Tjänsteutlåtande
Förslag till beslut
1. Inriktning för upphandling antas i enlighet med bilaga 1, Rapport rese- och konferensbokningstjänster
2. Upphandlingen utförs med öppet förfarande.
Ärendebeskrivning
Västerås stad avser att upphandla ett nytt avtal för att tillgodose behovet av rese- och konferensbokningstjänster. Tjänsterna upphandlas då bedömningen är att det inte finns ekonomiska fördelar, resurser eller kompetens att driva det i egen regi.
Upphandlingen omfattar ramavtal för rese- och konferensbokningstjänster och innefattar följande:
- Bokning av hotell, i Sverige och utomlands
- Bokning av konferenser av varierande storlek och omfattning, främst inom Sverige
- Bokning av flygbiljetter inom och utanför Sverige
- Bokning av tågbiljetter, främst inom Sverige
- Bokning av hyrbil, taxi, båt, visum och marktransporter (exempelvis flygtaxi, tåg-taxi, Arlanda Express) i samband med tjänsteresa eller konferens
- Bokning av turistbuss i samband med gruppresor.
Juridisk bedömning
För upphandlingar där kontraktsvärdet överstiger 20 mnkr ska kommunstyrelsen enligt delegationsordningen besluta om upphandlingsförfarande och inriktningen för upphandlingen.
Ekonomisk bedömning
Hållbar utveckling
Miljöhänsyn och socialt ansvarstagande är en förutsättning i avtalet. Den leverantör som ska leverera rese- och konferensbokningstjänster till Västerås stad ska följa stadens riktlinjer för tjänsteresa, miljöarbete samt social hållbarhet. Leverantören ska även i samråd med Västerås stad ge alternativ och boka de mest miljöanpassade/ miljövänliga alternativen.
Xxxxxx Xxxxxxx Stadsdirektör | Xxxxxx Xxxxxxxxx Digitaliseringsdirektör |
Förslag till beslut
1. Inriktning för upphandling antas i enlighet med bilaga 1, Rapport rese- och konferensbokningstjänster
2. Upphandlingen utförs med öppet förfarande.
Ärendebeskrivning
Västerås stad avser att upphandla ett nytt avtal för att tillgodose behovet av rese- och konferensbokningstjänster. Tjänsterna upphandlas då bedömningen är att det inte finns ekonomiska fördelar, resurser eller kompetens att driva det i egen regi.
Upphandlingen omfattar ramavtal för rese- och konferensbokningstjänster och innefattar följande:
- Bokning av hotell, i Sverige och utomlands
- Bokning av konferenser av varierande storlek och omfattning, främst inom Sverige
- Bokning av flygbiljetter inom och utanför Sverige
- Bokning av tågbiljetter, främst inom Sverige
- Bokning av hyrbil, taxi, båt, visum och marktransporter (exempelvis flygtaxi, tåg-taxi, Arlanda Express) i samband med tjänsteresa eller konferens
- Bokning av turistbuss i samband med gruppresor.
Juridisk bedömning
För upphandlingar där kontraktsvärdet överstiger 20 mnkr ska kommunstyrelsen enligt delegationsordningen besluta om upphandlingsförfarande och inriktningen för upphandlingen.
Ekonomisk bedömning
Hållbar utveckling
Miljöhänsyn och socialt ansvarstagande är en förutsättning i avtalet. Den leverantör som ska leverera rese- och konferensbokningstjänster till Västerås stad ska följa stadens riktlinjer för tjänsteresa, miljöarbete samt social hållbarhet. Leverantören ska även i samråd med Västerås stad ge alternativ och boka de mest miljöanpassade/ miljövänliga alternativen.
Xxxxxx Xxxxxxx Stadsdirektör | Xxxxxx Xxxxxxxxx Digitaliseringsdirektör |
Upphandling av Rese- och konferensbokningstjänster
Stadsledningskontoret 721 87 Västerås
000-00 00 00 • xxx.xxxxxxxx.xx
Xxxxxxxxx, Xxxxxx
021-391740 • xxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
KS 2022/01073
Innehållsförteckning
3
5
6.2. Uppdelning av avtal i separata delar
5
Västerås stad avser att upphandla ett nytt avtal för att tillgodose behovet av rese- och konferensbokningstjänster. Tjänsterna upphandlas då bedömningen är att det inte finns ekonomiska fördelar, resurser eller kompetens att driva det i egen regi.
Stadsledningskontoret har att upphandla stadens gemensamma ramavtal för rese- och konferensbokningstjänster. En resebyrå som levererar med hög service, kostnadseffektiva och miljömedvetna tjänster bidrar till att resornas syfte uppnås till lägsta möjliga kostnad och minsta möjliga miljöpåverkan.
Nuvarande avtal för rese- och konferensbokningstjänster gäller till 2023-01-31.
1.1. Sekretess
Innan dess att upphandlingsdokumentet är annonserat råder i enlighet med XXX absolut sekretess.
Upphandlingen omfattar ramavtal för rese- och konferensbokningstjänster och innefattar följande:
- Bokning av hotell, i Sverige och utomlands
- Bokning av konferenser av varierande storlek och omfattning, främst inom Sverige
- Bokning av flygbiljetter inom och utanför Sverige
- Bokning av tågbiljetter, främst inom Sverige
- Bokning av hyrbil, taxi, båt, visum och marktransporter (exempelvis flygtaxi, tåg- taxi, Arlanda Express) i samband med tjänsteresa eller konferens
- Bokning av turistbuss i samband med gruppresor.
Resebyrån ska fungera som en konsult vid Västerås stads resefrågor och även kunna bistå som samordnande vid exempelvis större seminarium.
Den övergripande målsättning med upphandlingen är att resor och konferenser planeras och bokas på ett sådant sätt att resornas syfte uppnås till lägsta möjliga kostnad och minsta möjliga miljöpåverkan.
Leverantören ska aktivt bidra till att Västerås stad erhåller de mest fördelaktiga villkoren utifrån aktuella behov med en effektiv service och professionellt bemötande
Avtalsstart är 2023-02-01. Avtalstiden är två (2) år. Västerås stad kan sedan förlänga avtalet med upp till ett (1) år + upp till ett (1) år med
oförändrade villkor.
Då upphandlingen överstiger EU:s tröskelvärde är följande förfaranden möjliga att tillämpa
• öppet förfarande
• selektivt förfarande
• förhandlat förfarande
• konkurrenspräglad dialog
För denna upphandling ses ett öppet förfarande som mest fördelaktigt och föreslås därför vara det formella förfarande.
Ett arbete med att ta fram lämpliga affärsmässiga villkor för upphandlingen har pågått.
En intern RFI (Request for information) till samtliga förvaltningar har genomförts för att inhämta behov och erfarenhet från nuvarande avtal.
Dialog och uppföljningsmöten med nuvarande leverantör har även genomförts för att få en bättre förståelse för Västerås stads inköpsmönster och behov av rese- och konferensbokningstjänster.
För att säkerställa en hög kvalitet i kommande avtal ska krav på både leverantör och tjänst tydliggöras och konkretiseras i upphandlingen utifrån identifierade behov.
Leverantören ska vid samtliga förfrågningar följa och utgå från Västerås stads riktlinjer för tjänsteresor vid bokning av resor, hotell och konferenser vilket även bidrar till hög kvalitet utifrån Västerås stads behov.
6.1. Uppskattat värde
Uppskattat värde beräknas till 30 MNKR per år. Värdet är beräknat utifrån historisk volym samt rådande prisläge som har stigit sedan föregående avtal.
6.2. Uppdelning av avtal i separata delar
Upphandlingen planeras inte att delas upp i separata delar då Västerås stad har behov av en helhetsleverantör för rese- och konferensbokningtjänster i form av en fullserviceresebyrå, samt att det finns samordningsfördelar med att hålla ihop tjänsterna i ett avtal. Det bedöms även inte ge några ekonomiska fördelar att dela upp den.
Preliminär Tidplan
• November 2022 - Annonsering
• December 2022 - Sista anbudsdag
• December 2022 - Anbudsutvärdering
• December 2022 - Tilldelning
• December 2022 / Januari 2023 – Avtalstecknande
• Februari 2023 – Avtalsstart
Upphandling av Rese- och konferensbokningstjänster
Stadsledningskontoret 721 87 Västerås
000-00 00 00 • xxx.xxxxxxxx.xx
Xxxxxxxxx, Xxxxxx
021-391740 • xxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
KS 2022/01073
Innehållsförteckning
3
5
6.2. Uppdelning av avtal i separata delar
5
Västerås stad avser att upphandla ett nytt avtal för att tillgodose behovet av rese- och konferensbokningstjänster. Tjänsterna upphandlas då bedömningen är att det inte finns ekonomiska fördelar, resurser eller kompetens att driva det i egen regi.
Stadsledningskontoret har att upphandla stadens gemensamma ramavtal för rese- och konferensbokningstjänster. En resebyrå som levererar med hög service, kostnadseffektiva och miljömedvetna tjänster bidrar till att resornas syfte uppnås till lägsta möjliga kostnad och minsta möjliga miljöpåverkan.
Nuvarande avtal för rese- och konferensbokningstjänster gäller till 2023-01-31.
1.1. Sekretess
Innan dess att upphandlingsdokumentet är annonserat råder i enlighet med XXX absolut sekretess.
Upphandlingen omfattar ramavtal för rese- och konferensbokningstjänster och innefattar följande:
- Bokning av hotell, i Sverige och utomlands
- Bokning av konferenser av varierande storlek och omfattning, främst inom Sverige
- Bokning av flygbiljetter inom och utanför Sverige
- Bokning av tågbiljetter, främst inom Sverige
- Bokning av hyrbil, taxi, båt, visum och marktransporter (exempelvis flygtaxi, tåg- taxi, Arlanda Express) i samband med tjänsteresa eller konferens
- Bokning av turistbuss i samband med gruppresor.
Resebyrån ska fungera som en konsult vid Västerås stads resefrågor och även kunna bistå som samordnande vid exempelvis större seminarium.
Den övergripande målsättning med upphandlingen är att resor och konferenser planeras och bokas på ett sådant sätt att resornas syfte uppnås till lägsta möjliga kostnad och minsta möjliga miljöpåverkan.
Leverantören ska aktivt bidra till att Västerås stad erhåller de mest fördelaktiga villkoren utifrån aktuella behov med en effektiv service och professionellt bemötande
Avtalsstart är 2023-02-01. Avtalstiden är två (2) år. Västerås stad kan sedan förlänga avtalet med upp till ett (1) år + upp till ett (1) år med
oförändrade villkor.
Då upphandlingen överstiger EU:s tröskelvärde är följande förfaranden möjliga att tillämpa
• öppet förfarande
• selektivt förfarande
• förhandlat förfarande
• konkurrenspräglad dialog
För denna upphandling ses ett öppet förfarande som mest fördelaktigt och föreslås därför vara det formella förfarande.
Ett arbete med att ta fram lämpliga affärsmässiga villkor för upphandlingen har pågått.
En intern RFI (Request for information) till samtliga förvaltningar har genomförts för att inhämta behov och erfarenhet från nuvarande avtal.
Dialog och uppföljningsmöten med nuvarande leverantör har även genomförts för att få en bättre förståelse för Västerås stads inköpsmönster och behov av rese- och konferensbokningstjänster.
För att säkerställa en hög kvalitet i kommande avtal ska krav på både leverantör och tjänst tydliggöras och konkretiseras i upphandlingen utifrån identifierade behov.
Leverantören ska vid samtliga förfrågningar följa och utgå från Västerås stads riktlinjer för tjänsteresor vid bokning av resor, hotell och konferenser vilket även bidrar till hög kvalitet utifrån Västerås stads behov.
6.1. Uppskattat värde
Uppskattat värde beräknas till 30 MNKR per år. Värdet är beräknat utifrån historisk volym samt rådande prisläge som har stigit sedan föregående avtal.
6.2. Uppdelning av avtal i separata delar
Upphandlingen planeras inte att delas upp i separata delar då Västerås stad har behov av en helhetsleverantör för rese- och konferensbokningtjänster i form av en fullserviceresebyrå, samt att det finns samordningsfördelar med att hålla ihop tjänsterna i ett avtal. Det bedöms även inte ge några ekonomiska fördelar att dela upp den.
Preliminär Tidplan
• November 2022 - Annonsering
• December 2022 - Sista anbudsdag
• December 2022 - Anbudsutvärdering
• December 2022 - Tilldelning
• December 2022 / Januari 2023 – Avtalstecknande
• Februari 2023 – Avtalsstart