Allmänna kontraktsbestämmelser för projekt med me- del beviljade av Avfall Sverige AB (Avfall Sveriges ut- vecklingssatsningar)

2019-03-22

Allmänna kontraktsbestämmelser för projekt med me- del beviljade av Avfall Sverige AB (Avfall Sveriges ut- vecklingssatsningar)

Allmänt

Projekt som finansieras av Avfall Sverige AB (nedan kallad Avfall Sverige) ska vara av en sådan karaktär att resultaten gagnar merparten av Avfall Sveriges medlemmar på ett konkret sätt och inom rimlig tid. Avfall Sverige finansierar inte investeringar i till ex- empel byggnader, maskiner eller utrustning eller produktutveckling.

Nyttjanderätt

Avfall Sverige äger resultatet från projektet, i förekommande fall tillsammans med andra finansiärer. Avfall Sverige ska ha full nyttjanderätt till och rätt att publicera hela eller delar av projektresultatet.

Tillägg/Förändringar

Eventuella tillägg till projektet eller andra förändringar av icke oväsentlig karaktär gäl- lande projektgenomförande eller tidsplan, ska överenskommas skriftligt med Avfall Sverige. Om styrgrupp har inrättats, kan sådana tillägg eller förändringar beslutas av styrgruppen inom ramen för beviljade ekonomiska medel.

Vid förändring av resurser och kompetens (personer, organisationer etc.) som utnyttjas i projektet, ska sådan förändring godkännas av Avfall Sverige.

Förseningar

Eventuella förseningar ska omgående rapporteras av projektledaren till Avfall Sveriges kansli, dock senast inom tidsramen för projektet.

Avbrytande av kontrakt

Om Avfall Sverige finner allvarliga avvikelser från dessa kontraktsbestämmelser eller mot upprättat avtal, förbehåller sig Avfall Sverige rätten att i förtid avbryta sitt engage- mang i projektet eller att innehålla hela eller delar av de beviljade medlen, eller kräva återbetalning av redan utbetalade medel. Ofullständig eller bristfällig slutrapportering kan också innebära att delar av beviljade medel inte betalas ut.

Behov av juridisk kompetens

Om projektet förutsätter behov av juridisk kompetens för sitt genomförande, ska detta ombesörjas av utföraren inom den ekonomiska ramen för åtagandet. Avfall Sverige åtar sig ingen granskning av projekt eller rapporter utifrån ett juridiskt perspektiv.

Styrning och ledning

Styrgrupp

Om behov finns (till exempel för ekonomiskt omfattande projekt med flera finansiärer) bör en särskild styrgrupp inrättas bestående av representanter för finansiärerna och sökanden. Projektledaren, och i förekommande fall person(er) från eventuell arbets- grupp bör adjungeras till styrgruppsmöten. Styrgruppens uppgift är att följa upp, styra och besluta om eventuella justeringar inom projektet. Styrgruppen utser inom sig en ordförande (förslagsvis från någon av finansiärerna). Anteckningar ska föras vid alla styrgruppsmöten och kopior ska kunna uppvisas på begäran av Avfall Sveriges kansli.

Projektledarens roll och ansvar

Sökanden företräds gentemot Avfall Sverige av projektledaren som ansvarar för pro- jektets genomförande enligt projektbeskrivning inklusive tidsplaner och för att de eko- nomiska medlen används enligt projektbeskrivningen. Projektledaren (normalt också ordförande i referensgruppen) är sammankallande till referensgruppsmötena.

Referensgrupp

En referensgrupp ska tillsättas med uppgift att fortlöpande faktagranska och följa pro- jektet. Till ordförande i referensgruppen utses lämpligen projektledaren. Avfall Sverige ska ha rätten att ingå i referensgruppen. Anteckningar ska föras vid alla referensgrupp- smöten och kopior ska kunna uppvisas på begäran av Avfall Sveriges kansli.

Ekonomi. Utbetalning/Fakturering

En redovisning av användandet av de ekonomiska medlen ska vid begäran insändas till Avfall Sverige. Om projektet finansieras av fler aktörer än Avfall Sverige, förutsätts att full finansiering har uppnåtts inom sex månader från och med datum för bifall från Avfall Sverige. I annat fall förbehåller sig Avfall Sverige rätten att ta tillbaka sitt beslut om ersättning till projektet.

Utbetalning av beviljade medel sker efter fakturering. Fakturan ska bland annat inne- hålla uppgifter om fakturautställarens registrerade företagsnamn, organisationsnummer och F-skattebevis och inkludera lagstadgad mervärdesskatt om 25 %. Dessutom ska fakturan alltid vara märkt med det projektnummer som Avfall Sverige tilldelat projektet.

Fakturan ska ställas till Avfall Sverige AB, Xxxxxxxxxxxxx 00, 000 00 Malmö och skickas via e-posta till xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx.

Om inte annat överenskommes, ska fakturering ska månadsvis i efterskott i relation till utfört arbete upp till 75 % av det beviljade beloppet. Resterande 25 % av det beviljade beloppet utbetalas efter att slutrapport har lämnats in och godkänts av Avfall Sverige. All fakturering ska vara avslutad senast tre månader efter projekttidens utgång. I annat fall förbehåller sig Avfall Sverige rätten att avsluta projektet och innehålla resterande ekonomiska medel.

Slutgodkännande

Om slutrapport cirkuleras inom till exempel en referensgrupp för inhämtande av syn- punkter, ska detta ske och eventuella justeringar göras, inom tidsramen för projektet.

Rapportering och publicering

Progressrapporter (Delrapporter)

För projekt med längre löptid än sex månader, ska en kortfattad lägesrapport lämnas till Avfall Sverige var sjätte månad, tills projektet är avslutat. Lägesrapporten ska ha karaktären av progressrapport och ska innehålla (1) uppskattad relativ andel utfört ar- bete av hela projektets omfattning samt (2) svar (ja/nej) om projektet väntas färdigstäl- las inom given projekttid enligt detta avtal. Om svaret är nej, ska anledningen beskrivas med angivande av nytt beräknat slutdatum.

För projekt inom Utvecklingssatsningen Energiåtervinning, ska progressrapport lämnas minst två gånger under projekttiden, eller minst var sjätte månad. I övrigt enligt ovan.

Annan publicering

Om det finns andra finansiärer för projektet, utöver Avfall Sverige, ska det redan vid projektets igångsättande beslutas om publicering ska ske hos mer än en av finansiä- rerna. Om avsikten är att redovisa resultatet även på annat sätt än i en skriftlig slutrap- port, t.ex. genom seminarier, konferenser, utbildningar m.m., ska detta överenskom- mas skriftligt med Avfall Sverige.

Externa presentationer får inte ske före slutrapportering till Avfall Sverige, om inte an- nat överenskommes. All presentation av projektresultat som inte sker via Avfall Sve- rige, ska åtföljas av en hänvisning till att resultatet tillkommit genom Avfall Sveriges utvecklingssatsningar och med angivande av Avfall Sveriges rapportnummer.

Slutrapportering

Projektet ska i första hand redovisas i en skriftlig slutrapport för Avfall Sverige som också förbehåller sig rätten att ge ut hela eller delar av resultatet i Avfall Sveriges rap- portserie eller informera om resultatet på annat sätt.

Tillsammans med slutrapport ska också en inlämnas en PowerPoint-fil med bakgrund samt de viktigaste slutsatserna från projektet. Denna fil kommer att läggas ut på Avfall Sveriges hemsida som ett led i att få ytterligare spridning av projektresultatet.

Projektresultaten ska presenteras på ett konkret och lättöverskådligt sätt i en skriftlig slutrapport. Slutsatser eller eventuella rekommendationer ska framgå tydligt, liksom att projektets syfte och målsättning har uppfyllts. Tänk på att använda ett lättillgängligt språk. Undvik ”kanslisvenska” och långa meningar! Rapporterna ska vara korrektur- lästa med avseende på rättstavning och grammatik. Rapporterna publiceras normalt endast som elektroniska pdf-filer på Avfall Sveriges hemsida och är nerladdningsbara utan extra kostnad för Avfall Sveriges medlemmar. Övriga betalar enligt gällande pris- lista.

Disposition/Innehåll

Rapporten ska, om inte annat överenskommes, skrivas på svenska och inledas med en sammanfattning samt en engelsk översättning av sammanfattningen (Summary). Där ska framgå de viktigaste slutsatserna. Det kan också vara annat som är av bety- delse för att i korthet få en uppfattning om projektet och dess resultat. Den ska kunna användas för eventuell publicering som en artikel i Avfall Sveriges tidning Avfall och Miljö. Sammanfattningen ska omfatta mellan 3 000 och 4 000 tecken (inkl. blanksteg). Dessa uppgifter ska även inkluderas i sammanfattningen: författare (namn och organi- sation/företag), projektledare (namn och organisation/företag), finansiär(er) av projektet samt nyckelord.

Önskvärt är följande disposition av rapporter: 1) Förord (skrivs vanligtvis av Avfall Sve- rige). 2) Om författaren/författarna vill framhålla några särskilda erfarenheter från pro- jektet eller andra personer eller organisationer/företag som varit delaktiga i projektarbe- tet, kan detta göras i ett särskilt ”Författarens förord”. 3) Sammanfattning på svenska och på engelska. 4) Innehållsförteckning. 5) Rapportinnehåll. Här gäller allmänt veder- tagna sätt för uppläggning och disposition av rapporten med hänsyn till ämnesval, me- todik, genomförande m.m. 6) Eventuella referenslistor. 7) Eventuella bilagor.

Layout

Avfall Sverige ordnar med slutlig layout av rapporten. Undvik manuella avstavningar och manuella rad- och sidbrytningar. Vid layouten kan annars redigeringsarbetet bli mycket omfattande. Använd de automatiska hjälpmedel som finns i ordbehandlings- programmen i form av rättstavnings- och grammatikfunktioner.

Överföring av original

Rapporten skickas till Avfall Sverige som en olåst Word-fil. Detta kan ske via e-post, via uppladdning på Avfall Sveriges ftp-server (inloggningsuppgifter fås vid behov) eller på annat sätt som överenskommes.

Övrigt

För tabeller och diagram ska underlagsfiler i Excel bifogas separat. Bilder ska vara högupplösta och även bifogas separat. Bilder, tabeller och diagram ska kunna använ- das fritt av Avfall Sverige i syfte att marknadsföra resultatet, till exempel i tidningen Avfall och Miljö. Eventuella bilder i slutrapporten ska vara godkända av fotografen att få användas med angivande av fotografens eller upphovsrättsinnehavarens namn.

Projektledare, eller den som projektledaren eller referensgruppen utser, ska vid begä- ran muntligen presentera projektresultat (del- och/eller slutresultat) för Avfall Sverige. Ersättning för kostnader vid sådana presentationer utgår endast med belopp som mot- svarar resekostnaderna.

Inför slutrapportering av ett projekt, ska projektledaren kontakta Avfall Sveriges kansli för en avstämning av tidsplan, rapportering m.m. Slutrapport ska vara Avfall Sverige tillhanda senast vid projekttidens utgång.

Ytterligare upplysningar kan fås från Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx, 000-00 00 00 xx@xxxxxxxxxxxxx.xx