Allmänna villkor och information

Stadsledningskontoret

Allmänna villkor och information

Upplåtelse av Lilla samt Stora Börssalen

Dessa allmänna villkor gäller från och med 1 juni 2021 och ska tillämpas för hyreskontrakt som ingår från och med nämnda datum.

Gästkapacitet vid olika dukningar

Maxkapacitet för båda lokalerna tillsammans är 350 gäster.

Lilla Börssalen

• Rektangulära bord: 108 personer

• Runda bord: 100 personer

• Stående buffé: 150 personer

• Sittande buffé: 80 personer

• Drinkmingel: 120 personer

• Parkettsittning: 150 personer

Stora Börssalen

• Rektangulära bord: 250 personer

• Runda bord: 264 personer

• Stående buffé: 250 personer

• Sittande buffé: 160 personer

• Drinkmingel: 250 personer

• Parkettsittning: 200 personer

Mått på lokalerna

Lilla Börssalen

• Längd: 17 meter

• Bredd: 7,80 meter

• Höjd: 6,80 meter

• Yta: 164 kvadratmeter

Stora Börssalen

• Längd: 27,4 meter

• Bredd: 11 meter

• Höjd: 7 meter

• Yta: 300 kvadratmeter

Allmänna villkor

Följande villkor gäller för tillfällig upplåtelse av Börsens bankettlokaler med anslutande utrymmen.

Göteborgs stad, genom Stadsledningskontorets Representationsenhet (nedan kallad hyresvärden) hyr ut Lilla Börssalen och Stora Börssalen till företag, organisationer och föreningar (nedan kallad hyresgästen) för evenemang dag- samt kvällstid.

Bokning och avbokning

Preliminära bokningar görs efter skriftlig ansökan. Bokningen måste sedan bekräftas med kontrakt. Upplåtelseavtal ska undertecknas av firmatecknare eller av annars behörig/a person/er att ingå denna typ av avtal för hyresgästens räkning.

Hyresgästen ansvarar för att information om evenemanget lämnas till hyresvärden i god tid före evenemanget. Hyresvärden har rätt att upphäva kontraktet utan ersättning till hyresgästen, om hyresgästen inte följer fastställda regler. Vid väsentligt avtalsbrott kan hyresvärden säga upp hyresavtalet med omedelbar verkan utan att hyresgästen får rätt till ekonomisk ersättning.

Om hyresgästen anlitar någon annan för genomförande av delar av arrangemanget, ska även detta ha godkänts av staden i förväg. Oberoende av att staden godkänt arrangemanget och eventuellt av hyresgästen anlitad uppdragstagare, ansvarar hyresgästen gentemot staden för arrangemanget och eventuella skador. Hyresgästen får inte överlåta hyreskontraktet på någon annan.

Kostnader och betalning

Hyra av Xxxxxx – kontakta Representationsenheten för aktuell prislista

Kuvertavgift per person - kontakta Representationsenheten för aktuell prislista

Hyresgästen är medveten om och accepterar att staden kan komma att besluta om kostnadsförändringar och att för upplåtelsen gäller kostnaderna i enlighet med stadens vid tidpunkten för hyrestillfället gällande taxa. Hyresvärden fakturerar samtliga kostnader till den part som har undertecknat hyreskontraktet. Efterdebitering kan förekomma med anledning av extra tillsyn, extra städning, reparationer eller om hyresgästen på annat sätt har orsakat extraordinära kostnader. Förfallna fakturor från tidigare upplåtelsetillfällen ska vara reglerade innan lokalen får upplåtas igen. Om en obetald faktura går till inkasso kommer alla kostnader i samband med hanteringen att debiteras hyresgästen.

Avbokningskostnader

Avbokning ska göras skriftligen och följande avbokningsavgifter gäller vid påskrivet kontrakt:

10 % av lokalhyran vid avbokning fram till nio månader före hyresdatum. 20 % av lokalhyran vid avbokning sex till nio månader före hyresdatum. 25 % av lokalhyran vid avbokning fyra till sex månader före hyresdatum. 50 % av lokalhyran vid avbokning två till fyra månader före hyresdatum.

75 % av lokalhyran vid avbokning en till två månader före hyresdatum. 100 % av lokalhyran vid avbokning inom en månad före hyresdatum.

Tider kvällsarrangemang

13:00 Hyresgästen får tillträde till lokalerna. Riggning av utrustning får påbörjas

16:00 Repetitioner, soundcheck samt ljudligt riggande (exempelvis bankning av tross) får ske. Riggning samt soundcheck ska vara klart senast 30 minuter innan gästernas ankomst. 17:00 Tidigaste starttid för evenemanget

01:00 Senaste sluttid för evenemanget

03:00 Senaste tid då lokalerna måste vara helt tömda på rigg och material

Ansvar

Hyresgästen ansvarar för att deltagarna i arrangemanget informeras om de risker som kan vara förenade med arrangemanget och för att föreskrifter och övriga anvisningar följs.

Hyresgästen ansvarar för att förmedla hyresvärdens villkor och regler vidare till anlitade underentreprenörer.

Hyresgästen ansvarar för att senast 2 månader före evenemanget meddela hyresvärden antalet gäster som förväntas deltaga under evenemanget.

Hyresvärdens anvisningar om in- och utpassering i lokalerna ska följas både vad gäller personer och material. Hyresgästen ansvarar för att obehöriga personer inte ges tillträde till lokalen och att det inte vistas fler personer i lokalen än vad som anmälts. Hyresgästen ansvarar för att kontrollera insläppet av gäster med hjälp av gästlista, tryckta inbjudningar eller liknande.

Hyresgästen ansvarar för att hyresvärden senast två arbetsdagar före arrangemanget får inpasseringslistor över den personal som ska ha tillträde till Börsen innan gästerna kommer. Personer som inte är föranmälda får inte tillträde till Börsen.

Hyresgästen är skyldig att se till att nödutgångarna inte är blockerade och att rätta sig efter instruktioner från Representationsenheten om att forsla bort föremål från dessa. Hyresgästen ansvarar för att Representationsenhetens instruktioner följs.

Om hyresgästen tar med stora mängder teknik in i byggnaden ansvarar hyresgästen för att placera ut extra brandsläckare i anslutning till denna.

Hyresgästen ska utse en ansvarig person som finns tillgänglig i lokalen under hela upplåtelsetillfället samt meddela namn på denne till både hyresvärd och entreprenör för servering.

På grund av den kulturhistoriskt känsliga miljön i Börsen ska stor försiktighet iakttas för att undvika skador på golv och övriga ytskikt. Innehållet och utrustningen i evenemanget ska passa in i Börsens kulturhistoriska miljö samt måste godkännas av hyresvärden för att få användas.

Skada på lokalen, utrustning eller inventarier ska omedelbart anmälas till Representationsenheten. Skador som orsakats av hyresgästen, dennes utrustning, personal, medhjälpare, leverantörer eller gäster ska ersättas av hyresgästen.

Hyresvärden ansvarar inte för egendom som lämnats i lokalen efter hyrestidens utgång.

Hyresgästen ansvarar för att rapportera musikunderhållning till STIM, SAMI och liknande organisationer.

Hyresgästen får inte hindra Representationsenheten att under hyrestiden utföra nödvändiga akuta arbetsuppgifter i lokalen. Hyresgästen har inte rätt till ersättning om sådant akut arbete skulle påverka evenemanget.

Omständigheter som parterna inte kan råda över, så som strejk, lockout eller annan arbetsmarknadskonflikt, brand, strömavbrott eller beslut av myndighet, och som innebär att lokalen inte kan användas enligt avtalet, medför inte skadeståndsskyldighet för hyresvärden.

Mattor, tyger eller liknande som ska användas i Börsen måste vara brandklassade och detta ska kunna styrkas med skriftligt intyg. Hyresgästen måste, på anmodan från hyresvärden, kunna tillhandahålla tyger för proveldning.

Rökning är endast tillåten utomhus.

Lokalen med tillhörande utrustning hyrs ut i befintligt skick. Det åligger hyresgästen att återställa lokalerna till samma skick som vid upplåtelsetidens start omedelbart efter evenemangets slut.

In- och avriggning i Börsen

Nedan följer en instruktion för att underlätta in- och avriggning under evenemangsdagen. Under hela dagen finns Representationsenheten på plats för att informera och svara på frågor. Representationsenhetens instruktioner måste följas.

Vid frågor under pågående evenemang samt in- och avriggning nås Representationsenheten på telefonnummer: 000-000 00 00

Inriggning

• All personal ska i god tid kontakta Representationsenheten för att meddela ankomsttiden. Vid ankomst ska legitimation uppvisas för Representationsenheten. Representationsenheten visar vilken väg evenemangets gods ska tas in. Detta kan tidigast ske kl. 13.00.

• Inlastning av gods ska ske genom anvisad ytterdörr. Ytterdörrar får aldrig öppnas utan att en person ur Representationsenheten är närvarande. Nödutgångar får aldrig blockeras.

• Det är inte tillåtet att fästa något på med tejp eller liknande på väggarna, pelarna eller golven.

• Scenpodier, tross och stativ med ben av metall får inte ställas direkt på golvet. Skydd måste finnas mellan ben och golv.

• Bud till Börsen, Xxxxxxxxx 00, får levereras tidigast kl. 13.00 på evenemangsdagen. En ansvarig person från arrangören måste stå som mottagare och finnas på plats för att ta emot budet. Märk budet med ”evenemang”, datum samt namn. Bud som ej uppfyller dessa villkor kommer av säkerhetsskäl att avvisas.

• Xxxxxx har ingen egen parkering utan all parkering hänvisas till Nordstans Parkeringshus, Hedens parkering samt gator kring Börsen.

• Parkering eller uppställning av fordon på Xxxxxx Xxxxxx Xxxx är ej tillåten.

• Användning av rök, eld och fyrverkerier inomhus är förbjuden.

Avriggning

• När evenemanget är slut ska avriggningen påbörjas direkt. Inget gods, material eller sopor får lämnas kvar i Börsen under natten. Utlastning av gods ska ske genom anvisad ytterdörr. Ytterdörrar får aldrig öppnas utan att en personal från Representationsenheten är närvarande.

Övriga villkor och information

Personal

Hyresvärden anlitar ordningsvakter och har rätt att på hyresgästens bekostnad anlita ytterligare personal och/eller ordningsvakt om hyresvärden bedömer att det krävs.

Bevakning och bemanning

Börsen är bevakat dygnet runt. I hyreskostnaden ingår alltid två vakter från hyresvärdens upphandlade säkerhetsföretag. Vill man ha extra bevakning under sitt evenemang ska detta bokas via Representationsenheten.

Om sjukvård önskas vid evenemang får kunden själv tillhandahålla sjukvårdare.

Lokaler

Utrymning

Ingång till evenemang i Börsen sker alltid via festentrén från Xxxxxx Xxxxxx Xxxx. Utöver festentrén finns utrymningsvägar i östra samt norra delen av Börsen.

Representationsenheten är utbildad för att ta hand om eventuell utrymning.

Loger

Det finns inga loger på Börsen, däremot har vi två utrymmen där musiker och övrig personal kan uppehålla sig.

Garderob

I anslutning till festentrén finns två garderober med kapacitet för 350 gäster. De bemannas inte under evenemang om inget annat avtalats.

Toaletter

Alla toaletter ligger i foajén på garderobs-planet och fördelas enligt

följande:

• 2 tillgänglighetsanpassade toaletter

• 3 damtoaletter

• 3 + 3 herrtoaletter + urinoarer

Städning

Städning sköts via Börsens kontrakterade entreprenör och viss grundstädning ingår i hyresavgiften. Om Representationsenheten anser att extra städning krävs efter genomfört evenemang, bekostas detta av hyresgästen.

Sopor

Allt material, exempelvis scenmattor, emballage, blommor, giveaways och program, måste tas med från huset direkt efter evenemangets slut.

Xxxxxx har tyvärr ingen möjlighet att ta hand om sopor. Senast kl. 03.00 måste lokalerna vara återställda för att kunna städas, om detta inte sker debiteras lokalhyra för ett extra dygn.

Riggning och utrustning

Alla riggningar i lokalerna ska godkännas av Representationsenheten i god tid före evenemanget.

Ljud

Stadshuset har en enklare tal-anläggning som är fri att nyttja. Önskas något utöver den så kontakta Representationsenheten för mer information och tips på leverantörer som är vana att arbeta i huset. Ljudnivån i lokalerna får inte överskrida 97 dB. Representationsenhetens personal har beslutanderätt gällande basfrekvensen så att denna inte medför åverkan på lokalerna.

Ljus

Ljussättning av lokalerna måste ske utav personal som har vana att arbeta i kulturhistoriska och känsliga lokaler. Kontakta Representationsenheten för mer information och tips på leverantörer som är vana att arbeta i huset.

AV

Det finns inga fästen för filmduk på väggarna i Lilla eller Stora Börssalen, dukplacering i lokalerna krävs att duken står på golvet. Det finns ingen duk eller annan utrustning på plats att hyra utan det måste hyras in från en extern leverantör. Kontakta Representationsenheten för mer information.

Document Metadata

Table of Contents

Allmänna villkor och information

Document Metadata