ESV dnr Handläggare Gunilla Nilsson 

1/12

Avropsförfrågan

2024-07-31

ESV dnr

0000-00000-0 

Handläggare

Xxxxxxx Xxxxxxx 

Avropsförfrågan konsult systemtest och systemsupport

Ekonomistyrningsverket (ESV) bjuder in ramavtalsleverantörer, nedan kallade leverantörer, att lämna avropssvar i en förnyad konkurrensutsättning av IT-konsulttjänster Resurskonsulter delområde 4 dnr 23.3-2940-20.

Avropsförfrågan består av följande dokument:

1. Avropsförfrågan (detta dokument)

2. Utkast Avropsavtal

3. Allmänna villkor enligt ramavtalet

4. Förbindelse om tystnadsplikt

5. ESV:s antidiskrimineringsklausul

1. Om ESV

ESV utvecklar den ekonomiska styrningen för statliga myndigheter samt gör analyser och prognoser för statens ekonomi. ESV är en central förvaltnings­myndighet under Finansdepartementet.

Vi finns centralt i Stockholm och har cirka 170 anställda. För mer information om ESV, se xxx.xxx.xx

ESV har ett helhetsansvar för statens budget- och redovisningssystem och statens budget skapas i de system vi utvecklar och förvaltar. Vi arbetar med systemutveckling i Microsoftmiljö med ett agilt arbetssätt med fokus på kvalitativa systemleveranser och nöjda beställare.

För vårt största system, Hermes, har vi en systemsupport dit handläggare inom myndigheter och departementen kan vända sig för att få hjälp som användare av systemet Xxxxxx.

2. Uppdragsbeskrivning

Vi söker en erfaren systemtestare som även har erfarenhet av systemsupport. Uppdraget avser en konsult för på heltid (40/v) för uppdrag som test- och supporthandläggare för informationssystemet Hermes med placering i vår systemsupport.

Vår systemsupport är bemannad kl 9-16 varje veckodag och nås per telefon, webb och mejl. Supporten handhar ca 1500 ärenden per år och är bemannad med två heltider samt förstärks av två deltider när ärendemängden ökar. Vi ger kvalificerad systemsupport till handläggare på myndigheter och departement i det av ESV egenutvecklade systemet informationssystemet Hermes.

Många ärenden är komplexa och kräver utredning och tester vilket medför att supporthandläggaren behöver besitta såväl systemkompetens som testkompetens. Vissa ärenden ska eskaleras och det sker i samarbete med och till våra utvecklingsteam.

Uppdraget kräver en erfaren testare med erfarenhet av systemsupport, meriterande om erfarenhet finns avseende finansiella system samt statlig styrning och ekonomi.

Vi söker en serviceinriktad och pedagogisk person.

3. Uppdraget och avropsavtalets giltighetstid

Uppdraget avser heltid med start den 2024-09-16
, eller annan startdatum som överenskommes dock senast 2024-09-30, och till och med 2025-09-15.

Avtalets giltighetstid är från undertecknande till och med 2025-09-15. ESV äger rätt att förlänga avtalet med upp till 12 månader
.

4. Sista dag att lämna avropssvar

Avropssvar ska lämnas elektroniskt i Kommers genom ifyllande av de filer och formulär som ingår i förfrågan. Elektroniska filer som bifogas anbudet ska vara i ett format vars läsbarhet är allmänt tillgängligt (ex. PDF, Word, Excel).

Observera att det finns begränsningar gällande största storlek på enskild fil/dokument enligt Xxxxxxx.

Sista dag att lämna avropssvar är 2024-08-22

Avropssvar inkomna efter sista dag att lämna avropssvar beaktas inte.

5. Frågor och svar

Samtliga frågor ska ställas via frågor- och svarsfunktionen i Kommers inom angiven tid.

Eventuella frågor efter sista datum besvaras inte. För att undvika missförstånd är det viktigt att anbudsgivaren ställer frågor om något är oklart eller om avropsförfrågan innehåller felaktigheter.

ESV kommer att publicera samtliga frågor och svar fortlöpande via Kommers. Det är anbudsgivarens eget ansvar att kontrollera om några frågor och svar har publicerats. Senaste dagen framgår av tidsplanen i avsnitt 16.

ESV besvarar inkomna frågor samlat.

6. Avbrytande

ESV förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen, om politiska beslut fattas eller om organisatoriska förändringar sker, som påverkar eller förändrar förutsättningarna för upphandlingen. ESV förbehåller sig även rätten att avbryta upphandlingen och förkasta samtliga anbud om offererade priser inte ryms inom budgetramarna. Upphandlingen kan även komma att avbrytas på andra grunder än ovan nämnda, i enlighet med de upphandlingsrättsliga reglerna. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas om detta.

7. Leverantörens kontaktuppgifter

Nedan anges leverantörens kontaktuppgifter:

Leverantörsnamn: Ange leverantörsnamn

Namn på kontaktperson: Ange namn på kontaktperson

Kontaktpersonens telefonnummer: Ange kontaktpersonens telefonnummer

Kontaktpersonens e-postadress: Ange kontaktpersonens e-postadress

8. Förnyad kontroll av leverantörskrav (ESPD)

Enligt 15 kap. 4 § LOU krävs en ny leverantörskontroll, bl.a. av kvalificerings­kraven, vid avrop genom förnyad konkurrensutsättning från ramavtal. Denna kontrollskyldighet ansvarar Kammarkollegiet för genom att löpande genomföra leverantörsprövning under hela ramavtalsperioden.

Av ramavtalsleverantörens avropssvar ska framgå att i ramavtalsupphandlingen lämnad egenförsäkran fortfarande är korrekt samt att ingivna bevis fortfarande är aktuella.

Leverantören ska besvara följande frågor:

1. Är i ramavtalsupphandlingen lämnad egenförsäkran fortfarande korrekt?

2. Är i ramavtalsupphandlingen ingivna bevis, såsom Sanningsförsäkran avseende uteslutningsgrunder (gällande leverantören och ev. åberopade företag) fortfarande aktuella?

3. Har ni säkerställt att åberopade företag inte omfattas av någon uteslutningsgrund?

Uppfyller leverantören fortfarande dessa krav?

☐
JA

☐
NEJ

9. Uppgift om underleverantörer

Om leverantör som avser att anlita underleverantör för uppdraget ska företag anges.

Om leverantören har för avsikt att anlita underleverantör, ange här vilket

Skriv här:

10. Avropssvarets giltighetstid

Leverantörens avropssvar ska vara giltigt till och med 2024-09-30
.

11. Offererad kandidat

Leverantören kan presentera xxx en (1) offererad kandidat.

CV för offererad kandidat ska bifogas. ESV önskar inga andra bilagor.

Har CV enligt ovan bifogats avropsförfrågan?

☐
JA

☐
NEJ

Xxxx på konsult:

12. Obligatorisk ska-krav för kompetens och erfarenhet

För respektive ska-krav avseende kompetens och erfarenhet i avsnitt 12 ska en kortfattad redogörelse lämnas i fritext hur ni anser att ska-kravet uppfylls.

OBS! Hänvisning till CV godkänns inte men ska bifogas avropssvaret.

12.1 Systemtestare kompetensnivå 2

Avropet avser erfaren systemtestare kompetensnivå 2.

Konsult ska ha minst 2 års erfarenhet, från de senaste 5 åren enligt den beskrivning som finns i dokumentationen knuten till ramavtalet.

Accepteras krav angående systemtestare kompetensnivå 2?

☐ JA

☐ NEJ

Kortfattad redogörelse hur ni anser ska-kravet uppfylls (hänvisning till CV godkänns inte): _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

12.2 Kompetens och erfarenhet av systemtest avseende webbapplikationer

Konsult ska ha kompetens och minst 2 års erfarenhet, från de senaste 5 åren, av systemtester av webbapplikationer i Microsoftmiljö.

Accepteras krav angående kompetens och erfarenhet av systemtester avseende webbapplikation?

☐ JA

☐ NEJ

Kortfattad redogörelse hur ni anser ska-kravet uppfylls (hänvisning till CV godkänns inte): _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Kompetens och erfarenhet av systemsupport

Konsult ska ha minst 1 års erfarenhet, från de senaste 5 åren av uppdrag som handläggare inom en systemsupport, med ansvar gentemot användare av webbapplikationer.

Accepteras krav angående kompetens om och erfarenhet som handläggare inom systemsupport?

☐
JA

☐
NEJ

Kortfattad redogörelse hur ni anser ska-kravet uppfylls (hänvisning till CV godkänns inte): _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Kompetens om och erfarenhet av pedagogiskt arbetssätt

Konsult ska ha kompetens om och minst 2 års erfarenhet av pedagogiskt arbetssätt gentemot kunder och/eller kolleger.

Accepteras krav angående kompetens om och erfarenhet av pedagogiskt arbetssätt?

☐
JA

☐
NEJ

Kortfattad redogörelse med exempel hur ni anser ska-kravet uppfylls (hänvisning till CV godkänns inte): _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Språk

Konsult ska ha mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift. All kommunikation såväl muntlig som skriftlig samt all dokumentation sker på svenska.

Accepteras krav angående språk?

☐
JA

☐
NEJ

Kortfattad redogörelse hur ni anser ska-kravet uppfylls (hänvisning till CV godkänns inte): _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

13. Meriterande krav för kompetens och erfarenhet

För respektive meriterande bör-krav avseende kompetens och erfarenhet i avsnitt 13 ska en kortfattad redogörelse lämnas i fritext hur ni anser att bör-kravet uppfylls.

OBS! Hänvisning till CV godkänns inte.

1. Kompetens om och erfarenhet av statlig redovisning- och budgetmodell

Konsulten bör ha kompetens om och minst 1 års erfarenhet, från de senaste 5 åren, av uppdrag avseende statlig styrning, statlig redovisning och den statliga budgetprocessen.

Accepteras krav angående kompetens om och erfarenhet av statlig verksamhet?

☐
JA

☐
NEJ

Kortfattad redogörelse hur ni anser bör-kravet uppfylls (hänvisning till CV godkänns inte): _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Kompetens om och erfarenhet av användarguider?

Konsult bör ha dokumenterad kompetens om och erfarenhet av att skapa användarguider för system i skrift och/eller film.

Accepteras krav angående kompetens om och erfarenhet av användarguider?

☐
JA

☐
NEJ

Kortfattad redogörelse med exempel hur ni anser bör-kravet uppfylls (hänvisning till CV godkänns inte): _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Kompetens om och erfarenhet av ärendehanteringssystem

Konsult bör ha minst 1 års erfarenhet, från de senaste 5 åren av ärendehanterings-system för systemsupport, specifikt erfarenhet av att registrera ärenden.

Accepteras krav angående kompetens om och erfarenhet av ärendehanterings-system för systemsupport?

☐
JA

☐
NEJ

Kortfattad redogörelse hur ni anser bör-kravet uppfylls (hänvisning till CV godkänns inte): _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Kompetens om och erfarenhet av finansiella system

Konsult bör ha dokumenterad kompetens om och minst 1 års erfarenhet, från de senaste 5 åren, av att arbeta med test och/eller support av finansiella system (ekonomi, budget och/eller redovisning) med komplexa funktioner och avancerade affärsregler.

Accepteras krav angående kompetens om och erfarenhet av finansiella system?

☐
JA

☐
NEJ

Kortfattad redogörelse, med namngivande av system, hur ni anser bör-kravet uppfylls (hänvisning till CV godkänns inte): _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

14. Övriga ska-krav för konsulttjänst systemsupport

    1. Namngiven konsult

Avtal skrivs för en namngiven konsult och tjänsten ska till 100 % utföras av denna. Byte av konsult under uppdragsperioden kräver skriftligt godkännande av ESV.

Accepteras krav angående namngiven konsult?

☐
JA

☐
NEJ

2. Arbetsplats

Konsulttjänsten ska utföras i ESV:s lokaler (Xxxxxxxxxxxxxx 00 Xxxxxxxxx) med ESV:s utrustning. Distansarbete kan erbjudas men styrs helt av verksamhetens behov och kan uppgå till max 40% av arbetstiden.

Accepteras krav angående arbetsplats?

☐
JA

☐
NEJ

3. Intervjuer och referenser

Konsult ska vara tillgänglig för digital intervju under den period som anges i tidsplanen i avsnitt 16 samt vid förfrågan från ESV vara beredd att lämna referens, senast dagen efter intervju, på för detta avrop relevant utfört uppdrag.

Accepteras krav angående intervjuer och referenser?

☐
JA

☐
NEJ

4. Uppsägning

Utöver vad som anges i Allmänna villkor och såvida inget annat angivits i Kontrakt har Kund under Kontraktstid, när som helst och oavsett orsak, rätt att besluta att Kontrakt helt eller delvis ska sägas upp. Uppsägningstiden är 21 kalenderdagar och löper från det att Kund skriftligen meddelat Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx om uppsägningen.

Accepteras krav angående uppsägning?

☐
JA

☐
NEJ

15. Elektroniska beställningar och fakturor

    1. E-beställningar

Leverantör ska ta emot elektroniska beställningar från inköpssystemet Proceedo.

Accepteras krav angående e-beställningar?

☐
JA

☐
NEJ

2. Elektroniska fakturor

Leverantör ska tillhandahålla elektroniska fakturor. PDF-format accepteras inte.

Accepteras angående elektroniska fakturor?

☐
JA

☐
NEJ

16. Tidsplan för avropet

Avropsförfrågan utskickad	2024-07-31
Frågor på avropsförfrågan	2024-07-31 —2024-08-14
Sista dag som ESV besvarar inkomna frågor	2024-08-15
Sista avropssvarsdag	2024-08-22
Datum för intervju (digitalt)	2024-08-28, 2024-08-29, 2024-08-30
Preliminärt datum för tilldelningsbeslut	2024-09-02
Preliminärt datum för avtalstecknande	2024-09-13

ESV tillämpar 10 dagars frivillig avtalsspärr efter det att tilldelningsbeslutet har tagits. Ett kontrakt har upprättats först då avtalet är undertecknat av båda parter.

17. Utvärdering och tilldelning

ESV kommer att tilldela kontrakt till den leverantör vars avropssvar är mest ekonomiskt fördelaktigt. I detta avrop är grund för tilldelning bästa förhållande mellan pris och kvalitet. Det avropssvar som uppfyller ställda ska-krav går vidare till utvärdering. I det fall ett svar på ett krav saknas, är motsägelsefullt eller är kombinerat med ett villkor kan ESV komma att bedöma kravet som ”ej uppfyllt” och avropssvaret går inte vidare till utvärdering.

ESV antar det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt med hänsyn till utvärderingskriterierna kvalité och timpris.

Utvärderingskriteriet kvalité, definieras utifrån kompetens och erfarenhet och bedöms av en expertgrupp på myndigheten bestående av konsultansvarig chef, systemtestare och handläggare systemsupport inom ESV:s IT-avdelning. Utvärderingen baseras på granskning av fritextsvaren avseende kravuppfyllnad, kompletterat med konsultens CV och bedömning av kompetens och erfarenhet vid eventuell intervju. Konsultens kompetens och erfarenhet rangordnas från 10 och nedåt där 10 är högsta uppfyllnad av kraven. Av de 10 poängen utgör uppfyllda bör-krav 0,5 poäng per krav, den konsult som inte uppfyller något av bör-kraven kan i bedömningen högst få betyg 8 Formel för betygsättning av kvalité: (avropssvarets poäng/högsta poäng*10).

Utvärderingskriteriet pris, lägsta timpris erhåller betyget 10. Övriga avropssvar erhåller betyg för pris i relation till det avropssvar som fått lägsta pris. Formel för betygsättning av pris (lägsta pris/avropssvarets pris*10). Betygen för utvärderings-kriterierna Timpris och Kompetens viktas sedan 50/50. Summan för de viktade betygen utgör avropssvarets totalbetyg.

18. Pris

Offererat pris ska omfatta samtliga krav i avropsförfrågan. Någon ersättning för merkostnader exempelvis obekväm arbetstid, övertid och reskostnader utgår inte.

Offererat pris ska anges i kronor per timme exklusive moms. Fakturering ska ske månadsvis direkt efter månadsskiftet så faktura inkommer till ESV senast andra arbetsdagen efter månadsskifte. Konsulten ska tidsredovisa i ESV:s tidrapporteringssystem veckovis.

Orimligt låga offererade priser kan komma att förkastas om inte leverantören efter anmodan kan lämna en tillfredsställande förklaring till det låga priset.

Pris anges enligt ovan i fritextfältet nedan:

19. Checklista för avropssvar

Avropssvar ska lämnas elektroniskt i Kommers genom ifyllande av de filer och formulär som ingår i förfrågan. Elektroniska filer som bifogas anbudet ska vara i ett format vars läsbarhet är allmänt tillgängligt (ex. PDF, Word, Excel).

Observera att det finns begränsningar gällande största storlek på enskild fil/dokument enligt Xxxxxxx.

Sista dag att lämna avropssvar är 2024-08-22

Avropssvaret ska innehålla:

• avropssvar, det vill säga detta dokument ”Avropsförfrågan” ifylld,

• avtalsutkast med ifyllda leverantörsuppgifter under punkt 1.1 Parter,

• CV

• ESV önskar inte bilagor som inte efterfrågats och lämnas sådana kommer de inte beaktas

20. Sekretess

Uppgifter som rör anbud omfattas av så kallad absolut sekretess enligt reglerna i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) fram till dess beslut om tilldelning har fattats. Därefter kan sekretess gälla för en anbudsgivares ekonomiska intressen, det vill säga för företagshemligheter och andra uppgifter som rör den enskildes affärs- eller driftförhållanden. Leverantör som begär sekretesskydd ska tydligt ange för vilka uppgifter som sekretess ska gälla och skälen för att uppgifterna ska skyddas. Leverantören ska också ange vilken skada den enskilde kan komma att lida om uppgifterna lämnas ut. Begär någon att få ut handlingar i ärendet sker en prövning i det enskilda fallet enligt offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser. ESV tillämpar lagstiftningen och huvudregeln om allmänna handlingars offentlighet. Garantier kan inte lämnas för att lämnade uppgifter kommer att kunna skyddas.

Leverantören åberopar sekretess enligt ovan:

☐
JA

☐
NEJ

Om Ja, ange vilken/vilka uppgifter/bilagor som önskas sekretessbeläggas:

Vid begäran om sekretess ange motivering och vilken skada som kan uppstå om uppgifterna röjs: