Allmänna villkor för Sidabidrag

Allmänna villkor för Sidabidrag

Updated: 14/12 2022

Authored/decide by: Xxxxxxx Xxxxxx, Head of Quality Support Unit

Inledning

Dessa Allmänna villkor gäller för Sidabidrag förmedlade av ForumCiv. De Allmänna villkoren utgör en bilaga till Samarbetsavtalet (hädanefter kallat ”Avtalet”) som ingåtts mellan ForumCiv och Samarbetspartnern.

1. Rapportering

1.1 Samarbetspartnern ska rapportera i enlighet med Xxxxxxx. Rapporteringen ska innehålla en narrativ och en finansiell rapport, inklusive en årlig revisionsrapport. Rapporteringen ska följa avtalet samt ForumCivs instruktioner och mallar för den typ av bidrag som Samarbetspartnern erhållit.

1.2 Om Samarbetspartnern lämnar in sena eller ofullständiga rapporter, eller om ForumCiv inte kan godkänna rapporteringen har ForumCiv rätt att hålla inne Bidragsmedel tills dess att Samarbetspartnern har vidtagit åtgärder för att korrigera situationen och ForumCiv har godkänt dessa åtgärder.

2. Uppföljning och utvärdering

2.1 Samarbetspartnern ska ha metoder, rutiner och verktyg för att följa upp Projektet. Samarbetspartnern ska använda den information som inhämtats genom uppföljningen för att dra lärdomar och för att anpassa utförandet av Projektet samt som underlag till den rapportering som lämnas in till ForumCiv.

2.2 Utvärderingar ska göras i samråd med ForumCiv och i enlighet med OECD:s kommitté för utvecklingsbistånd (”DAC”) utvärderingsstandarder1, eller enligt annan vedertagen praxis som innebär att noggrant införskaffa, systematisera och redovisa kunskap om aktuell verksamhet utifrån givna kriterier samt värdera denna mot en referensram som är tydliggjord och relevant i sammanhanget. Utvärderingar gjorda inom ramen för ForumCivs verksamhet ska ta hänsyn till Istanbulprinciperna för utvecklingseffektivitet2. Utvärderingar ska vara användarfokuserade, dvs. fokusera på de avsedda användarna för en viss utvärdering och på hur den genomförda utvärderingen ska användas. Utvärderingsprocessen ska utformas, genomföras och rapporteras på ett sätt som tillvaratar de avsedda användarnas behov.

2.3 Om Samarbetspartnern eller en annan part initierar en granskning eller utvärdering av aktiviteter som helt eller delvis finansieras av Bidraget ska ForumCiv informeras. Samarbetspartnern ska på begäran överlämna en kopia av rapporten från en sådan granskning eller utvärdering till ForumCiv.

2.4 Samarbetspartnern ska samarbeta med och bistå ForumCiv vid eventuella ytterligare utvärderingar, granskningar eller andra uppföljningsåtgärder som ForumCiv begär.

1 Evaluation of development programmes - OECD

2 The Istanbul Principles on development effectiveness | Global Partnership for Effective Development Co- operation (xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx)"

ForumCiv ska bära kostnaden för ytterligare utvärderingar som begärs av ForumCiv om inget annat överenskommits mellan Parterna.

2.5 Rekommendationer till Samarbetspartnern från utvärderingar ska bemötas i ett Management Response som ska innehålla en åtgärdsplan, tidsplan och uppgifter om vem som är ansvarig för dess genomförande. Parterna ska komma överens om uppföljning av åtgärdsplanen.

3. Kontrollåtgärder

3.1 Företrädare för ForumCiv, Sida och Riksrevisionen har rätt att utföra oberoende granskningar, revisioner, fältbesök, utvärderingar eller andra kontrollåtgärder av Projektet. Besök, granskningar och utvärderingar ska normalt föregås av samråd med Samarbetspartnern. Sida och ForumCiv förbehåller sig dock rätten att genomföra oförberedda inspektioner. Syftet med dessa kontrollåtgärder kan bl.a. vara att säkerställa att Bidraget används i enlighet med Avtalet eller att utvärdera om resultat uppnås i Projektet. Den part som genomför granskningen ska bära kostnaden för sådana kontrollåtgärder.

3.2 Samarbetspartnern ska underlätta sådana kontrollåtgärder som avses i 3.1 genom att tillhandahålla all nödvändig dokumentation som krävs för att kunna genomföra den aktuella kontrollåtgärden, samt säkerställa obegränsad tillgång till lokaler och de handlingar, varor och dokument som efterfrågas. Dokument och verifikationer ska vara lättillgängliga och arkiverade på ett sådant sätt att granskningen av dem underlättas. Samarbetspartnern ska upplysa den företrädare som utför granskningen om var informationen finns tillgänglig.

3.3 Rättigheter och skyldigheter enligt denna artikel 3 ska gälla i 7 år efter att Avtalets giltighetstid löpt ut.

4. Villkor för utbetalning

4.1 Utbetalning sker efter att Samarbetspartnern har inkommit med skriftlig rekvisition till ForumCiv. Samarbetspartnern ska använda den för Avtalet gällande rekvisitionsblanketten, inklusive eventuella bilagor. Rekvisitionen ska signeras av firmatecknare som därmed bekräftar att villkoren för utbetalning är uppfyllda.

4.2 Det belopp som önskas rekvireras ska vara angivet i avtalsvalutan, detta oberoende av i vilken valuta som utbetalningen genomförs i. Vid utbetalning i annan valuta än avtalsvalutan, ska det tydligt framgå i rekvisitionsblanketten. För att ForumCiv ska kunna genomföra en utbetalning inom ett visst kalenderår ska rekvisitionen ha inkommit till ForumCiv enligt bestämmelserna i Avtalet.

4.3 Samarbetspartnern ska deponera bidraget på ett bankkonto registrerat i Samarbetspartnerns namn. Bankkontot ska tecknas gemensamt av två behöriga företrädare. Informationen om bankkontot ska kunna verifieras genom ett skriftligt bevis.

4.4 Utbetalning av Bidrag är beroende av att ForumCiv erhåller tillräckliga medel från Sida. Om Sida inte förser ForumCiv med tillräcklig finansiering, har ForumCiv rätt att hålla inne eller reducera utbetalningen av Bidraget i den utsträckning ForumCiv anser nödvändig.

5. Valutakursförändringar

5.1 Om Bidraget växlas till en annan valuta än avtalsvalutan ska valutaväxlingen göras genom det internationella banksystemet eller nationell bank, om inte ForumCiv godkänt något annat.

5.2 Valutakursväxlingar ska ske på ett systematiskt och rimligt sätt, utifrån verksamhetens kontext. Transaktioner ska vara nödvändiga för genomförandet av projektet.

5.3 Om valutakursförändringar minskar värdet på Bidraget i en sådan utsträckning att det påverkar genomförandet av Projektet ska Samarbetspartnern informera ForumCiv om detta så snart som möjligt.

5.4 Valutakursvinster kan kvittas mot valutakursförluster under genomförandet av Projektet. Ett saldo ska dock fastställas för respektive år i den finansiella rapporten. Om saldot utgörs av valutakursvinster i slutet av projektperioden ska denna del inkluderas i den utgående balansen och därmed vara en del av de oanvända medel som ska återbetalas till ForumCiv i enlighet med artikel 17.1 i dessa Allmänna villkor. ForumCiv täcker däremot inga eventuella valutakursförluster i det fall det utgående saldot är negativt i slutet av projektperioden.

5.5 Saldot för valutakursvinster och valutakursförluster som specificeras i den finansiella rapporten revideras årligen i enlighet med revisionsinstruktionerna för avtalet.

6. Immateriella rättigheter, utrustning och förbrukningsvaror

6.1 Äganderätt och immateriella rättigheter till Projektets resultat, rapporter och andra relaterade produkter tillfaller Samarbetspartnern. ForumCiv ska dock ha en icke- exklusiv rätt (vilken även omfattar Sida och tredje parter å Sidas vägnar) att använda resultat, rapporter och andra dokument så som ForumCiv finner lämpligt och särskilt för att lagra, förändra, översätta, visa eller kopiera (genom tekniska medel) och publicera eller offentligt kommunicera dessa genom valfri kanal. Samarbetspartnern ska säkerställa att den innehar: (i) alla nödvändiga rättigheter för att kunna uppfylla ovanstående villkor, och (ii) alla nödvändiga rättigheter för att använda tidigare existerande immateriella rättigheter som behövs för att genomföra Avtalet.

6.2 Om fysiska och igenkännbara personer finns med i fotografier eller på film ska Samarbetspartnern i den slutliga rapport som ges in till ForumCiv intyga att det finns medgivanden från dessa personer om att avbildningarna får användas för det i denna artikel 6 beskrivna syftet. Detta gäller dock inte för fotografier eller filmer som innehåller personer från allmänheten som enbart hypotetiskt skulle kunna identifieras, eller offentliga personer som agerar i sin offentliga kapacitet.

6.3 Inköp, överlåtelse och försäljning av utrustning (såsom, men inte begränsat till, fordon) som betalats genom Bidraget får endast göras om inköpet, överlåtelsen eller försäljningen har tydlig koppling till Projektets mål och efter skriftligt godkännande från ForumCiv. Hur utrustningen ska användas, överlåtas eller säljas innan Projektperiodens slut ska dokumenteras. Överföringen ska ske innan Projektperiodens slut. Om inköpspriset för utrustningen överstiger 50 000 SEK per vara ska kopior av den handling som styrker att överföring skett bifogas den slutgiltiga finansiella rapporten. Blanketten “Överföring av äganderätt till tillgångar” ska användas. Xxxxxx av handlingar som styrker att överföring av äganderätt skett av utrustning vars inköpspris understiger 50 000 SEK per vara ska förvaras av Samarbetspartnern i kontrollsyfte och på begäran skickas till ForumCiv.

6.4 Samarbetspartnern är ansvarig för alla frågor som rör utrustning, förbrukningsvaror och immateriella rättigheter.

7. Tillåtna och icke tillåtna kostnader

7.1 Tillåtna kostnader är faktiska kostnader som Samarbetspartnern haft och som uppfyller samtliga av följande villkor:

a) De har uppkommit under Projektperioden i enlighet med Avtalet oavsett tidpunkten för Samarbetspartnerns och/eller Partner i efterföljande leds faktiska utbetalning. Särskilt gäller att:

i. Kostnader för tjänster ska avse genomförda aktiviteter, och leverantörskostnader ska avse kostnad för leverans och installation av varor under Projektperioden. Undertecknande av kontrakt, beställningar eller ingående av något åtagande som kan medföra utgifter under Projektperioden för framtida leverans av varor och tjänster efter Projektperiodens slut uppfyller inte detta villkor.

ii. Uppkomna kostnader ska betalas innan den slutliga rapporten lämnas in. Kostnader kan betalas efteråt förutsatt att de anges i den slutliga finansiella rapporten tillsammans med beräknat betalningsdatum.

iii. Undantag är tillåtet för kostnader som avser slutrapporter, inklusive verifiering av kostnader, revision eller slutlig utvärdering av Projektet som kan ha uppstått efter Projektperiodens slut.

b) de är angivna i den övergripande budgeten för Projektet och har specificerats i den

godkända Projektbeskrivningen och Budgeten,

c) de är nödvändiga för genomförandet av Projektet,

d) de är identifierbara, verifierbara och registrerade i Samarbetspartnerns bokföring samt fastställda i enlighet med den bokföringsstandard som tillämpas i det land där Samarbetspartnern har sitt säte eller som är upprättad i enlighet med ”International Financial Reporting Standards” (IFRS) och är i enlighet med de redovisningsprinciper som Samarbetspartnern normalt tillämpar,

e) eventuella lönekostnader som belastar Projektet ska bokföras på ett systematiskt sätt under hela Projektperioden och ska kunna verifieras med underliggande dokumentation. Arbetad tid ska dokumenteras löpande under Projektet och verifieras av chef. Eventuella avvikelser mellan bokförd tid och arbetad tid ska justeras löpande, och

f) de är rimliga, berättigade och följer principerna för ansvarsfull ekonomistyrning, framför allt vad gäller hushållning med resurser och kostnadseffektivitet.

7.2 Följande kostnader är inte tillåtna:

a) skulder, och för projekt, även ränta, jämte avgifter,

b) avsättningar för förluster eller framtida skulder,

c) poster som redan finansieras genom andra avtal med ForumCiv eller någon annan givare,

d) köp eller byggnation av fastigheter (land eller byggnader),

e) krediter eller lån till tredje parter,

f) resekostnader i business eller första klass,

g) ersättningar för deltagande i möten, medverkande i workshops eller liknande till personal, inbjudna talare eller andra deltagare som redan erhåller lön eller annat arvode.

h) avsättningar till reserver, eller

i) medlemsavgifter till ForumCiv eller Globalportalen.

8. Vidareförmedling till Partner i efterföljande led

8.1 Om hela eller delar av Bidraget vidareförmedlas till en Partner i efterföljande led ansvarar Samarbetspartnern för att säkerställa att alla åtaganden gentemot ForumCiv uppfylls.

8.2 Samarbetspartnern ansvarar för att medel som vidareförmedlats till en Partner i efterföljande led följs upp och att en bedömning görs av Partner i efterföljande leds organisatoriska kapacitet, interna styrning och kontroll och risker, samt för att det sker

en uppföljning och utvärdering av projektet. Samarbetspartnern intygar att den har, och löpande under Avtalets giltighetstid upprätthåller, nödvändig kapacitet, intern styrning och kontroll samt system och processer för att uppfylla dessa skyldigheter.

8.3 Samarbetspartnern ska ingå ett skriftligt avtal med Partner i efterföljande led innan några medel kan rekvireras eller utbetalas från Samarbetspartnern till Partner i efterföljande led. Samarbetspartnern är skyldig att säkerställa att bestämmelserna i detta Avtal efterlevs i avtal med Partner i efterföljande led.

8.4 Då dessa Allmänna villkor uppdateras under Avtalets giltighetstid, eller då avtalsvillkoren i övrigt förändras i enlighet med bestämmelserna i Avtalet, är Samarbetspartnern skyldig att säkerställa att förändringarna återspeglas i avtal med Partner i efterföljande led.

8.5 Avtalet mellan Samarbetspartnern och Partnern i efterföljande led ska innehålla avtalad budget och bestämmelser om bl.a. projektperiod, rapportering, uppföljning, utvärdering, revision, upphandling, otillåtna kostnader, avtalsändringar, skyldighet att tillhandahålla information och åtgärder för att förebygga, identifiera och åtgärda korruption och andra oegentligheter. Vidare ska följande uttryckligen anges i Avtalet:

a) Samarbetspartnern, Företrädare för ForumCiv, Sida och Riksrevisionen ska ha likställda möjligheter att vidta kontrollåtgärder avseende Partnern i efterföljande leds användning av Bidraget i enlighet med artikel 3 i dessa Allmänna villkor.

b) Samarbetspartnern ska ha rätt att kräva återbetalning av Bidraget från Partner i efterföljande led under samma förutsättningar och i samma utsträckning som ForumCiv har rätt att kräva återbetalning från Samarbetsparten samt även ha rätt att utöva alla andra rättigheter i samma uträckning som ForumCiv kan komma att utöva motsvarande rättigheter gentemot Samarbetsparten i enlighet med detta Avtal.

c) Ett villkor avseende restriktiva åtgärder i enlighet med artikel 14.3.

d) Samarbetspartnern ska ha rätt att säga upp Avtalet med Partner i efterföljande led i samma utsträckning som ForumCiv har rätt att säga upp detta Avtal.

8.6 Samarbetspartnern ska när Projektet påbörjas, och därefter regelbundet under Projektperioden, göra bedömningar av Partner i efterföljande leds interna styrning och kontroll samt system och processer för att säkerställa att varje Partner i efterföljande led har nödvändig kapacitet och interna rutiner som motsvarar kraven i Avtalet. Samarbetspartnern ska även följa upp att Partner i efterföljande led följer Avtalet under hela Projektperioden. På förfrågan ska Samarbetspartnerns bedömningar delas med ForumCiv och ska, i relation till förväntad risk, bland annat omfatta:

- tillförlitligheten och integriteten hos Partner i efterföljande leds finansiella kontroll, system och processer,

- effektiviteten i Partner i efterföljande leds Projekt,

- befintliga system för att skydda Projektets tillgångar, och

- efterlevnaden av avtalet mellan Samarbetspartnern och Partner i efterföljande led.

8.7 Utbetalning till en Partner i efterföljande led ska alltid göras baserat på medelsbehov och

genom banköverföring via det internationella eller nationella banksystemet om inget annat avtalats skriftligen med ForumCiv. Medlen ska hållas på ett bankkonto i Partner i efterföljande leds namn vilket ska kunna verifieras genom skriftligt bevis och som ska tecknas gemensamt av två behöriga företrädare.

8.8 Samarbetspartnern är fullt ut ansvarig mot ForumCiv för Bidrag och tillgångar som vidareförmedlats till Partner i efterföljande led, inklusive att Samarbetspartnern svarar för återbetalningsskyldighet på grund av Partner i efterföljande leds agerande eller underlåtenhet.

8.9 Avvikelser i förhållande till efterlevnad av avtalade skyldigheter i efterföljande led ska omedelbart rapporteras till ForumCiv.

8.10 Denna artikel 8 är även tillämplig om en Partner i efterföljande led har rätt att överföra bidragsmedel till en Partner i ytterligare efterföljande led.

9. Avvikelser och ändringar i Projektet eller i Samarbetspartnerns organisation

9.1 Väsentliga avvikelser eller ändringar i Projektet ska skriftligen godkännas i förväg av ForumCiv. Vad som utgör väsentliga avvikelser eller ändringar specificeras i Avtalet samt i eventuella instruktioner till Avtalet.

9.2 Samarbetspartnern ska utan dröjsmål underrätta ForumCiv om väsentliga ändringar i eller omständigheter som väsentligt påverkar Samarbetspartnerns organisation och som kan påverka Projektet.

9.3 ForumCiv kan komma att hålla inne utbetalningar av Bidrag till dess att väsentliga avvikelser och ändringar godkänts.

10. Insyn, sekretess och behandling av personuppgifter

10.1 Båda Parter ska ha rätt att publicera dokument och annan information hänförlig till Projektet på sina hemsidor och i annan relevant media, om inget annat anges i Samarbetsavtalet.

10.2 Vid begäran om uppvisande av Avtalet eller annat dokument hänförligt till Avtalet måste

ForumCiv i varje enskilt fall bedöma om sådant dokument får delas i sin helhet eller delvis där konfidentialitet föreligger. Sida har dock rätt att publicera information om verksamhet som Sida finansierar på sin hemsida (Sidas webbsida för sådana syften är för närvarande: (xxx.xxxxxxx.xx) samt i andra relevanta medier.

10.3 Samarbetsparten är medveten om att bl.a. den svenska tryckfrihetsförordningen (1949:105) och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) är tillämpliga för Sidas verksamhet. Vid en begäran om utlämnande av information och handlingar som ForumCiv lämnat till Sida avseende detta Avtal kommer Sida i varje enskilt fall att avgöra om en sådan handling kan lämnas ut i sin helhet eller delvis och bedöma om handlingen innehåller uppgifter som kan omfattas av sekretess.

10.4 Vid genomförande, förvaltning och uppföljning av detta Avtal kan ForumCiv komma att behandla personuppgifter som rör Samarbetspartnern eller Samarbetspartnerns personal, leverantörer, Partner i efterföljande led och andra personer som är delaktiga i Projektet.

10.5 För att uppfylla skyldigheterna i Allmänna dataskyddsförordningen EU 2016/679 (GDPR) tillhandahåller ForumCiv en informationstext om personuppgiftsbehandling till Samarbetspartnern. Genom Avtalet bekräftar Samarbetspartnern att informationstexten är överlämnad och mottagen. Informationstexten utgör inte en del av Avtalet. Samarbetspartnern ska säkerställa att all anställd personal hos Samarbetspartnern, leverantörer, Partner i efterföljande led och andra personer som deltar i Projektet, och vars personuppgifter kommer att överföras till ForumCiv, informeras och blir delgivna informationstexten.

10.6 Samarbetspartnern ska bistå ForumCiv vid förfrågningar från Samarbetspartnerns personal, leverantörer, Partner i efterföljande led och andra personer som deltar i Projektet enligt artiklarna 15–22 i GDPR.

11. Korruption och andra oegentligheter

11.1 Samarbetspartnern ska aktivt arbeta för att förebygga korruption och andra oegentligheter inom och i samband med Projektet. Skyldigheten gäller all personal, konsulter och annan kontrakterad arbetskraft samt för Partner i efterföljande led och andra mottagare av Bidraget.

11.2 Med korruption och andra oegentligheter avses all slags:

a) korruption, inklusive mutor, nepotism, olagliga gåvor och andra former av missbruk av förtroende, makt och position för att få otillbörliga fördelar,

b) förskingring av pengar, inventarier eller andra slag av tillgångar,

c) bedrägliga påståenden av finansiell eller icke finansiell natur, och

d) all annan slags användning av medel för Projektet som inte sker i enlighet med Projektbeskrivningen och Budgeten.

11.3 Samarbetspartnern ska:

a) Ta hänsyn till risken för korruption eller andra oegentligheter vid planering och genomförande av Projektet och identifiera centrala risker samt riskreducerande åtgärder. Om en väsentlig risk för korruption eller andra oegentligheter identifieras ska riskreducerande åtgärder vidtas för att minska den identifierade risken;

b) Organisera sin verksamhet och system för intern kontroll på ett sådant sätt att korruption och andra oegentligheter förebyggs, upptäcks och hanteras;

c) Göra sitt yttersta för att förebygga och förhindra korruption och andra oegentligheter inom, och i relation till, Projektet;

x) Xxxxx att all inblandad personal, inklusive konsulter, leverantörer och annan kontrakterad arbetskraft som finansieras genom Projektet, tar avstånd från korruption och andra oegentligheter.

11.4 Samarbetspartnern ska genast informera ForumCiv om det framkommer indikationer på korruption och andra oegentligheter i, eller relaterat till, Projektet eller hos Samarbetspartnern.

11.5 Samarbetspartnern är skyldig att på egen bekostnad utreda förekomst av korruption eller andra oegentligheter i Projektet och ska vidta åtgärder, inklusive rättsliga åtgärder, mot personer om det finns anledning att misstänka dem för korruption eller andra oegentligheter. Samarbetspartnern ska därefter löpande rådgöra med ForumCiv om hur ärendet ska hanteras. När ärendet har avslutats ska Samarbetspartnern lämna in en slutrapport till ForumCiv avseende den misstänkta korruptionen eller de andra oegentligheterna.

11.6 Vid misstanke om korruption eller andra oegentligheter kan ForumCiv begära en granskning av Projektet, Samarbetspartnern, Partner i efterföljande led eller andra parter som tagit del av Bidraget. Revisor, uppdragsbeskrivning och kostnadsuppskattning och möjlig omfördelning av Budget som är nödvändig för att genomföra en sådan utredning ska skriftligen godkännas av ForumCiv. Resultaten av utredningen ska skickas till ForumCiv så fort de är tillgängliga.

11.7 Samarbetspartner, Partner i efterföljande led eller andra parter som tagit del av Bidraget kan kontakta ForumCiv direkt vid misstanke om korruption eller andra oegentligheter. ForumCivs visselblåsartjänst kan också användas för att rapportera misstanke om korruption eller andra oegentligheter.

12. Sexuella utnyttjanden, övergrepp och sexuella trakasserier

12.1 Samarbetspartnern ska arbeta aktivt för att motverka och hantera fall av sexuella

utnyttjanden, övergrepp och sexuella trakasserier (SEAH) enligt definitionen nedan. Skyldigheten gäller all personal, konsulter och annan kontrakterad arbetskraft, Partner i efterföljande led och alla tredje parter som är involverade i aktiviteter som finansieras av ForumCiv.

12.2 Följande definitioner gäller:

a) Sexuellt utnyttjande: Sexuellt utnyttjande eller försök att sexuellt utnyttja en annan person i en utsatt ställning, svagare maktposition eller förtroendeställning i syfte att gynnas ekonomiskt, socialt eller politiskt, m.m.

b) Sexuella övergrepp: Sexuell handling eller hot därom genom våld eller tvång, eller under ojämlika maktpositioner.

c) Sexuella trakasserier: Alla former av verbala, icke-verbala eller fysiska uppträdanden av sexuell natur som kränker eller som syftar till att kränka en annan persons värdighet.

12.3 När Samarbetspartnern får kännedom om misstankar eller anmälningar som rör SEAH, ska Samarbetspartnern utgå från den utsatta personens perspektiv och snabbt vidta åtgärder för att beteendet ska upphöra, utreda händelsen/erna samt rapportera till relevanta brottsbeivrande myndigheter med beaktande av den utsatta personens rättigheter, behov och önskemål.

12.4 Samarbetspartnern ska skyndsamt rapportera anklagelser om SEAH till ForumCiv som är tillräckligt substantiella för att leda till en utredning relaterat till Avtalet samt anklagelser om SEAH som inte direkt är kopplade till Xxxxxxx men som har betydande konsekvenser för partnerskapet med ForumCiv. Rapportering ska ske på ett sätt som inte riskerar säkerheten och rätten till ett korrekt förfarande för de berörda personerna.

13. Intressekonflikter

13.1 Samarbetspartnern ska vidta nödvändiga försiktighetsåtgärder för att undvika alla slags intressekonflikter relaterade till Projektet. Samarbetspartnern ska säkerställa att dess personal, inklusive dess ledning, som är delaktiga i Projektet inte försätts i en situation som kan ge upphov till en intressekonflikt.

13.2 Med intressekonflikt avses varje situation där någon agerar på Samarbetspartnerns vägnar och dennes opartiska och objektiva agerande åsidosätts, eller riskerar att åsidosättas som en följd av släktskap, privatliv, politisk eller nationell samhörighet, ekonomiska intressen eller någon annan anknytning eller intressegemenskap med någon annan person.

13.3 Om det uppstår en intressekonflikt ska Samarbetspartnern genast skriftligen meddela ForumCiv om detta och vidta alla nödvändiga åtgärder för att lösa konflikten, t.ex. genom att ersätta personen i fråga eller genom att införskaffa oberoende verifikation av de omständigheter som föranledde det ifrågasatta beslutet eller transaktionen.

13.4 ForumCiv förbehåller sig rätten att verifiera att de åtgärder som vidtagits är lämpliga och kan, om nödvändigt, komma att kräva att ytterligare åtgärder vidtas.

14. Tillämpning av restriktiva åtgärder

14.1 Samarbetspartnern ska säkerställa att Bidraget inte görs tillgängligt, eller ges till förmån för, tredje parter som finns upptagna på EU:s samlade lista över personer, grupper och enheter som är föremål för finansiella sanktioner (EU:s sanktionslista), som tillhandhålls på xxx.xxxxxxxxxxxx.xx. Samarbetspartnern ska vidta alla lämpliga försiktighetsåtgärder och nödvändiga förfaranden för att förhindra att någon del av Bidraget används på sådant sätt som anges ovan.

14.2 Samarbetspartnern ska granska de Partner i efterföljande led och leverantörer som finansieras av Bidraget för att säkerställa att dessa inte finns upptagna på EU:s sanktionslista.

14.3 Samarbetspartnern ska säkerställa att Avtalen med dess Partner i efterföljande led och leverantörer ålägger den som mottar Bidraget att granska sina Partner i efterföljande led och leverantörer och använda alla skäliga medel för att säkerställa att inget bidragsmedel som tillhandahålls enligt dessa Avtal görs tillgängliga, eller ges till förmån för, personer, grupper och enheter som finns upptagna på EU:s sanktionslista.

14.4 Om Samarbetspartnern under Avtalets giltighetstid upptäcker att bidragsmedel har gjorts tillgängligt för, eller getts till förmån för, personer, grupper eller enheter som finns upptagna på EU:s sanktionslista ska Samarbetspartnern genast informera ForumCiv om detta. Samarbetspartnern ska ge ForumCiv en fullständig redogörelse för alla kända omständigheter i ärendet och ska därefter kontinuerligt samråda med ForumCiv om vidare hantering av ärendet för att gemensamt fastställa korrigerande åtgärder i enlighet med respektive tillämplig rättsordning.

15. Avtalsbrott

15.1 Om Samarbetspartnern inte uppfyller sina åtaganden enligt Xxxxxxx och/eller om det finns misstanke om korruption eller andra oegentligheter, eller att åtagandena avseende restriktiva åtgärder (se artikel 14 ovan) inte efterlevts, kan ForumCiv komma att hålla inne utbetalning av hela eller delar av Bidraget och/eller kräva återbetalning av hela eller delar av Bidraget. Samarbetspartnern blir återbetalningsskyldig till ForumCiv i det fall ForumCiv på grund av samarbetspartnerns agerande eller underlåtenhet blir återbetalningsskyldig till Sida. ForumCiv har också rätt att med omedelbar verkan säga upp Avtalet, utan att utge kompensation av något slag, om Samarbetspartnern inte uppfyller någon av de skyldigheter som åligger denne efter att ha meddelats skriftlig uppmaning om att efterkomma skyldigheten, men ändå inte uppfyller skyldigheten, eller inom 14 dagar från det att den skriftliga uppmaningen skickats inte har inkommit med en godtagbar förklaring.

15.2 Vid ett väsentligt brott mot Avtalet kan ForumCiv, utöver att hålla inne utbetalning och/eller kräva återbetalning av hela eller delar av Bidraget i enlighet med artikel 15.1

ovan, komma att säga upp Avtalet med omedelbar verkan utan att utge någon kompensation av något slag.

15.3 Väsentliga brott mot Avtalet kan omfatta, men inte vara begränsade till, följande situationer:

a) att Bidraget helt eller delvis inte har använts i enlighet med Avtalet och/eller godkända Projektbeskrivningar och Budgetar,

b) att Samarbetspartnern har lämnat falska eller ofullständiga uppgifter för att erhålla Bidraget,

c) att användningen av Bidraget inte har redovisats på ett tillfredsställande sätt,

d) att Samarbetspartnern inte har inkommit med avtalade rapporter, eller att denne medvetet gett in rapporter som inte speglar verkliga förhållanden,

e) korruption och andra oegentligheter, tjänstefel, penningtvätt, att åtagandena avseende restriktiva åtgärder (se artikel 14 ovan) inte efterlevts eller att olagliga aktiviteter av något slag relaterade till Projektet har ägt rum hos Samarbetsparten eller någon av dess Partners i efterföljande led utan att Samarbetspartnern har vidtagit relevanta åtgärder,

f) att Samarbetspartnern inte har informerat ForumCiv om indikationer på korruption och andra oegentligheter eller om att åtagandena avseende restriktiva åtgärder inte efterlevts i enlighet med artiklarna 11 och 14 i dessa Allmänna villkor,

g) att Samarbetspartnern inte följt bestämmelserna i artikel 13 i dessa Allmänna villkor (Intressekonflikter),

h) att Samarbetspartnern inte fullföljt sina skyldigheter avseende inbetalning av sociala avgifter och skatter i enlighet med tillämplig lagstiftning i det land där denne är etablerad,

i) att Samarbetspartnern har ändrat sin juridiska form utan att i förväg meddela ForumCiv,

j) att Samarbetspartnern gått i konkurs, är under avveckling eller att dess tillgångar förvaltas av domstol, eller att denne är föremål för något liknande eller motsvarande förfarande enligt nationell lagstiftning,

k) att Samarbetspartnerns underlåtenhet att vidta förebyggande åtgärder mot sexuellt utnyttjande, övergrepp eller sexuella trakasserier, att utreda sådana anklagelser eller vidta korrigerande åtgärder när sexuellt utnyttjande, övergrepp eller sexuella trakasserier har inträffat, eller

l) att Samarbetspartnern är involverad eller agerar på ett sätt som kränker individens grundläggande frihet och rättigheter, diskriminerar eller bryter mot principen om lika värde för alla människor.

15.4 Om en handling omfattas av både definitionen för korruption enligt artikel 11.2 och sexuellt utnyttjande, sexuella övergrepp och sexuella trakasserier (SEAH) enligt artikel

12.2 i dessa Allmänna villkor, kommer handlingen att betraktas som ett fall av XXXX.

15.5 Samarbetspartnern ska genast informera ForumCiv om omständigheter som tyder på, eller kan komma att leda till, ett avtalsbrott och ska tillhandahålla all nödvändig information och dokumentation för att ForumCiv ska kunna avgöra om ett avtalsbrott ägt rum.

15.6 ForumCiv kan också komma att hålla inne utbetalningar eller säga upp Avtalet med omedelbar verkan om Samarbetspartnern begått ett väsentligt brott mot något annat Avtal mellan ForumCiv och Samarbetspartnern.

15.7 ForumCiv har vid krav om återbetalning rätt att inkludera ränta och annan vinst som uppkommit till följd av att Samarbetspartnern inte uppfyllt sina skyldigheter enligt Xxxxxxx och/eller om det föreligger misstanke om korruption eller andra oegentligheter eller om att åtagandena avseende restriktiva åtgärder (se artikel 14 ovan) inte efterlevts.

15.8 Om avtalet med Sida, eller annan betydande givare, som finansierar bidraget till ForumCiv, upphör, har ForumCiv rätt att, oavsett vad som annars anges i Samarbetsavtalet, säga upp detta Samarbetsavtal. I sådant fall upphör Samarbetsavtalet vid samma tidpunkt som avtalet upphör med Sida eller med annan sådan givare. Samarbetspartnern ska i sådant fall hålla ForumCiv skadeslös, se 18.1.

15.9 Samarbetspartnerns alla skyldigheter enligt detta Samarbetsavtal ska, oavsett om Samarbetsavtalet upphört eller utlöpt, överleva upphörandet av avtalet därav och fortsätta tills Samarbetspartnern fullgjort sin rapportering, revision och återbetalningsplikt enligt Samarbetsavtalet.

16. Uppsägning av Avtalet

16.1 Båda Parter har rätt att skriftligen säga upp Avtalet.

16.2 Projektperioden ska avslutas högst två (2) månader efter datum för uppsägning. Under dessa två månader ska Samarbetspartnern vidta åtgärder för att minimera kostnader och utgifter och får endast använda Bidraget för att täcka åtaganden som var ingångna innan Avtalet sas upp

16.3 Om avtalet sagts upp så ska Samarbetspartnern använda dessa två månader för att omgående avbryta eller avveckla Projektet på ett strukturerat och finansiellt ansvarsfullt sätt. Samarbetspartnern ska föreslå en plan och en Budget för dessa aktiviteter. Planen ska godkännas av ForumCiv. Medel som förblir oanvända efter Projektperiodens slut samt upplupen ränta, valutakursvinster och annan vinst ska återbetalas till ForumCiv.

16.4 Samarbetspartnern ska lämna in en slutrapport till ForumCiv inom två (2) månader enligt Avtalet efter Projektperiodens slut. Slutrapporten ska upprättas i enlighet med artikel 1 i dessa Allmänna villkor. Samarbetspartnern ska också lämna in en finansiell rapport, årsredovisning (om tillämpligt) och en revisionsrapport som omfattar hela perioden från den senaste finansiella rapporten fram till Projektperiodens slut, om inte annat anges i ForumCivs skriftliga uppsägning.

17. Återbetalning av överskott från ränta, valutakursförändringar och oanvända medel

17.1 Vid Projektperiodens slut ska oanvända medel återbetalas till ForumCiv så snart som möjligt men senast inom 14 kalenderdagar efter att ForumCiv ställt återbetalningskravet till Samarbetspartnern. Återbetalningen ska innefatta överskott från ränta, valutakursförändringar och annat överskott upplupna på Bidraget, om inte annat överenskommits. Återbetalning behöver inte ske om det totala outnyttjade beloppet understiger 500 SEK.

17.2 Samarbetspartnern är ansvarig för att säkerställa att eventuella vidareförmedlade medel till Partner i efterföljande led som är oanvända vid Projektperiodens slut tas upp som överskott i Samarbetspartnerns rapportering till ForumCiv och att dessa ingår i den behållning som ska återbetalas till ForumCiv.

17.3 Återbetalning ska göras till ForumCivs bankkonto för återbetalning, vilket tillhandahålls vid behov.

17.4 Transaktionen ska markeras: “Oanvända medel”. Samarbetspartnerns namn och Projektnummer ska även framgå tydligt.

18. Ansvar

18.1 ForumCiv ska inte hållas ansvarig för någon slags skada eller inkomstförlust som Samarbetspartnern, dess personal eller egendom har ådragit sig, direkt eller indirekt, till följd av Projektet. ForumCiv kommer inte att acceptera någon ersättningsskyldighet eller kostnadsökning med anledning av sådana skador eller inkomstförluster. ForumCiv ska inte heller hållas ansvarig för någon slags skada eller inkomstförlust som Samarbetsparten, dess personal eller egendom har ådragit sig, direkt eller indirekt, till följd av oriktig eller sen betalning av Bidragsmedel.

18.2 Samarbetspartnern är ensamt ansvarig gentemot tredje part, inklusive för alla slags skador eller inkomstförluster som de kan ha åsamkats, direkt eller indirekt, till följd av Projektet. Samarbetspartnern ska hålla ForumCiv skadelös mot sådana krav eller åtgärder som framställs av Samarbetspartnerns anställda eller tredje part i relation till Projektet.

19. Synlighet, erkännande och publicering

19.1 Vid hänvisning till aktiviteter och produkter som helt eller delvis finansierats i enlighet

med detta Avtal ska Samarbetspartnern alltid informera om att aktiviteterna eller produkterna finansierats genom medel från Sida via ForumCiv, men att varken ForumCiv eller Sida har deltagit i framtagandet av aktiviteterna/produkterna eller stödjer eventuella åsikter som presenteras. Exempel på hur detta kan formuleras:

19.2 “- Denna rapport har producerats med finansiellt stöd från Sida genom ForumCiv. Varken Sida eller ForumCiv har deltagit i produktionen av denna rapport och ansvarar inte för rapportens innehåll eller åsikterna som uttrycks däri.”

19.3 ForumCivs eller Sidas logotyper får inte användas i någon aktivitet eller produkt som är helt eller delvis finansierad genom Avtalet. Undantag kan göras om ForumCiv och/eller Sida är aktiva medavsändare, utgivare, producenter eller arrangörer. Detta ska i sådana fall stämmas av med ForumCiv och/eller Sida på förhand. ForumCiv förbehåller sig rätten att vid behov kopiera och distribuera material som helt eller delvis finansierats i enlighet med Avtalet.

19.4 Oaktat det ovan angivna är varken Samarbetspartnern eller en Partner i efterföljande led skyldig att publicera att Projektet och dess aktiviteter och produkter finansieras genom Sida via ForumCiv om det skulle kunna hota genomförandet av Projektet eller påverkar säkerheten för personal, konsulter eller leverantörer som finansieras av Projektet.

20. Ändringar i Avtalet

20.1 Parterna kan komma överens om ändringar i Avtalet, inklusive dess bilagor. Alla sådana ändringar ska ske skriftligen för att vara giltiga.

20.2 ForumCiv har rätt att göra ändringar i Avtalet, inklusive bilagor, under Projektperioden, förutsatt att ForumCiv bedömer att ändringen ifråga är nödvändig för efterlevnad av Avtalet mellan ForumCiv och Sida, Sidas riktlinjer och villkor, ny eller ändrad lagstiftning eller andra liknande omständigheter. Sådana ändringar måste meddelas till Samarbetspartnern och kan träda ikraft tidigast två (2) månader efter att ett sådant meddelande givits.

20.3 Om Samarbetspartnern inte rimligen kan acceptera de meddelade ändringarna så har Samarbetspartnern rätt att begära att Xxxxxxx ska upphöra den dag ändringarna skulle träda ikraft. Sådan uppsägning ska göras skriftligen senast (1) månad i förväg och då avslutas och slutrapporteras i enlighet med Artikel 16 i dessa Allmänna villkor. Om ingen sådan uppsägning görs, ska Samarbetspartnern vara bunden av de ändrade Avtalsvillkoren.

21. Tillfälligt upphävande och force majeure

21.1 En part får tillfälligt avbryta genomförande av hela eller delar av Projektet om omständigheterna (i huvudsak force majeure) gör det för svårt eller farligt för att fortsätta.

Force majeure innebär en oförutsebar extraordinär situation eller händelse bortom parternas kontroll som förhindrar någon av dem från att fullgöra någon av sina avtalsmässiga förpliktelser. Den beror inte på felaktigt eller oaktsamt agerande av dem (eller av deras underentreprenörer, representanter eller anställda). Ett beslut av den svenska regeringen att upphäva samarbetet med landet där Projektet sker anses vara ett fall av force majeure när det innebär upphävande av finansiering av Bidraget. Den upphävande parten måste informera den andra parten utan dröjsmål och ange anledning, trolig längd och förutsebara effekter av upphävandet och ge alla nödvändiga detaljer. Båda parter är dock skyldiga att genomföra sina avtalsmässiga förpliktelser även om händelser har gjort genomförandet mer betungande än rimligen kunde ha förutsetts vid tidpunkten då Samarbetsavtalet slöts. Trots ovanstående, när en part bevisar att a) det fortsatta genomförandet av dess avtalsmässiga förpliktelser har blivit alltför betungande på grund av en händelse bortom dess rimliga kontroll, vilken den inte rimligen kunnat förvänta sig eller räkna med vid tidpunkten då Samarbetsavtalet slöts, och b) att den inte rimligen kunde ha undvikit eller övervunnit händelsen eller dess konsekvenser; är parterna skyldiga att, inom en rimlig tid från att denna bestämmelse åberopats, förhandla fram alternativa avtalsvillkor som rimligen innefattar händelsens konsekvenser. Skulle parterna inte komma överens om alternativa avtalsvillkor efter sådan förhandling ska parten som åberopat denna bestämmelse ha rätt att säga upp avtalet.

22. Överlåtelse

22.1 Avtalet och/eller Bidraget får inte överlåtas till tredje part utan ForumCivs skriftliga medgivande.

23. Avtalet i sin helhet

23.1 Avtalet inklusive bilagor innehåller alla villkor som parterna kommit överens om angående det ifrågavarande Projektet. Det ersätter alla tidigare diskussioner, överenskommelser och avtal.

24. Preskription och reklamation

24.1 För anspråk enligt avtalet, exempelvis anspråk på återbetalning av medel, gäller den svenska preskriptionslagens bestämmelser. Reklamation avseende fel eller brist skall framställas inom skälig tid. Reklamation från ForumCivs sida skall alltid anses framställd i skälig tid om den görs inom ett år efter att slutredovisning avgivits av samarbetsparten.