ANBUDSFÖRFRÅGAN
ANBUDSFÖRFRÅGAN
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
Upphandling av ramavtal för teknisk projektledning i samband med anskaffning av ny skärgårdsfärja.
Infrastrukturavdelningen
Upphandling av ramavtal för teknisk projektledning
Innehållsförteckning
03 Rapportering, resultat och användbarhet 4
06 Kontaktperson under anbudstiden 4
17 Ändrings- och tilläggsarbeten 8
ANBUDSFÖRFRÅGAN
01 Objekt
Ålands landskapsregering inbjuder härmed till anbudsgivning på konsulttjänster inom teknisk projektledning för anskaffning av ny skärgårdsfärja.
I samband med att Ålands landskapsregering arbetat fram ett förslag till nytt trafiksystem för den åländska skärgårdstrafiken, kallat kortruttsutredningen, konstaterades ett behov av att förnya tonnaget. För detta arbete finns behov av att upphandla teknisk projektledningstjänst. Ålands landskapsregering har genom denna upphandling valt att utforma upphandlingen som ett ramavtal där landskapsregeringen förbehåller sig rätten att beställa tjänster till en fastställd timtaxa enligt denna upphandling.
Syftet med uppdraget är att tekniskt projektleda anskaffningen av en ny skärgårdsfärja. Projektledningen kommer att bestå av projektledare, teknisk projektledare och teknisk inspektör. Expertgruppen består av områdesansvariga, övervakare, utomstående expertis, förvaltare och en för hamnar relaterad projektledare. Tilläggsuppgifter om projektet erhålls genom bilagda projektplan.
02 Omfattning
02.1 Avsikten är att teckna ramavtal med en konsult som uppnår ställda skall-krav.
02.2 Uppdraget omfattar att vara teknisk projektledare för projektet, från att färdigställa förfrågningsunderlag och att delta i upphandlingsarbetet enligt överenskommelse med beställaren fram till garantiöversyn.
02.3 Uppdraget omfattar att planera, organisera, leda och följa upp produktionsarbetet i projektet, säkerställa personella och övriga resurser samt delegera och följa upp aktiviteter och att överenskomna metoder och verktyg används.
02.4 Uppdraget omfattar att delta i de möten som projektledaren och konsulten överenskommer om under projekttiden. Tekniska projektledaren bistår projektledaren i att sammanställa projektstatus och underlag inför nödvändiga beslut.
02.5 Uppdraget omfattar att upprätta de dokument och underlag som krävs enligt beskrivningen ovan.
02.6 Uppdraget omfattar att redovisa nedlagd arbetstid och omkostnader månadsvis och få dessa godkända innan fakturering får ske.
02.7 Projektets styrande dokument kommer att utgöras av projektplan, statusrapporter och slutrapport. Tekniska projektledaren bistår projektledaren i att hålla Beställaren informerad om nuläget och eventuella avvikelser, bl.a. genom statusrapporter.
03 Rapportering, resultat och användbarhet
03.1 För att genomföra uppdraget skall anbudsgivare räkna med att använda programvara från Microsoft office, Autodesk AutoCad eller andra direkt kompatibla och likvärdiga programvaror.
03.2 Beställare förbehåller sig rätten att fritt använda allt utredningsmaterial som tagits fram under detta uppdrag.
03.3 Uppdraget skall utföras på svenska.
04 Upphandlande myndighet
Ålands landskapsregering (FO-nummer: 0145076-7) Pb 1060
AX-22111 Mariehamn Åland
05 Form av upphandling och publicering av upphandlingsannons
Det beräknade värdet för upphandlingen överstiger det av Europeiska kommissionen fastställda tröskelvärdet om 207 000 €. I enlighet med 1 § 2 mom. landskapslag (ÅFS 1994:43) angående tillämpning i landskapet Åland av lagen om offentlig upphandling tillämpas därför rikets lag om offentlig upphandling (FFS 2007/348) på upphandlingsförfarandet. Upphandlingen genomförs i form av ett öppet förfarande. Upphandlingsformen medger inte förhandling. Anbud kommer således att antas utan föregående förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt denna anbudsförfrågan följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet.
Upphandlingen har den 26.6.2015 annonserats på webbplatsen HILMA på adressen xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/. Från HILMA skickas annonserna vidare för publicering till Europeiska unionens officiella tidning (S-serien) samt databasen TED. Anbudsförfrågan inkl. bilagor finns samma dag att hämta elektroniskt på LR:s webbplats: xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx.xxx
06 Kontaktperson under anbudstiden
Frågor om upphandlingen samt frågor om förfrågningsunderlaget ställs skriftligen till:
Biträdande avdelningschef Xxxxxx Xxxxxxx Xxx: x000 00 00 000
Mobil: x000 00 000 0000
E-post: xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
07 Avtalsform
Uppdraget är ett konsultuppdrag reglerat av branschgemensamma konsultavtal (KSE 2013)
08 Förfrågningsunderlag
08.1 Förfrågningsunderlaget består av följande projektspecifika handlingar:
1. Denna anbudsförfrågan, daterad 25.6.2015.
2. Allmänna avtalsvillkor för konsultverksamhet KSE 2013, RT 13-11143sv (bifogas ej).
3. Anbudsformulär.
4. Avtalsmall RT 80252 SV
08.2 Anbudsgivare är skyldig att före anbudets avgivande kontrollera att samtliga handlingar i förfrågningsunderlaget har levererats.
08.3 Frågor avseende förfrågningsunderlaget ställs till kontaktperson för upphandlingen.
08.4 Frågor under anbudstiden lämnas skriftligt via e-post till kontaktpersonen för upphandlingen, senast 28.07.2015. Samtliga frågor och svar på dessa kommer att publiceras, senast 4.8.2015. Endast skriftliga svar är bindande för landskapsregeringen. Anbudsgivarna bör därför kontrollera uppgifterna på hemsidan.
- Ålands landskapsregering kan medge att anbudsgivaren får rätta uppenbar felskrivning eller felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet.
- Ålands landskapsregering kan begära att anbud förtydligas och kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Landskapsregeringen har dock inte någon skyldighet att ge anbudsgivaren möjlighet att komplettera eller förtydliga ett anbud.
09 Avtalshandlingar
09.1 Avtalet tecknas efter avtalsförhandlingsprotokollet.
09.2 Såsom avtalsvillkor tillämpas Allmänna avtalsvillkor för konsultverksamhet KSE 2013. Avtal skrivs enligt RT 80252 SV.
Avtalshandlingarnas inbördes rangordning är enligt följande:
l. Avtalet (RT 80252 SV).
2. Avtalsförhandlingsprotokollet.
3. Anbudsförfrågan inklusive eventuella kompletteringar.
4. Anbudet inklusive bilagor.
5. Allmänna avtalsvillkor för konsultverksamhet KSE 2013.
09.3 Handlingarna kompletterar varandra.
10 Organisation
10.1 Beställarens planerade organisation under uppdraget består dels av en projektledning, där denna funktion arbetar och dels av en expertgrupp.
11 Uppdragstid
Uppdraget startar direkt efter att avtal ingåtts och pågår i tre (3) år framåt med option på ytterligare ett (1) år.
Beställaren skall meddela anbudsgivaren senast sex (6) månader innan avtalstids utgång om beställaren avser att utnyttja optionen.
12 Beställarens ansvar
12.1 Beställaren har rätt att köpa in tjänster enligt detta ramavtal för detta projekt.
12.2 Beställaren förbinder sig inte till någon mängd beställningar enligt detta ramavtal.
13 Anbudsgivarens ansvar
13.1 Anbudsgivaren skall ha en konsultansvarighetsförsäkring enligt branschstandard samt ansvara för sin egen personal.
13.2 Anbudsgivaren är redovisningsskyldig för sina underkonsulter och leverantörer, dessa bör godkännas av beställaren innan orderbekräftelse får tecknas. Val av underkonsult skall ske i samråd med beställaren.
14 Krav på anbudsgivaren
14.1 Krav på ekonomisk och finansiell ställning
Sökanden skall ha en stabil ekonomisk bas så att ett långsiktigt avtal med Ålands landskapsregering kan upprätthållas.
Sökandens kreditomdöme skall innebära riskklass 4 (på en 5-gradig skala) / alt. AA (där AAA är det bästa) eller motsvarande omdöme hos kreditinstitut. Kreditomdömet skall vara högst (2) månader gammalt räknat från sista anbudsdag.
I det fall lägre riskklassificering redovisas eller att sökanden ej omfattas av ratingsystemet kan sökanden ändå anses uppfylla dessa krav om sökandens revisor lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att sökanden innehar ekonomisk stabilitet.
Då det gäller nybildade företag som ej har möjlighet att avge årsredovisningar eller som inte omfattas av ratingsystemet, eller företag under bildande, skall sökanden lämna intyg t ex genom bank- eller koncerngaranti som visar att sökanden kan fullgöra sina åtaganden.
Anbudsgivaren bekräftar uppfyllande av ovan ställda skallkrav genom att till anbudet bifoga följande:
- Kopia av kreditintyg eller i förekommande fall kopia av revisorsintyg som styrker motsvarande ekonomisk stabilitet.
Anbudsgivaren skall under de senaste 2 åren ha haft en årlig nettoomsättning på: minst 50.000 euro.
Anbudsgivaren bekräftar uppfyllande av ovan ställda skallkrav genom att till anbudet bifoga följande:
- Kopia av de två senast fastställda årsredovisningarna.
14.2 Krav på teknisk förmåga, kapacitet och kvalitet
Anbudsgivaren skall svara för en hög servicenivå, lyhördhet för beställarens önskemål, god anpassningsförmåga och punktlighet vid leveranser.
Anbudsgivaren skall ha ett certifierat kvalitetsledningssystem.
Anbudsgivaren bekräftar uppfyllande av kravet genom att till anbudet bifoga en redogörelse över certifierat kvalitetsledningssystem.
Anbudsgivaren skall ha erfarenhet av tjänster av liknande art och omfattning som denna upphandling avser.
Anbudsgivaren bekräftar uppfyllande av ovan ställda skallkrav genom att till anbudet bifoga följande referenser gällande nybyggnad eller ombyggnad av fartyg med dödvikt på minst 300 ton, under åren 2012-2014:
- Tre referenser över erfarenhet av projektledning eller teknisk projektledning eller motsvarande ansvarsställning. Nämnd erfarenhet av LNG-fartyg är meriterande;
- Tre referenser över erfarenhet av planering och projektledning av maskininstallationer;
- Tre referenser över erfarenhet av stabilitetsberäkningar samt;
- Tre referenser från projekt som rör passagerarfartyg.
14.3 I och med att landskapet Åland är enspråkigt svenskt skall anbudsgivaren bifoga en redogörelse eller ett intyg att projektledaren klarar av att utföra de tjänster som omfattas av denna anbudsförfrågan på svenska.
15 Kontroll av anbudsgivare
15.1 UTESLUTNING AV ANBUDSGIVARE KOMMER ATT SKE:
- Om Ålands landskapsregering får kännedom om att någon av förutsättningarna i 53 § lag om offentlig upphandling föreligger. Detta gäller även för eventuella underleverantörer i alla led.
15.2 UTESLUTNING AV ANBUDSGIVARE KAN KOMMA ATT SKE:
- Om Ålands landskapsregering får kännedom om att någon av förutsättningarna i 54 § lag om offentlig upphandling föreligger. Detta gäller även för eventuella underleverantörer i alla led.
15.3 Ålands landskapsregering förbehåller sig rätten att kontrollera att anbudsgivare fullgjort sina åligganden vad gäller skatter och socialförsäkringsavgifter.
15.4 KONTROLL AV ANBUDSGIVARES LÄMPLIGHET:
- Anbudsgivares lämplighet kommer att kontrolleras enligt 56 §, och gäller de leverantörer som inte uteslutits enligt 53 och 54 §§, lag om offentlig upphandling.
15.5 Anbudsgivaren skall i anbudet redovisa att skatter och andra lagstadgade avgifter betalats i vederbörlig ordning samt att betalningsanmärkningar inte finns. Utredningarna får inte vara äldre än två (2) månader.
16 Betalning
16.1 Konsultavtalet tecknas och betalning/ersättning sker enligt anbudsprislista.
16.2 Ersättningen utbetalas mot faktura efter utfört arbete med 30 dagars betalningstid.
16.3 Förskott utbetalas inte.
17 Ändrings- och tilläggsarbeten
Om i avtalet angivna arbetsmängder ändras av konsulten oberoende faktorer eller av orsaker konsulten inte haft möjlighet att beakta, utförs ändringsarbeten efter beställarens övervägande och bedömning.
18 Tvister
Eventuella tvister med anledning av avtalet skall, ifall konflikter inte annars kan biläggas och någon av parterna så vill, föras till avgörande i Ålands tingsrätt.
19 Övriga uppgifter
19.1 Eventuella förfrågningar under anbudstiden är inte bindande för beställaren, ifall beställaren inte skriftligen tillställer dessa till anbudsgivaren.
19.2 I förfrågningsunderlaget eventuellt framkommande bristfälligheter och motstridigheter skall skriftligen anmälas i samband med inlämnande av anbud, också i det fall då anbudsgivaren inte särskilt ställer en förfrågan om detta.
19.3 Ifall anbudsgivaren erhåller upphandlingen skall denne senast när upphandlingsavtalet ingås inneha en rätt att bedriva näring i landskapet Åland, se 4 § i landskapslag (ÅFS 1996:47) om rätt att utöva näring.
19.4 Beträffande mellan landskapet Åland och Finland existerande skattegräns, hänvisas till skatteförvaltningens skatteanvisning om den åländska skattegränsen i mervärdesbeskattningen, utgiven den 1 januari 2010.
Eventuella gränsformaliteter och kostnaderna för dessa sköts av entreprenören.
19.5 Beställaren godkänner, på förhand, uppdragsrelaterade resor.
20 Anbudet
20.1 I anbudet skall anges följande:
1. Anbudet skall anges enligt bifogat anbudsformulär.
2. Uppgift om vem som besvarar förfrågningar angående anbudet.
Anbudspriset skall anges exklusive lagstadgad mervärdesskatt.
20.2 Givet anbud skall gälla i sextio (60) dagar efter anbudstidens utgång.
20.3 Beställaren godtar inga krav på ersättning för upprättande av anbud.
20.4 Anbud skall inlämnas i slutet kuvert till: Ålands landskapsregering
Registraturen
Pb 1060
AX -22111 MARIEHAMN
Kuvertet skall vara märkt "Anbud Teknisk Projektledning" och skall vara registraturen tillhanda senast 10.8.2015 kl. 15.00 för att beaktas i upphandlingen.
Besöksadress: Xxxxxxxxxxx 00, Xxxxxxxxx
21 Anbudsutvärdering
21.1 Anbudsutvärderingen kommer att ske i tre steg:
Steg 1, syftar till att klargöra att i punkt 14.1 ställda krav är uppfyllda. Endast de anbudsgivare som uppfyller ställda krav går vidare till steg 2.
Steg 2, syftar till att klargöra att i punkt 14.2 ställda krav är uppfyllda. Endast de anbudsgivare som uppfyller ställda krav går vidare till steg 3.
Steg 3, jämför anbudspriserna.
För jämförelse av anbudspriserna används följande beräkningsmall: Jämförelsetal = (Offererat timpris för projektledning)
Ifall anbudsgivaren påvisat erfarenhet enligt punkt 14.2 av LNG-fartyg, multipliceras jämförelsetalet med 0,95.
Anbudet med lägsta jämförelsetal antas.
Vid lika jämförelsetal, antas anbudet med erfarenhet av LNG. Det högsta godtagbara timpriset är 150 €/h exkl. moms.
21.2 När beslut om leverantör och anbud fattats kommer Ålands landskapsregering att lämna upplysningar till varje anbudsgivare om beslutet och skälen för det samt bifoga en besvärsanvisning.
22 Avslutad upphandling
Beställaren får som huvudregel inte ingå avtal förrän 21 dagar har gått från det att tilldelningsbeslutet skickats till anbudsgivarna (s.k. väntetid). Om Beställaren delger anbudsgivarna per post utökas väntetiden med ytterligare 7 dagar.
Ett bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal har upprättats vilket är undertecknat av behöriga företrädare för Beställaren.
Mariehamn den 25.6.2015
Xxxxxx Xxxxxxx Biträdande avdelningschef
BILAGOR 1. Anbudsformulär
2. Projektplan daterad 25.6.2015
ANBUDSFORMULÄR BILAGA 1
Upphandling av ramavtal för teknisk projektledning i samband med anskaffning av ny skärgårdsfärja.
Anbudspris för uppdraget
Teknisk projektledare, timarvode €/tim
Enhetspris anges exklusive mervärdesskatt. Eventuella tilläggsuppgifter om anbudet ges av:
Namn E-post
Ort
Telefon/mobil
Datum
Anbudsgivare Adress
Underskrift: Namnförtydligande: Tel:
Mobilnr: e-post: