Avtal om samverkan kring varuförsörjning

Avtal om samverkan kring varuförsörjning

Region Uppsala, Region Dalarna, Region Västmanland, Region Sörmland och Region Örebro län har träffat följande överenskommelse kring en gemensam varuförsörjning.

Överenskommelsen bygger på att respektive part till en gemensamt finansierad förvaltning uppdrar att för parternas räkning handa de nedan angivna uppgifterna.

För att uppnå de fördelar som eftersträvas är det av största vikt att respektive part lojalt och solidariskt följer det som överenskommits om i detta avtal, dvs. att part förbinder sig att inte bedriva med ”förvaltningen” konkurrerande verksamhet.

§ 1 Gemensam nämnd

Samverkan skall ske under ledning av gemensam nämnd enligt 3 kap § 3 a kommunallagen.

Region Uppsala är värdregion och den gemensamma nämnden ingår i Region Uppsalas organisation.

Antalet ledamöter i nämnden skall vara fem ordinarie med fem ersättare. Respektive fullmäktige skall välja en ledamot och en ersättare till nämnden.

Parterna är överens om att posterna som ordförande och vice ordförande bör rotera varje mandatperiod mellan de deltagande regionernas företrädare i nämnden.

§ 2 Nämndens uppgifter

Den gemensamma nämnden ombesörjer upphandling, depåhållning och distribution av förbrukningsvaror och andra varor av förbrukningskaraktär i enlighet med detta avtal.

Nämnden skall utveckla rutiner och system som genom ett gemensamt agerande ger kostnadsmässiga, kvalitativa, affärsmässiga och administrativa fördelar som gagnar både den egna verksamheten och kärnverksamheten. Nämnden skall bedriva ett aktivt miljö- och kvalitetssäkringsarbete inom verksamheten och vid upphandlingar av varor och tjänster noga väga in miljöaspekter.

§ 3 Finansiering

Budget skall upprättas så att kostnader och intäkter balanseras. Budgeten upprättas av värdregionen efter samråd med övriga Region. Förslag till budget skall tillställas övriga samverkande regioner senast den sista september varje år.

Kostnaderna för förvaltningen fördelas lika mellan de ingående Region.

Logistikkostnaderna för centralförrådet fördelas via nyckeltal baserat på respektive regions utnyttjandegrad.

Distributionskostnaderna (transporter) fördelas efter faktiskt utfall per region.

Om över- eller underskott uppstår i bokslut regleras detta årligen genom överenskommelse mellan de samverkande parterna i nämnden.

Resultatredovisning

Regionstyrelsen i Region Uppsala beslutar när nämnden senast skall redovisa sin medelsförvaltning under föregående budgetår.

Medelsförvaltning

Region Uppsala förvaltar den gemensamma nämndens medel. Samverkande regioner har rätt till löpande insyn i medelsförvaltningen.

§ 4 Förvaltningschef

Förvaltningschef skall utses av värdregionen efter samråd med övriga samverkande parter.

§ 5 Administration

Region Uppsala, varuförsörjningsförvaltningen, skall ha ansvaret för beredning och verkställighet av nämndens beslut samt planera och administrera den verksamhet nämnden har ansvaret för.

§ 6 Verksamhetens igångsättande

Med hänsyn till att vissa initiala svårigheter kan uppstå vid sammanläggningen av respektive parts varuförsörjningsenheter är parterna överens om att den definitiva sammanläggningen av verksamheterna bör vara genomförd 2004-06-01 eller den tidpunkt som nämnden finner möjlig.

§ 7 Utvärdering av verksamheten

Verksamheten skall inför nästkommande mandatperiod utvärderas. Utvärderingen skall genomföras i så god tid att beslut hinner fattas om eventuell förändring av verksamheten.

§ 8 Insyn i förvaltningen

Samverkande parter har rätt till löpande insyn i förvaltning och redovisning som gäller nämndens verksamhet. Nämnden skall till respektive fullmäktige i de samverkande regionerna kvartalsvis rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är.

§ 9 Särskilda villkor

Detta samverkansavtal förutsätter för sin giltighet att det godkänts av regionfullmäktige i respektive region.

§ 10 Övriga befogenheter

Nämnden har befogenhet att, inom ramen för vad kommunallagen tillåter, åta sig försörjningsuppgifter för primärkommuner och andra externa organisationer.

Nämnden har befogenhet att förhandla med andra regioner eller primärkommuner som önskar delta i samarbetet. Vidare har nämnden befogenhet att pröva och eventuellt föreslå att omfattningen av samarbetet utvidgas till andra områden än vad som regleras i detta avtal.

Beslut om ytterligare parter i samarbetet eller att omfattningen av samarbetet skall utvidgas till andra områden skall fattas genom beslut i respektive region.

§ 11 Avtalstid

Detta avtal gäller fr.o.m. 2004-01-01 och tills vidare under förutsättning att fullmäktige i de samverkande regionerna har godkänt avtalet. Avtalets § 1 har reviderats avseende rotation av ordförande 2021-03-26.

Vill någon av de samverkande parterna frånträda avtalet skall skriftligt meddelande om detta tillsändas övriga parter senast ett år före mandattidens utgång, annars förlängs avtalet med oförändrade villkor ytterligare en mandatperiod.

För avtalets upphörande i sin helhet krävs likalydande beslut i respektive regionfullmäktige.

Vid ett upphörande av verksamheten i sin helhet eller om någon part vill frånträda avtalet skall särskilda förhandlingar ske mellan parterna angående formerna för detta samt angående den ekonomiska regleringen mellan parterna.

§ 12 Tvist

Tvister angående tolkning och /eller tillämpningen av detta avtal, och övriga överenskommelser mellan de samverkande parterna, skall i första hand lösas genom förhandlingar mellan parterna. För den händelse överenskommelse inte kan träffas skall tvister avgöras i allmän domstol.

Detta avtal har upprättats i fem likalydande exemplar varav parterna tagit var sitt.

Region Dalarna Region Västmanland

Region Sörmland Region Örebro län

Region Uppsala