Contract

2020-06-17

Överenskommelse mellan Region Stockholm och kommunerna i Stockholms län gällande IT-stöd inom förvaltningsobjektet ”Samverkan vid vårdövergångar” inför nytt IT-stöd för utskrivning från sluten hälso- och sjukvård

Inledning

I samband med upphandlingen av ett nytt IT-stöd för vårdövergångar vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård har det informerats om ett kommande interimsavtal mellan Region Stockholm och kommunerna i Stockholms län. IT-stödet upphandlas inom Region Stockholms förvaltningsobjekt Samverkan vid vårdövergångar.

Överenskommelsens syfte är att dels förtydliga och skapa förutsägbarhet kring vilka åtaganden respektive part har inför kommande implementering, dels förtydliga kommande ekonomisk modell för kostnader mellan parterna. Då upphandlingen beräknas vara klar med avtalstecknande med leverantör i oktober 2020, finns det för närvarande inte information om alla detaljer. Interimsavtalet utgår därför utifrån nedanstående principer för såväl ansvarsfördelning som finansiering.

• Kommunens del av kostnaden för IT-systemet fördelas enligt kommunens andel invånare och begränsas av LOU.

• Kostnad för support/central förvaltning hos Region Stockholm beräknas per användare i användande organisationer.

• Arbetstid för införandet i den egna organisationen inklusive lokal förvaltning bekostas av respektive kommun/förvaltning.

Kommande implementering av utskrivningsprocessen och IT-stödet kommer att kräva resurser från användande organisationer. Varje kommun/stadsdelsförvaltning åtar sig att tillsätta resurser för detta och informera Region Stockholms förvaltning om svårigheter med detta uppstår.

Interimsavtalet förväntas antas av Region Stockholm och kommunerna i Stockholms län och avses gälla från och med 2020-09-01, betalningsmodellen gäller dock från och med 2021-01-01 under förutsättning att Region Stockholm tecknat avtal med systemleverantör och ingen överklagan har skett.

Personuppgiftsansvar

Varje vårdgivare och kommun/stadsdelsförvaltning är personuppgiftsansvariga för de personuppgifter som kommuniceras via IT-tjänsten. Ett personuppgiftsbiträdesavtal kommer att behöva tecknas när avtal med en ny leverantör är klart.

Överenskommelse mellan Region Stockholm och kommunerna i Stockholms län gällande IT-stöd inom förvaltningsobjektet ”Samverkan vid vårdövergångar” inför nytt IT-stöd för utskrivning från sluten hälso- och sjukvård

Parter

Denna överenskommelse avser att reglera kommande IT-komponent inom Objektet ”Samverkan vid vårdövergångar” mellan Region Stockholm och länets kommuner och Stockholms stads stadsdelsförvaltningar.

Överenskommelsens giltighetstid

Denna överenskommelse ersätter befintliga avtal:

1. HSN-2016-1248-12: ”Samverkansavtal IT-tjänst för in- och utskrivning i slutenvården mellan kommun/stadsdelsnämnd och Stockholms läns landsting 2015-11- 06”

2. HSN 1212-1549 ”Överenskommelse mellan kommun/stadsdelsnämnd och Stockholms läns landsting om WebCare”

Överenskommelsen gäller från och med 2020-09-01, betalningsmodellen gäller dock från och med 2021-01-01 under förutsättning att Region Stockholm tecknat avtal med systemleverantör och ingen överklagan har skett. Överenskommelsen gäller till dess att en ny överenskommelse finns antagen.

Överenskommelsens bakgrund och syfte

Bakgrund

Denna överenskommelse grundar sig i överenskommelsen Regional överenskommelse om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård HSN 2019-1416.

Den 1 januari 2020 trädde en ny långsiktig överenskommelse i kraft, mellan Region Stockholm och kommunerna i länet, om utveckling av samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård. Överenskommelsen ger långsiktiga och stabila förutsättningar för att utveckla samverkan kring en trygg, säker och effektiv utskrivningsprocess med patienten i fokus i enlighet med lagen (2017:162) om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård som trädde i kraft 1 januari 2018.

Samverkan kring IT-stöd för utskrivningsprocessen har funnits i länet under många år. Under år 2019 påbörjades en upphandling av ett nytt IT-stöd för processen och i anslutning till det finns behov av en ny överenskommelse mellan Region Stockholm och Stockholms läns kommuner.

Syfte

Överenskommelsens syfte är att dels förtydliga och skapa förutsägbarhet kring vilka åtaganden respektive part har inför kommande implementering, dels förtydliga kommande ekonomisk modell för kostnader mellan parterna.

Överenskommelse inför nytt IT-stöd för utskrivning från sluten hälso- och sjukvård

Under våren 2020 genomförs en upphandling av ett nytt IT-stöd för utskrivningsprocessen. Produktionssättning beräknas att ske under första halvåret 2021. Samtliga parter behöver, från hösten 2020, vara delaktiga i förberedelserna inför implementeringen av det nya systemet.

Fortsatt implementering av processen

Samtliga parter ansvarar själva för implementeringen av utskrivningsprocessen i den egna organisationen, i enlighet med Regional överenskommelse om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård HSN 2019-1416.

I den gemensamma utvecklingen av processen kommer kommunens kompetens att vara nödvändig. Den kommande förvaltningsplanen för år 2021 för objektet Samverkan vid vårdövergångar kommer att förtydliga behov av kommunens personella resurser i förvaltningsarbetet.

Förberedelse inför implementering av nytt IT-stöd

Region Stockholm driver projektet att upphandla IT-stödet och planera införandet. Kommunerna medverkar via Storsthlm och information om projektet sker via Strategiskt nätverk Socialtjänst hos Storsthlm. Övergripande ansvarsfördelning mellan Region Stockholm och kommunerna finns beskriven i Bilaga 1.

Kommunerna åtar sig att vara involverade i införandet. Detta sker genom delaktighet i projektaktiviteter och genom att bidra med efterfrågade resurser under projekttiden.

Region Stockholm åtar sig att ta fram, kommunicera och följa upp tidsplan för projektet. Projektet ska ge parterna förutsättningar att lyckas med sitt uppdrag inom implementeringen av IT-stödet.

Parterna ansvarar gemensamt för:

• Att projektets plan och framskridande följs med syfte att kunna förbereda partens egna implementation.

• Att resurser för att delta i implementeringsarbetet utses. Resurserna förväntas att delta på möten och utbildningar från projektet, men även att sprida information och utbilda slutanvändare i den egna organisationen. Se beskrivning av roller, arbetsområden och uppskattad tidsåtgång i Bilaga 2.

• Att objektsspecialister1 och andra roller som kan stödja den framtida förvaltningen av objektet med kunskap och information om användarnas behov utses, se beskrivning av arbetsområden i Bilaga 2.

Den kommande förvaltningsplanen för år 2021 för objektet Samverkan vid vårdövergångar kommer att förtydliga behovet av parternas personella resurser i förvaltningsarbetet.

Ekonomisk modell

Denna ekonomiska modell avser att fördela kostnader mellan kommuner och Stockholms stads stadsdelar utifrån nedanstående principer.

1 Se definition av objektspecialist i Bilaga 2

Principer som används är:

• Kommunens del av kostnaden för IT-systemet fördelas enligt kommunens andel invånare och begränsas av LOU.

• Kostnad för support/central förvaltning hos Region Stockholm beräknas per användare i användande organisationer.

• Arbetstid för införandet i den egna organisationen inklusive lokal förvaltning bekostas av respektive kommun/förvaltning.

Kostnaderna kan delas in i två delar:

1. Kostnad för att använda systemet.

Denna kostnad regleras via LOU, genom ett gränsbelopp för direktupphandling. Gränsbeloppet är en maximal kostnad för den totala avtalsperioden (antal år), per kommun/stadsdelsförvaltning. Kostnaden fördelas enligt procentuell andel av invånare.

Se aktuell fördelning mellan kommuner och stadsdelar i Bilaga 3.

2. Kostnad för nyttjande av central förvaltning, helpdesk och support. Kostnad beräknas per användare i användande organisationen. Kostnaden gäller till dess att ett nytt permanent avtal har tecknats. Antal användare revideras årligen den 1/10.

År 2019 var motsvarande kostnad budgeterad till ca 3 250 000 kronor, vilket fördelas mellan Region Stockholm och kommunerna baserat på antal användare (år 2019: 13 000 användare, varav 1 700 inom kommunen, det vill säga ca 425 000 kr/år). Observera att detta inte inkluderar användare inom psykiatrin, vilka idag inte använder systemet.

Avtalsdelar

Force majeure och fullgörelse av avtal

Vid force majeure (omständigheter som krig, arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, avbrott i energiförsörjning, miljökatastrof, allvarlig smittspridning eller annan väsentlig omständighet som parterna inte rår över och som förhindrar part från att fullfölja sina överenskomna skyldigheter) kan part befrias från fullgörelse av dessa skyldigheter.

Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Motpart skall omedelbart skriftligen underrättas om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse.

Tvist

Eventuella tvister mellan parterna avseende betalningsansvar och ersättningsbelopp ska i första hand lösas av närmaste chefer inom berörda verksamheter inom Region Stockholm och kommunerna.

I andra hand prövas frågan av Hälso- och sjukvårdsdirektör eller Regiondirektör och motsvarande chefsnivåer i kommunen i enlighet med dessas delegationsordning.

Kan tvisten ej lösas ska den hänskjutas till svensk allmän domstol för avgörande med tillämpning av svensk rätt.

Överenskommelsens omförhandling och upphörande

Anmälan om omförhandling skall ske skriftligen och så snart det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar förhandlingsrätten. Detta befriar inte part från skyldighet att fullgöra sina överenskomna förpliktelser intill dess att omförhandling avslutats och ny överenskommelse börjat gälla.

Uppsägning av denna överenskommelse kan ske till varje årsskifte med 12 månaders uppsägningstid eller om nytt avtal tecknas.

Bilagor

Bilaga 1 Ansvarsfördelning mellan Region och kommun

Bilaga 2 Resurs- och tidsåtgång under implementeringen av IT-stödet Bilaga 3 Kostnadsfördelning mellan kommuner och stadsdelsförvaltningar

Bilaga 1 Ansvarsfördelning mellan Region och kommun Region Stockholms ansvar

Region Stockholm ansvarar för nedanstående:

• Avtal med leverantör

Region Stockholm har avtal med leverantörer av IT-stöd och kompletterande tjänster. Region Stockholm hanterar leverantörsstyrning och säkerställer att nyttjande av systemet kan garanteras samtliga berörda vårdgivare, kommuner samt externa utförare av socialtjänst.

• Ändrings- och felhantering

Region Stockholms centrala förvaltning ansvarar, efter överlämnande från projektet, för att hantera ändringar, vidareutveckling och fel relaterade till objektet och IT-stödet för att säkerställa att objektet är aktuellt, korrekt och anpassat efter verksamhetsmässiga och tekniska behov.

• Daglig IT-drift, underhåll och support

Region Stockholms centrala förvaltning ansvarar, efter överlämnande från projektet, för drift och underhåll för att säkerställa tillgänglighet enligt parternas behov.

• Förvaltningsorganisation

I enlighet med förvaltningsstyrningsmodellen inrättas en objektstyrgrupp vilken bemannas av Region Stockholm och kommunerna via Storsthlm.

Objektstyrgruppens ansvar är att stödja objektägarna med styrning och förvaltning. Kommunerna har därmed möjlighet att påverka objektet Samverkan vid vårdövergångar.

• Utbildning av lokalt verksamhetsstöd

Region Stockholms centrala förvaltning ansvarar, efter överlämnande från projektet, för att utbilda lokala objektsspecialister (som i sin tur utbildar superusers eller motsvarande) i IT-stödet utifrån objektsförvaltningens planering.

Kommunens ansvar

Kommunen ansvarar för nedanstående:

• Ändrings- och felhantering

Kommunen ansvarar för att inrätta lokalt verksamhetsstöd som hanterar lokal felsökning. Lokal felsökning ska lösa ärenden som t.ex. beror på lokalt uppsatta behörigheter, fel med inloggning eller dator/operativsystem. Kommunen ska också kunna eskalera fel till Region Stockholms centrala förvaltning.

• Daglig IT-drift, underhåll och support

Kommunen ansvarar för sin egen tekniska infrastruktur, vilket huvudsakligen omfattar användarens dator/mobil device, uppdatering av operativsystem, internetuppkoppling etc. Kommunen ansvarar också för första linjens support för kommunens användare.

• Förvaltningsorganisation

Kommunen ska vara delaktiga i förvaltningens arbete kring såväl vidareutveckling som löpande arbete i syfte att kunna påverka utifrån kommunens behov.

Se preliminärt behov av roller i Bilaga 2.

• Utbildning och lokalt verksamhetsstöd

Respektive nyttjande part av IT-stödet ansvarar för att adekvat utbildning och lokalt användarstöd ges till egna medarbetare, både avseende användandet av IT- stödet som berörda verksamhetsprocesser. Objektets förvaltningsverksamhet tillhandahåller, efter överlämnande från projektet, det utbildningsmaterial som ska användas. Kommunen gör eventuell lokal anpassning av utbildningsmaterialet.

Bilaga 2 Resurs- och tidsåtgång under implementeringen av IT- stödet

Kommunerna har olika förutsättningar i antal användare och organisering av såväl användare som IT-förvaltningar. Hur omfattande det lokala arbetet med implementering och förvaltning blir får varje kommun själv bedöma och planera inför.

Nedanstående resurser förväntas, från avtalstecknande, periodvis och i olika grad bli involverade i implementeringsarbetet. Rollerna kommer även att behövas i den löpande förvaltningen av systemet. Flera roller finns och bemannas redan i dag i viss utsträckning. Under införandeperioden kommer resurserna att behöva nyttjas i högre grad än vid förvaltning. När upphandlingen har kommit längre återkommer projektet med ett förtydligande om omfattning och tidsperiod. Därav är nedanstående förslag på roller preliminära.

Beskrivning av roller

• Objektspecialist: Verksamhetsrepresentant som har fördjupad kunskap om såväl processen som IT-stödet och ansvarar för/bidrar i förvaltningsarbetet kring exempelvis konfiguration, rutiner, test och vidareutveckling.

• Superuser: Användare av IT-stödet som har utökad kunskap om IT-stödet. Superusers kan exempelvis utbilda kollegor, vara involverade i lokal felsökning och agera lokalt verksamhetsstöd.

Område	Beskrivning
Behörighetstilldelning	Ansvar för lokal behörighetstilldelning och tillse att befintliga behörigheter är aktuella
Konfiguration	Ansvar för lokal konfiguration, exempelvis organisationsträd
Rutiner och riktlinjer	Ansvar för att implementera centrala rutiner och riktlinjer samt anpassa dessa till lokal verksamhet
Utbildning	Ansvar för lokal utbildningsplanering och lokala utbildare (superusers) under projektet och framöver (utbildning till nyanställda)
Teknik och test	• Kontaktperson för lokala teknikfrågor • Ansvar för lokala tester • Kommunerna deltar vid centraliserade funktionella tester som Region Stockholm (objektförvaltningen) anordnar
Vidareutveckling	Ansvar för att bidra med kunskap och information om kommunernas behov i systemförvaltningens arbete kring vidareutveckling av IT-stödet

Bilaga 3 Kostnadsfördelning mellan kommuner och Stockholms stads stadsdelar

Nedan beräkning avser kostnader som kan antas omfattas av LOU, dvs kostnader till leverantören/leverantörerna av ett nytt IT-stöd.

Totalt antal invånare2 den 31/12 2018 var 2 344 124, vilka var fördelade enligt nedanstående kommuner och Stockholms stads stadsdelar.

År 2020 är gränsbeloppet3 för direktupphandling enligt LOU 615 312 kronor per upphandlande myndighet vilket i det här fallet avser kommuner och stadsdelar. Gränsbeloppet är en maximal kostnad för den totala avtalsperioden (antal år), per kommun/ Stockholms stads stadsdelsförvaltningar. Kostnaden fördelas enligt procentuell andel av invånare.

Den förväntade maximala avtalsperioden är 8 år.

Beräkningsexempel för nedanstående fördelning

Den maximala kostnaden som kan belasta en kommun/ Stockholms stads stadsdelsförvaltning över den totala avtalsperioden är 615 312 kronor.

Beräkningarna utgår ifrån att Södermalm, som är den största stadsdelen, belastas med den maximala kostnaden. Utifrån detta beräknas kostnaden per invånare per år, vilket ger en ungefärlig kostnad på 0.589 kronor per invånare och år ((615 312/130 365)/8). Denna kvot ligger till grund för den procentuella fördelningen mellan kommunerna/ Stockholms stads stadsdelar i tabellen nedan.

2 Källa: SCB, 31/12 2018 respektive stadens statistikinformationstjänst

3 Källa: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx/

* De personer i Stockholms som saknar adress redovisas som en restpost på kommunen. Det är personer med skyddad adress, är i utlandstjänst för offentliga och privata arbetsgivare eller av annan anledning saknar känd hemvist.

Restposten är procentuellt fördelad mellan stadsdelsförvaltningarna.

Datum Datum

Region Stockholm

Namnförtydligande, titel Namnförtydligande, titel