Contract

Dokumentansvarig		Sida
	AVTAL
	Datum 2019-11-15	Dnr KS 2019/000570
	Beslutande Kommunfullmäktige § 241 2019-12-16	Beteckning
Handbok	Giltighetstid	Aktualitetsprövning/revidering senast
Dokumentkategori ☐Författningssamling ☐Övergripande styrdokument ☐Verksamhetseget dokument
Dokumentkoppling

Driftsam-avtal om Ölands Kommunal- förbunds bastjänst inom IT

Sida

1(5)

Datum

2019-11-15

Bilaga 2 till Förbundsordning för Ölands Kommunalförbund

Driftsam-avtal om Ölands Kommunal- förbunds bastjänst inom IT

Parter och avtalstid

Driftsam-avtalet beskriver avgränsningar för en IT-drift i samverkan.

Ölands Kommunalförbund, nedan kallat ÖKF och kommunerna Borgholm och Mörbylånga, nedan kallade medlemskommunerna, är parter i detta avtal, nedan kallat Driftsam-avtalet. Medlemskommunerna får avtala med sina helägda bolag om vidareförsäljning av tjänster som tillhandahålls av IT- verksamheten i ÖKF.

Driftsam-avtalet gäller från och med den 1 januari 2020 och tills vidare. Eventuella revideringar ska godkännas av direktionen i ÖKF och av medlemskommunerna.

Tvist angående detta avtal löses enligt vad som är angivet i förbundsordningen om tvistelösning.

Styrdokument och deras inbördes ordning

I ordning gäller svensk lag, förbundsordning, reglemente, detta avtal, avtal om tilläggstjänster.

Förbundsordningen beskriver ändamålet med ÖKF och utgör den juridiska grunden för ÖKF.

Reglementet beskriver hur direktionen ska arbeta.

Driftsam-avtalet ska ses som ett komplement till förbundsordning och reglemente och beskriver vissa avgränsningar mellan ÖKF och medlems- kommunerna.

Utöver dessa dokument finns ytterligare dokument som till exempel en gemensam IT-strategi inom ÖKF. Medlemskommunerna kan med utgångspunkt från denna gemensamma strategi, ta fram egna dokument för att beskriva den önskade utvecklingen mer i detalj.

Respektive medlemskommuns Informationssäkerhetspolicy med bland annat bilagan ”Kontinuitet och Drift” (KD), är styrande för IT- verksamheten.

Offentlighets- och sekretesslagen och dataskyddsförordningen

Det åligger ÖKF att informera anställda och konsulter om gällande sekretesslagstiftning, samt att se till att dessa undertecknar en för ÖKF gemensam sekretessförbindelse.

I avtal om behandling av personuppgifter som ÖKF tecknat med medlemskommunerna, anges att ÖKF garanterar att personuppgifter enbart kommer att behandlas inom ramen för och på det sätt som anges i det särskilt upprättade avtalet som utgör grunden för parternas avtalsrelation, det vill säga Driftsam-avtalet. Mot denna bakgrund föreskrivs att ÖKF endast får behandla personuppgifter i den mån det är nödvändigt för att underhålla och drifta de system, datorer, telefoner och annan utrustning för elektronisk datalagring och dataöverföring som ÖKF ska hantera åt medlems- kommunerna.

Syfte och mål för verksamheten

ÖKF ska leverera största möjliga nytta inom IT-området till medlems- kommunerna. Kortsiktiga - mätbara - mål för verksamheten måste alltid vara linje med det långsiktiga syftet med verksamheten. I samband med att budget fastställs för kommande kalenderår ska direktionen uppställa ekonomiska, verksamhets- och personella mål inom olika områden av verksamheten.

En av ÖKFs uppgifter är att se till att medlemmarnas användare kan arbeta med funktionella IT-arbetsplatser. Med funktionell avses här allmänt summan av fungerande hårdvara, mjukvara och kommunikation.

Samordning

Samordningen skapar förutsättningar för gemensamma system och förvaltningssystem som möjliggör samverkan mellan medlemskommunernas verksamheter. ÖKF ska med hjälp av sin IT-verksamhet aktivt medverka till förbättringar och effektiviseringar i medlemskommunernas verksamheter.

IT-drift

ÖKF ska leverera en med hög tillgänglighet, säker och kostnadseffektiv IT- drift samt en god IT-support.

Beställarkompetens inom IT-området

ÖKF bevakar IT-marknaden för medlemmarna räkning och ska medverka när det gäller utvecklingsfrågor från IT-perspektivet. ÖKF ställer de tekniska kraven inom IT-området åt medlemskommunerna vid inköp/upphandlingar utifrån deras formulerade behov och krav.

IT-strategikompetens

ÖKF är en del av medlemskommunernas gemensamma IT-strategi- kompetens och ska medverka i att ta fram förslag till strategi- och policydokument inom IT-området. ÖKF ska vidare medverka till att interna styrdokument för en kommunal verksamhet som berör IT-området, är i harmoni med de övergripande styrdokumenten som fastställts av direktionen för ÖKF.

ÖKF:s bastjänst inom IT

IT-arbetsplatsens funktion, samordning, IT-drift, beställar- och IT- strategikompetens ingår i bastjänsten.

Infrastruktur

Stamnät

Nätverket som förbinder medlemskommunernas olika verksamhetslokaler benämns stamnät. Stamnätet ska hyras eller ägas av ÖKF. ÖKF ska:

• vara drift- och dokumentationsansvarig för stamnätet, med andra ord se till att nätet håller nödvändig kvalitet för att säkerställa driften för medlemskommunerna.

• genomföra till/ombyggnad. ÖKF budgeterar för planerade projekt. Medlemskommunerna ansvarar själva för kostnader som ÖKF inte ges möjlighet att budgetera för med god framförhållning.

Fastighetsnät

Medlemskommunerna är skyldiga att i sitt avtal med fastighetsägare eller vid projektering av ny- eller ombyggnad, följa ÖKFs ställda kvalitetskrav på nätstandarder. Oavsett om medlemskommunen äger eller hyr fastigheten är ÖKF driftansvarig för fastighetsnäten. ÖKF ska medverka vid projektering av ny- och ombyggnationer av nät. Det åligger medlemskommunerna att med god framförhållning meddela ÖKF innan projektering påbörjas. ÖKF beställer och planerar mindre ombyggnader i fastighetsnätverk.

Medlemskommunerna står för kostnaden för det passiva fastighetsnätverket.

Aktiv utrustning

Brandväggar, routrar och switchar samt driften av dessa ingår i bastjänsten.

Trådlösa nät

ÖKF ansvarar för driften och utbyte av de trådlösa nätverken. Tillbyggnad ingår inte i bastjänsten men utförs på beställning. Medlemskommunerna står för kostnaden vid tillbyggnad.

Datacenter

ÖKF ansvarar för att tillräcklig kapacitet finns av server och lagring i ÖKFs serverhallar.

Serverhallar

ÖKF ansvarar för driften av den fysiska miljön i serverhallarna.

Satellitservrar

ÖKF ansvarar även för drift av servrar utanför serverhallar men medlemskommunerna står själva för inköpskostnaden. En separat skriftlig överenskommelse ska finnas för alla satellitservrar, då ÖKF inte kan erbjuda samma nivå på IT-säkerhet på dessa. I överenskommelsen ska det tydligt

framgå vilka avsteg som görs från informationssäkerhetspolicyns bilaga InfoSäk KD.

Support

IT-tekniker

ÖKFs IT-tekniker ska kunna ge service och support lokalt hos varje medlemskommun. Ärenden som inte kan lösas via fjärranslutning kräver en tekniker på plats.

Reservdelar och tillbehör

ÖKF ska tillhandahålla reservdelar och tillbehör som ska kunna avhämtas i varje medlemskommun till exempel möss, tangentbord, skärmar, kablar med mera. Medlemskommunerna faktureras för uthämtade reservdelar och tillbehör.

Helpdesk

Målet är att samtliga IT-relaterade supportärenden ska gå via Helpdesk. Användarna kan lägga in ärenden via telefon, e-post och webbformulär.

System

System driftsätts och förvaltas enligt medlemskommunernas informations- säkerhetpolicys med bilagor som InfoSäk F och InfoSäk KD. I samma dokument beskrivs hur inköp av system går till och det är viktigt att ÖKF är med tidigt i processen.

Telefoni

ÖKF upphandlar och tecknar telefoniavtal för medlemmarnas räkning och är deras företrädare i frågor som rör telefoni. Medlemskommunerna har ansvaret att informera ÖKF om förändringar som berör telefonin, till exempel om personal tillkommer, flyttar eller slutar. Felanmälningar, beställningar och andra förändringar anmäls alltid till ÖKFs Helpdesk.

Trafikavgifter

ÖKF tecknar avtal med operatörer både för fast- och mobiltelefoni. ÖKF administrerar trafikavgifterna för telefoni och kan fördela kostnaderna ned till den nivå som beslutats för varje medlemskommun.

Inköp

Inköp som bekostas av medlemskommunerna

ÖKF ansvarar för upphandling och inköp av

• IT-arbetsplatsutrustning såsom datorer, telefoner, skärmar och IT- tillbehör.

• Elevers digitala verktyg till exempel Chromebooks och Ipads.

• AV-utrustning till exempel interaktiva skärmar, projektorer och ljudanläggningar.

• Skrivare och kopiatorer.

• Trådlösa accesspunkter vid tillbyggnad.

Medlemskommunerna ansvarar för upphandling och inköp av verksamhetssystem.

Inköp som budgeteras och bekostas av ÖKF

• Nätverksutrustning.

• Licenser till IT-säkerhet och till IT-infrastrukturen.

Ekonomi

Fakturering av tilläggstjänster

Tilläggstjänster som avtalats ska debiteras till självkostnadspris. Faktureringsperioden bestäms i respektive avtal.

Investeringar

ÖKF gör regelbundet investeringar i utrustning och infrastruktur som krävs för att upprätthålla bastjänsten men också för tilläggstjänster om det är aktuellt. Kapitalkostnader för de investeringar som gäller tilläggstjänster ska ingå i självkostnadspriset för tilläggstjänsten.