INTEGRITETSPOLICY

INTEGRITETSPOLICY

Heimstaden

1 ALLMÄNT

I denna integritetspolicy anges hur Heimstaden samlar in, behandlar, lämnar ut och lagrar dina personuppgifter i samband med den relation du har med Heimstaden i egenskap av:

• leverantör, entreprenör, konsult eller annan samarbetspartner (”Samarbetspartner”);

• hyresgäst eller lägenhetssökande;

• andrahandshyresgäst;

• borgensman; eller

• aktieägare.

Policyn beskriver också vilka rättigheter du har enligt tillämplig dataskydds- lagstiftning och hur du kan göra dem gällande. Du är alltid välkommen att kontakta oss om du har några frågor. Våra kontaktuppgifter hittar du längst ner i denna policy.

Utöver de behandlingar av personuppgifter som beskrivs i den här integritets- policyn kan vi under vissa förutsättningar också behandla dina personuppgif- ter genom cookies och/eller kamerabevakning. Mer information om dessa ty- per av personuppgiftsbehandlingar finns tillgänglig i vår cookiepolicy xxxxx://xxxxxxxxxx.xxx/0000/00/xxxxxxx/ och i vår integritetspolicy om ka- merabevakning xxxxx://xxxxxxxxxx.xxx/xxx/xxxxxxx/0000/00/Xxxxxxx- den_-_Integritetspolicy_kamerabevakning.pdf

För behandling av dina personuppgifter i samband med anmälningar till och genomförande av bolagsstämma i Heimstaden, se Euroclears policy för bo- lagsstämmor, tillgänglig på xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xxx/XXx/Xxxxx/Xx- tegritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf.

2 ANSVARIG FÖR BEHANDLING AV DINA PERSONUPPGIFTER

Heimstaden AB, xxx.xx 556670-0455, Heimstaden Förvaltnings AB, xxx.xx 556615-4497, med gemensam adress Östra Xxxxxxxxxx 0X, 000 00 Xxxxx, och, i tillämpliga fall, det bolag inom Heimstaden-koncernen som du hyr en bostad av (tillsammans ”Heimstaden”, ”vi” eller ”oss”) är gemensamt person- uppgiftsansvariga för bolagens och/eller bolagens dotterbolags behandling av dina personuppgifter. Du som är hyresgäst hittar närmare information om vilket bolag inom Heimstaden-koncernen som du hyr din bostad av i ditt hy- resavtal eller din hyresavi.

3 BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

3.1 Vilka typer av personuppgifter behandlar Heimstaden?

3.1.1 Samarbetspartner

De personuppgifter om dig som vi kan komma att behandla är, beroende på din relation till Heimstaden samt omständigheterna i övrigt, ditt namn, tele- fonnummer, adress, e-postadress, titel, personnummer för firmatecknare, personnummer och kreditupplysning i förhållande till samarbetspartners som är enskilda firmor, material från eventuell kamerabevakning samt even- tuell ytterligare information som kan komma att lämnas av dig i samband med kommunikation med oss. I vissa situationer kan vi också komma att behandla ytterligare typer av personuppgifter om det i det enskilda fallet är nödvändigt inom ramen för vår affärsrelation.

3.1.2 Hyresgäst, andrahandshyresgäst och lägenhetssökande

De personuppgifter vi behandlar om dig som är hyresgäst eller andrahands- hyresgäst är ditt namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-posta- dress. Vi behandlar även uppgifter om din lägenhet, såsom exempelvis utrust- ning och fel som behöver åtgärdas samt uppgifter om eventuell störning eller orosanmälan. Om du har skyddade personuppgifter genom Skatteverket kom- mer vi hantera dina personuppgifter i enlighet med särskild rutin.

De personuppgifter som vi behandlar om dig som är lägenhetssökande hos oss är namn, telefonnummer, e-postadress och personnummer, referenser och tidigare hyresvärd, uppgifter om anställning samt ekonomiska förhållan- den som behövs för bedömning av huruvida du lever upp till de ställda kraven för sökt lägenhet. Om du söker studentboende behöver vi dessutom ett intyg som styrker att du kommer studera under hyrestiden.

De personuppgifter vi behandlar om dig som är registrerad god man eller för- valtare för en hyresgäst är de uppgifter som krävs för att administrera hyres- förhållandet med den hyresgäst som du är kopplad till.

3.1.3 Borgensman

De personuppgifter som vi kan komma att behandla om dig som borgensman är sådana som lämnas i borgensförbindelsen, nämligen namn, personnum- mer och telefonnummer. Därutöver kan uppgifter om din kreditvärdighet komma att behandlas.

3.1.4 Aktieägare

De personuppgifter vi behandlar om dig som aktieägare är av varierande ka- raktär. Vi behandlar ditt namn, adress, telefonnummer, personnummer, ak- tieinnehav (direktägda eller förvaltarregistrerade), röstinnehav, aktieägarbi- träde, aktieägarombud, matpreferenser samt eventuellt andra personuppgif- ter som du själv lämnar i kommunikation med oss.

3.1.5 Känsliga personuppgifter

Utöver ovan kan vi även komma att behandla ytterligare uppgifter som du lämnar till oss i samband med att du kontaktar vår kundtjänst. Om detta sker via telefon kan vår kundtjänstpersonal komma att skriva minnesanteckningar som inkluderar personuppgifter – ibland även känsliga personuppgifter – i den mån det är nödvändigt för att hantera ditt ärende.

Vi kommer bara kunna behandla känsliga personuppgifter om dig om vi har fått ditt samtycke till det. Detta innebär att om hanteringen av ditt ärende för- utsätter att vi behandlar känsliga personuppgifter om dig, kommer vi inte ha möjlighet att hjälpa dig om vi inte också har fått ditt uttryckliga samtycke till att vi behandlar de känsliga personuppgifterna ifråga.

Mot bakgrund av det ovannämnda kommer vi alltid att be om ditt uttryckliga samtycke innan vi behandlar känsliga personuppgifter om dig.

3.2 Varifrån samlas personuppgifterna in?

Personuppgifterna samlas som utgångspunkt in direkt från dig, exempelvis genom att du kontaktar oss via telefon, per e-post eller om du registrerar dig på vår hemsida. Personuppgifter kan dock också komma att samlas in från din arbetsgivare, från referenser och tidigare hyresvärdar, från offentliga register, från kommuner och myndigheter, och i vissa fall från andra bolag när Heimstaden köper fastigheter och du är eller har varit kund hos säljaren.

Heimstaden kan också inhämta personuppgifter från Euroclear Sweden AB (som hanterar vår aktiebok). Om det finns anledning för oss att inhämta en kreditupplysning om dig samlas personuppgifter in från det kreditupplys- ningsbolag som vi använder oss av.

Heimstaden kan även komma att uppdatera personuppgifterna för att se till att vi inte behandlar utdaterade personuppgifter om dig. Uppdateringar av personuppgifterna kan exempelvis komma att ske med hjälp av Creditsafe i Sverige AB:s och Bisnode Sverige AB:s tjänster.

3.3 För vilka syften behandlar vi dina personuppgifter?

3.3.1 Samarbetspartner

Vi behandlar dina personuppgifter för att administrera vår affärsrelation med dig eller det bolag som du representerar (inklusive för att säkerställa fullgö- rande av åtaganden, för hantering av fakturor, för uppföljning kring leveran- ser, etc.), för att möjliggöra översyn av hur byggarbeten fortlöper och säker- ställa att endast behöriga personer har tillgång till byggarbetsplatser genom t.ex. kamerabevakning samt för att vi ska kunna hålla kontakten med dig. Vi kan också komma att behandla dina personuppgifter för att skicka inbjud- ningar till event till dig (inklusive för att administrera sådana event t.ex. vad gäller antalet deltagare, förtäring och matpreferenser).

3.3.2 Hyresgäst, andrahandshyresgäst och lägenhetssökande

Hyresgästers personuppgifter behandlas huvudsakligen för att Heimstaden ska kunna uppfylla sina skyldigheter som hyresvärd, för att kunna förbereda, administrera och fullgöra ingångna avtal samt för att i övrigt kunna bedriva förvaltnings- och uthyrningsverksamhet.

Vi kan även komma att behandla hyresgästers personuppgifter vid marknads- kommunikation såsom publicering av inlägg, bilder, filmer etc. på sociala me- dier (t.ex. Facebook, LinkedIn och Instagram) samt för publicering av inlägg, bilder och filmer för internt bruk (t.ex. på vårt intranät). Om vi skulle vilja behandla dina personuppgifter för detta ändamål kommer du på förhand att få särskild information om detta och i tillämpliga fall kommer vi även be om ditt samtycke till att vi behandlar dina personuppgifter för det syftet.

I förhållande till andrahandshyresgäster behandlar Heimstaden personupp- gifter för att kunna bedöma ansökan om att hyra lägenhet i andra hand. Vi- dare behandlar Heimstaden personuppgifter i den mån det är nödvändigt för att uppfylla lagstadgade skyldigheter.

Lägenhetssökandes personuppgifter behandlas för att kunna administrera lä- genhetsansökningar, bl.a. för att bedöma av huruvida du lever upp till de ställda kraven för sökt lägenhet.

3.3.3 Borgensman

Personuppgifter som lämnas till Heimstaden i borgensförbindelsen kommer att behandlas av Heimstaden i den utsträckning det behövs för att förbereda, administrera och fullgöra borgensförbindelsen eller skyldighet som föreligger enligt tillämplig lagstiftning.

3.3.4 Aktieägare

Vi behandlar aktieägares personuppgifter för att kunna hantera anmälningar till och genomförande av bolagsstämma (t.ex. för att undersöka om aktiein- nehav är direktägda eller förvaltarregistrerade och vidta åtgärder med anled- ning därav, administrera bolagsstämman inklusive förtäring etc.) och för att kunna vidta de åtgärder som vi är skyldiga att vidta inom ramen för hantering av aktieboken (t.ex. för att kunna visa upp denna och den information som finns däri efter begäran från aktieägare). Vi kan också komma att behandla dina personuppgifter för att skicka nyheter om vår verksamhet, såsom delårs- rapporter och årsredovisningar, om du har bett om att få sådana nyheter. Där- utöver kan vi komma att behandla dina personuppgifter för att hantera kom- munikation med dig samt därtill relaterade ärenden som du som aktieägare eller kontaktperson hos bolag som är aktieägare initierar och som i vissa fall kräver att vi vidtar ytterligare åtgärder beroende på vad ärendet rör. I vissa fall, där du är storägare i Heimstaden, behandlar vi även dina personuppgifter genom publicering av namn och aktieinnehav i delårsrapporter, i årsredovis- ningar, på hemsidan etc.

I vissa fall kan det även finnas anledning för oss att behandla dina personupp- gifter genom publicering av bild i delårsrapporter, i årsredovisningar, på hem- sidan etc. Om vi skulle vilja behandla dina personuppgifter i sådant syfte kom- mer du att få särskild information om den personuppgiftsbehandlingen som det medför och, när så erfordras, kommer vi att be dig om ett särskilt samtycke till att vi behandlar dina personuppgifter för det syftet.

4 RÄTTSLIG GRUND FÖR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

4.1 Fullgörande av avtal

4.1.1 Samarbetspartner

Den personuppgiftsbehandling som utförs i syfte att i olika avseenden hantera vår affärsrelation sker för att vi ska kunna fullgöra det avtal eller den överens- kommelse som är grunden för vår affärsrelation.

4.1.2 Hyresgäst

När du är hyresgäst behandlar vi dina personuppgifter för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter som hyresvärd utifrån hyresavtalet och den lagstift- ning som reglerar hyresförhållandet.

4.2 Intresseavvägning

4.2.1 Allmänt

En personuppgiftsbehandling som baseras på en s.k. intresseavvägning inne- bär i korthet att Heimstaden har gjort bedömningen att behandlingen är nöd- vändig för ändamål som rör Heimstadens berättigade intressen, samtidigt som behandlingen inte är alltför integritetskränkande för dig.

4.2.2 Samarbetspartner

Sådan personuppgiftsbehandling som inte är direkt kopplad till fullgörandet av det avtal eller den överenskommelse som är grunden för vår affärsrelation kan ske med grund i en intresseavvägning. Detta innefattar behandling av dina personuppgifter för att kunna kontakta dig samt för att skicka inbjud- ningar till event till dig.

4.2.3 Hyresgäst, andrahandshyresgäst och hyressökande

Sådan personuppgiftsbehandling som inte är direkt kopplad till fullgörandet av hyresavtalet kan ske med grund i en intresseavvägning. Detta innefattar att utveckla och sälja produkter och tjänster, att göra utskick av information eller nyhetsbrev till hyresgäster, att genom samarbetspartner erbjuda tjänster såsom hemförsäkring, eller i vissa fall att genomföra kamerabevakning i all- männa utrymmen i fastigheter inom ramen för uthyrnings- och förvaltnings-

verksamheten. Om du inte önskar erhålla nyhetsbrev från oss kan du avregi- strera dig från detta genom att kontakta oss via kontaktuppgifterna nedan, alternativt genom en länk i det aktuella utskicket.

Vi behandlar andrahandshyresgästers personuppgifter med stöd av vårt be- rättigade intresse av att göra en rationell bedömning av ansökan om andra- handsuthyrning samt för att kunna administrera hyresförhållandet med den hyresgäst som du hyr lägenheten av.

När du söker lägenhet behandlar vi dina personuppgifter med stöd av vårt be- rättigade intresse av att inhämta relevant information om dig för att förmedla lägenheter inom vår uthyrningsverksamhet.

När du är god man eller förvaltare för en hyresgäst behandlar vi dina person- uppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna administrera hy- resförhållandet med den hyresgäst som du är kontaktperson för.

4.2.4 Xxxxxxxxxx

När du är borgensman behandlar vi dina personuppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna förbereda, administrera och fullgöra bor- gensförbindelsen eller skyldighet som föreligger enligt lag eller andra författ- ningar.

4.2.5 Aktieägare

Behandling av dina personuppgifter för att skicka nyheter om vår verksam- het eller inbjudningar till event till dig samt eventuell publicering av uppgifter om dig i årsredovisning eller liknande kan genomföras med stöd av en intres- seavvägning. Detta gäller även för Heimstadens hantering av de ärenden som du som aktieägare, eller kontaktperson hos bolag som är aktieägare, själv ini- tierar.

4.3 Uppfyllande av rättslig skyldighet

Vi sparar bokföringsunderlag i den utsträckning som krävs enligt tillämplig lagstiftning.

Behandling av aktieägares personuppgifter för hantering av aktieboken grun- das på att vi är skyldiga enligt lag att behandla aktieägarnas personuppgifter för dessa syften.

4.4 Samtycke

I de fall vi behandlar dina personuppgifter med stöd av den rättsliga grunden att du har lämnat ditt samtycke till det, exempelvis i samband med att vi pub- licerar inlägg, bilder, filmer av dig på sociala medier, kan du när som helst återkalla lämnat samtycke genom att kontakta oss via kontaktuppgifterna ne- dan. Sådan återkallelse kan ske helt eller delvis.

5 HUR LÄNGE SPARAR VID DINA PERSONUPPGIFTER?

5.1 Allmänt

Dina personuppgifter kommer att sparas och behandlas av oss fram till dess att behandling av personuppgifterna inte längre är nödvändig med hänsyn till de ovan angivna ändamålen med behandlingen, såvida det inte finns särskilda rättsliga krav på att vi måste spara uppgifterna längre än så.

De uppgifter som behövs för vår bokföring (exempelvis information om alla beställningar, fakturor, hyresaviseringar och betalningar) och som skatteun- derlag måste enligt lag sparas i minst sju år. Notera dock att vissa uppgifter sparas längre än så. Exempelvis sparas uppgifter kring fakturor längre än sju år för uppföljningssyften.

I de fall vi behandlar dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke sparar vi endast dina personuppgifter så länge vi har ditt samtycke till det.

5.2 Samarbetspartner

Personuppgifter sparas som huvudregel fram till dess att vi inte längre har en affärsrelation med det bolag som du representerar, eller till dess att du inte längre representerar detta bolag. Personuppgifter som behandlas för att skicka inbjudningar till event till dig sparas så länge du fortsatt är en kontakt- person hos det bolag som du representerar. Personuppgifter som behandlas för att administrera event raderas senast tre månader efter avslutat event.

5.3 Hyresgäst och andrahandshyresgäst

Många av dina personuppgifter som hyresgäst/andrahandshyresgäst sparas under hela hyrestiden och tills samtliga fordringar är slutreglerade. Passage- loggar från elektroniska boknings- och nyckelsystem samt eventuella kame- rasekvenser från allmänna utrymmen sparas normalt två till fyra veckor och raderas löpande under hyrestiden. Om hyresförhållandet har upphört på grund av misskötsamhet kan vi spara en notering om din avflyttningsorsak i två år.

I samband med att en ansökan om andrahandsuthyrning avslås raderas per- sonuppgifter som är hänförliga till den i ansökan tilltänkta andrahandshyres- gästen direkt därefter.

Dina personuppgifter som god man eller förvaltare för en hyresgäst sparas under samma period som gäller för personuppgifter hänförliga till den hyres- gäst som du företräder.

5.4 Lägenhetssökande

Dina personuppgifter som lägenhetssökande behandlas bara så länge som du själv önskar stå kvar som sökande. Uppgifter om intresseanmälan för enskilda hyresobjekt tas bort kort efter avslutad förmedling. Om du inte har tilldelats en lägenhet på grund av att du inte uppfyller våra krav på hyresgäster så spa- ras en kortfattad notering om detta i tre månader.

5.5 Borgensman

Heimstaden bevarar borgensmäns personuppgifter till dess hyresavtalet för vilken borgensförbindelsen tecknats upphör, eller så länge som det annars är nödvändigt för att bevaka eventuella fordringar.

5.6 Aktieägare

Uppgifter som behandlas om ditt aktieinnehav i Heimstaden sparas för ägar- historik i minst tio år enligt lag.

Uppgifter som behandlas för att hantera kommunikation med dig samt därtill relaterade ärenden som du som aktieägare eller kontaktperson hos bolag som är aktieägare initierar sparas så länge det är relevant i relation till det kom- munikationen och ärendet rör.

Uppgifter som behandlas för att skicka nyheter till dig, sparas så länge du fort- satt önskar få sådana nyheter.

Uppgifter som publicerats i årsredovisning sparas i minst tio år.

6 SÄKERHET

Heimstaden har utvecklat rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Utgångspunkten är att endast medarbetare inom organisationen som behöver personuppgifterna för att utföra sina ar- betsuppgifter ska ha tillgång till dem.

I fråga om känsliga personuppgifter har vi inrättat särskilda behörighetskon- troller, vilket innebär ett högre skydd för dina personuppgifter.

Våra säkerhetssystem är utvecklade med din integritet i fokus och skyddar i hög grad mot intrång, förstöring samt andra förändringar som kan innebära en risk för din integritet.

Vi överför inte personuppgifter i andra fall än de som uttryckligen anges i denna policy.

7 VEM DELAR VI DINA PERSONUPPGIFTER MED?

7.1 Allmänt

Dina personuppgifter kan komma att delas med övriga bolag inom Heimsta- den-koncernen i syfte att dela med oss av relevanta kontakter och att överföra kunskap om vad som framkommit i kommunikation med dig, samarbeta kring val av leverantörer, samarbetspartners etc.

Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut för att Heimstaden ska kunna uppfylla vissa rättsliga skyldigheter och kan komma att överlämnas till relevanta myndigheter när så är tillåtet och krävs enligt lag.

Heimstaden överför aldrig några personuppgifter till länder utanför EU/EES och Heimstaden säljer inte några personuppgifter.

7.2 Samarbetspartner

Vi kan komma att dela dina personuppgifter med våra leverantörer och andra samarbetspartners som utför tjänster för vår räkning, i den utsträckning de behöver uppgifterna för att fullgöra sitt uppdrag. De personuppgifter du läm- nar till oss kan främst komma att delas med våra IT-leverantörer, för att upp- rätthålla och underhålla våra IT-system samt, beroende på vår affärsrelation, med våra revisorer och vår bank.

7.3 Hyresgäst, andrahandshyresgäst och lägenhetssökande

Dina personuppgifter kan komma att delas med våra externa samarbetspart- ners inom exempelvis lägenhetsförmedling, kundundersökning, inkasso, fas- tighetsunderhåll, elnät, telekommunikation, hemförsäkring, extern stör- ningsjour, revision, säkerhet och tillhandahållande av system, i den utsträck- ning de behöver uppgifterna för att fullgöra sitt uppdrag. Dina personuppgif- ter kan även komma att överföras till myndighet eller kommun vid utredning av brott, meddelande till socialtjänst med anledning av störning och uppsäg- ning, samt vid bostadsanpassning. I samband med hyresförhandlingar kom- mer relevanta delar av dina uppgifter att delas med hyresgästorganisationer. Vid eventuell försäljning av fastigheten där du bor, eller i vissa fall också tidi- gare har bott, kan vissa uppgifter komma att överföras till potentiella köpare och deras rådgivare.

8 VAR BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

Dina personuppgifter kommer att behandlas inom EU/EES. Vi överför aldrig några personuppgifter till länder utanför EU/EES och vi säljer inte några per- sonuppgifter.

9 DINA RÄTTIGHETER

Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig, samt om hur dessa används. Denna information lämnas då i form av ett ut- drag ur vårt register.

Om uppgifterna vi har om dig är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att vi rättar eller kompletterar dem.

Du har under vissa förutsättningar en rätt ”att bli bortglömd”, dvs. att få de personuppgifter vi har om dig xxxxxxxx.Xx har dock under vissa omständig- heter rätt att neka sådan radering, exempelvis om det finns tvingande skäl för oss att behandla personuppgifterna.

Du har, under vissa förutsättningar, rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas för vissa angivna ändamål.

Du har rätt att invända mot en behandling av dina personuppgifter som sker med stöd av en intresseavvägning.

Du har rätt till dataportabilitet, vilket innebär att du under vissa förutsätt- ningar har en rätt att få dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format överförda till annan personuppgiftsansvarig.

Om du vill göra gällande någon av ovan nämnda rättigheter får vi be dig att kontakta oss via kontaktuppgifterna nedan. För att skydda din integritet och dina personuppgifter kan vi komma att kräva att du identifierar dig i anslut- ning till vår assistans.

Om du har invändningar mot vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att vända dig till Datainspektionen med klagomål, se mer på xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxx-xxx-xxx-xxxxxxxxx- son/klagomal-och-tips/.

10 ÄNDRINGAR I INTEGRITETSPOLICYN

Vi kan komma att göra ändringar i integritetspolicyn och den senaste vers- ionen av policyn finns tillgänglig på vår hemsida.

11 KONTAKTUPPGIFTER

Om du har frågor om innehållet i denna policy eller om du vill komma i kon- takt med oss angående vår behandling av dina personuppgifter är du välkom- men att kontakta oss på xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.