RIKTLINJER FÖR LÖN OCH ANNAN ERSÄTTNING
RIKTLINJER FÖR LÖN OCH ANNAN ERSÄTTNING
På årsstämman den 7 maj 2020 antogs, i enlighet med styrelsens förslag, följande riktlinjer för bestämmande av lön och annan ersättning till styrelseledamöter, vd och koncernchef (VD), vice VD och andra ledande befattningshavare. Med ledande befattningshavare avses medlemmar i koncernledningen. Riktlinjerna gäller för avtal som ingås efter stämmans beslut samt för det fall ändringar görs i befintliga avtal efter denna tidpunkt. Riktlinjerna omfattar inte styrelsearvode som beslutas av stämman eller sådana emissioner och överlåtelser som omfattas av 16 kap. aktiebolagslagen.
Riktlinjernas främjande av affärsstrategi, långsiktiga intressen och hållbarhet
Koncernens affärsstrategi är i korthet följande.
Alimak Group kommer att stärka sin position som en global, marknadsledande leverantör av vertikala transportlösningar för professionellt bruk för att uppnå hållbar, lönsam tillväxt. Detta genom marknadsutvidgning, tillväxt av eftermarknadsaffären och genom optimerad affärsverksamhet.
För ytterligare information om koncernens affärsstrategi, se xxxxxxxxxxx.xxx samt den senaste årsredovisningen inklusive hållbarhetsrapport.
Det är för koncernen och dess aktieägare av grundläggande betydelse att dessa riktlinjer i ett kort- och långsiktigt perspektiv skapar goda förutsättningar för att attrahera och behålla kompetenta medarbetare och chefer. Syftet med riktlinjerna är att skapa ökad transparens i ersättningsfrågor och genom relevanta ersättningsstrukturer skapa incitament för ledande befattningshavare att verkställa strategiska planer och leverera goda operativa resultat för att stödja koncernens affärsstrategi samt långsiktiga intressen, inklusive dess hållbarhet. För att uppnå detta är det viktigt att vidmakthålla rättvisa och internt balanserade villkor som samtidigt är marknadsmässigt konkurrenskraftiga vad avser struktur, omfattning och nivå på ersättning. Dessa riktlinjer möjliggör att ledande befattningshavare, oavsett geografisk marknad, kan erbjudas en konkurrenskraftig totalersättning.
Ersättning och ersättningsformer
Anställningsvillkoren för ledande befattningshavare bör innehålla en väl avvägd kombination av fast lön, rörlig lön, pensionsförmåner och andra förmåner samt villkor vid uppsägning/avgångsvederlag. Styrelsen kan härutöver bereda och stämman besluta om aktie- och aktiekursrelaterade incitamentsprogram. En sådan kombination av ersättning ger möjlighet till både en kort och långsiktig målstyrning och verkar också för måluppfyllelse. Nedan beskrivs de olika former av ersättning som kan komma att betalas ut.
Fast lön
Den fasta lönen ska vara individuell och baserad på varje individs ansvar och roll såväl som individens kompetens och erfarenhet i relevant befattning. Vid maximalt utfall av rörlig ersättning utgör den fasta lönen mellan 45-55 procent av den totala ersättningen till ledande befattningshavare.
Rörlig lön
Ledande befattningshavare har en årlig rörlig lön som utfaller på helårsbasis. Den rörliga lönen är strukturerad som en procentsats av den fasta lönen. Mål för rörlig lön ska i första hand vara relaterade till utfall av finansiella mål för koncernen samt eventuella tydligt definierade individuella mål avseende specifika arbetsuppgifter eller koncernens hållbarhetsarbete. Målen ska vara utformade så att de främjar koncernens affärsstrategi och långsiktiga intressen, inklusive dess hållbarhet, genom att de har en tydlig koppling till affärsstrategin och främjar befattningshavarens långsiktiga utveckling.
Den rörliga lönen varierar beroende på position och kan uppgå till högst 70 procent av den fasta lönen för VD och högst 50 procent av den fasta lönen för övriga ledande befattningshavare.
Målformuleringen är så konstruerad att ingen rörlig lön utgår om en lägsta prestationsnivå inte uppfyllts. Vid maximalt utfall av rörlig ersättning utgör den rörliga lönen mellan 25-30 procent av den totala ersättningen till ledande befattningshavare.
När den årliga mätperioden avslutas ska det bedömas i vilken utsträckning målen har uppfyllts genom en helhetsbedömning av prestationen. Ersättningsutskottet ansvarar för bedömningen avseende rörlig lön till VD och övriga ledande befattningshavare. Såvitt avser finansiella mål ska bedömningen baseras på den av koncernen offentliggjorda, reviderade finansiella informationen.
Koncernen har inte några uppskovsperioder eller möjlighet att enligt avtal återkräva rörlig lön.
Pensioner
Huvudregeln är att pensionsavsättningar baseras på kollektivavtalsbestämmelser inom respektive geografisk marknad. Vid ingående av nya pensionsavtal ska ledande befattningshavare som är pensionsberättigade ha avgiftsbestämda pensionsavtal baserade på fast lön. Rörlig ersättning ska vara pensionsgrundande endast i den mån så följer av tvingande kollektivavtalsbestämmelser som är tillämpliga på befattningshavaren. Pensionering sker för ledande befattningshavare enligt respektive lands pensionsregler.
Pensionsavtal för VD kan överstiga gällande lokala kollektivavtal men ska vara avgiftsbestämd och skall uppgå till mellan 30-40 procent av den fasta lönen.
Beträffande anställningsförhållanden som lyder under andra regler än svenska får, såvitt avser pensionsförmåner, vederbörliga anpassningar ske för att följa tvingande sådana regler eller fast lokal praxis, varvid dessa riktlinjers övergripande ändamål så långt möjligt ska tillgodoses.
Vid maximalt utfall av rörlig ersättning utgör pensioner 15-20 procent av den totala ersättningen till ledande befattningshavare.
Övriga förmåner
Övriga förmåner, såsom tjänstebil, bostadsbidrag (En: housing allowance), ersättning för friskvård, sjukvårds- och sjukförsäkring, ska utgöra en mindre del av den totala kompensationen och överensstämma med vad som är marknadsmässigt brukligt på respektive geografisk marknad.
Beträffande anställningsförhållanden som lyder under andra regler än svenska får, såvitt avser andra förmåner, vederbörliga anpassningar ske för att följa tvingande sådana regler eller fast lokal praxis, varvid dessa riktlinjers övergripande ändamål så långt möjligt ska tillgodoses.
Vid maximalt utfall av rörlig ersättning utgör övriga förmåner mellan 5-10 procent av den totala ersättningen till ledande befattningshavare.
Särskilda ersättningar
Ytterligare särskild ersättning kan, förutsatt att sådana extraordinära arrangemang är tidsbegränsade och inte överstiger 36 månader, endast görs på individnivå antingen i syfte att rekrytera eller behålla befattningshavare, eller att förmå individer att flytta till nya tjänstgöringsorter eller nya befattningar, eller som ersättning för extraordinära arbetsinsatser utöver personens ordinarie arbetsuppgifter.
Dessa ska inte heller överstiga två gånger den ersättning den ledande befattningshavaren skulle ha erhållit om sådan överenskommelse om särskild ersättning inte träffats. Sådan ersättning får ej utges mer än en gång per år och per individ. Beslut om sådan ersättning ska fattas av styrelsen på förslag av ersättningsutskottet
Långsiktigt incitamentsprogram
Styrelsen har i år och även två gånger tidigare föreslagit stämman att anta ett prestationsbaserat aktiesparprogram, då styrelsen anser att ett sådant program erbjuder bäst möjlighet till att knyta ledande befattningshavares och nyckelpersoners belöning till bolagets framtida resultat- och värdeutveckling.
Nämnda program uppställer krav på en egen investering i bolagets aktier och att dessa aktier behålls under en intjänandeperiod om tre år. Efter intjänandeperioden kommer deltagarna att vederlagsfritt tilldelas aktier i bolaget förutsatt att vissa intjänandevillkor som fortsatt anställning och ett visst finansiellt prestationsmål är uppfyllda. Se bilaga för ytterligare information om de utestående programmen.
Dessa långsiktiga incitamentsprogram främjar koncernens affärsstrategi, långsiktiga intressen inklusive dess hållbarhet genom att de stärker koncernens förmåga att rekrytera och behålla medarbetare, sprida och öka aktieägandet bland nyckelpersoner samt säkerställa ett gemensamt fokus på långsiktig värdetillväxt för aktieägarna.
Under 2020 kommer inte någon tilldelning ske i bolagets långsiktiga incitamentsprogram då inget tidigare incitamentsprogram löper ut.
Villkor vid uppsägning m.m.
Villkor vid uppsägning och avgångsvederlag ska överensstämma med vad som är brukligt på respektive geografisk marknad. VD ska ha en egen uppsägningstid om i vart fall 6 månader och 12 månaders uppsägningstid från bolagets sida. Övriga ledande befattningshavare ska ha uppsägningstider på upp till 6 månader. Vid ingående av nya anställningsavtal kan överenskommelse träffas med ledande befattningshavare om avgångsvederlag motsvarande maximalt 12 månaders fast lön. Detta gäller enbart vid uppsägning från bolagets sida och i övrigt gäller praxis i den geografiska marknad där befattningshavaren verkar.
Ersättning till styrelseledamöter
Stämmovalda styrelseledamöter ska i särskilda fall kunna erhålla arvode och annan ersättning för arbete som utförs för koncernens räkning, vid sidan av styrelsearbetet. För sådana tjänster ska kunna utgå ett marknadsmässigt arvode som ska godkännas av övriga i styrelsen.
Lön och anställningsvillkor för övriga anställda
Vid framtagandet av detta förslag till riktlinjer har lön och anställningsvillkor för bolagets anställda beaktats genom att uppgifter om anställdas totalersättning, ersättningens komponenter samt ersättningens ökning och ökningstakt över tid har utgjort en del av ersättningsutskottets och styrelsens beslutsunderlag vid utvärderingen av skäligheten av riktlinjerna och de begränsningar som följer av dessa.
Beslutsprocessen för att fastställa, se över och genomföra riktlinjerna
Styrelsen beslutar, efter beredning av ersättningsutskottet, om utformning av ersättningssystem samt storlek och former för ersättning till ledande befattningshavare. Styrelsen ska upprätta förslag till nya riktlinjer åtminstone vart fjärde år och lägga fram förslaget för beslut vid årsstämman. Riktlinjerna ska gälla till dess att nya riktlinjer antagits av stämman. Ersättningsutskottet ska följa och utvärdera program för rörliga ersättningar för koncernledningen, tillämpningen av riktlinjerna samt gällande ersättningsstrukturer och ersättningsnivåer inom koncernen.
Ersättningsutskottets ledamöter är oberoende i förhållande till koncernen och koncernledningen. Vid styrelsens behandling av och beslut i ersättningsrelaterade frågor närvarar inte VD eller andra personer i koncernledningen, i den mån de berörs av frågorna. Vid alla beslut säkerställs att
intressekonflikter motverkas samt att eventuella intressekonflikter hanteras i enlighet med koncernens ramverk för styrning som består av en uppförandekod, policyer och riktlinjer.
Frångående av riktlinjerna
Styrelsen får besluta att tillfälligt frångå riktlinjerna helt eller delvis, om det i ett enskilt fall finns särskilda skäl för det och ett avsteg är nödvändigt för att tillgodose bolagets långsiktiga intressen, inklusive dess hållbarhet, eller för att säkerställa bolagets ekonomiska bärkraft. Som angivits ovan ingår det i ersättningsutskottets uppgifter att bereda styrelsens beslut i ersättningsfrågor, vilket innefattar beslut om avsteg från riktlinjerna.
Beskrivning av betydande förändringar av riktlinjerna
Riktlinjernas innehåll har setts över och anpassats med anledning av de lagkrav som uppkommit till följd av Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2017/828 om ändring av direktiv 2007/36/EG vad gäller uppmuntrande av aktieägares långsiktiga engagemang.
Övrigt
I årsredovisningen anges total ersättning och övriga förmåner till ledande befattningshavare under året.
Bilaga – Information om tidigare beslutade ersättningar som inte har förfallit till betalning
Prestationsbaserat aktiesparprogram för ledande befattningshavare (LTI 2018)
Årsstämman 2018 beslutade, i enlighet med styrelsens förslag, om ett prestationsbaserat aktiesparprogram för ledande befattningshavare, LTI 2018. Programmet har en löptid på cirka tre år och kommer att erbjudas en grupp om 50 personer bestående av, vid sidan av ledande befattningshavare i Alimak, nyckelpersoner inom Alimak-koncernen.
Deltagande förutsätter en investering i Alimak-aktier. Varje förvärvad Alimak-aktie ger deltagaren rätt att efter en treårsperiod vederlagsfritt tilldelas ett visst antal aktier, förutsatt att vissa prestationsmål rörande vinst per aktie uppfylls.
Totalt kan högst 73 500 Alimak-aktier tilldelas deltagarna vilket motsvarar cirka 0,14 procent av utestående aktier och röster i Alimak. Vinsten för deltagarna är begränsad på så sätt att deltagarna får tillgodoräkna sig en värdestegring om maximalt 300 procent av den genomsnittliga aktiekursen under programmets anmälningstid.
Under antagandet av full måluppfyllelse och en genomsnittlig aktiekurs under programmets anmälningstid på SEK 140 (vilket innebär att den maximala vinst som deltagarna kan tillgodoräkna sig per tilldelad aktie är SEK 560) kan kostnaden för LTI 2018, inklusive sociala avgifter, maximalt uppgå till cirka 23,3 MSEK, vilket på årsbasis motsvarar cirka 7,8 MSEK. Under antagandet av en måluppfyllelse om 50 procent och en genomsnittlig aktiekurs under programmets anmälningstid på 140 SEK beräknas den totala kostnaden för LTI 2018, inklusive sociala avgifter, uppgå till högst cirka 16,8 MSEK, vilket på årsbasis motsvarar 5,6 MSEK.
Prestationsbaserat aktiesparprogram för ledande befattningshavare (LTI 2019)
Årsstämman 2019 beslutade, i enlighet med styrelsens förslag, om ett prestationsbaserat aktiesparprogram för ledande befattningshavare, LTI 2019. Programmet har en löptid på cirka tre år och kommer att erbjudas en grupp om 50 personer bestående av, vid sidan av ledande befattningshavare i Alimak, nyckelpersoner inom Alimak-koncernen.
Deltagande förutsätter en investering i Alimak-aktier. Varje förvärvad Alimak-aktie ger deltagaren rätt att efter en treårsperiod vederlagsfritt tilldelas ett visst antal aktier, förutsatt att vissa prestationsmål rörande vinst per aktie uppfylls.
Totalt kan högst 73 500 Alimak-aktier tilldelas deltagarna vilket motsvarar cirka 0,14 procent av utestående aktier och röster i Alimak. Vinsten för deltagarna är begränsad på så sätt att deltagarna får tillgodoräkna sig en värdestegring om maximalt 300 procent av den genomsnittliga aktiekursen under programmets anmälningstid.
Under antagandet av full måluppfyllelse och en genomsnittlig aktiekurs under programmets anmälningstid på 135 SEK (vilket innebär att den maximala vinst som deltagarna kan tillgodoräkna sig per tilldelad aktie är 540 SEK) kan kostnaden för LTI 2019, inklusive sociala avgifter, maximalt uppgå till cirka 22 MSEK, vilket på årsbasis motsvarar cirka 7 MSEK. Under antagandet av en måluppfyllelse om 50 procent och en genomsnittlig aktiekurs under programmets anmälningstid på 135 SEK beräknas den totala kostnaden för LTI 2019, inklusive sociala avgifter, uppgå till högst cirka 11 MSEK, vilket på årsbasis motsvarar 4 MSEK.