Processbeskrivning centrala avtal och nätverk
Processbeskrivning centrala avtal och nätverk
Utresande studentmobilitet
Uppgifter för institutionskoordinator Uppgifter för student
Uppgifter för Studentavdelningen (IO)
Före mobiliteten
• IO tecknar avtal.
• IO uppdaterar webben med info för inresande
• IO marknadsför utbytesmöjligheter.
• Institutionen marknadsför utbytesmöjligheter via centrala och egna avtal/nätverk.
• IO utlysa platser.
• Institutionen diskuterar/godkänner preliminärt kursval i samband med ansökan till centrala avtal/nätverk.
• Student ansöker om nominering.
• IO gör urval, meddelar studenter, nominerar studenter till partner, skickar ansökningsinformation till student (diarieföra/arkivera) etc.
• IO skickar nomineringslista till institutionernerna.
• Institutionen tar emot nomineringslista och kontrollerar om institutionen har studenter via centrala avtal/nätverk.
• IO håller infomöte för nominerade genom centrala avtal/nätverk (pre-departure).
• Student initierar kursval/Learning agreement.
• Institutionen skriver Learning Agreement med student innan avresa.
• Student ansöker till partner (enligt instruktion från partner)
• IO stödjer student i ansökningsprocess.
• Student mottar antagningsbesked.
• IO beställer avtal och avtalstillfällen för centrala avtal.
• Institutionen antar student till centralt avtalstillfälle.
• Institutionen: I de fall en student blivit antagen till ett utbyte men väljer att hoppa av, innan det påbörjats, lägger institutionen in "återbud".
• IO informerar om och utfärdar/ger försäkringskort till antagna studenter.
Under mobiliteten
• IO och institutionen har kontinuerlig kontakt med utresande under terminen.
• IO följer upp ev. studenter som ej åkt på utbyte.
• Institutionen: I de fall en student blivit antagen och registrerad till ett utbyte men väljer att hoppa av, efter det att studierna påbörjats, lägger institutionen in "avbrott".
• Student meddelar eventuell förändring av studietid till IO och institutionen.
• IO kontaktar student med instruktioner om de underlag som krävs för förlängning.
• Institutionen tar emot/administrerar eventuell förlängning/avbrott i Ladok.
• IO skickar ”välkommen hem-mail” med praktisk info.
• IO skickar ut utvärderingsenkät till hemresande (studentrapport).
Efter mobiliteten
• IO tar emot originalbetyg från partner och skickar vidare till student.
• Student ansöker om TG på institutionen.
• Institutionen tar emot/handlägger TG-ansökan.
• IO arkiverar och avslutar studentärende.
Skadeanmälan (försäkring):
• Student gör eventuell skadeanmälan till IO (inkl. originalkvitton).
• IO signerar och skickar skadeanmälan/originalkvitton till Kammarkollegiet, inkl. kopia på avtalet.