Överenskommelse mellan medlemskommunerna och kommunalförbundet Räddningstjänsten Östra Götaland
Överenskommelse mellan medlemskommunerna och kommunalförbundet Räddningstjänsten Östra Götaland
Räddningstjänsten Östra Götaland Xxxxxxxxxxxxx 000
602 39 Norrköping
Växel 010–000 00 00
Fax 010–000 00 00
E-post xxxx@xxxx.xx xxx.xxxx.xx
Organisationsnummer 222000-2758
Inledning
Denna överenskommelse klargör och preciserar kommunalförbundets uppdrag och uppgifter så som de beskrivs i Förbundsordningen.
Överenskommelsen godkänns av kommunstyrelsen i medlemskommunerna och av förbundets direktion. Direktionen ska sedan omsätta det i sin styrning av verksamheten.
I samband med årliga uppföljningar av ekonomi och verksamhet kan denna överens- kommelse kompletteras eller justeras för att tydliggöra uppdrag inför kommande år.
Mål för verksamheten
Förbundets verksamhet ska ha högt förtroende och hög tillgänglighet. Verksamheten ska genomsyras av att alla människor är lika i värde och rättigheter, med rätt till personlig säkerhet. Förbundets verksamhet ska även bidra till en hållbar utveckling.
Följande mål finns för verksamheten
• Medlemskommunernas ledningar ska få stöd för att kunna driva sin verksamhet vid kriser i samhället.
• Kunskapen och förmågan hos allmänheten om olycksförebyggande och skadebegränsande åtgärder ska kontinuerligt öka.
• Förbundet ska medverka till att fler kommuner blir medlemmar och att samverkan inom förbundets verksamhetsområde ökar.
• Förbundets ska ha ett eget kapital som motsvarar 5 procent av förbundets omsättning
Ekonomiska förutsättningar
Stöd och service
Medlemskommunerna ska bistå med resurser i verksamheterna för det olycksförebyggande arbetet. Samordning av verksamheterna, både inom medlemskommunen och med andra aktörer i regionen, hanteras av förbundet.
Norrköpings kommun ska, utan särskild avgift, tillhandahålla stöd och rådgivning i samma omfattning som om förbundet vore en kommunal förvaltning när det gäller ekonomi, HR och juridik.
Förbundet ska köpa administrativ service, IT, etc. från Norrköping kommun eller av Kommunalförbund Fjärde Storstadsregionen.
Ersättning för uppdrag
Den ekonomiska ramen som ligger till grund för beräkning och fastställande av medlemsavgiften är en nettoram. I beräkningarna ingår att förbundet har egna externa intäkter från taxor, avgifter och försäljningar.
Medlemsavgiften för ett kommande budgetår räknas upp med ett genomsnitt av medlemskommunernas uppräkning av pris och lön för samma budgetår viktat utifrån antal invånare. Uppräkningen reduceras med ett genomsnitt av medlemskommunernas eventuella i budget utlagda besparingar föregående budgetår, viktat utifrån antal invånare. Justering av medlemsavgiften kan också ske vid förändringar av PO-pålägget som påverkar förbundets ekonomi i en större utsträckning.
När förbundet bedömer att medlemsavgiften behöver justeras utifrån förändringar av verksamhetens förutsättningar utöver det som anges ovan så ska detta framgå av förbundets budgetunderlag som behandlas på medlemsdialog på våren.
Uppdraget som definieras i förbundsordningen ska finansieras inom den ekonomiska ramen. Om medlemskommunerna ger förbundet tillkommande uppdrag utan att andra uppdrag försvinner ska de nya uppdragen ersättas med avgifter utöver tilldelad ram.
Konsultationer och uppdrag av mindre omfattning ingår dock i ordinarie uppdrag.
Taxor
Avgifter för myndighetsutövning, som förbundet utför, ska antas av kommun- fullmäktige i medlemskommunerna. Förbundet ska till medlemskommunerna anmäla förslag till ändring av avgifter senast 3 månader innan ändringen ska träda i kraft.
Förbundet har dock rätt att årligen ändra timpris efter gällande arbetskrafts- och konsumentprisindex.
Verksamhetens investeringar
Medlemskommunerna fastställer inte särskild investeringsram för förbundet.
I den ekonomiska ramen som ligger till grund för beräkning och fastställande av medlemsavgiften ingår utrymme för ränta och avskrivning.
Förbundet ansluts till Norrköpings kommuns internbanks koncernkonto och erhåller en kredit på 75 miljoner kronor.
Tillsammans begränsar dessa två faktorer det investeringsutrymme som Direktionen kan fastställa.
Fastigheter
Medlemskommunerna ska, var för sig, stå för hyres- och driftkostnaderna för alla brandstationer. De belastar därmed inte Förbundets driftsbudget.
Förbundets kontakter i fastighetsfrågor sker med de av medlemskommunerna utpekade lokalförsörjningsfunktionerna.
Effektiviserings- och besparingskrav
I budgetprocessen ska hänsyn tas till de besparings- och effektiviseringskrav som respektive medlemskommun har.
Budgetprocess
Arbetet med planering och uppföljning av ekonomi och verksamhet ska präglas av dialog mellan förbundet och medlemskommunerna.
Förbundet ska varje år upprätta en beskrivning av planerad verksamhet under åren 2-5. Beskrivningen ska utgå från förbundets strategiska plan, planerad verksamhet för nästkommande år (år 1) och pågående verksamhet innevarande år (år 0).
Förbundets budgetförslag för kommande år (åren 2-5) utgör underlag för avgiftsbeslut och ska efter direktionsbeslut behandlas på medlemsdialog under våren år 1 för att vid behov kunna beaktas i kommunernas budgetprocess. Innan direktionsbeslutet ska dialog ha skett mellan ekonomidirektörerna och förbundsledningen.
Beslut om eventuell förändrad avgift till RTÖG utöver förändring av pris/lön/besparing/PO-pålägg tas senast i samband med att respektive medlemskommuns budget fastställs.
Särskild avtalspension
Den här delen av överenskommelsen berör endast de medlemskommuner som har personal som omfattas av särskild avtalspension (SAP-R)
Grundläggande medlemsavgift
Beräkning och betalning av den grundläggande medlemsavgiften sker i enlighet med förbundsordningens § 11. I denna avgift ingår ej täckning för pensions- kostnader för SAP-R och avgiftsbestämd ålderspension på utbetald SAP-R.
Kompletterande medlemsavgift
De faktiska, likviditetsbelastande pensionsutbetalningarna för förbundets
SAP-R och utbetalningar för avgiftsbestämd ålderspension på SAP-R, inklusive beräknad löneskatt, utgör den kompletterande medlemsavgiften. Medlems- kommunerna erlägger denna avgift månatligen tillsammans med den grundläggande avgiften enligt ovan och enligt följande beräkning:
Preliminär månadsavgift för det kompletterande medlemsbidraget för SAP-R utgörs av samma belopp som förbundets pensionsadministratör debiterar förbundet för december månad året före korrigerat med prognos över eventuellt tillkommande och avgående pensionsutbetalningar för SAP-R .
Om förbundet och medlemskommunerna ej kommer överens om prognos för kommande år ska ett snittvärde av öknings- eller minskningstakten vad gäller utbetald SAP-R för de två senaste åren före budgetåret användas som beräkningsgrund.
Exempel:
Utbetald SAP-R 3 år före aktuellt budgetår: 35 000 kr Utbetald SAP-R 2 år före aktuellt budgetår: 43 000 kr Utbetald SAP-R 1 år före aktuellt budgetår: 53 000 kr
Snittökning: (43 000 kr – 35 000 kr) + (53 000 kr – 43 000 kr)/2 = 9 000 kr
Totalt belopp budgetår: 53 000 kr + 9 000 kr (löneskatt 24,26 procent tillkommer)
I december varje år sammanställer förbundet årets verkliga utfall för all utbetald SAP-R. Resultatet av sammanställningen avräknas sedan från summan av de preliminära månadsavgifterna enligt ovan. Eventuell differens utgör underlag för justering av det kompletterande medlemsbidraget för aktuellt år. Avstämning ska ske senast 12 januari året efter aktuellt utbetalningsår. Den kompletterande medlemsavgiften fördelas mellan de medlemskommuner som har personal som omfattas av SAP-R på följande sätt:
⏵ den del som avser förbundets utbetalningar för SAP-R och
⏵ förbundets andel av avgiftsbestämd ålderspension på SAP-R (dvs
⏵ den del som är intjänad efter att den anställde påbörjat sin anställning
⏵ hos förbundet) betalas utifrån samma fördelnings-princip som den
⏵ grundläggande medlemsavgiften, se förbundsordningen §11.
⏵ den del som avser avgiftsbestämd ålderspension på utbetald SAP-R
(dvs den del som är intjänad innan den anställde påbörjade sin anställning
hos förbundet) betalas av den kommun där de berörda personerna tidigare hade sin anställning.
Skuldregleringar
Förbundets skuld för SAP-R beräknas årligen av förbundets pensions- administratör. Skulden, inklusive löneskatt, redovisas i förbundets räkenskaper i enlighet med lagen om kommunal redovisning och RKR:s rekommendationer. Förbundet redovisar skulden som en fordran på medlemskommunerna och medlemskommunerna redovisar motsvarande skuld till förbundet i sin bokföring. Kommunerna ska delges ett underlag som visar skuldens storlek senast den 12 januari året efter aktuellt utbetalningsår.
Uppföljning
Uppföljning lämnas till medlemskommunerna per den 30 april, 31 augusti samt vid bokslut. Medlemskommunerna kommer att fastställa en gemensam tidplan för denna rapportering och en gemensam utformning av förbundets rapportering.
Utöver redovisning av ekonomiskt resultat med prognos ska uppföljningen innehålla en analys av verksamheten.
Förbundet får i uppdrag att ta fram ett bokslut inom samhällsskydd och beredskap. Formerna för ett sådant bokslut ska utvecklas av förbundet i samverkan med medlemskommunerna.
Dialog
Dialog ska ske mellan direktionens ordförande och vice ordförande samt medlemskommunernas kommunstyrelseordförande minst två gånger per år, dels som en årlig uppföljning av verksamhet och ekonomi i samband med
årsredovisningen, dels som en avstämning under hösten. Förbundet är sammankallande till dessa möten.
Vid behov träffas förbundsdirektören i förbundet och kommundirektörerna i övergripande frågor. I budget och ekonomiredovisningsfrågor träffar ekonomidirektörerna förbundsledningen enligt särskilt plan.
Särskild och regelbunden dialog ska ske mellan förbundet och medlemskommunernas säkerhetsansvariga, i syfte att skapa samsyn i säkerhetsfrågor inom förbundets verksamhetsområde och kring möjligheter till samarbete. Förbundet ska ta initiativ till sådana möten.
Förtydliganden av uppdrag
Gemensam olycksförebyggande verksamhet
Förbundet ska ta initiativ till att samordna förbundets och medlemskommunernas olycksförebyggande arbete. Syftet är att skapa samverkan och samarbete mellan kommunerna och förbundet i det olycksförebyggande arbete som förbundet gör utifrån handlingsprogram för skydd mot olyckor och det olycksförebyggande arbete som kommunerna inom sitt trygghets- och säkerhetsarbete.
Utbildning av kommunal personal
Förbundet ska svara för internutbildning av kommunal personal inom det område som förbundet genom sin verksamhet har kompetens inom, för att därigenom skapa ökad trygghet och säkerhet. Medlemskommunerna uppdrar därför åt förbundet att årligen genomföra utbildningar utan särskild ersättning inom ovanstående. För Linköpings kommuns anställda genomförs utan särskild ersättning utbildningar motsvarande en volym på 4 100 utbildningstimmar, för Norrköpings kommun 3 600 utbildningstimmar, för Söderköpings kommun 450 utbildningstimmar, för Åtvidabergs kommun 300 utbildningstimmar och för Valdemarsviks kommun 200 utbildningstimmar.
Önskar medlemskommunerna genomföra annan utbildning än ovanstående eller
om det totala antalet utbildningstimmar ett år överskrider ovanstående, äger förbundet rätt att ta ut avgift för den särskilda utbildningen eller för det utökade antalet utbildningstimmar enligt den av direktionen fastställda prislistan.
Civilt försvar
Förbundet och medlemskommunerna har var för sig egna skyldigheter inom det civila försvaret. I denna överenskommelse ges förbundets dessutom uppdrag att prova och underhålla utomhusvarningssystemen i medlemskommunerna (VMA).
Krishantering
Förbundets uppdrag inom området krisberedskap utgår från att förbundet ska ha en stödjande och rådgivande roll i förhållande till medlemskommunerna i enlighet med ändamålsparagrafen i förbundsordningen. Arbetet ska inriktas på att utveckla medlemskommunernas krisberedskap utifrån ansvarsprincipen och det geografiska områdesansvaret.
Medlemskommunerna behöver årligen, i dialog med förbundet, precisera sina kommande behov av stöd så att förbundet kan ta hänsyn till detta i sitt arbete med verksamhetsplan och budget.
Regionalt perspektiv
Förbundet ska fortsätta utveckla samarbetet med andra räddningstjänster. Det kan ske genom att utveckla avtalen om stöd och hjälp vid insatser, men också utvecklingsarbete av förebyggandeverksamheten. Förbundet får sälja tjänster till andra kommuner.
Medlemskommunernas ledning och förbundets ledning ska tillsammans arbeta för att intresserade kommuner ska kunna bli medlemmar i förbundet. Medlemskommunerna är ansvariga för processen och nya medlemmar ansöker hos medlemskommunerna som tar beslutet.
Bemanning
Förbundet har frihet att förändra bemanningen och kompetenser på olika stationer utifrån de i handlingsprogrammet enligt Lagen om skydd mot olyckor fastställda kraven på förbundets förmåga.
Restriktioner
Nedläggning eller nyetablering av stationer får beslutas av förbundet först efter godkännande av berörd medlemskommun.