Allmänna villkor för användning av statsunderstöd som beviljats av utrikesministeriet och kompletterande tilläggsvillkor för projektstöd samt etiska regler

Allmänna villkor för användning av statsunderstöd som beviljats av utrikesministeriet och kompletterande tilläggsvillkor för projektstöd samt etiska regler

Allmänna villkor för statsunderstödet

Statsunderstödets belopp

Statsunderstödet får inte täcka det fulla beloppet av de totalkostnader som orsakas av den verksamhet eller det projekt som utgör föremål för statsunderstödet, om inte något annat följer av skäl som är motiverade och nödvändiga för att målen med beviljandet av statsunderstödet ska nås.

Egeninsatsen varierar beroende på stödform och anges i meddelandet om ansökningsomgången och i statsunderstödsbeslutet (med bilagor).

Statsunderstödet får inte tillsammans med andra offentliga understöd överstiga det maximala beloppet av statsunderstöd eller annat offentligt understöd som föreskrivs i Europeiska unionens eller Finlands lagstiftning.

Beviljande av statsunderstöd

Statsunderstöd beviljas inom ramen för de anslag som riksdagen godkänner. Statsunderstöd beviljas för att användas enligt ändamålet i statsunderstödsbeslutet av stödtagaren för dennes egen verksamhet eller eget projekt, eller för att understöda en verksamhet eller ett projekt som genomförs av någon annan än stödtagaren och som fyller ändamålet enligt statsunderstödsbeslutet.

Om statsunderstöd beviljas för att användas för att understöda en verksamhet eller ett projekt som genomförs av någon annan än stödtagaren och som fyller ändamålet enligt statsunderstödsbeslutet, ska stödtagaren ingå ett avtal om statsunderstödets användning enligt statsunderstödsbeslutet, övervakningen av dess användning och villkoren för dessa med den som bedriver verksamheten eller projektet.

Utbetalning av statsunderstöd och användningstid

Villkoren för utbetalning av och användningstiden för statsunderstödet fastställs i statsunderstödsbeslutet.

Statsunderstödet betalas till statsunderstödstagaren i en eller flera poster enligt när kostnaderna infaller. Utrikesministeriet kan bestämma att statsunderstödet betalas på grundval av de faktiska kostnaderna efter det att en godtagbar utredning om understödets användning har inlämnats till utrikesministeriet.

Förskott kan betalas på statsunderstödet, om det är motiverat med tanke på användningen av statsunderstödet samt ändamålsenligt med hänsyn till övervakningen av användningen.

Statsunderstödstagaren ska lämna utrikesministeriet riktiga och tillräckliga uppgifter för utbetalningen av statsunderstödet.

Ministeriet betalar ut understödet utifrån ansökningar om utbetalning som lämnats av stödtagaren. När det är fråga om ett flerårigt understöd, kan understödet för åren efter det första stödåret betalas ut utan särskilt beslut efter det att riksdagen har godkänt statsbudgeten för det aktuella året och den har trätt i kraft, under förutsättning att riksdagen har beviljat anslaget för ändamålet i fråga. Hur kostnaderna infaller tidsmässigt ska beaktas i ansökningarna om utbetalning. Tilläggsvillkor angående periodiseringen av betalningar inkluderas i statsunderstödsbeslutet.

Stödtagaren kan hos ministeriet ansöka om att överföra understödsmedel till följande år eller följande finansieringsperiod. Ändringen får inte genomföras innan positivt beslut har erhållits till ändringsansökan. Medel som inte har använts i slutet av varje kalenderår ska beaktas i den första ansökan om utbetalning under följande år.

Användning av statsunderstöd

Statsunderstöd får användas endast för ändamål som överensstämmer med statsunderstödsbeslutet. Stödtagaren ska inom det projekt eller den verksamhet som understöds iaktta de villkor och begränsningar som uppställts i statsunderstödsbeslutet.

Om statsunderstödet har beviljats för anskaffning eller renovering av egendom som används för ett visst ändamål som bestäms i statsunderstödsbeslutet, får denna egendom inte på ett bestående sätt användas för något annat ändamål än det som bestäms i statsunderstödsbeslutet, och ägande- eller besittningsrätten till egendomen får inte överlåtas till någon annan under den i statsunderstödsbeslutet angivna användningstiden för den egendom som är föremål för statsunderstödet.

Stödtagaren ansvarar själv helt och hållet för problem, yrkanden och andra påföljder, som eventuellt föranleds av användningen av understödet. I förhållande till utrikesministeriet har stödtagaren fullt ansvar för att statsunderstödet används på rätt sätt även till den del det har använts till att understöda en verksamhet eller ett projekt som genomförs av någon annan än stödtagaren. Stödtagaren står i ett offentligrättsligt rättsförhållande till utrikesministeriet. Det innebär att utrikesministeriet alltså till exempel kan kräva utredningar om användningen av stödet och utföra granskningar i anslutning till det samt återkräva statsunderstöd som har använts felaktigt av stödtagaren, även när stödtagaren då statsunderstödsbeslutet så tillåter har överfört en del av de medel som erhållits som statsunderstöd till någon annan instans verksamhet eller projekt som fyller ändamålet enligt statsunderstödsbeslutet. Överföringen av statsunderstödet till tredje part befriar alltså inte till någon del stödtagaren från dennes offentligrättsliga förpliktelser/ansvar. Stödtagaren ska också utreda användningen av statsunderstödet till den del understödet har använts av en annan part.

Godtagbara kostnader

Statsunderstödet och den egeninsats som ska allokeras till det får bara användas till skäliga kostnader som är nödvändiga för att bedriva verksamheten i enlighet med de villkor som utrikesministeriet har angett i sitt statsunderstödsbeslut.

Ändring i dispositionsplanen

Stödtagaren ska utan dröjsmål underrätta utrikesministeriet om det sker ändringar som påverkar möjligheterna att fullfölja syftet med statsunderstödet eller andra ändringar som påverkar användningen av det. Om de viktiga verksamheterna eller personalkostnaderna ändras ska stödtagaren anhålla om ministeriets tillstånd att göra en ändring i dispositionsplanen för understödet. Ansökan om ändring i dispositionsplanen ska göras

skriftligt och för ansökan ska inhämtas utrikesministeriets godkännande innan verksamheten som berörs av ändringen inleds.

Upphandling och förbud mot korruption

När understödet används ska stödtagaren följa de bestämmelser som finns i lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016) angående konkurrensutsättning av upphandling. Varje upphandlare som för upphandlingen har fått understöd av en statlig myndighet till ett belopp som överstiger hälften av upphandlingens värde betraktas som en upphandlande enhet (dvs. en aktör som ska konkurrensutsätta sin upphandling enligt bestämmelserna i lagen om offentlig upphandling) enligt 5 § 5 punkten i lagen.

Vid upphandling av varor och tjänster ska både anbudsinfordringarna och upphandlingsavtalen innehålla en klausul om att anbudet kan avvisas eller kontraktet hävas, om det förekommit korruption eller om olagliga korruptionsliknande metoder (inklusive mutor till tjänstemän i utlandet) har använts när kontraktet ingicks eller verkställdes.

Stödtagaren försäkrar att varken stödtagaren själv, personer med lednings- eller tillsynsbefogenheter eller stödtagarens anställda eller lokala representanter har gjort sig skyldiga till korruption eller använt olagliga korruptionsliknande metoder (inklusive mutor till tjänstemän i utlandet), och att de inte kommer att göra sig skyldiga till sådana handlingar under den tid statsunderstödet används. Stödtagaren försäkrar också att de aktörer till vilka stödtagaren i enlighet med ändamålet överför en del av statsunderstödet för användning i deras verksamhet, dessa aktörers personer med lednings- eller tillsynsbefogenheter eller deras anställda eller lokala representanter har gjort sig skyldiga till korruption eller använt olagliga korruptionsliknande metoder (inklusive mutor till tjänstemän i utlandet), och att de inte kommer att göra sig skyldiga till sådana handlingar under den tid statsunderstödet används. Brott mot denna försäkran kan leda till att utbetalt statsunderstöd eller en del av det återkrävs med stöd av statsunderstödslagen (688/2001).

Om stödtagaren upptäcker att en person med lednings- eller tillsynsbefogenheter eller någon av stödtagarens anställda eller lokala representanter har gjort sig skyldig till missbruk av statsunderstödsmedel, ska stödtagaren omedelbart vidta åtgärder för att minimera skadorna och informera utrikesministeriet om saken. Stödtagaren ska handla på samma sätt om man upptäcker att en aktör till vilka stödtagaren i enlighet med ändamålet har överfört en del av statsunderstödet för användning i deras verksamhet, någon av denna aktörs personer med lednings- eller tillsynsbefogenheter eller någon av dess anställda eller lokala representanter har gjort sig skyldig till missbruk av statsunderstödsmedel. En anmälan av missbruk avlägsnar inte utrikesministeriets rätt eller skyldighet att återkräva utbetalt statsunderstöd eller en del av det av stödtagaren med stöd av statsunderstödslagen.

Centralt i all verksamhet är att stöda god förvaltning och att stödtagaren beaktar i sin verksamhet anvisningarna i utrikesministeriets handbok för bekämpning av korruption (Anti- corruption Handbook for Development Practitioners, ISBN: 978-952-281- 026-7).

Webbinnehållets tillgänglighet

När stödtagaren använder understödet ska denne säkerställa om den hör till tillämpningsområdet för lagen om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019). Lagen om tillhandahållande av digitala tjänster tillämpas bland annat på sådana offentligrättsliga inrättningar som avses i 2 § i denna lag. Lagen om tillhandahållande av digitala tjänster tillämpas dessutom på företag, stiftelser, föreningar och andra samfund som utvecklar och upprätthåller digitala tjänster om en myndighet finansierar hälften av kostnaderna för

utvecklingen och upprätthållandet av tjänsterna. I lagen om tillhandahållande av digitala tjänster finns bestämmelser om bland annat kraven på tillgänglighet i digitala tjänster. Lagen gäller stödtagarens egentliga webbplats och eventuella tema- och kampanjsidor som finns på andra adresser.

Immateriella rättigheter

Utrikesministeriet har fri och obegränsad rätt att använda allt material eller alla resultat från den statsunderstödda verksamheten under obestämd tid, inklusive rätt att använda, kopiera och göra eller låta göra ändringar i materialet samt överlåta materialet till tredje parter.

Utrikesministeriet har rätt att offentligt lägga ut resultat eller material som uppkommit i samband med den statsunderstödda verksamheten på valfritt sätt, till exempel på utrikesministeriets webbplats.

Stödmottagarens skyldighet att lämna uppgifter

Stödtagaren ska lämna utrikesministeriet riktiga och tillräckliga uppgifter för övervakningen av att villkoren i statsunderstödsbeslutet iakttas (14 § 1 mom. i statsunderstödslagen).

Statsunderstödstagaren skall utan dröjsmål underrätta statsbidragsmyndigheten om en ändring som påverkar uppnåendet av ändamålet med statsunderstödet eller om någon annan ändring som inverkar på användningen av statsunderstödet (14 § 2 mom. i statsunderstödslagen).

Stödtagaren är skyldig att rapportera om användningen av understödet i enlighet med statsunderstödsbeslutet.

Statsbidragsmyndighetens tillsynsuppgift

Utrikesministeriet har rätt att få och inhämta uppgifter om användningen och uppföljningen av statsunderstödet samt andra uppgifter liksom genom att vid behov utföra granskningar.

Rätt att utföra inspektioner

Bestämmelser om statsunderstödsmyndighetens granskningsrätt finns i 16 § i statsunderstödslagen. Utrikesministeriet har rätt att i samband med utbetalningen av statsunderstöd och övervakningen av dess användning utföra nödvändiga granskningar som gäller stödtagarens ekonomi och verksamhet. Om statsunderstödet har beviljats på det sätt som föreskrivs i 7 § 3 mom. för att användas för ett projekt eller en verksamhet som genomförs av någon annan än understödstagaren och som fyller ändamålet enligt statsunderstödsbeslutet, har statsbidragsmyndigheten rätt att vid behov granska ekonomin och verksamheten hos den instans som genomför verksamheten eller projektet enligt statsunderstödsbeslutet. Utrikesministeriet kan genom ett beslut bemyndiga en annan myndighet eller en utomstående revisor att utföra ovan nämnda granskningar. En utomstående sakkunnig kan på statsbidragsmyndighetens begäran bistå vid granskningen. Det finns separata bestämmelser om statens revisionsverks och riksdagens revisionsutskotts granskningsrätt.

Utförande av kontroll

Bestämmelser om utförandet av en granskning finns i 17 § i statsunderstödslagen. Stödtagaren ska utan ersättning ge den tjänsteman och/eller revisor som utför granskningen alla uppgifter och utredningar, handlingar, upptagningar och annat material som behövs för

granskningen samt även i övrigt bistå vid granskningen. Den tjänsteman och revisor som utför granskningen har rätt att omhänderta det material som är föremål för granskning, om granskningen kräver det. Materialet återlämnas så snart det inte längre behövs för granskningen. Den tjänsteman och revisor som utför granskningen har rätt att i den omfattning som granskningen kräver få tillträde till affärs- och lagerlokaler eller andra motsvarande lokaler som är i statsunderstödstagarens besittning eller användning och som används för idkandet av näring och till andra områden där omständigheterna är av betydelse för beviljandet av statsunderstöd och övervakningen av dess användning.

Avbrytande av utbetalning

Bestämmelser om avbrytande av utbetalningen finns i 19 § i statsunderstödslagen. Utrikesministeriet kan besluta att utbetalningen av statsunderstöd avbryts, om

1) det finns grundad anledning att misstänka att statsunderstödstagaren inte förfar på det sätt som avses i 12 § 4 mom. eller 13 eller 14 § i statsunderstödslagen,

2) de grunder på vilka statsunderstödet har beviljats har förändrats väsentligt, eller

3) avbrytande förutsätts i Europeiska gemenskapens lagstiftning.

Återbetalning av statsunderstöd

Bestämmelser om återbetalning av statsunderstöd finns i 20 § i statsunderstödslagen. Stödtagaren ska utan dröjsmål betala tillbaka ett statsunderstöd eller en del av det som denne fått på felaktiga grunder, till för stort belopp eller uppenbart utan grund. Stödtagaren ska också betala tillbaka statsunderstödet eller en del av det, om det inte kan användas på det sätt som förutsätts i statsunderstödsbeslutet. Om det belopp som ska återbetalas är högst 100 euro, behöver det inte betalas tillbaka.

Skyldighet att återkräva statsunderstöd

Bestämmelser om återkrav av understöd finns i 21 § och 22 § i statsunderstödslagen. Utrikesministeriet är enligt statsunderstödslagen skyldigt att genom ett beslut bestämma att utbetalningen av statsunderstöd ska upphöra samt att statsunderstöd som redan betalts ut ska återkrävas, om stödtagaren

1) underlåtit att återbetala ett sådant statsunderstöd eller en del av det som enligt 20 § i statsunderstödslagen ska betalas tillbaka,

2) använt statsunderstödet för ett väsentligen annat ändamål än vad det har beviljats för,

3) lämnat utrikesministeriet felaktiga eller vilseledande uppgifter om någon omständighet som har varit ägnad att väsentligt inverka på erhållandet av statsunderstödet, dess belopp eller villkor, eller hemlighållit en sådan omständighet, eller

4) i övrigt på ett med 1–3 punkten jämförbart sätt väsentligen brutit mot bestämmelserna om användning av statsunderstöd eller villkoren i statsunderstödsbeslutet.

Xxxxxxxx enligt prövning av statsunderstöd

Utrikesministeriet kan enligt 22 § i statsunderstödslagen genom ett beslut bestämma att utbetalningen av statsunderstödet ska upphöra samt att ett redan utbetalt statsunderstöd eller en del av det ska återkrävas, om

1) stödtagaren har förfarit i strid med 12 § 4 mom., 13 § eller 14 § i statsunderstödslagen,

2) stödtagaren har vägrat att ge material enligt 17 § 1 mom. i statsunderstödslagen eller att bistå vid granskningen på det sätt som avses i nämnda moment,

3) stödtagaren har upphört med den verksamhet som varit föremål för statsunderstödet, inskränkt den väsentligt eller överlåtit den till någon annan,

4) stödtagaren i strid med 13 § i statsunderstödslagen till någon annan har överlåtit ägande- eller besittningsrätten till egendom som förvärvats med statsunderstödet,

5) stödtagaren i strid med 13 § i statsunderstödslagen på ett bestående sätt har ändrat ändamålet med egendom som varit föremål för statsunderstödet,

6) stödtagaren har blivit föremål för en utsökningsåtgärd, försatts i likvidation eller konkurs eller blivit föremål för saneringsförfarande enligt lagen om företagssanering (47/1993) eller skuldsanering enligt lagen om skuldsanering för privatpersoner (57/1993), om inte något annat följer av ändamålet med statsunderstödet, eller

7) stödtagaren i praktiken förfar på ett sätt som kan jämföras med de omständigheter som nämns i punkterna 1–6 ovan, genom att ge en omständighet som ansluter sig till beviljandet, utbetalningen eller användningen av statsunderstödet en annan juridisk form än vad som motsvarar sakens faktiska natur eller syfte.

Om statsunderstödstagaren eller en sådan företrädare för denne som avses i strafflagen genom en lagakraftvunnen dom dömts till straff för anlitande av utländsk arbetskraft eller till utlänningsförseelse av arbetsgivare eller om statsunderstödstagaren genom ett lagakraftvunnet beslut påförts en sådan påföljdsavgift som avses i arbetsavtalslagen, kan statsunderstödsmyndigheten fortsätta betala ut statsunderstödet eller låta bli att återkräva ett redan utbetalt statsunderstöd eller en del av det endast av synnerligen vägande skäl.

Om den egendom som har varit föremål för statsunderstödet har förstörts eller skadats under den användningstid som fastställts i statsunderstödsbeslutet och ny motsvarande egendom inte skaffas i stället för den förstörda eller skadade egendomen, kan utrikesministeriet genom ett beslut bestämma att utbetalningen av statsunderstödet ska upphöra och att av en eventuell försäkringsersättning eller annan ersättning ska återkrävas ett belopp som motsvarar statsunderstödets andel av den ursprungliga anskaffningsutgiften för egendomen.

Utrikesministeriet kan genom ett beslut också bestämma att utbetalningen av statsunderstödet ska upphöra samt att ett redan utbetalt statsunderstöd ska återkrävas, om detta förutsätts i Europeiska gemenskapens lagstiftning.

På det belopp som återbetalas eller återkrävs ska statsunderstödstagaren betala en årlig ränta enligt 3 § 2 mom. i räntelagen (633/1982) ökad med tre procentenheter.

Om det återkrävda beloppet inte betalas senast på den förfallodag som satts ut av statsbidragsmyndigheten, ska på beloppet betalas en årlig dröjsmålsränta enligt den räntesats som avses i 4 § 1 mom. i räntelagen. (statsunderstödslagen 25 §).

Statsbidragsmyndighetens närmare anvisningar

Utrikesministeriet kan meddela närmare anvisningar om bland annat sökandens skyldighet att lämna uppgifter, statsunderstödstagarens bokföringsskyldighet, utbetalningen av statsunderstöd samt användningen av statsunderstöd därav.

Tilläggsvillkor för projektstöd

Statsunderstödets belopp och egeninsats

Det stödbelopp som beviljas av utrikesministeriet kan årligen uppgå till högst 85 procent av de totala kostnaderna som ministeriet godkänt för varje projekt. För att få använda stödet ska en finländsk stödtagare finansiera projektet med en egeninsats på minst 15 procent årligen, av vilken den finansiella insatsen ska utgöra minst 7,5 procent av projektets totala kostnader. En del av egeninsatsen, dock högst 7,5 procent av projektets totala årliga kostnader, kan bestå av frivilligt arbete eller gåvor i form av tjänster eller varor. Som frivilligt arbete inom ramen för ett projekt kan godkännas arbete som utförs av en representant för stödtagaren som har sänts ut från Finland och projektarbete som utförs i Finland. En gåva i form av varor eller tjänster som kan godkännas som egeninsats ska ha samlats in i Finland eller i länder inom EES. Beträffande projekt med huvudmålet att främja rättigheterna för personer med funktionsnedsättning utgör maximibeloppet för ministeriets understöd högst 92,5 procent av projektets totala kostnader per år och stödtagarens egeninsats ska enbart i pengar utgöra minst 7,5 procent per år.

Stödtagarens egeninsats ska härröra från finländska källor eller från länder inom EES. Om stödtagaren har svårt att få ihop hela egeninsatsen kan ministeriet enligt prövning, förutsatt att stödtagaren kan anföra välgrundade skäl, också godkänna finansiering från länder utanför EES som en del av egeninsatsen. Av finansieringskalkylen för projektet ska framgå från vilket land och från vilken aktör medlen kommer. Andra finländska statliga, kommunala eller offentligrättsliga bidrag till stödtagaren eller dess samarbetspartner får inte räknas in i egeninsatsen i projekt inom utvecklingssamarbetet. Detsamma gäller offentliga bidrag från andra länder. Medel som stödtagaren själv samlar in i ett utvecklingsland eller medel som en lokal samarbetspartner samlar in får inte heller räknas in i egeninsatsen.

Stödtagaren ska inkludera den finansiella egeninsatsen i sin bokföring. Frivilligarbete som ingår i självfinansieringsandelen och erhållna donationer av varor och tjänster ska noteras i projektets bokföring där de noteras både som intäkt och som kostnad.

Utgångspunkten för fastställandet av värdet på frivilligarbete är en rimlig bruttolön som kan betalas för motsvarande arbete i det land där frivilligarbetet utförs. Värdet på en tjänste- och varudonation räknas enligt dess gängse värde. Gängse värde är det pris tjänsten eller varan skulle ha om den såldes till normalt marknadspris. Beräkningsgrunden bör dokumenteras och läggas fram i projektets ekonomirapport. Om det är fråga om en gåva eller en särskild nyttighet av speciellt stort värde, ska experthjälp anlitas för att beräkna värdet. Expertens bedömning ska vara tillgänglig vid behov.

Det ska ske en uppföljning av hur egna andelen av finansieringen ackumuleras och eventuella problem ska rapporteras i första hand till ministeriet. Om den rapporterade egeninsatsen ligger under den andel på 15 procent som krävs eller, i fråga om projekt som främjar rättigheterna för personer med funktionsnedsättning, under 7,5 procent, räknas den som projektets egeninsatsnivå och därmed minskar också de godtagbara kostnaderna för projektet i samma proportion så att den egeninsats som krävs uppfylls.

Utbetalning av statsunderstöd

Understödet betalas till det bankkonto som stödtagaren uppgett i en eller två rater per år. För att understödet ska betalas ut måste stödtagaren lämna in en på behörigt sätt ifylld blankett med ansökan om utbetalning, separat för varje rat, till utrikesministeriet via e-tjänsten.

Ansökan om utbetalning ska motsvara projektets faktiska behov av medel och tidsplanen för utbetalning ska justeras regelbundet under projektets gång. I fråga om åren efter det första stödåret kan stödet betalas ut utan särskilt beslut efter att riksdagen har godkänt statsbudgeten för det aktuella året och denna statsbudget har trätt i kraft. För utbetalning av stöd under åren därefter krävs dock att stödtagaren i samband med ansökan om utbetalning lämnar in en kort utredning gällande projektsituationen vid den aktuella tidpunkten och en uppdaterad budget enligt ministeriets anvisningar.

Beviljat stöd ska i regel användas det år det beviljats och tas ut senast före utgången av oktober månad det året. Utrikesministeriet kan på motiverad ansökan av stödstagaren besluta att de medel som inte lyfts ska överföras till följande år. Stödtagaren ska före utgången av oktober lämna in en motiverad ansökan om överföring av medel som inte lyfts. Om stödtagaren vid projektårets slut har oanvända uttagna medel ska denna på en blankett om ändring innan projektåret löper ut ansöka om tillstånd av ministeriet för att eventuellt överföra medlen till följande år.

Stödstagaren ska lämna in anhållan om utbetalning senast en månad före den förfallodag som föreslås. Utgångspunkten är att årets första möjliga betalningsdag är den 30 januari beroende på tidsfristerna för fastställande av statsbudgeten för året i fråga.

Användning av statsunderstöd Samarbetsavtal med samarbetspartner

Efter att ha fått ett positivt beslut om statsunderstöd ska stödtagaren ingå ett samarbetsavtal

med de samarbetspartner som kommer att använda statsunderstödet. Den som har beviljats statsunderstöd har fullt ansvar för användningen av statsunderstödet inför utrikesministeriet, även för de delar av statsunderstödet som förs vidare till tredje part.

Samarbetsavtalet ska inkludera åtminstone följande delar:

• syfte och mål för samarbetet,fördelning av skyldigheter, rättigheter, behöriga representanter samt hur länge avtalet gäller och hur det sägs upp.

• I samarbetsavtalet ska nämnas att det är fråga om ett projekt som finansieras av utrikesministeriet och att användningen av medlen styrs av statsunderstödsbeslutet (och villkoren, de etiska reglerna, begränsningarna, anvisningarna och lagstiftningen i anslutning till det). Därför har utrikesministeriet eller dess utsedda representant rätt att granska också den lokala samarbetspartnerns verksamhet och ekonomi. Samarbetsavtalet ska sålunda förpliktiga samarbetspartnern att låta utrikesministeriet eller en av ministeriet utnämnd företrädare granska samarbetspartnerns ekonomi och verksamhet.

En finländsk stödtagare har i förhållande till utrikesministeriet fullt ansvar för hur statsunderstödet används. Därför bör alla samarbetspartner genom avtalet förpliktas:

• att använda statsunderstödsmedlen i enlighet med understödsbeslutet

• att ge representanter för den finländska stödtagaren möjlighet att granska den lokala samarbetspartnerns ekonomi och verksamhet.

I avtalet ska fastställas i vilket skede genomförandet av projektet helt och hållet överförs till den lokala samarbetspartnerns ansvar.

I samarbetsavtalet ska även beaktas skyldigheten att konkurrensutsätta enligt lagen om offentlig upphandling och koncession.

Samarbetsavtalen ska lämnas in till utrikesministeriet när verksamheten som understöds inleds.

Xxxxxxx som anskaffats med stöd av statsunderstöd

Om statsunderstöd har beviljats för anskaffning eller grundlig renovering av en byggnad eller en lägenhet i en byggnad, är användningstiden för den egendom som används för ett visst ändamål som bestäms i statsunderstödsbeslutet till skillnad från de allmänna villkoren minst 15 år inom den här stödformen.

Stödtagaren ska se till att dess lokala partner för en aktuell förteckning över anläggningstillgångar som har anskaffats med stödet för utvecklingssamarbete och egeninsatsen och förändringar i tillgångarnas värde. Utrikesministeriet kan begära att få se förteckningen.

Godtagbara kostnader Administrativa kostnader

Högst tio procent av de totala faktiska kostnaderna årligen för projektet (inklusive

administrativa kostnader) kan godkännas som administrativa kostnader. Som administrativa kostnader kan godkännas administrativa kostnader som projektet ger upphov till i Finland. De behöver inte särskiljas.

Personalkostnader

Statsunderstöd får användas till lönekostnader som är nödvändiga för projektet och till lagstadgade lönebaserade bikostnader och liknade nödvändiga personalkostnader.

Lönesättningen ska grunda sig på något gällande kollektivavtal som stödtagaren har angett och/eller den genomsnittliga lönenivån inom branschen i fråga i landet. Stödtagarens ska föra bok över de personer som har avlönats med projektstöd, längden på deras anställning, grunderna för avlöningen och dess belopp, så att uppgifterna på begäran är tillgängliga för statsbidragsmyndigheten. Stödtagaren ansvarar för att de anställda och sakkunniga har lagenliga arbetstillstånd.

Rese- och inkvarteringskostnader täcks i enlighet med de mest förmånliga alternativen, dock så att de godtagbara kostnaderna inte får överskrida de maximala kostnader som fastställts i respektive stats gällande resereglemente. Andra personalkostnader kan vara andra än de lagstadgade personalkostnaderna för att anställa finländsk eller lokal personal. Sådana kostnader kan vara till exempel reseförsäkring, vaccinationer eller visum.

Arbetstiden ska följas upp systematiskt för alla stödtagarens och dess partners anställda, för att säkerställa god förvaltning och effektiv användning av resurserna. Den arbetstid som har allokerats till projektet, inklusive frivilligt arbete, ska kunna härledas ur uppföljningen av arbetstiden.

Stödtagaren kan också använda stödet till att konsultera sakkunniga som är nödvändiga med tanke på projektet.

Rörelsekostnader samt drifts- och underhållskostnader

Investeringskostnader, såsom byggkostnader och kostnader för grundlig renovering och för anskaffning av utrustning, kan täckas med statsunderstöd endast om de är en väsentlig del

av genomförandet av det projekt som stöds med statsunderstöd i syfte att nå projektets yttersta mål. Statsunderstöd får inte användas till att förvärva mark.

Driftskostnader kan exempelvis bestå av kostnader för lokaler på plats, bland annat hyra, el, vatten och andra löpande fastighetskostnader. Driftskostnader är också exempelvis bränslekostnader för maskiner, apparater och anläggningar. Kontorskostnader kan vara lokala kostnader för telefon, internet, post och andra motsvarande kostnader. Motsvarande kostnader i Finland räknas som administrativa kostnader. Underhållskostnader är kostnader som orsakas av service och underhåll.

Kostnader som inte godtas:

• avskrivningar

• kostnader för medelsanskaffning (exkl. kostnader för anskaffning av egen finansiering)

• kostnader för affärs- och placeringsverksamhet, låneamorteringar och räntor

• reserveringar som avses i bokföringslagen (1336/1997) (med undantag för reserveringar för semesterlöner)

• kalkylmässiga poster som inte baserar sig på kostnader som redan realiserats

• ersättningar för uppsägning eller lönekostnader för uppsägningstid utan arbetsskyldighet

• icke lagstadgade tilläggspensioner, resultatpremier och bonusar

• rättegångskostnader eller ersättningar som utdömts av domstol samt andra avgifter av straffkaraktär, såsom förpliktelser som ska betalas för återkrav, böter, dröjsmålsräntor eller påminnelseavgifter

• kostnader eller underskott för andra understödsobjekt

• utgifter för intressebevakning och kostnader för representation

Kommunikation och kommunikationskostnader

Allmänheten i hemlandet och mållandet ska informeras om projektet. Att informera om projektet innebär alla de olika sätt att kommunicera, som stödtagaren använder till att redogöra för utvecklingssamarbetsprojektet för allmänheten i hemlandet och i mållandet.

Stödtagaren ska se till att det finns aktuell information om stödtagarens utvecklingssamarbetsprojekt på dennes egen webbplats och i eventuella andra egna informationskanaler. Kostnaderna för informationen om projektet i Finland får uppgå till högst fem procent av projektets totala årliga kostnader.

Statsunderstödet i form av projektstöd får inte användas till att bekosta kommunikation som presenterar stödtagaren själv.

Ändring i dispositionsplanen

Om projektets viktigaste mål, verksamheterna eller antalet anställda ändras eller medför en förändring på minst 15 procent i budgetraderna, ska stödtagaren anhålla om ministeriets tillstånd att göra en ändring i dispositionsplanen för understödet. Ansökan om ändring i dispositionsplanen ska göras skriftligt och för ansökan ska inhämtas utrikesministeriets godkännande innan verksamheten som berörs av ändringen inleds. Begäran om omprövning ska lämnas till ministeriet via e-tjänsten.

Stödmottagarens skyldighet att lämna uppgifter Rapportering

För varje projekt ska stödtagaren via e-tjänsten och i enlighet med ministeriets anvisningar

lämna en årsrapport till utrikesministeriet om projektets verksamhet och användning av medel. Till rapporten fogas revisionsberättelser av projektets revisorer både i mållandet/målländerna och Finland. I samband med rapporteringen ska stödtagaren ta ställning till innehållet i revisionsberättelserna.

Årsrapporten ska inlämnas senast före utgången av april månad året efter varje kalenderår för vilket stöd har beviljats och/eller använts. I årsrapporten ska projektets utfall ställas mot den godkända projektplanen och den senaste uppdaterade budgeten. Hur mål och resultat uppnås beskrivs med hjälp av utvalda mätare. En årsrapport måste lämnas in oavsett om projektet har framskridit eller medel har använts eller inte. Om rapporten lämnas in för sent eller rapporteringsskyldigheten försummas kan utbetalningarna ställas in och eventuellt fortsatt bidrag förvägras. I projektets sista årsrapport ska stödtagaren dessutom analysera resultaten och effekterna av hela projektperioden och redogöra för erfarenheterna från projektet och hur de kan tillämpas. Utrikesministeriet kan också begära att stödtagaren lämnar in andra utredningar som ministeriet anser nödvändiga.

Då projektet avslutas och egendom som är av återförsäljningsvärde överlåts till en samarbetspartner eller en annan aktör, ska det i syfte att säkerställa att användningsändamålet består ingås ett skriftligt avtal om detta. En kopia av det överlåtelseavtal som stödtagaren och samarbetspartnern undertecknat ska skickas till utrikesministeriet som bilaga till projektets slutrapport.

Basinformation som ska lämnas årligen

Stödtagarens senaste godkända verksamhetsberättelse, bokslutet undertecknat av styrelsen (resultaträkning, balansräkning, en eventuell finansieringskalkyl och bokslutsnoter) och revisionsberättelsen eller verksamhetsgranskningen samt verksamhetsplanen och budgeten för innevarande år inlämnas årligen till ministeriet via e-tjänsten tillsammans med basinformationen. Om det har gjorts ändringar i stadgarna för organisationen som erhåller stödet ska de nya stadgarna sändas till ministeriet.

Projektets bokföring och revision

Stödtagaren ska ha en professionell bokförings- och bokslutspraxis som förutsätts av bokföringslagen (1336/1997) och bokföringsförordningen (1339/1997) samt lagenlig revisions- eller förvaltningsrevisionspraxis. Projektets bokföring ska ordnas så att uppgifterna om samtliga medel (stöd och egeninsats) för projektet och hur de har använts utan svårigheter kan utläsas ur och granskas i bokföringen. Det rekommenderas att projektets bokföring förvaras på ett eget kostnadsställe och att kontoplanen är utformad så att de godkända kostnadsslagen i projektbudgeten kan specificeras i bokföringen och årsrapporten. De bokföringsmässigt nödvändiga uppgifterna ska framgå av verifikationerna, och de ska arkiveras och förvaras så att ministeriet kan granska dem i Finland. Stödtagaren är skyldig att föra en förteckning över de tillgångar som den har förvärvat med statsunderstödet som ministeriet har beviljat. I Finland ska verifikationer sparas i sex år och i samarbetslandet enligt tidsfristerna i den nationella lagstiftningen, men i minst sex år. När projektets revision i sin helhet utförs i Finland ska alla verifikationer sparas här, och om

verifikationerna har utställts på ett annat språk än svenska, finska eller engelska ska de åtföljas av en precisering på något av dessa språk.

Projektets bokföring och den årsrapport som lämnas till ministeriet ska granskas i enlighet med ministeriets separata granskningsanvisningar av de revisorer som stödtagaren utsett. När det gäller projektets kostnader ansvarar stödtagaren för att både den egna och samarbetspartnerns bokföring granskas i enlighet med ministeriets granskningsanvisningar som gäller utvecklingssamarbetsprojekt. Minst en av projektets revisorer ska vara en CGR-, GR- eller OFGR-revisor eller revisionssammanslutning.

I mållandet ska lokal lagstiftning iakttas i projektets ekonomiska administration. Om bokföringen av lokala utgifter sker i samarbetslandet som en del av samarbetspartnerns bokföring, ska dessa utgifter granskas i landet i fråga. Den lokala revisorn ska uppfylla de krav på revision som myndigheterna i landet ställt.

Försäkringar som krävs av stödtagaren

Stödtagaren har till sin ansökan om statsunderstöd till utrikesministeriet fogat en försäkran om bland annat att stödtagaren eller dess representanter eller aktörer som får använda understödsmedlen inte under de fem år som föregick undertecknandet har gjort sig skyldiga till vissa brott.

Om understödstagaren upptäcker att någon av parterna som nämns i försäkran under den tidpunkt som nämns i försäkran eller under understödets användningstid har gjort sig skyldig till något av brotten som nämns i försäkran ska understödstagaren omgående vidta åtgärder för att minimera skadorna och informera utrikesministeriet om saken.

Dessutom ger stödtagaren då stödtagaren förbinder sig till de allmänna villkoren också den försäkran som nämns i punkten Upphandling och förbud mot korruption i de allmänna villkoren.

Om någon av parterna i försäkran byts ut under understödets användningstid ska understödstagaren sända en ny försäkran till utrikesministeriet.

Elektronisk kommunikation

Vid ansökan om projektstöd och i olika faser i administrationen används i första hand e- tjänst. För e-tjänsten ska stödtagaren registrera sig i utrikesministeriets e-tjänst och skapa ett e-tjänstkonto, via vilket handlingar som hör till projektstödet ska sändas till utrikesministeriet.

Etiska regler

Även om utgångspunkterna för civilsamhällesorganisationernas verksamhet varierar och de kan bottna i religion, politisk åskådning eller någon annan ideologi, bör organisationerna bedriva utvecklingssamarbetet så att det stärker de demokratiska systemen och är förenligt med finländsk lagstiftning, politik för de mänskliga rättigheterna, principer om mänskliga rättigheter och ickediskriminering samt prioriteringarna i Finlands utvecklingspolitik och med de sektorsvisa riktlinjer. Betydelsen av att reglerna iakttas betonas i arbetet med människor som representerar olika kulturer, religioner och ideologier. Betydelsen av att reglerna iakttas betonas i arbetet med människor som representerar olika kulturer, religioner och ideologier.

De etiska reglerna är av utrikesministeriet uppställda villkor för användningen av stöd.

Då en organisation tar emot utrikesministeriets stöd för utvecklingssamarbete åtar den sig att tillämpa och iaktta dessa etiska regler i sin utvecklingssamarbetsverksamhet i utvecklingsländer. Om organisationen inte följer utrikesministeriets villkor för användningen av stödet kan ministeriet ställa en tidsfrist då villkoren ska uppfyllas, avbryta utbetalningen av stödet eller ålägga organisationen att återbetala det stöd som redan betalats ut.

1. Alla som deltar i utvecklingssamarbetet ska garanteras respekt för sitt människovärde, sina mänskliga rättigheter, sin kultur, religion och ideologi samt frihet från alla former av diskriminering. Utvecklingssamarbete som bedrivs med stöd av staten bör vara fritt från all diskriminering. De vanligaste formerna av diskriminering hänger samman med religion, politisk eller ideologisk åskådning/åsikt, övertygelse, kön, etnisk bakgrund, kast, språk, hälsotillstånd, funktionsnedsättning, sexuell läggning, könsidentitet, ålder eller någon annan egenskap hos en person.

2. Människor som diskrimineras i samhället eller i gemenskaper står i centrum för utvecklingssamarbetet. Samarbetet ingriper i orsakerna till fattigdom, orättvisa och diskriminering. Det strävar efter att förändra rådande diskriminerande attityder och strukturer.

3. En ideologi, religion, politisk åsikt eller en förändring av dessa får inte ställas som villkor för hjälp eller för att få delta i utvecklingssamarbete. Man bör fästa särskild vikt vid detta i arbetet med minderåriga barn och unga. Det är inte tillåtet att med utvecklingssamarbetsmedel sprida en ideologi, religion eller politisk ståndpunkt.

4. Utvecklingssamarbetet stöder en fredlig dialog och arbetar för fred och partnerskap i samhällena. I arbetet skapar och använder man metoder för att främja alla människors likvärdiga deltagande.

5. God förvaltning främjar hållbar utveckling. Korruption och därmed relaterad dålig förvaltning förstärker den ojämlika fördelningen av utveckling och undergräver på så sätt förverkligandet av de mänskliga rättigheterna. Att bekämpa korruption och ingripa i korruptionsmisstankar är medvetna insatser för att främja utvecklingsresultaten.

6. Utvecklingssamarbetet ska grunda sig på nolltolerans mot sexuellt utnyttjande och våld samt sexuella trakasserier, och likaså mot diskriminering och maktmissbruk. Misstankar om dessa ska besvaras med behöriga åtgärder.

Om stödtagaren upptäcker eller misstänker att ovan nämnda etiska regler inte har iakttagits, ska utrikesministeriet omedelbart underrättas om detta.