Allmänna villkor för registrering och medlemskap

Allmänna villkor för registrering och medlemskap

1. Om SSRKs fakturering av medlemskap

Vid ansökan om medlemskap i SSRK betalar du din första medlemsavgift direkt i samband med registrering online för att erhålla ditt medlemskap. Därefter löper ditt medlemskap rullande, d v s ett år fr o m det datum du gjort din första betalning. Du mottar faktura ca 1,5 månad innan sista datum för inbetalning av medlemsavgiften.

Medlemsavgiften är inte obligatorisk. Om du vill kan du bortse från fakturan och påminnelsen, varvid du blir avaktiverad som medlem hos SSRK.

Önskar du utträde ur SSRK kan du även meddela SSRKs kansli via e-post eller telefon, 000-000 00 00. Uppge samtidigt ditt medlemsnummer och fullständigt namn.

Innan du betalar en avi från SSRK ska du kontrollera de förtryckta uppgifterna. Du ansvarar själv för att din adress korrigeras vid fel eller flytt, så att du kan nås av SSRKs försändelser. Om dina kontaktuppgifter är felaktiga kan du själv logga in och ändra dina uppgifter via medlemsregistrets självbetjäning. Saknar du loginuppgifter eller behöver ändra uppgifter i låsta fält, kontakta SSRKs kansli.

Vid betalning via bankgiro och internetbank ska alltid det OCR-nummer som står tryckt på fakturan anges.

2. Internetregistrering

SSRK erbjuder möjlighet att registrera medlemskap i klubben via internet. Du hittar länk och instruktioner via medlemsinformationen på SSRKs webbplats, xxx.xxxx.xx.

Medlem i Svenska Spaniel och Retrieverklubben, bosatt i Sverige, tillhör den SSRK-avdelning inom vilken region medlemmen geografiskt är skriven. Avdelningarna är fördefinierade i SSRKs medlemsregister och tilldelas nya medlemmar per automatik. Avdelningstillhörigheten kan således inte ändras, annat än om du flyttar till en ort som tillhör en annan avdelning. Utlandsboende medlemmar tillhör inte någon avdelning.

SSRK registrerar person via dennes namn. Inga uppgifter om hunden registreras hos SSRK.

Ett medlemsnummer i SSRK tillhör således den person som anges vid nyregistrering och kan ej överlåtas till annan person.

Om efternamn ändras, meddelas namnbytet till SSRKs kansli tillsammans med aktuellt medlemsnummer, varvid kansliet uppdaterar dessa uppgifter.

Medlemskapet erhålls först efter att det betalats samt att betalningen registrerats hos SSRK.

Ett välkomstbrev skickas kontinuerligt ut till nya medlemmar per post. Vid uteblivet välkomstbrev, kontakta SSRKs kansli för kontroll av medlemskapet.

3. Personuppgifter

Svenska Spaniel och Retrieverklubben behandlar uppgifter såsom namn, adressuppgifter, telefonnummer, e-post samt betalningsuppgifter. Uppgifterna lagras i ett externt medlemsregister över Internet. Medlemsregistret tillhandahålls av tredje part.

Svenska Spaniel och Retrieverklubben följer Dataskyddsförordningen GDPR. Därför vill vi göra dig uppmärksam på att de personuppgifter som du skickar kan komma att sparas för vidare kommunikation och dokumentation. Mer om hur vi behandlar dina personuppgifter hittar du på sid 2 och 3 i detta dokument. Där ser du också hur vi hanterar medlemsregisteringen via tredje part.

Behandling sker av SSRKs kansli och uppgifterna brukas för stadgeenlig verksamhet, tillhandahållande av tjänster så som exempelvis klubbtidning, administration, fakturering, kundservice, analys, utveckling, information, marknadsföring samt för fullgörande av skyldigheter enligt lag, avtal eller myndighetsbeslut.

Dina personuppgifter lagras och används under den tid du har ett aktivt medlemskap inom SSRK. Efter uppsägning av medlemskap lagras dina uppgifter som inaktiva i ytterligare 6 månader, i den händelse att återaktivering av ditt medlemskap önskas. Önskas nytt medlemskap efter 6 månadersperiodens utgång kan ditt gamla medlemsnummer ej återfås.

Medlemsuppgifter lämnas under begränsade perioder ut till matrikelansvarig vid SSRK avdelning och/eller rasklubb inom SSRKs organisation, för kontroll av giltigt medlemskap inför SSRKs arrangemang samt för statistikföring av medlemsantal. Avtal som reglerar användandet av SSRKs medlemsuppgifter är upprättat mellan SSRK och matrikelansvariga.

Medlemsuppgifter kan komma att lämnas ut till samarbetande organisation på uppdrag av SSRK samt till myndighet vid anmodan. Denna information kan sändas på tryckt och/eller elektroniskt vis.

Medlem i SSRK har rätt att meddela att denne ej önskar erhålla försändelse från samarbetande organisation. Meddelande om icke önskade försändelser från samarbetande organisation ska meddelas SSRKs kansli skriftligen och i direkt samband med nytecknande av medlemskap.

Genom att registrera dig som medlem har du även lämnat samtycke till ovanstående behandling av dina uppgifter.

Integritetspolicy

Integritetsskydd för SSRK – Svenska Spaniel och Retrieverklubben

Syfte

Säkerställa skyddet av personuppgifter och den personliga integriteten.

När

Vid behandling av personuppgifter för såväl anställda, medlemmar och andra personer som kan komma att registreras i SSRKs elektroniska system.

Krav

Dataskyddsförordningen/GDPR.

Definitioner Personuppgiftsansvarig

Den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och för behandlingen av personuppgifter är normalt den juridiska personen. I vårt fall är det SSRKs huvudstyrelse.

Personuppgiftsbiträde

Den som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning, exempelvis en tjänsteleverantör eller webbhotell. Ett personuppgiftsbiträde finns alltid utanför den egna verksamheten/organisationen.

Dataskyddsombud-Dataskyddsadministratör

Ett Dataskyddsombud är en person – ofta en anställd – som ser till att personuppgifter behandlas korrekt och lagligt inom en verksamhet. Inom SSRK benämns denna funktion, Dataskyddsadministratör. Se mer om detta under ”Dataskyddsadministratör” i slutet på detta dokument.

Inledning

Dataskyddsförordningen, eller GDPR (General Data Protection Regulation) som den också kallas, innehåller regler om hur man får behandla personuppgifter. Förordningen började gälla den 25 maj 2018 och ersatte den då gällande Personuppgiftslagen (PuL).

Skyldigheter

SSRK ska vidta alla rimliga åtgärder för att säkerställa att skyddet för den personliga integriteten är stärkt inom verksamheten. Det gäller såväl behandlingen av personuppgifter om anställda, medlemmar och samarbetspartners, som andra personer som kan komma att registreras i SSRKs elektroniska system. Med personuppgifter menas namn, adress, telefonnummer,

e-postadress, personnummer, och annan information som på något sätt kan härledas till en enskild person.

SSRK har därför tagit fram denna riktlinje, som i enlighet med den Europeiska Dataskyddsförordningen och Dataskyddslagen fastställer hur personuppgifter ska hanteras och skyddas. De principer SSRK arbetar efter är att:

• Uppgifterna ska behandlas lagligt och korrekt med tydligt syfte och ändamål.

• Uppgifterna ska enbart insamlas för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål.

• Enbart uppgifter som är relevanta och nödvändiga för ändamålet samlas in.

• Uppgifterna ska vara korrekta och uppdaterade.

• Uppgifterna ska enbart förvaras så länge som är nödvändigt för ändamålet eller som krävs enligt lag, eller annat berättigat ändamål.

• Behandling av uppgifterna får enbart ske om lämplig säkerhet är säkerställd.

• Personuppgiftsansvarige (SSRKs huvudstyrelse) ska ansvara för och kunna redogöra för att ovanstående punkter följs.

• Om det inträffar en säkerhetsincident, till exempel ett dataintrång eller en oavsiktlig förlust av uppgifter, måste SSRK anmäla det till Datainspektionen inom72 timmar. SSRK kan också behöva informera de registrerade.

Personuppgiftsbiträdesavtal

Personuppgifterna får enbart delas inom SSRK och till av oss anlitade leverantörer som utför uppdrag för vår räkning. Dessa leverantörer ska ha undertecknat ett personuppgiftsbiträdesavtal som garanterar att de följer lagkrav och instruktioner tillhandahållna av SSRK om hur personuppgifterna ska hanteras.

Skydd av personuppgift

SSRK har vidtagit tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda och förebygga risken för att personuppgifter förloras, manipuleras och kommer i obehörigas händer. Främst gäller detta fysiskt, tekniskt och administrativt skydd av databas, register eller likande där personuppgift förvaras.

För att uppnå ett fullgott integritetsskydd ska SSRK inte bara se till att personuppgifter skyddas enligt vad som beskrivits ovan. Det är minst lika viktigt att kontinuerligt arbeta med frågor som medvetenhet, utbildning och organisation.

All eventuell systemutveckling, tjänsteutveckling och verksamhetsutveckling ska ske med respekt för den personliga integriteten och med beaktande av aktuell svensk integritetsskyddslagstiftning. All personal som arbetar med denna

typ av utveckling som kan påverka skyddet för den personliga integriteten inom SSRK, är skyldiga att samråda med dataskyddsombud/dataskyddsadministratör innan förändringar i behandlingen av personuppgifter genomförs och när nya behandlingar planeras.

Utlämnade av personuppgift till tredje part

SSRK kan även komma att lämna ut personuppgifter till tredje part, såsom exempelvis till polis eller annan myndighet, i samband med utredningav brott eller om SSRK på annat sätt är skyldigt att lämna ut uppgifterna enligt lagstadgade krav eller myndighetsbeslut.

Skyldigheter, allmänt

Det är en skyldighet för SSRK-medlem eller annan att hålla sig informerad om och följa de eventuella regelverk, policys, riktlinjer och instruktioner som SSRK satt upp, eller meddelar i enskilda fall. Detta för att säkerställa skydd av personuppgifter och individens integritet för såväl medlemmar som samarbetspartners.

Medlemmars rättigheter

Som medlem har du rätt att när som helst:

• begära information om de personuppgifter SSRK har om dig samt ett utdrag av personuppgifterna,

• begära information om hur SSRK samlar in, behandlar, lagrar, vidarebefordrar och skyddar dina personuppgifter samt syftet med och laglig grund för insamlingen,

• begära radering av dina personuppgifter (såvida det inte finns lagstadgat krav på lagring av personuppgifterna, såsom exempelvis bokföringsregler, eller annat legitimt skäl för lagring),

• lämna in klagomål till Datainspektionen och begära hjälp med rättslig prövning.

• Den typ av begäran som beskrivs ovan ska föregås av en tydlig skriftlig begäran som sänds in till SSRKs kansli. SSRKs ambition är att snarast, senast efter 30 dagar efter godkänd begäran lämna ut informationen. Under vissa administrativa omständigheter kan utlämningen ta något längre tid.

Dataskyddsadministratör

Som ideell förening omfattas inte SSRK av kravet på ett dataskyddsombud, men SSRK huvudstyrelse har valt att utse administratören vid vårt kansli som den som ska föra en förteckning över register och annan behandling av personuppgifter och hjälper registrerade att få felaktiga uppgifter rättade. Vi väljeratt benämna funktionen som Dataskyddsadministratör.

Dataskyddsadministratören ska granska och administrera behandlingen av personuppgifter i klubben, påpeka brister, föra en registerförteckning över alla behandlingar, hjälpa de registrerade, lämna registerutdrag, samt i förekommande fall vara Datainspektionens primära kontakt.

Frågor

För frågor omkring den nya Dataskyddsförordningen kan du vända dig till SSRKs kansli. Det gäller också frågor kring exempelvis behandling av dina personuppgifter, korrigering eller klagomål.

Svenska Spaniel och Retrieverklubbens kansli Xxxxxxxxxxxx 00

SE-168 69 BROMMA

Telefon: 000-000 00 00 xxxx@xxxx.xx

På Svenska Kennelklubbens hemsida xxx.xxx.xx finns mycket bra information om GDPR. Här finns såväl informationsfilmer, GDPR lagstiftningstexten, samt övrig allmän information vad GDPR innebär för vår verksamhet. Gå in under ”Föreningskommittén” och vidare till ”Föreningspaketet”.

2018-03-14