ANVISNINGAR
ANVISNINGAR
FÖR FÖRTROENDEMANNAVAL INOM UNIVERSITETSSEKTORN FOSU RF 2010
Godkända av förhandlingsdelegationen för universiteten 13.10.2010
ANVISNINGAR FÖR FÖRTROENDEMANNAVAL
Inledning
I avtalsbestämmelserna i kapitel 10 i det allmänna kollektivavtalet för universiteten om förtroendemannaverksamhet och om ställning och rättigheter för förtroendemän, arbetar- skyddsfullmäktige och andra personalföreträdare som deltar i samarbetsuppgifter (förtro- endemannaavtal), avses med huvudförtroendeman och förtroendeman sådan arbetsta- gare som personalorganisationen har utsett till sin företrädare och som ska sköta de upp- gifter som avses i förtroendemannaavtalet. Personalen representeras av avtalsparterna och de organisationer som representerar dem, det vill säga Förhandlingsorganisationen för offentliga sektorns utbildade FOSU rf, Förbundet för den offentliga sektorn och väl- färdsområdena JHL rf och Löntagarorganisationen Pardia. Således har FOSU rätt att be- sluta hur de egna huvudförtroendemännen och förtroendemännen ska väljas samt om vem som verkställer förtroendemannavalet för FOSU:s del.
I förtroendemannaavtalet finns inga bestämmelser om förtroendemännens mandatperiod. I praktiken har man beslutat om mandatperioden i samband med anordnandet av valet, exempelvis på ett valmöte eller så har saken avtalats i de universitetsvisa förtroendeman- naavtalen som har ingåtts av universiteten och FOSU. För att förenhetliga rådande praxis och för att trygga förtroendemannaverksamhetens kontinuitet bör förtroendemännens mandatperiod i allmänhet vara två till tre år. Det finns inga begränsningar för hur många mandatperioder man kan sitta.
FOSU:s förtroendemän inom universitetssektorn
Universitetet och FOSU:s representanter förhandlar skilt för varje universitet om huvudför- troendemännens och förtroendemännens antal, placering och övriga detaljer som hänger samman med valet, med beaktande av universitetets storlek, antalet medlemmar som ska representeras, de löne- och anställningssystem som tillämpas och det förhandlingsbehov de föranleder liksom även arten och omfattningen av de uppgifter som sköts vid universi- tetet. Ifall man inte uppnår enighet i förhandlingarna följer man den förhandlingsordning som anges i § 13 och § 14 i kapitel 1 i det allmänna kollektivavtalet för universiteten.
Antalet förtroendemän är beroende av ovan nämnda universitetsvisa förtroendemannaav- tal. I förtroendemannaavtalet definieras inte personalens mängd, så i princip kan redan två FOSU-medlemmar välja förtroendeman.
Huvudförtroendemannen representerar FOSU:s medlemsföreningar och deras underför- eningar, det vill säga alla FOSU-medlemmar vid universitetet ifråga ifall annat inte avtalas. En huvudförtroendeman kan inte vägra att bevaka en FOSU-medlems intressen bara på grund av att huvudförtroendemannen hör till en annan förening än den som ber om råd och hjälp.
Om det bara finns en förtroendeman vid universitetet har personen huvudförtroendeman- naställning och representerar därmed alla FOSU-medlemmar.
Om man vid universitetet exempelvis avtalar om föreningsspecifika förtroendemän bör
man se till att varenda FOSU-medlem har en förtroendeman att vända sig till. Förtroen- demannen ska sköta intressebevakningen också för en anställd som är medlem i en FOSU-förening eller dess underförening även om personen ifråga inte hör till en lokalför- ening.
Alla förtroendemän är FOSU:s förtroendemän oberoende av om de exempelvis re- presenterar medlemmarna i en viss förening.
Att anordna val
1. Att första gången anordna val
Det finns två centrala faser när man startar upp förtroendemannaverksamheten vid ett universitet: att avtala om antalet förtroendemän och verkställandet av förtroendemannava- let.
FOSU eller ombudet som är utsedd av förhandlingsorganisationen förhandlar med univer- sitetet om förtroendemannaavtalet, det vill säga avtalar bland annat om antalet huvudför- troendemän och förtroendemän för FOSU samt om förtroendemännens tidsanvändning. Förtroendemannaavtalet ska skickas till FOSU för godkännande innan avtalet underteck- nas genom fullmakt. FOSU:s kansli ger en huvudförtroendeman eller en förtroendeman tillstånd att underteckna ett förtroendemannaavtal om det gäller en uppdatering eller för- nyande av avtalet.
Ombudets uppgift är att anordna valet vid det egna universitetet. Vid valet väljs förtroen- demän och vice förtroendemän av de FOSU-medlemmar som arbetar vid universitet, alltså av medlemmarna i FOSU:s medlemsförening eller dess underförening.
Ombudet ska vid anordnandet av nya förtroendemannaval följa de anvisningar som ges nedan till FOSU:s huvudförtroendemän/förtroendemän/samarbetsgrupper.
2. Nya val
Nya förtroendemannaval ska verkställas när
• förtroendemannens mandatperiod löper ut
• förtroendemannens anställning vid universitetet upphör
• förtroendemannen måste lämna sitt uppdrag på grund av sjukdom eller annan orsak
• förtroendemännens antal ändras
• förtroendemannen avsätts från förtroendemannauppdraget
I avtalet finns inga exakta bestämmelser om vem som ska förrätta valet. Med tanke på hur FOSU är organiserad är det varje huvudförtroendemans/förtroendemans uppgift att ordna nya förtroendemannaval. Förtroendemannen har under sin mandatperiod införskaffat den bästa kunskapen om FOSU:s medlemskår inom det egna verksamhetsområdet och på detta sätt tryggas att alla FOSU-medlemmar som man känner till har en möjlighet att delta i valet av den egna förtroendemannen.
Om en FOSU-samarbetsgrupp eller en FOSU-lokalförening är verksam vid universi- tetet ska den tillsammans med huvudförtroendemannen/förtroendemannen anordna
förtroendemannavalet i enlighet med dessa anvisningar.
Valförberedelser och anordnandet av valet
I första hand är det lokala förhållanden som avgör hur de praktiska arrangemangen sköts vid val. Huvudsaken är att huvudförtroendemannen/förtroendemannen ser till att valet verkligen anordnas. Förtroendemannen kan ta upp frågan om anordnandet av valet vid exempelvis något FOSU-möte. I praktiken är det enklast att sammankalla ett valmöte eller att ordna urneval eller poströstning.
De praktiska arrangemangen kring ett förtroendemannaval varierar beroende på de lokala förhållandena. Faktorer som inverkar är bland annat antalet FOSU-medlemmar och anta- let förtroendemän som ska väljas. I det följande presenteras endast anvisningar av allmän natur om valarrangemangen. Anordnaren utformar sedan själv den lokala tillämpningen.
1. Förberedelser
Förtroendemannen diskuterar och informerar medlemmarna om det stundande förtroen- demannavalet. Det finns medlemmar från flera olika FOSU-medlemsföreningar och deras underföreningar vid ett universitet. Därför ska man sträva efter att varje medlem är infor- merad om valet av huvudförtroendeman/förtroendeman. Man kommer överens med ar- betsgivaren om verkställandet av valet.
2. Behörighet för förtroendemannaskap
Enligt förtroendemannaavtalet bör en huvudförtroendeman och förtroendeman vara
• anställd vid vederbörande universitet
• vara insatt i förhållandena vid verksamhetsstället
När arbets- och lönevillkoren för de arbetstagare som omfattas av kollektivavtalet fast- ställs, är det förtroendemannen som vid behov ska sköta intressebevakningen också för de FOSU-anslutna som står utanför kollektivavtalets tillämpningsområde, det vill säga de arbetsgivarrepresentanter som universitetet utsett bland centralförvaltningens personal.
Det är en tolkningsfråga när personen som ställer upp i förtroendemannavalet verkligen är insatt i förhållandena vid universitetet. I praktiken bör personen ha varit anställd vid ve- derbörande universitet i minst tre månader innan han/hon kan väljas till förtroendeman.
XXXX förutsätter att en person som valts till förtroendeman är betalande medlem i någon av FOSU:s medlemsföreningar eller dess underföreningar. Man bör alltså kontrollera att kandidaterna i förtroendemannavalet är medlemmar som har betalat sin medlemsavgift.
Valbara och röstberättigade är således endast medlemmarna i FOSU:s medlems- föreningar eller deras underföreningar.
De FOSU-medlemmar som är utsedda till representanter för universitetsarbetsgivaren har rätt att rösta i förtroendemannavalet. Däremot kan de inte väljas till förtroendemän.
Förtroendemannen kan inte vara gemensam med andra organisationer (JHL, Par-
dia). FOSU har alltså en egen huvudförtroendeman/förtroendeman som väljs bland de kandidater som FOSU-medlemmarna ställt upp.
3. Förtroendemannavalet
Xxxxx bör ordnas så att varenda sådan medlem i en FOSU-medlemsförening eller dess underförening som man känner till har möjlighet att påverka valet av den förtroendeman som ska företräda honom eller henne.
Om förtroendemannens verksamhetsområde är vidsträckt eller omfattar flera arbetsplat- ser, eller om inte speciella orsaker kräver andra arrangemang, kan valet även ordnas som poströstning eller urneval. Valurnan ställs då på ett övervakat ställe för en dag eller för ett par dagar så att de röstberättigade vid tillfälle kan sticka sig in och avge sin röst. Poströst- ning och urneval förutsätter emellertid att kandidaterna nomineras på förhand. Det är FOSU-medlemmarna som har nomineringsrätt och den som anordnar valet utnyttjar den rätten med stöd av FOSU:s befullmäktigande. FOSU-medlemmarna bör underrättas om kandidatnomineringen.
4. Valmöte
Vid universitetet hålls ett valmöte för FOSU-medlemmarna där man väljer en huvudförtro- endeman/förtroendeman och en vice förtroendeman för FOSU.
Det är ändamålsenligt att sammankalla ett valmöte så att man sätter upp en möteskal- lelse på anslagstavlan i de olika institutionerna/fakulteterna eller lägger ut möteskallelsen i intranätet. Beroende på de lokala förhållandena kan man också sända en möteskallelse per e-post och på så sätt säkerställa att informationen når alla röstberättigade. Möteskal- lelsen ska ges ut i god tid så att så många som möjligt får information om mötet. En kal- lelsetid på fem dagar kan anses vara tillräcklig. Själva valmötet kan hållas på arbetstid dock utan att onödigt störa arbetet. En överenskommelse om tiden och platsen för valet ska ingås med arbetsgivaren senast 14 dygn innan valet förrättas.
Valet kan också hållas på någon annan plats än på arbetsplatsen om man så önskar. Det är alltså möjligt att FOSU-medlemmarna väljer huvudförtroendemän och förtroendemän på ett möte som hålls efter arbetet.
FOSU:s kansli sammankallar ett valmöte bara i de fall då ingen annan av någon anled- ning kan sammankalla ett möte. Sådana situationer kan uppstå bland annat när en hu- vudförtroendeman/förtroendeman avgår eller blir avsatt från sitt förtroendeuppdrag mitt under mandatperioden eller när det har uppstått meningsskiljaktigheter om hur valet ska förrättas.
Fullmakt kan användas på ett valmöte bara i det fall att det särskilt har nämnts i möteskal- lelsen.
5. Valförrättningen på mötet
Den som har valts till ordförande för valmötet har i uppgift att förrätta val bland de före- slagna kandidaterna. Mötet beslutar om tillvägagångssättet för valet som kan genomföras
under ganska fria former.
När mötesfunktionärerna väljs bör även rösträknarna väljas. Ofta väljs protokolljusterarna till rösträknare. Det är dock ändamålsenligt att välja olika personer till protokolljusterare och rösträknare, åtminstone vid valmöten med många deltagare. Om protokolljusterarna fungerar som rösträknare måste mötet avbrytas för rösträkningen.
Om det finns fler föreslagna kandidater än personer som ska väljas (exempelvis en förtro- endeman och en vice) måste valet ske som sluten omröstning om en enda person så krä- ver. Man väljer separat förtroendeman och vice förtroendeman.
Den som får flest röster blir vald till förtroendeman. Om ingen av kandidaterna i valet får över 50 % av de givna rösterna, är det ändamålsenligt att förrätta ett nytt val mellan de två kandidater som fick flest röster i den första omgången. På det här sättet säkerställs att en majoritet av FOSU-medlemmarna verkligen stöder huvudförtroendemannen/förtroende- mannen.
Ordföranden bör se till att de valda personerna har gett sitt samtycke till att fungera som förtroendeman och vice förtroendeman. Det är skäl att anteckna samtycket i protokollet. Man går till väga på samma sätt vid urneval.
Om man även poströstar i valet bör kandidatnomineringen vara klar på förhand. Röst- ningskuvert ska gärna användas vid röstningen och dessa öppnas vid valmötet och den givna rösten räknas till de övriga rösterna.
6. Valförfarandet vid ett litet universitet
I små universitet kan tillvägagångssättet vara enklare än på ovan beskrivna sätt. Xxxxx- saken är att alla har en möjlighet att påverka valet.
Oberoende av valsättet ska man omedelbart meddela FOSU:s kansli om valet av förtro- endeman. Tillsammans med anmälan ska också utdrag ur protokollet sändas.
7. Förtroendemannens mandatperiod
Även om förtroendemannaavtalet inte definierar en viss längd på mandatperioden bör hu- vudförtroendemannen/förtroendemannen/vice förtroendemannen väljas för en viss tid.
Om man inte har kommit överens om mandatperioden i universitetets förtroendemanna- avtal bör tiden fastslås i samband med valet. Det är ändamålsenligt att välja förtroende- man för 2-3 år i taget. Förtroendemannens rättigheter och skyldigheter träder i kraft när FOSU har meddelat valresultatet till arbetsgivaren.
8. Meddelande om valresultatet och frågor i anslutning till byte av förtroendeman
Enligt förtroendemannaavtalet ska personalorganisationen, det vill säga FOSU, skriftligt meddela vederbörande universitetet om vilka som har valts till förtroendemän och vice förtroendemän. Meddelandet till universitetet ges alltså av FOSU:s kansli. Därför är det oerhört viktigt att den som verkställer valet utan dröjsmål meddelar valresultatet till FOSU:s kansli med en förtroendemannaregisterblankett. Blanketten fås från kansliet eller
i elektronisk form från FOSU:s webbsidor (xxx.xxxx.xx).
FOSU:s kansli för in uppgifterna i förtroendemannaregistret och meddelar därefter univer- sitetet. Huvudförtroendemannen/ förtroendemannen/ vice förtroendemannen får en kopia av den bekräftelse som universitetet får. Kopian är samtidigt en fullmakt som ger behörig- het att fungera som representant för FOSU-medlemmarna på lokalnivån. Kopian bör spa- ras. Också den organisation som förtroendemannen är medlem i får en kopia.
Följande uppgifter bör finnas i meddelandet till FOSU:
• om det är frågan om huvudförtroendeman/förtroendeman/vice förtroendeman
• den valdes namn
• personbeteckning
• uppgiftsbeteckning
• den valdes medlemsorganisation
• adress till vilken brev kan sändas till personen ifråga (kan antingen vara hemadres- sen eller arbetsplatsens adress)
• telefonnummer (hem, till arbetet och till mobiltelefonen)
• e-postadress
• förtroendemannens mandatperiod
• förtroendemannens eventuella verksamhetsområde
9. Byte av förtroendeman
FOSU kan besluta att ett nytt huvudförtroendemannaval/förtroendemannaval ska verkstäl- las om
- över hälften av de FOSU-medlemmar som valt förtroendemannen skriftligt yrkar på byte
- över hälften av de FOSU-medlemmar som är anställda vid universitetet skriftligt yrkar på byte eller
- om huvudförtroendemannen/förtroendemannen medvetet har agerat i strid med XXXX:s och FOSU-medlemmarnas intressen.
10. Förtroendemannamaterialet som behövs för uppdraget
När förtroendemannen byts ska allt det material som har samlats under förtroendeman- naverksamheten överlämnas till den nya förtroendemannen. Den före detta förtroende- mannen ska göra sitt bästa för att hjälpa den nyvalda förtroendemannen att så snabbt och bra som möjligt komma in i sina uppgifter.
Enligt förtroendemannaavtalet ska universitetet se till att förtroendemannen får till sitt för- fogande ingångna kollektivavtal, separata protokoll och andra avtal, tillämpningsanvis- ningar till dessa liksom även särskilda föreskrifter och anvisningar som gäller enskilda universitet. Det här innebär att om förtroendemannahandlingar inte automatiskt ges till förtroendemannens förfogande, kan denne kräva att få dem avgiftsfritt i enlighet med för- troendemannaavtalet.
11. Förtroendemannens utbildning
Det är FOSU:s uppgift att för de valda huvudförtroendemännen och förtroendemännen ordna sådan utbildning som behövs för att sköta uppdraget. FOSU eftersträvar att så fort som möjligt inbjuda nya förtroendemän till rådplägningsdagar för förtroendemän. Att delta i förtroendemännens råplägningsdagar berättigar till befrielse från arbetet med lön.
RESUMÈ
• Varje universitet har ett eget förtroendemannasystem
• Förtroendemannasystemet bygger på tillhörighet till huvudavtalsorganisation
• Ett lokalt avtal om förtroendemannasystemet tillställs FOSU:s kansli
• Huvudförtroendemannen sköter tillsammans med lokalföreningen/samarbets- gruppen om förtroendemannavalet
• Förtroendemannavalets resultat ska alltid utan dröjsmål meddelas till FOSU på den för ändamålet avsedda förtroendemannaregisterblanketten
• Fullmakten från FOSU ska sparas
På frågor angående förtroendemannasystemet svarar
Förhandlingschef Xxxxx Xxx, avtalsfrågor Byråsekreterare Xxxx Xxxx, registret, bekräftelsebrev, utbildningsfrågor
Bilaga
FOSU:s medlemsföreningar och deras underföreningar
Kyrkans akademiker AKI
Offentliga sektorns förmän och sakkunniga (JEA)
- Akavas Specialorganisationer
- Driftingenjörsförbundet i Finland
- Finlands Ekonomförbund
- Finlands Juristförbund
- Miljöspecialisternas centralförbund
- Nya Ingenjörsförbundet
- Statsvetarnas Förbund i Finland
- Teknikens Akademikerförbund
Läkarkartellen
- Finlands Läkarförbund
- Finlands Veterinärförbund
Undervisningssektorns Fackorganisation (OAJ)
Fackorganisationen för högutbildade inom socialbranschen (Talentia) Vakava
- Agronomförbundet
- Akademiska naturvetarförbundet
- Akavas Allmänna Grupp
- Befälsförbundet
- Diakoniarbetarnas Förbund
- Finlands Farmaciförbund
- Finlands Företagshälsovårdareförbund
- Finlands Psykologförbund
- Finlands Talterapeutförbund
- Hälsovetenskapernas akademiska ledare och experter
- Kyrkans ungdomsarbetare