Inledning 3
Tjänste- handbok
Talenom och Talenom One
Inledning 3
Bokföring 4
Betalningar 8
Försäljningsfakturering 12
Löneberäkning 16
Löneberäkning DIY 20
Talenom Online och Talenom-mobilen 22
Begränsningar i Talenom One-tjänsten 26
Talenom prislista 28
Talenom One Prislista 30
Inledning
Bakgrund och syfte
Talenom Oyj ("Talenom") är ett av de ledande bolagen i Finland som erbjuder tjänster inom ekonomiförvalt- ning. Talenom är uppskattad och känd både för sin kvalitet och sitt progressiva grepp inom ekonomiför- valtning. Syftet med denna tjänstehandbok (”Tjänste- handbok”) är att specificera de tjänster som Talenom erbjuder samt innehållet och ansvaret i dessa tjänster. De rättigheter och skyldigheter som definieras i denna tjänstehandbok utgör en central del av avtalet
mellan Xxxxxxx och det kundföretag (”Kund”) som köper tjänster av Talenom.
Behandling av personuppgifter
Talenom samlar in och behandlar de personuppgifter som avses i dataskyddslagen. Talenom behandlar alla insamlade personuppgifter omsorgsfullt och på det sätt som krävs enligt dataskyddslagen. Talenoms data-
3
skyddsbeskrivning och praxis är tillgängliga på Talenoms webbplats på adressen xxx.xxxxxxx.xxx.
Bokföring
Kunden kan använda Bokföringstjänstens standardtjänster som avses i denna punkt genom att skriftligen beställa Bokförings- tjänsten. Standardtjänsterna står till Kundens förfogande inom en rimlig tid efter att beställ- ningen har gjorts och standardtjänsten kan inte beställas retroaktivt, om detta inte anges separat i tjänstebeskrivningen. Vid produktio- nen av standardtjänster tillämpas priser som överenskommits separat mellan Talenom och Kunden eller prislistan i denna Tjänstehand- bok.
4
Ett redovisningsteam har utsetts för alla bok- föringskunder. För att garantera kundservice av hög kvalitet får kunden stöd av Kundtjänst- centralen utöver redovisningsteamet.
Leverans av material
Leveranssätt för material
Kunden kan lämna bokföringsmaterialet på flera sätt som specificeras av Talenom:
1. Talenom Online
Uppgifter om tjänster för betalningar, försäljningsfakturering ochlöneberäkning överförs automatiskt till bokföringen.
2. Taleno-mobilen
Talenom-mobilen skalas efter olika användares behov. Med Talenom-mobilen kan du leverera material för bokföring, skapa utgifts- och resefakturor, skapa och godkänna inköpsfakturor, skapa och hantera försäljningsfakturor. Med mobilapplikationen kan kunden dessutom ta kontakt med sin egen kontaktperson.
3. E-postlådan XX-xxxxxx@xxxxxxx.xx
Talenom öppnar en Kundspecifik e-postlåda för Kunden. Kunden skickar material till bokföringen som bilagor till e-postmeddelandet
Innehållskrav
Bokföringsmaterialets kvalitets- och formatkrav defi- nieras i lagstiftningen. Materialets lagenlighet är alltid på Kundens ansvar. Kunden är skyldig att leverera allt material som ingår i företagets bokföring till Talenom.
Inlämningsdag
Inlämningsdag är den 7 dagen i månaden, då Xxxxxx senast ska lämna bokföringsmaterialet till Talenom. Talenom kan endast sköta bokföringsrapporteringen inom utsatt tid om Xxxxxx har lämnat in materialet i tid. Söckenhelger under bokföringen senarelägger bok- föringens färdigställande till följande vardag.
Avbrottsdag
Avbrottsdagen är den dag i månaden, då bokförings- perioden för den månaden avslutas och händelser efter avbrottsdagen registreras i följande bokföringsperiod
Verifikationer som saknas och otydliga verifikationer
Talenom registrerar månadsvis verifikationer som saknas eller är otydliga på ett utredningskonto, vars uppgifter Kunden kan se i Talenom Online. Kunden ska leverera de saknade verifikationerna och redogörelser för de oklara verifikationerna i samband med nästa inlämning av bokföringsmaterial.
Hantering av skattepost
Kunden befullmäktigar Talenom att sköta beskattn- ingsärenden på sina vägnar (med undantag av firmor). Talenom kontaktar Xxxxxx vid behov, om det krävs åtgärder av Xxxxxx. Kunden åtar sig att förse Talenom med all nödvändig information för hanteringen av skat- terelaterade ärenden, men Xxxxxx ansvarar alltid själv för att beskattningen av företaget är korrekt.
Mervärdesbeskattning
Beräkning och rapportering
I bokföringstjänsten ingår beräkning av mervärdesskatt periodvis, högst månadsvis. Dessutom upprättar Talenom en skattedeklaration av Kundens skatter på eget initiativ som skickas elektroniskt till Skatteför- valtningen. För betalning av skatten skapar Talenom en betalningsavi i tjänsten Talenom Betalningar. Om tjänsten inte används, skickar Talenom betalningsavin till Kunden per e-post.
Bokslut och skattedeklaration
Bokslut
Talenom och Xxxxxx kommer gemensamt överens om datum för färdigt årsbokslut. Kunden ansvarar för att leverera bokslutsmaterial till Talenom senast i
samband med bokslutsmånadens bokföringsmaterial. Talenom upprättar bokslutet i enlighet med gällande lagstiftning och väsentlighetsprincipen.
Anmälningar och protokoll
Anmälan om dividender
Talenom utarbetar års- och förskottsinnehållningsan- mälningar om dividender för Skatteförvaltningen samt levererar betalningsinformation om förskottsinnehåll- ningen och nettodividender till Kunden mottagarspe- cifikt. Mottagarspecifika specifikationer debiteras som en tjänst med timdebitering om det finns flera än två dividendtagare.
Årsanmälan om delägarlån
Talenom utarbetar en anmälan om lyfta eller återbetal- da delägarlån för Skatteförvaltningen utifrån den information som Kunden lämnat.
Mötesprotokoll
Talenom upprättar erforderliga mötesprotokoll från bolagsstämmor och styrelsemöten utifrån Kundens beställningar.
Betalningar
8
Kunden får tillgång till standardtjänster i tjänsten Betalningar enligt denna punkt genom att skriftligen beställa tjänsten Betal- ningar. Standardtjänsterna står till Kundens förfogande inom en rimlig tid efter att beställ- ningen har gjorts och standardtjänsten kan inte beställas retroaktivt, om detta inte anges separat i tjänstebeskrivningen. På produktio- nen av standardtjänsterna tillämpas priser som överenskommits separat mellan Talenom och Kunden eller prislistan i denna Tjänste- handbok.
Dirigering av fakturor till tjänsten
Det finns fem (5) olika typer av inköpsfakturor:
1. Nätfakturor
En nätfakturakod upprättas för Kunden. Nätfakturorna styrs automatiskt till Talenom webbtjänst för vidare behandling.
2. Pappersfakturor
En postbox öppnas för Kunden, dit pappersfakturor styrs. Fakturorna öppnas i Postens skanningstjänst, skannas och konverteras till elektroniskt format.
Fakturor överförs inom 24 timmar efter ankomst till Talenom Online för vidare behandling.
3. Självtillagda fakturor
Kunden kan lägga till fakturor
manuellt i systemet. Det ligger på kundens ansvar att mata in nödvändiga uppgifter i systemet och skanna fakturan som bifogad bild.
4. Resefakturor
Kunden kan lägga till fakturor
manuellt i systemet. Det ligger på kundens ansvar att mata in nödvändiga uppgifter i systemet och skanna fakturan som bifogad bild.
5. E-postfakturor
Talenom grundar en e-postadress för Kunden, dit Kundens leverantör eller Xxxxxx själv skickar
inköpsfakturor. Talenom konverterar fakturor som kommer till e-posten till ett format som Talenom webbtjänst förstår och överför dem till Kunden för godkännande.
Kontroll av fakturor
Det är på Kundens ansvar att kontrollera alla fak- turauppgifter alltid innan fakturan godkänns. Det är till exempel bra att kontrollera att fakturans avsändare till- hör förskottsuppbördsregistret. Om Xxxxxx så önskar kan Xxxxxxx även utreda detta på ett separat uppdrag. Om avsändaren av fakturan inte finns med i förskotts- uppbördsregistret, annullerar Talenom fakturan och levererar fakturan för betalning via löneberäkningen.
Cirkulation och godkännande av fakturor
Kundens alla fakturor ska ha minst en (1) person som godkänner dem. En (1) eller flera granskare av fakturor kan tillsättas. Det är på Xxxxxxx ansvar att bekräf-
ta behörigheten av personen eller personerna som godkänt fakturan och uppdatera uppgifterna om dessa personer vid behov. Färdiga adresslistor kan upprättas i tjänsten, enligt vilka specifika fakturor vidarebeford- ras inom företaget. Under hanteringen kan Kunden ändra fakturainformationen, till exempel belopp eller förfallodag, och lägga till kommentarer för bland annat bokföringen eller andra som ska godkänna fakturan.
Vid behov kan adresslistan för en specifik faktura ändras. Om Kunden bara har en person som godkänner fakturor, kan de automatiskt styras till personen i fråga, och inga adresslistor behövs.
Betalningsdatum
Fakturan går automatiskt vidare för betalning på för- fallodagen om Xxxxxx har godkänt den. Om Kunden godkänner fakturan efter förfallodagen skickas faktu- ran för betalning i nästa möjliga betalningsomgång. Kunden kan ändra betalningsdatum när som helst före förfallodagen genom att ändra fakturans förfallodag. Det är alltid på Kundens ansvar att godkänna fakturan före förfallodagen.
Betalningstidpunkt
Fakturor går till betalning vardagar kl. 0.01, 9.00, 12.00, 15.00 och 19.00. De fakturor som har förfallo- datum på dagen i fråga eller tidigare och som godkänts av Kunden före ovanstående klockslag, betalas vid denna tidpunkt. I betalningskörningen kl. 19.00 skickar Talenom godkända betalningar för följande betalnings- dag till banken. Betalningar debiteras följande vardag.
Kassabetalningar
Kunden matar in s.k. kassabetalningar manuellt i Talenom Online, och de går till betalning på samma sätt som annat fakturamaterial. Kunden ansvarar för att de uppgifter som matas in i systemet är korrekta.
Betalningspåminnelser
Kunden annullerar betalningspåminnelserna i Betalningar-tjänsten och betalar fakturan med den ursprungliga fakturan.
Kontering av fakturor
Talenom konterar inköpsfakturor till rätt bokföringskonton månatligen.
Överföring till bokföring
Fakturorna överförs till huvudbokföringen enligt given avbrottsdag för respektive månad. Månadens avbrotts- dag är alltid samma datum och bestäms Kundspecifikt. Fakturor som Kunden godkänt efter datumet överförs till nästa månad i bokföringen, även om de är daterade föregående månad. Om Xxxxxx till exempel godkänner en faktura den 8 april eller därefter, införs den i bokfö- ringen för april.
Exempel:
• Kunden får en faktura daterad 31.3
• Kundens Avbrottsdag är den sjunde (7:e) dagen
i månaden.
• Om Kunden godkänner fakturan 7.4 eller tidigare, införs den i bokföringen för mars
Arkivering av fakturor och bläddring i dessa
Användaren kan bläddra i fakturor, där hen varit god- kännare eller granskare. Vid räkenskapsperiodens slut överför Talenom fakturorna datasäkert i ett permanent digitalt arkiv och svarar för arkiveringens lagenlighet på kundens vägnar. Kunden kan granska materialet via Ta- lenom Online eller om så önskas ladda ner det därifrån. Talenom erbjuder den permanenta arkiveringstjänsten även efter att kundrelationen upphört.
SEPA-beredskap
Fakturor i SEPA-format kan betalas i Talenom webbtjänst. Det ligger på Xxxxxxx ansvar att säkerställa att fakturan och faktureraren är korrekta.
Betalningar, andra fakturor än SEPA-fakturor och fakturor
i annan valuta än euro
Kundens fakturor med andra valutor än euro kan tas emot och cirkuleras i Talenom Online. Talenom sköter betalningen av dem manuellt som debitering enligt gällande prislista.
Hantering av negativ kontobalans
Kundens uppgift är att säkerställa att det för godkända fakturor finns tillräcklig täckning på betalningsdagen på det bankkonto som används för betalning. Om bankkontot saknar tillräcklig täckning på betalningsda- gen för fakturor som förfaller, avvisas hela betalningen av banken, enligt respektive banks praxis. Talenom återsänder den avvisade betalningsomgången till betalningsförslaget. Talenom debiterar för ny betalning som beror på negativ kontobalans som extra arbete.
Försäljnings- fakturering
12
Kunden får tillgång till standardtjänsterna i tjänsten Försäljningsfakturering enligt denna punkt genom att skriftligen beställa denna tjänst. Standardtjänsterna står till Kundens förfogande inom en rimlig tid efter att beställ- ningen har gjorts och standardtjänsten kan inte beställas retroaktivt, om detta inte anges separat i tjänstebeskrivningen. På produktio- nen av standardtjänsterna tillämpas priser som överenskommits separat mellan Talenom och Kunden eller prislistan i denna Tjänstehandbok.
Upprättande av fakturor
Tjänsten Försäljningsfakturering innehåller ett fakture- ringsprogram som används i Talenom Online.
Kreditfakturor
Kunden kan utfärda kreditfakturor i tjänsten Försälj- ningsfakturering. Kunden ansvarar för att upprätta nödvändiga kreditfakturor för sin kund.
Fakturor med bilaga
En bilaga, som kan innehålla flera sidor, kan bifogas
fakturan. Bilagan ska vara i pdf-format.
Bokföringskonton
För varje produkt som faktureras fastställs ett bokfö- ringskonto på vilket försäljningen av produkten i fråga bokförs. Talenom definierar de aktuella bokföringskon- tona för försäljningen när tjänsten tas i bruk. Kunden kan lägga till nya produkter i produktregistret. När en ny produkt införs väljer kunden dess försäljningskonto. Kunden ansvarar för att se till att det valda kontot är korrekt för både moms och bokföring. Helt nya bok- föringskonton i programmet kan endast läggas till av Talenom.
Avsändningstjänst för fakturor
Fakturor kan skickas antingen som pappers-, e-post- eller elektroniska nätfakturor (för företagskunder) och som e-fakturor (för privatkunder). Privatkunder har också möjlighet att betala sina räkningar genom direktbetalning. För dessa skickas en pappersanmälan till fakturans mottagare. E-faktura och direkta betal- ningstjänster kräver en separat aktivering. Fakturor sänds till kunderna enligt följande:
1. Pappersfakturor
Redan godkända fakturor överförs till utskrift dagligen kl. 20.00. Fakturorna distribueras till mottagarna av Posti som brev i Economy-klass.
2. Nätfakturor
Godkända fakturor skickas dagligen kl. 20.00. Mottagaren får vanligen fakturan följande dag.
Sändning av fakturor själv
Du kan också skriva ut fakturor i tjänsten. För dessa fakturor används ingen avsändningstjänst. Då ansvarar kunden själv för sändning av fakturan och uppföljning av dess ankomst.
Uppföljning av fordringar
Talenom följer upp fordringarna dagligen, så att den uppdaterade informationen är tillgänglig i Talenom On- line dagligen senast kl.12.00. Om fakturan har betalats med rätt summa och rätt referens, allokeras betal- ningen automatiskt till rätt faktura. Talenom allokerar avvikande betalningar manuellt på följande sätt:
1. Bristfällig eller felaktig referens
Allokering efter betalarens namn
2. Faktura som betalats med fel belopp
Små avvikelser införs i enlighet med bestämmelser i väsentlighetsprincipen. Stora avvikelser meddelas till kunden som beslutar om åtgärder. Talenom följer upp förfallna fordringar regelbundet. Xxxxxx informeras med en begäran om åtgärder för väsentliga fordringar som är över 90 dagar gamla.
Betalningspåminnelser
Efter att tjänsten för betalningspåminnelser tagits i bruk skickas påminnelserna automatiskt till kunden enligt kundspecifika förhandsinställningar. Automatisk avsändning kan blockeras i tjänsten när som helst, både för enskilda mottagare och fakturor. Faktura- påminnelser skrivs ut dagligen kl. 20.00 och sänds i pappersform av Posti.
Löneberäkning
Kunden får tillgång till standardtjänster i Löneräkningstjänsten enligt denna punkt genom att beställa tjänsten skriftligt. Stan- dardtjänsten är tillgänglig för kunden inom en rimlig tid efter beställningen. Standardtjäns- ten kan inte beställas retroaktivt om detta inte har nämnts specifikt i tjänstebeskrivningen.
Vid produktionen av standardtjänster till- lämpas priser som överenskommits separat mellan Talenom och Kunden eller prislistan i denna Tjänstehandbok.
16
Vad gäller standardtjänsterna i tjänsten Löneräkning ansvarar Kunden för korrekt lönematerial, innehåll i det levererade materialet samt löneutbetalningen och dess korrekthet. Kunden är dessutom ansvarig för att kollektivavtalet och lagstiftningen följs.
Rådgivning
Talenom ger Kunden råd vid vanliga löneräkningsfrågor som har att göra med tidsplaner, användning av pro- gram eller frågor av allmän karaktär, såsom beräkning av naturaförmåner, fastställande av skattefria ersätt- ningar och beräkningsregler för övertidsarbete. Kontakt med Kunden sker per telefon eller e-post. Talenom ger dessutom råd om utveckling av löneräkningsprocessen och diskuterar Kundens situation tillsammans med Xxxxxx.
Anmälan om löneuppgifter
Kunden lämnar in samt upprätthåller följande uppgifter
i webbtjänsten Talenom Online:
• Alla lönehändelser under löneperioden: arbetstimmar övertidsarbete, skiftarbetstillägg, provisioner, löneförskott, reseersättningar
• Förändringar i fasta löner
• Uppgifter om nya arbetstagare samt ändringar
i gamla arbetstagares grunduppgifter: namn, kontaktuppgifter, kontonummer, grundlön, uppgift om kostnadsställe, naturaförmåner, yrkesbeteckning
• Ändringar i beräkningsgrunder för naturaförmåner samt månatliga lunchsedlar och kostförmåner
• Uppgifter om semester: uttagen semester och arbetsdagar som räknas timanställda till godo för semester
• Uppgifter om frånvaro
Inlämningsdag för löneuppgifter
Xxxxxx är skyldig att lämna in löneuppgifter i sin hel- het i enlighet med det överenskomna schemat för produktionen av Löneräkning-tjänsten. Löneuppgifter- nas inlämningsdag, dvs. det datum då löneuppgifterna ska vara tillgängliga för löneräknaren, infaller sju (7) dygn före löneutbetalningen.
Om till exempel lönedagen är den 15 varje månad, ska Kunden anmäla löneuppgifterna den åttonde (8) dagen i månaden kl. 8.00.
Om det kollektivavtal som Xxxxxx följer fastställer att lönen ska utbetalas till de anställda veckan efter löne-
periodens upphörande, kan Xxxxxx meddela löneupp- gifterna tre (3) dygn före löneutbetalningsdagen.
Om Kunden vill godkänna lönebeskeden innan lönerna utbetalas, tidigareläggas inlämningsdagen med den tid som reserveras för godkännandet, dvs. med ett dygn. Söckenhelger under beräkningsperioden tidigarelägger inlämningsdagen med ett dygn.
Upprätthållande av grunduppgifter
Talenom upprätthåller Xxxxxxx följande grundupp- gifter som en del av Löneräkning-tjänsten. Xxxxxx är skyldig att tillhandahålla nödvändiga dokument för upprätthållandet av uppgifterna.
• Löntagarnas uppgifter om skattekort, utsökning och medlemsavgifter
• Allmänna förändringar i naturaförmånernas beskattningsvärde som skattemyndigheten meddelar årligen
• Löneperiod i löneräkningssystemet
Ändringar i lönegrunderna
Kunden är skyldig att meddela eventuella ändringar i de anställdas löner till Talenom senast på inlämnings- dagen. Talenom följer upp löneförhöjningarna i flera kollektivavtal och informerar Kunderna om ändringar som sker i avtalen. Kunden fattar alltid beslut om löneförhöjningar som ska genomföras.
Förändringar i arbetsavtalslagen och kollektivavtal
Talenom följer ändringar i arbetsavtalslagen och flera
kollektivavtal och informerar Kunderna om dessa. Kunden fattar alltid själv beslutet om implementering- en.
Semesterberäkning
Talenom betalar semesterlöner i samband med löneutbetalningen i enlighet med de semesterdagar som Kunden meddelat eller minst två (2) gånger om året eller på något annat sätt som förutsätts i kollek- tivavtalet. Talenom ser till att semesteruppgifterna uppdateras varje månad och avslutar semesteråret en gång per år. Det är Xxxxxxx ansvar att förse Talenom med korrekt och aktuell information om semestrar.
Ersättning för arbetstidsförkortning
Talenom beräknar och betalar ersättning för arbets- tidsförkortning enligt kollektivavtalet i samband med löneutbetalningen utifrån de uppgifter som Kunden tillhandahållit.
Löneutbetalningar
Talenom skickar löneutbetalningsfilen till banken så att lönerna finns på de anställdas bankkonton på den avtalade lönedagen. Kunden är skyldig att se till att betalningsuppgifterna är korrekta och att det finns täckning på kontot för löneutbetalning.
Betalning av
medlemsavgift eller utsökning
Talenom skickar betalningsfilerna för medlemsavgifter och utsökningar till banken eller alternativt laddar upp fakturorna i Talenom onlinetjänst. Talenom redovisar medlemsavgifterna för fackförbunden kvartalsvis i enlighet med tjänsteprislistan.
Lönebesked för anställda
Talenom förser de anställda med lönebesked i första hand i form av nätlön till de anställdas nätbank. Vid behov kan man välja hemadress eller OmaPosti- tjänsten som leveranssätt för lönebeskedet.
Arbetsgivaravgifter och anmälningar
Talenom lämnar in löneuppgifterna elektroniskt till inkomstregistret. Talenom laddar upp fakturan för arbetsgivaravgifter i Talenom Online.
Rapporter
Talenom skickar rapporter om löneräkningen
till Kunden genom Talenom Online. Rapporteringen innefattar en kontrollista över löner, lönespecifikatio- ner, banklista, beräkning av semesterlöneskuld, må- natlig sammanfattning, redovisning av skatter på eget initiativ, utsökningslista och bokföringsunderlag för medlemsavgifter.
Arkivering av löneuppgifter
Vid kalenderårets slut lagrar Talenom löneberäknings- materialet i ett datasäkert och permanent digitalt arkiv och svarar för lagenlighet i arkiveringen på kundens vägnarKunden kan granska materialet via Talenom Online eller om så önskas ladda ner det därifrån.
Talenom tillhandahåller tjänsten för permanent arkivering också efter det att kundrelationen upphört.
Löneberäkning DIY
Kunden får tillgång till standardtjänster i Löneräkningstjänsten enligt denna punkt genom att beställa tjänsten skriftligt. Stan- dardtjänsten är tillgänglig för Kunden inom en rimlig tid efter beställningen. Standardtjäns- ten kan inte beställas retroaktivt, om detta inte nämns separat i tjänstebeskrivningen.
Vid produktionen av standardtjänster tillämpas priser som överenskommits separat mellan Talenom och Kunden eller prislistan
i denna Tjänstehandbok.
Löneräkning, DIY
• Kunden räknar och betalar löner själv och på eget initiativ i Talenom onlinetjänsten.
• Lönerna inklusive bikostnader godkänns för betalning i Betalningar-tjänsten i Talenom onlinetjänst minst 2–3 bankdagar för lönedag.
• Lönerna kan betalas ”genast” (fördröjning 2–3 bankdagar) eller en önskad lönedag kan fastställas (då beräknas lönerna minst 3 bankdagar före öns- kad löneutbetalningsdag före kl. 13).
• Tjänsten drar automatiskt av lagstadgade avgifter i enlighet med anställningsuppgifter och lagrade skattekortsuppgifter.
• Anmälan till inkomstregistret och Arbetsgivarens separata anmälningar skickas automatiskt från tjänsten.
• Kvitton för bokföringen skickas automatiskt till bokföraren.
20
• Kunden svarar själv för korrektheten i löneräkning en som helhet.
Talenom Online och
Talenom-mobilen
Talenom Online -webbtjänst är marknadens mest användarvänliga och tydliga tjänst för elektronisk ekonomiförvaltning. Mångsidig rapportering inom ekonomiförvaltningen och långt automatiserade processer sparar tid för Kunden när det gäller rutiner inom ekono- miförvaltningen. Talenom Online möjliggör en helt papperslös verksamhet och det blir så gott som onödigt att logga in i företagets nätbank.
Talenom Online är automatiskt tillgänglig för Kunden när Xxxxxx har beställt Talenom
Bokföring, Talenom Betalningar, Talenom Lö- ner eller Talenom Försäljningsfakturor till sin tjänst. Talenom onlinetjänst är tillgänglig för Kunden inom en rimlig tid efter beställningen. Prislistan i denna Tjänstehandbok tillämpas på produktionen av tjänsterna.
Tjänster som används i Talenom onlinetjänst:
• Läsning av resultatrapporter och jämförelse av branscher.
• Godkännande och betalning av inköps- och resefakturor.
• Upprättande och sändning av försäljningsfakturor.
• Uppföljning och inkassering av försäljningsfordringar.
• Anmälan om löneuppgifter.
22
• Läsning av bokföringsmaterial.
Resultatuppföljning
Talenom Online åskådliggör företagets ekonomiska framgång i både siffror och diagram. Kunden kan också granska resultatet per resultatenhet eller projekt. Vid behov kan Kunden också detaljgranska en viss del av resultaträkningen ända ner på verifikationsnivå.
Tjänsten skickar månadsvis ett meddelande till Kunden om slutförd resultaträkning.
Jämförelse av branscher
Med Talenom Onlines jämförelse av branscher kan Kunden jämföra sitt företags ekonomiska framgång med andra företag i samma bransch. Talenom produ- cerar Kundspecifik jämförelseinformation i Talenom Online varje månad, och därför är informationen särskilt aktuell.
Avgifter
Alla fakturor som Kunden mottar styrs till Talenom Online, där man sköter cirkuleringen av fakturor som krävs för godkännande av fakturor. När Kunden god- känner fakturan kan Kunden ändra fakturabeloppet eller förfallodagen och definiera en specifik kedja med flera personer som godkänner. När fakturan är godkänd överförs den automatiskt till betalning på det utsatta datumet. Behandlade fakturor sparas automatiskt som bokföringsmaterial. I Talenom Online cirkulerar alla Kundens inhemska fakturor och fakturor inom euroom- rådet. Fakturorna lagras i Talenom Online
i tre år, utöver det permanenta arkivet.
Försäljningsfakturering
Upprättande och sändning av försäljningsfakturor
Kunden kan sköta upprättandet av försäljningsfakturor i Talenom Online eller den mobila försäljningsfakture-
ringen som öppnas via Talenom-mobilen. Kund- och produktregister underlättar faktureringen. Fakturor kan skickas antingen i pappersformat, per e-post eller som nätfakturor på finska, svenska,
engelska och tyska.
Vid behov kan man också skicka kreditfakturor och finansieringsfakturor via tjänsten. Avsända fakturor överförs automatiskt till Talenoms uppföljningstjänst och blir en del av bokföringsmaterialet.
Uppföljning av försäljning
Försäljningsfaktureringen i Talenom Online innehåller uppföljning av försäljningen i realtid. Kunden kan följa upp försäljningen med olika sökkriterier, till exempel enligt Kund, produkt eller enhet.
Uppföljning av fordringar
Talenom följer upp fordringarna dagligen, så att den uppdaterade informationen är tillgänglig i Talenom On- line dagligen senast kl. 12.00. Samtidigt kan Kunden hantera betalningsuppmaningar och eventuella indriv- ningsåtgärder. Hanteringen av obetalda fakturor kan ställas in så, att de automatiskt går vidare till Intrums indrivningstjänst. Om fakturan betalas med rätt summa och rätt referens allokeras betalningen automatiskt till rätt försäljningsfaktura. Talenom allokerar de avvikan- de betalningarna manuellt till rätt försäljningsfaktura.
Löneutbetalning
Kunden håller Talenom Online uppdaterad om de anställdas löneuppgifter, utifrån vilka Talenom Lö- neräkning-tjänsten sköter löneutbetalningen och de anställdas lönebesked. Rapporter om löneutbetalning- ar kan granskas i avsnittet Dokument i Talenom Online. Arbetsgivaravgifterna skickas från löneräkningen till Talenom Online för godkännande
av inköpsfakturor.
Läsning av bokföringsmaterial
Kunden kan granska bokföringsmaterialet för pågå- ende räkenskapsperiod i Talenom Online. I tjänsten kan Kunden granska bokföringsuppgifter till exempel i huvudboken, dagboken eller i kontoutdrag, ner till
verifikationsnivå. Även en specifikation på saknade och oklara verifikationer registreras i tjänsten varje månad. Efter avslutad bokföringsperiod lagrar Talenom bokfö- ringsmaterialet på två elektroniska medium på ett sätt som lagen godkänner. Revisionen kan utföras elektro- niskt i Talenom Online.
Användarnamn till Talenom Online
Användning av Talenom Online kräver personliga användarnamn. Med ett användarnamn kan Kunden vid behov använda flera olika företags tjänster
i Talenom Online.
Användarnamn till Talenom Lite
Med Talenom Lite-koder kan man använda Tale- nom-mobilen utan faktiska användarrättigheter till Talenom Online. De viktigaste funktionerna i Ta- lenom-mobilen är leverans av bokföringsmaterial, upprättande av resefakturor, behandling av försälj- ningsfakturor samt godkännande och upprättande av inköpsfakturor.
Leverans av material
Med mobilappen kan Kunden överföra kvitton direkt till bokföringen med mobiltelefonen. Via appen kan följan- de material överföras till Talenoms bokföring:
• Kvitton för kreditkortsköp
• Kvitton för bankkortsköp
• Kvitton för inköp man betalat själv
• Övrigt bokföringsmaterial
Resefakturor
Med Talenom-mobilen kan Kunden skapa resefakturor för hemlandet och utlandet. Applikationen fungerar som en lagringsplats för resedata och körjournal för de anställda: ange syftet med resan samt tid- och ruttinformation, så beräknar applikationen de reseer- sättningar som ska betalas. Användaren kan omedel- bart skapa en resefaktura för resan, då resefakturorna automatiskt överförs till cirkulering för godkännande i Talenom Online.
Avgifter
Med Talenom-mobilen skapar och godkänner du in- kommande fakturor. Ta en bild på fakturan och kontrollera informationen, vi sköter överföringen till bokföringen och betalningen.
Försäljningsfakturor
Kunden kan skapa, redigera, granska och skicka försälj- ningsfakturor direkt från Talenom-mobilen. Kunden kan skicka fakturor antingen i pappersformat, som e-post eller nätfaktura.
Användning av appen
Talenom-mobilen är en användarvänlig applikation som Kunden snabbt får tillgång till via mobilbutiken. Användning av Talenom-mobilen kräver att Kunden har användarnamn antingen i Talenom Online eller Talenom Lite. Kunden kan vid behov sköta flera olika företags ärenden med ett användarnamn.
24 25
Begränsningar i Talenom One
• Maximal omsättning per år
150 000 euro
• Över 40 verifikationer (bank- och kreditkortskvitton, inköpsfakturor, försäljningsfakturor)/mån.
• Regelbunden värdepappershandel
• Marginalbeskattning
• Moms av eget bruk
(företagets varor eller tjänster tas för eget bruk)
• Anmälan om entreprenad i byggbranschen
• Grynderentreprenadverksamhet
• Delintäktsföring
• Koncernbolag (det är fråga om koncernstruktur när bolaget äger över 30 % av ett annat bolag. Typiska exempel är bland annat holdingbolag)
• Fastighetsbolag
• Import av varor utanför EU
• Jordbruk
• Andelslag
• Vägandelslag
• Föreningar och stiftelser
• Momsskyldighet i utlandet
• Valutakonton, virtuell valuta
• Import av varor utanför EU
• Uppföljningsobjekt
26
• Kundspecifik kontoplan
Talenom prislista
Styckepriser
Avgifter
Mottagande och betalning av nätfakturor 0,00 €/st, överstiger 10 st/månad 0,49 €/st. Mottagande och betalning av e-postfakturor 1,09 €/st.
Mottagande och betalning av pappersfakturor 1,09 €/st.
Försäljningsfakturering
Sändning av försäljningsfakturor, nätfaktura och e-post 0,00 €/st, överstiger 10 st/månad 0,49 €/st. Sändning av försäljningsfakturor, papper 1,99 €/st.
Uppföljning av fordringar 0,00 €/st, överstiger 10 st/månad 1,25 €/st.
Betalningspåminnelser 3,90 €/st.
Överföring till indrivning Talenom indrivningstjänst 4,90 €/st.
Sammandragsdeklaration för mervärdesskatt 27,00 €/st.
Löneberäkning
Löneberäkning, gör - det - själv 9,00 €/lön
Löneräkning som tjänst 35,00 €/gång + 16,00 €/lön Kompletterande tilläggstjänster i löneräkning:
FPA-ansökningar (Y17 och Y18) 27,00 €/st.
Ansökan om utbetalning av lönesubvention 27,00 €/st.
Andra ansökningar 27,00 €/st.
Standard löneintyg 18,00 €/st.
Löneräkning timpris 85,00 €/h
28
29
Talenom One prislista
Fastställande av månatligt pris för bokföring:
Vid ingående av avtal bedömer Kunden omsättningen i sitt företag.
Om omsättningen överstiger omsättningen enligt följande prisklass, justeras priset så att det motsvarar rätt omsätt- ningskategori. Talenom informerar kunden skriftligt om detta.
För prissättningen granskar Talenom kundens omsättning en gång om året efter räkenskapsårets slut och vid behov justeras prissättningen för att motsvara rätt omsättnings- kategori från början av följande månad.
30
Båda avtalsparterna kan lämna ett förslag till prisgransk- ning om en tydlig förändring upptäcks i kundens omsätt- ning eller verksamhet. Priset kan ändras enligt överens- kommelse från början av följande månad.
Bokföringstjänster
Serviceavgift: företagets årsomsättning 0–30 000 euro | (49,00 €/månad) |
Serviceavgift: företagets årsomsättning 30 000–90 000 euro | (79,00 €/månad) |
Serviceavgift: företagets årsomsättning 90 000–150 000 euro | 109,00 €/månad |
Bokslut och skattedeklaration: företagets årsomsättning 0–30 000 euro | 199,00 € |
Bokslut och skattedeklaration: företagets årsomsättning 30 000–90 000 euro | 249,00 € |
Bokslut och skattedeklaration: företagets årsomsättning 90 000–150 000 euro | 299,00 € |
Tjänster med extra avgift:
Ekonomimöte 129,00 €/h
Separat överenskommen rådgivning om bokföring - och merarbete 85,00 €/h
Timpris för bokföring 85,00 €/h
Saknat dokument 5,00 €/st.
Styckepriser
Avgifter
Mottagande och betalning av nätfakturor 0,00 €/st, överstiger 10 st/månad 0,49 €/st. Mottagande och betalning av e-postfakturor 1,09 €/st.
Mottagande och betalning av pappersfakturor 1,09 €/st.
Försäljningsfakturering
Sändning av försäljningsfakturor, nätfaktura och e-post 0,00 €/st, överstiger 10 st/månad 0,49 €/st. Sändning av försäljningsfakturor, papper 1,99 €/st.
Uppföljning av fordringar 0,00 €/st, överstiger 10 st/månad 1,25 €/st.
Betalningspåminnelser 3,90 €/st.
Överföring till indrivning Talenom indrivningstjänst 4,90 €/st.
Sammandragsdeklaration för mervärdesskatt 27,00 €/st.
Resefakturor
Upprättande och betalning av resefakturor 0,00 €/st, överstiger 10 st/månad 1,80 €/st.
Löneberäkning
Löneberäkning, DIY 9,00 €/lön
Löneräkning som tjänst 35,00 €/gång + 16,00 €/lön Kompletterande tilläggstjänster i löneräkning:
FPA-ansökningar (Y17 och Y18) 27,00 €/st.
Ansökan om utbetalning av lönesubvention 27,00 €/st.
Andra ansökningar 27,00 €/st.
Standard löneintyg 18,00 €/st.
Löneräkning timpris 85,00 €/h
Talenom Oyj
Tfn 0207 525 000