Dnr 2015/37929
Dnr 2015/37929
§ 237 Förvaltningsavtal med AB Stora Tunabyggen Beslut
Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige
1. Det redovisade förslaget till förvaltningsavtal med ikraftträdandedatum 2016-01-01 som framförhandlats mellan parterna beställaren Borlänge kommun och leverantören AB Stora Tunabyggen godkänns.
2. AB Stora Tunabyggen ges full kostnadstäckning för nu gällande externa leverantörsavtal under pågående avtalstid utan möjlighet till avtalsförlängning.
3. Kommundirektören får i uppdrag att vara beställarens ombud gällande funktioner i enlighet med avtalets kontraktsbilaga 1.
4. Kommundirektören får i uppdrag att för kommunens räkning, under förutsättning av erforderliga beslut i AB Stora Tunabyggen, underteckna redovisat förslag till nytt förvaltningsavtal.
5. Mindre avtalsjusteringar kan efter överenskommelse mellan parterna ske under avtalstiden. Kommundirektören ges fullmakt att för Borlänge kommuns räkning genomföra sådan avtalsjustering.
Kommunfullmäktige fattar det slutliga beslutet.
Ärendet
Kommunfastigheter har haft i uppdrag att ta fram ett helt nytt förvaltningsavtal gällande mellan parterna Borlänge kommun och AB Stora Tunabyggen omfattande skötsel och drift av kommunens fastigheter och andra kommunala verksamhetslokaler. Avtalssyftet ska vara att underlätta parternas relation under avtalstiden och tydliggöra ansvar och ekonomisk gränsdragning mellan parterna.
Kommunfastigheter redovisar nu uppdraget via ett framförhandlat avtalsförslag som förutsätter ledningsbeslut i både kommunen och AB Stora Tunabyggen innan påtecknande. På den svenska fastighetsmarknaden har utarbetats ett standardiserat system och regelverk som kallas AFF - Avtal För Fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster - och som ansluter till ABFF 12 och AFF definition 10 vars regelverk och terminologi gäller för det framförhandlade avtalsförslaget.
Avtalsförslagets olika dokument är allmängiltiga på fastighetsmarknaden och erbjuder möjligheter till kostnadsrelaterade jämförelsetal samt kan även användas som anbudsunderlag vid en upphandling.
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Forts. § 237
För att möjliggöra en ekonomiskt godtagbar övergång till det nya avtalsförhållandet föreslår kommunfastigheter att AB Stora Tunabyggen får full ekonomisk kompensation för redan ingångna avtal med olika externa leverantörer men att kompensationen ska upphöra i takt med att avtalstiderna går ut och ny avtalsnivå upphandlats.
Beslutsunderlag
– Beslut kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-11-24 § 238
– Avtalskontrakt avseende fastighetsförvaltning 2015-11-13
– Tjänstebeskrivning avseende fastighetsförvaltning 2015-11-13
– Tjänsteskrivelse kommunfastigheter 2015-11-08
Förslag till beslut på sammanträdet
▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇ (S) föreslår bifall till kommunfastigheters förslag med ett tillägg till beslutspunkt fem med instämmande av ▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇ (M), ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇ (M) och ▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇ (S).
Beslutsgång
Ordförande ▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇ (S) finner att kommunstyrelsen beslutar enligt förslag från kommunfastigheter med tillägg till eget förslag under beslutspunkt fem.
Skickas till
Kommunfullmäktige
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Sammanträdesdatum
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-11-24
Dnr 2015/37929
§ 238 Förvaltningsavtal med AB Stora Tunabyggen Beslut
1. Informationen kring förvaltningsavtalet med AB Stora Tunabyggen tas till protokollet.
2. Kommunstyrelsen kommer att hantera ärendet efter fortsatta överläggningar.
Ärendet
Kommunfastigheter har haft i uppdrag att ta fram ett helt nytt förvaltningsavtal gällande mellan parterna Borlänge kommun och AB Stora Tunabyggen omfattande skötsel och drift av kommunens fastigheter och andra kommunala verksamhetslokaler. Avtalssyftet ska vara att underlätta parternas relation under avtalstiden och tydliggöra ansvar och ekonomisk gränsdragning mellan parterna.
Kommunfastigheter redovisar nu uppdraget via ett framförhandlat avtalsförslag som förutsätter ledningsbeslut i både kommunen och AB Stora Tunabyggen innan påtecknande. På den svenska fastighetsmarknaden har utarbetats ett standardiserat system och regelverk som kallas AFF - Avtal För Fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster - och som ansluter till ABFF 12 och AFF definition 10 vars regelverk och terminologi gäller för det framförhandlade avtalsförslaget.
Avtalsförslagets olika dokument är allmängiltiga på fastighetsmarknaden och erbjuder möjligheter till kostnadsrelaterade jämförelsetal samt kan även användas som anbudsunderlag vid en upphandling.
För att möjliggöra en ekonomiskt godtagbar övergång till det nya avtalsförhållandet föreslår Kommunfastigheter att AB Stora Tunabyggen får full ekonomisk kompensation för redan ingångna avtal med olika externa leverantörer men att kompensationen ska upphöra i takt med att avtalstiderna går ut och ny avtalsnivå upphandlats.
Beslutsunderlag
– Avtalskontrakt avseende fastighetsförvaltning 2015-11-13
– Tjänstebeskrivning avseende fastighetsförvaltning 2015-11-13
– Tjänsteskrivelse kommunfastigheter 2015-11-08
Skickas till
Kommunstyrelsen
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Vår adress | Adress |
Kommunfastigheter | Kommunfullmäktige |
Borlänge kommun | |
Besöksadress | |
▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇ ▇▇ | |
Handläggare, telefon, e-post | |
▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇ | |
Nämnd | Datum | § |
Nytt förvaltningsavtal med AB Stora Tunabyggen
Förslag till beslut
Godkänna det redovisade förslaget till förvaltningsavtal med ikraftträdandedatum 2016-01-01 som framförhandlats mellan parterna beställaren Borlänge kommun och leverantören AB Stora Tunabyggen.
Ge AB Stora Tunabyggen full kostnadstäckning för nu gällande externa leverantörsavtal under pågående avtalstid utan möjlighet till avtalsförlängning.
Ge kommundirektören i uppdrag att vara beställarens ombud gällande funktioner i enlighet med avtalets kontraktsbilaga 1.
Ge kommundirektören i uppdrag att för kommunens räkning, under förutsättning av erforderliga beslut i AB Stora Tunabyggen, underteckna redovisat förslag till nytt förvaltningsavtal.
Sammanfattning av ärendet
Kommunfastigheter har haft i uppdrag att ta fram ett helt nytt förvaltningsavtal gällande mellan parterna Borlänge kommun och AB Stora Tunabyggen omfat- tande skötsel och drift av kommunens fastigheter och andra kommunala verksam- hetslokaler. Avtalssyftet ska vara att underlätta parternas relation under avtalsti- den och tydliggöra ansvar och ekonomisk gränsdragning mellan parterna.
Kommunfastigheter redovisar nu uppdraget via ett framförhandlat avtalsförslag som förutsätter ledningsbeslut i både kommunen och AB Stora Tunabyggen innan påtecknande.
På den svenska fastighetsmarknaden har utarbetats ett standardiserat system och regelverk som kallas AFF - Avtal För Fastighetsförvaltning och verksamhetsan- knutna tjänster - och som ansluter till ABFF 12 och AFF definition10 vars regel- verk och terminologi gäller för det framförhandlade avtalsförslaget.
POSTADRESS | TELEFON & FAX | E-POST | WEBBPLATS |
Borlänge kommun 781 81 Borlänge | Tel: ▇▇▇▇-▇▇▇ ▇▇ Fax: ▇▇▇▇-▇▇▇ ▇▇ |
Avtalsförslagets olika dokument är allmängiltiga på fastighetsmarknaden och er- bjuder möjligheter till kostnadsrelaterade jämförelsetal samt kan även användas som anbudsunderlag vid en upphandling.
För att möjliggöra en ekonomiskt godtagbar övergång till det nya avtalsförhållan- den föreslår Kommunfastigheter att AB Stora Tunabyggen får full ekonomisk kompensation för redan ingångna avtal med olika externa leverantörer men att kompensationen ska upphöra i takt med att avtalstiderna går ut och ny avtalsnivå upphandlats.
Beskrivning av ärendet
Borlänge kommun och AB Stora Tunabyggen har under många år samverkat i frågor kring kommunens behov av fastighetsskötsel och underhåll. Det nuvarande förvaltningsavtalet har förlängts utan större justeringar de senaste åren i avvaktan på ett mera genomgripande förändringsarbete i parternas affärsmässiga relation. Den senaste förlängningen för år 2015 beslutades av KS 2014-12-02 (§ 201) och där gavs även uppdraget att ta fram ett nytt avtal under avtalsåret. Det gamla nu gällande avtalet är inte uppdaterat i sak och följer inte heller de principer som bör gälla för modern rationell fastighetsdrift. Det nya avtalet är ett så kallat funktions- avtal där man fokuserar på att byggnaderna sköts och fungerar snarare än koncen- trerar sig på utförda arbetstimmar.
Kommunen har anlitat företaget Fasticon AB som partner i samband med framta- gandet av ett helt nytt avtalspaket med ambitionen att skapa en förbättrad kvalitet och ekonomisk tydlighet i de av kommunen från AB Stora Tunabyggen köpta tjänsterna.
Jämfört med dagsläget flyttas vissa fastighetsrelaterade funktioner som ekonomi- tjänster och övergripande frågor kring underhåll och avtalstecknande till kommu- nen.
En viktig ny funktion i modern fastighetsdrift skapas nu hos Kommunfastigheter i form av tjänsterna som fastighetsförvaltare tillhandahåller. De kommer att ha ett tydligt ansvar för en angiven andel av fastighetsbeståndets kundrelationer och olika drifts- och underhållsfrågor kopplade till objektetens ekonomi. Hyresgäster- na (verksamheterna) får också en tydlig ansvarig som man kan vända sig till med sina frågor. Funktionen har även ansvar för att se till att de tjänster som beställts levereras på ett acceptabelt sätt. Ambitionen är att höja servicenivån gentemot verksamheterna och samtidigt spara pengar åt kommunen genom ett effektivare resursutnyttjande av drifts- och underhållsmedel.
Under resten av året 2015 och 2016 kommer Kommunfastigheter, AB Stora Tu- nabyggen och Bildningssektorn (Fritid) fortsätta arbetet med att lyfta in även kommunens idrottsanläggningar så att de kopplas till det nya förvaltningsavtalet. Samordningsvinster vinns när teknisk skötsel och underhållsplanering av de olika idrottsanläggningarna förstärks och renodlas.
POSTADRESS | TELEFON & FAX | E-POST | WEBBPLATS |
Borlänge kommun 781 81 Borlänge | Tel: ▇▇▇▇-▇▇▇ ▇▇ Fax: ▇▇▇▇-▇▇▇ ▇▇ |
Undertecknandet av det nya förvaltningsavtalet måste föregås av lämpliga beslut både hos AB Stora Tunabyggen och Borlänge kommun.
Ekonomiska konsekvenser
Avtalsförslaget innebär en så omfattande förändring jämfört med dagsläget att det är svårt att förutse det slutliga ekonomiska utfallet. Utgångsläget i den samman- tagna ekonomiska bedömning som gjorts av Kommunfastigheter och Fasticon AB visar dock en sammanlagd besparing för kommunen. Kommunfastigheters be- dömning är att omkring 8 mnkr årligen beräknas sparas jämfört med dagsläget.
Framför allt beroende på en sänkt ersättning för köpta tjänster samt en rational- iserings effekt hos AB Stora Tunabyggen. Vinnare blir under alla förhållanden de byggnader som omfattas av avtalet och även kommunens verksamheter som får tillgång till en tydligare och modernare fastighetsorganisation.
Barnperspektivet
Ja | Nej | |
Beslutet innebär konsekvenser för barn och ungdomar. Om nej, besvaras inte fler frågor. Om ja, beskriv hur. Kan vara angivet i ärendebeskrivningen. | ||
Hänsyn till barn och ungdomar har tagits. | ||
Barn och ungdomar har fått säga sin mening. Om ja, på vilket sätt? Kan vara angivet i ärendebeskrivningen. |
Remissinstanserna synpunkter
Verksamhetschef Sektorchef
▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇ | ▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇ |
Bilagor
1 | Förslag till nytt förvaltningsavtal mellan Borlänge kommun och AB Stora Tunabyggen. |
Beslutet skickas till
AB Stora Tunabyggen, ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇ Kommunfastigheter, ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇ Verksamhetsstöd, ▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇
POSTADRESS | TELEFON & FAX | E-POST | WEBBPLATS |
Borlänge kommun 781 81 Borlänge | Tel: ▇▇▇▇-▇▇▇ ▇▇ Fax: ▇▇▇▇-▇▇▇ ▇▇ |
01 KONTRAKT |
avseende fastighetsförvaltning |
Borlänge kommun |
2015-11-13 |
Handlingen är upprättad av: |
K0 Parterna och allmänt om entreprenaden
Detta avtal är upprättat i enlighet med Aff, Avtal för fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster och ansluter till ABFF 12 och Aff-definitioner 10 vars regelverk och terminologi gäller för detta avtal.
Med ändring av Aff-definitioner 10 gäller följande:
slutanvändare
person som berörs av eller utnyttjar tjänsterna
Med slutanvändare avses i detta sammanhang hyresgäst, personal, elev och besökande.
Pyramidregeln
Det som skrivs under en rubrik på högre nivå gäller för samtliga underrubriker om inte annat är särskilt angivet under dessa.
Förkortningar
B: Beställaren
L: Leverantören UL: Underleverantör SL: Sidoleverantör
Beställare | Företag | Organisationsnummer |
Borlänge kommun | 212000-2239 | |
Adress | ||
781 81 Borlänge | ||
Leverantör | Företag | Organisationsnummer |
AB Stora Tunabyggen | 556084-0422 | |
Adress | ||
Box 308, 781 24 Borlänge |
K0.2 Beställarens verksamhet
B representeras av Kommunfastigheter vilkas uppdrag är att förvalta kommunens fastighetsbestånd.
K0.4 Entreprenadform
Entreprenaden är en funktionsentreprenad för delar som omfattar fastighetsteknik och utemiljö. Det innebär att L initierar erforderliga åtgärder och väljer arbetsmetod och frekvens för att uppfylla de krav som omfattas av den delen av entreprenaden.
För administrativa tjänster är det i huvudsak en utförarentreprenad vilket innebär att L ska utföra de arbetsuppgif- ter som är specificerade.
För både tekniska och adminitrativa arbetsuppgifter finns övergripande funktionskrav.
K0.5 Beställarens målsättning med entreprenaden
B:s övergripande målsättningar återfinns i dokumenten 07.1 Strategisk plan 2016-2019 med ekonomiska ramar 2016-2018, 07.2 Miljöplan Borlänge kommun remiss juni 2014, 07.3 Sektorsplan för verksamhetsstöd 2013-2015 och 07.4 Värdegrund. L ska för tillämpliga delar för denna entreprenad uppfylla dessa målsättningar.
Utöver dessa målsättningar ska L:
• Utföra tillsyn och skötsel så att det felavhjälpande underhållet minskar över tid
• Utföra entreprenaden så att fastighetsbeståndets funktion och standard vidmakthålls och att driva pro- jekt, planerat underhåll i syfte att förbättra fastighetsbeståndet
• Utföra entreprenaden kostnadseffektivt
• Utföra entreprenaden med hög kvalité och god service i syfte att bibehålla nöjda slutanvändare
• Sköta fastighetsbeståndet så att hyresgästernas verksamhet kan bedrivas med minimala avbrott och skador
• Uppnå B:s kvalitetsmått samt visa en positiv trend över tid
Miljömål
B eftersträvar en miljöanpassad förvaltning och drift av fastighetsbeståndet. Miljöanpassning och resurshushåll- ning eftersträvas i hela bygg- och förvaltningsprocessen.
L ska aktivt medverka till att förvaltning och drift av B:s fastighetsbestånd fortlöpande förbättras vad avser miljö- anpassning.
L ska utföra entreprenaden så att användningen av tillförd energi till B:s samlade fastighetsbestånd minskas med minst 2 procentenheter per år. En förutsättning för målsättningen är ett proaktivt arbete av L och samverkan mel- lan parterna.
K1 Omfattning
K1.1 Leverantörens åtagande
Entreprenaden avser administrativ och teknisk fastighetsförvaltning omfattande B:s fastighetsbestånd om ca 230 000 m2 BRA.
Entreprenaden omfattar i stort:
• Tillsyn och skötsel av fastighetsteknik och utemiljö
• Felavhjälpande underhåll av fastighetsteknik och i utemiljö
• Bidra till B:s strategiska arbete med energioptimering av fastighetsteknik
• Beredskap samt utryckning dygnet runt
• Medverkan i det systematiska brandskyddsarbetet
• Kundtjänst med felanmälanfunktion avseende fastighetsbeståndet
• Administrativa arbetsuppgifter i direkt anslutning till ovanstående arbeten
• Viss projekthantering, fastighetsförvaltning och ekonomi
L ska följa B:s vid varje tillfälle gällande, riktlinjer, policies och rutiner samt de vid varje tillfälle gällande lagar och föreskrifter som berörs av denna entreprenad.
Entreprenadens omfattning i detalj framgår av i K1.2 förtecknade handlingar.
K1.2 Kontraktshandlingar
01 Kontrakt
02 Allmänna bestämmelser för entreprenader inom fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster, ABFF12
03 Aff-definitioner 10
06 Beskrivningar
06.1 Tjänstebeskrivning
06.2 Tilläggsarbeten
06.3 Objektbeskrivning 07 Övriga dokument
07.1 Strategisk plan 2016-2019 med ekonomiska ramar 2016-2018
07.2 Miljöplan Borlänge kommun remiss juni 2014
07.3 Sektorsplan för Verksamhetsstöd 2013-2015
07.4 Värdegrund
07.5 Förteckning SL och övriga leverantörer
07.6 Gränsdragningslista KF-HG 2015-11-01
07.7 Länets försäkringsvillkor V066-14 54
07.8 Innehåll driftrapport
K1.3 Tillkommande och avgående objekt
Med ändring av ABFF 12, kap 6 § 1 gäller att entreprenaden kan komma att ändras i omfattning t ex genom utbyggnad/ombyggnad, köp och försäljning av förvaltningsobjekt.
Med ändring av ABFF 12 kap 8 § 1 gäller att avbeställda kontraktsarbeten inte ger L rätt till ersättning för avveckl- ingskostnader och utebliven vinst. Ersättning för tillkommande och avgående arbetsuppgifter regleras enligt ABFF 12 kapitel 6 § 1 och 2. Ersättningen ska ligga i nivå med entreprenaden i övrigt.
Med kvadratmeter avses BRA.
K1.31 Tillkommande objekt
För tillkommande fastighet eller byggnad gäller följande villkor:
• För tillkommande fastighet eller byggnad ska överenskommelse träffas om fast ersättning i nivå med fast ersättning för entreprenaden i övrigt. Vägledande vid bedömningen av den fasta ersättningen för den till- kommande fastigheten eller byggnaden ska vara kvadratmeterkostnad för fast ersättning för befintlig mot- svarande fastighet omräknat till det antal kvadratmeter som den tillkommande fastigheten eller byggnaden omfattar
K1.32 Avgående objekt
För avgående fastighet eller byggnad gäller följande villkor:
• För avgående byggnad reduceras fast ersättning med motsvarande procentuell förändring av area inom fastigheten. Med detta menas att exempelvis 10 % minskning av area för fastigheten medför 10 % reduce- ring av ersättningen
• L äger rätt till fast ersättning i tre månader från det att L erhållit skriftligt meddelande om försäljning eller avveckling från B. Vid skriftligt meddelande tidigare än tre månader före tillträdesdag äger L rätt till ersätt- ning fram till den nya ägarens tillträdesdag
• Om avbeställning av fastigheter och byggnader under ett år överstiger 30 % av den totala entreprenadvo- lymen motsvarande år ska särskild förhandling upptas av parterna
K1.33 Option
L förbinder sig tillföra och förvalta B:s s k kultur- och fritidsfastigheter till de villkor som gäller för denna entrepre- nad. De ekonomiska villkoren förhandlas fram mellan parterna. Ersättningen ska ligga i nivå med entreprenaden i övrigt.
K1.4 Sidoleverantör/leverantörer
B har före kontraktets ingående tecknat avtal med SL och andra leverantörer avseende vissa delar av fastighets- beståndet. L har ett samordningsansvar för dessa vilka framgår av bilaga 07.5 Förteckning SL och övriga leveran- törer.
L har tecknat avtal som kan nyttjas av B vilka framgår av bilaga 07.5 Förteckning SL och övriga leverantörer. Hanteringen av ovanstående avtal ska göras i enlighet med 06.1 Tjänstebeskrivning punkterna S1.4, SA2 och SA3.1.
K1.41 Tjänster
B anlitar från tid till annan sakkunniga inom kommunen och externa konsulter för utförande av uppdrag relaterade till entreprenaden, såsom byggherreombud, juridisk expertis, bygglovsfrågor etc. L förbinder sig att aktivt samar- beta, samråda och utbyta information med sådan sakkunnig och extern konsult samt att övervaka och verka för att den sakkunnige och externa konsulten uppfyller sina åtaganden gentemot B.
K1.5 Kontroll av mängduppgifter
Med ändring av ABFF 12 kap 1 § 4, föreskrivs följande.
Av kontraktet framgår mängder avseende de fastigheter som omfattas av entreprenaden. Part ska kontrollera att de uppgifter som part har angivit överensstämmer med verkliga förhållanden.
Om sådan kontroll visar att den totala mängden avviker 5 % från verkliga förhållanden, ska ersättningen i kontrak- tet regleras. Avgående mängder ska regleras mot tillkommande mängder innan reglering görs.
I övrigt ska ABFF 12, kap 1, i tillämpliga delar, gälla oförändrad.
K1.9 Övriga uppgifter om omfattning
Tilläggsarbeten för slutanvändare
L ska inom ramen för villkoren i entreprenaden erbjuda B:s slutanvändare vissa tjänster. Särskild överenskom- melse ska tecknas mellan parterna.
Det står L fritt att utföra dessa arbeten med egen personal, med UL eller med egna kontrakterade SL. I första hand avses följande typ av tjänster:
• Enklare felavhjälpande underhåll på verksamhetsanknuten inredning och utrustning
• Snickeriarbeten
• Rumsskyltning
• Materialanskaffning
Samtliga tilläggsarbeten som utförs till B:s slutanvändare som tilläggsarbeten ska faktureras direkt till slutan- vändaren (hyresgästen). Se K6.5.3.
K2 Utförande
K 2.1 Statuskontroll
B och L ska gemensamt genomföra statuskontroll av mark, byggnader och andra anläggningar. Statuskontrollen ska genomföras vid entreprenadens påbörjande och ska dokumenteras av B med protokoll och fotografier.
B bekostar eventuell besiktningsperson och B och L står i övrigt för sina kostnader. Statuskontroll kan även genomföras vid tillkommande av nya fastigheter.
K2.2 Ändringar och tilläggsarbeten
Arbeten som måste utföras akut för att undvika skada på person eller egendom får genomföras utan föregående muntlig eller skriftlig beställning.
L ska planera sitt arbete så att ändringar och tilläggsarbeten så långt som möjligt kan planeras och beaktas vid budgeteringen för varje enskild fastighet inom fastighetsbeståndet.
För beställning och genomförande av investeringar och projektrelaterade tjänster för B:s räkning gäller särskilda rutiner.
K2.21 Tilläggsarbeten hyresgäst
Tilläggsarbeten beställda av B:s hyresgäster vilka bedöms överstiga ett (1) basbelopp eller påverkar fastighetens konstruktion ska godkännas av B innan arbetets påbörjande. Med denna typ av tilläggsarbeten avses i första hand hyresgästanpassningar avseende förändringar i lokalerna.
Arbeten som måste utföras akut för att undvika skada på person eller egendom får genomföras utan föregående godkännande av B.
K2.3 Avrop
Felavhjälpande underhåll till en bedömd kostnad överstigande ett (1) basbelopp ska i förväg godkännas av B innan arbetenas påbörjande.
Arbeten som måste utföras akut för att undvika skada på person eller egendom får genomföras utan föregående godkännande av B.
K3 Organisation
K3.2 Fullmakt
L har fullmakt att företräda B med anledning av entreprenaden. B har rätt att ensidigt ändra eller återkalla fullmak- ten från tid till annan.
L är dock alltid behörig och skyldig att vidta åtgärder för att ombesörja att skada på person eller egendom inte uppkommer. I sådana fall ska L så snart som möjligt underrätta B om de utförda åtgärderna.
L ansvarar för att L vid var tid har den behörighet och befogenhet samt tillgång till de handlingar, uppgifter etc. som krävs för L ska kunna utföra entreprenaden. För det fall L saknar sådan behörighet, befogenhet, handling, uppgift etc ska L omgående skriftligen påtala detta för B.
K3.3 Möten
K3.32 Kontraktsmöte
Kontraktsmöte ska hållas minst 1 gång per år där B:s och L:s entreprenadansvariga ska närvara.
Mötena ska följa en agenda som utarbetats i samråd mellan B och L. B ska vara ordförande och föra protokoll som justeras av L.
K3.33 Avstämningsmöten
Tertialvis ska avstämningsmöten genomföras av sektorschef verksamhetsstöd och VD AB Stora Tunabyggen med fokus på avtalets innehåll och ekonomi. Redovisning av avstämningsmöten skall ske till kommunstyrelsens ordförande och styrelseordförande AB Stora Tunabyggen.
K3.34 Övriga möten
Övriga möten redovisas i 06.1 Tjänstebeskrivning.
K3.4 Övriga uppgifter om organisation
Väsentliga ändringar i parts organisation som berör entreprenaden ska meddelas skriftligt till motparten.
K4 Tider
K4.1 Kontraktstid, uppsägningstid, förlängning
K4.11 Kontraktstid
Detta avtal gäller fr o m dess undertecknande t o m 2018-12-31. Startdag för entreprenaden är 2016-01-01. B har ensidig rätt att vid två på varandra följande perioder förlänga avtalstiden med två (2) år. Den maximala avtalstiden kan därför bli sju (7) år d v s till och med den 31 december 2022.
K4.12 Avtalets upphörande
Skriftlig uppsägning ska ske senast nio (9) månader innan kontraktstidens utgång. Om uppsägning ej sker för- längs kontraktstiden med två (2) år.
Parterna har möjlighet, efter utvärdering, rätt att under år ett (2016) säga upp avtalet. Vid eventuell uppsägning år ett gäller 9 månaders uppsägningstid.
K5 Ansvar
K5.2 Försäkringar
Om part orsakar skada som helt eller delvis ersätts av den andra partens försäkring, betalas självrisken av den part som orsakat skadan.
K5.2.1 Fastighetsförsäkring
Fastighetsförsäkring tecknas och vidmakthålls av B. Se 07.7 Länets försäkringsvillkor V066-14. Det åligger L att hålla sig informerad om gällande försäkringsvillkor. B överlämnar, på förfrågan av L, kopia av försäkringsvillkoren för fastighetsförsäkringen till L.
L ska ansvara för att erforderliga tilläggsförsäkringar tecknas i samband med underhåll samt om-, till- och ny- byggnation. B bekostar sådana tilläggsförsäkringar.
K5.2.2 Ansvarsförsäkring
L ska teckna och under kontraktstiden vidmakthålla en erforderlig och fullgod ansvarsförsäkring. L ska även ha en försäkring till skydd för ekonomisk brottslighet.
K5.3 Samordning arbetsmiljöansvar
K5.3.1 Ansvar arbetsmiljö
L ska äga kännedom om B:s samlade arbetsmiljöansvar och aktivt delta i detta arbete. Med detta avses t ex:
• Vid handhavande eller införsel av miljö- och brandfarliga varor/ämnen till arbetsplatsen ska L i förväg in- formera verksamhetens/hyresgästens arbetsmiljöansvarige om detta
• Vid eget arbete informera och rapportera sådana åtgärder som påverkar arbetsmiljön och skyddsanord- ningar i anslutning till detta
• För eget arbete ska egen arbetsmiljöplan tas fram
L ansvar för arbetesmiljö för egen och inhyrd personal och egna UL.
K5.3.2 Samordning av arbetsmiljö
L övertar B:s samordningsansvar för arbetsmiljön, som enligt 3 kap 7 § Arbetsmiljölagen åvilar B, avseende arbeten i byggnader där L och UL är ansvariga.
För samordning av arbetsmiljö gäller:
Gemensamma och outhyrda ut- rymmen | B är övergripande samordningsansvarig. L är samord- ningsansvarig för arbeten omfattande denna entreprenad och för UL i direkt anslutning till L:s arbeten |
Uthyrda utrymmen/utrymmen där kommunal verksamhet bedrivs | B (verksamhetsansvarig) är samordningsansvarig |
Driftutrymmen | L är samordningsansvarig i tekniska utrymmen vars drift ingår i entreprenaden |
L ska i det fall på grund av eget eller av UL utfört arbete, demonterar gemensam skyddsanordning eller del därav:
• Rapportera detta till ansvarig för samordningen av arbetsmiljön
• Montera tillfällig skyddsanordning vid behov
• Återställa skydd omedelbart efter avslutat arbete
L rapporterar omgående eventuella brister i arbetsmiljön till B.
Byggherren och byggarbetsmiljösamordnaren ansvarar, var och en för sig, för att relevanta arbetsmiljöregler beaktas under planering och projektering samt för samordning av åtgärder till skydd mot ohälsa och olycksfall på arbetsstället. Det ovan nämnda ansvaret benämns ”Samordningsansvar”.
Den som har samordningsansvaret ska följa anvisningarna om samordning i arbetsmiljöverkets föreskrifter angå- ende byggnads- och anläggningsarbete, AFS 1999:3.
L har samordningsansvar för tilläggsarbeten avseende planering och projektering av egna, UL:s och SL:s arbeten (BAS-P) samt för faktiskt utförande inom ramen för denna entreprenad (BAS-U) med de uppgifter som anges i arbetsmiljölagen kap 3 § § 7a, 7b och 7f samt i anslutande föreskrifter. Byggarbetsmiljösamordnaren ska uppfylla kvalifikationskraven enligt AFS1999:3/2008:16.
K5.4 Brandskydd
L övertar inom ramen för entreprenaden det brandskyddsansvar som åvilar B och är därmed ansvarig för sam- ordningen av brandskyddet avseende fastighetsbeståndet.
L ska vidta de åtgärder som behövs för att förebygga brand och för att hindra eller begränsa skador till följd av brand. L ska utan dröjsmål skriftligen informera B om omständighet inträffar som hindrar eller försvårar L:s åta- ganden enligt denna punkt.
Vid genomförande av om-, till-, nybyggnads- och underhållsprojekt, kan särskild ordning gälla vad gäller samord- ning av brandskydd.
K5.4.1 Systematiskt brandskyddarbete
L ska följa B:s försäkringsvillkor för brandskyddsarbete. L ska också ålägga sina UL och vid behov leverantörer att följa desamma.
L:s brandskyddsansvarig ska ha relevant behörighetsutbildning och erfarenhet av brandskydd. Den brands- skyddsansvariges namn framgår av 01 Kontrakt bilaga 1. L:s personal ska ha erforderlig brandskyddsutbildning.
L:s samordnade brandskyddsansvar begränsas till det som ligger inom ramen för fastighetsägarens ansvar. L har inte ansvar för samordning för slutanvändarnas brandskyddsansvar.
Som brandskyddsansvarig åligger det L att bland annat:
• Planera, organisera, samordna och leda brandskyddsarbetet avseende fastighetsbeståndet
• Planera, organisera, samordna och leda brandskyddsarbetet vid ombyggnader och förändringar i fastig- hetsbeståndet
• Se till att berörd personal har den utbildning och information avseende systematiskt brandskyddsarbete som krävs för respektive arbetsuppgift genom att bl a genomföra regelbundna brandskyddsutbildningar av samtliga medarbetare
• Underhålla och uppdatera SBA-dokumentation avseende fastighetsbeståndet
• Sammanställa rapporter för brandskyddskontroll
• Genomföra regelbundna kontroller av brandskyddet samt omgående åtgärda eventuella fel och brister som framkommer vid sådan kontroll
• Initiera och medverka vid brandsyner samt omgående åtgärda eventuella fel och brister som framkom- mer vid brandsyn
• Rapportera eventuella brister i brandskyddet till B
• Handlägga brandskyddsfrågor som riskinventering och riskanalys
• Svara för av- och påslagning av brandlarm
• Ansvara för rutiner i samband med tillståndsgivning för heta arbeten, se K5.4.2
• Följa SRVFS 2004:3 Allmänna råd om systematiskt brandskyddsarbete
• Upprätta och följa särskilda av B godkända rutiner för brand
I vissa fastigheter kan speciellt brandfarliga verksamheter eller utrymmen förekomma. När ingrepp görs som försämrar en brandbegränsande funktion ska brandskyddet ändå upprätthållas.
K5.4.2 Heta arbeten
L ska i förekommande fall, t ex vid underhålls- eller installationsarbeten, ombesörja att tillståndsansvaret för heta arbeten överlåts från B till lämplig person som har erforderlig utbildning och erfarenhet.
L ska ombesörja att Svenska Brandskyddsföreningens och försäkringsgivares föreskrifter för heta arbeten efter- levs vid utförande av heta arbeten.
L ska utan dröjsmål skriftligen informera B om omständighet inträffar som hindrar eller försvårar L:s åtaganden enligt denna punkt.
K5.5 Ansvar för handlingar, data, register, arkiv, nycklar mm
All dokumentation, oavsett lagringssätt, som rör entreprenaden och fastighetsbeståndet är B:s egendom och ska kostnadsfritt överföras till B vid entreprenadens upphörande eller på B:s begäran.
B äger rätt att från tid till annan löpande ta del av, granska och/eller påkalla revidering av samtliga handlingar och dokument, som berör entreprenaden.
L ska förvara handlingar, data, register, arkiv, nycklar m m på ett betryggande sätt. Säkerhetskopierade data, hyreskontrakt i original samt originalverifikat ska i möjligaste mån förvaras i stöldsäkert och brandklassat skåp eller utrymme.
Nycklar får inte vara märkta så att tillhörigheten kan tolkas av obehörig och ska förvaras i utrymmen med erforder- lig säkerhetsklass. Av L orsakad förlust av nyckel eller passerkort/bricka ersätts av L med belopp motsvarande skadans storlek. Handlingar, dataregister, arkiv, nycklar och passerkort/brickor, som L erhåller för entreprenadens genomförande, kvitteras och återlämnas vid entreprenadens slut.
K5.6 Säkerhet och sekretess
L ska informera sin personal om B:s säkerhetsbestämmelser samt ansvara för att dessa följs.
L är skyldig att sluta avtal om tystnadsplikt för och med sin personal. Detta avser uppgifter som personalen kan komma att ta del av och som är skyddade av sekretesslagen. Här åsyftas i första hand sekretessbelagda uppgif- ter inom hälso- och sjukvården om vilka bestämmelser finns i 7 kap 1§ Sekretesslagen.
Sekretess gäller även för uppgifter som växlas mellan parterna och som kan skada någon av parterna affärsmäss- igt eller på annat sätt.
All kommunikation med media avseende entreprenaden, fastighetsbeståndet eller B:s verksamhet ska ombesör- jas av B om inte annat överenskoms. L är skyldigt att, för det fall B så begär, ombesörja kommunikationen med media.
K5.9 Övriga uppgifter om ansvar
K5.9.1 Ansvar enligt bl a ordningslagen för undanröjande av brister på byggnader
L är medveten om att L:s underlåtenhet att fullgöra de förpliktelser som kan leda till skada på person eller egen- dom på offentlig eller annan plats kan medföra såväl straffansvar som skadeståndsskyldighet för L.
L ska utan dröjsmål skriftligen informera B om omständighet inträffar som hindrar eller försvårar L:s åtaganden enligt denna punkt.
K6 Ekonomi
K6.1 Ersättning för kontraktsarbetena
K6.1.1 Fast/rörlig ersättning
Ersättning för kontraktsarbetena utgår som summan av följande delposter.
Fast ersättning | Fast ersättning utgår med ett årligt belopp om 11 961 629 kronor. Därutö- ver utgår ett fast belopp om 3 500 000 kr kronor årligen som extra ersätt- ning. Omfattar fastigheter specificerade i 06.3 Objektbeskrivning och avser ar- betsuppgifter som enligt 06.1 Tjänstebeskrivning och gränsdragningslistan ingår i entreprenaden mot fast ersättning. Felavhjälpande underhåll ersätts enligt särskild regel. Se text nedan rubricerad Felavhjälpande underhåll. |
Fast ersättning omfattar samtliga kostnader enligt ABFF 12 kapitel 6 § 3 moment 2 – 9. Ersättning för entreprenörsarvode ingår i fast ersättning vilket innebär att L inte har rätt till påslag för entreprenörsarvode. Ersättning enligt ABFF 12, kapitel 6 § 3 punkt 1 (kostnader för material och varor) regleras enligt 06.1 Tjänstebeskrivning punkt S2. L har inte rätt till påslag för entreprenörsar- vode för material och varor. | |
Rörlig ersättning | För rörliga ersättningen tillämpas de á-priser som anges nedan. Avser arbetsuppgifter som enligt 06.1 Tjänstebeskrivning och gränsdrag- ningslistan ingår i entreprenaden mot rörlig ersättning. Felavhjälpande underhåll ersätts enligt särskild regel. Se text nedan rubricerad Felavhjäl- pande underhåll. Rörlig ersättning omfattar samtliga kostnader enligt ABFF 12, kapitel 6 § 3 moment 2 – 9. Ersättning för entreprenörsarvode ingår i rörlig ersättning vilket innebär att L inte har rätt till påslag för entreprenörsarvode. Ersättning enligt ABFF 12, kapitel 6 § 3 punkt 1 (kostnader för material och varor) regleras enligt 06.1 Tjänstebeskrivning punkt S2. L har inte rätt till entreprenörsarvode för material och varor. |
Felavhjälpande underhåll
Kostnad för felavhjälpande underhåll ingår i L:s fasta ersättning med upp till 5 000 kronor exklusive mervär- desskatt per tillfälle och åtgärd. Detta gäller även för objekt/system där planerat underhåll är eftersatt och s k teknisk livslängd passerat. Beloppsgränsen avser både material- och arbetskostnad. När denna kostnad över- skrids betalar B den del som överskrider 5 000 kronor. För beräkning av arbetskostnad ska á-priser enlig nedan tillämpas.
Material- och arbetskostnad för skadegörelse, som är polisanmäld, orsakad av tredje man bekostas av den som orsakat sådan skada. Om ansvaret för skadan inte kan fastställas eller om tredje man inte betalar svarar B för kostnaden i de fall då L inte genom försummelse varit medvållande. I sådant fall svarar L för den del av åtgärdan- dekostnaden som är hänförlig till L:s medvållande.
Om det totala antalet felavhjälpande underhållsåtgärder per m2 BRA för ett enskilt år ökar med mer än 5 % jäm- fört med statistik för 2013 - 2014 specificerad i 06.3 Objektbeskrivning, äger L rätt till rörlig ersättning för de felav- hjälpande underhållsåtgärder som överstiger den 5 procentiga ökningen. B avgör ensidigt hur åtgärdsstatistiken definieras och beräknas eftersom B vill säkerställa att beräkningen av de eventuella förändringar som sker med statistiken över tid görs med samma förutsättningar som i förfrågningsunderlaget.
A-priser rörlig ersättning
Arbetsuppgift | á-pris | |
a) ▇▇▇▇▇▇▇ och skötsel som inte omfattas av fast ersätt- ning eller av nedanstående á-priser | 325 | Kronor per timme |
b) El-, hiss- och svagströmsarbeten som inte omfattas av fast ersättning | 406 | Kronor per timme |
c) VVS-arbeten som inte omfattas av fast ersättning | 406 | Kronor per timme |
d) Styr-, regler- och telearbeten som inte omfattas av fast ersättning | 406 | Kronor per timme |
e) Snickeri-, lås- och övriga byggnadsarbeten som inte omfattas av fast ersättning | 406 | Kronor per timme |
f) Felavhjälpande underhåll utanför normal arbetstid (jour) | 406 | Kronor per timme |
g) Enklare administrativa arbetsuppgifter som inte om- fattas av fast ersättning. Avser exempelvis arbeten inom 06.1 Tjänstebeskrivning koder SB, SH och SJ vilka ersätts med rörlig ersättning | 311 | Kronor per timme |
h) Projektledning och teknisk konsultation som inte om- fattas av fast ersättning. Avser exempelvis arbeten inom 06.1 Tjänstebeskrivning koder SA och SB vilka ersätts med rörlig ersättning | 523 | Kronor per timme |
K6.2 Ersättningar för ändringar och tilläggsarbeten
Ersättning för ändringar och tilläggsarbeten utgår enligt nedanstående tabell.
Ersättning för ändringar och tilläggsarbeten | För ersättning för ändringar och tilläggsarbeten utgår de a´-priser som framgår nedan. Ändringar och tilläggsarbeten omfattar samtliga kostnader enligt ABFF 12, kapitel 6 § 3 moment 2 – 9. Ersättning för entreprenörsarvode ingår i ersättningen vilket innebär att L inte har rätt till påslag för entrepre- nörsarvode. Ersättning enligt ABFF 12, kapitel 6 § 3 punkt 1 (kostnader för material och varor) regleras enligt 06.1 Tjänstebeskrivning punkt S2. För material och varor har L rätt att ta ut ett entreprenörsarvode om 10 %. |
A-priser ändringar och tilläggsarbeten
Arbetsuppgift | á-pris | |
a) Arbete rörande slutanvändares verksamhetsan- knutna utrustning, avseende i huvudsak enklare arbetsuppgifter och där specialistkompetens inte avses, t ex skötsel och felavhjälpande underhåll av verksamhetsutrustning. Medverkan brandskydds- rond. Avser arbeten specificerade i 06.2 Tilläggs- arbeten | 325 | Kronor per timme |
b) Upphandling av projekt o d. Avser arbeten specifi- cerade i 06.2 Tilläggsarbeten | 511 | Kronor per timme |
c) Service av brandsläckare som inte tillhör fastig- hetsägaren. Kontroll och vid behov påfyllning släckningsmedel | 250 | Kronor per brand- släckare |
K6.3 Ersättning för kostnadsändring (indexreglering)
Fast ersättning och à-priser regleras med hänsyn till förändringarna i SCB:s ”Labour Cost Index”, LCI för arbetare (arb) inom privat sektor”, enligt SNI 2007 Näringsgrenar, kategori N.
De preliminära indextalen används.
Upphör något av dessa index att framställas ska annat likvärdigt index användas i dess ställe.
Med bastidpunkt menas den tidpunkt (kvartal och år) som beräkningen av indexförändringen utgår från.
Med avräkningstidpunkt menas det datum första indexreglering av kontraktssumman ska ske. Indexreglering ska utföras årligen med kvartal 3 och år 2015 som bastidpunkt. Regleringen baseras på förändringen av indextalet mellan bastidpunkten och ett år efter bastidpunkten.
Efterföljande regleringar görs på motsvarande sätt med ett års förskjutning. Avräkningstidpunkt är 1 januari med första avräkningstillfälle år 2017.
K6.4 Reglering för tillkommande/avgående objekt
För avgående objekt reduceras fast ersättning enligt regelverket i K1.3
För tillkommande objekt ska överenskommelse träffas om fast ersättning i nivå med fast ersättning för entrepre- naden i övrigt.
K6.5 Fakturering och betalning
På fakturor ska anges:
• Borlänge kommun
• Förvaltningsområde
• Fastighetsområde
• Fastighetsnummer
• Ansvariga beställare i Borlänge kommun
• Beskrivning av arbete respektive material
• Borlänge kommuns avtalsnummer
• Borlänge kommuns kontosträng
• L:s organisationsnummer
Faktureringsavgift får inte tillkomma. Faktura ställs till B i ett (1) original under adress: Borlänge kommun
Box 309
737 26 Fagersta
Referenskod ska anges enligt instruktion.
Betalning till L sker inom 30 dagar från det att fakturan kommit B tillhanda. Under juli och december ska förfalloti- den vara 45 dagar. Se även 06.1 Tjänstebeskrivning S5.21.
L äger ej rätt att överlåta fordran på B till factoringföretag eller någon annan, utan B:s godkännande. I samband med entreprenadstart ska B och L i detalj fastställa rutinerna för fakturering.
K6.5.1 Fakturering och betalning av fast ersättning
Den fasta ersättningen enligt kontraktet faktureras månadsvis med 1/12 av årsarvodet. Fakturering sker den första i den månad som ersättningen avser och betalning sker först när L levt upp till åtanganden enligt 06.1 Tjänstebeskrivning punkt S5.21.
Fakturering av december månads fast ersättning görs först när driftmöte vid årskifte är genomfört och alla even- tuella tvistefrågor mellan parterna är reglerade.
K6.5.2 Fakturering och betalning av arvode för kontraktsarbeten som inte ingår i den fasta ersättningen
Betalning av rörlig ersättning sker mot samlingsfaktura högst en gång per månad efter det att arbetena utförts och godkänts.
Tidsåtgången för personer vid utförande av arbeten mot rörlig ersättning ska redovisas med tidssedlar som atte- steras av person som B godkänner. Redovisningen ska ske månatligen. Fakturorna ska särredovisa respektive arbete och bestrykas av ansvarig person hos L.
K6.5.3 Fakturering och betalning av ändringar och tilläggsarbeten
Betalning av ändrings- och tilläggsarbeten sker mot samlingsfaktura högst en gång per månad efter det att arbe- tena utförts och godkänts.
Tidsåtgången för personer vid utförande av ändringar och tilläggsarbeten ska redovisas med tidssedlar som atte- steras av person som B godkänner. Redovisningen ska ske månatligen. Fakturorna ska särredovisa respektive tilläggsarbete och bestrykas av ansvarig person hos L.
K7 Avslutande statuskontroll
B kallar till avslutande statuskontroll av entreprenaden som ska verkställas i samband med att entreprenaden upphör.
B bekostar eventuell besiktningsperson och B och L står i övrigt för sina kostnader.
K8 Avbeställning och hävning
K8.1 Avbeställning
Avbeställning görs i enlighet med regelverket i K1.3.
K8.2 Hävning
Med tillägg till ABFF 12 kap 8 § 2, föreskrivs följande. B äger rätt att omgående häva kontraktet i sin helhet om:
• L underlåter att fullgöra skyldigheter, som åvilar L enligt lag eller kontraktet, gentemot stat och kommun vad avser skatter och avgifter
• L i väsentlig mån åsidosätter bestämmelser i kontraktet som syftar till att ombesörja att skada på person eller egendom inte uppkommer
• L i väsentlig mån åsidosätter bestämmelser i kontraktet trots skriftlig begäran om rättelse och rättelse ej sker inom trettio (30) dagar från mottagandet av sådan begäran
• L underlåter att inom fastställd tid teckna föreskrivna försäkringar
K9 Tvist
Enligt ABFF 12 kap 9.
K10 Övrigt
Part får inte, varken helt eller delvis, överlåta kontraktet och den däri reglerade verksamheten, utan att först in- hämta den andra partens skriftliga godkännande. Bestämmelsen avser inte sådant fall då B överlåter hela fastig- hetsbeståndet.
Underskrifter
Av kontraktet är två likalydande exemplar upprättade och utväxlade.
Beställare Leverantör
Borlänge kommun AB Stora Tunabyggen
Ort & datum: Ort & datum:
Borlänge 2015-12- Borlänge 2015-12-
Underskrift Underskrift
Namnförtydligande Namnförtydligande
| |
Underskrift Underskrift
Namnförtydligande Namnförtydligande
| |
Bilaga 1 Organisation
Ombud:
För B: ▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇ För L: ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇
Entreprenadansvarig: För B: ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇ För L: ......................
Kvalitetsansvarig: För B: ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇ För L: ......................
Miljöansvarig:
För B: ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇ För L: ......................
Brandskyddsansvarig:
För B: ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇ För L: ......................
06.1 TJÄNSTEBESKRIVNING |
avseende fastighetsförvaltning |
Borlänge kommun |
2015-11-13 |
Handlingen är upprättad av: |
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
Övergripande Tjänstebeskrivning 4
S Övergripande Tjänstebeskrivning 4
S3 Tillhandahållanden, hjälpmedel m m 8
S5 Kommunikation och dokumentation 10
SA4 Uppföljning och rapportering 17
SB4 Fastighetsadministration 25
SC1 Styr- och övervakningssystem 30
SC4 VA-, VVS-, Kyl- och processmediesystem 37
SC8 Övriga tekniska installationer 46
SF2 Arkiv, nycklar och förvaltningshandlingar 54
SJ3 Inkasso och konkursbevakning 66
SJ4 Ekonomisk styrning och uppföljning 67
Övergripande Tjänstebeskrivning
Aff-kod | Tjänstebeskrivning | Ansvar | Ersättning |
L | F | ||
1 | För texterna i S, S1-S6 och SA-SJ gäller pyramidregeln vilket innebär att det som skrivs under en rubrik på högre nivå gäller för samtliga underrubriker om inte annat är angivet under dessa. Det som skrivs under rubriken S, gäller såle- des för S1, S1.1 osv, om inte annat anges under dessa underrubriker. Med utvidgning av pyramidregeln gäller de texter som skrivs under S1-S6 även för samtliga texter under SA-SJ. I gränsdragningslistan framgår vem som är ansvarig och vilken ersättningsform som gäller. | L | F |
2 | Dessa texter ansluter till 01 Kontrakt och ABFF 12 och är upprättade i enlighet med Aff, Avtal för fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster. De exempel på objekt (markdetaljer, byggdelar, installationer o.d.) som är an- givna direkt under kodade rubriker är inte en komplett förteckning över före- kommande objekt. Samtliga objekt som är hänförbara till en viss kod eller ru- brik ingår i entreprenaden antingen de är angivna som exempel eller inte. För texterna i S och tjänsteområdena gäller Aff-definitioner 10. B Beställaren L Leverantören UL Underleverantör SL Sidoleverantör F Fast ersättning R Rörlig ersättning | L | F |
3 | Entreprenaden omfattar ett förvaltningsåtagande avseende fastighetsbestån- det. I de fall det råder oklarheter kring huruvida en arbetsuppgift omfattas av entreprenaden eller inte, åligger det L att upplysa B om oklarheten och efter- fråga huruvida arbetsuppgiften omfattas av L:s åtagande eller inte. | L | F |
Utförande | L | F | |
S1.1 | Generella utförandekrav | L | F |
1 | Kontinuerligt arbeta med ständiga förbättringar inom ramen för enterprena- den och fastighetsbeståndet och redovisa detta arbete enligt av B godkänd rutin. | L | F |
2 | Gällande drift- och underhållsinstruktioner ska utföras enligt fabrikantanvis- ningar och i den omfattning som krävs för att uppnå entreprenadens kvaalités- och funktionskrav. | L | F |
S1.11 | Kvalitetskrav | L | F |
1 | Entreprenaden ska utföras med hög kvalitet och personligt engagemang och i enlighet med B:s målsättning för entreprenaden, vilket framgår av 01 Kontrakt | L | F |
Aff-kod | Tjänstebeskrivning | Ansvar | Ersättning |
punkt 0.5. Kvalitetskrav för utförande av enskilda arbetsuppgifter anges i förekommande fall under tjänsteområde SA-SJ. | |||
S1.12 Miljökrav | L | F | |
1 | Utföra entreprenaden i enlighet med miljömålen i 01 Kontrakt punkt 0.5. Följa vid var tid gällande EG-rättslig lagstiftning, svensk lag, förordningar, föreskrifter m m. Miljökrav av enskilda arbetsuppgifter anges i förekommande fall under tjäns- teområde SA-SJ. | L | F |
S1.2 Ledningssystem | L | F | |
1 | Leverantörens kvalitetsplan Sedan kontraktet ingåtts ska en kvalitetsplan upprättas för entreprenaden som tillgodoser B:s kvalitetsmål enligt 01 Kontrakt punkt K0.5. Kvalitetsplanen ska innehålla: • Beskrivning av L:s kvalitetssystem • Organisations- och bemanningsplan för entreprenaden • Hur kvalitetskontroll (egenkontroll) kommer att genomföras och vilka rutiner för kvalitetssäkring L kommer att tillämpa • Rutiner för hantering av slutanvändares krav • Rutiner för utförande av arbetsuppgifter, bl a rapportering upphand- ling och avvikelsehantering • Introduktions- och utbildningsprogram för nyanställd personal Denna plan ska följas vid utförande av entreprenaden. | L | F |
2 | Beställarnas kvalitetskontroll Genomföra kontroller så att entreprenaden utförs kontraktsenligt. B kan även komma att utföra löpande stickprovskontroller under kontraktstiden i syfte att kontrollera att entreprenaden utförs kontraktsenligt. Kontrollerna dokumente- ras av B. | B | - |
3 | Beställarnas kvalitetskontroll Närvara vid B:s kontroller. Om inget annat anges, åtgärdas brister eller fel med den skyndsamhet som krävs för att säkerställa att B:s kvalitetsmål uppfylls. När påtalade fel avhjälpts ska dessa meddelas skriftligen till B. | L | F |
4 | Leverantörens kvalitetskontroll På eget initiativ under kontraktstiden fortlöpande utföra egenkontroll och do- kumentera åtaganden enligt av L upprättade rutin. L ska regelbundet i sin egen organisation utföra kontroll av eget utfört arbete. Av särskild vikt är uppföljning och kontroll och åtgärdsom ska utföras enligt författning eller krav från myndigheter samt kontroller och åtgärder som syftar till att ombesörja att skada på person eller egendom inte uppstår. | L | F |
Aff-kod | Tjänstebeskrivning | Ansvar | Ersättning |
Om inte annat anges, åtgärda brister eller fel med den skyndsamhet som krävs för att säkerställa att B:s kvalitets- och miljömål uppfylls. | |||
5 | Leverantörens miljöplan Sedan kontraktet ingåtts ska en miljöplan upprättas för entreprenaden som tillgodoser B:s miljömål enligt 01 Kontrakt punkt K0.5. Miljöplanen ska inne- hålla en beskrivning av hur L kommer att arbeta för att uppfylla varje ställt miljökrav i entreprenaden. Innan entreprenaden påbörjas ska L överlämna miljöplanen till B för granskning och godkännande. Denna plan ska följas vid utförande av entreprenaden. | L | F |
6 | Beställarnas miljökontroll Löpande stickprovskontroller kan komma att utföras under kontraktstiden i syfte att kontrollera att kontrakterade åtaganden uppfylls. | B | - |
7 | Beställarnas miljökontroll Löpande stickprovskontroller kan komma att utföras under kontraktstiden i syfte att kontrollera att L uppfyller sina åtaganden enligt kontraktet. Vid stick- provskontroller ska ansvariga personer hos parterna delta. Om inget annat anges, åtgärdas brister eller fel med den skyndsamhet som krävs för att säkerställa att B:s miljömål uppfylls. När påtalade fel och brister avhjälpts ska dessa meddelas skriftligen till B. | L | F |
8 | Leverantörens miljökontroll På eget initiativ under kontraktstiden fortlöpande utföra och dokumentera åtaganden enligt egen upprättad och av B godkänd miljöplan samt rapportera resultatet till B. Regelbundet kontrollera eget utfört arbete i den egna organi- sationen ska utföras. Av särskild vikt är att följa upp de kontroller och åtgärder inom miljöområdet som ska utföras enligt EG-lagstiftning, författning eller krav från myndigheter samt kontroller och åtgärder som syftar till att ombesörja att skada på person eller egendom inte uppstår. Om inte annat anges, åtgärdas brister eller fel med den skyndsamhet som krävs för att säkerställa att B:s miljömål uppfylls. | L | F |
S1.3 Underleverantör | L | F | |
1 | Kontroll Kontrollera att UL fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal, t.ex. avseende momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter. Kontrol- len ska utföras före avtalsskrivning och därefter när omständigheterna föran- leder förnyad kontroll. | L | F |
S1.4 Inköp m m | L | F | |
1 | Inköp Vid inköp för B:s räkning ska beaktas de restriktioner, exempelvis budget för | L | F |
Aff-kod | Tjänstebeskrivning | Ansvar | Ersättning |
planerat underhåll, ersättningar i entreprenaden samt andra ekonomiska be- gränsningar och andra inskränkningar, som sätter ramar för B:s ekonomi. Avvi- kelse från sådana restriktioner får ske först efter inhämtande av B:s skriftliga godkännande. Inköp eller upphandling av varor, tjänster eller entreprenader för B:s räkning ska göras i syfte att erhålla det för B:s ekonomiskt mest fördelaktiga utfallet. Arkivera de inköpshandlingar som gäller vid kontraktstidens början och de som tillkommer under kontraktstiden. Föra register över garantitider för entreprenader och material. Rabatter vid inköp av varor och tjänster för B:s räkning ska tillfalla B. Detta gäller oberoende av om rabattsatserna är upparbetade av L genom L:s egna inköp och/eller om rabattsatserna upparbetas genom inköp för B:s räkning. Med rabatt avses alla former av avdrag på ordinarie inköpspriser, t ex i efter- hand ackumulerade till L, återbetalda bonusar eller motsvarande. Garantier som medföljer levererat material ska gälla till förmån för B. Varor, material och utfört arbete ska ha minst två års garanti. Detta ska emellertid inte gälla för förbrukningsvaror eller för sådant arbete där, enligt praxis på marknaden, garanti normalt inte lämnas. | |||
S1.5 Uppstart | L | F | |
1 | Skaffa sig god kännedom om B:s organisation och verksamhet samt gränssnitt mot L och slutanvändare. | L | F |
S1.6 Avlämning | L | F | |
1 | Övergång Vid övergång till ny leverantör, inom ramen för ersättningen för entreprena- den, i god tid före kontraktets upphörande och efter att ny leverantör är anta- gen, tillsammans med B delta i introduktion av ny leverantör. Motsvarande ska även gälla vid övergång av förvaltning till B:s egen regi. | L | F |
S1.61 Slutredovisning | L | F | |
1 | Slutredovisning Med tillägg till ABFF 12, kap 4 § 4, föreskrivs följande. Efter att entreprenaden upphört ska en översiktlig redovisning lämnas till B inom tre (3) månader efter entreprenadens upphörande. Slutredovisning ska ske avseende bl a: • Bokföring • Register • Statistik framtagen inom ramen för entreprenaden • Ekonomisk reglering av kontrakt • Rapporter • Besiktningsprotokoll myndighetsbesiktningar | L | F |
Aff-kod | Tjänstebeskrivning | Ansvar | Ersättning |
• Garantihandlingar • Relationshandlingar Samtliga dokument ska levereras till B:s i såväl digital form som pappersform. Erinringar beträffande lämnad redovisning ska göras senast tre (3) månader efter att B har mottagit redovisningen, i annat fall anses den godkänd. | |||
L | F | ||
S2.1 Krav på material och varor | L | F | |
1 | Allt material ska källsorteras före slutligt omhändertagande samt transporteras bort och omhändertas. Endast material och varor som uppfyller av B uppställda kvalitets- och miljö- krav får användas. Varor och material ska uppfylla egenskapskriterier enligt Sunda Hus Miljödata eller likvärdigt. | L | F |
S2.2 Hantering av material och varor | L | F | |
1 | Lagerhållning Lagerhålla material och reservdelar i erforderlig omfattning i syfte att undvika stillestånd eller att onödig försening uppstår. Material och varor ägd av L får, om B så begär, övertas av B till anskaffnings- kostnad. | L | F |
S2.3 Omfattning material och varor | L | F | |
1 | Förbrukningsmaterial Samtlig förbrukningsmaterial som krävs för entreprenadens genomförande. | L | F |
2 | Material för underhåll Samtlig material och varor som omfattas av felavhjälpande underhåll. | L | F |
L | F | ||
1 | Anskaffa, sköta och underhålla erforderliga hjälpmedel för utförandet av ent- reprenaden. | L | F |
S3.1 Handlingar och uppgifter | L | F | |
1 | Handlingar och uppgifter från beställaren Tillhandahålla information för slutanvändare och SL som hyreskontrakt, grafisk information om hyresavtalens utbredning i l lokalerna, hyresgästanpas- sad information och övriga handlingar som L behöver för att för att fullgöra entreprenaden. Omgående översända de befintliga handlingar som B innehar och som krävs för att kunna genomföra entreprenaden. Exempel på sådana handlingar är mottagna avier, erhållna meddelanden, förelägganden, skrivelser samt ritning- ar och beskrivningar över förvaltningsobjekten. | B | - |
Aff-kod | Tjänstebeskrivning | Ansvar | Ersättning |
Överlämna de handlingar och uppgifter som denne i egenskap av fastighetsä- gare erhåller från t ex myndighet som fordras för att kunna fullgöra sina åta- ganden. | |||
2 | Handlingar och uppgifter från Leverantören Tillhanda hålla drift- och underhållsinstruktioner samt övrig drift- och under- hållsdokumentation som driftrapporter, statistik för felanmälan, utfört plane- rat underhåll och förbrukning värme, el och vatten, protokoll o d avseende myndighetsbesiktningar. B äger rätt att från tid till annan påkalla revidering av samtliga till entreprena- den hänförliga handlingar och dokument, som ska upprättas av båda parter. Utöver vad som framgår av kontraktet i övrigt, upprätta tidplaner och detalje- rade handlingar avseende entreprenadens utförande, såsom exempelvis rutin- beskrivningar och instruktioner. B äger rätt att påkalla översyn och ändringar av L:s upprättade rutiner och instruktioner. B äger rätt att från tid till annan påkalla revidering av instruktioner och tidpla- ner. Upprätta och tillställa B beslutsunderlag inför samtliga beslut avseende entre- prenaden som enligt kontraktet ska fattas av B. B har rätt att granska räkenskaper, redovisningar och verifikationer avseende inköp för B:s räkning samt övrig dokumentation med anledning av entreprena- den. Med ändring av ABFF 12 kap 4 § 4, föreskrivs följande. All dokumentation hos L, oavsett lagringssätt, som rör fastighetsbeståndet är B:s egendom. Sådan dokumentation ska kostnadsfritt överföras till B vid entre- prenadens upphörande. | L | F |
S3.2 Utrymmen | L | F | |
1 | Tillhandahålla lokaler för entreprenadens genomförande. | L | F |
S3.3 Maskiner, inredning och utrustning | L | F | |
1 | Tillhandahålla de maskiner, utrustningar och system som krävs för entreprena- dens utförande. Exempel på system som ska tillhandhållas är hyressystem, drift- och underhållssystem, felanmälansystem och system för förbrukningssta- tistik. | L | F |
2 | Tillhandahålla dokumenthanterings- och ritningssystem. | B | - |
S3.4 Försörjningsmedia | B | - | |
1 | Tillhandahålla försörjningsmedia för utförandet av entreprenaden. | B | - |
L | F | ||
1 | Godkänna tillsättande av entreprenadansvarig. Parterna ska samråda i det fall B begär att annan person än entreprenadansvarig ska bytas ut med hänsyn till | B | - |
Aff-kod | Tjänstebeskrivning | Ansvar | Ersättning |
att personen ifråga ej fullgör arbetet på ett tillfredställande sätt. | |||
S4.1 Kompetens och behörighet | L | F | |
1 | Personal inklusive personal hos UL ska ha erforderlig utbildning, kompetens, behörighet och erfarenhet för utförande av entreprenaden. Personal inklusive personal hos SL och UL ska ha de språkkunskaper som krävs för att utföra ålagda arbetsuppgifter i enlighet med ställda krav. Se till att den egna perso- nalen erhåller erforderlig utbildning, behörighet eller liknande för sina arbets- uppgifter. Personalen ska ha god teoretisk och praktisk driftteknisk kompetens. Nedan exemplificeras ett axplock av de behörigheter, kompetenser och/eller förordnanden som personalen ska ha: • Behörighet utfärdat av Elsäkerhetsverket för elinstallationsarbeten i elektrisk lågspänningsanläggning och i förekommande fall högspän- ningsanläggning samt dokumenterad utbildning i tillräcklig omfattning enligt Elsäkerhetsverkets starkströmsföreskrifter • Behörig för brandskyddsarbete och för heta arbeten • Behörig för arbeten med automatisk brandlarmanläggning inklusive anläggningsskötare | L | F |
S4.2 Övrigt personal | L | F | |
1 | B fäster stort avseende vid att driftpersonal och driftpersonal hos anlitade UL vid arbete i förvaltningsobjekten ska vara enhetligt och vårdat klädda samt bära synligt ID-kort eller annan identitetshandling. | L | F |
L | F | ||
1 | All kommunikation och rapportering m m mellan parterna i anledning av ent- reprenaden ska i första hand ske mellan parternas respektive entreprenadan- svarig. Skriftligen meddela B vid väsentliga organisationsförändringar som berör ent- reprenaden. | L | F |
S5.1 Dokumentation | L | F | |
1 | Löpande föra noteringar om brister och andra väsentliga iakttagelser som rör entreprenaden samt lämna förslag till förbättringar och utveckling. Rapportera skadegörelse. | L | F |
S5.2 Entreprenadrapportering | L | F | |
1 | Entreprenadrapportering ska ske elektroniskt och rapporterna ska vara i redi- geringsbart format. Statistik m m ska redovisas i såväl sammanställd diagramform som i kompletta tabeller omfattande de ärenden som ingår i entreprenaden. Se SH1.2. | L | F |
Aff-kod | Tjänstebeskrivning | ▇▇▇▇▇▇ | ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ |
S5.21 Entreprenadrapport | L | F | |
1 | Entreprenadens händelser ska sammanfattas i en entreprenadrapport. Entre- prenadrapporten ska redovisas vid driftmöten. Entreprenadrapporten ska även innehålla redovisning av driften samt i övrigt omfatta infomation enligt nedan. Entreprenadrapportens innehåll och utformning i detalj ska tas fram tillsam- mans av parterna. Skötsel/driftdokumentation Dokumentation ska upprättas/finnas för varje fastighet och vara tillgänglig för B i varje objekt. Den ska upprättas så att B vid varje tidpunkt kan följa entre- prenadens fortskridande. I dokumentationen ska bl a framgå L:s fortlöpande egenkontroll, egna besiktningar inkl resultat. Dagbok ska föras för vissa arbets- uppgifter och för väsentliga händelser. Dagbokens innehåll tas fran i dialog mellan parterna. Driftplan/egenkontrollplan Baserat på L:s generella uppgifter om tillsyn, skötsel, och felavhjälpande un- derhåll med bl a frekvenser ska L upprätta en objektspecifik driftplan kallad egenkontrollplan. Planen kommer att användas i B:s kvalitetskontroll och stämmas av vid driftmöten. Den ska godkännas B av och först efter sådant godkännande skett kommer betalning av entreprenaden ske. Se även 01 Kon- trakt punkt K6.5.1 och K6.5.2. Driftrapport Driftrapport ska lämnas för varje objekt en gång per månad. Av driftrapporten ska framgå händelser och åtgärder samt el-, värme och vattenförbrukning. Rapporten ska även omfatta sammanställning av statistik för felavhjälpande underhåll inklusive förslag på eventuella åtgärder. Driftrapportens exakta ut- formning tas fram i samråd mellan parterna. Rapporten inklusive statistik i samtliga delar ska inledas med en kort beskriv- ning av driftläget. Den ska vara attesterad av L:s kvalitetsansvarige och lämnas till B senast 5 arbetsdagar efter månadens slut. Faktura betalas först efter att driftrapporten lämnats. Se 01 Kontrakt punkt K6.5.1 och K6.5.2. Särskild årlig driftrapport I samband med ett årsdriftmöte ska särskild årlig driftrapport tas fram. Rappor- ten ska summera årets händelser avseende drift och felavhjälpande underhåll för samlliga objekt i entreprenaden. Den årliga drifrapportens exakta utform- ning tas fram i samråd mellan parterna. | L | F |
S5.22 Övrig entreprenadrapportering | L | F | |
1 | Upprätta och leverera rapporter i enlighet med upprättad och av B godkänd instruktion och tidplan. B äger rätt att från tid till annan påkalla revidering av | L | F |
Aff-kod | Tjänstebeskrivning | Ansvar | Ersättning |
instruktionen och tidplanen, se även punkt S3.1. | |||
S5.3 Entreprenadmöten | L | F | |
1 | Godkänna av L föreslagna agendor till samtliga möten. Medverka på samtliga möten. Kalla till och föra protokoll på samtliga möten. Startmöte och kontraktsmöten beskrivs i 01 Kontrakt. | B | - |
2 | Föreslå agenda för samtliga nedan specificerade möten. Senast 2 arbetsdagar innan mötet ska L skriftligen avlämna rapporter enligt fastställd rutin och enligt punkt S5.21 och S5.22. Justera protokoll på samtliga nedan specifierade mö- ten. Driftmöte Ska hållas minst en gång i månaden, senast 10 dagar efter månadsskifte. Vid möten ska B:s förvaltare och driftcontroller medverka samt L:s entreprenadan- svarige. Vid driftmöte ska den senaste månadens driftläge analyseras där utgångspunk- ten ska vara L:s driftdokumentation (entreprenadrapporter m m). Årsdriftmöte En gång per år ersätts detta driftmöte med ett årligt driftmöte där en total genomgång av det senaste årets drift genomförs. Inför detta möte ska en sär- skild årlig driftrapport upprättas av L. Det årliga driftmötet ska hållas i början av december månad. Energimöten Medverka på energimöten minst en gång var tredje månad. Syftet med mötet är att diskutera energifrågor och energieffektiviseringar i förvaltningsobjekten. Planeringsmöten Medverka på planeringsmöten som hålls varanann månad. På planeringsmöten gås pågående projekt igenom samt planeras för nya projekt/planerat under- håll. | L | F |
S5.4 Anmälningar till myndigheter | L | F | |
1 | Bekosta, i författning föreskriven eller av myndighet begärd anmälan, besikt- ning eller kontroll av objekt som omfattas av fastighetsbeståndet. | B | - |
2 | Ombesörja anmälan, besiktning och kontroll. Exempel på skyldigheter som åvilas enligt denna punkt är skyldigheten att tillse att i förekommande fall er- forderliga besiktningar utförs i enlighet med plan- och byggförordningen (2011:338). | L | F |
S5.5 Slutanvändarkontakter | L | F | |
1 | Slutanvändarkontakter B fäster stort avseende vid att åtgärdande av anmälda åtgärder sköts på ett omsorgsfullt sätt. L ska vid åtgärder i lägenheter/- verksamhetsutrymmen alltid lämna en bekräftelse till hyresgästen om att felet är åtgärdat eller tidpunkt för när så ska ske. L företräder B vid kontakten med slutanvändare och utförande av entreprena- den. Eftersom L därvid kommer att utgöra B:s ”ansikte utåt”, fäster B stort | L | F |
Aff-kod | Tjänstebeskrivning | Ansvar | Ersättning |
avseende vid att L:s kontakter sker på ett tillfredsställande sätt. L och av L anlitad UL ska uppfylla ovanstående genom att: • Uppträda som B:s representant • I god tid meddela när ett störande arbete ska utföras och hur lång tid det tar • Meddela när ett akut arbete ska utföras och hur lång tid det tar • Vara tillgänglig och lämna besked • Tala om vem man är och vem man representerar • Tala om när ett arbete är slutfört • Hålla arbetsområdet så rent som möjligt och städa efter sig när ett ar- bete är slutfört | |||
2 | Upprättande och vidmakthållande av förteckning med kontaktpersoner och kontaktuppgifter från de verksamheter som omfattas av entreprenaden och med vilka L ska kommunicera. | B | - |
S5.9 Övrig kommunikation | L | F | |
1 | Anmälningar Med tillägg till ABFF 12 kap 2 § 6, föreskrivs följande. Part ska utan dröjsmål underrätta motparten om denne upptäcker större ska- dor eller andra omständigheter av betydelse för fastighetsbeståndet eller ent- reprenaden. | L | F |
L | F | ||
S6.1 Arbetstider | L | F | |
1 | Som ordinarie arbetstid gäller följande tider: Tjänsteområden SA Verksamhetsledning, SB Fastighetsförvaltning, SF Verk- samhetsservice, SG Säkerhet, SH Kundtjänst och SJ Ekonomi: måndag-fredag kl. 08.00 – 17.00. Tjänsteområden SC Fastighetsteknik och SD Utemiljö: måndag-fredag kl. 07.00 – 16.00. Som arbetsfria dagar räknas lördagar, söndagar, Trettondagen, Långfredagen, Annandag påsk, 1 maj, ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇, Sveriges nationaldag, Midsom- marafton, Julafton, Juldagen, Annandag jul, Nyårsafton och Nyårsdagen. Jour-/beredskapsverksamhet för fastighetsbeståndets drift och möjlighet för slutanvändare att bedriva verksamhet året runt på övriga tider än vad som anges ovan samt på arbetsfria dagar. Ansvara även utanför ordinarie arbetstid för att skada på person, egendom eller verksamhet inte uppkommer. Således, vid varje tillfälle, vidta sådana åt- gärder som är erforderliga för att avvärja risk för skada på person, egendom eller verksamhet med den skyndsamhet som omständigheterna kräver. Planerat underhåll och andra typer av projekt ska där så är möjligt förläggas till | L | F |
Aff-kod | Tjänstebeskrivning | Ansvar | Ersättning |
sommarperioden då många av B:s hyresgäster inte bedriver verksamhet. | |||
S6.2 Tider för utförande av arbetsuppgifter | L | F | |
1 | Åtgärd ska påbörjas senast vid nedan förtecknade tidpunkter efter anmälan respektive automatisk indikering av driftstörning eller efter uppkommet annat behov. Med begreppet ”påbörjande” avses att personal med rätt fackkunskap inställt sig på platsen för utförande av arbete. Till prioriterad akut åtgärd räknas åtgärder för att avhjälpa brister som kan leda till person- och egendomsskada, t ex driftstörningar på hissar, nödbelysning och frys- och brandvakter. Insatser för personsäkerhet prioriteras framför av- hjälpande av teknisk driftstörning. Till ej prioriterad akut åtgärd avses övriga åtgärder som krävs för att avhjälpa brister som kan leda till störning eller skada på verksamhet. Exempel på brister är lås ur funktion i skalskydd, totalstopp i avlopp, klotter, sönderslagen glas- ruta, mörklagt utrymme (t ex WC). Åtgärdstyp/ Påbörjande under Påbörjade behov ordinarie arbetstid övriga tider Prioriterad akut åtgärd 60 minuter 60 minuter Ej prioriterad akut åtgärd 6 timmar påföljande dag ordinarie åtgärd arbetstid Övriga åtgärder 5 dagar ordinarie arbetstid 5 dagar ordinarie arbetstid | L | F |
S6.3 Tid för information till slutanvändare | L | F | |
1 | Planeringsbara åtgärder som påverkar slutanvändares nyttjande ska aviseras skriftligt till dessa senast 5 arbetsdagar innan arbetet utförs och med klart an- givande av färdigställandetidpunkt. L ska utföra sina arbeten så att störningar undviks. Ska arbeten utföras där störningar kan förväntas ska hyresgästen och dennes arbetsmiljöansvarige meddelas i god tid före. Vissa slutanvändare kan ha speciella krav härvidlag, vilket innebär att arbeten måste utföras utanför normal arbetstid. | L | F |
Aff- kod | Utförandekrav | ▇▇▇▇▇▇ | ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ |
B | - | ||
Objekt | Fastighetsbeståndet | ||
UTFÖRARKRAV | |||
Aff- kod | Utförandekrav | ▇▇▇▇▇▇ | ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ |
1 | Löpande leda verksamhetsområdet med utgångspunkt från mål/strategier/riktlinjer vilka i huvudsak specificeras i 01 Kontrakt. | B | - |
B | - | ||
1 | Uppfylla kraven för planering av verksamheten enligt faställd rutin. | B | - |
SA1.1 Analys | B | - | |
UTFÖRARKRAV | |||
1 | Gå igenom objekten med avseende ändamålsenlighet, status och kondition. Planera insatser i syfte att kontinuerligt kunna uppnå överenskomna SLA/KPI. | B | - |
SA1.2 Verksamhetsplanering | B | - | |
UTFÖRARKRAV | |||
1 | Utarbeta en detaljerad verksamhetplan för det kommande året. Verksamhets- planen ska innehålla tydliga aktiviteter baserat på målen för verksamhetsområ- det och analys enligt SA1.1. | B | - |
B | - | ||
Objekt | Fastighetsbeståndet | ||
UTFÖRARKRAV | |||
1 | Av parterna specificerade avtal tecknade av L och nyttjande av B i entreprena- den framgår av 01 Kontrakt punkt K1.4. Avrop från L och B tecknade avtal i anslutning till entreprenaden. | L | F |
SA2.1 Upphandling av material och varor | B | - | |
Objekt | Fastighetsbeståndet | ||
UTFÖRARKRAV | |||
1 | Upphandla leveranser av förbrukningsmaterial inom ramen för entreprenaden. | L | F |
SA2.11 Upphandling av försörjningsmedia | B | - | |
Objekt | Fastighetsbeståndet | ||
UTFÖRARKRAV | |||
1 | Upphandla och teckna nya avtal avseende leveranser av försörjningsmedia i enlighet med av B godkänd rutin. Avrop se SB3.2. | B | - |
SA2.2 Upphandling av tjänster | B | - | |
Objekt | Fastighetsbeståndet | ||
UTFÖRARKRAV | |||
1 | Drift Upprätta förfrågningsunderlag och upphandla de SL som erfordras för förvalt- ningsobjektets drift. | B | - |
2 | Direktupphandling | B | - |
Aff- kod | Utförandekrav | Ansvar | Ersättning |
Direktupphandla tjänster för förvaltningsobjektens drift. | |||
3 | Bevakning När det erfordras, upphandla och teckna avtal om bevakningstjänster avseende bevakning av fastighetsbeståndet. | B | - |
4 | Försäkringstjänster När det erfordras, upphandla och teckna avtal om försäkringstjänster för fastig- hetsbeståndet. | B | - |
SA2.3 Upphandling av projekt | L | R | |
Objekt | Specifikt projekt/projekttyper | ||
UTFÖRARKRAV | |||
1 | Se 06.2 Tilläggsarbeten. | L | R |
SA2.4 Upphandling av ramavtal | B | - | |
Objekt | Fastighetsbeståndet | ||
UTFÖRARKRAV | |||
1 | Genomföra upphandling avseende ramavtal. | B | - |
L | F | ||
SA3.1 Samordning av verksamhet och sidoleverantörer | L | F | |
Objekt | Aktuella SL | ||
UTFÖRARKRAV | |||
1 | Samordning av de SL och andra leverantörer vilka specificeras i 01 Kontrakt punkt K1.4 genom att: • Sköta B:s kontakter med SL • Löpande utöva den tillsyn som krävs för att säkerställa att SL fullgör sina skyldigheter enligt avtal mellan SL och B • Kontrollera att SL fullgör sina avtalade skyldigheter i enlighet med B:s kvalitetsmål för entreprenaden och så att skada på person eller egendom inte uppkommer • Rapportera väsentliga händelser hos SL till B • Bistå och företräda B i det fall tvist föreligger mellan B och SL • Samordna SL:s arbeten på fastighetsbeståndet. Denna punkt avser inte samordningsansvar enligt arbetsmiljölagen 3 kap 6 § och därtill anslu- tande föreskrifter | L | F |
SA3.2 Kommunikationsplan | B | - | |
Objekt | Fastighetsbeståndet | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Ta fram kommunikationsplaner för fastighetsbeståndet innehållande både åter- | B | - |
Aff- kod | Utförandekrav | ▇▇▇▇▇▇ | ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ |
kommande information och händelsestyrd information. Definiera kommunikat- ionsvägar och innehåll. | |||
SA3.3 Hantering av avtal och garantier | B | - | |
Objekt | Verksamhetsområdet och typ av avtal/garantier | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Bevaka uppsägningstider för avtal med SL respektive leverantörer. | B | - |
SA3.4 Projektledningstjänster | L | R | |
Objekt | Aktuella projekt | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Se SB6. | L | R |
L | R | ||
SA4.2 Leverantörsuppföljning | B | - | |
Objekt | Leverantörer aktiva inom verksamhetsområdet | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Avseende SL och leverantörer som inte specificeras i 01 Kontrakt punkt K1.4. | B | - |
SA4.3 Rapportering | L | F | |
Objekt | Verksamhetsområdet | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Tillhandahålla ändamålsenliga rapporter för redovisning av uppföljningen enligt av B godkänd rutin och i enlighet med S5.2. | L | F |
L | R | ||
SA6.1 Möten i B:s verksamhet | L | R | |
Objekt | Aktuella möten | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Medverka i möten utöver dessa som specificeras i S5.3. | L | R |
SA6.2 Möten som B:s representant | L | R | |
Objekt | Aktuella möten | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Medverka i möten som B:s representant utöver dessa som specificeras i S5.3. Distribuera ut dokumentation till berörda efteråt. | L | R |
Aff- kod | Utförandekrav | ▇▇▇▇▇▇ | ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ |
Aff- kod | Utförandekrav | ▇▇▇▇▇▇ | ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ |
L | F | ||
Objekt | Fastighetsbeståndet | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Fastighetsförvaltningen ska skötas så att fastigheterna fungerar så väl som möj- ligt efter sina förutsättningar. | L | F |
L | F | ||
Objekt | Fastighetsbeståndet | ||
SB1.1 Marknadsföring | B | - | |
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Genomföra marknadsåtgärder enligt nedan som syftar till att få fram potentiella hyresgäster till objekten. | B | - |
SB1.11 Marknadsföringsplan | B | - | |
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Marknadsföringsplan I samråd med B upprätta en marknadsplan och marknadsföringsbudget för varje fastighet avseende bl a vakanta bostadslägenheter, lokaler och parke- ringsplatser. | B | - |
SB1.12 Marknadsföringsåtgärder | B | - | |
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Marknadsföring för uthyrning Genomföra av B beslutade marknadsföringsåtgärder för uthyrning av bostads- lägenheter, lokaler och parkeringsplatser. | B | - |
2 | Annonsering för uthyrning Administrera av B beslutad annonsering avseende lediga bostadslägenheter, lokaler och parkeringsplatser. | B | - |
SB1.2 Uthyrning | B | - | |
Objekt | Internhyresavtal avseende B:s hyresgäster med blockhyresavtal | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Samtliga uthyrningsaktiviteter t ex framtagande blockhyresavtal. | B | - |
Objekt | Bostadslägenheter för äldreboende, LSS, särskilda boendeformer etc | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Intresseanmälning och visning av lägenheter Aktivt arbeta för att uppnå optimal uthyrning av lediga bostadslägenheter och parkeringsplatser. | L | F |
2 | Kölistor m m | B | - |
Aff- kod | Utförandekrav | Ansvar | Ersättning |
Ta emot och registrera anmälningar till kölistor för parkeringsplatser, garage- platser och bostadslägenheter för äldreboende. Avisera aktuella sökande i kölis- tan då vakanser uppstår. | |||
3 | Upplysningar om hyresgästs ekonomi m m Inhämta upplysningar om presumtiva hyresgästers ekonomi och i enlighet med B av godkänd instruktion ombesörja att erforderlig säkerhet lämnas av hyres- gästen i form av exempelvis bankgaranti, deponering/pantsättning av hyresbe- lopp. | B | - |
4 | Förhandlingar om nya hyresavtal för bostäder Genomföra avtalsförhandlingar med presumtiva hyresgäster i enlighet med av B godkänd rutin. | B | - |
5 | Upprättande av hyresavtal Upprätta hyresavtal utifrån av B godkända avtalsmallar. Får, efter samråd med B, anlita juridisk expertis det erfordras. Bistå B med hyreslagsrättslig rådgivning i samband med utformning av avtal. Skriva ut, distribuera hyresavtalsförslag samt inhämta underskrifter från hyres- gäst avseende slutliga hyresavtal. Slutliga undertecknade hyresavtal jämte bila- gor ska i elektronisk form förvaras i en mapportal, till vilken B ska ha obegrän- sad tillgång. Skriftligen underrätta B i samband med att nytt hyresavtal har tecknats. | L | F |
SB1.3 Hyresavtal | B | - | |
Objekt | Internhyresavtal avseende B:s hyresgäster med blockhyresavtal | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Samtliga hyresavtalsaktiviteter. | B | - |
Objekt | Bostadslägenheter för äldreboende, LSS, särskilda boendeformer etc | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Funktionen hanterar löpande hyreskontrakt, omförhandlingar och uppsägning- ar. | L | F |
SB1.31 Löpande hyresavtal | L | F | |
Objekt | Bostadslägenheter för äldreboende, LSS, särskilda boendeformer etc | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Bevakning av hyresnivåer samt uppsägning Bevaka utvecklingen av hyresnivåer och andra marknadsvillkor för de bostads- lägenheter avseende äldreboende som är aktuella för fastighetsbeståndet samt lämna förslag till förändringar inför kontraktstids utgång. Bevaka uppsägningstider för hyresavtal Ta emot och registrera uppsägningar samt i förekommande fall säga upp hyres- | L | F |
Aff- kod | Utförandekrav | ▇▇▇▇▇▇ | ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ |
avtal i samråd med B. Eventuella uppsägningar ska ske enligt gällande författ- ningar. Exempelvis lämna lagstadgade meddelande till sociala myndigheter vid uppsägning av bostadslägenhet. Får, efter samråd med B, anlita juridisk expertis respektive delgivningsman om det erfordras. | |||
2 | Omförhandling av hyresavtal för bostäder Som ombud för B genomföra omförhandlingar av hyresavtal för bostäder i en- lighet med av B godkänd instruktion. | B | - |
3 | Övriga uppgifter enligt förhandlingsordning Ta fram underlag inför omförhandlingar enligt förhandlingsordning. Utföra de åtgärder som enligt vid var tid gällande förhandlingsordning ▇▇▇▇▇▇ ▇. | L | R |
SB1.4 In- och avflyttning | B | - | |
SB1.41 Inflyttning | B | - | |
Objekt | Internhyresavtal avseende B:s hyresgäster med blockhyresavtal och bostadslä- genheter för äldreboende, särskilda boendeformer etc | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Vid behov delta vid visningar av lokaler för nyinflyttande och ge erforderliga instruktioner. Upprätta och till nyinflyttade hyresgäster överlämna muntlig och skriftlig in- formation avseende bl a kontaktpersoner samt övrig information om fastighet- en såsom nycklar/passerkort o d. | B | - |
Objekt | Bostadslägenheter avseende LSS | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Vid behov delta vid visningar av lägenheter för nyinflyttande och ge erforderliga instruktioner. Upprätta och till nyinflyttade hyresgäster överlämna muntlig och skriftlig in- formation avseende bl a kontaktpersoner samt övrig information om fastighet- en såsom nycklar/passerkort o d. | L | F |
SB1.42 Avflyttning | B | - | |
Objekt | Internhyresavtal avseende B:s hyresgäster med blockhyresavtal | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Samtliga aktiviteter | B | - |
Objekt | Bostadslägenheter för äldreboende, LSS, särskilda boendeformer etc | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Avflyttningsbesiktning Administrera och genomföra utflyttningsbesiktning av lokaler och bostadslä- genheter samt upprätta protokoll över besiktningsresultatet. I protokollet ska följande uppgifter anges: • Vem som utfört besiktningen • När besiktningen utförts | L | F |
Aff- kod | Utförandekrav | Ansvar | Ersättning |
• Om lokalen/bostadslägenheten är inredd/möblerad • Närvarande vid besiktningen • Status på ytskikt och maskiner etc • Precisering av nödvändigt felavhjälpande underhåll och om hyresgäst ska betala del av detta • Om flyttstädning utförts | |||
2 | Fakturering för onormalt slitage Fakturera den utflyttande hyresgästen för onormalt slitage. Till fakturan ska bifogas en klar och tydlig redogörelse för vad det onormala slitaget består i samt kostnaden för återställande av bostadslägenhetens/lokalens skick. | L | F |
SB1.5 Inhyrning | B | - | |
Objekt | Internhyresavtal avseende B:s hyresgäster med blockhyresavtal och bostadslä- genheter för äldreboende, LSS, särskilda boendeformer etc | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Marknadsbevakning Bevaka marknaden och följa upp att befintliga hyresavtal för hyres- gästs/verksamhets räkning har goda marknadsmässiga villkor. Bevaka uppsäg- ningstider och se till att B föreläggs motiverade beslutsunderlag om avtal ska sägas upp, omförhandlas eller förlängas på befintliga villkor. | B | - |
B | - | ||
SB2.1 Dialog med hyresgäst | B | - | |
Objekt | Internhyresavtal avseende B:s hyresgäster med blockhyresavtal | ||
1 | Samtliga aktiviteter. | B | - |
Objekt | Bostadslägenheter för äldreboende, LSS, särskilda boendeformer etc | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Löpande dialog med slutanvändare, avseende hyresrelation, i syfte att notera önskemål och förebygga problem. Genomföra de uppgifter som erfordras för att uppfylla gällande boendeinfly- tandeavtal. | L | F |
SB2.2 Information | B | - | |
Objekt | Internhyresavtal avseende B:s hyresgäster med blockhyresavtal | ||
1 | Samtliga aktiviteter. | B | - |
Objekt | Bostadslägenheter för äldreboende, LSS, särskilda boendeformer etc | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Information Besvara frågor samt lämna erforderlig information till hyresgästerna i hyresfrå- | L | F |
Aff- kod | Utförandekrav | ▇▇▇▇▇▇ | ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ |
gor. | |||
2 | Meddelanden på anslagstavlor Ansvara för att information och meddelanden på anslagstavlor kontinuerligt uppdateras och hålls aktuella. | B | - |
SB2.3 Störningar och försumlighet av hyresgäst | B | - | |
Objekt | Internhyresavtal avseende B:s hyresgäster med blockhyresavtal | ||
1 | Samtliga aktiviteter. | B | - |
Objekt | Bostadslägenheter för äldreboende, LSS, särskilda boendeformer etc | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Muntligt påpekande efter störning I enlighet med av B godkänd rutin muntligen kontakta störande hyresgäster för påpekande. Hantera klagomål från hyresgäster/slutanvändare i enlighet med B:s rutiner. | B | - |
2 | Skriftliga rättelseanmärkningar I enlighet med av B godkänd rutin upprätta och distribuera rättelseanmaning i rekommenderat brev till försumliga eller störande hyresgäster. | L | F |
3 | Uppsägning av hyresavtal Verkställa uppsägning av hyresavtal efter samråd med B och meddela social- tjänsten att ansökan om avhysning har inlämnats. | L | F |
SB2.4 Extern kommunikation | B | - | |
Objekt | Internhyresavtal avseende B:s hyresgäster med blockhyresavtal och bostadslä- genheter för äldreboende, LSS, särskilda boendeformer etc | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Extern kommunikation Hantera kommunikation med övriga intressenter, såsom fastighetsägare för fastigheter i direkt anslutning till objekten, myndigheter, leverantörer, under- sökningsinstitut etc. | B | - |
L | F | ||
Objekt | Fastighetsbeståndet | ||
1 | Genomföra detaljerad tillsyn, 1 gång per år, av byggnad, mark och installationer i syfte att uppdaga och rapportera åtgärdsbehov, säkerhetsbrister o d. Samtliga utrymmen (även enskilda lokaler, men ej bostäder) och installationssy- stem ska ingå i kontrollen och noteringar ska ske per utrymme. Mindre åtgärds- behov som upptäcks ska registreras i system för ärendehantering. | L | F |
SB3.1 Teknisk dokumentation | L | F | |
Objekt | Fastighetsbeståndet | ||
Aff- kod | Utförandekrav | ▇▇▇▇▇▇ | ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ |
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Relationshandlingar Ansvara för och ombesörja att relationshandlingar upprättas efter genomförda förändringar i fastigheterna. Detta gäller även ändringar som görs av SL Relationsritningar ska ha format jämte arkiveras i enlighet med av B godkänd rutin. | L | F |
2 | Driftinstruktioner Ansvara för och ombesörja att driftinstruktioner upprättas efter genomförda förändringar i fastigheterna. Detta gäller även ändringar som utförs av SL. | L | F |
SB3.2 Planering och styrning av drift | L | F | |
Objekt | Fastighetsbeståndet | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Planering och styrning Se till att fastigheten fungerar på bästa möjliga sätt efter befintliga förutsätt- ningar och enligt B:s målsättningar. | L | F |
2 | Avrop Avropa tjänster av sådana SL med vilka ramavtal har tecknats beträffande tjäns- ter som erfordras för driften av fastighetsbeståndet och som får utföras av SL. | L | F |
3 | Driftjournaler Föra driftjournaler i tekniska centraler. | L | F |
SB3.3 Energioptimering | L | F | |
Objekt | Fastighetsbeståndet | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | System för energiuppföljning Under den nya entreprenadens första år i samråd med B utarbeta förslag till uppföljningssystem avseende energioptimering. Den fastlagda modellen ska användas under de resterande åren i entreprenaden. B ska under entreprenadtiden ha full insyn och tillgång till systemet. Uppfölj- ningssystemet ska administreras. Vid entreprenadens utgång ska systemet med alla tillhörande data och information överlämnas till B. Se till att fastigheterna uppnår optimal energiprestanda efter sina förutsätt- ningar. | L | F |
2 | Avläsning Avläsning mätare den vardag som inträffar senast fem dagar efter månads- skifte. Justering görs för dessa dagar görs så redovisnings sker månadsvis. Med avläsning av försörjningsmedia avses avläsning av vattenmätare, elmätare och fjärrvärmemätare för fastighet och undermätare för byggnad etc. | L | F |
3 | Bearbetning och redovisning av driftstatistik Bearbeta inkomna mätaruppgifter med hänsyn till variationer i avläsningstid- | L | F |
Aff- kod | Utförandekrav | Ansvar | Ersättning |
punkt och utomhusklimat. Redovisning ska ske med siffror och grafer och inne- fatta prognoser för helår baserade på normalt klimat och i övrigt normal för- brukning. | |||
4 | Kommentarer och åtgärdsförslag Lämna kommentarer beträffande onormala förändringar i förbrukningen av försörjningsmedia och lämna förslag till åtgärder. Föreslagna åtgärder ska info- gas i en plan. | L | F |
SB3.4 Planering och styrning av underhåll | L | F | |
Objekt | Fastighetsbeståndet | ||
1 | Underhåll Arbeta proaktivt med frågor om underhåll i fastighetsbeståndet, så att behovet av felavhjälpande underhåll minimeras. | L | F |
SB3.41 Underhållsplanering | L | F | |
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Underhållsbesiktning Genomföra erforderliga besiktningar för framtagande av underlag för under- hållsplan och underhållsprogram. Besiktningsresultatet ska dokumenteras. | L | F |
2 | Underhållsplan Upprätta förslag till underhållsplan på objektsnivå inklusive kostnadskalkyler. Underhållsplanen ska omfatta minst fem (5) år och ska revideras årligen. Un- derhållsplanen ska tillställas B senast under januari månad årligen. Underhålls- planen fastställs av B. | L | F |
3 | Uppdatering av underhållsplan I samråd med B uppdatera underhållsplanen inklusive kostnadskalkyler. Uppda- teringen ska göras årligen och vara färdigställd mars månad varje år Uppdatera underhållsplan inklusive kostnadskalkyler när så erfordras. | L | F |
4 | Årligt underhållsprogram Uppdatera underhållsprogram inklusive kostnadskalkyler. Föreslå åtgärder som B ska genomföra det kommande budgetåret samt föra in detta i underhållspro- grammet. Underhållsprogrammet ska distribueras till B senast i januari månad årligen. Underhållsprogrammet fastställs av B. | L | F |
SB3.42 Genomförande | L | F | |
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | För genomförande av planerat underhåll se SB6. | L | F |
SB3.43 Lägenhetsunderhåll | L | F | |
Objekt | Bostadslägenheter för äldreboende | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
Aff- kod | Utförandekrav | ▇▇▇▇▇▇ | ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ |
1 | Ajourhållning av underhållsuppgifter avseende bostadslägenheter. Upprätta och upprätthålla register avseende underhållsuppgifter avseende bo- stadslägenheter. Registret ska hållas tillgängligt för B. | L | F |
2 | Besiktning och lägenhetsunderhåll Regelbundet, efter avrop från B, utföra besiktning och lägenhetsunderhåll i enlighet med av B godkänd rutin. I förekommande fall ska L:s ramavtal nyttjas. | L | R |
SB3.5 Jour/beredskap | L | F | |
Objekt | Fastighetsbeståndet | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Jourtjänst och beredskap Tillhandahålla jourtt och beredskap som säkerställer att akuta åtgärder i fastig- hetsbeståndet kan utföras utanför normal arbetstid. | L | F |
2 | Jourtjänst och beredskap vinterväghållning Tillhandahålla jourtjänst och beredskap som säkerställer att vinterväghållning på fastighetsbeståndet utförs utanför normal arbetstid. | L | F |
L | F | ||
Objekt | Fastighetsbeståndet | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Förteckningar Ta emot och förvara handlingar som rör administrativa och ekonomiska förhål- landen avseende objekten. | B | - |
2 | Förteckning över objekt Uppdatera förteckning över lägenheter, lokaler, garage- och parkeringsplatser samt förteckning över medlemmar/hyresgäster och hyror. | B | - |
SB4.1 Fastighetsrapportering | L | F | |
Objekt | Fastighetsbeståndet | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Förvaltningsrapporter Se S5.21. | L | F |
2 | Statistik felavhjälpande underhåll Se S5.21. | L | F |
SB4.2 Försäkringar | B | - | |
Objekt | Befintliga försäkringar | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Bevakning av försäkringsmarknad och rådgivning | B | - |
Aff- kod | Utförandekrav | ▇▇▇▇▇▇ | ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ |
Hantera och ansvara för bevakning av försäkringsmarknad. | |||
2 | Bevakning av ROT-försäkring Hantera och ansvara för bevakning av ROT-försäkring. | B | - |
3 | Skadereglering Utföra en första skadebesiktning av uppkomna skador avseende fastighetsbe- ståndet. Vidare utföra erforderliga skadeanmälningar till försäkringsbolag samt medverka vid skadereglering i den utsträckning som erfordras i kontakten med försäkringsbolagen. Informera om skador. | B | - |
L | F | ||
Objekt | Fastighetsbeståndet | ||
SB5.1 Uppfyllande av myndighetskrav | L | F | |
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Plan för myndighetsbesiktningar Upprätta och uppdatera plan för bevakning av myndighetsbesiktningar. | L | F |
2 | Myndighetsföreläggande På anmodan lämna information om myndighetsföreläggande. | L | F |
SB5.11 Fastighetsägarens egenkontroll | L | F | |
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Fastighetsägarens egenkontroll I enlighet med delegerat fastighetsägaransvar genomföra systematisk egenkon- troll avseende slutanvändarnas säkerhet. Upprätthålla B:s egenkontrollsystem enligt av B angivna rutiner. | L | F |
SB5.2 Myndighetsbesiktningar | |||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Avrop av myndighetsbesiktning Bevaka tidpunkter samt beställa de besiktningar som krävs enligt författningar, myndighetsföreskrifter, försäkringsavtal o d i den utsträckning som erfordras och ansvara för att besiktningarna blir genomförda. | L | F |
2 | Medverkan vid myndighetsbesiktning Medverka vid de besiktningar som krävs enligt författningar, myndighetsföre- skrifter, försäkringsavtal o d i den utsträckning som erfordras. | L | F |
3 | Tillhandahållande av underlag för myndighetsbesiktningar Tillhandahålla erforderligt underlag för myndighetsbesiktningar. | L | F |
4 | Utföra myndighetsbesiktning Utföra myndighetsbesiktningar och skriva protokoll. | SL | - |
L, SL | R | ||
Aff- kod | Utförandekrav | ▇▇▇▇▇▇ | ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ |
Objekt | Aktuella projekt, planerat underhåll, projekttyper Underhåll, ROT-arbeten, ny- byggnation | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | B avgör till vilken leverantör projekt tilldelas varför exklusivtet till viss typ av projekt inte föreligger. Omfattningen av medverkan i tilldelade projekt klargörs av B inför varje enskilt projekt. B ska i god tid, för att möjliggöra resursplanering för leverantör, avropa projekt. Avropets tidsmässiga framförhållning styrs av projektets storlek och komplexitet. | L, SL | R |
2 | Muntlig och skriftlig information till hyresgäster/slutanvändare före och efter genomförande av projekt som påverkar verksamheter i byggnader m m. | L, SL | R |
SB6.1 Planering/projektering | L, SL | R | |
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Avrop Efter samråd med B, ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ arkitekt, teknikkonsult eller liknande konsult för projektering om det erfordras. | L, SL | R |
2 | Besiktning Genomförande av besiktning inför underhållsprojekt. | L, SL | R |
3 | Kostnadsberäkning Upprättande av kostnadsberäkningar avseende underhållsprojekt. För större projekt upprätta, dokumentera och arkivera investeringskalkyl, förkal- kyl inför beslut om förprojektering samt förkalkyl inför beslut om projektgenom- förande. Beslut om kalkyl fattas enligt befogenhetsstruktur. | L, SL | R |
4 | Projektering Medverka vid upprättande av projekteringshandlingar och medverka vid val av tekniska lösningar för underhållsprojekt. Framtagande av handlingar regleras inom ramen för ABK. | L, SL | R |
5 | Upphandling Se 06.2 Tilläggsarbeten. | ||
SB6.2 Genomförande | L, SL | R | |
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Bevaka att projektorganisationen tar största möjliga hänsyn till hyresgäster och slutanvändare under projektets genomförande och kontinuerligt informerar om pågående och planerade arbeten. | L, SL | R |
2 | Projektledning För varje enskilt projekt klargöra och hantera: • Fakturahantering • Samordning leverantörer • Rapporteringskrav till B • Rapportering av projektets fortskridande i förhållande till budget | L, SL | R |
Aff- kod | Utförandekrav | Ansvar | Ersättning |
• Medverkan och ansvar för besiktningar B ska på begäran erhålla fullständig insyn i visst eller vissa projekt, samt vara B behjälplig och se till att B ges möjlighet till insyn på erforderligt fullgott sätt. Vid projekt tillvarata B:s intressen genom att bland annat: • Samarbeta, samråda och utbyta information med B • Övervaka och verka för att B uppfyller sina kontraktsenliga åtaganden • Aktivt delta vid möten avseende projektet • Vara B behjälpligt vid framtagande av underlag för beslut om projektets genomförande, såsom exempelvis tidsplan och budget för projektet • Aktivt delta och samråda med B vid projektering, utveckling av tekniska lösningar samt vid upphandling och utvärdering av anbud • Aktivt verka för att entreprenaden utförs på ett rationellt sätt • Rapportera förseningar, störningar, hinder, tidsförlängningar, olyckor, ändrad tidplan och budgetöverskridanden etc till B. Rapportering ska ske skriftligen och omgående om detta inte redan har rapporterats av annan eller är uppenbart onödigt • I övrigt vara B behjälpligt med anledning av projektet | |||
SB6.3 Avslut | L, SL | R | |
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Bevaka att handlingar som visar vilken tillsyn och skötsel som ska ske av garan- tientreprenören under garantitiden överlämnas. Bevaka att denna tillsyn och skötsel sker planenligt. Se till att L eller annan inte utför åtgärder under garanti- tiden som äventyrar garantierna. | L, SL | R |
2 | Ansvara för att om/till/nybyggnadsprojekt slutförs och överlämnas till på ett korrekt sätt till förvaltnings- och driftorganisationen. För större projekt upprätta efterkalkyl efter genomförandet. | L, SL | R |
3 | Upprätta förteckning över garantier Upprätta förteckning av gällande garantier med direkt anslutning till entrepre- naden. | L, SL | R |
4 | Uppdatering och bevakning av garantier Bevaka tider för garantier direkt anslutning till entreprenaden. | L, SL | R |
L | R | ||
SB7.1 Teknisk rådgivning | L | R | |
Objekt | Fastighetsbeståndet | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Utgöra resurs till B avseende teknisk rådgivning med anledning av entreprena- den. | L | R |
SB7.2 Juridisk rådgivning | B | - | |
Objekt | Fastighetsbeståndet | ||
Aff- kod | Utförandekrav | ▇▇▇▇▇▇ | ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ |
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Hyrestvist Handlägga hyrestvister i hyresnämnd och domstol avseende lokaler och bo- stadslägenheter. Anlita juridisk expertis om det erfordras. | B | - |
2 | Hyreslagstiftningen Rådgivning i enskilda ärenden och frågeställningar rörande hyres- och bostads- rättslagstiftning. | B | - |
3 | Fastighetsjuridik Rådgivning i enskilda ärenden och frågeställningar rörande fastighetsjuridik. | B | - |
4 | Entreprenadjuridik Rådgivning i enskilda ärenden och frågeställningar rörande entreprenadjuridik. | B | - |
SB7.3 Marknad och transaktion | B | - | |
Objekt | Fastighetsbeståndet | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Medverkan vid hyresgästundersökningar Medverka med erforderlig information vid hyresgästundersökningar. Admini- strera hyresgästundersökningar. | B | - |
2 | Medverkan vid försäljning Ta fram och sammanställa erforderligt underlag, information, handlingar o d, innefattande bl a hyresavtal, driftsavtal och övriga avtal samt ritningar och an- nan teknisk dokumentation, som erfordras vid försäljning av hela eller delar av fastighetssbeståndet. Ta fram underlag för likvidavräkning, upprätta jämkningsunderlag, överföra alternativt säga upp drifts- och andra avtal, skicka anmälan till Skatteverket, informera hyresgäster samt överföra all förvaltningsdokumentation, material m m till ny ägare. | B | - |
3 | Medverkan vid värdering Medverka vid och ta fram det material och underlag som erfordras för värde- ring av hela eller delar av fastighetsbeståndet. | B | - |
4 | Medverkan vid lönsamhetsmätning Medverka vid och ta fram det material och underlag som erfordras eller lik- nande jämförelseanalys och lönsamhetsmätning. | B | - |
SB7.4 Affärsplaner | B | - | |
Objekt | Fastighetsbeståndet | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Upprätta affärsplaner omfattande ekonomi, nyckeltal, uthyrningssituation en- ligt upprättad rutin. | B | - |
Aff- kod | Utförandekrav | ▇▇▇▇▇▇ | ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ |
Sammanställning av affärsplan per fastighet. Affärsplanen ska minst innehålla affärsidé, vision, målsättningar, strategier, nulägesbeskrivning, löptider för hyreskontrakt, uthyrningsmarknad, SWOT- analys, sammansättning av hyresgäster, intäkter och kostnader, planerade inve- steringar. Revidering av affärsplan med redovisning av förändringar/avvikelser. |
Aff- kod | Funktionskrav | Acceptanskriterier/mätmetod | Ansvar | Ersättning |
L | F | |||
Objekt | Fastighetsbeståndet omfattande styr- och övervakningssystem, byggnad utvän- digt, byggnad invändigt, VA-, VVS-, Kyl- och processmediesystem, elsystem, transportsystem och övriga tekniska installationer | |||
1 | Genomföra en övergripande tillsyn av byggnad, mark och installationer i syfte att uppdaga och rapportera åtgärdsbehov, säkerhetsbrister o d. Tillsyn görs lämpligen i samband med att annat arbete utförs på objektet t ex felavhjäl- pande underhåll. ▇▇▇▇▇▇ vad som anges här ska löpande tillsyn och kontroll av fastighetsbeståndets utföras i syfte att undanröjande av risk för skada på per- son och egendom. Samtliga objekt ska skötas så att optimal livslängd och av- sedd funktion upprätthålls. Eventuella anvisningar från fabrikanten gällande skötsel ska följas för samtliga objekt. Med ändring av pyramidregeln. Observera att samtliga nedan angivna maximala avbrottstider inte gäller om funktionsavbrottet definieras som prioriterad akut åtgärd eller akut åtgärd. Då gäller tidsangivelser enligt S6.2. | L | F | |
L | F | |||
Objekt | T ex centraldator, DUC-ar, bussystem, givare, ställdon | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Åtkomliga ytor på apparater ska vara fria från ytlig smuts. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
2 | Avsedd funktion hos DUC:ar, bussy- stem, givare, ställdon, driftlarmer o d ska upprätthållas. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 2 arbetsdagar. Daglig kontroll av driftlarmer ska utfö- ras. Samtliga komponenter i systemet är i full funktion. Övervakningslarm ska bedömas omgå- ende och kontrolleras senast inom en arbetsdag. Återkommande larm ska kontrolleras, | L | F |
Aff- kod | Funktionskrav | Acceptanskriterier/mätmetod | Ansvar | Ersättning |
följas upp, sammanställas och åtgärds- plan ska tas fram. Indikeringslampor/lysdioder och in- ställningsreglage är hela och i full funktion. | ||||
L | F | |||
Objekt | T ex yttertak, skärmtak och fasader inklusive balkonger, loftgångar, fönster, fönsterdörrar och entréer | |||
1 | Byggnad utvändigt ska se välvårdad ut. Förekomsten av snö och is på byggnad utvändigt ska löpande kontrolleras. Vid vinterväderlek ska behovet av att avlägsna snö och is samt halkbekämpning löpande besiktigas och bedömas och erforderliga åtgärder för undanröjande av fara för skada på person eller egendom vidtas. Allt arbete ska utföras i enlighet med gällande säkerhetsföreskrifter. Maximal avbrottstid se S6.2. Tillsyn och skötsel ska ske löpande. | L | F | |
2 | Snö och is som kan rasa ned och skada personer eller egendom på offentlig eller annan plats ska löpande och utan oskäligt dröjsmål avlägsnas från tak, bal- konger, rännor och liknande anordningar. Allt arbete ska utföras i enlighet med gällande säkerhetsföreskrifter. Maximal avbrottstid se S6.2. | L | R | |
SC2.1 Yttertak, skärmtak o d | L | F | ||
Objekt | T ex tätskikt, takavvattning, stegar, gångbryggor, säkerhetsutrustning, skorste- nar, huvar, takfönster, takluckor, lanterniner, kupoler och brandgasventilatorer, takbeläggningar, anslutningar och fogar, utvändig och invändig takavvattning, brunnar, silar, lövfångare, ränndalar, stånd- och hängrännor, fot- och dropplå- tar, stuprör och hängrännor, stegar, trappor, gångbryggor, plattformar, räcken, ledstänger, halk- och rasskydd | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Avsedd funktion för stegar, trappor, gångbryggor, plattformar, räcken leds- tänger, halk- och rasskydd o d ska upprätthållas. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
2 | Belastning av t ex snö får inte äventyra byggnadsdelars, t ex takkonstruktion- ers stabilitet. | Maximal avbrottstid se S6.2. | L | R |
3 | Brandgasventilatorer ska skötas så avsedd funktions upprätthålls. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
4 | Rökluckor funktionsprovas enligt gäl- lande regler. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. Dokumentation redovisas till B. | L | F |
Aff- kod | Funktionskrav | Acceptanskriterier/mätmetod | Ansvar | Ersättning |
5 | Takavvattningssystem ska ha avsedd funktion och motverka att skador på fastigheten uppstår. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. Kvarstående dagvatten på tak, vatten- stänk på fasader accepteras i mindre omfattning. Isbildning i hängrännor och stuprör accepteras endast i sådan omfattning att funktionen inte påverkas. | L | F |
SC2.2 Fasader, balkonger, loftgångar, altaner, terasser, fönster, fönsterdörrar | L | F | ||
Objekt | Förvaltningsobjekt T ex fasadytor, balkonger, loftgångar, fönster, fönsterdörrar, entréer, por- tar/dörrar och motordrivna portar, dörrkaruseller, källartrappor, lastbryggor, utrymningstrappor etc. enskilda altaner, terrasser, balkongplattor, balkong- skärmar, räcken, inglasningar, stag, infästningar, plåtbeslag, anslutningar och fogar, beslag och inbrottsgaller | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Fönster, fönsterdörrar entrédörrar, portar och övriga ytterdörrar med tillhörande detaljer ska ha avsedd funktion gällande stängning och tät- ning. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. Säkerhetskraven hos Boverkets före- skrifter och allmänna råd om motor- drivna anordningar ska uppfyllas. | L | F |
2 | Förebyggande funktionsprovning av fönster. | SL | - | |
3 | Fasader ska vara rena och fina från ytlig smuts, klotter och affischer, var- vid inte innefattas smuts orsakad av luftföroreningar samt spår av klotter som inte kan tas bort med kända me- toder. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | R |
4 | Balkonger, loftgångar, altaner, te- rasser m m ska skötas så att slutan- vändare på ett säkert och ändamålsen- ligt sätt kan nyttja dessa. Ge ett rent och välvårdat intryck samt att skade- görelse och klotter motverkas. Snörenhållning undantaget. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
5 | Utrymningstrappor och fasadlejdare ska skötas så avsedd funktion upprätt- håll. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. Gällande säkerhetskrav ska följas. | L | F |
6 | Alla fasadskyltar, gatuskyltar, anvis- | Maximal avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
Aff- kod | Funktionskrav | Acceptanskriterier/mätmetod | Ansvar | Ersättning |
ningstavlor, portnummer o d ska vara hela och väl synliga. | ||||
7 | Fönster, fönsterdörrar entrédörrar, portar och övriga ytterdörrar med tillhörande detaljer ska ha avsedd funktion gällande stängning. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
8 | Avsedd funktion hos låsning, låsauto- matik o d ska upprätthållas. Entréer, portar m m ska skötas på ett sådant sätt att de ger ett rent och välvårdat intryck samt att skadegörelse och klot- ter motverkas. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
9 | Avsedd funktion hos låsning, låsauto- matik avseende datoriserat inpasse- ringssystem samt lås kopplade till larmsystem ska upprätthållas. | Maximal avbrottstid 6 timmar. | SL | - |
10 | Fasadytor ska fungera så att de upp- fyller kravet att skydda fastigheten mot skador p g a väder och vind. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
11 | Fönster och fönsterdörrar ska skötas så att de uppfyller kravet att skydda fastigheten mot skador p g a väder och vind. I den mån inte bostadshyresgäst och/eller lokalhyresgäst ansvarar här- för, vara fria från störande fläckar. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
L | F | |||
Objekt | T ex driftutrymmen, gemensamma utrymmen, enskilda utrymmen, husgrunder och kallvindar | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Driftutrymmen, gemensamma utrym- men och enskilda utrymmen ska skö- tas så att skadegörelse, klotter och onormal nedsmutsning motverkas. Byggnader, byggdelar och inredning ska hållas i god funktion och ge ett vårdat intryck. Invändig tillsyn av byggnad ska ske i sådan omfattning att brister och fel upptäcks inom rimlig tid för åtgärdande. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
Aff- kod | Funktionskrav | Acceptanskriterier/mätmetod | Ansvar | Ersättning |
2 | Borttagande klotter. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | SL | - |
3 | Tillsyn och skötsel ska utföras på branddörrar och brandavskiljande partier inklusive beslagning, glasning, motordrivna dörröppnare, stängnings- automatik och tätningar så avsedd funktion upprätthålls. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
SC3.1 Driftutrymmen | L | F | ||
Objekt | T ex personalrum, städrum, verkstadslokaler, kontorslokaler, förrådslokaler, hissmaskinrum samt utrymmen för installationssystem, avfallsrum och övriga driftutrymmen avsedda för fastighetsdriften | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Driftrum för installationssystem ska hållas i ett sådant skick att det inte uppstår olägenheter när underhåll och skötsel ska utföras. Ska vara rena från avfall och annat skräp. Utrymmen får inte användas för andra ändamål än som driftrum. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. Nedskräpning accepteras ej. Golvet ska vara fritt från olja och skräp o d. som kan sopas bort. Förpackningar, reserv- delar ska stå på hyllor eller ordnat på annat sätt. Grovsopor, inventarier, skräp o d från verksamheterna ska omedelbart rap- porteras till B. | L | F |
1 | Grovsopor, inventarier, skräp o d i driftutrymmen som placerats där av verksamheten. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | R |
2 | Föra driftjournaler i tekniska centraler. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
3 | Invändiga dörrar med tillhörande de- taljer ska ha avsedd funktion gällande stängning. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
4 | Avfallsrum ska hållas i ett sådant skick att det inte uppstår någon form av olägenheter för hyresgäster eller an- nan. Golv i avfallsrum ska vara fritt från avfall och annat skräp. Åtgärder för att bibehålla god ordning ska vid- tags. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. Nedskräpning accepteras inte. | B | - |
SC3.2 Gemensamma utrymmen | L | F | ||
Objekt | T ex entréer, trapphus, kommunikationsutrymmen, källargångar, korridorer, aulor, matsalar, tvättstugor, bastuavdelningar, övriga aktivitetsutrymmen, skyddsrum, fast monterad utrustning i städcentraler, cykelrum och barnvagns- | |||
Aff- kod | Funktionskrav | Acceptanskriterier/mätmetod | Ansvar | Ersättning |
rum, gemensamma garage och parkeringshus | ||||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Invändiga dörrar med tillhörande de- taljer ska ha avsedd funktion gällande stängning. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
2 | Skyddsrummens avsedda funktion ska upprätthållas. Kontroll enligt myndighetskrav av att lös skyddsrumsutrustning är komplett och att den förvaras på sådant sätt att den inte förstörs eller försvinner ska utföras. Skyddsrumsutrustning ska kompletteras vid behov. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. Tillsyn en gång per år. | L | F |
3 | Material avseende skyddsrumsutrust- ning. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. Tillsyn en gång per år. | L | R |
4 | Trapplöp, trapp- och vilplan, trapp- räcken, ledstänger, handledare, handi- kappfunktioner och halkskydd ska ha avsedd funktion. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
5 | Avsett skydd mot instängning i t ex wc, bastu och andra generella utrymmen ska upprätthållas. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
6 | Hänvisningsmarkeringar ska vara upp- daterade. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
7 | Avsedd funktion hos låsning, låsauto- matik (som inte är integrerade med inpasseringssystem, inbrottslarm o d) ska upprätthållas. Avsedd funktion för in- och utpasse- ringskontroll ska upprätthållas. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
8 | Fri passage i utrymningsvägar och utrymmen ska upprätthållas. Skyltning nödutgång ska vara väl synlig. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. Gällande säkerhetskrav ska uppfyllas | L | F |
9 | Lufttemperatur i samtliga rum ska vara tillfredställande. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
10 | Avsedda luftflöden genom luftdon och filter ska upprätthållas. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. Koldioxidhalten bör inte överskrida rekommenderade gränsvärden. | L | F |
Aff- kod | Funktionskrav | Acceptanskriterier/mätmetod | Ansvar | Ersättning |
SC3.3 Enskilda utrymmen | L | F | ||
Objekt | T ex bostäder och lokaler | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Avtalade funktioner, åtaganden m m mellan B och slutanvändare m m ska uppfyllas enligt den omfattning som framgår av hyreskontrakt och som är relevant för entreprenaden. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
2 | Trapplöp, trapp- och vilplan, trapp- räcken, ledstänger, handledare, handi- kappfunktioner och halkskydd ska ha avsedd funktion. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
3 | Orienteringsmarkeringar ska vara uppdaterade i enlighet med B:s anvis- ningar. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
4 | Avsedd funktion hos låsning, låsauto- matik ska upprätthållas. Avsedd funktion för in- och utpasse- ringskontroll ska upprätthållas. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
5 | Fri passage i utrymningsvägar i en- skilda utrymmen ska upprätthållas. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. Gällande säkerhetskrav ska uppfyllas. | L | F |
6 | Avsedd funktion hos självstängande branddörrar ska upprätthållas. | Maximal avbrottstid är fyra timmar. Gällande säkerhetskrav ska uppfyllas. | L | F |
7 | Lufttemperatur i samtliga rum ska vara tillfredställande. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
8 | Avsedda luftflöden genom luftdon och fönsterfilter ska upprätthållas. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. Koldioxidhalten bör inte överskrida rekommenderade gränsvärden. | L | F |
SC3.4 Övriga utrymmen | L | F | ||
Objekt | T ex kall- och varmvindar, husgrunder som kryp- och källargrunder | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Husgrunder ska ha fullgod funktion. | Skador accepteras inte. ▇▇▇▇▇▇▇ ska vara fria från mögelpåväxt, både på utsidan och inne i krypgrunder. Bärig- heten ska vara intakt. | L | F |
2 | Kall- och varmvindar ska ha fullgod funktion. | Skador accepteras inte. Vindar ska vara fria från mögelpåväxt och bärigheten på takstolar och övrig takkonstruktion | L | F |
Aff- kod | Funktionskrav | Acceptanskriterier/mätmetod | Ansvar | Ersättning |
ska vara intakt. Läckage ska inte före- komma. Spår av tidigare läckage ska dokumenteras, rapporteras och följas upp. | ||||
L | F | |||
Objekt | T ex VA-nät, fjärrvärme- och fjärrkylnät med tillbehör i mark, tappvatten- och gassystem, VA-system, kylsystem, värmesystem, brandsläckningssystem och luftbehandlingssystem i byggnad | |||
1 | De tekniska installationerna ska fungera så att inte skada uppkommer på bygg- nad, anläggning, och distributionssystem. De tekniska installationerna ska fun- gera så att optimal livslängd erhålls. Olägenhet i form av miljöstörningar, buller etc för slutanvändare ska minimeras. Driftinstruktioner, säkerhetskrav och säkerhetsföreskrifter ska som lägsta krav uppfyllas. Erforderliga säkerhetsaspekter ska beaktas. Kontroll och provkörning av installationer och anläggningar ska genomföras regelbundet enligt gällande författningar och föreskrifter. Produktion och distribution av värme ska fungera så att inomhustemperaturen i byggnaderna upplevs som behaglig för slutanvändare. Funktion av värmeanläggningarna ska ge en optimalt låg energiförbrukning. Utsläpp ska kontrolleras regelbundet så att eventuella miljögränsvärden inte överskrids. Tekniska utrymmen ska ge ett efter förutsättningarna vårdat intryck. Driftinstruktioner, säkerhetskrav och föreskrifter ska minst uppfyllas. Erforder- liga säkerhetsaspekter ska beaktas. Kontroll och provkörning av installationer och anläggningar ska genomföras regelbundet enligt gällande föreskrifter. Tillsyn och skötsel ska ske löpande så att brister och fel upptäcks och åtgärdas utan oskäligt dröjsmål. | L | F | |
SC4.1 VA, fjärrvärme, fjärrkylnät m m i mark | L | F | ||
Objekt | T ex värme-, kyl-, vattenlednings-, spillvatten-, dagvatten-, dränvatten- och grundvattennät, servisledningar, avstängningsanordningar, brandposter och spolposter i mark med tillhörande betäckningar, servisledningar, nedstignings- brunnar, tillsynsbrunnar, rensbrunnar, slamavskiljare, oljeavskiljare, fettavskil- jare, betäckningar, avloppspumpstationer, givare och mätare, styr- och över- vakningsutrustning för t ex avloppspumpstationer, avloppscisterner, avskiljare, infiltrationsbäddar och infiltrationsbassänger, dränbrunnar, dränledningar, pumpar och pumpstationer, givare och mätare, styr- och övervakningsutrust- ning för t ex pumpar, avskiljare och infiltrationsanläggningar, grundvattenbrun- nar, pumpar och pumpstationer, givare och mätare, kylkulvertledningar, kylkul- vertkammare med ventiler, larmanordningar och larmcentraler för indikering av fukt i kylkulvertledningar | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
Aff- kod | Funktionskrav | Acceptanskriterier/mätmetod | Ansvar | Ersättning |
1 | Objekten ska skötas på ett sådant sätt att avsedd funktion upprätthålls och på ett sådant sätt att risk för männi- skors hälsa, översvämning eller annan olägenhet inte uppkommer samt att på ett sådant sätt att stopp eller över- svämning inte uppkommer. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
SC4.2 Försörjningssystem för flytande och gasformiga medier i byggnad | L | F | ||
Objekt | Tappvattensystem i byggnad o d. Hydroforer, avhärdningsanläggning (fastighetsägarens), mekaniska filter, tryck- stegringspumpar, vvc-pumpar, tappvattenledningar med isolering, mätare för temperatur och flöde, ventiler, tappventiler, vattenutkastare, blandare, nöd och ögonduschar, slanghyllor och slangrullar, kompletta gasanläggningar med ci- sterner, pumpar, kompressorer och rörledningar/anläggningar för stadsgas | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Kontraktsarbetena ska utföras så att tillräckliga vattenflöden upprätthålls, att dålig lukt i och kring byggnader samt att skador på byggnader, in- redning och mark förhindras, att föroreningar avskiljs i den utsträck- ning som erfordras för anläggning- ens goda bestånd och funktion samt att det allmänna avloppsnätet inte belastas oacceptabelt. Installationer för tappvatten ska hållas i sådant skick att inte hälso- fara, översvämning eller annan olä- genhet uppstår. Kontroll av legionella i systemet ut- förs enligt gällande regler. Varmvatten får inte komma in i kall- vattensystemet genom överström- ning. Avstängningsventiler funktion ska funktionskontrolleras (prioriterat är avstängningsventiler för inkom- mande tappvatten), brandutrustning som tillhör fastigheten t ex brand- poster och tillhörande slang ska av- | Maximal avbrottstid se S6.2. | L | F |
Aff- kod | Funktionskrav | Acceptanskriterier/mätmetod | Ansvar | Ersättning |
sedda funktioner upprätthållas. Apparater för rening och behandling av tappvatten ska fungera så angivna krav på vattenkvalitet efter rening och behandling uppfylls. | ||||
2 | Tappvattensystemet ska hållas i så- dant skick att risk för människors hälsa, översvämning eller annan olägenhet inte uppkommer och att tappvatten av rätt kvalitet och med rätt tryck kan levereras. Vattnet får inte innehålla eller tillföras ämnen så att skador på hälsa eller tappvatten- system i byggnad riskeras. Förvaltningsobjekten ska skötas så att optimal livslängd och avsedd funktion upprätthålls. | Maximal avbrottstid se S6.2. Varmvattentemperaturen ska vara 55-65 grader vid utlopp ur fjärrvärmeväxlare eller varmvattenberedare och lägst 60 grader vid utlopp från förrådsberedare. Varmvatten ska vara maximalt 38 grader vid tappstället i förskolor. Varmvatten ska, för övriga objekt, vara lägst 50 och maximalt 55 grader vid tappstället. Kallvattentemperaturen ska vara högst 18 grader vid tappstället. | L | F |
3 | Apparater för rening och behandling av tappvatten ska fungera så att angivna krav på vattenkvalitet efter rening och behandling uppfylls. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
4 | Avsedd funktion hos nöd- och ögon- duschar ska upprätthållas. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. Krav i Arbetsmiljöverkets föreskrifter ska uppfyllas. | L | R |
SC4.3 Avloppsvattensystem i byggnad | L | F | ||
Objekt | T ex avloppsledningar, avskiljare, pumpar och pumpstationer i byggnad, givare och mätare, styr- och övervakningsutrustning för t.ex. avloppspumpar, sanitets- enheter, badkar, tvättställ, tvättrännor, bidéer, klosetter, urinaler, diskbänkar, tvättbänkar, utslagsbackar, golvbrunnar, spygatter och vattenlås | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Avloppsvattensystem i byggnad ska fungera så att avrinning säkerställs, stopp och dålig lukt förhindras samt att risken för översvämning minime- ras. Föroreningar avskiljs i den utsträck- ning som erfordras. Det allmänna avloppsnätet får inte belastas oac- ceptabelt. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. Ingen dålig lukt från avloppssystem ac- cepteras. Avloppsvattnet får inte inne- hålla föroreningar som överstiger an- givna nivåer i allmänna eller särskilda bestämmelser. | L | F |
Aff- kod | Funktionskrav | Acceptanskriterier/mätmetod | Ansvar | Ersättning |
2 | Tömning av fettavskiljare som ingår i hyreskontrakt. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
SC4.5 Kylsystem i byggnad | L | F | ||
Objekt | T ex kylkompressoraggregat för produktion av kyla, rörsystem för köldmedier, rörsystem för köldbärare, förångare, kondensor, köldbärarpumpar, givare, mä- tare, apparater för styrning och övervakning, kylbafflar, fläktluftkylare samt de komponenter som är monterade på eller i anslutning till kylare | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Tillsyn och skötsel av fast anläggning ska ge en låg energiförbrukning och en optimal livslängd. Vidare ska förvaltningsobjekten fun- gera på ett sådant sätt att köldbä- rare med rätt temperatur, flöde och tryck levereras till förbrukarna, att korrosionsskydd och inhibitorer (till- satsmedel) håller avsedda koncent- rationer, att lägsta möjliga tempera- tur upprätthålls på kylmedel och att krav enligt myndighetsföreskrifter och Svensk Kylnorm uppfylls. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. Gällande myndighetskrav och svensk kylnorm kapitel 10, 11 och faktablad 10A ska gälla. Skötsel ska utföras av personal som god- känts av myndighet och enligt gällande myndighetskrav. | L | F |
SC4.6 Värmesystem i byggnad | L | F | ||
Objekt | T ex Värmesystem, värmecentraler, undercentraler, oljecisterner, värmepro- duktionsinstallationer, elpannor, rumsmonterade värmare såsom radiatorer, konvektorer, strålvärmetak, fläktluftvärmare, värmerörslingor samt de kompo- nenter som är monterade på eller i anslutning till värmare, t ex radiatorventiler, luftningsventiler och temperaturgivare, utomhusgivare, givare, mätare, appara- ter för styrning och övervakning, shuntgrupper, pumpar, rörsystem inklusive ventiler och expansionskärl Apparater i undercentraler, fläktluftvärmare, övrig utrustning för värmepro- duktion, värmedistributionsinstallationer, övrig utrustning för värmedistribution rök och avgasinstallationer o d | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Avsedd funktion för oljecistern för uppvärmningssystem eller system för reservkraft inklusive oljeledning- ar, ventiler, filter ska upprätthållas. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
2 | Anläggningarna ska skötas så att de ger ett efter förutsättningarna vårdat | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. Ingen nedskräpning accepteras. | L | F |
Aff- kod | Funktionskrav | Acceptanskriterier/mätmetod | Ansvar | Ersättning |
intryck. | ||||
3 | Oljetankar ska vara täta och säkra. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. ▇▇▇▇ läckor accepteras. Oljetankar ska uppfylla kraven i Naturvårdsverkets för- fattningssamling NFS 2003:24 inklusive ändringsförfattningar. | L | F |
4 | Anläggningarna ska fungera så att det inte uppstår vattenskador på byggnader, inredning samt miljö- störningar för hyresgäster och deras kunder. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
SC4.7 Luftbehandlingssystem | L | F | ||
Objekt | T ex enhetsaggregat, luftbehandlingsinstallationer, mätare, givare, luftdistribut- ionsinstallationer, luftdon med skyddsgaller och skyddsnät till avluftsöppningar, spisfläktar, spiskåpor och tillhörande filter | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Luftbehandlingssystem ska skötas på ett sådant sätt att luftbehandlingssy- stemets funktion med avseende på föreskrivna luftflöden, lufttempera- tur och luftkvalitet upprätthålls och att täthet i systemet bibehålls. Tillsyn och skötsel av anläggningen ska ge en låg energiförbrukning och en optimal livslängd. Avsedd funktion hos installationer för frysskydd ska upprätthållas. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. Projekterade luftflöden över till och från- luftdon ska uppfyllas. Gällande ljudkrav avseende arbetsmiljö och närmiljö får ej överskridas. Luftflödesmätningar/okulär besikt- ning/bullermätningar/funktionsprov av frysskydd. | L | F |
2 | Brandskyddsfunktioner i luftbehand- lingssystem ska skötas så avsedd funktion upprätthålls. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. Gällande myndighetskrav och B:s brand- skyddsföreskrifter ska följas. | L | F |
3 | Skötseln ska utföras så att rätt luft- kvalitet, luftflöden och luftväxling erhålls i byggnadens utrymmen inom ramen för anläggningens prestanda. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. Tryckfallet över luftfilter får inte över- stiga angivet sluttryckfall. | L | F |
4 | Olägenhet i form av miljöstörningar, buller etc. för brukare och deras kunder, närboende och närmiljö ska minimeras. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. Gällande ljudkrav avseende arbetsmiljö och närmiljö får ej överskridas. | L | F |
L | F | |||
Aff- kod | Funktionskrav | Acceptanskriterier/mätmetod | Ansvar | Ersättning |
Objekt | Inpasseringsanordningar till entréer o d | |||
1 | Samtliga funktioner. | B | - | |
Objekt | T ex elkraftsystem och system för spänningsutjämning. Jordfelsskydd, åsk- skyddssystem o d. Belysningssystem, belysningsarmaturer och ljuskällor i all- männa utrymmen, gemensamma utrymmen, driftutrymmen, tomt - och fasad- belysning, nödljusarmaturer, ljusskyltar inomhus och utomhus, belysning för julgransfundament, el till vattendammar, motorvärmare, markvärme | |||
1 | I denna entreprenad ska följande dokument i senaste version i tillämpliga delar gälla som normgivande: • SSEN 50 110 ”Skötsel av elektriska starkströmsanläggningar” • SS 436 40 00 Kontroll före idrifttagning • Elektriska Nämndens anvisningar för egen kontroll av elyrkesman • Elsäkerhetsanvisningar ESA – industri 99 | L | F | |
SC5.1 System för eldistribution | L | F | ||
Objekt | T ex system för eldistribution, elvärmesystem och motordriftsystem, ställverk, reläskydd, transformatorer och ledningsnät, kopplingsutrustningar, överspän- ningsskydd samt jordfelsskydd, belysningsarmaturer och styrsystem för belys- ning, elvärmesystem med radiatorer eller värmekablar, inklusive snösmältnings- system, styrsystem för elvärme och system för eluppvärmning av fordon (inklu- sive motorvärmaruttag), system för varvtalsreglering av motordrift och styrsy- stem för varvtalsreglering | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Läckage från batterier etc får inte fö- rekomma. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. ▇▇▇▇▇▇▇▇ batterier ska omgående by- tas ut. | L | F |
2 | Avsedd förmåga att producera nödbe- lysning ska upprätthållas. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
3 | Elinstallationer ska ge en hög driftsä- kerhet och en optimal livslängd samt fungera på sådant sätt att olyckor och personskador inte uppkommer. Belys- ning och vägguttag ska fungera samt vara hela. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
4 | Jordfelsbrytare/skydd ska ha avsedd funktion avseende utlösningstid. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
5 | Avsedd funktion hos elanläggningen ska upprätthållas. | Maximal avbrottstid se S6.2. Anvisningar från fabrikanten gällande skötsel ska följas. | L | F |
Aff- kod | Funktionskrav | Acceptanskriterier/mätmetod | Ansvar | Ersättning |
System för eldistribution ska uppfylla normer och kontrolleras enligt SEK Handbok 450. Termografering ska ske av certifierad termograför i enlighet med SEK Hand- bok 450. Kraven i Elsäkerhetsverkets stark- strömsföreskrifter ELSÄK:FS 1999:5 ska följas. För råd om tillsynsintervall se Elektriska Nämndens tillsynsintervall. Revisionsbesiktningar. | ||||
6 | Avsett skydd mot spänningstoppar ska upprätthållas. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
7 | Avsedd funktion hos system för över- tonskompensering ska upprätthållas. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
8 | Lågspänningssystem ska fungera efter avsedd funktion. | Maximal avbrottstid se S6.2. | L | F |
9 | Jordfelsbrytare ska ha avsedd funkt- ion. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. Motionering av jordfelsbrytare kan krävas om detta inte görs automatiskt. | L | F |
SC5.2 Belysningssystem | L | F | ||
Objekt | T ex belysningssystem och styrsystem för belysning, belysningsarmaturer tillhö- rande fastigheten och ljuskällor | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Systemen ska skötas och optimeras så att miljöpåverkan minimeras. | Belysningsarmaturer och ljuskällor ska väljas så att energiförbrukningen mi- nimeras. med hänsyn till val av produkt (bedömningskriterier), verksamhetens krav samt övriga miljöparametrar (in- nehåll av miljögifter etc). | L | F |
2 | Belysningssystem, belysningsarmatu- rer och ljuskällor (åtkomliga med stege) sköts så att de ger en för ända- målet optimal belysning. Lampor byts successivt ut mot låge- nergilampor. | Maximal avbrottstid är för enstaka ljuskällor utomhus 5 arbetsdagar, en- staka ljuskällor inomhus är 5 arbetsda- gar. | L | F |
3 | Belysningssystem, belysningsarmatu- | Maximal avbrottstid fastställs i dialog | L | R |
Aff- kod | Funktionskrav | Acceptanskriterier/mätmetod | Ansvar | Ersättning |
rer och ljuskällor (placerade på hög höjd samt för gruppbyten) sköts så att de ger en för ändamålet optimal be- lysning. Lampor byts successivt ut mot låge- nergi-lampor. | med B. | |||
4 | Belysningsarmaturer och ljuskällor införskaffade av verksamheterna och för verksamhetsutrustning. | B | - | |
SC5.3 Elvärmesystem | L | F | ||
Objekt | T ex elvärmesystem med radiatorer eller värmekablar, styrsystem för elvärme och system för eluppvärmning av fordon (inklusive motorvärmaruttag) | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Elvärmesystem ska ha avsedd funkt- ion. | Funktionsprov ska ske innan vintersä- songen. | L | F |
SC5.4 Motordriftsystem | L | F | ||
Objekt | T ex system för varvtalsreglering av motordrift och styrsystem för varvtalsregle- ring | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Avsedd funktion hos reserv- eller nöd- kraftsinstallationer ska upprätthållas. | Motordriftsystem ska funktionsprov ska ske innan vintersäsongen. | L | F |
SC5.5 Reserv- eller nödkraftsystem | SL | - | ||
Objekt | T ex generatoraggregat, batterianläggning, strömriktare och UPS-anläggning | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Avsedd funktion hos reserv- eller nöd- kraftsinstallationer ska upprätthållas. | Maximal avbrottstid 0 timmar. | SL | - |
SC5.6 System för skydds- och funktionsutjämning | L | F | ||
Objekt | T ex åskskyddssystem och system för potentialutjämnad närmiljö | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Avsedd funktion för åskskyddssystem och jordtag ska upprätthållas. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
2 | Avsedd funktion för system för potentialutjämnande närmiljö ska upprätthållas. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
SC5.7 Övriga elkraftsystem | L | F | ||
Objekt | T ex system för potentialutjämnad närmiljö | |||
Aff- kod | Funktionskrav | Acceptanskriterier/mätmetod | Ansvar | Ersättning |
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Avsett skydd mot spänningstoppar ska upprätthållas. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
2 | Avsedd funktion hos system för över- tonskompensering ska upprätthållas. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
B | - | |||
Objekt | T ex telekommunikationssystem, signalsystem och datasystem. | |||
1 | Skötsel av tele- och datasystem m m ska ge en hög driftsäkerhet och en optimal livslängd samt utföras på sådant sätt att olyckor och personskador inte upp- kommer. Kontroll och provkörning ska ske regelbundet enligt gällande föreskrif- ter. | B | - | |
SC6.1 Telesignalsystem | B | - | ||
Objekt | T ex installationer för entrésignal, kallelsesignal, kösystem, bokning, tidgivning, tidsignalering, tidsregistrering och väckning | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Avsedd funktion hos system för nöd- signalering, utrymningslarm etc ska upprätthållas. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | B | - |
2 | Telesignalsystemets avsedda funktion ska upprätthållas. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | B | - |
SC6.2 Tele- och datakommunikationssystem | B | - | ||
Objekt | T ex allmänt tillgängliga telefonsystem, porttelefon, snabbtelefon och telefon- växelsystem, antennsystem, högtalarsystem, centralradio, hörselhjälpmedel, TV övervakning, kabel TV system, system för bildvisning och radiokommunikation, lokala datanät och datanät för flerfunktionsändamål | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Avsedd funktion hos objekten ska upp- rätthållas. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | B | - |
L | F | |||
Objekt | T ex hissar, rulltrappor, rullramper, stationära lyftbord, traverser och pelarlyftar | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Förvaltningsobjektens avsedda funkt- ion ska upprätthållas. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. Tillsyn och skötsel ska ske löpande. | L | F |
SC7.1 Hissar med eller utan hisskorg | L | F | ||
Objekt | T ex linhissar, hydraulhissar och kedjehissar | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
Aff- kod | Funktionskrav | Acceptanskriterier/mätmetod | Ansvar | Ersättning |
1 | Hissar ska uppfylla avsedd funktion. Vidare ska driftstopp minimeras. | Maximal avbrottstid 60 minuter. | L | F |
2 | Belysningsfunktion i hisskorg samt ev belysning av kallelseknappar och öv- riga ev indikeringslampor ska upprätt- hållas. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
3 | Säkerhet hos hissar ska upprätthållas. Larmsystem, stoppanordningar och övriga säkerhetssystem ska fungera i enlighet med författningar samt myn- digheters regler och anvisningar. | Maximal avbrottstid 5 arbetsdagar Säkerhetskraven i Boverkets föreskrif- ter och allmänna råd om hissar och vissa andra motordrivna anordningar ska uppfyllas. | L | F |
SC7.3 Lyftanläggningar | L | F | ||
Objekt | T ex stationära lyftbord, traverser och pelarlyftar | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Lyftanläggningar ska uppfylla avsedd funktion. Vidare ska driftstopp mini- meras. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
2 | Säkerhet hos lyftanläggningar ska upp- rätthållas. Larmsystem, stoppanord- ningar och övriga säkerhetssystem ska fungera i enlighet med författningar samt myndigheters regler och anvis- ningar. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
L | F | |||
Objekt | T ex sopnedkastluckor, sopschakt, sopkärl, sopbehållare, säckväxlare, sop- komprimatorer, avfallstransportanläggning, grovsopanläggning, containrar, riskavfallsanläggning, kompostanläggning | |||
SC8.1 Anläggningar för avfallshantering | L | F | ||
Objekt | T ex avfallsnedkastluckor, avfallsschakt, avfallskärl, avfallsbehållare, avfallsväx- lare, avfallskomprimatorer, avfallstransportanläggning, grovavfallsanläggning, containrar, riskavfallsanläggning, kompostanläggning och avfallssuganläggning, utrymmen för avfallshantering (miljöstationer) och växtkomposter | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Upprätthålla funktion. Hanteringen av anläggningar för avfallshantering ska i möjligaste mån utföras på ett miljö- vänligt sätt och driftstopp ska undvi- kas. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
Aff- kod | Funktionskrav | Acceptanskriterier/mätmetod | Ansvar | Ersättning |
2 | Utföra entreprenaden så att sophan- teringssystem för sopor hålls så rena som förhållandena tillåter. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
SC8.2 Övriga transportanläggningar | L | F | ||
Objekt | T ex centraldammsugs-, tvättsugs-, sopsugs- och centrala rörpostanläggningar | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Upprätthålla funktion. Säkerhet hos övriga transportanläggningar ska upp- rätthållas. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
SC8.3 Storkök | L | F | ||
Objekt | T ex köksutrustning i byggnad och alla de anordningar, apparater, komponen- ter, rörledningar som tillhör installationer för köksutrustning | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Avsedd teknisk livslängd och skick hos utrustning och anordningar ingående i storkök ska upprätthållas. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
Aff- kod | Funktionskrav | Acceptanskriterier/mätmetod | Ansvar | Ersättning |
Utemiljö | L | F | ||
Objekt | T ex vegetationsytor, markbeläggningar, fast och lös utrustning på tomtmark | |||
1 | Genomföra en övergripande tillsyn av mark och utrustning i syfte att uppdaga och rapportera åtgärdsbehov, säkerhetsbrister o d. Oaktat vad som anges här ska löpande tillsyn och kontroll av fastighetsbeståndet utföras till undanröjande av risk för skada på person och egendom. | L | F | |
Utemiljö allmänt | L | F | ||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Utemiljön ska skötas så att den ger ett välvårdat, rent och trivsamt in- tryck. Skötseln ska utföras miljövän- ligt och ekologiskt samt på sådant sätt att skada på person, förvalt- ningsobjekt eller annan egendom inte uppkommer. Tillsyn och skötsel ska ske löpande. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. Enstaka kvistar, löv och annat skräp kan accepteras. Vid lövfällning på hösten kan större mängd löv accepteras. | L | F |
2 | Fast utrustning på tomtmark ska | Maximal avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
Aff- kod | Funktionskrav | Acceptanskriterier/mätmetod | Ansvar | Ersättning |
vara rena och fria från skräp, ytlig smuts och klotter, varvid inte inne- fattas smuts orsakad av luftförore- ningar samt spår av klotter som inte kan tas bort med kända metoder. | ||||
3 | Förekomsten av snö och is på fas- tighetsbeståndet ska löpande kon- trolleras. Vid vinterväderlek ska behovet av att avlägsna snö och is samt halkbekämpning löpande be- siktigas och bedömas och erforder- liga åtgärder för undanröjande av fara för skada på person eller egen- dom vidtas. Allt arbete ska utföras i enlighet med gällande säkerhetsfö- reskrifter. | Maximal avbrottstid se S6.2. | L | F |
4 | Snörenhållning och sand- ning/saltning ska skötas så att fram- komligheten vid t ex entréer, gång- vägar och parkeringsplatser i områ- det upprätthålls efter snöfall och halka. Av särskild vikt är att halkrisk minimeras vid entréer, gångvägar, ramper, nödutgångar, trappor etc. Sandningslådor ska vintertid hållas fyllda. Snömassor får inte placeras på ett sätt som hotar trafiksäker- heten. | Maximal avbrottstid se S6.2. Gränser för påbörjande: På kommunikationsytor inom tomtgräns ska snöröjning ha påbörjats innan snödjupet är 7 cm blötsnö eller 7 cm kall- snö. Prioriterade ytor: Entrévägar ska vara snöröjda snarast möj- ligt - senast klockan 10.00. Entréer till äldreboenden etc ska prioriteras. Objekt med verksamhet samtliga vecko- dagar ska vara snöröjda senast nästa dag klockan 10.00. Övriga objekt ska vara snöröjda nästkommande vardag 10.00. ▇▇▇▇▇▇ acceptanskriterier: Gångytor ska vara minst 1 meter breda efter snöröjning. Efter utförd plogning och/eller hand- skottning ska underlaget inte bestå av packad snö. Undantaget är ojämna ytor där viss packad snö accepteras. Parkeringsplatser ska vara röjda på hela ytan med undantag för ytor som blocke- ras av fordon. Halkbekämpning ska vara utförd efter | L | R |
Aff- kod | Funktionskrav | Acceptanskriterier/mätmetod | Ansvar | Ersättning |
snöröjningen och vid halkrisk, oavsett tid på dygnet och veckodag. Isbildning får inte förekomma på trappor. | ||||
L | F | |||
Objekt | T ex häckar och rabatter, naturmark, prydnadsgräsmattor, bruksgräsmattor, högvuxna gräsytor och ängar, träd, buskar, rabattrosor, klätterväxter, perenner och utplanteringsväxter samt övriga vegetationsytor | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Samtliga vegetationsytor ska ge ett välvårdat intryck så funktion och livslängd upprätthålls. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. Samtliga vegetationsytor ska skötas enligt skötsel och beskäringsplan. Planen tas fram av L och godkänns av B. | L | F |
2 | Gräsytor ska vara välvårdade. Gräsytor ska skötas så att de är väl- vårdade, förblir i god kondition och utvecklas normalt. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. Gräsets längd ska vara max 9 cm. | L | F |
3 | Gräsytorna ska vara helt bevuxna med gräs. | Faktisk avbrottstid är 1 månad. Undan- tagna är ytor som frekvent används av slutanvändare som gångstråk. | L | F |
4 | Utemiljön, ska vara fri från skräp, löv, kvistar samt kvarlämnade före- mål t ex cyklar och redskap. | Enstaka kvistar, löv och annat skräp kan accepteras. Faktisk avbrottstid 1 vecka. Vid lövfällning på hösten kan stor mängd löv accepteras. Faktisk avbrottstid 1 månad. | L | F |
5 | Gräsytorna ska inte ha synliga an- samlingar av avklippt gräs. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. Avklippt gräs kan ligga kvar förutsatt att inga synliga ansamlingar uppstår. I vissa speciella situationer kan större ansamling av avklippt gräs accepteras, t ex vid ex- trem grästillväxt. | L | F |
6 | Växter med omgivande vegetation- sytor sköts så att växterna förblir i god kondition och utvecklas nor- malt. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
7 | Rabatter ska vara fria från ogräs, vissnande växter och växtdelar. | Faktisk avbrottstid är 2 arbetsdagar för entréer, övriga ytor 1 vecka. Vissa en- staka ogräs accepteras. | L | F |
Aff- kod | Funktionskrav | Acceptanskriterier/mätmetod | Ansvar | Ersättning |
8 | Blomlådor, urnor o d ska vara ut- ställda på avsedd plats under växt- period, med avsedda växter och vara fria från ogräs, vissnande väx- ter och växtdelar. | Plantering av växter i samtliga blomlådor, urnor o d ska ske enligt överenskommelse med B. Faktisk avbrottstid är 5 arbetsdagar. | L | F |
9 | Träd, buskars och häckars avsedda form ska upprätthållas och vara fria från missprydande skott. | Faktisk avbrottstid är 1 månad. | L | F |
10 | Artenligheten hos träd, buskar, häckar och växter i rabatter ska upprätthållas. | Inget avvikande växtmaterial än ur- sprungligt planterat och planerat växt- material får finnas. I gräsytor får 10 % avvikande växtmaterial finnas. | L | F |
11 | Naturmark ska skötas och röjas så att den ger ett välvårdat intryck. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
12 | Skötseln, inklusive gödsling, kalk- ning och ogräsbekämpning, görs på ett miljövänligt och ekologiskt riktigt sätt. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. Organiska gödselmedel ska användas. Inga kemiska bekämpningsmedel får an- vändas. Kompostering av växtavfall ordnas på lämplig plats. | L | F |
13 | Växter beskärs så att framkomlig- heten upprätthålls. Träd, buskar, häckar o d får inte skymma sikten vid utfarter, vägkorsningar på bil- och gångvägar. | Mått enligt Vägverkets regler ska följas eller lokal renhållningsstadga. Faktisk avbrottstid är 1 vecka. | L | F |
14 | Nedfallande grenar från träd får vid normala väderleksförhållanden inte riskera att skada människor och ägodelar. | Faktisk avbrottstid är 1 vecka. Faktisk avbrottstid efter hård blåst är 1 arbetsdag. | L | F |
15 | Avsedd utsikt från fönster på bot- tenvåning ska upprätthållas. | Buskar vid fasad ska hållas i nivå under fönsterkarm eller enligt växtskötselplan. Faktisk avbrottstid är 1 vecka. | L | F |
L | F | |||
Objekt | T ex vägar och andra ytor belagda med sten, tegel, betongplattor, asfalt, grus eller trä, såsom terrasser, altaner, uteplatser friliggande på mark eller i anslut- ning till byggnad, etc, vägar och andra ytor belagda med sten, tegel, betongplat- tor eller asfalt inklusive kantstöd, såsom körvägar, gång- och cykelvägar, parke- ringsplatser, sportplaner | |||
Aff- kod | Funktionskrav | Acceptanskriterier/mätmetod | Ansvar | Ersättning |
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Förvaltningsobjektens avsedda funktioner för skick och livslängd ska upprätthållas. | Faktisk avbrottstid är 2 arbetsdagar för prioriterade ytor, nödutgångar. Övriga ytor i samtliga fastigheter. Faktisk avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
2 | Kantsten o.d. ska vara raka och upp- fylla avsedd avskiljande funktion mellan t.ex. markbeläggning och vegetationsytor. | Faktisk avbrottstid är 1 månad under perioden april- november. Återställt i april för perioden december- mars. | L | F |
3 | Linjemarkeringar för parkeringsplat- ser ska vara ändamålsenliga. | Parkeringsplatser ska vara klart och tyd- ligt avskiljbara. Faktisk avbrottstid 1 månad. | L | R |
4 | Förvaltningsobjektets avsedda funktion ska upprätthållas så att de ger att välvårdat och trivsamt in- tryck. | Ytor belagda med sten, tegel, betongplat- tor och asfalt ska vara fria från grus, skräp, löv, kvistar o.d. och växtlighet av typen gräs och ogräs. Faktisk avbrottstid 1 vecka. Enstaka kvistar, löv och annat skräp kan accepteras. Vid lövfällning på hösten kan stor mängd löv accepteras. Faktisk avbrottstid 1 vecka. | L | F |
5 | Ytbeläggning på lekplatser ska upp- fylla gällande myndighetsföreskrif- ter och standarder. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
6 | Skötseln ska utföras på ett miljövän- ligt och ekologiskt riktigt sätt. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. Inga kemiska bekämpningsmedel får an- vändas. | L | F |
7 | Markbeläggningar och grusade ytor ska medge framkomlighet på ett säkert sätt. Grusade ytor ska vara jämt juste- rade och täckta med grus. Markbe- läggningar ska vara fria från grus, skräp, löv, kvistar och dylikt samt från växtlighet i form av gräs, ogräs och liknande. Ytor med träbeläggning ska skötas så att skada på person och egendom | Inga sättningar och grusytor får före- komma. Faktisk avbrottstid är 1 vecka för priorite- rade ytor, nödutgångar, entréer. Övriga ytor i samtliga fastigheter. Faktisk avbrottstid 1 månad. | L | F |
Aff- kod | Funktionskrav | Acceptanskriterier/mätmetod | Ansvar | Ersättning |
inte uppkommer. | ||||
8 | Hårdgjorda markbeläggningar ska medge framkomlighet på ett säkert sätt. Arbetsuppgiften är villkora med avrop från B. | Inga sättningar och ojämnheter mellan be-tongplattor, marktegel och gräsarme- ringsplattor får förekomma. | L | R |
L | F | |||
Objekt | T ex inhägnader, inpasseringsanordningar, utrustning för bilparkeringsplatser, staket, plank, spaljéer, räcken, murar, trafiksuggor, grindar och bommar inklu- sive motorer och manöveranordningar, skärmtak, avvisarplankor, nummerskyl- tar, linjemarkeringar och trafikspeglar, stolpar, skyltar på tomtmark och fasader, papperskorgar, askkoppar, flaggor, flaggstänger, utrustning för cykelparkering, pisk- och torkställningar, konstverk, utemöbler, julgranar och midsommar- stänger | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Fast utrustning på tomtmark ska skötas så att utrustningen fungerar på avsett sätt, är rengjord och så att skada på person och egendom inte uppkommer. Tillsyn och underhåll ska ske fortlö- pande för att tillse att olyckor inte inträffar och att skada på person och egendom inte uppkommer. Gällande säkerhetskrav och före- skrifter för utrustning ska uppfyllas. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
2 | All utrustning ska skötas så att op- timal livslängd och funktion upp- rätthålls. | Gällande föreskrifter för utrustning ska uppfyllas. Faktisk avbrottstid är 1 vecka. | L | F |
3 | Inhägnader och inpasseringsanord- ningar ska skötas så att inhägnader och inpasseringsanordningar funge- rar på avsett sätt och så att skada på person och egendom inte upp- kommer samt att olovlig inpassering inte möjliggörs genom brister i in- passeringssystem eller inpassering- sanordningar. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
4 | Utrustning för bilparkeringsplatser ska vara uppdaterade på sådant sätt | Maximal avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
Aff- kod | Funktionskrav | Acceptanskriterier/mätmetod | Ansvar | Ersättning |
att avsedd funktion upprätthålls. | ||||
5 | All utrustning ska skötas så att den fungerar på avsett sätt, är rengjord och inte har några defekter som kan orsaka skador. | Maximal avbrottstid är 1 vecka. | L | F |
6 | Soptunnor, papperskorgar etc ska vara hela och rena och uppfylla avsedd funktion. | Utemiljön runt papperskorgar och ask- koppar ska vara fritt från skräp. ▇▇▇▇▇▇▇▇▇ och papperskorgar ska vara tömda. Faktisk avbrottstid 1 arbetsdag. | L | F |
7 | Utemöbler ska skötas och behand- las på ett sådant sätt att deras op- timala funktion och livslängd upp- rätthålls. | Maximal avbrottstid 1 vecka. | L | F |
8 | Stolpar, skyltar, papperskorgar, etc. ska vara hela, rena och uppfylla avsedd funktion. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
9 | Arbetsmaskiner ska vara miljövän- liga. | Arbetsmaskiner ska ha katalytisk av- gasrening enligt gällande lagstiftning. Det mest miljövänliga bränslet i motor- drivna maskiner ska väljas. | L | F |
10 | Ljuskällor i utemiljö, på fasad, i all- männa utrymmen ska vara i avsedd funktion. | Ljuskällor ska där så är avsett ha samma ljusegenskaper som övriga ljuskällor. Maximal avbrottstid 1 vecka. | L | F |
11 | Armaturers avsedda förmåga att avge ljus ska upprätthållas. | Maximal avbrottstid 1 vecka. | L | F |
12 | Gällande säkerhetskrav och före- skrifter för objektens utrustning ska uppfyllas. | Gällande säkerhetskrav, föreskrifter och EU-normer för utrustning på tomt ska uppfyllas. Maximal avbrottstid 1 vecka. Underhåll av lekplatser ska av säkerhets- skäl göras enligt regler i SS-EN 1176-7. Utemöbler, t ex parkbänkar, ska vara fastmonterade. | L | F |
13 | Trafikmarkeringar på vägytor ska vara rena och väl synliga. | Trafikmarkeringar ska vara tydligt synliga i hela sin utsträckning. Maximal avbrottstid är 1 arbetsdag. | L | F |
14 | Trafikspeglar och trafikskyltar ska | Trafikspeglar och trafikskyltar ska vara | L | F |
Aff- kod | Funktionskrav | Acceptanskriterier/mätmetod | Ansvar | Ersättning |
vara rena och väl synliga. | tydligt synliga i hela sin utsträckning. Maximal avbrottstid är 1 arbetsdag. | |||
L | F | |||
Objekt | T ex sandlådor och lekutrustning på tomt, idrottsutrustningar för fotboll, tennis och basket etc | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Lek- och idrottsutrustning ska skö- tas så att utrustningen fungerar på avsett sätt och så att skada på per- son och egendom inte uppkommer. Lekplatser och lekutrustning ska uppfylla gällande myndighetsföre- skrifter och standarder. | Skötsel och underhåll av lekplatser och lekutrustning ska uppfylla kraven i SS-EN 1176-1-7 och SS-EN 1177. Maximal avbrottstid är 1 vecka. | L | F |
L | F | |||
Objekt | T ex vattenanläggningar och dagvattenbrunnar | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Godkänd kvalitet på vattnet ska erhållas. | Naturvårdsverket krav på vattenkvalitet för plask, prydnadsdammar och fontäner ska uppfyllas. Maximal avbrottstid är 1 vecka. | L | F |
2 | Avsedd funktion hos utrustning till skydd mot drunkning i bas- sänger/fontäner ska upprätthållas. | Maximal avbrottstid se S6.2. Åtgärder ska vidtas på eget initiativ. | L | F |
3 | Avsedd funktion och säkerhetssy- stem i dagvattensystem ska upp- rätthållas. | ▇▇▇▇▇▇▇ avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
4 | Avsedd funktion i dagvattensystem ska upprätthållas. | Slamsugning med spolbil. | L | R |
Aff- kod | Utförandekrav | ▇▇▇▇▇▇ | ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ |
L | F | ||
L | F | ||
SF2.1 Arkiv | L | F | |
Objekt | Fastighetsbeståndet | ||
Aff- kod | Utförandekrav | ▇▇▇▇▇▇ | ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ |
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Förvaring av handlingar Ta emot och förvara samtliga handlingar hänförliga till entreprenadens genom- förande såsom exempelvis textdokument, serviceavtal m m i enlighet med av B godkänd rutin. Handlingarna ska hanteras enligt systematiskt upplagda register och arkiveringsrutiner och ska förvaras i elektronisk form. Originalhandlingar i pappersform ska i förvaras i betryggande stöldsäkert och brandklassat skåp eller utrymme. | L | F |
2 | Säkerhetskopiering Utföra säkerhetskopiering av elektroniska data rörande entreprenaden och fastighetsbeståndet efter varje arbetsdag. Kopior ska förvaras avskilda från ar- betsenheten. | L | F |
SF2.2 Nycklar och passerkort/brickor | L | F | |
Objekt | Fastighetsbeståndet | ||
1 | Slutanvändarna ansvarar själva för nycklar och nyckelhantering i respektive byggnad. L tillhandhåller nycklar till anlitade SL samt ansvarar för nycklar till driftutrymmen. Ansvara för de nycklar och passerkort/brickor som erfordras för utförandet av entreprenaden. | L | F |
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Register - verksamheten Kontinuerligt uppdatera register över personer som utkvitterat nycklar och pas- ser-kort/brickor till fastigheterna och handha eventuella nyckelpanter. | B | - |
2 | Register – SL och driftutrymmen Kontinuerligt uppdatera register över personer som utkvitterat nycklar och pas- serkort/brickor till fastigheterna och handha eventuella nyckelpanter. | L | F |
3 | Nyckel- och passerkortanskaffning - verksamheten I erforderlig utsträckning beställa/omprogrammera nya nycklar och passer- kort/brickor. | B | - |
4 | Nyckel- och passerkortanskaffning – SL och driftutrymmen I erforderlig utsträckning beställa/omprogrammera nya nycklar och passer- kort/brickor. | L | F |
5 | Nyckel- och passerkortsutlämning - verksamheten Lämna ut under normal arbetstid nycklar/passerkort mot kvitto. Meddela samtliga berörda om var nycklar finns tillgängliga utom kontorstid. | B | - |
6 | Nyckel- och passerkortsutlämning – SL och driftutrymmen Lämna ut under normal arbetstid nycklar/passerkort mot kvitto. Meddela samtliga berörda om var nycklar finns tillgängliga utom kontorstid. | L | F |
Aff- kod | Utförandekrav | ▇▇▇▇▇▇ | ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ |
7 | Låsschema Uppdatering låschema. | SL | - |
8 | Låsschema Förmedla uppgifter för uppdatering av låsscheman för objekten omfattande av entreprenaden. | L | F |
Aff- kod | Funktionskrav | Acceptanskriterier/mätmetod | Ansvar | Ersättning |
Säkerhet | L | F | ||
Objekt | Fastighetsbeståndet | |||
1 | Löpande vidta åtgärder som syftar till att säkerställa slutanvändarnas säkerhet. | L | F | |
Brandskyddsarbete | L | F | ||
Objekt | T ex brandgasventilatorer, vattensprinklersystem och brandpostsystem, brand- poster, handbrandsläckare tillhandahållna av B, brandvarnare, brandskyltar, rök och branddeckare, rökluckor, givare, släcksystem, automatiskt brandlarmssy- stem, branddetekteringssystem, utrymningslarm för brand, teletekniska styrsy- stem för brandgasventilatorer, brandspjäll, branddörrar och system för aktive- ring av släcksystem | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | Administrera det systematiska brandskyddsarbetet. | Följa anvisningar enligt lagen om skydd mot olyckor (SFS 2003:778). | B | - |
2 | Brandgasventilatorer ska skötas på ett sådant sätt att brandgasventila- torers avsedda funktion upprätt- hålls. | Maximal avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
3 | Avsedd funktion för system för branddetektering och brandlarm ska skötas så att avsedd funktion upprätthålls. Tillsyn och skötsel av branddetekte- rings och brandlarmsystemet ska utföras enligt SBF 110, utgiven av Svenska Brandskyddsföreningen. Se även 01 Kontrakt punkt 5.4. | Svenska Brandskyddsföreningens regler för automatisk brandlarmsanläggning (SBF 110) ska följas. Beakta eventuella avsteg från B. Om det automatiska larmet kopplas bort ska skyddet ändå upprätthållas. Ej planerat avbrott i brandlarm och bran- detekteringsystem accepteras inte. | L | F |
4 | Tillsyn och skötsel av brandsläck- ningssystem ska utföras så att sy- | Maximal avbrottstid 2 arbetsdagar. Som miniminivå gäller att utföra nödvän- | L | F |
Aff- kod | Funktionskrav | Acceptanskriterier/mätmetod | Ansvar | Ersättning |
stemets avsedda funktion upprätt- hålls. Tillsyn och skötsel av vatten- sprinkleranläggning ska utföras en- ligt SBF 120 utgiven av Svenska Brandskyddsföreningen. Brandposter, handbrandsläckare tillhandahållna av B, brandvarnare och brandspjälls avsedda funktion ska upprätthållas. Förvaltningsobjekten ska skötas så att optimal livslängd och avsedd funktion upprätthålls. | diga funktionstester enligt gällande för- säkringskrav. | |||
5 | Skyltar för handbrandsläckare ska vara ändamålsenliga. | Maximal avbrottstid är 2 arbetsdagar. | L | F |
B | - | |||
Objekt | T ex system för entré- och passerkontroll, system för kodlås och passerkontroll och övervakningskameror | |||
FUNKTIONSKRAV | ACCEPTANSKRITERIER | |||
1 | System för entré- och passerkontroll samt övervakningskameror ska fun- gera så att risken för att obehöriga ges tillträde till förvaltningsobjektet minimeras. | Maximal avbrottstid 2 arbetsdagar. | B | - |
2 | Funktionskontroll av system för entré- och passerkontroll, kodlås samt passerkontroll. | Maximal avbrottstid 5 arbetsdagar. | L | F |
Aff- kod | Utförandekrav | Ansvar | Ersättning |
L | F | ||
Objekt | Fastighetsbeståndet. Samtliga verksamheter i kommunen inklusive verksam- heter i tillfälliga byggnadsmoduler och hos externa fastighetsägare | ||
1 | Sköta mottagning och distribution av felavhjälpande underhåll och liknande frågestälningar med slutanvändare på ett sådant sätt att en ömsesidig profess- ionell och personlig kontakt upprätthålls. L ska verka för att goda relationer skapas och upprätthålls samt genomföra aktiviteter som syftar till en ökad kundnöjdhet. | L | F |
Aff- kod | Utförandekrav | Ansvar | Ersättning |
L | F | ||
SH1.1 Handlägga ärenden | L | F | |
Objekt | Felanmälningar | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Felanmälan m m Tillhandahålla bemannad telefonmottagning för mottagande, registrering och hantering av felanmälan under tiden 7.00 – 16.00. Vid felrapportering agera i enlighet med av B godkänd rutin. Ansvara för att det utanför normal arbetstid finns en fungerande funktion avse- ende mottagande, registrering och hantering av felanmälan. Tillhandahålla in- formation om hur felanmälan kan ske utanför normal arbetstid. Vid felrapporte- ring agera i enlighet med av B godkänd rutin. Hantera eventuella klagomål i enlighet med av B godkänd rutin. Vid driftsmöten lämna rapport om eventuella klagomål jämte förslag till åtgärder. På lämpligt sätt informera berörda slutanvändare om ent akut åtgärd ska utfö- ras och hur lång tid det beräknas ta att åtgärda. Meddela slutanvändare när ett felanmält arbete är åtgärdat och slutfört. Sådant meddelande ska om möjligt ske skriftligen till slutanvändare. | L | F |
2 | För ärenden som inte avser felanmälan är B första kontaktperson. Eventuella ärenden förmeddelas till L enligt rutin. | B | - |
SH1.2 Uppföljning och rapportering | L | F | |
Objekt | Rapporter | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Sammanställa och rapportera statistik avseende: • Registrerade ärenden uppdelat på ärendetyper • Registrerat felavhjälpande underhåll uppdelat på feltyper • Handläggningstider för olika typer av ärenden • Antal slutförda och avregistrerade ärenden • Antal olösta ärenden • Analyser av utfall, trender och avvikelser Enligt av B fastställd rutin t ex redovisning per månad. | L | F |
L | F | ||
SH2.1 Hantera samtal och meddelanden | |||
Objekt | Fastighetsbeståndet. Samtliga verksamheter i kommunen inklusive verksam- heter i tillfälliga byggnadsmoduler och hos externa fastighetsägare | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
Aff- kod | Utförandekrav | Ansvar | Ersättning |
1 | Besvara samtal, hantera meddelanden, utföra personsökningar och hänvisning- ar samt tillhandahålla nummerupplysning. Uppdatera och läsa in meddelanden på telefonsvarare vid ändrade öppettider eller andra händelser. | L | F |
2 | Genomföra kundmätningar med automatisk uppringning efter samtal och rap- portera resultatet till B. | L | F |
SH2.2 Telefonadministration | B | - | |
Objekt | B:s system | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Löpande uppdatera hänvisningssystem (abonnentförteckning, telefonkatalog), omprogrammera fast telefoni vid personalförändringar och omflyttningar, samt dokumentera genomförda uppdateringar. | B | - |
2 | Genomföra informationsmöten vid förändringar i telefonisystemet, samt ut- bilda nyanställda i telefonisystemet. | B | - |
3 | Sammanställa och rapportera statistik avseende: • Samtalsvolymer • Samtalslängder • Svarstider i telefonisystemet • Genomförda informationsmöten • Genomförda utbildningar • Analyser av utfall, trender och avvikelser från av B angivna svarstider Enligt fastställd rutin. | B | - |
B | - | ||
Objekt | Besök, levereranser, rapporter och servicetjänster | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Ta emot och registrera besökare, kontrollera identitetshandlingar, informera mottagare och hänvisa besökare. Tjänsten ska vara i funktion under normala arbetstider. | B | - |
2 | Ta emot leveranser, informera mottagare, utföra inpasseringskon- troll/säkerhetskontroll enligt B:s anvisningar. Tjänsten ska vara i funktion under normala arbetstider. | B | - |
3 | Utfärda inpasseringskort eller motsvarande, tillhandahålla nycklar, beställa taxi, boka biljetter, bud osv. | B | - |
4 | Sammanställa och rapportera statistik avseende antal: • Besök • Mottagna leveranser • Avvisade besök | B | - |
Aff- kod | Utförandekrav | Ansvar | Ersättning |
• Utfärdade passerkort, nycklar m m Analysera statistiken och rapportera utfall, trender och avvikelser. |
Aff- kod | Utförandekrav | Ansvar | Ersättning |
B | - | ||
1 | Utföra den löpande ekonomiska administrationen för såväl varje enskild fastig- het som sammantaget för hela fastighetsbeståndet. Registrera, kontrollera och analysera samtliga ekonomiska händelser. Ha full insyn i kontoställningar, redo- visning m m hänförliga till entreprenaden. | B | - |
2 | Tillse att erforderlig insyn avseende kontoställningar, redovisning m m för att L ska kunna fullgöra sina åtaganden enligt entreprenaden. | B | - |
B | - | ||
SJ1.1 Hantera in- och utbetalningar | B | - | |
Objekt | Transaktioner, fakturor, rapporter | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Utbetalningar ska göras på senaste betalningsdag enligt av B godkänd instrukt- ion och i enlighet med av B godkänd attestrutin. | B | - |
SJ1.2 Hantera likvida medel | B | - | |
Objekt | Transaktioner, rapporter | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Likviditetsbevakning Bevaka likvidieten mot budget och utan dröjsmål rapportera till B då budgetav- vikelser av betydelse uppstår. | B | - |
2 | Placering av likvida medel Utan dröjsmål placera likvida medel. | B | - |
SJ1.3 Hantera kundfakturor | L | F | |
Objekt | Fakturor, påminnelser | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Kundfakturor Ta fram underlag för fakturering av hyresgäster (hyreskontrakt för privatperso- ner och externa hyresgäster) som ska faktureras samt utföra fakturering i enlig- het med av B godkänd rutin. Påminnelseavier | L | F |
Aff- kod | Utförandekrav | Ansvar | Ersättning |
Betalningspåminnelse och i enlighet av B godkänd rutin. Utestående fodringar Bevaka och ansvara för att utestående fordringar krävs in i enlighet med av B godkänd rutin. | |||
2 | Kundfakturor Ta fram underlag för fakturering av hyresgäster (juridiska personer) som ska faktureras samt utföra fakturering i enlighet med av B godkänd rutin. Påminnelseavier Betalningspåminnelse och i enlighet av rutin. Utestående fodringar Bevaka och ansvara för att utestående fordringar krävs in i enlighet med av B godkänd rutin. | B | - |
SJ1.4 Hantera leverantörsfakturor | L | F | |
Objekt | Fakturor | ||
1 | Behandla samtliga fakturor i enlighet med av L upprättad och av B godkänd rutin. Ombesörja betalning av leverantörsfakturor, innefattande fakturor från entreprenörer, per förfallodag. | L | F |
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Uppgifter på leverantörsfakturor Ansvara för att fakturor från leverantörer och entreprenörer för vilka B har be- talningsansvar ska vara utställda på B och vara försedda med uppgifter enligt B:s anvisningar. Fakturor som inte är rätt utställda eller som inte uppfyller bokföringslagens krav får inte bokföras utan ska omedelbart återsändas till leverantö- ren/entreprenören för rättelse. Svara för dröjsmålskostnader som uppkommer på grund av att L inte tillsett att fakturan är rätt utställd. Tillhandahålla leverantörer, entreprenörer och SL erforderliga uppgifter om kostnadsställe, fastighetsbeteckning och andra uppgifter som är av intresse för administrationen. | L | F |
2 | Leverans- och fakturakontroll av leverantörfakturor Före det att leverantörsfakturor, innefattande fakturor från entreprenörer, betalas, kontrollera att samtliga uppgifter i erhållna fakturor är korrekta och att leverans i enlighet med uppgift på fakturan har skett. Kontrollera att fakturor innehåller uppgift om leverantörs/entreprenörens F-skattebevis, organisations- nummer och mervärdesskattenummer samt att fakturorna uppfyller de krav som ställs enligt mervärdesskattelagen (SFS 1994:200). Handlägga attest av leverantörsfakturor, innefattande fakturor från entrepre- nörer, enligt av B godkänd rutin. | L | F |
Aff- kod | Utförandekrav | Ansvar | Ersättning |
3 | Slutattestering av fakturor. | B | - |
SJ1.5 Bokföring | B | - | |
Objekt | Registreringar, avstämningar, försystem, tilläggsmoduler | ||
1 | Vid bokföring av intäkter och kostnader använda och följa av B upprättad kon- toplan samt följa av B upprättade konteringsregler. Vidare ska kontering i kontoplan och i övriga tillämpliga dimensioner ske på ett sådant sätt att kostnader ska kunna summeras till de radnivåer enligt B:s rutin. | B | - |
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Bokföring Sköta och förvara fastigheternas löpande bokföring i enlighet med gällande lagar, föreskrifter och god redovisningssed samt i enlighet med av B godkänd instruktion. Övrig bokföring i huvudböcker, exempelvis registrering av bokfö- ringsordrar avseende finansiella intäkter och kostnader, koncernbidrag, samt registrering av finansiella betalningar. kontorplan. Periodisera samtliga intäkter och kostnader i enlighet med god redovisningssed och i enlighet med godkänd instruktion. Hantera huvudbok och bokföring i enlighet med gällande bokföringslag, god redovisningssed och i enlighet med godkänd instruktion. Upprätta balansspecifikationer för balanskonton i enlighet med godkänd in- struktion. | B | - |
2 | Reskontra Föra reskontra avseende leverantörs-/entreprenörs-, hyres- och kundbetalning- ar för fastigheterna. Ta ut och hantera reskontrautdrag avseende leverantörs-/entreprenörs-, hyres- och kundbetalningar för fastigheterna samt bevaka förfallotider. | B | - |
3 | Reskontra Föra reskontra avseende, hyres- och kundbetalningar för privatpersoner och externa hyresgäster. Ta ut och hantera reskontrautdrag avseende hyres- och kundbetalningar samt bevaka förfallotider. | L | F |
SJ1.6 Upprätta årsbokslut och årsredovisning | B | - | |
Objekt | Fastighetsbeståndet | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Upprätta förslag till årsredovisning omfattande bokslut, förvaltningsberättelse och finansieringsanalys, samt färdigställa årsredovisning. | B | - |
SJ1.7 Administrera anläggningsregister | B | - | |
Objekt | Fastighetsbeståndet | ||
Aff- kod | Utförandekrav | Ansvar | Ersättning |
1 | I enlighet med godkänd rutin upprätthålla anläggningsregister för förvaltnings- objekten. | B | - |
SJ1.8 Uppgifter till revisorer | B | - | |
Objekt | Fastighetsbeståndet | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Tillhandahållande Tillhandahålla revisor det material denne begär och svara på dennes frågor. | B | - |
SJ1.9 Skatter | B | - | |
Objekt | Redovisningar av moms, bolag, fastigheter | ||
1 | Hantera samtliga mervärdesskatterelaterade frågor i enlighet med tillämplig skattelagstiftning. | B | |
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Momsregistrering av lokaler Administrera och upprätthålla register avseende momspliktig verksamhet. Ombesörja ansökan om frivillig skattskyldighet för mervärdesskatt för uthyrning av lokaler. | B | - |
2 | Mervärdesskatt Beräkna, sammanställa och redovisa mervärdesskatt i enlighet med av B god- känd rutin. | B | - |
3 | Fastighetsskatt Ombesörja beräkning och betalning av preliminär fastighetsskatt för de fastig- heter som ingår i entreprenaden. | B | - |
4 | Fastighetsavgift Ombesörja beräkning och betalning av kommunal fastighetsavgift för de fastig- heter som ingår i entreprenaden. | B | - |
SJ1.10 Deklarationer | B | - | |
Objekt | Bolag, fastigheter | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | B:s allmänna självdeklaration Genomför inkomstskatteberäkningar och upprättar allmänna självdeklarationer samt lämnar in dessa till Skatteverket. | B | - |
2 | Deklaration vid fastighetstaxering Upprätta och i rätt tid till Skatteverket ge in allmän och särskild fastighetsdekla- ration för var och en av de fastigheter som ingår i entreprenaden. Kontrollera erhållna taxeringsvärden för var och en av fastigheterna. | B | - |
3 | Mervärdesskattedeklaration | B | - |
Aff- kod | Utförandekrav | Ansvar | Ersättning |
Upprätta och i rätt tid till Skatteverket ge in B:s mervärdesskattedeklarationer. | |||
4 | Energideklaration Upprätta och ge in energideklarationer i enlighet med de krav som ställs enligt lag. | B | - |
SJ1.11 Sammanställa uppgifter till myndigheter och organisationer | B | - | |
Objekt | Uppgiftstyper | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Uppgifter till SCB Lämna underlag för/sammanställa aktuella uppgifter för fastigheterna och ut- föra alla uppgifter som är aktuella i samband med: • Hyresundersökning för KPI • Bostads- och hyresundersökningen • Intäkts- och kostnadsundersökningen • Antal bostadslägenheter och outhyrda bostadslägenheter • Energistatistik för flerbostadshus • Uthyrningslokaler | B | - |
2 | Uppgifter till myndigheter Tillse att övrig myndighetsrapportering sammanställs och insänds till berörda myndigheter. | B | - |
3 | Rapportering till skatteverket Svara för all rapportering, med undantag av inkomstskatt, till Skatteverket. | B | - |
L | F | ||
SJ2.1 Hyres- och avgiftsavisering | L | F | |
Objekt | Typ av avier, t ex e-faktura, pappersavi, autogiro, sms | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Hyres- och avgiftsavier Ansvara för att korrekta hyror, avgifter och övriga ersättningar (hyreskontrakt för privatpersoner och externa hyresgäster) vid varje tillfälle debiteras i enlighet med gällande avtal och så att betalning kan ske i god tid före förfallodag. Tillse att nya hyresuppgifter införs i härför upprättat system snarast, dock senast före det att aktuella avtals löptid startar. Upprätthålla uppdaterat hyresregister för fastigheterna. Distribution Ta fram och distibuera hyresavier till registrerade hyresgäster. Påminnelseavier Betalningspåminnelse och enligt av B godkänd rutin. | L | F |
2 | Hyres- och avgiftsavier | B | - |
Aff- kod | Utförandekrav | Ansvar | Ersättning |
Ansvara för att korrekta hyror, avgifter och övriga ersättningar (blockhyreskon- trakt för verksamhet) vid varje tillfälle debiteras i enlighet med gällande avtal och så att betalning kan ske i god tid före förfallodag. Tillse att nya hyresuppgif- ter införs i härför upprättat system snarast, dock senast före det att aktuella avtals löptid startar. Upprätthålla uppdaterat hyresregister för fastigheterna. Distribution Ta fram och distibuera hyresavier till registrerade hyresgäster. Påminnelseavier Betalningspåminnelse ska göras enligt godkänd rutin. | |||
3 | Hyrestvister Handlägga hyrestvister i hyresnämnd och domstol. | B | - |
4 | Autogiro Registrera och handha ansökningar angående autogiro till de hyresgäster som så önskar. | L | F |
SJ2.2 Hantering av tillägg | B | - | |
Objekt | Typ av avier, t ex e-faktura, pappersavi, autogiro, sms | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Tillägg Beräkna och utföra debitering av samtliga i avtalen (för juridiska personer) an- givna tillägg i enlighet med godkänd rutin. Räkna om hyror i enlighet med indexklausuler i hyresavtal. Beräkna och debitera tillägg för värme, vatten, el och avfallshantering i enlighet med hyresavtal. Utföra erforderliga beräkningar av tillägg för fastighetsskatt i enlighet med hy- resavtal. Beräkna och debitera erforderliga tillägg för hyresavräkningar i enlighet med hyresavtal. | B | - |
2 | Tillägg Beräkna och utföra debitering av samtliga i avtalen (för privatpersoner och ex- terna hyresgäster) angivna tillägg i enlighet med godkänd rutin. Räkna om hyror i enlighet med indexklausuler i hyresavtal. Beräkna och debitera tillägg för värme, vatten, el och avfallshantering i enlighet med hyresavtal. Utföra erforderliga beräkningar av tillägg för fastighetsskatt i enlighet med hy- resavtal. Beräkna och debitera erforderliga tillägg för hyresavräkningar i enlighet med hyresavtal. | L | F |
SJ2.3 Hyresadministrativ rapportering | L | F | |
Aff- kod | Utförandekrav | Ansvar | Ersättning |
Objekt | Hyresavier, obetalda hyror, vakanser | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Saldo- och restlistor Upprätta saldo- och restlistor avseende förskottsinbetalda respektive ej inbe- talda hyror/avgifter och fakturor en gång per månad i enlighet med av B god- känd rutin. | L | F |
SJ2.4 Hantera internhyror/interpriser | B | - | |
Objekt | Interna ”hyresavtal”, interna servicenivåavtal (SLA), övriga överenskommelser mellan B och interna enheter hos B | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Beräkna internhyra/internpris för internt upplåtna lokaler/utförda tjänster. Internhyran/internpriset beräknas enligt interna "hyresavtal"/servicenivåavtal (SLA) och/eller överenskomna beräkningsprinciper. | B | - |
2 | Uppdatera redovisningssystem, hyressystem/fastighetssystem vid ändrade in- ternhyror/internpriser eller ändringar i interna "hyresavtal", servicenivåavtal (SLA) eller motsvarande, samt utföra kvalitetskontroller. | B | - |
3 | Ta fram och distribuera interna hyresavier till registrerade interna hyresgäs- ter/interna avier för tjänster till interna enheter hos B. | B | - |
B | - | ||
SJ3.1 Hantera dröjsmålskostnader, krav och inkasso | B | - | |
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Inkasso Lämna ärenden om obetalda hyror och avgifter till inkasso (för juridiska perso- ner) i enlighet med godkänd rutin. Vidta eventuella följdåtgärder (t.ex. ansökan om konkurs, förverkande av hyresrätt etc). | B | - |
2 | Inkasso Lämna ärenden om obetalda hyror och avgifter till inkasso (för privatpersoner och externa hyresgäster) i enlighet med godkänd rutin. Vidta eventuella följdåt- gärder (t.ex. ansökan om konkurs, förverkande av hyresrätt etc). | L | F |
3 | Underrättelse till borgensman Underrätta borgensmän (för juridiska personer), som gått i borgen för hyror, om hyresgästen är i dröjsmål med förfallen hyra. I enlighet med av B godkänd rutin bevaka och ombesörja att bankgarantier och andra säkerheter m m tas i anspråk om så erfordras. | B | - |
4 | Underrättelse till borgensman Underrätta borgensmän (för privatpersoner och externa hyresgäster), som gått i borgen för hyror, om hyresgäst t är i dröjsmål med förfallen hyra. I enlighet | L | F |
Aff- kod | Utförandekrav | Ansvar | Ersättning |
med av B godkänd rutin bevaka och ombesörja att bankgarantier och andra säkerheter m m tas i anspråk om så erfordras. | |||
5 | Dröjsmålskostnader Skriva ut och distribuera fakturor rörande dröjsmålskostnader (för juridiska personer) enligt godkänd rutin. | B | - |
6 | Dröjsmålskostnader Skriva ut och distribuera fakturor rörande dröjsmålskostnader (för privatperso- ner och externa hyresgäster) enligt godkänd rutin. | L | F |
SJ3.2 Ansöka om betalningsföreläggande, avhysning, kvarsrad och handräckning | B | - | |
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Betalningsföreläggande, avhysning, kvarstad och handräckning Anlita juridisk expertis för handläggning av betalningsföreläggande, avhysning, kvarstad och handräckning hos kronofogden/tingsrätten (för juridiska personer) i enlighet med godkänd rutin. | B | - |
2 | Betalningsföreläggande, avhysning, kvarstad och handräckning För B:s räkning anlita juridisk expertis för handläggning av betalningsföreläg- gande, avhysning, kvarstad och handräckning hos kronofogden/tingsrätten (för privatpersoner och externa hyresgäster) i enlighet med godkänd rutin. | L | F |
SJ3.3 Konkursbevakning | B | - | |
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Konkusrbevakning I enlighet med godkänd rutin bevaka B:s intressen vid obeståndssituationer och konkurser rörande fastigheterna och dess hyresgäster. Bevaka B:s intressen vid obestånds- och konkurssituationer hos SL, leverantörer, entreprenörer, konsul- ter etc som anlitas. | B | - |
B | - | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Rapportering Upprätta instruktion och tidplan. All rapportering m.m. ska utföras i enlighet med denna rutin. | B | - |
SJ4.1 Budgetering | B | - | |
Objekt | Resultatbudget, balansbudget, likviditetsbudget, hyresbudget, antal fastigheter, antal förvaltningsområden, antal kostnadsställen, antal projekt | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Årsbudget Upprätta förslag till årsbudget avseende intäkter och kostnader senast åtta veckor före ingången av aktuellt budgetår. Årsbudget ska upprättas på konto- | B | - |
Aff- kod | Utförandekrav | Ansvar | Ersättning |
nivå, projektnivå, fastighetsnivå. Förslaget ska vara upprättat enligt mall och enligt budgetinstruktion. | |||
2 | Upprättande av flerårsbudget Upprätta förslag till flerårsbudget avseende intäkter och kostnader att levereras vid angiven tidpunkt. Förslaget skall vara upprättat enligt mall och enligt budge- tinstruktion. Flerårsbudgeten ska upprättas på månadsbasis. | B | - |
3 | Känslighetsanalys Genomföra känslighetsanalyser av årsbudget. | B | - |
4 | Reviderad Upprätta förslag till reviderad årsbudget om så erfordras. | B | - |
SJ4.2 Prognoser | B | - | |
Objekt | Budgetprognoser, fastigheter, fastighetsområden | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Redovisning av delårsrapport Tertialvis redovisa periodiserat delårsbokslut i form av resultaträkning, budget och prognos som lämnas senast vid de tidpunkter som följer av särskild instrukt- ion. Prognos avser aktuellt budgetår. Redovisningen ska vara upprättad i enlig- het med godkänd instruktion. | B | - |
SJ4.3 Ekonomisk uppföljning och rapportering | B | - | |
Objekt | Resultatrapport, balansrapport, likviditetsrapport, försäljningsrapport, nyckeltal | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Lämna underlag för periodiserat utfall. Redovisa periodiserat utfall. Lämna underlag för periodiserat kvartalsbokslut i form av resultat- och balans- räkning. Redovisa periodiserat kvartalsbokslut i form av resultat- och balansräkning. Enligt upprättad rutin. | B | - |
2 | Redovisa resultatrapporter för verksamhetsområ- den/förvaltningsområden/fastigheter. | B | - |
3 | Beräkna efterfrågade nyckeltal, analysera utfall och rapportera trender och avvikelser. | B | - |
SJ4.5 Ekonomiska analyser och dokumentation vid förvärv och avyttring av fastigheter | B | - | |
Objekt | Antal förvärv, antal avyttringar, antal möten, dokument | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Upprätta samtliga ekonomiska dokument som krävs vid förvärv eller avyttring av fastigheter och bolag. B ansvarar för upprättande av avtal för köp och för- | B | - |
Aff- kod | Utförandekrav | Ansvar | Ersättning |
säljning. Delta på möten med köpare/säljare/juridiska ombud. | |||
2 | Vid avyttring av bolag eller fastighet överlämna ekonomiska dokument samt tidigare års bokföring till köparen, samt upprätta periodiserad likvidavräkning. | B | - |
SJ4.6 Ekonomisk rådgivning | B | - | |
Objekt | Timmar | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Utföra rådgivning i ärenden och frågeställningar som rör finansiering, lån, place- ringar, skatter, osv. | B | - |
B | - | ||
SJ5.1 Hantera befintliga och nya lån | B | - | |
Objekt | Lån, långivare | ||
UTFÖRANDEKRAV | |||
1 | Förteckning över lån Fortlöpande föra förteckning över lån som belastar B inkluderande reskontra, betalningsterminer, ränte- och amorteringsvillkor och bevaka förfallotider. | B | - |
2 | Omsättning av befintliga lån Iinfordra offerter vid omsättning av långfristiga lån. | B | - |