ÄGARDIREKTIV FÖR LOMMA UTHYRNINGSFASTIGHETER AB

Bilaga B KS § 32/13

ÄGARDIREKTIV FÖR LOMMA UTHYRNINGSFASTIGHETER AB

Förslag 2013-02-04

1. Bolaget som en del av den kommunala organisationen

Bolaget ägs av Lomma kommun. Bolaget är en del av kommunens verksamhet. Bolaget ska i sin verksamhet beakta detta. Bolagets verksamhet regleras, utöver av lag och av bolagsordningen, av direktiv utfärdade av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen, fastställda av bolagsstämma.

2. Kommunens direktivrätt

Bolagets styrelse och verkställande direktör har att följa utfärdade direktiv, så vida dessa inte strider mot bolagsordningen, mot tvingande bestämmelser i lag eller annan författning exempelvis aktiebolagslagen och offentlighets- och sekretesslagen, eller strider mot bolagets intresse.

Detta ägardirektiv är ett komplement till bolagsordningen.

3. Kommunens ledningsfunktion

Bolagets verksamhet står enligt 6 kap. 1 § kommunallagen under uppsikt av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen utövar kommunens styrfunktion över bolaget i enlighet med vad som anges i kommunstyrelsens reglemente.

Kommunstyrelsen har rätt att själv eller genom därtill utsedda personer när som helst ta del av bolagets räkenskaper och övriga handlingar och att även i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet.

På begäran skall kommunstyrelsen informeras om och tillställas handlingar rörande bolagets verksamhet, om handlingarna inte är av sådan beskaffenhet att bolaget på grund av reglerna om offentlighet och sekretess inte är skyldiga att lämna ut dem.

Den närmare omfattningen av informationen fastställs i samråd med bolagets styrelse.

Bolaget erinras om att kommunstyrelsen enligt 6 kap. 1 a § kommunallagen har att fatta årliga beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.

4. Bolagets verksamhet

Föremålet för och ändmålet med bolagets verksamhet anges i bolagsordningen för bolaget.

Bolaget får ej bedriva verksamhet som inte är förenlig med bolagsordningen. Bolaget får inte heller bedriva verksamhet som inte är förenlig med den kommunal kompetensen.

Någon utdelning skall för närvarande inte lämnas till ägaren.

Samverkanslösningar med kommunen skall eftersträvas avseende administrativa tjänster och upphandlingar.

5. Bolagets ändamål

Ändamålet med bolagets verksamhet är att med iakttagande av kommunala självkostnads- och likställighetsprinciperna bebygga och förvalta byggnader som är viktiga för utveckling, men som inte har någon direkt anknytning till av kommunen bedriven kärnverksamhet i form av vård, skola och omsorg. Bolaget kan också ingå avtal om säkerhetsöverlåtelser och därmed förknippade överenskommelser om infriande av borgen för ägarens räkning, för ovannämnda typ av fastigheter

6. Fullmäktiges ställningstagande

Bolaget ansvarar för att kommunfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas.

Av bolagsordningen framgår att vissa beslut i bolaget fattas av bolagsstämman. En fråga som faller utanför uppräkningen i bolagsordningen kan trots detta vara en sådan fråga som kräver ställningstagande enligt denna punkt. Uppstår tveksamhet huruvida ställningstagande krävs ska bolaget samråda med kommunstyrelsen.

7. Förvaltningsberättelsen

Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen och dessa direktiv angivna syftet och ramarna med den samma.

Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorns granskning liksom för kommunstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap. 1 och 1a §§ kommunallagen.

8 Granskningsrapporten

Det åligger bolagets lekmannarevisorer att årligen i sin granskningsrapport särskilt yttra sig om huruvida bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som angivits i bolagsordningen och detta ägardirektiv, liksom de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten.

Lekmannarevisorerna ska snarast uppmärksamma kommunstyrelsen på om bolaget brister i de avseenden som omnämns i första stycket.

9. Informationsskyldighet för bolaget och ägardialog

Bolaget skall hålla kommunen informerad om sin verksamhet.

Bolaget ska initiera möten med kommunen om omständigheterna så påkallar.

Bolaget skall till kommunstyrelsen redovisa bolagets ställning och resultat per Den 31/3, 30/6, 30/9 och 31/12. Bolaget ska därvid uppmärksamma kommunen på

viktigare omständigheter och förändringar som kan inverka på bolagets verksamhet.

Bolaget skall utan dröjsmål till kommunstyrelsen översända protokoll från bolagsstämma, protokoll från styrelsesammanträde, bolagets årsredovisning med revisionsberättelse och granskningsrapport från lekmannarevisorer.

Bolagets styrelse, vd och andra nyckelpersoner i bolaget ska delta i möte med företrädare för kommunen minst en gång per år (ägardialog).

Innehåller dokument som skall överlämnas till kommunstyrelsen sådana uppgifter som bolaget på grund av reglerna om offentlighet och sekretess inte är skyldiga att lämna ut, får uppgifterna uteslutas. Av det översända materialet skall framgå att sådan åtgärd har vidtagits.

10. Budget och verksamhetsplan

Bolaget ska årligen fastställa budget för nästkommande räkenskapsår. Fastställd budget ska årligen senast den 1 oktober tillställas kommunstyrelsen. Bolaget skall för närvarande inte upprätta någon verksamhetsplan för det kommande räkenskapsåret

11. Kommunal koncernredovisning och budget

Bolaget skall till kommunen lämna de uppgifter som av kommunen bedöms nödvändiga för upprättande av årsredovisning och delårsrapport enligt lag ( 1997:614) om kommunal redovisning.

Bolaget skall till kommunen lämna de uppgifter som av kommunen bedöms nödvändiga för upprättande av kommunens budget.

12. Intern kontroll

Bolaget skall för närvarande inte dokumentera sitt internkontrollsystem.

13. Suppleants inträde

Suppleant har rätt att närvara och yttra sig vid styrelsesammanträden. Suppleant skall iakttaga samma tystnadsplikt som gäller för ordinarie ledamot.

14. Arvoden

Det utgår ingen särskild ersättning för uppdrag som ordförande, ledamot och suppleant i styrelsen.

15. Arkiv

Bolaget skall i sin verksamhet tillämpa kommunens arkivreglemente.

16. Taxa för utbekommande av allmänna handlingar

Bolaget skall tillämpa den för kommunen vid varje tid gällande taxan för kopia på allmän handling.

17. Lekmannarevisorer

Lekmannarevisorerna skall anlita sakkunniga till sin granskning i den omfattning som behövs för att fullgöra granskningen enligt god revisionssed.

Bestämmelserna i kommunallagen och aktiebolagslagen om revisorernas rätt till upplysningar gäller också de sakkunniga som biträder lekmannarevisorerna.

Lomma Uthyrningsfastigheter AB svarar för kostnaderna för lekmannarevisorerna i aktiebolaget och sakkunniga biträden till dessa.

Bolagsstämman skall varje år fastställa ersättning för lekmannarevisorerna samt deras sakkunniga biträde.

18. Bolagsstämma

Bolaget ska årligen senast före utgången av maj månad hålla bolagsstämma/årsstämma. Av bolagsordningen framgår hur kallelse till bolagsstämma ska ske. Information om bolagsstämman med angivande av tid och plats samt dagordning ska tillställas kommunen för möjliggörande av publicering på kommunens hemsida senast två veckor i förväg.