Contract
Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar, diarieföring, avtal m.m. samt personal- och ekonomiadministration | ||||||||||
Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar, diarieföring, avtal m.m. | ||||||||||
Diarier samt diarieplan | Möjlig | - | - | - | Server | Bevaras | Årsvis | Papper | Tas ut årsvis på arkivpapper vid arkivering. | |
Diarieförda handlingar | Möjlig | W3D3 | Papper | Tjänstemans rum | Server | Bevaras | 2 år | Papper | ||
Protokoll från råd/konstellationer där nämnden har sekreteraransvar ex pensionärsrådet | Xxxxxx | - | Xxxxxx | Tjänstemans rum | Word | Server | Bevaras | Årsvis | Papper | Justerat protokoll på arkivbeständigt papper arkiveras. |
Inkomna handlingar och korrenspondens av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär, för kännedom eller övrig allmän information | - | - | Papper | Tjänstemans rum | - | Server | Gallras vid inak- tualitet | - | - | Diarieförs om de innehåller sekretessbelagd information. Ex cirkulär från SKL (om det ej framgår att beslut ska fattas av kommunen), Socialstyrelsens meddelande- blad, kurs- inbjudningar m.m. |
Kopior av handlingar som i original förvaras på annat håll inom kommunen och som | Möjlig | - | Papper | Tjänstemans rum | - | Server | Gallras vid inak- tualitet | - | - | Ex protokollskopior och inkomna remissunderlag. |
saknar betydelse för den egna verksamheten | Diarieförs om de innehåller sekretessbelagd information. | |||||||||
Budgetförslag eller motsvarande för nämnden | - | W3D3 | Papper | Tjänstemans rum | Server | Bevaras | 2 år | Papper | ||
Verksamhetsberättelser och verksamhetsupp- följningar för samtliga verksamheter | - | W3D3 | Papper | Tjänstemans rum | Server | Bevaras | 2 år | Papper | ||
Kvalitetsdokument, process- och organisationsbeskrivni ngar | - | W3D3 | Papper | Tjänstemans rum | Server | Bevaras | 2 år | Papper | ||
Förteckning över beslutsattestanter | - | W3D3 | Papper | Tjänstemans rum | Server | Bevaras | 2 år | Papper | Beslutas i nämnd. | |
Arbetsordningar och reglementen | - | W3D3 | Papper | Tjänstemans rum | Server | Bevaras | 2 år | Papper | ||
Delegationsordning | - | W3D3 | Papper | Tjänstemans rum | Server | Bevaras | 2 år | Papper | ||
Instruktioner och handböcker som inte ingår i referensbiblioteket | - | - | - | - | - | - | Gallras vid inak- tualitet | - | - | Socialtjänstlagen och Kommunallagen ingår i referens- biblioteket |
Protokoll, slutrapporter och handlingar från utredningar och projekt som görs inom eller på uppdrag av | Möjlig | W3D3 | Papper | Tjänstemans rum | Server | Bevaras | 2 år | Papper |
den egna verksamheten | ||||||||||
Statsbidrags- ansökningar | - | W3D3 | Papper | Tjänstemans rum | Server | Bevaras | 2 år | Papper | ||
Underlag till statsbidrags- ansökningar | - | W3D3 | Papper | Tjänstemans rum | Server | Bevaras | 2 år | Papper | ||
Sammanställningar av enkäter gjorda på nämndens/ förvaltningens initiativ | - | W3D3 | Papper | Tjänstemans rum | Server | Bevaras | - | Papper | ||
Inkomna enkätsvar | - | - | Papper | Tjänstemans rum | - | Server | Gallras 2 år | - | - | Gallras först efter att samman- ställning gjorts. |
Svar på externa enkäter | - | W3D3 | Papper | Tjänstemans rum | Server | Diarie- förda enkätsvar bevaras, enkätsvar som inte diarieförts kan gallras efter 2 år | Diarieförda enkätsvar 2 år | Papper | ||
Statistik som innehåller unik information från den egna verksamheten | - | W3D3 | Papper | Tjänstemans rum | Server | Bevaras | 2 år | Papper | Statiskt kan med fördel hanteras i W3D3 eftersom den då blir mer tillgänglig. | |
Statistik som lämnats till statlig myndighet | - | I W3D3 om begäran om | Papper | Tjänstemans rum | - | Server | Diarie- förda | Diarieförda handlingar 2 år | - | Ex statistik som skickas till SCB |
statistik diarieförts. | hand- lingar bevaras, övriga gallras efter 2 år | |||||||||
Pressklipp som har direkt anknytning till verksamheten | - | - | Papper | Tjänstemans rum | - | Server | Bevaras | Vid behov | Papper | |
Inkomna synpunkter och klagomål som inte har diarieförts | - | - | Papper | Tjänstemans rum | - | Server | Gallras efter 2 år under förutsätt- ning att samman- ställning gjorts. | - | - | Synpunkter och klagomål vilka har diarieförts hanteras med diarieförda handlingar och bevaras. Finns sekretessbelagda uppgifter i handlingarna måste de diarieföras. |
Avtal och kontrakt | Möjlig | W3D3 | Papper | Tjänstemans rum | Server | Bevaras | Efter 2 år | Papper | Avtalsärendet i W3D3 ska stå öppet så länge avtalet/ kontraktet gäller. | |
Upphandlings- dokumentation | Möjlig | W3D3 | Papper | Tjänstemans rum | Server | Bevaras/ gallras | Efter 2 år | Papper | Se separat dokument- hanteringsplan på intranätet. | |
Ett arkivexemplar av | - | - | Papper | Tjänstemans | - | Server | Bevaras | Snarast | Papper | Ett |
varje informationsskrift, broschyr eller liknande som framställts inom den egna verksamheten | rum | arkivexemplar läggs i arkivet vid framställningen. | ||||||||
Nämndens information på hemsidor | - | - | - | - | - | Server | Bevaras årsvis | - | Digital | Hemsidan xxxxxx.xx arkiveras minst en gång/år |
Dokumentation av kurser, utbildningar och seminarier hållna i egen regi | - | - | Papper | Tjänstemans rum | - | Server | Bevaras | Årsvis | Papper | Kan med fördel lämnas till arkivet årsvis. |
Inventarie- förteckningar | - | - | Papper | Tjänstemans rum | - | Server | Bevaras | Årsvis | Papper | |
Arkivbeskrivningar | - | - | - | - | Word | Server | Bevaras | - | Digital | Publiceras på intranätet |
Arkivförteckningar | - | - | Papper | Arkivet | - | Klara | Bevaras | Löpande | Papper | Arkivförteck- ningen fylls på löpande. |
Beskrivningar över ADB-register | - | - | Papper | Tjänstemans rum | - | Server | Bevaras | Årsvis | Papper | Beskrivningar bör uppdateras med jämna mellanrum, ex årsvis |
Förteckning över behandlingar av personuppgifter | - | - | Papper | Tjänstemans rum | - | Server | Bevaras | Vid ny förteckning | Papper | Kommunens personuppgifts- ansvarig ska delges. Förteckningen ska upprättas |
enligt PuL § 39. | ||||||||||
Systemdokumentation inkl löpande förändringar (om den behövs för att tillgängliggöra/förstå bevarandeinformation) | - | - | Papper | Tjänstemans rum | - | Server | Bevaras | Vid införskaffande av nytt system, eller vid större förändringar i befintligt system. | Papper | Lämnas till arkivet |
Urkunder rörande donationsfonder | Xxxxxx | - | Xxxxxx | Tjänstemans rum | - | - | Xxxxxxx | Xxxxxxx | Xxxxxx | Socialnämnden hanterar fond gällande särskilda boenden, social fond och Xxxxxxx Xxxxxxx fond |
Ansökningar, samt bilagor, om medel ur fonder | Möjlig | - | Papper | Tjänstemans rum | - | Server | Gallras 5 år | - | - | Får gallras under förutsättning att samman- ställning gjorts. |
Sammanställningar över ansökningar ur donationsfonder | Möjlig | W3D3 | Papper | Tjänstemans rum | Server | Bevaras | Efter 2 år | Papper | ||
Nyckelkvittenser | - | - | Papper | Receptionen | - | - | Gallras vid inak- tualitet | - | - | Uppdateras löpande |
Körjournaler | - | - | Papper | I respektive fordon | - | - | Gallras 6 år | - | - | |
Bensinkvitton och fakturor | - | - | Papper | Receptionen | - | - | Gallras 10 år | - | - | |
Beställningar, t.ex. kontorsmaterial | - | - | Papper | Tjänstemans rum | - | - | Vid inak- tualitet | - | - |
Följesedlar | - | - | Papper | Tjänstemans rum | - | - | Gallras efter avstäm- ning | - | - | Får gallras efter avstämning mot faktura om fakturan är specificerad och inte en samlingsfaktura. |
Larmrapporter, Securitas | - | - | Papper | Receptionen | - | - | Gallras 2 år | - | - | |
Personaladministration | ||||||||||
Handlingar under anställnings- förfarandet: - Annons - Lista över sökande - Ansökan från den person som fick jobbet | - | W3D3 | Papper | Tjänstemans rum | Server | Bevaras | Efter 2 år | Papper | ||
Anställningsbeslut, kopia på förvaltningen | - | - | Papper | Tjänstemans rum | - | - | Gallras vid inak- tualitet | - | - | Original till den anställde, kopia till HR- avdelningen |
Sekretessavtal, original | - | - | Papper | Personakt | - | - | Bevaras | När personakten arkivläggs | Xxxxxx | Original sänds till HR- avdelningen och bevaras i personakten |
Sekretessavtal, kopia på förvaltningen | - | - | Papper | Tjänstemans rum | - | - | Gallras vid inak- tualitet | - | - | Original till HR- avdelningen. |
Ansökan om konto för inloggning | - | - | Papper | Tjänstemans rum | W3D3 | Bevaras | Efter 2 år | Papper | Original sänds till registrator på kommun- styrelsen, ev kopior kan gallras. | |
Registerutdrag/ kontroll ur belastningsregistret | - | - | Papper | Personakt | - | - | Bevaras | När personakten arkivläggs | Papper | |
Läkarintyg | Möjlig | - | Papper | Tjänstemans rum | - | - | Gallras 2 år | - | - | HR-avdelningen meddelas |
Tjänstgöringsrapport/ anställningsbevis för timpersonal | - | - | Papper | Tjänstemans rum | - | - | Gallras 3 år | - | - | Original till HR- avdelningen. Kopia till arbetstagare och personal- redogörare |
Uppgift om tillfälligt lönetillägg | - | Självservice | Papper | Tjänstemans rum | - | Självservice | Pappers- handling gallras efter 2 år, digital informa- tion bevaras. | - | Digital | HR-avdelningen meddelas |
Uppsägning på arbetstagarens begäran | - | W3D3 | Papper | Tjänstemans rum | Server | Bevaras | Efter 2 år | Papper | Originalet diarieförs på förvaltningen. |
Kopia till arbetstagaren, anställdes chef, HR- avdelningen. | ||||||||||
Semesterlistor | - | - | Papper | Tjänstemans rum | - | Server | Gallras 2 år | - | - | |
Fullmakt för postöppning | - | - | Papper | Tjänstemans rum | - | - | Gallras vid anställ- ningens slut | - | - | Tidigare fullmakter gallras om ny skrivs. Förvaras hos nämnd- sekreteraren. |
Avtackning av arbetstagare - Inbjudan till avtackning - Matriklar från lönesystemet - Ev mottagnings- bevis | - | - | Papper | Tjänstemans rum | - | - | Gallras vid inak- tualitet | - | - | Kontroll om alla avtackningar utförts bör göras innan gallring. |
Ekonomiadministration | ||||||||||
Dagjournaler, hemtjänst i ordinärt boende samt särskilt boende. | Möjlig | ProCapita | Papper | Tjänstemans rum | - | Server | Gallras 2 år | - | - | Inkommer i pappersform, attesterad av områdeschef. Utgör debiterings- |
underlag. | ||||||||||
Debiteringsfil till Future | Möjlig | Future | - | - | - | Server | Gallras 10 år | - | - | |
Fakturakvittens från Future | Möjlig | - | Papper | Tjänstemans rum | - | Server | Gallras vid inak- tualitet | - | - | Finn även på ekonomi- avdelningen. |
Inkomstförfrågan | Möjlig | ProCapita | Papper | Tjänstemans rum | - | Server | Gallras 1 år | - | - | Inkommer som papperhandling, utgör underlag för avgiftsbeslut. |
Avgiftsbeslut | Möjlig | ProCapita | - | - | - | Server | Bevaras/ gallras 5 år | Vid avställning av akt | Digital | Individurval bevaras. |
Verifikationer, vårdfakturor | Möjlig | ProCapita | Papper | Tjänstemans rum | - | Server | Gallras 10 år, se anmärk- ning | Vid behov | Papper | Sekretess- fakturor hanteras separat. Finns fakturor tillhörande EU- projekt får dessa inte gallras förrän efter 14 år. |
Bokföringsordrar | - | ProCapita | Papper | Pärm i närarkiv | - | Server | Gallras 10 år | - | - | Flytas till ekonomi- avdelningen efter 1 år. |
Attestlistor | - | ProCapita | Papper | Pärm i närarkiv | - | Server | Gallras 10 år | - | - | |
Utbetalningar | Möjlig | ProCapita | Papper | Pärm i | - | Server | Gallras 10 | - | - |
närarkiv | år | |||||||||
Inbetalningar | - | ProCapita | Papper | Pärm i närarkiv | - | Server | Gallras 10 år | - | - | |
Avstämningslistor, nämndens bankkonto | Möjlig | Papper | Tjänstemans rum | - | - | Gallras 10 år | - | - | Sekretess kan förekomma på kontoutdrag. Avstämnings- listorna går in i balansräkningen . |