Bilaga 1

1 (3)

Bilaga 1

KL-Kuntahankinnat Oy:s allmänna villkor för gemensamma upphandlingar (AAV)

1 Gemensam upphandling

1.1 KL-Kuntahankinnat Oy (Kuntahankinnat) är en sådan av Kommunförbundet helägd icke-vinstdrivande enhet för gemensam upphandling enligt 11 § i upphandlingslagen som har rätt att bedriva konkurrensutsättning och sluta ramavtal eller upphandlingskontrakt om varor och tjänster (Produkter) för sina kunders räkning. Kuntahankinnat sköter inte förenklade konkurrensutsättningar för sina Xxxxxx, om inget annat avtalas om skötseln av och villkoren för dessa.

1.2 Dessa allmänna villkor tillämpas på utfästelser i enlighet med punkt 2 (Utfästelse om anslutning), då en kommun, en samkommun, ett kommunalt affärsverk eller ett kommunägt aktiebolag (Kund) går med i konkurrensutsättning som ordnas av Kuntahankinnat och använder Produkter, såvida inte annat avtalas till någon del.

2 Utfästelse

En utfästelse mellan Kunden och Kuntahankinnat ingås separat för varje anbudsförfarande. Utfästelsen består av en separat handling, dessa allmänna villkor samt eventuella övriga bilagor som definierar upphandlingen i fråga.

3 Kuntahankinnats ansvar

3.1 Kuntahankinnat svarar för att upphandlingarna konkurrensutsätts effektivt och yrkeskunnigt med iakttagande av upphandlingslagen och övriga upphandlingsbestämmelser samt svarar för att kraven i beställaransvarslagen fylls.

3.2 Kuntahankinnat sköter konkurrensutsättningen från början till slut och svarar – efter behov tillsammans med Xxxxxx – för upphandlingsplaneringen och upphandlingsinnehållet samt bl.a. bereder och undertecknar handlingarna i anslutning till inbjudan att lämna anbud, upphandlingsbesluten, upphandlingskontrakten och kundanvisningarna samt svarar för avtalshanteringen och leverantörssamarbetet, för processerna i anslutning till dessa och för kundinformationen.

3.3 För ett konkurrensutsättningsprojekt ställer Kuntahankinnat nödvändiga resurser till förfogande samt utser för varje konkurrensutsättning en ansvarsperson, samlar efter behov ihop en expertarbetsgrupp bestående av representanter som Kunderna har utsett och utnyttjar efter behov de permanenta kategoriteamen som stöd.

3.4 Efter behov skaffar Kuntahankinnat juridisk eller annan sakkunskap som köpta tjänster eller på annat sätt genom sina nätverk.

3.5 Kuntahankinnat agerar högklassigt och beaktar i sin verksamhet Kundernas intresse bl.a. genom att aktivt följa med priser, förhandla om prisbesparingar för Kunderna samt genom att utveckla sin verksamhet och sina tjänster utgående från Kundernas behov samt genom att informera Kunderna.

3.6 I fråga om ramavtal och upphandlingskontrakt tillkommer Kuntahankinnat efter att ha hört Kunderna rättigheterna att som avtalspart bl.a. säga upp eller häva ett avtal eller kontrakt samt att besluta om eventuella kontraktsändringar som har avtalats i upphandlingskontrakten (såsom prisjusteringar) samt

skyldighet att informera Kunderna om sådana. Uppsägnings- och hävningsrätten kan avtalas separat i ett kundspecifikt avtal mellan Kunden och leverantören, om detta är befogat.

3.7 Kuntahankinnat har skyldighet att informera Xxxxxxxx också om övriga väsentliga omständigheter som eventuellt påverkar anlitandet av ramavtalet eller upphandlingskontraktet.

3.8 Vid meningsskiljaktigheter försöker Kuntahankinnat finna en lösning som tillfredsställer alla parter och rådgör i sådana fall med Kunderna.

3.9 I fråga om ramavtal/upphandlingskontrakt gäller de i punkterna 3.6–3.8 ovan nämnda rättigheterna och skyldigheterna Kuntahankinnat endast om upphandlingskontraktet har undertecknats av Kuntahankinnat.

3.10 Kuntahankinnat sköter på Kundens vägnar – efter att ha hört denna – på sin bekostnad besvärsprocesser i marknadsdomstolen och högsta förvaltningsdomstolen samt i tingsrätter och högre rättsinstanser samt svarar för informationen till Kunderna under en besvärsprocess.

3.11 Om en varu- eller tjänsteleverantör överklagar ett upphandlingsbeslut som Kuntahankinnat har tagit och anbudsförfarandet avbryts på grund av detta, ordnar Kuntahankinnat i fråga om upphandlingarna ett temporärt avgörande som har godkänts av Kunden.

3.12 I kundsamarbetet använder Kuntahankinnat som arbetsgruppsverktyg den del av intranätet som också Xxxxxx har åtkomst till samt tar i enlighet med sina förutsättningar i bruk andra elektroniska verktyg (t.ex. elektroniskt konkurrensutsättningssystem).

3.13 Kuntahankinnat bevarar och arkiverar de ursprungliga upphandlingshandlingarna samt svarar för att bestämmelserna om handlingars offentlighet iakttas.

3.14 Xxxxxx har rätt att lämna alla förfrågningar om handlingar i anslutning till upphandlingar som Kuntahankinnat har konkurrensutsatt och upplysningsförfrågningar i anslutning till eventuella processer som denna har tillställts vidare till Kuntahankinnat, som svarar för att förfrågningarna besvaras och att handlingarna och upplysningarna med beaktande av affärs- och yrkeshemligheter samt andra offentlighetsbegränsningar tillställs dem som har begärt dem.

4 Ersättning för Kuntahankinnats tjänster

4.1 Kuntahankinnat debiterar inte Kunden för sina tjänster, såvida inte något annat särskilt avtalas på förhand.

4.2 Kuntahankinnat täcker sina kostnader till följd av tjänsteproduktionen med serviceavgifter som leverantörerna betalar och som har varierande beräkningsgrund beroende på upphandlingsobjektets omfattning och karaktär. Serviceavgiften uppgår till i genomsnitt 2 procent av priset på Kundens inköp utgående från ramavtalet eller upphandlingskontraktet och enligt de försäljningsrapporter som leverantörerna upprätthåller för Kuntahankinnat.

4.3 När Kuntahankinnats verksamhet med tiden etableras och ramavtals- eller

2 (3)

upphandlingskontraktsvolymen ökar är Kuntahankinnat i egenskap av icke-vinstdrivande bolag skyldigt att sänka sina serviceavgifter. Av leverantören förutsätter Kuntahankinnat i detta fall att avgiftssänkningen i motsvarande grad sänker de pris som leverantören tar ut av Kunden.

4.4 Kuntahankinnat kan inte höja den i Utfästelsen överenskomna upphandlingsspecifika serviceavgiftsprocenten, även om den målsatta volymen inte skulle uppnås.

5 Kundens ansvar

5.1 Kunden svarar i sin egen organisation för fattandet av erforderligt beslut om deltagande i den gemensamma upphandlingen i enlighet med Utfästelsen.

5.2 Kunden förbinder sig att delta i den gemensamma upphandlingen under hela kontraktsperioden eller för en skriftligen avtalad angiven tid av kontraktsperioden samt för en eventuell optionsperiod, att dra nytta av kontraktet om gemensam upphandling genom att göra inköpsbeställningar, använda Produkterna och låta bli att göra anskaffningar i enlighet med objektet för den gemensamma upphandlingen som direktköp från andra leverantörer. Om kontraktsperioden samt om uppsägning och hävning av kontraktet kan avtalas separat i ett kundspecifikt avtal mellan Kunden och leverantören, om detta är befogat.

5.3 För upphandlingen lämnar Kunden till Kuntahankinnat nödvändiga uppgifter och handlingar i konkurrensprocessens olika skeden och underrättar i god tid Kuntahankinnat om sådana förändringar som kan inverka på upphandlingen och ramavtalet.

5.4 Kunden utser i Utfästelsen en kontaktperson och kan, om Xxxxxx så önskar, utse experter till bl.a. kundarbetsgrupperna samt underrättar Kuntahankinnat om eventuella förändringar i utnämningarna. Kunden svarar för att de personer som har utsetts förfogar över erforderliga befogenheter. Kunden sköter inom sin egen organisation den interna informationen, behövliga beslut samt ser för sin egen del till att den överenskomna tidtabellen hålls under upphandlingsprocessens olika skeden.

6 Avtalsleverantörens ansvar

Produktleverantören svarar gentemot Kuntahankinnat i enlighet med vad som i ramavtalet eller upphandlingskontraktet har avtalats om leverantörens ansvar samt därutöver separat gentemot Kunden i enlighet med vad som har avtalats i ett eventuellt kundspecifikt avtal.

7 Leveransreklamationer

7.1 Kunden reklamerar smärre fel, brister eller dröjsmål i anslutning till en Produkt till leverantören och underrättar Kuntahankinnat om sina reklamationer enligt överenskommet förfarande.

7.2 Kuntahankinnat samlar in kundreklamationerna och övervakar leveranserna som ett led i kontraktsuppföljningen. Om felen, bristerna eller dröjsmålen i anslutning till en Produkt visar sig vara större än smärre eller om leverantören gör sig skyldig till andra väsentliga kontraktsbrott reklamerar Kuntahankinnat dessa direkt till leverantören och inleder erforderliga förhandlingar. I reklamationsfall ska Kunden ge Kuntahankinnat alla behövliga uppgifter och på separat överenskommelse delta i förhandlingarna.

7.3 I ramavtalen och upphandlingskontrakten avtalar Kuntahankinnat med leverantörerna om att dessa samlar in alla reklamationer och rapporterar om dessa till Kuntahankinnat enligt överenskommen praxis.

7.4 Kuntahankinnat informerar Kunden om fel, brister och dröjsmål i anslutning till Produkterna, avgivna reklamationer samt de åtgärder som Kuntahankinnat har vidtagit.

8 Handlingarnas offentlighet

8.1 På handlingarnas offentlighet tillämpas lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (21.5.1999/621).

8.2 På ett aktiebolag (Kuntahankinnat) är lagen tillämplig gällande tystnadsplikten, partsoffentligheten och praxis vid utlämning av handlingar.

9 Kuntahankinnats ansvar för advokat- och rättegångskostnader, gottgörelser och skadestånd

9.1 Kuntahankinnat svarar för advokat- och rättegångskostnaderna vid rättsprocesser i anslutning till sådana gemensamma upphandlingar som Kuntahankinnat har konkurrensutsatt med upp till högst 40 000 euro per år samt för eventuella gottgörelser och av domstol påförda skadestånd till följd av felaktigt upphandlingsförfarande med upp till högst 100 000 euro per år.

9.2 Om rättegångskostnaderna, gottgörelserna och de av domstol påförda skadestånden överstiger de i punkt 9.1 nämnda maximibeloppen på Kuntahankinnats ansvar, har Kuntahankinnat rätt att debitera Xxxxxx för dessa vid den tidpunkt då Kuntahankinnat måste fullgöra sin egen betalningsskyldighet. Samtliga Kunder som deltar i den gemensamma upphandlingen deltar i regel i ersättandet av ovan nämnda kostnader o.d. enligt den relativa andelen, den prognostiserade andelen eller på separat överenskommelse enligt någon annan rättvis fördelningsgrund uträknad på basis av respektive Kunds inköp. I första hand täcks rättegångskostnader som överstiger Kuntahankinnats ansvar med eventuella ersättningar som sökanden eller ändringssökanden åläggs att betala.

9.3 När avtalsstocken och -volymerna ökar reserverar Kuntahankinnat i sin budget ett anslag för att höja sina egna ansvarsförbindelser enligt punkt 9.1.

9.4 De avtalsmässiga skadeståndskyldigheterna utgående från ett ramavtal eller upphandlingskontrakt bestäms enligt vad som har avtalats om dessa i de ramavtal eller upphandlingskontrakt som Kuntahankinnat och leverantörerna har ingått.

9.5 Kunderna svarar inte för sådana skador till följd av avtalsbrott som Kuntahankinnat har begått och som orsakas antingen någon Kund eller leverantör.

9.6 Om ett brott mot ett avtal eller kontrakt i enlighet med

9.4 beror på en enskild Kund, svarar Kunden i fråga för de skador avtals- respektive kontraktsbrottet har orsakat. I så fall har de övriga Kunderna som deltar i den gemensamma upphandlingen inte ansvar för skadorna eller eventuella ersättningsskyldigheter.

9.7 Om Kunden har ingått ett kundspecifikt avtal direkt med leverantören, svarar Kunden gentemot leverantören för skador som Kunden har orsakat i enlighet med vad som har avtalats i avtalet.

9.8 I ramavtalen eller upphandlingskontrakten försöker Kuntahankinnat avtala om en beloppsmässig

3 (3)

begränsning av skadeståndsskyldigheterna i enlighet med vad som är möjligt enligt gällande författningar samt avtalspraxis och affärssed i branschen.

Begränsningarna sträcker sig också till kundspecifika avtal.

10 Force majeure

Parterna svarar inte för dröjsmål eller för skador eller kostnader som har orsakats någon annan till följd av force majeure. Som force majeure betraktas en av parterna oberoende, oförutsedd omständighet som väsentligt inverkar på parternas möjligheter att fullgöra skyldigheterna, som en part inte har kunnat påverka genom åtgärder som kan betraktas som rimliga och som i sig eller i fråga om sin inverkan inte har kunnat hindras.

11 Utfästelsens giltighet

11.1 En kundutfästelse enligt punkt 2 gäller under ramavtalets giltighetstid eller en kortare tid än denna enligt vad som har avtalats om tiden i Utfästelsen. Utfästelsen upphör att gälla utan särskilda åtgärder också om ett kundspecifikt avtal utifrån detta har sagts upp eller hävts enligt villkoren i avtalet.

11.2 Såvida inget annat har avtalats eller om det inte föreligger någon särskild hävningsgrund, kan Kunden säga upp Utfästelsen mitt under den tidsbestämda avtalsperioden endast om i Kundens verksamhet eller omständigheter sker sådana väsentliga förändringar att ett deltagande i ramavtalet inte längre svarar mot Kundens behov.

11.3 I sådana fall som avses i punkt 11.2 ska Kunden skriftligen underrätta Kuntahankinnat om uppsägningen och om orsakerna minst tre (3) månader före uppsägningen.

12 Överföring av Utfästelse

12.1 Avtal om överföring av Utfästelsen ska ingås skriftligt.

12.2 I samband med kommunsammanslagningar svarar den nya eller utvidgade kommunen dock för utfästelseskyldigheterna på en sådan kommunkunds vägnar som till följd av en kommunsammanslagning upphör att existera som självständig kommun (s.k. universalsuccession).

12.3 Kunden är skyldig att i tillräckligt god tid informera Kuntahankinnat om av kommunsammanslagningar orsakade förändringar i ramavtalen och upphandlingskontrakten.

12.4 Med anledning av förändringar i Kundens organisation kan Anslutningsutfästelsen ändras för att svara mot Kundens nya behov.