdas genom att kräva att ett förslag till åtagande av utgifter skall läggas fram innan ett avtal undertecknas. Detta åtagande av utgifter skulle kunna uppgå till ett nominellt belopp eller ett reellt belopp enligt de villkor som anges i avtalet.

Man bör även definiera begreppet ”ramavtal”. För närvarande används termen utan att det finns någon bestämd definition i bestämmelserna.

För att undvika problem i framtiden och för att underlätta det administrativa arbetet har utanordnaren, genom ett meddelande av den 20 juli 2001, gett de befullmäktigade utanordnarna och anslagsförvaltarna detaljerade instruktioner för det förfarande som skall tillämpas då det rör sig om ett rättsligt åtagande gentemot tredje person.

Av dessa skäl bör man upphäva styrekonomens nekande av godkännande nr 01/05 av den

9 juli 2001 för förslaget till åtagande av utgifter nr 7101, angående ramavtalet för papperskorgar med sorteringsfack.

Xxxxxx Xxxxxxxxx

DV\447716SV.doc 5/5 PE 305.378/PRES./A3

SV