Ämbetskollegiet 4.5.2023
Administration och bokföring av gravskötselavtal
Ämbetskollegiet 4.5.2023
Innehåll
2. Administration av gravskötselavtal 4
2.1 Gravskötselavtal och avgifter som tas ut för dessa 4
2.2 Upprättande av gravskötselavtal 6
3. Bokföring av gravskötselavtal 7
3.1 Egen balansenhet för gravskötselavtal – gravskötselfond 7
3.2 Gravskötselavtal utan gravskötselfond 11
3.3 Beräkning av avtalsansvar 13
3.4 Korrigering av över-/underskott i gravskötselavtalen 14
4. Avtal om skötsel för all framtid 15
4.1 Användningen av medel som hör till avtal om skötsel för all framtid 15
4.2 Hävande av avtal om skötsel för all framtid 16
4.2.2 Alternativa sätt att häva avtal om skötsel för all framtid 17
Församlingen ska sköta begravningsplatsen på ett värdigt sätt och så att minnet av de avlidna respekteras (5 kap. 13 § 1 mom. i begravningslagen). Innehavaren av gravrät- ten ansvarar i första hand för gravskötseln. De ekonomiska församlingsenheterna får statlig finansiering för skötseln av begravningsverksamheten, men denna finansiering får inte användas för skötseln av enskilda gravar. Inte heller kyrkoskattemedel får an- vändas för skötseln av privata gravar (3 kap. 33 § 1 mom. i kyrkolagen).
Församlingen kan med innehavaren av gravrätten ingå ett avtal för viss tid om att för- samlingen mot ersättning tar på sig ansvaret för gravskötseln. Gravskötselavgifterna bokförs antingen så att skötselavgifterna placeras i en särskild gravskötselfond, med vars medel gravarna i fråga ska skötas (3 kap. 33 § 2 mom. i kyrkolagen), eller så att bokföringen av gravskötselavtalen sköts inom ramen för församlingsenhetens bokföring. Bokföringen för gravskötselfonder följer samma anvisningar som getts för bokföringen i församlingarna.
Förhållandet mellan gravskötselansvaret och de inkomna medlen för gravskötseln ska granskas årligen i samband med bokslutet. Om medlen och ansvaret inte är i balans, ska församlingsenheten vidta åtgärder för att korrigera situationen.
2.1 Gravskötselavtal och avgifter som tas ut för dessa
2.1.1 Avtalstyper
Församlingarna har ingått gravskötselavtal för en viss tid för olika tidperioder, se ne- dan. Prissättningen av längre skötselavtal för en viss tid är utmanande, då förändring- arna i verksamhetsmiljön och den ekonomiska utvecklingen är snabba och svåra att för- utse. Församlingens ekonomiska situation kan förändras snabbt, och det är därför inte förnuftigt av församlingen att ta på sig det ekonomiska ansvaret för gravskötseln för en lång tid framåt. Kyrkostyrelsen rekommenderar därför att nya skötselavtal för en viss tid ingås för högst 10 år i taget.
Avtal om skötsel för all framtid kan inte längre ingås. Ett betydande antal av dessa finns dock fortfarande kvar i församlingarna.
Skötselavtal kan ingås för skötseln av såväl kistgravar som urngravar. Bild nedan: Skötselavtalens situation 31.12.2022 (kistgravar).
Bild nedan: Skötselavtalens situation 31.12.2022 (urngravar).
2.1.2 Avgifter som tas ut för gravskötselavtal
Skötselavgiften för en grav fastställs så att det betalda kapitalet och avkastningen på detta tillsammans motsvarar skötselkostnaderna för den avtalade tiden (3 § i stadgarna för gravvårdsfonder). Pengar som tagits emot för gravskötsel får inte användas för andra ändamål.
De avgifter som tas ut för gravskötseln får vara högst lika stora som produktionskostna- derna för tjänsten och grunderna för avgifterna ska vara lika för alla invånare i kommu- nen (2 kap. 6 § 1–2 mom. i begravningslagen). Vid prissättningen ska således ett så ex- akt självkostnadspris som möjligt eftersträvas.
Intäkterna och de direkta och indirekta utgifterna i anknytning till gravskötselavtalen ska kunna följas upp som en egen helhet i bokföringen.
2.2 Upprättande av gravskötselavtal
Ett avtal om gravskötsel för en lång tid upprättas alltid skriftligt i två exemplar. Avtalet undertecknas på det sätt som fastställts i instruktionerna för församlingens tjänsteinne- havare.
I gravskötselavtalet avtalas om: (5 § i modellstadgarna för gravvårdsfonder)
▪ skötseltiden
▪ skötselavgiften
▪ uppgifter som ingår i skötseln
▪ församlingens rätt att göra sådana förändringar vid graven som är nödvändiga för skötseln
▪ församlingens rätt att sänka nivån på skötseln om den betalda sköt- selavgiften inte räcker till för att upprätthålla den avtalade skötselni- vån
▪ andra eventuella avtalsvillkor.
Skötselavtalet kan omfatta:
▪ plantering, skötsel och bevattning av blommor
▪ sådd, klippning och bevattning av gräsmatta
▪ rensning av ogräs och skräp
▪ andra eventuella uppgifter.
Efter gravsättningen utför församlingen en grundläggande iståndsättning av graven, som prissätts i anslutning till begravningstjänsterna.
Över gravskötselavtalen förs en förteckning, som innehåller: (8 § i modellstadgarna för gravvårdsfonder)
▪ avtalsnummer
▪ avtalsparternas namn och kontaktuppgifter
▪ uppgifter om var graven ligger
▪ gravens skötseltid och uppgifter om skötseln
▪ övriga behövliga uppgifter.
3. Bokföring av gravskötselavtal
Bokföringen av gravskötselavtalen sköts i enlighet med bokföringslagen och kyrkostyrel- sens anvisningar för bokföringen och den övriga ekonomiförvaltningen. Gravskötselfon- dens bokslut upprättas i enlighet med bokslutsanvisningen för ekonomiska församlings- enheter och kostnaderna fördelas i enlighet med anvisningen Fördelning av kostnader i församlingar och kyrkliga samfälligheter.
I vissa församlingar har man tagit för vana att sköta en del av penningtrafiken i anknyt- ning till gravskötselavtal via skötselkonton i bankerna (direktdebiteringsavtal e.d.). Kyr- kostyrelsen rekommenderar inte att skötselkonton används.
3.1 Egen balansenhet för gravskötselavtal – gravskötselfond
Trots att församlingarna inte har någon lagstadgad skyldighet att förvalta separata grav- skötselfonder, har största delen av församlingarna ändå en sådan. Gravskötselfonden behandlas i bokföringen som en egen, separat balansenhet.
Den fond som grundats för den ekonomiska församlingsenhetens gravskötselavtal kallas i regel NN församlings gravskötselfond. Ersättningarna för skötseln bokförs i gravsköt- selfonden, med vars medel gravarna i fråga ska skötas (3 kap. 33 § 2 mom. i kyrkola- gen). Vissa församlingsenheter kan av historiska skäl ha flera gravskötselfonder, med stora skillnader i över- eller underskott. Gravskötselfonder med likartad ekonomisk ställ- ning ska t.ex. vid en församlingssammanslagning sammanslås, dock så att bl.a. eventu- ella skillnader mellan fonderna i ansvaren i fråga om gravskötselavtal för all framtid be- aktas.
Gravskötselfondens segment
Gravskötselfonden och församlingens transaktioner finns under samma församlingskod i bokföringssystemet. Balansenheternas transaktioner särskiljs med hjälp av segment.
Alla transaktioner i en fond bokförs direkt på den aktuella fondens resultatenhet eller kostnadsställe. Exempelvis bokförs lönerna direkt på kostnadsstället för den gravsköt- selfond de hänför sig till.
Segmentdifferenser och månatlig utjämning av dessa
Om ett bokföringsverifikat innehåller transaktioner från två olika segment som segment- vis inte går jämnt ut uppstår en segmentdifferens. Därför ska man sträva efter att upp- rätta memorialverifikaten så att verifikaten endast innehåller transaktioner från ett seg- ment. En segmentdifferens uppstår också när en inköpsfaktura som innehåller anskaff- ningar för både församlingen och gravskötselfonden bokförs på rätt segment, men beta- las från endera balansenhetens bankkonto.
Segmentdifferenserna utjämnas av Kyrkans servicecentral med en månatlig bokföring av fordringar och skulder mellan församlingen och gravskötselfonden. Gireringen mellan församlingen och gravskötselfonden görs av församlingen. Församlingen upprättar också ett memorialverifikat över gireringen.
Exempel: Gravskötselfondens fakturor på sammanlagt 2 000,00 euro betalas från för- samlingens bankkonto. Inköpsfakturan har bokförts på gravskötselfondens kostnads- ställe och hänförs då automatiskt till gravskötselfondens segment. Betalningen utgår från församlingens bankkonto, som i bokföringen hör till församlingens segment. Till följd av detta uppstår en segmentdifferens, alltså en fordring från församlingen på grav- skötselfonden och en skuld från gravskötselfonden till församlingen.
<.. image(Kuva, joka sisältää kohteen pöytä Kuvaus luotu automaattisesti) removed ..>
<.. image(Kuva, joka sisältää kohteen pöytä Kuvaus luotu automaattisesti) removed ..>
Bokföring av gravskötselavgiften
Kunden betalar fakturan för gravskötseln till bankkontot. Alla erhållna förskott för grav- skötselavtal, oberoende av periodens längd, bokförs på ett enda huvudbokskonto i ba- lansräkningen, 239000 Erhållna förskott.
<.. image(Kuva, joka sisältää kohteen pöytä Kuvaus luotu automaattisesti) removed ..>
Bokslutsposter
I bokslutet överförs räkenskapsperiodens andel av de erhållna förskotten i balansräk- ningen till kontot Periodiserade skötselavgifter i resultaträkningen med iakttagande av periodiseringsreglerna. Periodiseringen ska göras avtalsspecifikt. Exempelvis ska en femtedel av de erhållna förskotten för femåriga avtal årligen överföras som periodise- rade skötselavgifter till resultaträkningen.
<.. image(Kuva, joka sisältää kohteen pöytä Kuvaus luotu automaattisesti) removed ..>
Från de långfristiga skulderna på konto 239000 överförs till kortfristiga skulder på konto 253800 följande års andel av gravskötselavgifterna.
Gravskötselfondens slutsumma upptas under förvaltade medel och förvaltat kapital i för- samlingens balansräkning. Gravskötselfondens intäkter och kostnader tas upp som en informativ uppgift i församlingens resultaträkning (kontona 679000–679800).
Gravskötselfondens bokslut upprättas separat, men inkluderas i församlingsenhetens bokslut.
Gravskötselfondens resultaträkning
I gravskötselfondens resultaträkning bokförs:
▪ avtal för ett år (skötselavgift för en sommar)
▪ alla löneutgifter jämte bikostnader som skötseln av avtalsgravarna gett upphov till
▪ förnödenheter, material och köp av tjänster
▪ hyror
▪ finansiella inkomster och utgifter samt övriga utgifter.
▪ avskrivningar som beräknats utifrån bestående aktiva i gravskötsel- fondens balansräkning
▪ interna ränteutgifter och ränteinkomster
▪ gravskötselfondens andel av utgifterna för den allmänna förvalt- ningen
▪ gravskötselfondens eventuella andel av användningen av församling- ens fastigheter och maskiner
Om utgifterna under räkenskapsperioden har bokförts som församlingens utgifter, ska utgifterna fördelas mellan församlingen och gravskötselfonden enligt orsaksprincipen.
Gravskötselfondens balansräkning
Investeringar som gjorts för skötseln av avtalsgravarna och långfristiga placeringar av avtalskapitalet aktiveras som bestående aktiva i gravskötselfondens balansräkning. Av- skrivningarna görs enligt församlingsenhetens avskrivningstider.
I gravskötselfondens balansräkning upptas även de donationer och testamenten som har tillfallit fonden. Om donationen/testamentet gäller skötseln av särskilt nämnda gra- var, bokförs det erhållna kapitalet på konto 239000 Erhållna förskott för gravskötselav- tal för viss tid och hänförs till resultatenheten för gravskötselavtalets/-avtalen i fråga.
Mindre donationer/testamenten som tillfaller gravskötselfonden för gravskötseln i all- mänhet bokförs däremot bland övriga intäkter i gravskötselfondens resultaträkning på kontot 323700. Eftersom gravskötseln genom en gravskötselfond ska finansieras med inkomsterna från skötselavtalen och inget över-/underskott borde uppstå, är det inte ändamålsenligt för församlingsenheten att ta emot överstora donationer eller testamen- ten som enbart är avsedda för gravskötsel.
3.2 Gravskötselavtal utan gravskötselfond
Ett annat och förvaltningsmässigt betydligt lättare sätt att hantera gravskötselavtalen är att hantera dem inom församlingens bokföring.
Under huvudtiteln Begravningsverksamhet finns då ett eget uppgiftsområde, gravsköt- selavtal, där inkomsterna och utgifterna i anslutning till gravskötselavtalen bokförs.
Gravskötselavtalen särskiljs med hjälp av bokföringskoder på samma sätt som i en gravskötselfond.
I resultaträkningen på uppgiftsområdet Gravskötselavtal bokförs:
▪ inkomster från sommarskötselavgifter för en sommar
▪ ränteinkomster och andra eventuella inkomster från gravskötselavta- len
▪ löneutgifter jämte bikostnader som skötseln av avtalsgravarna gett upphov till
▪ förnödenheter och köp av tjänster
▪ hyror och övriga utgifter
▪ gravskötselavtalens andel av den allmänna förvaltningens överfö- ringsutgifter
▪ gravskötselavtalens andel av interna hyresutgifter och andra eventu- ella interna utgifter.
Utgifterna och inkomsterna delas genom intern kalkylering upp på uppgiftsområdet Gravskötselavtal och församlingens övriga verksamhet i enlighet med orsaksprincipen.
Bokföring av gravskötselavtal
Avgifterna för gravskötselavtal bokförs på samma sätt som i en gravskötselfond. Alla er- hållna förskott för gravskötselavtal, oberoende av periodens längd, bokförs bland främ- mande kapital på balansräkningens konto 239000 Erhållna förskott för gravskötselavtal för viss tid. Gravskötselavtal som församlingen ingår för perioder av olika längd skiljs åt med en kod.
Bokslutsposter
I bokslutet överförs räkenskapsperiodens andel av de erhållna förskotten i balansräk- ningen till kontot Periodiserade skötselavgifter i resultaträkningen med iakttagande av periodiseringsreglerna. Periodiseringen ska göras avtalsspecifikt. Exempelvis ska en femtedel av de erhållna förskotten för femåriga avtal årligen överföras som periodise- rade skötselavgifter till resultaträkningen.
Från de långfristiga skulderna på konto 239000 överförs till kortfristiga skulder på konto 253800 följande års andel av gravskötselavgifterna.
En redogörelse över gravskötselavtalens väsentliga ansvar ska ingå i noterna till bokslu- tet.
Gravskötselavtalens avtalsansvar beräknas årligen i bokslutet, och kalkylerna över av- talsansvaret samt gravskötselavtalens över-/underskott presenteras i noterna till ba- lansräkningen. Kalkylerna presenteras oberoende av om gravskötselavtalen hanteras i en separat fond eller inom församlingsenhetens bokföring.
Gravskötselavtalens avtalsansvar 31.12.20XX
GSF-kostnader/kostnader för avtalsgravar 2022 | 100 000 |
antal avtalsgravar under räkenskapsperioden | 2 000 |
genomsnittskostnader för en skött grav | 50 |
(kostnader/antal gravar) |
avtalens | skötselår | antal | återstående | antal | skötselkostnad | kapital 1.1 | periodisering | kapital 31.12 |
längd | avtal | skötselår | skötselår tot. | genomsnitt | erhållna förskott | |||
5 år | 2018–2022 | 75 | 1 | 75 | 50 | 3 750,00 | 3 750,00 | 0,00 |
5 år | 2019–2023 | 96 | 2 | 192 | 50 | 9 600,00 | 4 800,00 | 4 800,00 |
5 år | 2020–2024 | 170 | 3 | 510 | 50 | 25 500,00 | 8 500,00 | 17 000,00 |
5 år | 2021–2025 | 158 | 4 | 632 | 50 | 31 600,00 | 7 900,00 | 23 700,00 |
5 år | 2022–2026 | 220 | 5 | 1 100 | 50 | 55 000,00 | 11 000,00 | 44 000,00 |
10 år | 2013–2022 | 105 | 1 | 105 | 50 | 5 250,00 | 5 250,00 | 0,00 |
10 år | 2014–2023 | 175 | 2 | 350 | 50 | 17 500,00 | 8 750,00 | 8 750,00 |
10 år | 2015–2024 | 165 | 3 | 495 | 50 | 24 750,00 | 8 250,00 | 16 500,00 |
10 år | 2016–2025 | 150 | 4 | 600 | 50 | 30 000,00 | 7 500,00 | 22 500,00 |
10 år | 2017–2026 | 105 | 5 | 525 | 50 | 26 250,00 | 5 250,00 | 21 000,00 |
10 år | 2018–2027 | 150 | 6 | 900 | 50 | 45 000,00 | 7 500,00 | 37 500,00 |
10 år | 2019–2028 | 120 | 7 | 840 | 50 | 42 000,00 | 6 000,00 | 36 000,00 |
10 år | 2020–2029 | 196 | 8 | 1 568 | 50 | 78 400,00 | 9 800,00 | 68 600,00 |
10 år | 2021–2030 | 105 | 9 | 945 | 50 | 47 250,00 | 5 250,00 | 42 000,00 |
10 år | 2022–2031 | 10 | 10 | 100 | 50 | 5 000,00 | 500,00 | 4 500,00 |
SAMMANLAGT | SAMMANLAGT | 2 000 | 70 | 8 937 | 446 850,00 | 100 000,00 | 346 850,00 |
Xxxxxx av återstående skötselansvar 346 850,00 euro.
(kostnaderna för en skött grav i genomsnitt * antalet återstående gravskötselår som ingår i ansvaret)
Tabell 2. ÖVER -/UNDERTÄCKNING AV SKÖTSELANSVARET
Gravskötselavtal | ||||||||
Gravskötselavtalens förskott 31.12.2022 | 346 850,00 | |||||||
Gravskötselavtalens tillgångar sammanl. 31.12.2022 | 263 500,00 | (Gravskötselfondens balansomslutning under aktiva) | ||||||
Gravskötselavtalens över-/underskott 31.12.2023 | -83 350,00 | |||||||
3.4 Korrigering av över-/underskott i gravskötselavtalen
Om de medel som hör till gravskötselavtalen är väsentligt större än de kalkyl- mässiga skötselansvaren, ska församlingen:
1. kontrollera huruvida inkomster samt direkta och indirekta utgifter fördelas enligt orsaksprincipen på församlingen och gravskötselfonden och om prisnivån är den rätta
2. överväga att höja skötselnivån för en viss tid
3. utreda behovet av grundläggande renoveringar och iståndsättningar av avtalsgra- varna
4. överväga att bevilja förlängning av avtalstiden för skötselgravar.
Eftersom de avgifter som tas ut för gravskötseln får vara högst lika stora som produkt- ionskostnaderna för tjänsten (2 kap. 6 § 1 mom. i begravningslagen), inverkar avkast- ningen på kapitalet på de ersättningar som ska tas ut för gravskötseln.
Om församlingen beslutar att höja skötselnivån på grund av att intäkterna ser ut att ha varit större än kostnaderna, ska skötselnivån bara för en viss tid höjas över den avta- lade skötselnivån.
Om de medel som hör till gravskötselavtalen är väsentligt mindre än de åter- stående kalkylmässiga skötselansvaren, ska församlingen:
▪ kontrollera huruvida inkomster samt direkta och indirekta utgifter fördelas enligt orsaksprincipen på församlingen och gravskötselfon- den och om prisnivån är den rätta
▪ överväga att sänka nivån på gravskötseln
▪ överväga att häva avtal som ingåtts för all framtid eller göra om dem till avtal för en viss tid, om orsaken till underskottet är att de medel som erhållits för gravskötselavtalen för all framtid har använts
▪ överväga att häva avtal som ingåtts för en lång tid (flera tiotals år) eller att förkorta deras giltighetstid, om orsaken till underskottet är
att de medel som erhållits för avtalen som ingåtts för en lång tid har använts.
Om församlingen fattar beslut om att förkorta skötseltiden eller häva avtal som ingåtts för all framtid eller en mycket lång tid, ska beslutet grunda sig på kalkyler över hur det erhållna kapitalet jämte avkastningen har räckt till för att täcka skötselkostnaderna för avtalsgravarna under åren/årtiondena.
I vissa gravskötselavtal har församlingen getts rätt att sänka skötselnivån om medlen tar slut.
En betydande obalans mellan gravskötselfondens medel och de kalkylerade skötelansva- ren (över-/underskott) ska korrigeras genom ovan nämnda åtgärder oberoende av om gravskötselavtalen hanteras i en fond eller inom församlingens bokföring.
4. Avtal om skötsel för all framtid
År 2022 hade församlingarna 34 857 avtal om skötsel för all framtid som gällde kistgra- var, och dessutom 1 300 skötselavtal för urngravar.
4. 1 Användningen av medel som hör till avtal om skötsel för all framtid
Enligt 349 § 2 mom. i den gamla kyrkolagen kunde endast avkastningen på kapitalet i en gravskötselfond användas för skötseln av gravar för vilka ingåtts avtal för all framtid eller för en viss tid. Kyrkostyrelsen rekommenderade dock 1954 att både kapitalet och avkastningen på detta får användas för skötselavtal som ingåtts för en viss tid. Försam- lingarna har följt rekommendationen. Även om användningen av kapitalet för skötselav- tal för en viss tid inte var förenligt med bestämmelserna i den gamla kyrkolagen, var detta förfarande oundvikligt eftersom det betalda kapitalet annars skulle ha blivit kvar hos församlingen när avtalsperioden gick ut.
Den nya kyrkolagen (1994) gjorde det möjligt för församlingarna att grunda en andra gravskötselfond för tiden efter att lagen trädde i kraft. De nya gravskötselavtalen hante-
rades via denna nya gravskötselfond. Samtidigt blev det också möjligt för församling- arna att ingå gravskötselavtal för en viss tid även utan fondering. I vissa församlingar har den nya kyrkolagens möjligheter använts så att man har grundat en ny gravskötsel- fond och bibehållit den s.k. gamla gravskötselfonden, i vilken det efter att skötselavtalen för en viss tid har gått ut endast återstår avtal för all framtid. En del av församlingarna har övergått till att hantera gravskötselavtalen inom församlingens bokföring.
4.2 Hävande av avtal om skötsel för all framtid
De flesta församlingar har endast en gravskötselfond genom vilken alla gravskötselavtal hanteras. Det kan då vara svårt att utreda hur medel som hör till avtal om skötsel för all framtid och medel som hör till långa visstidsavtal har använts, eftersom medlen inte har hållits isär i bokföringen.
Då gravskötselfondernas ansvar varit större än tillgångarna, har församlingarna sänkt nivån på skötseln av avtalsgravarna. Då också kapitalet för avtalen om skötsel för all framtid har använts för skötseln av gravarna, har några församlingar fattat beslut om att häva avtalen. År 2003 fanns det enligt statistiken ännu 52 512 avtal om skötsel för all framtid, vilket innebär att församlingarna under de senaste cirka 20 åren har hävt 16 355 avtal.
I fråga om hävande av avtal om skötsel för all framtid finns det två exempelfall. Det första är högsta förvaltningsdomstolens beslut HFD 23.8.2002 (liggarnummer 1932, dia- rienummer 2063/1/01), enligt vilket församlingen hade haft rätt att häva avtal om sköt- sel för all framtid, när hela det kapital som betalats för skötseln och ränteavkastningen på detta hade använts. Enligt motiveringarna till beslutet hade kapitalet använts, och avtalen om skötsel för all framtid hade gett upphov till ett underskott i församlingen.
Enligt 15 kap. 1 § i kyrkolagen får församlingens tillgångar och inkomster användas endast för att fullfölja församlingens uppgifter.
I det andra fallet gick ärendet vidare via förvaltningsdomstolen till högsta förvaltnings- domen, och de olika rättsinstansernas avgöranden skiljde sig från varandra. Tavastehus
förvaltningsdomstol, nr 12/0688/3 från 19.11.2012, ansåg att den ekonomiska försam- lingsenheten hade rätt att häva avtalet om skötsel för all framtid. Högsta förvaltnings- domstolen, HFD: 2014:64 upphävde förvaltningsdomstolens beslut och fastställde att församlingsenheten utifrån de kalkyler man lagt fram inte hade rätt att häva det aktu- ella avtalet om skötsel för all framtid. En församlingsenhet kan befrias från sin förbin- delse om gravskötsel för all framtid endast i det fall att församlingsenheten inte klarar av att uppfylla sin förpliktelse enligt förbindelsen p.g.a. att kapitalet och avkastningen av detta faktiskt har använts i sin helhet. Församlingsenheten hade lagt fram kalkyler för att påvisa att det kapital och de ränteintäkter som hörde till avtalen om skötsel för all framtid hade tagit slut. I kalkylerna hade dock inte beaktats bl.a. differensen mellan bokföringsvärdet och det gängse värdet. Församlingsenheten hade inte påvisat att kapi- talet och dess avkastning faktiskt hade använts i sin helhet.
4.2.2 Alternativa sätt att häva avtal om skötsel för all framtid
Om de återstående medlen för gravskötselavtal för all framtid är otillräckliga i förhål- lande till ansvaret och församlingen beslutar att undersöka möjligheterna att säga upp avtalen, måste man först kunna påvisa att varje enskilt avtal om gravskötsel för all framtid har granskats separat, och att det kapital och den avkastning som hör till det enskilda avtalet faktiskt har använts i sin helhet.
Om såväl gravskötselavtalen för en viss tid som avtalen för all framtid under årens lopp har hanterats i samma gravskötselfond, och medlen som hör till de olika avtalen inte har hållit isär i bokföringen, är det i praktiken mycket svårt att påvisa att de medel som hör till ett enskilt avtal om skötsel för all framtid har tagit slut.
Åtgärdsalternativ för hävande av avtal om skötsel för all framtid:
1. Bokföringen av nya avtal överförs till församlingens bokföring och alla nya avtal ingås inom ramen för denna. (rekommenderas)
Alla hittills ingångna avtal lämnas kvar i gravskötselfonden. När avtalen för en viss tid har gått ut hanteras enbart avtalen om skötsel för all framtid via grav- skötselfonden. När medlen i fonden tar slut kan man visa på att medlen för av- tal för all framtid har tagit slut, vilket då också kan bevisas.
Om församlingen väljer detta alternativ lönar det sig att göra överföringen t.ex. från 1.1.2024. Församlingen ska vara i kontakt med Kyrkans servicecen- tral om ändringen, eftersom ett nytt uppgiftsområde för gravskötselavtalen ska öppnas i bokföringen. Det är också bra att planera fördelningen av kostna- der i den nya verksamhetsmodellen i förväg.
2. En ny gravskötselfond grundas och de nya gravskötselavtalen hanteras via denna.
Alla hittills ingångna avtal lämnas kvar i den gamla gravskötselfonden. När av- talen för en viss tid har gått ut hanteras enbart avtalen om skötsel för all framtid via denna s.k. gamla gravskötselfond. När medlen i fonden tar slut kan man visa på att medlen för avtal för all framtid har tagit slut, vilket då också kan bevisas.
Liksom i det första alternativet lönar det sig att göra överföringen t.ex. från 1.1.2024. Församlingen ska vara i kontakt med Kyrkans servicecentral om ändringen, eftersom en ny balansenhet för gravskötselfonden ska grundas i bokföringen. Det är också bra att planera fördelningen av kostnader i den nya verksamhetsmodellen i förväg.
Alternativen förutsätter att man i gravbokssystemet kan specificera gravsköt- selavtalen enligt deras ingångsdatum, för att saldona i begravningssystemet ska kunna avstämmas i bokföringen.
3. Xxxxxxxx som påvisar att medlen för avtal om skötsel för all framtid har tagit slut
Att medlen för avtal om skötsel för all framtid har tagit slut kan påvisas enligt föl- jande:
A. Om storleken på det kapital som erhållits för avtal om skötsel för all framtid och mycket långa skötselavtal samt deras årliga avkastningar samt kostna- derna för de skötta gravarna framgår av bokföringen, beräknas storleken på det återstående kapitalet enligt ovan nämnda principer.
▪ Detta förutsätter att de medel och den avkastning som hör till avtal om skötsel för att framtid och de som hör till skötselavtal för en lång tid har hållits isär i bokföringen.
B. Om man ur församlingens bokföring får klarhet i de mycket långa skötselavta- lens kapital, men inte deras årliga avkastningar, kalkyleras den sannolika år- liga avkastningen på kapitalet och från kapitalet avdras de årliga skötselkost- naderna eller storleken på avgiften för ett gravvårdsavtal för en sommar.
▪ Avkastningen från de medel som hör till ett enskilt avtal om skötsel för all framtid kan inte påvisas, såvida det inte framgår av bokfö- ringen i vilka tillgångsslag de medel som hör till just detta avtal un- der årens lopp har placerats och vilken avkastningen av dessa har varit.
▪ OBS. Om församlingen med kalkyler kan påvisa att investeringsfas- tigheter och/eller värdepapper har skaffats först efter att de medel som hörde till avtalen om skötsel för all framtid hade använts, inver- kar avkastningen från de dessa senare investeringar inte på möjlig- heten att säga upp avtalen om skötsel för all framtid.
C. Storleken på det kapital som erhållits för avtalen om skötsel för all framtid och/eller de mycket långa skötselavtalen, den årliga avkastningen eller de år- liga kostnaderna för de skötta gravarna framgår inte av bokföringen.
▪ Om inget av det ovan nämnda är känt, kan det inte med kalkyler på- visas att de medel som hör till avtalen om skötsel för all framtid har tagit slut så länge gravskötselfonden innehåller placerade medel/till- gångar.
▪ Vid bedömningen av de medel som hör till skötselavtalen ska diffe- rensen mellan bokföringsvärdet och det gängse värdet beaktas.
Gravskötselfondens tillgångar ska först realiseras och medlen använ- das i sin helhet innan det kan påvisas att de medel som hör till avta- len om skötsel för all framtid faktiskt har tagit slut.
Om det ur bokföringen inte kan härledas vilket kapital som betalats in för avtalen om skötsel för all framtid och vilken avkastning detta kapital under åren har gett, ansvarar gravskötselfonden med alla sina tillgångar för skötseln av de gravar för vilka gravsköt- selavgifterna i tiderna har betalats in till fonden. Värt att notera är att tillgångarna värd- eras till sitt gängse värde. Detsamma gäller i motsvarande fall även överskott från grav- skötselavtal, om avtalen om skötsel för all framtid hanteras inom den ekonomiska för- samlingsenhetens bokföring och det inbetalda kapital och den avkastning som hör till dessa inte har specificerats i bokföringen.