Förtroendevalda i Jönköpings kommun
Förtroendevalda i Jönköpings kommun
Arvodesregler 2023
I detta dokument redovisas de arvodesregler som gäller verksamhetsåret 2023.
Utgångspunkter för arvodering av förtroendevalda - Kommunallag
I kommunallagen 4 kap 12-15 §§ återfinns bestämmelser om ekonomisk ersättning till förtroendevalda. Motiven till bestämmelserna är att underlätta rekrytering av förtroendevalda och att inga medborgare av ekonomiska skäl ska behöva avstå från ett förtroendeuppdrag. Det är kommunfullmäktige som beslutar om grunderna för ersättningar till förtroendevalda. Kommuner får själva utforma sina er- sättningssystem, men ersättningarna ska vara skäliga. Vad som avses med skälig ersättning anges inte närmare i lagstiftningen. Av förarbeten framgår att skäligheten får bedömas utifrån lokala förutsättningar och att en skälig ersättning innefattar både en lägsta och en högsta nivå på ersättningen.
I 12 § regleras bland annat att ”förtroendevalda har rätt till skälig ersättning för de arbetsinkomster och ekonomiska förmåner som de förlorar på grund av uppdra- get”. Detta gäller dock inte för förtroendevalda som fullgör sitt uppdrag på heltid eller en betydande del av heltid. Heltidsuppdrag ersätts regelmässigt med årsarvoden och kan, från ersättningssynpunkt men ej ur andra aspekter, jämföras med en vanlig anställning.
I 16 § regleras att fullmäktige får besluta att förtroendevalda i skälig omfattning skall få:
1. ersättning för resekostnader och andra utgifter som föranleds av uppdraget
2. arvode för det arbete som är förenat med uppdraget
3. pension
4. andra ekonomiska förmåner
xxxxxxxxx.xx
I 15 § regleras att fullmäktige beslutar om riktlinjer för ersättning vilket inkluderar arvode, skall arvodet bestämmas till lika belopp för lika uppdrag. Detta gäller dock inte förtroendevalda som fullgör uppdragen på heltid eller en betydande del av heltid.” Principen om lika arvode för lika uppdrag medför att ersättningsformerna förlorad arbetsinkomst och arvode måste hållas isär. För förtroendevalda på heltid eller betydande del av heltid gäller dock inte principen om lika arvode, utan här
äger fullmäktige rätt att differentiera arvoden till förtroendevalda med lika uppdrag.
Arvodering av förtroendevalda i Jönköpings kommun
Regelverket som det återges i denna text omfattar uppdrag i fullmäktige, nämnder, fullmäktigeberedningar, kommunrevision samt styrelser för bolag och andra juri- diska personer som kommunen helt eller delvis äger. Det nuvarande systemet för arvodering av förtroendevalda beslutades av kommunfullmäktige 2002-02-28 § 51. Det har också beslutats om vissa kompletteringar av regelverket efter detta datum. Kompletteringarna har framförallt berört nivån på presidiearvoden i olika nämn- der. Utöver detta har kommunfullmäktige vid följande tidpunkter beslutat om änd- ringar och kompletteringar i befintligt regelverk:
• 2005-08-25 § 219 om kompensation för mistade pensionsförmåner
• 2010-12-16 § 321 om förändrade sammanträdesarvoden, beredskapstid m.m.
• 2012-09-27 § 277 om regelverk avseende ersättning för förlorad arbetsförtjänst m.m.
• 2018-06-20 § 158 om förändrade sammanträdesarvoden, presidiearvoden m.m.
• 2022-12-21 § 321 om förändrade regler för förlorad arbetsinkomst för egna företagare samt ersättning för förlorad pensionsförmån mm.
Arvodering av förtroendevalda i Jönköpings kommun omfattar:
• Fast arvode
• Sammanträdesarvode
• Förrättningsarvode
• Ersättning för förlorad arbetsförtjänst samt semester- och pensionsförmåner
• Ersättning för barntillsyn
• Ersättning för vård av funktionshindrad anhörig som man delar bostad med
• Ersättning för täckande av särskilda kostnader till förtroendevald som är funktionshindrad
• Ersättning för resor och traktamenten
• Ersättning för beredskapstid i individ- och familjeomsorgsnämnden eller dess utskott.
Kommunstyrelsens personalutskott beslutar i ärenden som rör tolkning och tillämpning av regler rörande arvodering av förtroendevalda.
Förtroendevaldas redovisning
Redovisning ska ske på särskild blankett benämnd ”Förrättningsarvoden m m”. Denna blankett ifylls i datumordning av den som uppbär arvodet med förrättningsdatum, benämning på styrelse eller nämnd, ort där sammanträdet äger rum samt tid när förrättningen började eller slutade. Ordföranden eller sekreteraren
meddelar vid sammanträdets slut, aktuellt klockslag för start respektive avslutning av sammanträdet.
Deltagande i förrättningar med olika styrelser och nämnder noteras på samma blankett.
Redovisning ska ske senast sex månader efter sammanträdets eller förrättningens genomförande. Utbetalning av ersättning för redovisning som inkommit senare prövas av personalutskottet.
Grundbelopp
Grundbeloppet, som utgör bas för alla ersättningar och arvoden, ska vara inkomstbasbeloppet x 1,01472. Beloppet ska årligen räknas upp i relation till inkomstbasbeloppet.
Fast arvode
De fasta arvoden som utbetalas till förtroendevalda i Jönköpings kommun fast- ställs årligen av kommunfullmäktige. Förtroendevald som årsarvoderas (ordfö- rande, 1:e och 2:e vice ordförande) har också rätt till sammanträdes- och för- rättningsarvoden.
• Fast arvode avser ersättning för följande arbetsuppgifter:
• Planering och samordning av nämndens/styrelsens arbete
• Överläggningar som, utan att särskilt beslut därom fattats, hålls med förtro- endevalda eller tjänstemän inom det kommunala organ som den för- troendevalde tillhör.
• Orientering om utveckling inom det aktuella verksamhetsområdet
• Kontakter med medborgare och media
• Utarbetande av kallelser och dagordning samt protokollsjustering
Avgår förtroendevald, som har rätt till fast arvode under tjänstgöringsperioden, fördelas arvodet mellan honom/henne och den som inträder i hans/hennes ställe. Arvodet fördelas proportionellt efter hur lång tid man innehaft uppdraget.
Om förtroendevald med fast arvode på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag och nämnden/styrelsen utser annan ledamot som ersättare, ska arvodet minskas i motsvarande mån. Ersättaren har då rätt till det fasta arvodet.
Sammanträdesarvode
Sammanträdesarvoden utges endast för protokollförda sammanträden. Nämnd/styrelse har rätt att inom ramen för sammanträde genomföra partivisa överläggningar. För första timmen utges en grundersättning som motsvarar 0,75% av grundbeloppet. För sammanträden som varar i 5 timmar eller längre höjs grundersättning för första timmen med 50%. 2023 uppgår grundbeloppet till 75.394 kr. Därefter utges ersättning om 0,1% av grundbeloppet för varje påbörjad halvtimme. Ny förstatimme vid flera sammanträden med samma organ eller tillsatt utskott därav utges endast om mellanliggande tidsrymd överstiger två timmar.
Sammanträdesarvode utges för maximalt 10 timmar per dag. Arvode utges inte för restid inom kommunen.
Alla sammanträden rapporteras av sekreteraren och ska därför inte på föras blanketten av den förtroendevalde. Sekreteraren skickar in närvarolistor till Löneservice. Övriga ersättningar i samband med sammanträdet, såsom förlorad arbetsinkomst, resor, parkering mm rapporteras av den förtroende-valde på
blanketten ”Arvoden – Förtroendevalda”. Finns kvitton ska de bifogas.
Sammanträdesarvodet för första timmen är - under år 2023 – 540 kronor. För sammanträden som varar 5 timmar eller längre är ersättning 848 kronor. Därefter utges en ersättning om 75 kronor per påbörjad halvtimme. Tidsavdrag ska göras för lunch och middag i förekommande fall.
Förrättningsarvode
Förrättningsarvode utges för:
• Deltagande i kongress, konferens, informationsmöte och kursverksamhet
• Av särskilt nämndsbeslut föranledd överläggning med förvaltningschef eller annan anställd inom det kommunala organ som den förtroendevalde tillhör
• Förhandling eller förberedelse för förhandling med personalorganisation eller annan motpart
• Beslut under beredskap för IFO-nämnden och dess utskott
• Överläggning med annat kommunalt organ än det den förtroendevalde tillhör
• Överläggning med icke kommunalt organ
• Av revisor utfört revisionsuppdrag
• Representation beslutad av vederbörligt organ. Arvode utges för högst tre tim-mar.
• Evenemang anordnat av egen styrelse/nämnd eller förvaltning, uppvaktningar, begravningar m.m.
• Protokolljustering (ej för förtroendevald med årsarvode)
Under år 2023 utges en ersättning om 75 kronor för varje påbörjad halvtimma.
Beslut om förrättning fattas på förhand. Godkännande kan dock även ske i efter- hand.
Arvode utges för maximalt tio timmar per dag. Tidsavdrag ska göras för lunch och middag i förekommande fall.
Arvode utges inte för restid inom kommunen.
Ersättning för förlorad arbetsförtjänst
Ersättning för förlorad arbetsförtjänst utges till förtroendevald som erhåller årsarvode, sammanträdes- och förrättningsarvode som tillsammans underskrider 40% av ersättning till heltidsarvoderat kommunalråd (2023: 927.264). Vid fastställande av uppdragens omfattning (tjänstgöringsgrad) gäller att man ska utgå från att heltid motsvarar den ersättning som ges till heltidsarvoderat kommunalråd. Andel av heltid beräknas som summan av årsarvode, sammanträdes- och förrättningsarvode dividerat med årsarvode för heltidsarvoderat kommunalråd. Vid beräkning av uppdragens omfattning ska arvodering i kommunala bolag och andra
juridiska personer som kommunen äger eller har intressen i, inte ingå. Ledamöter i kommunala bolag och andra juridiska personer som kommunen äger eller har intressen i, har dock rätt till ersättning för förlorad arbetsförtjänst, så länge ersättningen från bolaget underskrider 40% av heltidsarvoderat kommunalråd.
Ersättning för förlorad arbetsförtjänst utbetalas med ett belopp som maximalt mot- svarar 1/165-del av grundbeloppet per timme. För 2023 uppgår maximal ersättning per timme till 457 kr.
Ersättning för förlorad arbetsförtjänst utges för sammanträdes- respektive förrätt- ningstiden. Förtroendevald som innehar insynsplats har rätt att få ersättning för förlorad arbetsinkomst.
Dessutom utges ersättning för skälig tid för inställelse till sammanträdet respektive förrättningen samt återställelse till arbetet. Ersättning utges för högst tio timmar per dygn.
Rätt till ersättning för förlorad arbetsförtjänst omfattar även nödvändig ledighet för förtroendevald med speciella arbetstider eller särskilda arbetsförhållanden i övrigt när det inte kan anses skäligt att den förtroendevalde fullgör sina arbetsuppgifter i direkt anslutning till sammanträdet eller förrättningen. Frågor i denna del prövas av respektive ordförande. Prövning av ärende som rör nämndsordförande åvilar kommunstyrelsens ordförande.
Med faktisk förlorad arbetsförtjänst menas att man vidkänns ett löneavdrag. Er- sättning kan inte fås om man har semester eller kompledighet. Ersättning utges inte till den som uppbär hel sjukpenning, hel sjukersättning eller hel ålderspension.
Ersättning utges även för förlust av föräldrapenning och förlorad ersättning från arbetslöshetskassa. För att få ersättning skall inkomstbortfallet styrkas från ordinarie arbetsgivare på särskilt intyg. För att få ersättning för förlust av föräldrapenning ska detta styrkas av Försäkringskassan på särskilt intyg och beträffande förlorad arbetslöshetsersättning från aktuell arbetslöshetskassa (även i detta fall på särskilt intyg).
Ersättning för förlorad arbetsförtjänst för egenföretagare beräknas utifrån taxerad inkomst av näringsverksamhet. Vid omräkning till förlorad inkomst per timme ska taxerad årsinkomst av näringsverksamhet divideras med 1780 timmar (årsarbets- tid) och månadsinkomst med 165 timmar. Det timantal för vilken den förtroende- valde fått ersättning för förlorad arbetsförtjänst aktuellt år ska subtraheras från årsarbetstiden.
Ett nytt företag utan taxerad inkomst från näringsverksamhet får den uppskattning som ligger till grund för beräkning av F-skattsedel användas för beräkning av timlön för förlorad arbetsinkomst första året. När det sedan föreligger en taxerad inkomst från näringsverksamhet får en omräkning av tidigare utbetald ersättning för förlorad arbetsinkomst utföras. Eventuell återbetalning av för mycket utbetald ersättning eller utbetalning av för lite utbetald ersättning beslutas av personalutskottet.
Förtroendevald som inte är anställd, men driver aktiv egen verksamhet (med F- skatt) som ger arbetsinkomst, ska lämna särskilt underlag som styrker den förlorade arbetsinkomsten, såsom intyg från revisor
Om sådant underlag saknas ska ersättningen grundas på en schablonberäknad inkomst om 18.000 kronor per månad. Förtroendevald som driver aktiv egen verksamhet ska årligen till kommunens Personalutskott lämna kopia av registreringsbevis eller liknande där det framgår att verksamheten är aktiv. För 2023 är ersättningen enligt schablon 109 kr per timma.
Även för egen företagare gäller att grunden för rätten till ersättning är att den förtroendevalde faktisk gör en inkomstförlust.
För förtroendevald som bedriver näringsverksamhet på deltid och som också är anställd och uppbär inkomst av tjänst ska antalet timmar (årsarbetstid) som ligger till grund för beräkning av inkomst per timme reduceras i proportion till tjänstgö- ringsgrad i anställning. Tjänstgöringsgrad i anställning ska styrkas med intyg från arbetsgivare.
Egenföretagare ska själv styrka förlorad arbetsinkomst på särskilt intyg. Ordförande i styrelse och nämnd attesterar inlämnat intyg.
Intyg om förlorad arbetsinkomst skall lämnas in till Löneservice årligen samt vid inkomstförändringar. Intyget ska redovisa inkomstförlust per timma eftersom kommunen ersätter förlorad arbetsinkomst per timma. En beräkning av timlön utgår alltid från heltidslönen oavsett om det finns en partiell ledighet eller ett partiellt löneavdrag. Även om den ordinarie arbetsgivaren begär att den förtroendevalde ska begära partiell ledighet (för att lättare kunna planera sin verksamhet) i stället för ledighet vid varje enskilt tillfälle ska intyget avse avdrag per timma. I fortsättningen kommer beloppet på intyget att helt styra hur stor utbetalningen blir. Finns inget intyg kommer inte ersättning för förlorad arbetsinkomst att utbetalas.
Ersättning för förlorad semesterförmån
Ersättning utges till förtroendevald för förlorade semesterförmåner. Ett särskilt intyg inlämnas där arbetsgivaren anger såväl att semesterförmån har förlorats som det mistade beloppets storlek. (Även detta intyg tillhandahålls av respektive nämndsekreterare.)
Pensionsförmån
Avsättning till pension för förtroendevald görs enligt pensionsavtalet OPF-KL med 4,5% av arvodet och ersättning för förlorad arbetsinkomst. Avsättning görs utan att den förtroendevalde behöver ansöka om det. Obs! Gäller ej bolagen.
Förlorad tjänstepension för inkomster överstigande 7,5 inkomstbasbelopp ska ersättas. För att styrka förlorad tjänstepension ska den förtroendevalde lämna ett intyg från sin huvudarbetsgivare om storlek på förlorad pensionsavsättning över 7,5 inkomstbasbelopp avseende tjänstledighet för förtroendeuppdraget. Kommunen ersätter den förtroendevalde genom att den gör en fyllnadsinbetalning till OPF-KL. Regelverket tillämpas även för egenföretagare.
Ersättning för barntillsyn
Ersättning utges – i samband med fullgörande av uppdraget - vid vård och tillsyn av barn som tillhör den förtroendevaldes familj och som är under 12 år. Ersättning utges inte då barnet/barnen normalt vistas i kommunal barnomsorg eller annan barnomsorg som erhåller kommunalt stöd. Ett schablonbelopp – oberoende av an- tal barn - utges per timma. Under 2023 uppgår beloppet till 98 kronor per timma. Ersättning för barntillsyn utges inte samtidigt som den förtroendevalde erhåller er- sättning för förlorad arbetsförtjänst.
Yrkande om ersättning för barntillsyn görs under rubriken ”Övriga ersättn/kostn.” på blanketten ”Sammanträdesarvoden m m”.
Ersättning för vård av funktionshindrad
Ersättning utges – i samband med fullgörande av uppdraget - vid vård och tillsyn av funktionshindrad person, som vistas i den förtroendevaldes bostad.
Ett schablonbelopp utges per timma om 98 kronor under år 2023.
Ersättning för vård av funktionshindrad person utges inte samtidigt som den förtro- endevalde erhåller ersättning för förlorad arbetsförtjänst.
Yrkande om ersättning för vård av funktionshindrad görs under rubriken ”Övriga ersättn/kostn.” på blanketten ”Sammanträdesarvoden m m”.
Ersättning till funktionshindrad förtroendevald för täckande av särskilda kostnader
Ersättning utges till funktionshindrad förtroendevald för de styrkta kostnader som uppkommit till följd av deltagande i sammanträde eller motsvarande och som inte ersätts på annat sätt. Häri ingår kostnader för t ex resor, ledsagare, dövtolk, hjälp med inläsning och uppläsning av handlingar.
Yrkande om ersättning görs under rubriken ”Övriga ersättn/kostn.” på blanketten ”Sammanträdesarvoden m.m.”. Kvitto som styrker ersättningsanspråk skall bifogas.
Ersättning för beredskapstid
Beredskapsersättning för IFO-nämndens utskott fastställs till 0,0044 grundbelopp per dygn (motsvarar 332 kronor 2023). De förändrade reglerna ska gälla för såväl presidium som ledamöter. Beslut under beredskap ska berättiga till ersättning för förlorad arbetsinkomst om sådan uppstår.
Resor och traktamenten
Vid sammanträde och förrättning utanför kommunen (och utanför vanliga verk- samhetsorten) utges traktamentsersättning enligt gällande centrala avtal. Med van- liga verksamhetsorten menas det område som ligger inom en radie av fem mil från såväl bostad som ordinarie arbetsplats.
Traktamentsersättning utges vid flerdygnsförrättning och resetillägg vid endags- förrättning.
Vid sammanträde och förrättning inom kommunen utges inte traktamentsersätt- ning och resetillägg.
Vid sammanträde och förrättning utges reseersättning till och från platsen för sammanträdet eller förrättningen.
Yrkande om reseersättning – utanför vanliga verksamhetsorten - görs i kommunens personalsystem under ”mina resor”. Saknas behörighet till personalsystemet kan kommunens reseräkningsblankett användas. I annat fall används blanketten
”Sammanträdesarvoden m.m.”.
Styrkta parkeringsavgifter och övriga biljettutlägg redovisas i kolumnen ”Övriga ersättn/-kostn.”
Resor ska genomföras utifrån kommunens resepolicy, innebärande bland annat att resan skall genomföras med lägsta möjliga totalkostnad. Det innebär att för tågresa gäller i normalfallet 2:a klass och om möjligt lågprisalternativ. Den förtroen- devalde har ansvar för att resan genomförs så miljöanpassat, säkert och ekono- miskt försvarbart som möjligt.
Rutin för skatteavdrag
För förtroendevalda dras i normalfallet 30 % i preliminärskatt. Önskas ett högre preliminärskatteavdrag kontaktas löneservice vid stadskontoret. Önskas ett lägre avdrag ska jämkning från skatteverket lämnas in.
Lönebesked
Jönköpings kommun tillämpar s.k. e-lönebesked. Kommunen har from 220101 bytt bank till SEB vilket innebär att e-lönebeskedet finns via webbplats, xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxx. Den förtroendevalda ska registrera sitt lönekonto hos SEB.
Kontroll
Respektive styrelse/nämnd svarar för den interna kontrollen av utbetalningsunderlag m.m. Utöver detta finns även kommunrevisionens granskning.