BAKGRUND, SYFTE OCH OMFATTNING
Uppförandekod för medarbetare 2023-10-24
BAKGRUND, SYFTE OCH OMFATTNING
Akademiska Hus är ett statligt bolag som ska verka för en god etik, sund miljö och ett hållbart företagande. Vi ska följa de lagar och regler som finns i samhället och vi ska agera moraliskt och etiskt korrekt i våra kund- och affärsrelationer samt gentemot varandra.
ÖVERGRIPANDE MÅLSÄTTNING
Uppförandekoden beskriver i allmänna ordalag, hur vi som anställda i Akademiska Hus ska uppträda i vår verksamhet och våra relationer. För mer detaljerade principer och vidare vägledning, ska vi vända oss till de olika specifika policyer och riktlinjer som finns publicerade på Aka Campus samt vårt dokument Xxxxx Xxxxxxxxxxx som beskriver Akademiska Hus syn på att vara medarbetare i Akademiska Hus. I dokumentet Xxxxx Xxxx beskrivs bolagets förväntningar på chefer och ledare.
En grundläggande förutsättning för Akademiska Hus verksamhet, är att vi agerar i förenlighet med FN Global Compacts principer kring mänskliga rättigheter, arbetsrättsliga frågor, miljö och korruption, FN:s vägledande principer om företag och mänskliga rättigheter, ILO:s kärnkonventioner och OECD:s riktlinjer för multinationella företag. Akademiska Hus hållbarhetsarbete utgår från FN:s globala mål som analyserats på delmålsnivå.
Våra prioriterade FN:s globala mål som vår verksamhet bidrar till är:
GOD HÄLSA OCH VÄLBEFINNANDE
GOD UTBILDNING FÖR ALLA
JÄMSTÄLLDHET
RENT VATTEN OCH SANITET FÖR ALLA
HÅLLBAR ENERGI FÖR ALLA
ANSTÄNDIGA
ARBETSVILLKOR OCH EKONOMISK TILLVÄXT
HÅLLBAR INDUSTRI, INNOVATIONER OCH INFRASTRUKTUR
HÅLLBARA STÄDER OCH SAMHÄLLEN
HÅLLBAR KONSUMTION OCH PRODUKTION
BEKÄMPA KLIMAT- FÖRÄNDRINGARNA
AKADEMISKA HUS AB | UPPFÖRANDEKOD FÖR MEDARBETARE
Värdegrund
Hur vi agerar gentemot våra kunder, samarbetspartners och varandra är viktigt för att vi som bolag ska nå våra mål och uppfylla vårt uppdrag.
Som medarbetare på Akademiska Hus står vi för vårt uppdrag, vårt bolag och vår leverans samt bidrar till att vi som ett statligt bolag agerar föredömligt. Det innebär bland annat att vi har god kundförståelse och affärsfokus samt agerar modigt och ansvarstagande. Det vi gör ska vara värdeskapande för våra kunder och vår ägare och i vårt arbete bidrar vi till god samverkan internt och externt. Vi tar ägarskap över kundrelation och affär och tar beslut för att få framdrifl.
Vi är med och bidrar till en miljö där det är tillåtet att göra fel och där man lär sig av sina misstag.
Styrande principer
Våra styrande principer behandlar fem sammanhängande områden: affärsetik, arbetsmiljö och medarbetare, hållbarhet och klimat, finansiell kommunikation, informationssäkerhet och personuppgifler.
AKADEMISKA HUS AB | UPPFÖRANDEKOD FÖR MEDARBETARE 2
Affärsetik
Etik kan kortfattat definieras som en genomtänkt uppfattning om vad som är rätt eller fel. Vi tar som bolag ställning till hur vi som medarbetarna ska agera i olika situationer samt vad som kan betraktas som en tillåten respektive otillåten förmån. Varje enskild individ har dock ytterst ett personligt ansvar för sina etiska ställningstaganden och är man tveksam, ska alltid närmsta chef rådfrågas.
Följande allmänna principer gäller för Akademiska Hus och dess medarbetare:
• Vi ska alltid följa lagar, förordningar och andra regler samt överenskommelser, däribland Kod mot korruption i närings- livet (Framtagen av näringslivet med hjälp av Institutet mot mutor) och Bygg- och fastighetsbranschens Överenskommelse mot mutor och korruption.
• Akademiska Hus är ett företag som med hög integritet och moral driver och utvecklar en sund och framgångsrik verksam- het, fri från korruption, mutor och andra illojala beteenden.
• Akademiska Hus strävar efter att ha en ömsesidigt stark och varaktig relation till sina medarbetare, kunder och övriga samarbetspartners.
3
AKADEMISKA HUS AB | UPPFÖRANDEKOD FÖR MEDARBETARE 3
Affärsetik
FÖRMÅNER
Vi kan i vår yrkesroll utsättas för att vi erbjuds förmåner av olika slag. En förmån kan till exempel utgöras av:
• Gåvor
• Luncher och middagar
• Rabatter på varor och tjänster
• Bonusar
• Kostnadsfria eller rabatterade evenemang
• Kostnadsfria eller rabatterade resor
• Erhålla privata arbeten utförda utan kostnad eller till ett pris som är lägre än marknadspris.
• Vi vill ha ett arbetsklimat som bygger på lyhördhet, engagemang och ett värdeskapande förhållningssätt.
För att det ska vara fråga om en förmån som kan betraktas som otillåten, ska den ha ett ekonomiskt värde och ges till en riktad person. Förmånen ska också ha ett samband med utförandet av mitt arbete på Akademiska Hus. Om t ex Akademiska Hus har förhandlat fram rabatter hos ett företag för samtliga anställda, så utgör inte detta en otillåten förmån, men om jag själv erhåller rabatt hos ett företag, på grund av min anställnings på Akademiska Hus, blir detta att betrakta som en otillåten förmån.
Som förmån räknas inte sådant med obetydligt värde som förekommer vid normalt arbetsrelaterat umgänge, t.ex. kaffe och kaffebröd/frukt i samband med ett arbetsmöte, eller att en samarbetspartner lämnar godis eller tårta i gåva som kommer hela kontoret eller avdelningen till del.
Följande erbjudanden och samarbeten säger vi alltid nej till:
• Gåvor och presenter tackar vi alltid nej till.
Om gåvan skickats till oss, sänder vi tillbaka den med en trevlig förklaring om att medarbetare på Akademiska Xxx inte tar emot gåvor.
• Om vi behöver anlita leverantörer och entre- prenörer för privat ändamål, som även har avtal med Akademiska Hus, får vi inte acceptera rabatter eller lägre priser på grund av anställ- ningen i Akademiska. För att säkerställa att vi kommer att betala marknadsmässigt pris, är vi skyldiga att inhämta ytterligare två offerter för det tilltänkta arbetet/tjänsten, hos andra aktörer. Detta gäller i de fall det finns en risk för att särbehandling kan ske på grund av anställningen i Akademiska Hus (detta innebär att t ex leve- rantörer av banktjänster, telefonabonnemang mm inte är aktuella). Efter inhämtandet av offerterna, ska närmsta chef informeras om att den tilltänkta leverantören eller entreprenören ska anlitas privat.
• Vi låter oss aldrig bjudas på evenemang, middagar och likande
om det är av ren nöjeskaraktär och där evene- manget inte utgör ett värde för Akademiska Hus i nätverkande syfte. Det är aldrig tillåtet att bjuda med närstående eller vänner. Innan vi accepterar en inbjudan till evenemang mm,
ska närmsta chef godkänna deltagandet.
• Under pågående upphandling deltar vi aldrig på arrangemang hos en leverantör/entreprenör som kan komma att lämna anbud.
• Vi ingår inte avtal med leverantörer som ägs eller drivs (genom att denne innehar en ledande befattning hos leverantören) av närstående. Som närstående betraktas familjemedlemmar och andra nära anhöriga. Begreppet omfattar alltså maka, make, sammanboende, registrerad partner, barn och barnbarn.
Läs mer i Riktlinje Affärsetik. Riktlinje Representation och Gåvor och OK eller inte OK.
AKADEMISKA HUS AB | UPPFÖRANDEKOD FÖR MEDARBETARE 4
Arbetsmiljö och medarbetare
MEDARBETARE I AKADEMISKA HUS
Vi ger alla lika förutsättningar till anställning, utbildning, befordran och utveckling inom företaget, oberoende av kön, etnisk tillhörighet, ålder, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning eller funktionsnedsättning. En säker och hälsosam arbets- plats med engagerade medarbetare är en framgångs- faktor som prioriteras högt i hela vår verksamhet och i de projekt vi bedriver.
Samtliga medarbetare ska ha en god fysisk, orga- nisatorisk och social arbetsmiljö som främjar balans mellan arbetsliv och privatliv.
Vi arbetar aktivt och strukturerat med vår företags- kultur och vi arbetar med att ingen i samband med bolagets verksamhet, ska utsättas för kränkande särbehandling, sexuella trakasserier eller mobbing. Vi agerar kraftfullt i de fall sådana kränkningar kommer till vår kännedom.
Alkohol- och drogmissbruk går inte att förena med arbete. Medarbetare med alkohol- eller andra drog- problem erbjuds ett aktivt stöd mot missbruket.
Akademiska Hus erbjuder olika friskvårdande aktiviteter och friskvårdsbidrag samt tillhanda- håller sjukvårdsförsäkring till samtliga anställda.
Läs mer i Arbetsmiljöpolicyn, Xxxxx Xxxxxxxxxxx, Lika Unika, Rutin alkohol och droger.
LEVERANTÖRER
Vi ställer krav på våra leverantörer kring hållbart företagande. Kraven omfattar miljö, arbetsmiljö, mänskliga rättigheter samt affärsetik. Kraven preciseras i styrande dokument som gäller i samband med våra upphandlingar av leverantörer och i Akademiska Xxx uppförandekod för leverantörer. Kraven omfattar även anlitade underleverantörer.
Akademiska Hus utför kontroller i syfte att kont- rollera att anbudsgivare och leverantörer uppfyller ställda krav.
Läs mer i Uppförandekod för leverantörer.
5
AKADEMISKA HUS AB | UPPFÖRANDEKOD FÖR MEDARBETARE
5
Hållbarhet och klimat
Akademiska Hus ska agera på ett föredömligt sätt och ta ansvar för en hållbar utveckling. Hållbarhet för oss på Akademiska Hus är att aktivt bidra till hållbara campus- och kunskapsmiljöer som är tillgängliga för alla samt vara en ansvarsfull arbetsgivare, fastighetsägare, byggherre och samhällsaktör.
Fastigheter står för en väsentlig del av samhällets klimat- och miljöpåverkan. Som långsiktig fastighets- ägare är det en framgångsfaktor att hållbarhet genomsyrar hela företaget och utgör en självklar del av vår affärsverksamhet. Ett framgångsrikt hållbarhetsarbete säkerställer Akademiska Hus långsiktiga konkurrenskraft och ger kundnytta.
Vår hållbarhetsstrategi baseras på fyra hållbarhetsdimensioner: Ekologisk, Social, Ekonomisk och Kulturell hållbarhet. Alla medarbetare har en viktig roll i vårt hållbarhetsarbete och ska hjälpa till att nå våra hållbarhetsmål. Det mest prioriterade hållbarhetsmålet är vårt klimatmål om att vara klimatneutrala i hela värdekedjan till 2035. Våra medarbetare förväntas bidra till våra klimatmål genom att göra medvetna affärsval och ta hänsyn till klimatpåverkan vid inköp av varor och tjänster.
Vi är en del av samhället och våra campus är en
viktig del av staden. Vi tar ansvar för människorna och närmiljön genom att vara en förändringskraft och samverka med våra hyresgäster, kommuner och andra lokala intressenter där vi har verksamhet. Vi agerar också tillsammans med organisationer för att skapa nytta i samhället genom sociala initiativ
med fokus på studenters välmående och att främja ungas möjligheter till självförverkligande. Det skapar stolthet internt och visar våra värderingar i praktiken.
Vår hållbarhetsstrategi baseras på fyra hållbarhetsdimensioner:
Ekologisk hållbarhet Kulturell hållbarhet
Social hållbarhet Ekonomisk hållbarhet
Hälsa och välmående skall nå ut i våra campus och samhällen där vi verkar.
Läs mer i vår Klimat- och energistrategi samt vår
Hållbarhetspolicy.
6
AKADEMISKA HUS AB | UPPFÖRANDEKOD FÖR MEDARBETARE 6
Finansiell kommunikation
Staten anger i sin ägarpolicy att statliga företag ska vara transparenta i sin kommunikation. Det innebär i praktiken att Regelverk för emittenter på NASDAQ OMX Stockholm ska följas. Detta regelverk anger vad som regelbundet måste rapporteras. Det reglerar också att det som kan antas vara kurspåverkande inte får kommuniceras till en begränsad krets utan att först ha offentliggjorts genom pressmeddelande. Kurspåverkande i Akademiska Hus fall är påverkan på prissättning av våra finansiella instrument.
Information som ”kan förväntas” vara kurspåverkande för Akademiska Hus finansiella instrument, s k insiderinformation, måste offentliggöras genom pressmeddelande.
Läs mer i Riktlinje finansiell kommunikation.
AKADEMISKA HUS AB | UPPFÖRANDEKOD FÖR MEDARBETARE 7
Informationssäkerhet, personuppgifter och internet
Information är idag en kritisk resurs där den digitala utvecklingen skapar både behov av och tillgång till information på helt nya sätt. För att nå digital framgång är ett fungerande informationssäkerhetsarbete av stor vikt så att företagets information både skyddas och används på ett säkert sätt.
Akademiska Hus har ett systematiskt och riskbaserat informationssäkerhetsarbete och upprätthåller en väl avvägd informationssäkerhet med hänsyn till Akademiska Hus verksamhet och dess intressenter, såsom kunder, samarbetspartners, leverantörer och investerare.
AKADEMISKA HUS AB | UPPFÖRANDEKOD FÖR MEDARBETARE
Akademiska Hus behandling av personuppgifter följer principerna i GDPR om att behandla person- uppgifter på ett lagligt, korrekt och öppet sätt samt skyddar personuppgifter med lämpliga säker- hetsåtgärder. Vi behandlar bara personuppgifter när behandlingen är nödvändig för att fullgöra våra åtaganden enligt avtal eller rättsliga förpliktelser som åvilar oss på grund av lag eller förordning.
Behandlingen av personuppgifter kan även grunda sig på en intresseavvägning där Akademiska Hus gör bedömningen att bolagets intresse av att be- handla personuppgifter väger tyngre än intresset för personen har, vars personuppgifter behandlas.
Vi ska ha höga krav på integritet, ärlighet och hederlighet i vårt agerande. Vi ska respektera förtroenden och konfidentiell information som kan få del av internt och genom våra affärsförbindelser.
Dator och telefoner som tillhandahålls av Akademiska Hus är företagets arbetsredskap och ska användas för arbetsrelaterade frågor. Privat användning får ske inom rimliga gränser och på ett måttfullt sätt. Det får inte användas i något otill- börligt eller illegalt sammanhang.
Sociala medier är ett viktigt verktyg för Akademiska Hus att dela sin kommunikation och vi uppmuntras att dela Akademiska Hus kommunikation i sociala medier. Det är viktigt att komma ihåg att vi som medarbetare kan komma att förknippas med Akademiska Hus även när vi använder sociala medier som privatpersoner. Vid användning av sociala medier gäller samma värderingar, regler och riktlinjer som i vårt vanliga arbete. Som medarbetare för- väntas vi visa gott omdöme och sunt förnuft när
vi deltar i diskussioner som rör Akademiska Hus.
Läs mer i Policy för informationssäkerhet, Riktlinjer för informationssäkerhet, Policy för behandling av personuppgifter, Riktlinje vår digitala arbetsplats.
8
Efterlevnad och rapportering av oegentligheter
Alla medarbetare är skyldiga att efterleva Akademiska Hus fastställda policyer och riktlinjer samt har ett ansvar för att kontinuerligt hålla sig uppdaterad om vad som gäller. Samtliga medarbetare ska läsa och skriva under denna uppförandekod samt genomföra webutbildningar i affärsetik och GDPR.
ETISKT RÅD
Om du har frågor som rör tillämpningen av uppförandekoden, bolagets riktlinjer rörande etiska frågor och representation eller om du har en situation du inte vet hur du ska hantera, så bör du i första hand kontakta din närmaste chef.
Det går också bra att vända sig till Akademiska Hus etiska råd med sin frågeställning. Det gör du via mailadressen:
Mer information om Etiska rådet och vilka som är kontaktpersoner hittar du under Medarbetarsidorna på Aka Campus.
VISSELBLÅSARFUNKTION
Alla medarbetare och samarbetspartners till Akademiska Hus ska utan att röja sin identitet, ha möjlighet att anmäla misstanke om lagbrott och oetiskt agerande hos Akademiska Hus. En oegentlighet kan innebära såväl ett allvarligt lagbrott som ett brott mot Akademiska Hus interna affärsetiska riktlinjer. Exempel på oegentligheter är brott mot konkurrenslagstiftning, korruption, ekonomisk brottslighet, stölder och miljöbrott.
För att en oegentlighet ska kunna uppmärksammas och åtgärdas måste varje uppgiftslämnare kunna förlita sig på att inga negativa konsekvenser kommer att drabba den som slår larm.
Akademiska Xxx har uppdragit åt Xxxx Xxxxxx Advokatbyrå att vara visselblåsarombud och därmed vara mottagare av anmälningar som sker från Akademiska Hus samarbetspartners och medarbetare där anmälaren önskar vara anonym eller inte anser att andra kanaler inom Akademiska Hus är lämpliga. Personalen hos visselblåsarombudet omfattas av advokatsekretess och rapporteringen mellan visselblåsarombudet och Akademiska Hus följer en instruktion som har beslutats av bolagets styrelse.
AKADEMISKA HUS AB | UPPFÖRANDEKOD FÖR MEDARBETARE 9
Akademiska Hus AB | xxxxxxxxxxxxx.xx | 000000-0000 Xxxx Xxxxxxx Xxxxx 0, Xxxxxxxx | Tel x00 00 000 00 00